Beleidsnota Samen stad maken Geen Utrecht zonder U (na verwerking amendementen) met wijzigingen indicatoren zichtbaar

Beleidsnota Samen stad maken

1e Utrechtse burgerberaad 2024

Geen Utrecht zonder U

Utrecht.nl

Voorwoord “Contact maakt de stad”, zo wordt het coalitieakkoord 2022-2026 inhoudelijk geopend. En dat is niet voor niets. De grote uitdagingen waar we als stad in deze periode voor staan, willen we samen met Utrechters aanpakken. Dat betekent meer zeggenschap voor Utrechters over de ontwikkelingen in hun stad, wijk, buurt of straat. Lokale democratie moet meer zijn dan één keer in de vier jaar naar de stembus gaan. Om die democratie te versterken zetten we verschillende middelen in. Van een burgerberaad tot de wijkplatforms en van buurtbudgetten tot het initiatievenfonds. In het nieuwe Samen stad maken dat nu voor u ligt, introduceren we het ‘Kompas voor zeggenschap’. Een handvat om het doel uit het coalitieakkoord ‘Utrechters hebben zeggenschap over ontwikkelingen in hun stad, wijk, buurt en straat’ te realiseren.

“ Democratie mag niet van een kleine groep Utrechters zijn.” In de afgelopen jaren heeft de gemeente niet altijd in de roos geschoten bij participatietrajecten. Dat is ook scherp aan de kaak gesteld door de Utrechtse gemeenteraad en de rekenkamer. In dit stuk kijken we hoe onze houding en gedrag als gemeente Utrecht kan bijdragen aan het vertrouwen in de democratie. Met gemeente bedoelen we onszelf als college, de ambtenaren en ook de gemeenteraad. Lokale democratie is niet makkelijk, er zullen altijd tegenstrijdige belangen zijn en kiezen blijft moeilijk. Het gesprek aan durven gaan en echt luisteren naar de ander, is iets waar niet alleen de gemeente een stap heeft te zetten. Het is iets dat alle Utrechters aan gaat. Wij geloven dat alleen door eerlijke reflectie en de voorges telde verbeterpunten in deze nota onze Utrechtse lokale democratie écht vooruit kan. Vooruit gaan we zeker. In de afgelopen twee jaar als wethouder heb ik ongelofelijk veel kracht en initiatief vanuit de stad ervaren en echt goede participatietrajecten mogen volgen. Met de richtlijnen van het nieuwe Samen de Stad maken, geloof ik dat we de komende jaren alleen nog maar harder vooruitgaan en de toekomst van Utrecht nog een stukje mooier maken. Geen Utrecht zonder U. Eva Oosters Wethouder Participatie

2

Verbeter de wereld, begin bij jezelf. Om tot beter beleid én samenwerking met de stad te komen, hebben we met heel veel Utrechters, collega’s en samenwerkingspartners in de stad gesproken en gebrainstormd. Er is veel geleerd van de antwoorden op de vragen: Wanneer ging samenwerking met de gemeente goed? En wat maakte het tot een goede samenwerking? Wanneer ging het niet goed en waar lag dat dan aan? Als we de afstand tussen gemeente en Utrechters willen verkleinen, als we willen werken aan meer verbinding, wat vraagt dat dan voor houding en gedrag van ambtenaren, college en raadsleden? • • • •

Duidelijkheid over de manier waarop we samenwerken, Eerlijk en duidelijk zijn over de mate van zeggenschap, Onze getoonde houding en gedrag, Onderling vertrouwen - dé basis van goede samenwerking.

Benieuwd naar alle Utrechters die we gesproken hebben? Lees het Inspiratie en participatieverslag.

Beleidsnota Samen stad maken - Geen Utrecht zonder U | 3

4

Inhoudsopgave

A

Inleiding

6

1. Geen Utrecht zonder U 2. Doelstellingen

7 8

B

Opgave

10

1. Leidende principes voor houding en gedrag 2. Kompas voor zeggenschap 3. Implementatie en continue doorontwikkeling

11 17 26

C

Monitoren, sturen en verantwoorden

32

Voortgang en verantwoording Indicatoren Risico’s Financiën Utrechts Sturingsmodel (voor complexe opgaven)

33 33 35 36 38

D

Bijlage

40

Afspraken wijkplatforms

41

Beleidsnota Samen stad maken - Geen Utrecht zonder U | 5

A

6

Inleiding

1. Geen Utrecht zonder U Geen Utrecht zonder U; want Utrechters maken van onze stad dé plek waar we met elkaar wonen, werken, zorgen, studeren, groeien, genieten. Steeds meer Utrechters werken samen aan passende oplossingen voor maatschappelijke uitdagingen. Binnen Utrecht zien we hele mooie voorbeelden van (bewoners)initiatieven, vaak in goede samenwerking met de gemeente. Denk bijvoorbeeld aan de Stadsmakers, Parkorganisatie Maximapark, het Gezondheidspact, zelfbeheer sporthal Lunetten, Voedselcollectief Utrecht. Ook zien we goede voorbeelden van samenwerking vanuit de gemeente zoals het stadsteam bij de tender voor het Jaarbeurspleingebouw, de ontwikkeling van Smakkelaarsveld of het wervenberaad. Al deze vormen van samenwerking leveren een belangrijke bijdrage aan gezond stedelijk leven voor iedereen.

Met Utrechters bedoelen wij zowel bewoners als toekomstige bewoners, gebruikers, maatschappelijke organisaties en commerciële organisaties in de gemeente Utrecht.

Tegelijkertijd zien we ook een aantal zorgelijke ontwikkelingen die alles te maken hebben met de steeds groter wordende afstand tussen de systeemwereld en de leefwereld. 38% van de Utrechters heeft vertrouwen in de landelijke overheid. Het vertrouwen in de gemeente Utrecht is relatief hoog, maar in 2023 is ook het vertrouwen in de gemeente opnieuw gedaald en zakt die in een aantal wijken onder de 50% 1. We zien een steeds groter wordende groep mensen die weinig grip heeft op hun leven en die zich niet gehoord voelt. Deze groep haakt sneller af, terwijl dit juist ook een groep is die afhankelijk kan zijn van de gemeente of maatschappelijke organisaties. Ook het Rekenkamerrapport ‘Horen, zien en samen door’ laat zien dat veel Utrechters zich niet gezien en gehoord voelen. Soms juist niet in een participatietraject. Niet iedereen kan of wil meedoen in een participatietraject. De Inwonersenquête van 2023 laat zien dat 17% procent betrokken is bij het maken van beleid en plannen van de gemeente. Van die mensen ervaart slechts een derde de gemeente als open en eerlijk2. Kortom; we zien goede voorbeelden, maar te veel Utrechters ervaren afstand tot de gemeente en ten opzichte van elkaar. Dat kan en moet beter. Dat schreven we ook in de raadsbrief over de herijking Samen stad maken. Verbinding en vertrouwen is nodig voor een goed functionerende democratie.

Verbinding betekent niet dat iedereen het altijd met elkaar eens hoeft te worden. Tegengestelde belangen en verschillende opvattingen zullen altijd blijven bestaan. Daar is de representatieve democratie juist voor ontwikkeld: de raad is gekozen door Utrechters om de verschillende belangen ten opzichte van elkaar af te wegen. Het vraagt van ons als college om deze verschillende opvattingen en belangen beter inzichtelijk te maken om zo de raad beter in positie te brengen. Daarvoor is het nodig om actief en op andere manieren op zoek te gaan naar de verschillende geluiden van alle Utrechters. En meer moeite te doen om geluiden te horen die ons niet vanzelf bereiken. Daarbij kunnen we de inwonerssignalen die wij al ontvangen veel beter gebruiken dan we nu doen. Als wij ervaringskennis verbinden 1 Bron; Inwonersenquete 2023. Vertrouwen in gemeenteambtenaren is 54% , vertrouwen in college is 55% , vertrouwen in raad is 51% ; gemiddeld voor de stad 53% 2 Bron; Inwonersenquete 2023

Beleidsnota Samen stad maken - Geen Utrecht zonder U | 7

aan vakkennis, kunnen we plannen en uitvoering beter laten aansluiten bij het vraagstuk en de mensen voor wie we het doen. Zo vergroten we de impact van onze inspanningen. Een goed functionerende democratie vraagt niet eens in de vier jaar, maar elke dag aandacht.

“ Utrechters kunnen invloed uitoefenen door mee te denken, maar de meeste mensen ervaren vooral energie als zij mee kunnen doen.” Meer eigenaarschap voor Utrechters geeft hun de mogelijkheid meer grip te ervaren op hun leven en brengt de menselijke maat terug. Juist in tijden van schaarste en in een samenleving die individualistischer is geworden, is het nodig om extra te investeren in gemeenschapskracht en samenwerking. Dat is ook benoemd in Motie 423 die ons oproept om te onderzoeken welke taken de gemeente kan overdragen aan de gemeenschap. Deze beleidsnota geeft daar de richting voor. Alleen als overheid, markt en gemeenschap beter en gelijkwaardig met elkaar samenwerken, komen er duurzame oplossingen voor de uitdagingen van deze tijd, zoals klimaat, woningbouw en kansengelijkheid. En dat vraagt wat van ons; het vraagt verandering in houding en gedrag, vertrouwen in Utrechters en het vraagt om vernieuwing van samenwerkingsvormen. In deze beleidsnota geven we daar de richting en een handvat met het ‘kompas voor zeggenschap’ voor.

Leeswijzer In de volgende paragraaf beschrijven we eerst de doelen die we beogen met dit nieuwe beleid. Daarna volgt in deel B de kern van dit beleidsdocument: daarin beschrijven we welke houding en welk gedrag van ambtenaren, college en raadsleden nodig is om deze doelen te bereiken en introduceren we een kompas voor zeggenschap met nieuwe samenwerkingsvormen. Daarmee geven we een richting en een handvat. Het succes ligt in de kracht van de implementatie; hoe gaan we deze richting uitvoeren en onderhouden? Dit vraagt een doorvertaling naar concrete situaties en een continue doorontwikkeling. Lees er meer over op pagina 25. Tot slot een beschrijving van hoe wij deze richting gaan monitoren en verantwoorden.

2. Doelstellingen Om een bijdrage te leveren aan een betrouwbare en rechtvaardige overheid, richten wij ons met Samen stad maken erop om plannen en uitvoering te laten aansluiten bij het vraagstuk en de mensen voor wie we het doen. Daarvoor is inzet nodig op meer betekenisvolle verbinding tussen gemeente en Utrechters en Utrechters onderling. De diverse Utrechters krijgen meer inzicht in en begrip van de verschillende inzichten en belangen, dilemma’s en afwegingen door onderlinge uitwisseling en terugkoppeling. Dat draagt bij aan meer betrokkenheid, eigenaarschap en gemeenschapskracht van Utrechters en een betere belangenafweging bij besluiten. Het is onze missie om de lokale democratie van alle Utrechters te maken.

8

Om deze missie te realiseren, zijn voor de komende jaren meetbare doelstellingen opgesteld. Als we willen dat plannen en uitvoering aansluiten bij het vraagstuk en de mensen voor wie we het doen, dan vraagt dit dat Utrechters meer zeggenschap krijgen. Met zeggenschap bedoelen we de invloed die iemand heeft op beslissingen. Invloed uitoefenen kan afhankelijk van de situatie op verschillende manieren; doordat Utrechters zelf eigenaarschap nemen en krijgen of doordat hun belangen en inzichten beter worden meegenomen door college en raad. Met eigenaarschap van Utrechters bedoelen we dat Utrechters zelf verantwoordelijkheid voelen en verantwoordelijkheid nemen om taken of activiteiten van de gemeente op te pakken. Het gaat dus niet om eigendom. Invloed uitoefenen kan ook door belangen en inzichten mee te geven. Om meer zeggenschap, meer eigenaarschap voor Utrechters en een bredere belangenafweging te realiseren, moet de verbinding tussen Utrechters en gemeente worden verbeterd. Dat vraagt dat de gemeente een betrouwbare samenwerkingspartner is.

Aandacht en vertrouwen geven

Vertrouwen krijgen

Verbinding

Goed functionerende democratie

Dit alles is samengevat in de volgende meetbare doelstellingen3:

1. Resultaat Utrechters hebben meer zeggenschap over beleid, plannen en uitvoering in hun stad er is meer eigenaarschap voor Utrechters. college en raad maken een brede belangenafweging in besluitvorming.

2. Proces De gemeente is een betrouwbare samenwerkingspartner voor Utrechters. Het doel van Samen stad maken is dus niet om draagvlak te creëren en het doel is ook niet om consensus te bereiken. Verschillende opvattingen zullen altijd blijven bestaan.

3 De manier waarop wij deze doelstellingen meten is uitgewerkt in deel C, paragraaf 1.

Beleidsnota Samen stad maken - Geen Utrecht zonder U | 9

B

10

Opgave

1. Leidende principes voor houding en gedrag Op basis van alle gesprekken en andere inspiratiebronnen (zie Inspiratie en participatieverslag) denken wij dat de verandering van houding en gedrag van ambtenaren, college en raadsleden de belangrijkste bijdrage levert aan de doelen en missie van Samen stad maken. Dit is tegelijkertijd misschien wel de moeilijkste opgave. We hebben veel Utrechters en ambtenaren gevraagd welke houding en welk gedrag de gemeente liet zien bij de goede voorbeelden van samenwerking. Hoe zorgen we ervoor dat plannen en uitvoering aansluiten bij het vraagstuk en de mensen voor wie we het doen? Hoe kunnen we de lokale democratie van iedereen maken? Hoe zorgen we voor meer verbinding? Het antwoord op deze vragen is samen te vatten in zes principes voor houding en gedrag van ambtenaren, college en raadsleden in samenwerking met Utrechters1. Alleen als alle drie deze groepen volgens deze principes samenwerken met de stad, kunnen we de gestelde doelen uit deel A realiseren. Deze zes principes zijn een aanvulling op en concretere uitwerking van de Gedragscode van de gemeente Utrecht waarin we de vier kernwaarden open, wendbaar, scherp en betrouwbaar hebben opgenomen. De leidende principes voor houding en gedrag zijn nadrukkelijk niet ‘iets erbij’, maar gericht op een andere manier van werken in alle samenwerkingsvormen.

We zijn open en eerlijk

We ge ve n vertrouwen aan Utrechters

We tonen lef

We werken proactief aan inclusie en diversiteit

Leidende principes voor houding en gedrag van ambtenaren, college en raadsleden in samenwerking met Utre c hte rs

We werken proactief aan duurzame relaties met Utrechters We leren en verbeteren c ontinu

Veranderen begint bij het begin - en dat ben je zelf. Wees de verandering die je wilt zien.

Deze zes principes zijn onderling verbonden. Centraal staat dat de gemeente een betrouwbare samenwerkingspartner wil zijn. Zo kunnen we bijvoorbeeld alleen werken aan duurzame relaties als we vertrouwen geven aan Utrechters. Om te willen leren en verbeteren moeten we ook lef tonen. Natuurlijk vraagt goede samenwerking niet alleen wat van ons als gemeente, maar ook wat van de partijen waarmee wij samenwerken. Goede samenwerking is altijd wederzijds. Wij zijn ervan overtuigd dat iedere verandering bij jezelf moet beginnen: wees de verandering die je wil zien. Van daaruit kun je afspraken maken met Utrechters over houding en gedrag en wederzijds respect in een samenwerkingstraject. We hebben de zes leidende principes uitgewerkt en geven bij elk principe aan welk gedrag daarbij hoort.

1 De principes zijn opgesteld voor samenwerking met Utrechters en niet gericht op publieksdienstverlening, vergunningverlening of handhaving.

Beleidsnota Samen stad maken - Geen Utrecht zonder U | 11

We zijn open en eerlijk Transparantie is de eerste randvoorwaarde voor verbetering van de samenwerking. Daarmee bedoelen we dat we duidelijk zijn in wat het doel is, wat ieders rol is en wat de randvoorwaarden of kaders zijn. We lichten onze besluiten en processen altijd toe én koppelen terug wat we wel en niet gedaan hebben met de input die Utrechters ons geven. Open en eerlijk betekent ook dat we het gesprek in de stad niet starten met een oplossing. We starten open, laten zien wat we al weten op basis van cijfers en eerdere onderzoeken, stellen (aanvullende) vragen en werken vervolgens oplossingsgericht samen met Utrechters. Dit betekent dat we de samenwerking eerder starten dan nu soms het geval is, namelijk voordat er een inhoudelijke oplossing of een plan ligt. Maar open en eerlijk betekent nog meer. Om de verbinding te kunnen maken tussen de systeemwereld en de leefwereld, vraagt het van ons dat we onszelf als mens laten zien en niet verschuilen achter regels en richtlijnen en geen verhullende taal gebruiken. Bij jezelf als mens laten zien, hoort ook je gevoel laten zien en jezelf kwetsbaar en empathisch opstellen. Zo verklein je de afstand tot de ander. Dat geldt ook in de samenwerking tussen de gemeente en Utrechters.

Natuurlijk zijn er grenzen aan open en eerlijk; regels en wetten (zoals AVG) zorgen voor bescherming van Utrechters en stellen grenzen aan onze openheid. Open en eerlijk is natuurlijk nooit een excuus om anderen te kwetsen en alles wat we denken zomaar te zeggen. Dat is ook een grens die we bewaken. Ook door de raad vastgestelde kaders geven grenzen aan waarbinnen het gesprek kan plaatsvinden.

We geven vertrouwen aan Utrechters Meer eigenaarschap en verantwoordelijkheid voor Utrechters vraagt van ons om ruimte en vertrouwen te geven. Het vraagt loslaten en accepteren dat het anders kan gaan dan wij zelf in gedachten hadden. Wij weten niet alles beter.

“ Goed samenwerken lukt alleen als er onderling vertrouwen is. Het begint bij elkaar als mens zien en benaderen.” - Sleutelpersoon We werken niet alleen voor Utrechters, maar we werken ook samen met Utrechters. Dat betekent dat we niet overnemen van Utrechters als zij zelf eigenaarschap tonen en als er niet gevraagd wordt om over te nemen. Voor een goede samenwerking is wederzijds vertrouwen nodig. Vertrouwen krijgen, begint met vertrouwen geven. Ook hier zijn grenzen aan: het vertrekpunt is vertrouwen en dat gaat hand in hand met gezond verstand en zakelijkheid. Als vertrouwen geschonden wordt, dan vraagt dat van ons om daar open en eerlijk over te zijn en daar ook naar te handelen. We zullen continu het algemeen belang in ogenschouw houden en weten dat er veel verschillende persoonlijke en organisatiebelangen zijn.

12

We tonen lef Open en eerlijk zijn en vertrouwen geven, vraagt ook lef. Het klinkt op papier makkelijker dan het in de praktijk is. Goede samenwerking vraagt soms durven loslaten en soms juist durven handelen op signalen. Niet alleen luisteren, maar er ook wat mee doen. Durven innoveren en nieuwe vormen uitproberen.

“ Durf los te laten. Wij weten en kunnen het niet altijd beter.” - Ambtenaar Lef betekent ook een grens durven trekken. Dat kan gaan om een inhoudelijke grens; bijvoorbeeld een door de raad vastgesteld kader, een wettelijke grens of over een besluit dat al genomen is. Helderheid over deze grenzen zorgt voor helderheid in verwachtingen over en weer. Maar het kan ook gaan om een meer persoonlijke grens in de samenwerking. Bijvoorbeeld een grens aan toenemende boosheid en agressie die geuit wordt richting onze collega’s. Wij zien dat hierdoor steeds meer ambtenaren angst en onveiligheid ervaren in de samenwerking met Utrechters. Dit staat een goede samenwerking in de weg. Het is aan ons als college en aan de raad om ook hierin een grens te trekken en ons er hard voor te maken dat onze ambtenaren zich te allen tijde veilig kunnen voelen in hun werk.

We werken proactief aan inclusie en diversiteit In onze beleidsnota Inclusie en diversiteit, tot je recht komen is uitgebreid beschreven wat wij hieronder verstaan en hoe we ons daarvoor inzetten. In de samenwerking met Utrechters vraagt het van ons dat wij maatschappelijk sensitief zijn. Wij zijn ons bewust van onze vooroordelen, positie en privileges en zijn nieuwsgierig naar de verschillende perspectieven op een vraagstuk. We doen moeite om ons in te leven in de belevingswereld van anderen. We erkennen het ongelijke speelveld in de samenwerking en voor het bereiken van verschillende Utrechters investeren we ongelijk voor gelijke kansen. Het vraagt van ons dat we extra moeite doen om degene voor wie we het doen (de gebruiker) actief te betrekken en op die manier het soms ongehoorde geluid te horen. Bijvoorbeeld bij de ontwikkeling van woningbouw niet alleen omwonenden te horen, maar minstens net zo veel de toekomstige bewoners of bij de aanpak van toegankelijk Utrecht juist de mensen die fysieke en mentale ontoegankelijkheid ervaren. Er is ook een andere vorm van ongehoord geluid; sommige Utrechters weten ons heel goed te vinden, maar voor sommige Utrechters is het lastig om hun stem te laten horen. Bijvoorbeeld omdat het onderwerp ingewikkeld is of ingewikkeld wordt uitgelegd of omdat ze zich niet aangesproken voelen.

Niet iedereen kan en wil meedoen in een participatietraject of kan zelf eigenaarschap op zich nemen. Dit vraagt van ons dat wij taal en vorm aanpassen om zo een bredere groep Utrechters te bereiken en de raad een meer representatieve afweging van belangen te kunnen laten maken door de verschillende belangen beter in beeld te brengen. Specifiek hebben we daarbij ook aandacht voor jongeren onder de 18, omdat zij nog geen formeel stemrecht hebben, maar veel besluiten

Beleidsnota Samen stad maken - Geen Utrecht zonder U | 13

wel van belang zijn voor hun toekomst. We bouwen voort op het aanwezige kapitaal van vreedzame school en vreedzame wijk.

“ Weet je als gemeente groepen Utrechters niet te bereiken? Schakel dan mensen in die dat wel doen!” - Stichting Sleutelpersonen

We doen extra moeite om in ieder geval de volgende groepen Utrechters en ongehoorde stemmen te betrekken en te horen bij een onderwerp dat hun raakt op een manier die bij hun past: • met name de Nederlandse vergader- en beleidstaal, minder beheersen, of zich niet thuis voelen in een vergadercultuur, • Utrechters die minder digitaal vaardig zijn en minder hun stem laten horen via internetpanels of internetvragenlijsten, • Utrechters die minder in staat zijn om overleggen en bijeenkomsten bij te wonen in de avond, zoals ouders met jonge kinderen en (kleine) ondernemers, • Utrechters met minder vertrouwen in de lokale overheid en frustraties over eerdere participatieprocessen in Utrecht, • Utrechters die fysieke of mentale ontoegankelijkheid ervaren, • Jonge Utrechters, kinderen en jeugdigen, • De stem van Utrechters en belanghebbenden die niet direct bij een plek of onderwerp betrokken zijn, maar die wel van belang is, • De stem van toekomstige Utrechters, toekomstige bewoners/gebruikers, • De stem van toekomstige generaties, • De stem van de natuur en klimaat.

We werken proactief aan duurzame relaties met Utrechters We kunnen alleen zichtbaar en benaderbaar zijn en verbinding maken als we veel meer het Stadskantoor uit gaan. We maken verbinding op de plek in de stad waar het beleid of de uitvoering over gaat. Dit betekent concreet dat niet alleen wijkadviseurs of collega’s van Stadsbedrijven, maar bijvoorbeeld ook projectleiders en beleidsadviseurs in hun dagelijks werk veel vaker in een winkelcentrum, een buurthuis, een sportkantine, op straat of bij een gezamenlijke actie in een buurt, te vinden zijn om daar proactief contact te maken met de mensen voor wie we het doen. En op die manier ‘streetwise’ worden. Voor het college betekent dit bijvoorbeeld vaker informeel met Utrechters op straat of in hun buurt in gesprek gaan en zo een breder geluid ophalen. Zoveel mogelijk maken we plannen ter plekke (met ‘de tekentafel’ de wijk in). Maar we zoeken ook het contact op als er geen concrete aanleiding voor is. Bijvoorbeeld om te horen wat voor buurtbewoners belangrijk is. Dit maakt dat je aan de voorkant van een beweging al het gesprek met elkaar kunt hebben (het kan escalatie voorkomen) en dat je elkaar ook sneller vindt als het wel nodig is. Oftewel, meer buurt- en wijkgericht werken.

14

“ Sluit eens aan bij een buurtfeest, dan hoor je hele andere dingen.” - thirty030 Nu is er vaak het gevoel dat hier geen tijd voor is omdat we gericht zijn op het eindresultaat of het individuele project terwijl er in de omgeving meer speelt. Dit vraagt een verschuiving naar meer aandacht om met Utrechters te bespreken wat nu eigenlijk de kwestie of het vraagstuk is. Naar elkaar luisteren, echt de moeite doen om elkaar te begrijpen, waardering uitspreken, leidt tot meer verbinding en tot duurzamere en meer integrale oplossingen. Samenhang en bundelen van thema’s in een buurt is belangrijk. Het maakt samenwerken voor ons en voor Utrechters interes s anter en efficiënter. Om veel meer Utrechters te bereiken, is het nodig om te investeren in de relaties met sleutelpersonen in de stad of gebruik te maken van bestaande relaties die uitvoeringsorganisaties hebben. Dit zijn vaak de mensen die de verbinding kunnen maken tussen de leefwereld en de systeemwereld. Stichting Sleutelpersonen is hier een mooi voorbeeld van. We stimuleren dat Utrechters met elkaar in gesprek gaan en er voor elkaar kunnen zijn. Een mooi voorbeeld is het Burgerberaad. Breng bijna 100 verschillende Utrechters in de leeftijd van 14-99 jaar bij elkaar en er ontstaan in vijf bijeenkomsten waardevolle adviezen aan de raad over de viering van de jaarwisseling in Utrecht.

Het Burgerberaad levert ook bijvangst op: nieuwe vriendschappen, samenwerkingen tussen Utrechters onderling, contact met en begrip voor Utrechters buiten de eigen bubbel, meer begrip voor het werk van de gemeente en politie, groter vertrouwen in de kracht van de stad en elkaar.

Wijkplatforms als een duurzame relatie De wijkplatforms in Utrecht hebben een speciale verbindende rol in de wijk, tussen bewoners onderling en met de gemeente. Het is “een zelfstandig overleg van bewoners… heeft een signalerende en agenderende functie… en heeft een duurzame samenwerkingsrelatie met de gemeente waarin zij op maat afspraken kunnen maken” (raadsbrief Doorontwikkeling Wijkplatforms 2023-2026). Een wijkplatform bepaalt zelf voor welke thema’s en onderwerpen zij zich inzet en hoe ze zich organiseren. Het eigenaars chap ligt bij bewoners en de gemeente onders teunt met financiële middelen. Daarmee valt het wijkplatform als zodanig in het kompas voor zeggenschap (pagina 16) in de categorie Overheidsmiddelen. Wanneer de gemeente ook inhoudelijk betrokken is, op onderwerpen samen met het wijkplatform optrekt of expertise inbrengt valt een wijkplatform in de categorie Overheidsparticipatie. Afhankelijk van het vertrekpunt en eigenaarschap kan het wijkplatform ook in een andere categorie vallen. De wijkplatforms en gemeente maken daarom afspraken met elkaar over de samenwerking en hebben zodoende een waardevolle en duurzame relatie met elkaar. Lees meer over deze samenwerking in bijlage 1 op pagina 39.

Beleidsnota Samen stad maken - Geen Utrecht zonder U | 15

We leren en verbeteren continu Samenwerken met de stad is iedere keer anders. Dat komt omdat elke vraag en kwestie anders is, er steeds andere Utrechters betrokken zijn, de samenwerkingsvorm niet altijd hetzelfde is en dus ook de rol van de gemeente niet. Samen stad maken is doen, dingen uitproberen, leren van ‘Wat werkt wel en wat werkt niet?’ We vragen dan ook altijd om feedback van de Utrechters met wie we samenwerken. Feedback op de samenwerking en of het plan of de uitvoering daadwerkelijk aansluit bij het vraagstuk en de mensen voor wie we het doen. We delen ervaringen en leren ‘binnen en buiten’ van en met elkaar. We benutten dan ook alle drie soorten van kennis die we met elkaar te bieden hebben: ervaringskennis, professionele kennis en wetenschappelijke kennis. Dit betekent ook dat een samenwerkingsproces nooit aan de voorkant volledig te plannen of te beschrijven is; we sturen samen bij en maken het pad terwijl we erop lopen. We leren ook door veel meer gebruik te maken van de data die er al is (inwonerssignalen, bestaande onderzoeken). Zo benaderen we elke kwestie beter voorbereid en vragen we mensen niet meer naar informatie die er al is, waarmee we laten zien dat we ons hebben verdiept. Door deze kennis actief te delen, onderstrepen we de eigen expertise en zetten we de s amenwerking met de s tad efficiënter in.

16

2. Kompas voor zeggenschap Het kompas geeft richting aan de samenwerkingsvorm die het beste past bij het vraagstuk waar we op dat moment voor staan en is van toepassing op onderwerpen waar de gemeente een taak of verantwoordelijkheid heeft. Het kompas is bedoeld als handvat voor een gesprek om samen met Utrechters te komen tot de best passende samenwerkingsvorm voor dat moment en om verwachtingen over en weer helder te maken. De gemeente kiest uiteindelijk zelf voor haar eigen rol en Utrechters doen dat op hun beurt uiteraard ook. De bedoeling is dat het kompas uitnodigt tot het actief overwegen van alle mogelijkheden om Utrechters meer zeggenschap te geven waar dat kan. Het kompas biedt een concreter handvat en stimuleert dat de principes voor houding en gedrag worden toegepast.

Bu

sm

tie

hter a

id

ipa

he

rge

rtic

er

Utrec

rpa

spa

rtic

eid

ipa

tie

erh

Ov

Ov

id

de

n

Pe

an zet

ente a

an ze

t

n

ile

le

Samen stad maken

Geme

Vijf verschillende samenwerkingsvormen In het Kompas voor zeggenschap zijn vijf samenwerkingsvormen opgenomen. In de vorm Utrechter aan zet en Gemeente aan zet spreken we niet van samenwerking maar van publieksdienstverlening of de uitvoering van een wettelijke taak. Deze onderdelen zijn opgenomen in het kompas om duidelijk te maken dat niet bij al het werk van de Gemeente Utrecht sprake is van samenwerking met Utrechters. Naast deze vijf samenwerkingsvormen, blijft er een wettelijk recht op inspraak: indienen van zienswijzen, bezwaar maken of in beroep gaan. Inspraak is de formele, afrondende fase van een plan waarin er voor de laatste keer gelegenheid is om te reageren. Samenwerking vindt vaak eerder in een traject plaats. De ruimte voor beïnvloeding is bij samenwerking meestal groter dan bij het wettelijke recht op inspraak.

Beleidsnota Samen stad maken - Geen Utrecht zonder U | 17

Bij elke samenwerkingsvorm geven we aan wanneer deze vorm het meest geschikt is, welke mate van zeggenschap voor Utrechters daarbij hoort en wie eigenaar is. Met eigenaar bedoelen we degene die zich verantwoordelijk voelt en verantwoordelijkheid neemt. Bij iedere samenwerkingsvorm noemen we in lijn met motie 371 ‘Het wijkplatform als onderdeel van samen stad maken’ een aantal instrumenten voor samenwerking als voorbeeld.

De rol van de raad in samenwerking met Utrechters Het kompas is gericht op de samenwerking tussen Utrechters en ambtenaren en college. De raad kent haar eigen instrumentarium voor samenwerking met Utrechters, zoals de inwonersmotie, inwonersagendering, een referendum en raadsinformatiebijeenkomsten. Deze beleidsnota gaat daar niet op in. In het Rekenkamer rapport “Horen, zien en samen door” is het belang aangegeven dat de raad ook zelf naar haar eigen rol bij participatie kijkt. De adviescommissie participatie maakt hiervoor een advies.

Nieuwe samenwerkingsvormen nodig Om tot nieuwe samenwerkingsvormen te komen, is gekeken naar ervaringen van de afgelopen jaren, zowel naar goede als minder goede voorbeelden van samenwerking. We hebben gezien dat we in de klassieke vorm van participatie vaak in een relatief laat stadium intensief spreken met een relatief kleine groep. Er ligt bijvoorbeeld al een eerste voorstel of een concept plan en dat bespreken we met mensen die op een informatieof inspraakbijeenkomst komen. Deze groep is vaak niet representatief voor de mensen voor wie we het doen, bijvoorbeeld de gebruikers. Deze Utrechters voelen zich wel sterk betrokken en het is logisch dat zij een grote mate van invloed verwachten. In veel situaties is die invloed er echter niet in die mate, omdat college en raad een integrale afweging moeten maken en een besluit kunnen nemen dat niet in lijn is met die van de beperkte groep betrokken Utrechters. Deze vorm leidt vaak tot teleurstelling onder participanten. Niet iedereen kan en wil meedoen in een burgerparticipatietraject. Als we echt verwachtingen over en weer meer helder willen maken en ook andere Utrechters willen laten meedoen, dan vraagt dat ook andere samenwerkingsvormen. Een samenwerkingsvorm die beter past bij hoe Utrechters met ons willen samenwerken. En een samenwerkingsvorm die beter aansluit bij de situatie. Het kompas geeft daar richting aan.

Dit kompas is daarmee een doorontwikkeling van het huidige participatiebeleid en een doorontwikkeling van de participatieleidraad waar op dit moment mee gewerkt wordt. We gaan dit kompas toepassen als er een nieuwe fase start in een project of als we een nieuwe samenwerking met de stad aangaan. Dan nemen we het kompas en de leidende principes ter hand en volgen we de nieuwe koers. Ook dan kunnen onderdelen uit klassieke participatie blijven bestaan als dat op dat moment de meest geschikte vorm is.

18

De eerste versie van het kompas is door het kompasteam van betrokken Utrechters en experts ontwikkeld. Daarna is het kompas in het afgelopen half jaar met heel veel verschillende Utrechters besproken en verrijkt (zie het Inspiratie en participatieverslag). Om samen de stad te kunnen maken, is het belangrijk dat we ook de manier waarop we met elkaar samen willen werken, bespreekbaar maken. Het is dan ook logisch dat we samen met Utrechters en experts het kompas voor zeggenschap maken, blijven ontwikkelen en verrijken. Hierna wordt de eerste versie van het kompas beschreven. Het kompas is niet perfect en niet waterdicht, daarom gaan we het in de praktijk verder testen. Het gebruik van het kompas vraagt begeleiding van ambtenaren die er al vaker mee werken. Zij monitoren of het kompas in de praktijk werkt, of het collega’s helpt de juiste keuzes te maken en zo de samenwerking met de stad versterkt. Op basis van de feedback van gebruikers, blijven we het kompas verbeteren tot een goed werkend instrument.

“ Nu er met zo veel Utrechters gesproken is, zijn de verwachtingen hooggespannen. Dat zien we als een voordeel!” - Kompasteam

Utrechter aan zet Wat is het

Utrechters nemen verantwoordelijkheid. De gemeente heeft alleen een controlerende en zo nodig wettelijke rol zoals bijvoorbeeld een vergunning verlenen of handhaven.

Mate van zeggenschap voor Utrechters

Volledige zeggenschap.

Wanneer is dit een geschikte vorm

Als je alles inhoudelijk binnen de vastgestelde kaders aan de Utrechter kunt overlaten en er geen ondersteuning vanuit de gemeente nodig is of daarvoor geen geld te vinden is.

Inhoudelijke voorbeelden

Wijkmagazines, buurtfeest, onderlinge steun van Utrechters aan elkaar.

Beleidsnota Samen stad maken - Geen Utrecht zonder U | 19

Overheidsmiddelen Wat is het

Utrechters nemen verantwoordelijkheid. De gemeente stelt subsidie of faciliteiten beschikbaar op basis van vastgestelde kaders en maakt hierover afspraken (voorwaarden) met de initiatiefnemers.

Mate van zeggenschap voor Utrechters

Hoog.

Wanneer is dit een geschikte vorm

Als er een besluit of kader vanuit de raad ligt met doelen of randvoorwaarden waar invulling aangegeven kan worden door Utrechters, als Utrechters eigenaar kunnen worden, als je binnen de door de gemeente vastgestelde kaders de inhoud aan de Utrechter kunt overlaten en er ondersteuning in middelen of faciliteiten vanuit de gemeente nodig is en daarvoor geld te vinden is.

Inhoudelijke voorbeelden

Buurthuizen of speeltuin in zelfbeheer, U-festival.

Voorbeelden van middelen of instrumenten

Basisrol wijkplatforms.

Overheidsparticipatie Wat is het

Utrechters nemen verantwoordelijkheid. Ook door zich te verdiepen in de belangen van verschillende Utrechters. De gemeente faciliteert en steunt Utrechters met personele inzet door bijvoorbeeld kennis, ervaring, vaardigheden of netwerk in te brengen. De gemeente is de participerende partij. Hierover maakt de gemeente afspraken met de initiatiefnemers, eventueel ook over financiële bijdrage.

Mate van zeggenschap voor Utrechters

Hoog.

Wanneer is dit een geschikte vorm

Als er een besluit of kader vanuit de raad ligt met doelen of randvoorwaarden waar invulling aangegeven kan worden door Utrechters, als Utrechters eigenaar kunnen worden, als er tijd en geld is om met inzet van de gemeente het eigenaarschap van Utrechters te laten groeien, als eerdere pogingen met samenwerkingsvormen met eigenaarschap bij de gemeente niet hebben gewerkt.

Inhoudelijke voorbeelden

Stads makers , plan voor vergroening en opheffen parkeerplaats en vanuit een buurt, wijkvisie, vreedzame school of vreedzame wijk, buurtpreventie, vaccinatie in buurten, schone stad coaches, buurtverbinder.

Voorbeelden van middelen of instrumenten

Uitvoering van een burgerberaad, buurtbudgetten, uitgebreidere rol wijkplatforms

20

Samen aan zet Wat is het

De gemeente en Utrechters werken samen op basis van gedeeld eigenaarschap binnen de (door de raad) vastgestelde doelen. Dit betekent dat beide verantwoordelijkheid nemen, ook door zich beide te verdiepen in de belangen van de verschillende Utrechters. In deze vorm zijn we niet gericht op een besluit van de gemeente.

Mate van zeggenschap voor Utrechters

Hoog .

Wanneer is dit een geschikte vorm

Als er een besluit of kader vanuit de raad ligt met doelen of randvoorwaarden waar invulling aangegeven kan worden door Utrechters, als Utrechters mede eigenaar kunnen worden, als er tijd en geld is om met inzet van de gemeente het eigenaarschap van Utrechters te laten groeien, als het nodig is dat de gemeente ook een deel van het eigenaarschap op zich neemt.

Inhoudelijke voorbeelden

Wij(k) bouwen in Leeuwesteyn, Wervenberaad, Wijkalliantie+, Gezondheidspact, bijeenkoms ten conflict Is raël en Pales tijns e gebieden, Ondernemer Centraal, fase uitvoering buurtagenda’s, (voorlopig) ontwerp plantsoenen, Parkorganisatie Maximapark.

Voorbeelden van middelen of instrumenten

Werkgroepen.

Burgerparticipatie Wat is het

De gemeente is verantwoordelijk en nodigt uit om (vaak met een beperkte groep) samen te gaan maken. Het is van belang dat tijdens de werving en selectie van deze groep rekening wordt gehouden met de representativiteit en dat verschillende belangen worden vertegenwoordigd. Het woord participatie betekent meedoen; in deze vorm gaan Utrechters daarom meedoen en samen maken, zij zijn de participerende partij. Ook een open plan proces kan onder deze vorm vallen. De gemeente neemt uiteindelijk een afgewogen besluit.

Mate van zeggenschap voor Utrechters

Relatief hoog voor een relatief beperkte groep.

Wanneer is dit een geschikte vorm

Als gemeente eigenaar moet zijn omdat het bijvoorbeeld een gemeentelijk besluit vraagt, als er een groep te vormen is die representatief kan zijn voor de betrokkenen en belanghebbenden, of als het om een buurt gaat waar wij extra investeren in verbinding om tot die groep te komen, als er tijd en geld vrij te maken is om het plan of de uitvoering samen te maken, als er bestuurlijke ruimte is om voor dit vraagstuk af te wijken van stedelijk beleid.

Inhoudelijke voorbeelden

Fase opstellen buurtagenda’s, Overvecht Centrum, samen plan maken voor vergroening van een buurt (buurtpuzzel), sollicitatie programmadirecteur Samen voor Overvecht, ontwikkeling Park Leeuwensteyn.

Voorbeelden van middelen of instrumenten

Werkgroepen, ontwerpsessies.

Beleidsnota Samen stad maken - Geen Utrecht zonder U | 21

Peilen Wat is het

De gemeente is verantwoordelijk en voert brede peiling uit door middel van informatie geven (bijvoorbeeld over bestaande kaders) en vragen stellen onder gebruikers en belanghebbenden. Naast gebruikmaken van reeds bekende inwoners s ignalen s tellen we aanvullende vragen, zowel online als offline, bijvoorbeeld op straat of in gesprekken met kleinere groepen mensen en verschillende relaties of stakeholders bij elkaar. Op die manier horen we ook geluiden die ons niet vanzelf bereiken en stimuleren we dat Utrechters met elkaar in gesprek gaan. Op basis van deze brede inventarisatie, krijgt het college en de raad inzicht in de verschillende belangen en kan dit onderdeel zijn van een integrale afweging in een besluit.

Mate van zeggenschap voor Utrechters

Beperkt.

Wanneer is dit een geschikte vorm

Als we als gemeente verschillende of tegenstrijdige belangen, meningen en ideeën willen horen voordat we een besluit nemen, als we een vraagstuk eerst nog willen verhelderen (vaak aan het begin van een traject), als er geen bestuurlijke ruimte is om bestaand beleid ter discussie te stellen of als bestuurlijke kaders of ambities leidend zijn, als er geen representatieve groep te vormen is om het samen te maken of daar geen geld en tijd voor is.

Inhoudelijke voorbeelden

Zoekgebieden duurzame energie, omgevingsvisie, verbetering dienstverlening, ontwikkeling fiets netwerk, Nota van Uitgangs punten Gebieds ontwikkeling (UPG), Programma van Eisen van openbare ruimte projecten, onderzoek meest geschikte warmteoplossing in een buurt.

Voorbeelden van instrumenten

Online enquête, straatinterviews, gesprekken sleutelpersonen, gesprekken met verenigingen of organisaties, panels (zoals Panel Meetellen), bijeenkomsten.

Gemeente aan zet Wat is het

De gemeente voert haar wettelijke taak uit. De gemeente is verantwoordelijk en informeert Utrechters.

Mate van zeggenschap voor Utrechters

Geen.

Wanneer is dit een geschikte vorm

Als er geen (wettelijke) ruimte is om de kwestie nader te onderzoeken of om Utrechters eigenaar te laten zijn.

Inhoudelijke voorbeelden

Publieksdienstverlening zoals handhaving, uitgifte paspoorten, schoolinspecties.

22

S TA R T

Het kompas is gemaakt om samen met ambtenaren en Utrechters het gesprek aan te gaan over de geschikte samenwerkingsvorm(en) voor een bepaalde fase. Als je uitkomt op een bepaalde samenwerkingsvorm betekent het niet dat dit de enige samenwerkingsvorm is die geschikt is. Je kunt hulp vragen bij Team Samen stad maken: samenstadmaken@utrecht.nl.

Eigenaarschap is verantwoordelijkheid voelen en nemen

Wat is de vraag of wat is de kwestie in deze fase?

Kunnen en willen Utrechters eigenaarschap krijgen voor deze vraag of kwestie? Of kunnen we die vraag nog eens voorleggen aan Utrechters?

Is er in deze fase een besluit van de gemeente nodig over de kaders, randvoorwaarden of doelen, bijvoorbeeld vanwege tegenstrijdige belangen of omdat alleen de gemeente bevoegd is?

Nee

Willen we de vraag of de kwestie verder onderzoeken met Utrechters en is daar wettelijke ruimte, tijd en geld voor te vinden?

Ja

Nee

Ja Ja

Nee

Nee

Kun en mag je binnen de vastgestelde kaders alles inhoudelijk aan de Utrechter overlaten?

Is het nodig het vraagstuk eerst te verhelderen?

Nee

Is het mogelijk om met inzet van de gemeente het eigenaarschap te laten groeien en is daar tijd en geld voor te vinden?

Nee

Is er bestuurlijke ruimte om bestaand beleid voor deze vraag/kwestie of op deze locatie ter discussie te stellen?

Ja Ja

Hebben Utrechters ondersteuning (subsidie of faciliteiten) nodig en is daar geld voor te vinden? Nee

Is het nodig dat de gemeente een deel van het eigenaarschap op zich neemt? Ja

Is er een representatieve groep eindgebruikers waarmee het plan of de uitvoering samen te maken is? Of gaat het om een buurt waar wij extra investeren in verbinding om tot die groep te komen? En is er tijd en geld voor een goed proces?

G e

id

an ze

de

t

le

n

tie ipa rtic rpa rge Bu

sm

ie

hter a

id

pat

tici

he

r aa en eig

par

s eid

Utrec

er

e nt ee m

erh

Ov

Nee

Ja

Ov

Ut rec ht er se ig en

Gezamenlijk eigenaar

r aa

Nee

Ja

Ja Nee

Ja

n

ile

Pe

an zet

ente a

Geme

Beleidsnota Samen stad maken - Geen Utrecht zonder U | 23

Hoe werkt het kompas? Voordat we het kompas starten, verkennen we de opdracht, de situatie en de bestaande kaders. Een goede analyse is heel belangrijk en helpt om bewustere keuzes te maken bij het doorlopen van het kompas. Zo formuleer je vooraf zo scherp mogelijk wat het doel is van het contact met de stad. Welke kaders, wetten en regels liggen al vast en kunnen we niet aan tornen? Wat weten we al, wat nog niet en wat is dan nog de vraag? Welke groepen Utrechters hebben een rol bij deze vraag? Op basis van deze analyse formuleer je - zo mogelijk met Utrechters en met mensen die ervaring hebben met het werken met het kompas - de vraag of de kwestie waar je in deze fase voor staat en doorloop je het kompas.

“ Een kompas werkt altijd, maar je moet er wel op kijken.” Door de vragen te beantwoorden, word je naar de juiste samenwerkingsvorm geleid voor de betreffende fas e. Binnen een onderwerp kan in de loop van de tijd (per fas e en per onderdeel/kwestie) de situatie veranderen. Daarmee kan ook de samenwerkingsvorm veranderen. Start bij elke nieuwe fase/situatie het kompas dus opnieuw. Er kunnen tegelijkertijd in een fase ook verschillende vragen of kwesties spelen bij verschillende groepen, die elk vragen om een eigen samenwerkingsvorm. Daarvoor gebruik je per vraag het kompas.

Koersen op meer zeggenschap voor Utrechters Het doel van Samen stad maken is om Utrechters meer zeggenschap te geven over beleid, plannen en uitvoering. Dat kan op verschillende manieren: door meer eigenaarschap voor Utrechters en door een bredere belangenafweging door college en raad. Daarom stuurt het kompas ook twee richtingen op: enerzijds stimuleren we meer eigenaarschap (verantwoordelijkheid voelen en verantwoordelijkheid nemen) bij Utrechters daar waar het kan en daarom stuurt het kompas in de richting van Overheidsparticipatie of Samen aan zet. Dat wat Utrechters zelf kunnen, doen ze zelf met steun en afspraken met de gemeente. Anderzijds hechten wij eraan dat Utrechters die we doorgaans niet spreken een stem krijgen die meegaat in de belangenafweging door college en raad, dat geeft hun meer zeggenschap. Daarvoor stuurt het kompas in de richting van Peilen. Het kompas stuurt naar de samenwerkingsvorm die het beste aansluit bij het vraagstuk op dat moment en de mensen voor wie we het doen. De vorm Burgerparticipatie zoals hierboven beschreven (gemeente is verantwoordelijk en maakt het samen met Utrechters), zullen wij minder vaak inzetten. Alleen als het past bij de situatie. Als bijvoorbeeld een groep Utrechters betrokken kan zijn die representatief is voor ‘de mensen voor wie we het doen’.

Dit vraagt in de meeste situaties om extra tijd en geld om dit te kunnen organiseren. Burgerparticipatie kan bij een goede uitvoering veel opleveren, maar is vaak ook een dure samenwerkingsvorm. Als die tijd en het geld er niet is, kiezen we ook niet voor deze vorm.

24

Hierbij gaan we uit van het principe ongelijk investeren voor gelijke kansen. Concreet kan dit betekenen dat we deze vorm eerder inzetten in een gebied of buurt waar we extra willen investeren op sociale cohesie of zeggenschap of in een complexe situatie waar eerdere vormen niet tot succes hebben geleid. Bij een belangenafweging kan de vorm Peilen beter passend zijn dan Burgerparticipatie. Representativiteit is belangrijker in een situatie waar een belangenafweging centraal staat dan in een situatie waar Utrechters eigenaarschap kunnen nemen. De vorm Peilen is erop gericht is om bij een bredere groep meer gelijkwaardig het geluid te horen en inzichtelijk te maken voorafgaand aan de belangenafweging door college en raad. Deze vorm kan ook helpen als ondersteuning bij Overheidsparticipatie en Samen aan zet; dan pakken wij als gemeente de rol om ervoor te zorgen dat verschillende belangen worden meegenomen. In deze vorm gaan we meer uit van inwonerssignalen die wij continu horen in het werk van bijvoorbeeld Stadsbedrijven, Veiligheid, Handhaving en Wijken. Voor meer eerlijke verwachtingen en om te kunnen waarmaken wat we beloven, helpt het als wij dit ook geen participatie meer noemen, het gaat tenslotte niet om meedoen en samen maken.

In andere situaties kan Overheidsparticipatie of Samen aan zet beter passend zijn, bijvoorbeeld omdat Utrechters zelf het eigenaarschap en de verantwoordelijkheid op zich willen en kunnen nemen omdat de doelen, randvoorwaarden en kaders al door college en raad gesteld zijn. Utrechters kunnen vaak gemakkelijker meer mensen bereiken, weten beter wat er speelt of maken beter gebruik van locatie- en ervaringsdeskundigheid dan wij als gemeente. Utrechters zien als ervaringsdeskundigen van de stad en hun directe leefomgeving de verschillende beleidsthema’s ook niet los van elkaar, maar kijken van nature meer integraal en pragmatisch. In veel situaties zal het kompas in de beginfase eerder sturen naar Peilen. Deze beweging van Samen stad maken draagt eraan bij dat college en raad eerder in het proces in positie komen om doelstellingen, kaders en randvoorwaarden vast te stellen. Dat doen zij in de meeste gevallen op basis van een brede peiling waarbij alle verschillende belangen ingebracht worden en ook ten opzichte van elkaar en met elkaar besproken en gewogen worden. In latere fases, als doelstellingen, kaders en randvoorwaarden helder zijn, stuurt het kompas eerder naar samenwerkingsvormen waar Utrechters eigenaarschap kunnen nemen en college en raad een meer terughoudende rol hebben.

Het kompas stuurt op die manier naar de samenwerkingsvorm die past bij hoe Utrechters met ons willen samenwerken en doet recht aan zeggenschap voor een bredere groep. Daarmee maken we de lokale democratie van iedereen. We kiezen voor samenwerkingsvormen die beter passen bij hoe Utrechters met ons willen samenwerken.

Beleidsnota Samen stad maken - Geen Utrecht zonder U | 25

3. Implementatie en continue doorontwikkeling Het is geen gemakkelijke opgave die we beschrijven. Het uitvoeren van nieuwe samenwerkingsvormen, maar met name het aanpassen van houding en gedrag is misschien wel het moeilijkste dat er is. Met alleen het opschrijven van nieuw beleid, verandert er niks. Dit beleid geeft richting en een handvat, het succes ligt in de kracht van de implementatie, de uitvoering en de continue doorontwikkeling.

Eerste concrete vervolgstappen Om dit beleid te implementeren, is het nodig om ervaring op te doen en het kompas en de leidende principes door te vertalen voor de verschillende beleidsterreinen. Daarvoor zien wij de volgende eerste concrete vervolgstappen voor ons: We denken met de reflectiegroep van betrokken Utrechters en een aantal ambtenaren na over een veranderstrategie voor de opgaven in dit beleid: Hoe zorgen we ervoor dat we de gewenste cultuurverandering in de organisatie en in de stad levend krijgen? En wat gaan we daar concreet voor doen? Daarbij zetten we in ieder geval in op drie onderdelen: Sturing en organisatie, Systematisch leren en ontwikkelen, Systemen, regels en afspraken. Verderop in deze nota zijn deze drie onderdelen verder uitgewerkt. We werken uit hoe de tekst bij het leidende principe over duurzame relaties concreet vorm kan krijgen. Dit doen we door nader uit te werken dat ambtenaren van Ruimte frequent in de wijk werken aan ruimtelijke projecten door afspraken te maken over aanwezigheid in de wijk. Het idee hierachter is het contact met bewoners te intensiveren en dit zo te organiseren dat ambtenaren die aan projecten werken laagdrempelig benaderbaar zijn voor bewoners.

We gaan na voor collega’s welke ondersteuning dat vraagt in bijvoorbeeld training en coaching en hoe dit door leidinggevende gemonitord en gestimuleerd kan worden in gesprekken met hun medewerkers (o.a. in FIT-gesprekken). Als doorontwikkeling van de huidige participatieleidraad, schrijven we een nieuwe leidraad op basis van deze beleidsnota. In de huidige participatieleidraad wordt nog verwezen naar de participatieniveaus (raadplegen, adviseren, coproduceren). Het kompas vervangt deze niveaus. We werken uit wat peilen is en hoe daarin het onderling gesprek wordt gestimuleerd en hoe bij burgerparticipatie peilen van de ongehoorde stem het overleg verrijkt en geven daarbij aan hoe dit ook in de Beleidsnota Samen Stad maken wordt verwerkt. De participatie- en inspraakverordening zal ook worden aangepast en zal ter besluitvorming aan de raad worden aangeboden. Daarin worden ook de voorwaarden voor het ‘bewonersbod’ (ofwel Right to challenge) uitgewerkt en verwezen naar de nieuwe leidraad. Als het resultaat van de adviescommissie participatie (van de raad) daar aanleiding voor geeft, kan dat verwerkt worden in de nieuwe participatieen inspraakverordening.

26

We verbeteren het Utrechtse Bewonersbod. We communiceren meer en duidelijker over de mogelijkheden voor dit ‘right to challenge’. We stellen als uitgangspunt om de procedure om een Bewonersbod in te dienen zo laagdrempelig en administratief eenvoudig mogelijk te maken. We verankeren deze procedure en de voorwaarden voor het Bewonersbod in de nieuw op te stellen participatieverordening. De Omgevingswet biedt de raad de mogelijkheid om gevallen van buitenplanse omgevingsplanactiviteiten (vergunningen voor afwijken van het omgevingsplan) aan te wijzen waarvoor participatie verplicht wordt gesteld. We zullen daartoe tegelijkertijd met het aanbieden van een nieuwe participatie- en inspraakverordening een voorstel doen voor de invulling daarvan. We werken voor besluiten of initiatieven waarbij een initiatiefnemer, de gemeente en andere Utrechters betrokken zijn, uit wat de doelen, principes voor houding en gedrag, de afwegingen voor verschillende vormen van participatie en procesafspraken over bijvoorbeeld startnotities en participatieverslagen zijn en maken concreet wat dit betekent voor onder meer de toepassing van omgevingswet en het Utrechts. Plan Proces, en geven daarbij aan hoe dit ook in de Beleidsnota Samen Stad maken wordt verwerkt. Na vaststelling van het beleid, passen wij de instructie van college- en raadsvoorstellen voor de ‘participatieparagraaf’ aan.

In deze instructie wordt op dit moment verwezen naar een format voor een participatieplan en naar de participatieleidraad met de verschillende niveaus van participatie. De nieuwe instructie is erop gericht dat we aan de voorkant de afweging voor de samenwerkingsvorm inzichtelijk maken op basis van het kompas. We formuleren daarbij de eerste stap. Zo zorgen we voor bestuurlijke verankering. We maken concrete richtlijnen voor het maken en openbaar toegankelijk publiceren van een participatieplan op basis van een inclusieve stakeholderanalyse en een participatieverslag en geven daarbij aan hoe dit ook in de Beleidsnota Samen Stad maken wordt verwerkt De lijn van dit beleid is doorvertaald naar het Utrechts Planproces Gebiedsontwikkeling waarin de processtappen op hoofdlijnen zijn beschreven. De implementatie van dit planproces vraagt een concretere doorvertaling (hoe gaan we om met twee kolommenstukken, met inspraak en ter inzage leggen, hoe kan de vorm Peilen er concreet uit zien bij een Nota van Uitgangspunten, etc). Daarnaast vraagt het nog nadere uitwerking welke samenwerkingsvorm passend is bij een omgevingsvisie. We willen de leidende principes en het kompas zo veel mogelijk ook van toepassing laten zijn voor partners en partijen waar wij opdrachtgever zijn. Waar mogelijk nemen we dit op in contracten die we met partijen aangaan.

Een eerste kans daarbij is het vervolg op de Nota van Uitgangspunten sociale basis en basiszorg.

Beleidsnota Samen stad maken - Geen Utrecht zonder U | 27

Ook op andere thema’s en beleidsterreinen vraagt dit beleid een doorvertaling. We pakken dat stap voor stap op samen met Utrechters en ambtenaren om het eigenaarschap te vergroten. Buurtbudgetten is een van de onderwerpen die we als eerste oppakken. Bij de evaluatie (in Q1 2026) en verdere ontwikkeling van het Kompas van Zeggenschap bezien we nadrukkelijk of bij de diverse vormen van eigenaarschap toch verschillende niveaus van participatie wenselijk zijn.

Hoofdlijn uitvoering en continue doorontwikkeling Van de afgelopen jaren hebben we geleerd dat met name de uitvoering van het beleid van Samen stad maken te verbeteren is, terwijl er wel veel verschillende goede voorbeelden van samenwerking zijn ontwikkeld. Om nu dit beleid succesvol te implementeren en vooral ook continue te kunnen doorontwikkelen, is eerst verkend waarom het ons in voorgaande jaren onvoldoende is gelukt om eerder beleid van Samen stad maken in de hele gemeentelijke organisatie te implementeren en uit te voeren. We krijgen uit onze gesprekken met Utrechters terug dat het voorheen onvoldoende helder was welke samenwerkingsvorm wanneer gekozen wordt en welke mate van zeggenschap daarbij hoort. In voorgaand beleid was ‘participatie is maatwerk’ het uitgangspunt waardoor voor ambtenaren het aantal opties en keuzes vaak te groot was. Dit beleid geeft ons met het kompas meer richting en sturing. Maar naast het beleid, zijn er ook andere factoren die bepalen waardoor het eerder onvoldoende gelukt is om het beleid te implementeren en uit te voeren: 1. Sturing en organisatie; Samen stad maken is te vrijblijvend geweest, er is geen controlerende rol belegd in de organisatie. Ook het eigenaarschap voor Samen stad maken is onvoldoende in de breedte van de gehele gemeentelijke organisatie belegd.

Daarbij is het nodig om meer helderheid te geven in rollen bij samenwerkingstrajecten (bijvoorbeeld de rol van de projectleider, de omgevingsmanager, de communicatieadviseur, de wijkadviseur of incidenteel een participatieadviseur). 2. Systematisch leren; er is in de afgelopen periode vooral per project geleerd, maar nooit als hele organisatie. We hebben goede voorbeelden niet tot een vaste aanpak gemaakt of voorlopers onvoldoende actief met elkaar verbonden om op die manier de olievlek te vergroten. Het leren en de gewenste houding en gedrag is niet formeel verankerd. 3. Systemen sluiten niet altijd goed aan; voor een beweging naar meer Overheidsparticipatie kunnen huidige systemen zoals aanbestedingsregels, subsidieregels en de huidige begroting in de weg zitten. Samen stad maken is een beweging in de genen en de systemen van de hele gemeente Utrecht. En dat kost tijd. We maken de komende periode de stap naar implementatie, concrete doorvertaling en continue doorontwikkeling. In dit beleid geven we bewust nog niet exact en gedetailleerd aan hoe we deze verandering gaan realiseren en wat dit concreet betekent voor alle verschillende organisatieonderdelen of thema’s. Ook die doorvertaling willen we graag met Utrechters en ambtenaren doen om het eigenaarschap

28

te vergroten. Omdat implementatie cruciaal is, geven we wel de hoofdlijn weer van onze veranderstrategie, waarbij we inzetten op de volgende drie onderdelen:

1. Sturing en organisatie We gaan de verschillende rollen die betrokken zijn bij samenwerkingstrajecten in de organisatie (zoals wijkadviseur, projectleider, omgevingsmanager, communicatieadviseur) helder beschrijven. Daarbij onderzoeken we of het nodig en wenselijk is nieuwe rollen toe te voegen of bestaande rollen te combineren of uit te breiden. Faciliteren en stimuleren is de basis om de beweging van Samen stad maken te maken. Aanvullend organiseren we, mede naar aanleiding van de Raadstoets bewoners en bestuur ook een controlerende rol in de organisatie. We versterken de samenhang met andere gemeentelijke opgaven die gericht zijn op het ‘hoe’ (een andere manier van werken) en op ‘contact met de stad’. Denk aan: Inclusie en diversiteit, Ongelijk investeren voor gelijke kansen, Buurt- en wijkgericht werken en Mens elijke maat. Hiermee vergroten we de efficiëntie en effectiviteit van de bewegingen. Hiervoor kunnen we de Sociale Visie Utrecht 2040 benutten. Samen stad maken en democratische vernieuwing is een structurele opgave voor de hele gemeente Utrecht die telkens bijgesteld moet worden op basis van de actuele maatschappelijke situatie. Dit vraagt dan ook structurele borging in de organisatie.

2. Systematisch leren en ontwikkelen De basiscursus ‘Samen stad maken, hoe doe je dat?’ geeft handelingsperspectief om de uitgangspunten in het werk toe te passen. In lijn met onze gemeentebrede visie Samen Werkend Leren, zijn wij ervan overtuigd dat we het groots te leereffect kunnen bereiken door in het dagelijks werk met en van elkaar te leren. Ook daar zullen we leerinterventies voor inzetten. De stad is continu in beweging, de gemeentelijke organisatie ook. Om de gemeentelijke organisatie te ondersteunen, creëren we een netwerk van ervaringsdeskundige collega’s uit alle verschillende organisatie onderdelen en breiden we dit netwerk steeds verder uit, ook samen met Utrechters om buiten naar binnen te halen. Verder zetten we in op: Een online (intern) loket dat het mogelijk maakt het ambtelijk vakmanschap te vergroten en om met elkaar en van elkaar te leren. Het gaat hierbij ook om het ontwikkelen van maatschappelijke sensitiviteit en streetwise worden (in samenhang met het programma Inclusie en Diversiteit). Het online loket geeft een overzicht van diensten in de vorm van trainingen, hulpmiddelen en de mogelijkheid om een aantal vaardigheden te ontwikkelen, zoals gespreksleiding. We willen het huidige trainingsaanbod vanuit verschillende programma’s beter op elkaar afstemmen en waar mogelijk bundelen.

Ook komen er producten beschikbaar zoals intervisie en casusbesprekingen, een toolkit met het kompas voor zeggenschap of praktische ondersteuning bij onderdelen van samenwerken, best practices en methodes voor evaluaties.

Beleidsnota Samen stad maken - Geen Utrecht zonder U | 29

De ontwikkeling van diensten en producten, het delen van goede voorbeelden, verbinden van voorlopers aan elkaar en leren van de fouten die we maken. Daarvoor onderscheiden we drie niveaus van leren; individueel, in een project en systematisch leren als organisatie. Zo vraagt de nieuwe samenwerkingsvorm Peilen nog nadere uitwerking en tools. Het succes van deze vorm is afhankelijk van het stellen van de juiste vragen in de juiste vormen waarbij ook verschillende Utrechters met elkaar in gesprek kunnen gaan. Het succes van de vorm Overheidsparticipatie hangt af van de manier waarop wij Utrechters kunnen steunen en begeleiden om zelf eigenaarschap te nemen. Dit vraagt ontwikkeling, uitproberen, leren en doorontwikkeling. Betere verankering in de organisatie. We kiezen ervoor om de leidende principes voor houding en gedrag onderdeel te maken van de HR sturing. Dit betekent dat het voor relevante functies aan de orde komt in FIT-gesprekken en onderdeel is van het aannamebeleid. Het intensief begeleiden en volgen van drie ontwikkelingen: Openbare ruimte (gekoppeld aan programma Mobiliteit), Hervormingen sociaal domein en Overvecht Centrum. Continue reflectie van buiten. Naas t projectevaluaties (zie hoofds tuk monitoring), s tarten wij ook een reflectiegroep met betrokken Utrechters en experts die ons de s piegel voorhoudt in de ontwikkeling van de beweging.