Beantwoording SV2025 nr 64 over Versterken van ambtelijke organisatie rond financiën

BEANTWOORDING SCHRIFTELIJKE RAADSVRAGEN 2025, NUMMER 64

Datum Van Behandeld door E-mailadres Kenmerk Beleidsveld

27 mei 2025 College B&W W. Kouwenhoven wim.kouwenhoven@utrecht.nl 30249415 Financiën

Geachte leden van de raad, Hierbij ontvangt u de beantwoording van de schriftelijke raadsvragen jaargang 2025 nummer 64 van Margreet Ramaker (VVD) en Ruud Maas (Volt) van 10 april 2025 over Versterken ambtelijke organisatie rondom financiën. De gestelde vragen zijn onderaan bijgevoegd. Vraag 1 Is het college met de vragenstellers eens dat in de paragraaf bedrijfsvoering niet is opgenomen op welke manier de raad kan controleren of en in welke mate de inzet van de ruim 1 miljoen euro per jaar effect heeft? Antwoord 1 De structurele inzet van de 1,050 miljoen euro per jaar maakt onderdeel uit van het bredere programma Versterken van de Financiële Functie. De paragraaf bedrijfsvoering geeft een weergave van het gehele programma Versterken van de Financiële functie en niet specifiek op de inzet hierbij van de 1,050 miljoen euro. Zoals in de Programmabegroting 2025 is opgenomen, gaat de aandacht binnen het programma Versterken Financiële Functie in het bijzonder uit naar: • Strategie en kaderstelling: de continue opvolging en borging van wet- en regelgeving het waar nodig en gewenst actualiseren van financieel beleid en spelregels en de visie inclusief ambitie op de gemeentebrede financiële functie.

• Organisatie en processen; de herijking van de organisatie van de gemeentebrede financiële functie, de interpretatie en toepassing van het 3-lines-model (‘3 lines of defense’ > uitvoering, controle en systeemcontrole); taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden) en het uitwerken van de financieel administratieve werkprocessen. • Besturing en beheersing: denk aan het versterken van de grip op de inkomende en de uitgaande geldstromen. We nemen robuuste interne maatregelen en gaan de specialistische kennis en de checks en balances versterken. • Informatievoorziening en systemen: de registratie, verwerking en ontsluiting van informatie ten behoeve van sturing en verantwoording. Daarnaast 1 bron van de waarheid, met als uitgangspunt dat financiële informatie afkomstig is uit authentieke bronsystemen (intracomptabel) en wanneer dat (nu) niet mogelijk is (bijv. ramingen in Excel), zorgdragen

•

voor beheersmaatregelen die toezien op de integriteit, vertrouwelijkheid en beschikbaarheid van de financiële informatie en de oorsprong daarvan. Mensen en cultuur: hieronder begrepen intensivering van de begeleiding, ondersteuning en opleiding van huidige medewerkers en aansluiting bij gemeentebreed organisatieontwikkeltraject gericht op duidelijkheid, resultaatgerichtheid en aanspreken.

Bij de begroting is de paragraaf Bedrijfsvoering gericht op de kaderstelling (randvoorwaarden waarbinnen het college onderwerpen moet uitwerken of uitvoeren) en bij de jaarrekening op de verantwoording (van het college naar de gemeenteraad toe). Uiteraard begrijpen we dat er extra aandacht voor dit programma is vanuit de raad en daarom is er aanvullend op 15 maart een raadsbrief (kenmerk: 30205961) gestuurd met inzicht in de fasering en de stand van zaken van dit traject. Ook is voorgesteld om het programma Versterken van de Financiële Functie op de momenten van de kaderstelling en verantwoording te agenderen in de adviescommissie Controle en Financiën. De paragraaf Bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens van het college ten aanzien van de bedrijfsvoering. Het sturen op en beheersen van de bedrijfsprocessen is de primaire verantwoordelijkheid van het college. De raad moet zich wel een oordeel kunnen vormen over de inrichting en het functioneren van de bedrijfsvoering. Vraag 2 Zo ja, wat gaat het college doen om zichtbaar te maken dat de voortgang positief effect heeft. Of anders geformuleerd wat zijn de meetbare waarden waar het college op stuurt? Antwoord 2 In de raadsbrief is in de bijlage opgenomen welke resultaten tot het zomerreces worden gerealiseerd.

Er wordt onder meer gewerkt aan het versterken van de meest risicovolle processen rondom de jaarstukken en de voorjaarsnota. Het proces wordt continu verbeterd, rollen worden verduidelijkt en kennis wordt vergroot. Oplevering van volledige, juiste en actuele documenten staat daarbij centraal. Ook is er voortdurend aandacht voor persoonlijke ontwikkeling, teamontwikkeling en de verandering van gedrag. Dit vormt een belangrijke lijn, een kern van het programma. Per half jaar wordt vastgesteld welke resultaten de komende periode opgepakt worden. In de loop van het programma worden zaken als vermindering van externe inhuur, tijdigheid van informatievoorziening en waardering van medewerkers meegenomen in de paragraaf Bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken. Vraag 3 Zo nee, waarom kan volgens het college de raad afdoende haar controlerende taak uitoefenen met de in de ogen van de vragenstellers summiere beschrijving in de paragraaf bedrijfsvoering? Antwoord 3 We vinden het belangrijk dat u uw controlerende taak afdoende kan uitoefenen. Daarom geven we zoals bij antwoord 1 en 2 ook toegelicht – op meerdere manieren toelichting van resultaten. Dit hebben we in maart gedaan via de raadsbrief. We zullen uw raad vervolgens meenemen in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en jaarstukken.

Daarnaast bestaat er de mogelijkheid voor verdieping middels ambtelijke toelichting in de adviescommissie Controle en Financiën. Ons streven hierbij blijft om de raad voldoende mee te nemen in dit traject. Vraag 4 Uit hoeveel deelplannen bestaat het verbeterprogramma nog meer naast het ontwikkelprogramma? 2

Antwoord 4 Het verbeterprogramma bestaat uit één integraal programma met zes programmalijnen en een aantal deeltrajecten. Er is dus sprake van één ontwikkelprogramma van twee tot drie jaar (2024-2026) dat thematisch is uitgewerkt, met deeltrajecten. Het verbeterprogramma is op 13 februari jl. besproken met de adviescommissie Controle en Financiën. Per half jaar wordt vastgesteld welke resultaten de komende periode opgepakt worden. Vraag 5 Of is het verbeterprogramma uitgewerkt in een tweejarig ontwikkelprogramma? Antwoord 5 Het is inderdaad een tweejarig ontwikkelprogramma, waarbij elk half jaar de te behalen doelen voor het komende halfjaar worden geconcretiseerd. Vraag 6 Kan het college zich indenken dat voor de raad belangrijk is te weten wat met welk budget structureel of incidenteel wordt gedaan en wanneer? Antwoord 6 Zie ook het antwoord op vraag 7. We kunnen ons voorstellen dat de raad op hoofdlijnen inzicht wenst. Waarbij het structureel budget voornamelijk betrekking heeft op de uitbreiding van capaciteit op een aantal kwetsbare posities. Met het programma wordt ingezet op onder meer het versterken van de samenwerking, vergroten van de kennis, het verbeteren van processen, verduidelijking van verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden, verbeteren van de managementinformatie en versterken van de interne beheersing.

Vraag 7 Kunnen we deze op een overzichtelijke manier ontvangen? Antwoord 7 Door uw raad is bij de Voorjaarsnota 2024 het volgende vastgesteld: De structurele kosten voor de uitvoering van het Verbeterplan Financiële processen binnen het organisatieonderdeel Financiën en Inkoop en het in samenhang daarmee optimaliseren van financiële processen binnen organisatieonderdeel Ruimte bedragen 1,050 miljoen euro. Er wordt dit jaar (2025) 1,050 miljoen euro structureel ingezet voor het versterken van de bezetting van Financiën. Het gaat om 7 FTE voor extra capaciteit op zowel strategie, financieel advies als P&C coördinatie. Daarnaast is ook een centrale regiefunctie ingericht op het toezicht op deelnemingen en verbonden partijen. In 2024 is incidenteel 0,2 miljoen euro voor de opstart van het programma Versterken van de financiële functie begroot. Door vertraging in de opzet van het programma, wordt dit voor een deel nog dit jaar ingezet. In 2025 worden de kosten met betrekking tot het programma opgevangen binnen de reguliere budgetten, waarbij in 2025 en 2026 voor een deel wordt geput uit de structureel toegewezen gelden voor de versterking (1,050 miljoen euro). Resumerend: (bedragen x € 1.000 euro)

2024

2025

2026

2027

2028

Structureel

Knelpunt Versterken financiële functie

-1.410

-1.300

-1.050

-.1050

-1.050

-1.050

Inzet knelpunt VJN24

2024

2025

2026

2027

2028

Structureel

Optimaliseren financiële processen

-585

-250

-625

-1.050

-1.050

-1.050

-1.050

-1.050

VJN24

Ruimte Versterken bezetting van Financiën

3

Start Programma VFF Totaal inzet knelpunt VJN24

-200 -1.410

-1.300

-1.050

-1.050

-1.050

-1.050

Bovenstaand overzicht uit de Voorjaarsnota 2024 is exclusief de hervormingsbezuinigingen. De structurele bezuiniging loopt naar EUR 0,2 mln. in 2028. Dit valt onder thema 1a: efficiënter, zakelijker en klantgericht werken (Voorjaarsnota 2025, p.49). Vraag 8 De raadsbrief gaat tevens in op personele invulling van de versterking van de financiële functie. Kan het college aangeven hoeveel vast personeel komt in de plaats van externe inhuur per jaar? Antwoord 8 We hechten veel waarde aan continuïteit en stabiliteit, daarom proberen we, waar mogelijk, de ingehuurde krachten in te ruilen voor vaste formatie. In de raadsbrief wordt gedoeld op de situatie dat we in de afgelopen periode voor diverse functies extern hebben moeten inhuren vanwege de moeilijke arbeidsmarkt en hoge urgentie voor invulling. Deze inhuur is van belang om het werk goed op te pakken en de raad van kloppende informatie te voorzien. Dit vinden we belangrijk, want het sterkt de raad immers in haar controlerende en kaderstellende taken. Ten aanzien van de tijdelijke functies op de centrale afdeling financiën gaat het om 16 fte. Door de financiële functie in de komende jaren verder te versterken wordt vanuit het programma gestuurd op het verminderen van deze inhuur.

Door actieve werving van vast formatie zullen de tijdelijke ingehuurde krachten op de centrale afdeling financiën met minimaal 6fte dit jaar (2025) afnemen. Aanvullend op de beantwoording van deze vraag, willen we de raad erop wijzen dat we tijdelijk gebruik maken van externe kennis met externe check rondom het versterken van financiële functie door bijvoorbeeld onder meer te kijken naar onze processen en het versterken van de interne beheersing. Vraag 9 En in hoeverre heeft de wisseling van inhuur naar vast effect op het beschikbare budget voor versterking financiële functie? Antwoord 9 Dit heeft geen effect. Het budget voor de versterking van de financiële functie is bedoeld voor uitbreiding van vaste formatie. Een aantal functies zijn vanwege de urgentie vooruitlopend op de vaste invulling tijdelijk ingevuld met externe inhuur. De werving voor vaste invulling van deze functies loopt momenteel. De meerkosten voor de inhuur worden gedekt door latere start van één van de andere uitgebreide functies en doordat op andere plekken tijdelijk vacatures bestaan door regulier verloop. Wanneer de inhuur is vervangen door vaste formatie en de andere vacature ook is ingevuld (streven in 2025, zie vraag 8), is het beschikbare budget volledig ingezet voor vaste formatie.

Vraag 10 Wat is de visie van het college na 2026 over de inzet van extra budget voor versterking financiële functie? Antwoord 10 De komende jaren is het extra budget voor het versterken van de financiële functie (zie ook vraag 7) benodigd om de verandering te creëren, functies beter te bezetten en processen te versterken. De inzet van extra structureel budget voor de versterking van de financiële functie loopt door na 2026.

4

Met het programma Versterking Financiële Functie kijken wij ook naar een meer efficiënte invulling van de processen en rol- en taakverdeling. De verwachting is dat dit zou kunnen leiden tot een besparing van een (beperkt) aantal fte in de totale totstandkoming van de P&C producten. Hiertoe is in de hervormingsbezuinigingen een structurele bezuiniging opgenomen die oploopt naar 0,2 mln. Euro in 2028. Dit valt onder thema 1a: efficiënter, zakelijker en klantgericht werken (Voorjaarsnota 2025, p.49). Vraag 11 Anders verwoord: zit er ook een einde aan deze extra financiering na deze raadsperiode? Antwoord 11 Zie antwoord 10. Vraag 12 Of maakt deze versterking onderdeel uit in het overdrachtsdossier van het nieuwe college? Antwoord 12 Het programma heeft vooralsnog een verwachte doorlooptijd van 2 jaar, dus tot en met eind 2026. De stand van zaken van het programma zal daarom naar verwachting - net als andere belangrijke lopende dossiers – ook onder verantwoordelijkheid van een nieuw college nog doorlopen. Vraag 13 Wanneer de versterking financiële functie niet in het overdrachtsdossier komt, wat ontvangt een nieuw college als evaluatie? Antwoord 13 Niet van toepassing.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

5

Schriftelijke vragen versterken van ambtelijke organisatie rondom financien 10 april 2025

Vragen: Vorig jaar maart werd bekend dat binnen de gemeentelijke organisatie een rekenfout was gemaakt, waardoor maar liefst 40 miljoen euro over het hoofd was gezien. Toentertijd hebben we over deze rekenfout door de ambtelijke organisatie stevige debatten gevoerd met de wethouder financien. Om dit soort grove fouten in de toekomst te voorkomen is de raad akkoord gegaan met versterking van de ambtelijke, financiele functie met ruim 1,1 miljoen euro per jaar vanaf 2024. Aanleiding voor de fracties van de VVD en Volt vragen te stellen is wijze waarop de raad in dit proces betrokken zijn. Voor het kunnen monitoren van de voortgang door de raad verwijst de raadsbrief van 18 maart 2025 naar de paragraaf bedrijfsvoering. 1. Is het college met de vragenstellers eens dat in de paragraaf bedrijfsvoering niet is opgenomen op welke manier de raad kan controleren of en in welke mate de inzet van de ruim 1 miljoen euro per jaar effect heeft? 2. Zo ja, wat gaat het college doen om zichtbaar te maken dat de voortgang positief effect heeft. Of anders geformuleerd wat zijn de meetbare waarden waar het college op stuurt? 3. Zo nee, waarom kan volgens het college de raad afdoende haar controlerende taak uitoefenen met de in de ogen van de vragenstellers summiere beschrijving in de paragraaf bedrijfsvoering? Gestart is in 2024 met het verbeterprogramma versterken financiële functie.

Bij navraag blijkt dit programma onder meer te bestaan uit een ontwikkelprogramma versterken financiële functie dat voor twee jaar geldt (periode 2024-2026). 4. Uit hoeveel deelplannen bestaat het verbeterprogramma nog meer naast het ontwikkelprogramma? 5. Of is het verbeterprogramma uitgewerkt in een tweejarig ontwikkelprogramma? 6. Kan het college zich indenken dat voor de raad belangrijk is te weten wat met welk budget structureel of incidenteel wordt gedaan en wanneer? 7. Kunnen we deze op een overzichtelijke manier ontvangen? 8. De raadsbrief gaat tevens in op personele invulling van de versterking van de financiële functie. Kan het college aangeven hoeveel vast personeel komt in de plaats van externe inhuur per jaar?

6

9. En in hoeverre heeft de wisseling van inhuur naar vast effect op het beschikbare budget voor versterking financiële functie? 10. Wat is de visie van het college na 2026 over de inzet van extra budget voor versterking financiële functie? 11. Anders verwoord: zit er ook een einde aan deze extra financiering na deze raadsperiode? 12. Of maakt deze versterking onderdeel uit in het overdrachtsdossier van het nieuwe college? 13. Wanneer de versterking financiële functie niet in het overdrachtsdossier komt, wat ontvangt een nieuw college als evaluatie?

Gesteld door: • •

Margreet Ramaker, VVD Ruud Maas, Volt

7