Beleidsnota Samen stad maken Geen Utrecht zonder U (na verwerking amendementen)

We stellen ons kwetsbaar op en leren samen met Utrechters wat er beter kan. De eerste bespreking met de reflectiegroep zal gaan over hoe wij de lijn van dit beleid levend krijgen in de stad (veranderstrategie). 3. Systemen, regels en afspraken ࡟ We verbeteren (samen met publieksdienstverlening) de digitale systemen voor relatiebeheer en het vastleggen en bruikbaar maken van inwonerssignalen die bijvoorbeeld onze collega’s van Stadsbedrijven, Veiligheid, Wijken en Handhaving horen. ࡟ We kiezen voor een heldere online samenwerkingsstrategie en op basis daarvan verbeteren we het online platform DenkMee. We willen DenkMee niet alleen voor Peilen inzetten, maar ook voor andere vormen van samenwerking. ࡟ In samenwerking met andere programma’s onderzoeken we of we bij subsidies en opdrachten het eigenaarschap van Utrechters kunnen vergroten door meer op resultaatverplichting afspraken te maken. Is er meer flexibiliteit in de begroting mogelijk? Op welke manier kunnen we invulling geven aan buurtbudgetten? ࡟ In samenwerking met andere programma’s onderzoeken we welke regels de beweging van Samen stad maken in de weg zitten. Om de beweging te maken die we in dit beleid schetsen, vraagt dat meer oog voor de uitvoering en dat kan betekenen dat minder beleid en minder regels juist helpend kunnen zijn.

In hoeverre geven bijvoorbeeld aanbestedingsregels voldoende ruimte aan bewonersorganisaties? Of passen de regels over vrijwilligersvergoedingen nog bij wat we vragen van Utrechters?

30

Op dit moment is er beperkte capaciteit binnen Samen stad maken. Deze acties kan het programmateam dus niet allemaal tegelijk oppakken. Wij geven prioriteit aan sturing en organisatie, aan systematisch leren en aan online samenwerking.

Beleidsnota Samen stad maken - Geen Utrecht zonder U | 31

C

32

Monitoren, sturen en verantwoorden

Voortgang en verantwoording Elke 2 jaar vindt een evaluatie van de leidende principes en het kompas voor zeggenschap plaats, onder andere op basis van de voortgang. De eerste evaluatie willen wij begin 2026 afronden. Als er aanleiding voor is, stellen we de principes en het kompas voor zeggenschap bij en leggen we het opnieuw ter besluitvorming voor aan de raad. Dit sluit aan bij het principe van continu leren en verbeteren. Waar relevant, worden ook concrete doorvertalingen van dit beleid ter besluitvorming voorgelegd aan de raad, zoals het Utrechts Planproces Gebiedsontwikkeling. Voor de monitoring van de voortgang van de doelstellingen (beweging naar meer zeggenschap en betrouwbare samenwerkingspartner) onderscheiden we verschillende groepen: Utrechters algemeen, Utrechters die Samen stad maken en medewerkers van de gemeente Utrecht die Samen stad maken. Het accent van de monitoring ligt op subjectieve ervaringen en meningen van mensen en niet/minder op objectieve registratie van een aantal projecten en deelnemers. We maken zoveel mogelijk gebruik van de instrumenten en middelen die we al hebben, zoals het Bewonerspanel, de Inwonersenquête en het Medewerkersonderzoek. We vragen Utrechters die Samen stad maken structureel om hun mening met ervaringsonderzoek, bijvoorbeeld tijdens of na afloop van een project.

In de monitoring brengen we de verschillende ervaringsonderzoeken samen en doen we verslag van gemiddelde scores. De precieze invulling van de monitoring om de doelstellingen te meten, wordt de komende periode verder uitgewerkt. Ook rapporteert het college door aan te sluiten bij de structurele begrotingscyclus. Dit betekent dat we voortgang op hoofddoelen en -indicatoren en hoe we deze willen meten, opnemen in de jaarlijkse programmabegroting en -verantwoording. Het gaat om het programma Betrouwbare Overheid en bijhorende doelstelling Betrokken Utrechters: Utrechters zijn actief in de eigen omgeving en/of oefenen invloed uit op gemeentelijke plannen, beleid en uitvoering in hun buurt, wijk, en/of stad. De reeds bestaande indicatoren bij dit onderdeel worden vervangen door onderstaande nieuwe indicatoren. De formulering van de huidige doelstelling passen we aan zodat deze beter aansluit bij dit beleid.

Indicatoren De meeste indicatoren die we gaan volgen, zijn nieuw en hebben dus geen resultaat uit het verleden. Deze nieuwe indicatoren zijn in onderstaande tabel aangegeven met een sterretje. Dit willen we starten in het najaar van 2024 als nulmeting. Bij al beschikbare indicatoren, staat de score of percentage van de meest recente meting bij de indicator. We gaan ervan uit dat de ontwikkeling die we willen inzetten met Samen stad maken een lange adem vraagt, waarbij een grotere verandering pas zichtbaar zal zijn over een langere tijdsperiode. Omdat we daarnaast bij een aantal indicatoren de afgelopen jaren een dalende lijn zien, verwachten we over een periode van vier jaar een bescheiden vooruitgang.

Beleidsnota Samen stad maken - Geen Utrecht zonder U | 33

Doelstelling

Effect-indicator

0-meting

Vervolgmeting 1

Vervolgmeting 2

Evaluatie

1. Utrechters hebben meer zeggenschap over beleid, plannen en uitvoering in hun stad.

Ervaringen zeggenschap

*

*

*

2026

1a. Utrechters hebben meer eigenaarschap.

% Utrechters dat betrokken is in de buurt door één of meerdere buurtactiviteiten.

54% (2023)

55% (2025)

57% (2027)

2026 Volgen via begroting

Ervaringen eigenaarschap

*

*

*

2026

Ervaringen bredere belangenafweging

*

*

*

2026

% Utrechters dat vertrouwen heeft in de lokale overheid

53% (2023)

54% (2025)

56% (2027)

2026 Volgen via begroting

Vertrouwen

Ervaringen vertrouwen geven

*

*

*

2026

Duurzame relaties

Ervaringen duurzame relaties

*

*

*

2026

Duurzame relaties

Score sociale cohesie

5,9 (2023)

*1 (2025)

* (2027)

2026

Open en eerlijk

% Utrechters dat vindt dat de gemeente eerlijk en open is in het contact met inwoners.

27% (2023)

28% (2025)

30% (2027)

2026 Volgen via begroting

Open en eerlijk

Ervaringen open en eerlijkheid gemeente

*

*

*

2026

Lef tonen

Ervaringen lef tonen & verantwoordelijkheid nemen

*

*

*

2026

Inclusie en diversiteit

Ervaringen inclusie en diversiteit (in afstemming met Inclusie)

*

*

*

2026

Leren en verbeteren

Ervaringen continue leren en verbeteren

*

*

*

2026

Bron: Inwonersenquête

1b. Een bredere belangenafweging in besluitvorming van college en raad. 2. De gemeente is een betrouwbare samenwerkingspartner voor Utrechters. Vertrouwen

Bron: Inwonersenquête

Bron: Inwonersenquête

Bron: Inwonersenquête

* nieuwe indicator, dus nog geen nulmeting en streefwaarden bekend. 1

34

Streefwaarden wordt ingevuld in samenhang met Inclusie en Diversiteit

Risico’s We willen graag samen met Utrechters de stad maken. Maar lang niet alle Utrechters willen met ons meedenken en meedoen. Willen ze dat wel, dan betekent het niet dat iedereen het altijd met elkaar eens zal zijn. Waar mensen samenwerken, gaat het niet altijd zoals we verwacht hadden. Dat is niet erg, zolang we er met elkaar van leren, duidelijk zijn en we elkaar niet kwijtraken. In deze paragraaf maken we de risico’s inzichtelijk en gaan we na hoe we er op een passende manier mee om kunnen gaan.

Overzicht belangrijkste risico’s Risico-omschrijving

Toelichting

Maatregelen

Samen stad maken is van ons allemaal en dus van niemand.

Doordat er niemand echt verantwoordelijk is, is er geen sturing, monitoring en controle op het behalen van de doelstellingen.

Er blijft een team Samen stad maken actief. Er komt een duidelijke rol- en taakverdeling waarin we ook sturing, monitoring, controle en escalatie afspraken maken.

Cultuurverandering kost tijd.

We bereiken onze doelstellingen niet van de ene op de andere dag. Als er onvoldoende tijd wordt uitgetrokken (jaren), kan de conclusie zijn: het werkt niet, we stoppen ermee.

De organisatie brede implementatie en borging vragen om begeleiding van onze collega’s. Een gedragsverandering is nodig. Gedrag is het moeilijkst te veranderen, daar trekken we jaren voor uit. Stap voor stap, in het dagelijkse werk met elkaar aan de slag en van elkaar leren.

In tijden van bezuiniging bestaat de kans dat er onvoldoende financiële middelen zijn om goed samen te werken met Utrechters.

Samenwerken met Utrechters kost tijd en geld. Als die middelen er niet zien, kunnen we onvoldoende ervaringskennis verbinden aan de vakkennis om plannen en uitvoering aan te laten sluiten bij het vraagstuk en de mensen voor wie we het doen.

We zetten minder in op Burgerparticipatie. We maken veel meer gebruik van de data die er al is (input bewonerspanel, signalen KCC). Wat we al weten, hoeven we niet meer te vragen. Door in te zetten op leren en ontwikkelen van ambtenaren verbeteren de planprocessen en dat leidt tot minder externe inhuur en minder reparatiekosten. Eigenaarschap van Utrechters biedt kansen in tijden van bezuinigingen.

Het kompas voor zeggenschap is niet makkelijk in gebruik en vraagt ervaring en begeleiding.

Uit de eerste toetsen blijkt dat deze versie van het kompas niet makkelijk hanteerbaar is voor mensen die er nog niet veel mee gewerkt hebben. Het roept vragen op en verschillende mensen komen mogelijk tot verschillende samenwerkingsvormen

We starten met het gebruik van het kompas, om het op basis van praktijkervaringen aan te kunnen scherpen. Daarbij communiceren we duidelijk dat het kompas nog niet waterdicht is en presenteren we het als een 1.0 versie die we graag met Utrechters en ambtenaren doorontwikkelen. We geven daarbij aan dat het gebruik begeleiding vraagt van mensen die er ervaring mee hebben.

Utrechters kunnen het oneens zijn dat mede-Utrechters veel zeggenschap krijgen en hebben liever dat de overheid bepaalt.

Utrechters die zeggenschap hebben gekregen hebben geen legitimiteit/draagvlak van andere Utrechters.

Bij Overheidsparticipatie vragen we ook altijd aan Utrechters om zich in te leven in belangen van andere Utrechters. De gemeente houdt een controlerende en steunende rol op representativiteit.

Beleidsnota Samen stad maken - Geen Utrecht zonder U | 35

Financiën De uitvoering van deze beleidsnota is een verantwoordelijkheid van de gehele gemeentelijke organisatie, waarbij Samen stad maken verankerd wordt in alle gemeentelijke opgaven. De financiering hiervan valt daarmee ook onder de betreffende beleidsterreinen en wordt gedekt vanuit de bijbehorende programmabegrotingen. De beweging die geschetst is bij onderdeel B wordt in eerste instantie binnen de totale gemeentelijke begroting budgetneutraal uitgevoerd: door minder vaak te kiezen voor de samenwerkingsvorm Burgerparticipatie en in plaats daarvan vaker voor de samenwerkingsvorm Peilen, ontstaat ruimte om extra te investeren in Overheidsparticipatie en Samen aan zet. Daarnaast zijn vanuit het coalitieakkoord 2022-2026 aanvullende middelen beschikbaar gesteld voor samen stad maken, waardoor het totale budget van het programma Samen stad maken ongeveer 0,5 miljoen per jaar bedraagt. Deze middelen worden ingezet om het beleid gemeentebreed te implementeren (oa door middel van ontwikkeling van expertise), daarvoor de benodigde (online) tools en instrumenten te ontwikkelen, het beleid te monitoren en een controlerende rol te vervullen. Ook de ondersteuning van de wijkplatforms wordt uit dit budget betaald. In onderstaande tabel hebben wij inzichtelijk gemaakt welke middelen extra ter beschikking zijn gesteld vanuit het coalitieakkoord en wat daarmee het totale budget is.

2024

2025

2026

2027

Samen Stad maken (structureel)

339.060

339.060

339.060

339.060

Samen stad maken programmamanagement (incidenteel vanuit coalitieakkoord 2022-2026)

90.000

90.000

90.000

0

Online participatie – Denk Mee (structureel vanuit coalitieakkoord 2022-2026)

70.000

70.000

70.000

70.000

Totaal Samen stad maken (structureel budget)

499.060*

499.060*

499.060*

409.060*

*Disclaimer: Vanwege de huidige financiële situatie van de gemeente zullen in de gemeentelijke meerjarenbegroting keuzes moeten worden gemaakt die mogelijk ook van invloed zullen zijn op de activiteiten en financiën op onze inzet voor het programma Samen Stad maken. In bovenstaande toelichting is nog geen rekening gehouden met eventuele bezuinigingen of het temporiseren of stopzetten van bepaalde activiteiten.

36

Besparing op lange termijn

De lijn die we voorstellen in dit beleid kan op termijn ook een besparing opleveren. Deze mogelijke besparing is bijvangst. Het doel van het beleid is niet om te besparen, maar om samenwerkingsvormen te kiezen die passen bij de situatie en die zeggenschap van Utrechters vergroten. We zien verschillende mogelijkheden waarop dit beleid tot besparing kan leiden. Ten eerste is dit beleid gericht op continu leren en ontwikkelen van ambtenaren. Samenwerking met Utrechters zien wij als een reguliere taak van de gemeente. Als wij daar zelf in leren, hoeven we minder extern in te huren en leidt dit ook tot betere planprocessen en minder reparatiekosten. De twee geschetste bewegingen van het kompas kunnen ook op termijn een besparing opleveren. Het begeleiden van Utrechters naar meer zeggenschap en eigenaarschap (Overheidsparticipatie en Samen aan zet) vraagt van ons aanvankelijk een grotere inspanning. Deze begeleiding kost namelijk tijd en geld. Deze begeleiding wordt betaald uit beschikbare budgetten van het betreffende onderwerp en uit beschikbare middelen van het programma samen stad maken. Die inspanning is erop gericht om op de langere termijn onze rol steeds kleiner te maken en daarmee te besparen.

Als we inwonerssignalen veel beter vastleggen, bruikbaar maken en werken aan duurzame relaties (met bijvoorbeeld sleutelpersonen en wijkplatforms), is de vorm Peilen ook steeds beter en eenvoudiger uit te voeren. Ook dat zou op termijn een besparing kunnen opleveren.

Beleidsnota Samen stad maken - Geen Utrecht zonder U | 37

Utrechts Sturingsmodel (voor complexe opgaven)

Kaders en randvoorwaarden zijn scherp geformuleerd

Gedeelde waarden zijn het startpunt

OPGAVE Leren en verbeteren via interactie en dialoog

Data en informatie brengt de beweging in kaart

Opgave ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟

Meer betekenisvolle verbinding tussen gemeente en Utrechters en Utrechters onderling. Extra investeren in het ongehoorde geluid voor meer inclusie en diversiteit. Meer duidelijkheid over zeggenschap, minder valse verwachtingen. Meer eigenaarschap van Utrechters. Minder klassieke Burgerparticipatie. Meer andere vormen van invloed en andere samenwerking.

Gedeelde waarden zijn het startpunt ࡟ We zijn open en eerlijk. ࡟ We geven vertrouwen aan Utrechters. ࡟ We tonen lef. ࡟ We zorgen proactief voor inclusie en diversiteit. ࡟ We werken proactief aan duurzame relaties met Utrechters. ࡟ We leren en verbeteren continu. Kaders en randvoorwaarden zijn scherp geformuleerd ࡟ Kompas en leidende principes zijn leidend, toepassing is niet vrijblijvend. ࡟ Elk organisatieonderdeel is zelf verantwoordelijk voor de uitvoering; Principes houding en gedrag zijn onderdeel van HR sturing: FIT-gesprekken, werving en selectie, etc Data en informatie brengt de beweging in kaart ࡟ Zie ‘voortgang en verantwoording’ en ‘indicatoren’ Leren en verbeteren via interactie en dialoog ࡟ We starten op programmaniveau een reflectiegroep met betrokken Utrechters en experts. ࡟ We vragen op projectniveau feedback van betrokken Utrechters. ࡟ We stellen het kompas en de leidende principes bij op basis van ervaringen.

38

Beleidsnota Samen stad maken - Geen Utrecht zonder U | 39

D

40

Bijlage

Afspraken wijkplatforms De wijkplatforms hebben, zoals beschreven in de beleidsnota Samen stad maken 20242028, een duurzame relatie met de gemeente. Zowel de gemeente als de wijkplatforms zetten zich in om de relatie te onderhouden. De gemeente ondersteunt met middelen en is op onderwerpen actief betrokken. De eerste contactpersoon is het wijkbureau, inhoudelijke collega’s haken aan bij de verschillende onderwerpen als dat wenselijk is. De platforms bepalen zelf hun eigen vorm en met welke onderwerpen ze zich bezighouden. Het is mogelijk dat er verschillende wijkplatforms zijn in één wijk, zij gaan namelijk zelf over het gebied waarvoor ze zich willen inzetten. Dit is niet aan vooraf vastgestelde grenzen verbonden. Wanneer er meerdere wijkplatforms zijn in eenzelfde gebied, waarbij de gebieden elkaar overlappen, organiseert de gemeente waar nodig een gesprek tussen de organisaties. Daarin proberen we afspraken te maken over wie welke rol pakt, zodat er geen dubbel werk hoeft te worden gedaan en ieder zich kan inzetten vanuit zijn eigen kracht. Die gesprekken kunnen ook plaatsvinden tussen wijkplatforms en andere bewonersinitiatieven, zoals wijkinformatiepunten of wijkcoöperaties. Wijkplatforms hebben ook een adviserende rol, zoals beschreven in motie 369: Adviesrecht voor de wijkplatforms. Om goed te kunnen functioneren en adviseren, moet je goed geïnformeerd zijn.

De gemeente heeft de verantwoordelijkheid om de wijkplatforms te informeren over belangrijke onderwerpen in de wijk wanneer een wijkplatform daarom verzoekt. Dit kun je zien als een recht op informatie. Een adviesrecht moet niet worden opgevat als een adviesplicht. De gemeente kan de wijkplatforms vragen om mee te denken, hun netwerk aan te wenden of samen op te trekken, maar een wijkplatform beslist zelf of zij hierop ingaat. In wijkplatforms zitten namelijk actieve Utrechters die hun inzet vanuit vrijwilligheid doen, de gemeente moet hen niet overvragen. Adviezen van Utrechters nemen we altijd serieus, daar hoort een inhoudelijke reactie vanuit de gemeente bij. Daarnaast kunnen de wijkplatforms ook een rol pakken in het beheren van een buurt- of wijkbudget, organiseren van een bewoners-top of opstellen van een wijkvisie. Deze vorm van eigenaarschap en zeggenschap (over financiële middelen) juichen we toe. We verkennen de mogelijkheden met de platforms die hier interesse in hebben, zodat we op maat afspraken kunnen maken binnen de mogelijkheden die de gemeentebegroting hiervoor biedt. De wijkplatforms zetten zich in om zo inclusief mogelijk te zijn en een inclusief geluid te laten horen (motie 371). Dat zit in de functie van een platform en is een inspanningsverplichting voor de wijkplatforms. De gemeente en sociale partners kunnen hierbij helpen.

Volledige representativiteit is niet iets wat je van een bewonersgroep kunt verwachten. De gemeente houdt altijd zelf de verantwoordelijkheid om een zo breed mogelijk geluid op te halen en verwacht niet dat het wijkplatform het contact is namens de wijk of buurt. Andersom heeft het wijkplatform ook meerdere contacten met de gemeente. De diversiteit aan relaties werken versterkend. Bij een advies maakt het wijkplatform op een zelf gekozen manier

Beleidsnota Samen stad maken - Geen Utrecht zonder U | 41

inzichtelijk wie betrokken is bij het opstellen van het advies en hoe breed dit advies wordt gedragen. Een breed gedragen advies weegt anders dan een advies wat minder breed gedragen is. Daarnaast maken het wijkplatform en gemeente vooraf afspraken met elkaar over het vervolg: wat gebeurt er met een advies? Alle bewonersgroepen kunnen voor (financiële) ondersteuning een aanvraag doen bij het Initiatievenfonds. Om de belangrijke rol van de wijkplatforms te faciliteren reserveren we daarnaast extra budget voor ondersteuning van de wijkplatforms. Zij kunnen aanspraak maken op een ondersteuningsbudget van €5.300,- voor algemene onkosten. Op dit moment is het ondersteuningsbudgetvolume van totaal € 53.000,- nog toereikend. Mochten er in verschillende wijken meerdere aanvragen komen, dan is herziening van dit budget nodig. Daarnaast is ook differentiatie in het ondersteuningsbudget mogelijk wanneer blijkt dat een wijkplatform meer of minder nodig heeft om goed te functioneren. Om aanspraak te maken op dit budget stellen we enkele voorwaarden: 1. De kerngroep van betrokken wijkbewoners bestaat uit minimaal drie personen 2. Het wijkplatform organiseert per jaar minimaal twee momenten om breed met de wijk in gesprek te gaan. Dit is vormvrij. 3. Het wijkplatform spreekt niet namens de gehele wijk, maar deelt wat er leeft en speelt 4.

Activiteiten van het wijkplatforms zijn zo open en inclusief mogelijk. 5. Het wijkplatform zet zich in voor een zo inclusief mogelijk geluid vanuit de wijk, wanneer zij gebruik maken van hun adviesrecht 6. Het wijkplatform doet een verzoek voor het ondersteuningsbudget met een globale beschrijving van de verwachte kosten, een korte beschrijving van hoe zij bovenstaande voorwaarden gaan realiseren en verstrekt achteraf een verantwoording van de kosten. Als er meer ondersteuning nodig is, bijvoorbeeld administratieve hulp of extra financiering voor een onderzoek in de wijk, kan een aanvraag gedaan worden bij het Initiatievenfonds. Daar vindt een beoordeling plaats op basis van die subsidieregels. Toekenning vindt plaats als aanvulling op het ondersteuningsbudget. Daarnaast kan het wijkbureau, als vaste sparringpartner van het wijkplatform, ruimtes ter beschikking stellen en is het een verbindende schakel naar de rest van de gemeente. Dit betekent dat de gemeente een wijkplatformfunctie in elke wijk of buurt stimuleert. Daarnaast organiseert de gemeente een kennis en leernetwerk voor alle wijkplatforms, zowel fysiek als online. De wijkplatforms kunnen ook met elkaar in contact worden gebracht om van elkaar te leren. Door zowel financiële ondersteuning als een bijdrage in natura te geven, krijgen de wijkplatforms de ruimte om hun rol te pakken.

42

Beleidsnota Samen stad maken - Geen Utrecht zonder U | 43

Gemeente Utrecht Samen Stad Maken

samenstadmaken@utrecht.nl

Utrecht.nl

2024-003.DDK

4 april 2024