bijlage 3 Presentatie Raadstoets Bewoners en Bestuur 30 mei.pptx

Raadstoets jaarrekening 2022 Toelichting 30 mei 2023

Hier komt tekst

Programma: Bewoners Bestuur Hier komten ook tekst

Utrecht.nl 1

0. Inhoud 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Wat hebben we als raadsrapporteurs gedaan? Hoofdconclusies Resultaten Lobby/Belangenbehartiging Resultaten functioneren Raad en college Resultaten Participatie en initiatief Resultaten Dienstverlening Financiën en benchmark Afsluiting en vervolg

Utrecht.nl 2

1. Wat hebben we als raadsrapporteurs gedaan? • Centrale vraag: Wat is op hoofdlijnen het beeld van de gerealiseerde resultaten van het programma bewoners en bestuur? Is ‘gedaan wat is afgesproken’? • Uitvoering raadstoets - grondig doornemen begroting, jaarrekening, gerelateerde documenten. - vragen voorbereid voor de ambtelijke organisatie. - gesprek tussen raadsrapporteurs en de ambtelijke organisatie 18 april - analyse financiën/taakvelden met behulp van accountant - rapportage/conclusies en aanbevelingen.

Utrecht.nl 3

2. Hoofdconclusies • Belang van het programma - Bewoners en Bestuur is financieel gezien een relatief klein programma (circa € 8 mln baten en € 47 mln lasten) - Cruciaal programma: bepalend is hoe Utrechters de gemeente ervaren. - Belangrijke uitstraling richting andere programma’s en kaderstellend. (“sate-prikker”) • Gaat het goed en zijn de doelen behaald? - Ten aanzien van “Lobby/Belangenbehartiging” en “Functioneren Raad en college” kan overall geconcludeerd worden dat begrotingsdoelen op hoofdlijnen zijn behaald. - Ten aanzien van “Participatie” en “Dienstverlening” spreken we als raadsrapporteurs onze zorg uit dat door knelpunten in de personele capaciteit en late melding van knelpunten in de voortgang de doelen niet allemaal behaald zijn en dat een aantal indicatoren lager scoren dan in 2021. Utrecht.nl 4

3. Resultaten Lobby/Belangenbehartiging

• Doelstellingen en activiteiten kunnen uitgebreider in begroting en jaarrekening worden opgenomen en relatie tussen begroting en verantwoording kan nog strakker gelegd worden (o.a. Europese fondsen) • Het effect van lobby is heel moeilijk te meten, wel concrete voorbeelden hoe lobby kan bijdragen (bijv. MIRT) • Niet alleen op mobiliteitsonderwerpen: Coalitie-akkoord en “Gezond Stedelijk leven” zijn leidend. • Lobby op alle niveaus (lokaal, regionaal, nationaal, Europees, intercontinentaal). Niet alleen locatie maar ook contacten reisgezelschap. Hoe verder de reis, hoe intensiever de verantwoording • Nog geen gegevens hoe Utrecht zelf belobbyd wordt. Verdere info in Q3 Utrecht.nl 5

4. Resultaten Functioneren Raad en College

• In raadstoets focus op uitvoering Motie “Doeltreffende Raad” uit 2020: nu nog geen goede doelstellingen en indicatoren. Voor zomer 2023 onderzoek onder raadsleden: geeft input nieuwe doelstellingen in indicatoren voor begroting 2024 • Raad en raadsondersteuning kennen nu geen budgettaire issues. Context waarin raad opereert wordt wel complexer. Aanbeveling om sessie te organiseren waarin doelstellingen en ambities (bijv. zichtbaarheid, vertrouwen) rondom functioneren raad in komende jaren wordt verkend

Utrecht.nl 6

5. Resultaten Participatie en initiatief

• 2022 tussenjaar: nasleep corona, diverse onderzoeken, krapte arbeidsmarkt, teruglopend beeld indicatoren. Voor 2023 herijking visie, doelstellingen en indicatoren. • Helderheid geven over beïnvloedingsruimte, speelveld en terugkoppeling. Afweging deelbelangen <-> algemeen belang • Nu geen controle/evaluatie op participatie per project. Advies om participatie-adviseurs bredere rol geven in organisatie • Samen Stad maken: door capaciteitsgebrek is niet alles uitgevoerd. Raadsrapporteurs betreuren late melding daarover. Eerder bijsturen. In 2023 herijking: Raad moet hierin centrale rol hebben • Initiatievenfonds functioneert goed, in raadstoets extra aandacht besteed aan redenen voor afwijzing • In begroting geen budget voor burgerberaad (coalitieakkoord) • Gelet op krapte belangrijk om proactief personeelsbeleid te voeren Utrecht.nl 7

6. Resultaten Dienstverlening

• 2022 bijzonder jaar: hoog ziekteverzuim, krapte arbeidsmarkt, nieuwe taken (Oekraine, Energietoeslag): geeft spanning op resultaten balie en telefoon: dienstverleningsnormen niet gehaald. Vergt urgentie verdere aanpak in 2023 en verder • Arbeidsmarkt beter benutten, zittend personeel behouden, landelijke pool, aandacht voor specialistische taken • Dienstverlening niet alleen maar verder digitaliseren, wel zaken beter vindbaar maken en werkdruk balie/telefoon spreiden • Achterstanden bij Staatloosheid en Adresonderzoek • Sturing gemeentebreed op dienstverlening (niet alleen burgerzaken maar ook bij bouwen en wonen, bijstandverlening etc) kan beter: advies integrale sturing en verantwoording op dienstverlening, op alle plaatsen in de gemeente waar contact met inwoners is. • Afweging maatwerk (20%) en standaard dienstverlening (80%). Gemeente ziet dat niet als spanningsveld: maatwerk moet de nieuwe standaard worden. Rapporteurs zien wel spanningsveld. Utrecht.nl 8

7 Financiën en benchmark

• De baten (€ 8,1 miljoen) betreffen leges inzake reisdocumenten burgerzaken en bijdragen van regio-gemeenten. • De lasten (€ 47 miljoen) betreffen hoofdzakelijk de personele kosten van het ambtelijk apparaat, college en raad. Daarnaast bijdrage aan het Utrechts Archief € 3,5 miljoen. • Baten en lasten redelijk conform begroting. • Aandachtspunt is overheadtoerekening: in 2023 herijking • Aandachtspunt is voorziening wethouderspensioenen: door rentestijging nu vrijval van € 1,7 mln. Advies om afweging te maken om voorziening nominaal te berekenen (conform eerder advies landelijke commissie Begroting en Verantwoording) • Op benchmark taakvelden diverse verschillen: Utrecht heeft hogere lasten dan 100.000+ maar lagere lasten dan de G4: overwegen om via onderzoek verschillen nader te duiden. Utrecht.nl 9

8. Afsluiting en vervolg

• 30 mei (vanavond) presentatie conclusies en aanbevelingen door raadsrapporteurs • 20 juni commissiebehandeling jaarstukken • 6 juli raadsbehandeling jaarstukken • In ons rapport zijn 14 aanbevelingen geformuleerd. De opzet is om deze in een motie te vertalen en deze motie toe te voegen aan de documenten voor raadsbehandeling 6 juni.

Utrecht.nl 10

Vragen en afsluiting

Utrecht.nl 11

Aanbevelingen (1) Lobby/Belangenbehartiging 1. Neem in begroting meer gestructureerd doelstellingen en voorgenomen activiteiten rondom lobby en belangenbehartiging in het programma bewoners en bestuur op en sluit in de verantwoording daarop aan. 2. Maak een expliciete keuze onder welk programma de Europese fondsen begroot en verantwoord worden. 3. Onderzoek of het mogelijk is om (meerjarig) een koppeling te leggen tussen lobbyactiviteiten en concreet behaalde resultaten. 4. Intensiveer de wijze van verantwoorden over bereikte doelen, toegevoegde

waarde, etc. naarmate de reisafstand bij lobbyactiviteiten langer wordt. (bijv. intercontinentale reizen).

Functioneren Raad en College 1. Formuleer in de begroting 2024 nieuwe doelstellingen en indicatoren voor Raad en college, mede op basis van het raadsledenonderzoek (uitkomsten zomer 2023). 2. Organiseer een sessie met de raad waarbij doelstellingen en ambities ten aanzien van het functioneren van de raad (bijv. zichtbaarheid, vertrouwen) op langere termijn worden verkend. Overweeg daarbij ook belangrijke partners/stakeholders vanuit

stad en regio bij te betrekken. 3.Voorziening wethouderspensioenen: Geadviseerd wordt om de afweging om de systematiek van Contante Waarde berekening, versus het advies van de landelijke commissie BBV inzake een nominale berekening met voor -en nadelen nogmaals expliciet te maken Utrecht.nl

12

Aanbevelingen (2) Participatie 1. Geef de Raad een centrale rol bij de herijking van “Samen Stad maken”. Daarbij meetbare doelstellingen en indicatoren formuleren. Deze doelstellingen via jaarstukken monitoren en in de voortgangsmonitor meer in detail uitwerken. 2. Overweeg om ten aanzien van de participatie-adviseurs ook aspecten van een meer controlerende en evaluerende rol mee te nemen, waarbij wordt bekeken of het participatie-instrumentarium juist bij projecten juist wordt ingezet en welke leerpunten hier verder uit voortkomen. 3. Bij hoge(re) participatie-ambities hoort ook een passend budget en inzet vanuit de breedte van alle programma’s. Inzet vanuit de hele organisatie maakt de uitvoering van Samen Stad maken minder kwetsbaar. Overweeg expliciet wat dit betekent voor personeelsbeleid en capaciteitssturing. 4. Gezien de krappe arbeidsmarkt is het verstandig om een proactief personeelsbeleid te voeren zodat zoveel als mogelijk voorkomen wordt dat activiteiten waarvoor budget is niet uitgevoerd kunnen worden.

. Utrecht.nl 13

Aanbevelingen (3)

Dienstverlening 1.Verhoog de ambitie op dienstverlening en beperk de sturing en verantwoording op dienstverlening niet alleen tot balie/ burgerzaken/telefonie, maar ga gemeentebreed ook de dienstverlening monitoren bij alle relevante organisatieonderdelen die rechtstreekse dienstverlening aan inwoners geven, zoals bouwen en wonen, bijstandverlening. Formuleer hiervoor doelstellingen/indicatoren/normen en rapporteer hierover in begroting en jaarrekening en waar nodig eerder.

2. Besteed in de nieuwe visie op dienstverlening nadrukkelijk verder aandacht aan het mogelijke spanningsveld tussen maatwerk en standaarddienstverlening, aangezien in het “veld” daar de nodige bezorgde signalen over bestaan. Benchmark taakvelden

Overweeg om de verschillen met de andere gemeenten via een nader onderzoek verder te duiden.

Utrecht.nl 14