BIJ1 Utrecht verantwoording fractiesubsidie 2023

Activiteitenverslag 2023 Stichting Fractieondersteuning Utrecht BIJ1 De Verordening op de financiële bijdrage aan fracties schrijft voor dat er over het boekjaar ook een activiteitenverslag opgesteld wordt. De vergoeding die de Stichting Fractieondersteuning Utrecht BIJ1 heeft ontvangen, is besteed aan de volgende activiteiten: NB: beschrijf per categorie hieronder (kopjes) beknopt waar de kosten voor gemaakt zijn en wat er mee bereikt is (met welk doel zijn deze kosten gemaakt). 1. Personeelskosten (salaris, verzekeringen ed.) De personeelskosten van de Stichting bestaan grotendeels uit arbeidskosten voor drie fractiemedewerkers. De Stichting heeft in 2023 3 medewerkers in loondienst, zij worden uitbetaald via de salarisadministratie van de gemeente. Één van deze medewerkers werkte tot mei 2023 als freelancer en factureerde maandelijks aan de fractie voor geleverde diensten, daarna kwam zij in loondienst. Tevens liep een student stage bij de fractie, deze persoon ontving daarvoor een stage vergoeding. Onder personeelskosten vallen ook vergoedingen voor commissieleden, pensioenkosten en verzekeringen. 2. Fractievergaderingen (werkbesprekingen) Voor de meeste fractievergaderingen worden geen kosten gemaakt. Wanneer er aansluitend op een werkdag in de avond vergaderd werd, werd er gezamenlijk gegeten op kosten van de fractie. 3.

Werkbezoeken Tijdens de verrichte werkbezoeken voor Utrecht BIJ1 zijn incidenteel vervoerskosten gemaakt, daarnaast zijn er tijdens 2 werkbezoeken etenskosten gedeclareerd door werknemers. 4. Porti/drukwerk/digitale uitingen Voor de bewerking en ondertiteling van onze video’s in digitale uitingen hebben we twee maal een extern persoon ingehuurd op freelance basis. Daarnaast zijn er vanaf mei maandelijks doorlopende abonnementskosten gemaakt voor het nieuwsbriefsysteem. 5. Kantoorbenodigdheden Er zijn administratie- en bankkosten gemaakt en kosten voor de fractie zoals een EHBO-kit en andere kleine benodigdheden. 6. Relatiegeschenken Middels kleine relatiegeschenken en kaartjes heeft de fractie haar dank en waardering laten blijken aan een aantal samenwerkingspartners in de stad. 7. Fractie teamdag Naast de wekelijkse fractievergaderingen is er soms ook behoefte om uitgebreider op de materie in te gaan, bijvoorbeeld bij de start van het politieke jaar, de voorbereiding op de Voorjaarsnota en de Programmabegroting. Op 14-11-2023 heeft de fractie een teamdag georganiseerd met aansluitend een etentje. 8. Overige uitgaven In het voorjaar van 2023 heeft de fractiestichting kosten accountants kosten gemaakt voor de eindafrekening van 2022.

BIJLAGE A BIJ VERORDENING OP DE FINANCIELE BIJDRAGE AAN FRACTIES VAN UTRECHT Verantwoording ingevolge artikel 9 lid 3 van de Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht van bestuur van de stichting:

Utrecht BIJ1

Eindsaldo betaalrekening vorig jaar:

over het kalenderjaar €

2023

1.513,34

Utrecht, 12-2-2024 Betreft fractiekosten

Utrecht BIJ1

Inkomsten fractie: Fractiekostenvergoeding: Vast (structureel en incidenteel)

€

88.628,00

Variabel (aantal fractieleden)

€

6.774,00

Tegemoetkoming accountantskosten

€

2.500,00

Totaal inkomsten

€

97.902,00

€

94.492,23

€

494,26

€

268,75

€

770,63

Uitgaven fractie:*)

Personeelskosten (salaris, verzekeringen ed.) Fractievergaderingen (werkbesprekingen) Werkbezoeken Porti/drukwerk/digitale uitingen Kantoorbenodigdheden Relatiegeschenken Fractie teamdag Overige uitgaven

€

91,89

€

332,74

€

548,70

€

2.387,18

*) uitgaven in tabel specificeren waarvoor uitgegeven € Totale uitgaven

99.386,38

-/+ (Totaal inkomsten minus uitgaven)

€

-1.484,38

Saldo 31-12-2023 Spaarrekening (evt.) saldo 31-12-2023 Totaal saldo 31-12-2023

€ €

26,28 -

€

26,28

NB. Bij de juiste toepassing van het kasstelsel en het gebruik van één bankrekening voor de ontvangst en besteding van de fractiekostenvergoeding moeten de saldi reserve 31 december en de banksaldi per 31 december aan elkaar gelijk zijn.

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 10 april 2024

Deloitte Accountants B.V. Gustav Mahlerlaan 2970 1081 LA Amsterdam Postbus 58110 1040 HC Amsterdam Nederland Tel: 088 288 2888 www.deloitte.nl

CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan de gemeenteraad van de gemeente Utrecht Ons oordeel Wij hebben bijgaande verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting BIJ1 Utrecht ingevolge de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022) van de gemeente Utrecht te Utrecht over 2023 gecontroleerd. Naar ons oordeel is de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting BIJ1 Utrecht ingevolge de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022) van de gemeente Utrecht over 2023 in alle van materieel belang zijnde aspecten opgesteld in overeenstemming met de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022). De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden en de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022) vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting BIJ1 Utrecht’.

Wij zijn onafhankelijk van de gemeente Utrecht zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Benadrukking van de basis voor financiële verslaggeving en beperking in gebruik en verspreidingskring Wij vestigen de aandacht op de toelichting in de verantwoording fractiekosten waarin de basis voor financiële verslaggeving uiteen is gezet. De verantwoording fractiekosten is opgesteld voor de gemeenteraad van de gemeente Utrecht met als doel het bestuur van de stichting BIJ1 Utrecht in staat te stellen te voldoen aan de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022). Hierdoor is de verantwoording fractiekosten mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bestemd voor de gemeenteraad van de gemeente Utrecht en het bestuur van de stichting BIJ1 Utrecht en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen. Ons oordeel is niet aangepast als gevolg van deze aangelegenheid.

1 Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is een zogenoemde affiliate van Deloitte NSE LLP en maakt onderdeel uit van het internationale netwerk van Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

24045CC07B.01/WK/1

Verantwoordelijkheden van het bestuur van de stichting BIJ1 Utrecht voor de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting BIJ1 Utrecht Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting BIJ1 Utrecht in overeenstemming met de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022). Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het bestuur noodzakelijk acht om het opstellen van de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting BIJ1 Utrecht mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. De gemeenteraad van de gemeente Utrecht is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de organisatie. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting BIJ1 Utrecht. Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken.

Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting BIJ1 Utrecht nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij hebben deze accountantscontrole professioneel-kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden en de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022), ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: •

Het identificeren en inschatten van de risico’s dat de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting BIJ1 Utrecht afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing.

•

Het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de organisatie.

•

Het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor het opstellen van de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting BIJ1 Utrecht en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het bestuur en de toelichtingen die daarover in de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting BIJ1 Utrecht staan.

24045CC07B.01/WK/2

•

Het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting BIJ1 Utrecht en de daarin opgenomen toelichtingen.

•

Het evalueren of de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting BIJ1 Utrecht de onderliggende transacties en gebeurtenissen zonder materiële afwijkingen weergeeft.

Wij communiceren met de gemeenteraad van de gemeente Utrecht onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Amsterdam, 10 april 2024 Deloitte Accountants B.V.

N.R. Fritz RA

24045CC07B.01/WK/3