Beantwoording SV2024 nr 102 over Wordt de raad nog wel serieus genomen

BEANTWOORDING SCHRIFTELIJKE RAADSVRAGEN 2024, NUMMER 102

Datum Van Behandeld door Doorkiesnummer E-mailadres Kenmerk Beleidsveld

4 juni 2024 College B&W M.P. Winkelman 14030 m.winkelman@utrecht.nl 310520241103MT Evenementen

Geachte leden van de raad, Hierbij ontvangt u de beantwoording van de schriftelijke raadsvragen jaargang 2024 nummer 102 van David Bosch (Utrecht NU!) van 29 mei 2024 over Wordt de raad nog wel serieus genomen? De gestelde vragen zijn onderaan bijgevoegd. Vraag 1 Waarom heeft het Team Evenementen deze uitnodiging uitgestuurd? Antwoord 1 Jaarlijks stellen wij een evenementenkalender op voor het daaropvolgende kalenderjaar. Organisatoren kunnen hun evenement daarvoor vanaf de zomer aanmelden en een locatie en datum aanmelden en daarmee reserveren. Voorafgaand aan de start van dat proces informeren wij organisatoren over de werkwijze en eventuele veranderingen ten opzichte van voorgaande jaren. Vraag 2 Zijn er nadere afspraken waardoor er niet hoeft te worden afgewacht op een raadsbesluit? Zo ja, met wie zijn die afspraken gemaakt? Zo nee, waarom is er dan wel een uitnodiging uitgegaan waarbij het lijkt dat inmiddels een vaststaand besluit is genomen? Antwoord 2 Nee. Hoewel we in de uitnodiging aangeven dat uw raad nog moet besluiten over de locatieprofielen en het locatiebeleid hadden wij het voorbehoud, van zowel agendering als besluitvorming, nadrukkelijker in de uitnodiging moeten laten terugkomen. Echter, zoals in antwoord op vraag 1 aangegeven organiseren wij regelmatig bijeenkomst voor organisatoren van evenementen.

Juist in een periode waarin er veel kan gaan veranderen voor organisatoren hechten we er belang aan het tijdig en volledig te informeren.

Vraag 3 Vindt de wethouder het wenselijk dat deze uitnodiging reeds is verzonden? Zo ja, waarom? Antwoord 3 Ja, we zijn regulier met organisatoren van evenementen in gesprek en hechten er veel waarde aan hen zo goed mogelijk te informeren over veranderingen in gemeentelijk beleid en de uitvoering daarvan. Daarom organiseren we dit soort bijeenkomsten, dat doen we regelmatig. Onze ervaring is dat organisatoren in deze tijd van het jaar vaak druk zijn, het zijn vaak vrijwilligers en het evenementenseizoen is in volle gang. Daarom vinden we het van belang hen tijdig uit te nodigen en hen op de juiste manier te informeren zodat ze in de gelegenheid zijn om tijd vrij te maken in de agenda en aan te sluiten bij deze bijeenkomst. Zoals ook in het raadsvoorstel aangegeven zit er geen speling qua tijd in de vervolgstappen die nodig zijn om bij het opstellen van de reserveringskalender 2025 met de locatieprofielen te gaan werken. Het was dus noodzakelijk om de uitnodiging reeds te versturen, echter deze uitnodigingstekst had anders gemoeten, zie ook onze beantwoording opvraag 2. Vraag 4 Is de wethouder het met ons eens dat het beter zou zijn om eerst een raadsbesluit af te wachten alvorens deze uitnodiging te sturen? Zo nee, waarom niet? Antwoord 4 Nee. Wij informeren organisatoren regelmatig over onze werkwijze.

Gezien het tijdspad voor het opstellen van de reserveringskalender evenementen, waar wij jaarlijks in de zomer voorafgaand mee starten, en waar organisatoren zich nu reeds op aan het voorbereiden zijn, ontbreekt de mogelijkheid om een raadsbesluit af te wachten. Zoals gezegd hadden wij wel het voorbehoud, van agendering en besluitvorming, nadrukkelijker in de uitnodiging moeten laten terugkomen. Vraag 5 Is hier sprake van een eerder door wethouder van Hooijdonk gebezigde besluitvorm en ik citeer “als de coalitie instemt heeft de raad ingestemd”? Zo ja, wat vindt de wethouder hiervan? Antwoord 5 Het is aan de raad om te besluiten over de Beleidsnota Locatiebeleid Evenementen en de aanpassing van de APV. Op de uitkomst daarvan kunnen wij niet vooruit lopen. Zie verder het antwoord op vraag 2 en 3, in de tekst van de uitnodiging had een duidelijk voorbehoud moeten staan. Vraag 6 Kan de wethouder duiden wat nu de spelregels hiervoor zijn volgens haar? Zo nee, waarom niet? Antwoord 6 Ja, zie antwoord op vraag 5. Vraag 7 Kan de wethouder voorts aangeven met welke redenen (of op welke gronden) het Team Evenementen heeft doen besluiten een uitnodiging uit te sturen? Antwoord 7 Ja, zie beantwoording vraag 1, 2, 3 en 4.

Vraag 8 Is de wethouder het met ons eens dat dit nogal een onbehoorlijke manier van werken is richting de raad en naar de ondernemers en dat dit onwenselijk is? Zo nee, waarom niet?

2

Antwoord 8 Wij vinden het jammer dat de uitnodigingstekst niet volledig was en laten dit vandaag richting organisatoren en bij deze aan uw raad weten. Fouten zijn uiteraard onwenselijk, maar kunnen wel gebeuren.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

3

4

5