Bijlage Implementatie aanbevelingen Berenschot.pdf

Memo Van Onderwerp

Marketing- en Communicatienetwerk Aanbevelingen Berenschot Utrecht

Datum

20 april 2021

Opgesteld door

D.J. Appel

Doorkiesnummer

14 030

E-mail

Deb.appel@utrecht.nl

Marketing

Onderstaand overzicht geeft een toelichting op de acties die zijn ondernomen om de aanbevelingen van adviesbureau Berenschot met betrekking tot de samenwerking Gemeente – Utrecht Marketing door te voeren. Vanzelfsprekend blijven acties die zijn afgerond relevant en onderdeel van de samenwerking. De hier vermelde status geeft slechts aan of de aanbeveling inmiddels een plek heeft gekregen in de samenwerking.

Aanbeveling

Toelichting ondernomen actie

Status

Definieer als gemeente Utrecht

Hanneke de Korte (directeur Marketing &

Afgerond

opnieuw de opdrachtgeversrol ten

Communicatie Gemeente Utrecht) is integraal

opzichte van Utrecht Marketing.

opdrachtgever. Een nieuw toetsingskader is ontwikkeld.

Richt een nieuwe overlegstructuur en



planning en control cyclus in.

Er zijn reguliere opdrachtgever -

Afgerond

opdrachtnemeroverleggen. 

Er zijn reguliere interne managementoverleggen.



Er is tweejaarlijks een Bestuurlijk Overleg met directie Utrecht Marketing en wethouders Cultuur en Economie.



Afspraken over (half)jaarrapportages zijn gemaakt.

Maak als gemeente Utrecht in het

Op alle inhoudelijke onderwerpen zijn partnerships

opdrachtgeverschap onderscheid

gevormd tussen (beleids)ambtenaren en

tussen opdrachtgever en partnership

medewerkers van Utrecht Marketing.

met Utrecht Marketing

Zij overleggen separaat van de integraal

Afgerond

opdrachtgever met Utrecht Marketing. Formuleer indicatoren die de

Deze zijn opgenomen in het nieuwe

toegevoegde waarde van Utrecht

toetsingskader dat in 2020 is ontwikkeld, en

Marketing aantonen.

verwerkt in het jaarplan 2021. Voor alle activiteiten

Afgerond

is beschreven: de doelstelling, de wijze waarop en het te behalen effect/resultaat (why, how, what). Laat Utrecht Marketing bij het

Opgenomen in jaarplan 2021

bepalen van specifieke campagnes en activiteiten zoveel mogelijk gebruik

De effectratio’s zijn geformuleerd en geëvalueerd

maken van zogenaamde

voor zomercampagne 2020 (‘vakantie in ons

effectiviteitsratio’s.

stadsie’); dit model kan worden toegepast voor komende campagnes.

Zorg ervoor dat de effectiviteit van

Naast deze effectratio’s is input en tevredenheid

Utrecht Marketing niet alleen wordt

partnernetwerk zwaarwegende factor in de

beoordeeld op basis van deze ratio’s.

beoordelingen. Zo is het plan Stadsprogrammering met 25 culturele partners opgesteld, is de werving en selectie van een nieuw team voor Stadsprogrammering met culturele partners gedaan, en wordt momenteel een nieuwe strategie voor de vrijetijdssector opgestemd met een reeks partnerorganisaties

Geef Utrecht Marketing de tijd (tot en

De opdracht voor 2021 was om die reden een

met 2021) om de ambities in het

verlenging met 1 jaar.

Loopt

Ambitiedocument waar te maken. Geef Utrecht Marketing expliciet

Vernieuwingsplan is met de sector ontwikkeld en

Deels afgerond

opdracht om samen met de sector

opgeleverd op 1 juni 2020. UM heeft nieuw team

(niet volledig

een nieuw concept voor de Culturele

mensen aangesteld. Vanwege coronamaatregelen

i.v.m. corona)

Zondagen te ontwikkelen.

konden de Zondagen nog niet worden uitgevoerd. De succesvolle online culturele zondagen waren het alternatief in deze periode.

Veranker in de opdracht de regionale

‘Samenwerking in buurt, stad en regio’ is een

aanpak van Utrecht Marketing.

hoofdstuk in jaarplan 2021 van Utrecht Marketing,

Afgerond

waarbij de organisatie zich zowel richt op de vrijetijdssector als op zakelijk toerisme om deze in dienst te stellen van Gezond Stedelijk Leven voor Iedereen. Geef Utrecht Marketing een

Opgenomen in jaarplan 2021: Utrecht Marketing

belangrijke adviserende rol bij het

stelt i.s.m. de gemeente en talrijke partners uit de

ontwikkelen en het evalueren van het

stad een nieuwe duurzame strategie op voor de

toeristisch beleid in de regio Utrecht.

bezoekerseconomie en deze is in mei 2021

Loopt

gereed. Overweeg Utrecht Marketing een rol

UM heeft in 2021 een aanvullende opdracht

te geven bij de Vuelta en Utrecht 900.

gekregen voor Utrecht 900 en krijgt dit wellicht

Afgerond

voor de start van de Vuelta als deze in Utrecht plaatsvindt. Richt je als Utrecht Marketing nog

Utrecht Marketing heeft in overleg met gemeente

nadrukkelijker op de zakelijke markt.

geen prioriteit kunnen geven aan werving van

Loopt

zakelijk bezoek vanwege de (inter)nationale coronamaatregelen. Utrecht Marketing heeft wel bijgedragen aan zakelijke netwerken middels de ‘1,5M sessies’ in 2020 en de ‘perspectief-sessies’

2

in 2021. Ook bij het herstel na corona wordt Utrecht Marketing betrokken. Besteed als Utrecht Marketing meer

Utrecht Marketing heeft in overleg met gemeente

aandacht aan het verder

geen prioriteit kunnen geven aan werving van

professionaliseren en (regionaal)

zakelijk bezoek / uitbouwen van UCB vanwege de

uitbouwen van het UCB.

coronamaatregelen.

Stimuleer als gemeente Utrecht het

Gemeente steunt de plannen rond de viering van

streven van Utrecht Marketing om

700 jaar Domtoren. Coronamaatregelen

zoveel mogelijk projecten te

bemoeilijken de mogelijkheden voor projecten met

ontwikkelen op basis van

co-financiering.

Uitgesteld

Loopt

cofinanciering. Stimuleer als gemeente dat Utrecht

Opgenomen in het jaarplan 2021, met

Marketing (nog) meer aandacht en

performance indicatoren.

Afgerond

middelen besteedt aan het doen van onderzoek naar “facts and figures” van de toeristische sector en de effectiviteit van haar activiteiten. Ontwikkel als Utrecht Marketing

Voor 2021 en 2022 heeft Utrecht Marketing een

minimaal tweejaarlijks (beter nog

aanvullende opdracht gekregen voor de viering

jaarlijks) een agenda voor

van Utrecht 900 jaar.

Afgerond

“blockbusters”. Ga als Utrecht Marketing op korte

In 2020 heeft Utrecht Marketing initiatief genomen

termijn aan de slag met het

tot de organisatie van zogenaamde ‘1,5 meter

organiseren van meer betrokkenheid

sessies’: digitale bijeenkomsten met Utrechtse

van partners.

instellingen en bedrijven.

Afgerond

Voor 2021 is dit opgenomen in het jaarplan. Formuleer een nieuwe opdracht voor

Opgenomen in jaarplan 2021. Nieuwe opdracht

het Brandteam.

voor het UBT (Utrecht Brand Team) is

Afgerond

geformuleerd, op basis daarvan een kleiner en daadkrachtiger UBT geselecteerd dat inmiddels is gestart.

3