Beantwoording SV2024 nr 1 over Geheime brief Situatie UW van 23 december 2023

BEANTWOORDING SCHRIFTELIJKE RAADSVRAGEN 2024, NUMMER 1

Datum Van Behandeld door Doorkiesnummer E-mailadres Kenmerk Beleidsveld

30 januari 2024 College B&W J.Woeltjes, P. Knoester 030-2862137 j.woeltjes@utrecht.nl, p.knoester@utrecht.nl 12024234 Financiën

Geachte leden van de raad, Hierbij ontvangt u de beantwoording van de schriftelijke raadsvragen jaargang 2024 nummer 001 van Rik van der Graaf (ChristenUnie), Venita Dada-Anthonij (D66), Bert van Steeg (CDA), Victor Paalman (Horizon), Ilse Raaijmakers (PvdA), Fred Claasen (GroenLinks), Yvonne Hessel (Utrecht Solidair), Cees Bos (Stadsbelang Utrecht), Annemarijn Oudejans (Student & Starter), Mariam Al-Saqaff (VVD) van 4 januari 2024 over geheime brief ‘Situatie UW’ van 23 december 2023. De gestelde vragen zijn onderaan bijgevoegd. Vraag 1 (hoe is gestuurd op) Een te klein aantal opdrachtgevers en een te weinig diverse opdrachtportefeuille. Dit punt werd door UW minder belangrijk geacht. Hoe kan het dat er nu problemen zijn ontstaan als gevolg van het besluit van één opdrachtgever? Antwoord 1 De betreffende opdrachtgever is buiten de gemeente Utrecht één van de grotere opdrachtgevers van UW. Hierdoor leidde het plotseling terugvallen van de productie tot een aanzienlijk financieel nadeel. Het gaat hier echter wel om een extra omzetverwachting voor 2023. UW is, op basis van een verhoogde omzet in de eerste maanden van het jaar, ervan uitgegaan dat gedurende het hele jaar een omzet zou worden gerealiseerd die hoger was dan contractueel vastgelegd.

Doordat het contract tussentijds niet is aangepast aan de hogere omzetverwachting, was hier dus sprake van een financieel risico dat onvoldoende in beeld was. Vraag 2 Verbetering van de aansturing en de interne controle. Kunt u aangeven welke stappen hier de afgelopen jaren zijn gezet? Antwoord 2 In 2022 heeft Yellow Finance in opdracht van UW de interne controle doorgelicht en aanbevelingen gedaan tot verbetering. In het rapport, dat in de zomer van 2022 is opgeleverd, zijn 5 verbeterinitiatieven voorgesteld die ervoor zorgen dat UW een stabiel sociaal ontwikkelbedrijf wordt. Het gaat om het realiseren van voldoende instroom, ziekteverzuim op de norm, overhead naar de

norm, loonkostensubsidies richting de werkelijke gerealiseerde loonwaarde en het realiseren van marktconforme tarieven. Deze verbeterinitiatieven zijn opgenomen in het Ondernemingsplan UW 2023-2026. Tijdens de kwartaalgesprekken wordt de voortgang op het Ondernemingsplan besproken. Er zijn inmiddels ook afspraken gemaakt om de instroom te stroomlijnen door middel van een gezamenlijk ontwikkeld dashboard. Er is door UW ook getraind op verschillende aanpakken om te komen tot een lager ziekteverzuim en een deel van de medewerkers is getraind in het werken met loonwaardebepalingen. Ook worden de projectmatige acties die voortvloeien uit de verbeteracties maandelijks gemonitord. Waar nodig worden vervolgacties / verbetermaatregelen bepaald. Bijvoorbeeld rondom de afspraken ten aanzien van de instroom bij UW. Tot slot wordt in het kader van het herstelplan vastgesteld welke acties tot een verdere aanscherping van de sturing leiden en welke sturingsaanpak nu passend is. Vraag 3 Vermindering van het totaalkostenniveau van de organisatie en van de te hoge overhead? Antwoord 3 Het totaalkostenniveau en de hoge overhead houden verband met de uitvoering van de overige actielijnen, zoals ook genoemd in het Ondernemingsplan.

Het gaat dan om 1) het organiseren van instroom, 2) het hanteren van marktconforme tarieven, 3) het ziekteverzuim naar de norm, 4) de overhead naar de norm en 5) de loonkostensubsidie naar werkelijke loonwaarde. Met betrekking tot de instroom is ambtelijk maandelijks met UW de stand van zaken besproken en is actief gestuurd op meer instroom. Ook de overige onderwerpen zijn besproken in de reguliere ambtelijke contacten en in de kwartaalrapportages. Het huidige overheadpercentage is hoger ten opzichte van het doel in het Ondernemingsplan. Kijkend naar de financiële situatie waarin veel sociale ontwikkelbedrijven zich bevinden gaat UW, in het kader van het herstelplan, toetsen in hoeverre het huidige overheadpercentage van UW ten opzichte van andere sociale ontwikkelbedrijven hoog is. Vraag 4 De overige aanbevelingen uit het Berenschotrapport? Antwoord 4 Berenschot heeft een aantal adviezen meegegeven gericht op de samenwerking tussen W&I en UW:  Prolongeer de huidige aanpak van UW waarbij de vrijvallende infrastructuur van de Wsw wordt ingezet voor de nieuwe doelgroepen.  Verken de mogelijkheden om UW en W&I dichter bij elkaar te brengen, zodat processen tussen W&I en UW efficiënter kunnen verlopen en zodat W&I en UW meer als één gezicht naar buiten treden richting werkzoekenden en werkgevers.

 Versterk de door- en uitstroomgerichtheid van UW mede door het intensiveren van de samenwerking met WSP.  Werk zowel vanuit UW als de gemeente, aan een beter imago van UW: UW als vanzelfsprekende partner die een rol speelt bij mensen zo spoedig mogelijk aan de slag helpen en houden. Zorg voor een helder perspectief voor de lange termijn en richt daar het uitvoeringsarrangement op in (UW en W&I in onderlinge samenhang). Formuleer meerjarig SMART-doelstellingen over het aantal kandidaten, het profiel, de door- en uitstroom en de kosten en de opbrengsten. Daarnaast zijn er adviezen opgenomen gericht op de interne bedrijfsvoering:  Kijk naar de mogelijkheden om meer kosteneffectief te werken, onder andere door mensen te plaatsen op beter renderende werksoorten. Zet vooral in op meer detacheringen (in plaats van eigen werksoorten) en begeleid werken.  Ga ervan uit dat mensen ook zonder een indicatie beschut soms voor langere tijd afhankelijk zijn van werk van UW. Maak het mogelijk dat ook zij een vast contract krijgen. Deze mogelijkheid biedt UW momenteel voor inwoners die werken in een ontwikkelbaan.

2



Onderzoek de financieringssystematiek, waarbij gezocht wordt naar een financieringswijze waarbij in ieder geval de (afgesproken) vaste kosten via een lumpsumbijdrage worden afgedekt, gekoppeld aan de afgesproken aantallen.

Bovenstaande adviezen zijn overgenomen door UW en vormen de basis van het Ondernemingsplan 2023-2026. Tijdens de kwartaaloverleggen staat de instroom, de interne bedrijfsvoering en de samenwerking tussen W&I en UW op de agenda. Vraag 5 Kan het college in een duidelijk tijdslijn de verschillende gebeurtenissen schetsen met daarin ook helder wie welke financiële gegevens ontving en wanneer? Antwoord 5 Ja, zie hieronder. 11 juli 2023

1 augustus 2023

21 september 2023

28 september 2023

November 2023

12 december 2023

12 december 2023

18 december 2023

21 en 22 december 2023

Aandeelhoudersvergadering UW. Door UW wordt de verwachting uitgesproken het jaar met een positief saldo af te sluiten. Deze prognose is dus beter dan waar in de begroting vanuit was gegaan. Directeur UW krijgt intern signalen dat er een fors financieel tekort wordt verwacht door het wegvallen van de omzet van een klant. Deze omzet was wel in de begroting opgenomen. De directeur UW heeft telefonisch contact met de directeur Werk en Inkomen (W&I), waarbij het signaal wordt afgegeven dat er sprake is van een zeer verslechterde financiële prognose met een mogelijk tekort van ca. € 2,2 miljoen. Een overleg de week erop tussen W&I en UW wordt ingepland. De directeur W&I stelt in de tussentijd de betrokken wethouders op de hoogte. Op 28 september vindt het eerste overleg plaats tussen UW en W&I over de nieuwe financiële situatie. Werk en Inkomen vraagt om een grondige en volledige analyse hoe dit heeft kunnen ontstaan. UW heeft tijd nodig om dit inzichtelijk te maken, inclusief interne afstemming (inclusief de Raad van Commissarissen). Op 1, 14 en 22 november vinden overleggen plaats tussen W&I en UW over de financiële situatie aan de hand van een grondige en kritische zelfreflectie, als ook een herstelplan om uit deze situatie te komen.

Besloten wordt om aan het college voor te leggen om een aanvullende subsidie toe te kennen aan UW en daarmee ook de betaling van de salarissen van de medewerkers in de maand december te garanderen. Het college besluit tot een aanvullende subsidie voor UW t.w.v. € 1,5 miljoen. De raadsbrief wordt herschreven en nogmaals later dezelfde week voorgelegd aan het college en afgestemd met de Raad van Commissarissen van UW. Aandeelhoudersvergadering UW met onder andere op de agenda de financiële situatie van UW, het benoemen van een nieuwe voorzitter Raad van Commissarissen en een herbenoeming van één van de leden van de Raad van Commissarissen. De aandeelhouder in de persoon van de wethouder Financiën ontvangt van de Raad van Commissarissen nieuwe informatie. Raadsbrief wordt aangehouden om de laatste ontwikkelingen mee te kunnen nemen, met als doel de raad zo volledig mogelijk te informeren. De aandeelhouder in de persoon van de wethouder Financien) en de wethouder Werk & Inkomen hebben overleg met een afvaardiging van

3

de Raad van Commissarissen over de handelingen t.a.v. het sluiten van een contract met een van de opdrachtgevers.

23 december 2023

De Raad van Commissarissen verzoekt de aandeelhouder om de directeur te schorsen. Op 22 december neemt de aandeelhouder besluit tot schorsing van de directeur met positief advies van de Raad van Commissarissen. De raadsbrief wordt daarop aangevuld en verstuurd, zodra ook de schorsing door de directeur is ontvangen. De raad wordt geïnformeerd middels een raadsbrief waarop tijdelijke geheimhouding rust.

Vraag 6 Klopt het dat de aandeelhoudersvergadering al langer op de hoogte was van de tekorten in de uitvoering van het Ondernemingsplan, maar dat deze werden gecompenseerd door hogere productie, zoals in de brief wordt gesuggereerd? Waarom werd dan niet eerder bijgestuurd, gezien de risico’s die werden gelopen? Antwoord 6 In de aandeelhoudersvergadering van 11 juli 2023 is de prognose besproken. Er was op dat moment de verwachting dat het jaar met een kleine plus zou worden afgesloten. In deze vergadering is de Raad van Commissarissen uitgebreid bevraagd op het gemelde resultaat, onder meer over de instroom en de indexering. Dat er sprake was van een hogere productieverwachting voor een specifieke opdrachtgever waaraan financiële risico’s zijn verbonden, was ons op dat moment niet bekend. Op basis van de informatie vanuit UW was er geen aanleiding om aanvullend bij te sturen. Vraag 7 Welke vorm kent de reguliere samenwerking en aansturing van UW? Antwoord 7 Op strategisch niveau zijn de volgende overleggen georganiseerd:  Algemene vergadering van aandeelhouders: 1 keer per 6 maanden, deelnemers: raad van Commissarissen, directeur W&I, business controller W&I, wethouder financiën.  Portefeuillehoudersoverleg: 1 keer per 6 weken, deelnemers: directeur W&I, directeur UW en wethouder W&I.

 Kwartaaloverleg waar de voortgang op het ondernemingsplan wordt besproken, 1 keer per kwartaal, deelnemers: Vanuit W&I de directeur, beleidsadviseur en business controller; vanuit UW de directeur, business controller.  Overleg over lopende zaken: 1 keer per 6 weken, deelnemers: Vanuit W&I de directeur, de uitvoeringsmanager, de beleidsadviseur en business controller; vanuit UW de directeur, business controller en alliantiemanager UW. Daarnaast is er een intensieve samenwerking tussen werkcoaches van W&I en UW, gericht op het bespreken van de instroom van kandidaten, voorkomende cases. In contractoverleggen wordt de voortgang op de re-integratiecontracten gemonitord. In de raadsbrief van 23 december 2023 hebben we vermeld welke afspraken er in de aandeelhoudersvergadering zijn gemaakt over het verscherpte toezicht. Vraag 8 Hoe kan het dat zo lang voor de gemeente verborgen is gebleven dat er een financieel tekort is van meer dan 2 miljoen euro?

4

Antwoord 8 De gemeente wordt door UW op hoofdlijnen meegenomen in de begroting en de realisatie daarvan. De Raad van Commissarissen bespreekt de financiële stukken en de voortgang gedurende het jaar met de directie. Tijdens de aandeelhoudersvergadering licht de RvC de begroting dan wel jaarstukken toe. Dat betekent dat we geen uitvoerige analyse van elke afzonderlijke begrotingspost doen. Uiteraard bevragen we UW kritisch op de begroting en de voortgang. Zoals aangegeven is ons in de aandeelhoudersvergadering van juli 2023 nog het beeld geschetst dat UW met een positief resultaat het jaar zou afsluiten. Het is niet ongebruikelijk dat het resultaat van UW zich richting het einde van het jaar positief ontwikkelt. In september 2023 ontvingen wij de eerste signalen dat er mogelijk een financieel tekort werd verwacht. Mede omdat het financiële beeld wel vaker in de loop van het jaar fluctueert hebben we UW gevraagd om een uitgebreide analyse te doen. Deze uitgebreide analyse was nodig om de onderliggende oorzaken aan het licht te brengen en een basis te leggen voor een oplossing. Vraag 9 Welke dekking is er gevonden voor de aanvullende subsidie? Antwoord 9 De dekking is gevonden in de onderbesteding van het re-integratiebudget.

Vraag 10 Kunt u een overzicht geven van de verschillende middelen en reserves die binnen het reintegratiebudget zijn begroot en de manier waarop hierbinnen dekking is gevonden? Antwoord 10 Ruwweg kan het budget als volgt worden onderverdeeld:

-

8 miljoen kostentoerekening medewerkers Gemeente Utrecht 7 miljoen specifieke budgetten, zoals Arbeidsmarkt Dichtbij, Regionaal Mobiliteitsteam (RMT); Regionaal Actieplan Jeugdwerkloosheid; 7 miljoen eigen dienstverlening 7 miljoen inkoop re-integratiedienstverlening 1 miljoen Kinderopvang (SMI).

De dekking is gevonden in een onderbesteding op de posten contractpartners, eigen dienstverlening en specifieke budgetten. In de tweede Berap hebben wij uw raad al een onderbesteding van 400.000 euro gemeld. Dat was naar de stand van destijds. Tegen het eind van het jaar konden we de stand van zaken beter inschatten en kwam de onderbesteding hoger uit. Vraag 11 Waarom is er gekozen voor een aanvullende subsidie en niet voor een lening? Antwoord 11 Een lening verhoogt slechts het vreemd vermogen van de vennootschap. Daarmee zorgt het alleen voor extra liquide middelen, een tekort kan er niet mee worden afgedekt. Bij een lening zou UW 2023 afsluiten met een fors negatief eigen vermogen. Gezien de huidige financiële situatie ligt het niet voor de hand dat UW dit negatieve eigen vermogen op korte termijn met positieve resultaten zou kunnen aanvullen. Bovendien zou een lening zorgen voor extra uitgaven aan aflossing en rente wat gelet op de liquiditeitspositie van UW niet gewenst was. Een aanvullende subsidie was de best mogelijke oplossing. Daarbij komt dat UW eind 2023 een acute behoefte had aan liquiditeit om onder meer de salarissen van de medewerkers te kunnen betalen. Gelet op deze urgentie was een aanvullende subsidie bovendien sneller te effectueren

5

Vraag 12 Welke andere constructies zijn overwogen? Antwoord 12 Zie antwoord vraag 11. Vraag 13 En welke zaken kan de gemeente door deze dekking niet meer doen of hebben moeten uitstellen? Antwoord 13 De dekking is gevonden in een (incidentele) onderbesteding in het re-integratiebudget in 2023. We hebben daardoor geen zaken uitgesteld of niet (meer) kunnen doen. Als we er niet voor hadden gekozen om een extra subsidie te verlenen, was het bedrag als jaarrekeningresultaat bij de integrale afweging meegenomen. Vraag 14 Hoe kan het dat UW in het voorjaar nog het idee had met een positief resultaat het jaar af te sluiten? Antwoord 14 In het voorjaar was er volgens UW geen aanleiding om iets anders te verwachten. Achteraf kan worden geconcludeerd dat UW te positief heeft geprognotiseerd. De mogelijke financiële risico’s van het niet accepteren van de indexatie, het terugschroeven van lopende contracten en het achterblijven van de instroom van nieuwe medewerkers zijn onvoldoende in de financiële risico’s meegenomen en daarmee in de financiële rapportages. UW was er in hun planning vanuit gegaan dat de hogere productie ook de rest van het jaar zou doorzetten. Eén van de grotere opdrachtgevers droeg in grote mate bij aan de betere financiële resultaten.

In de zomer gaf deze opdrachtgever aan dat zijn omzet implodeerde door specifieke marktomstandigheden waardoor de vraag enorm terugliep. UW was er in hun planning vanuit gegaan dat de gewenste hogere productie, in lijn met de ervaringen van vorige jaren, zou worden gerealiseerd. Doordat deze ontwikkeling niet in een herzien contract was vastgelegd was deze directe aanpassing van de productievraag door de klant mogelijk. Vraag 15 Hoe kan het dat deze klant zo abrupt en tegen verwachting in terug is gevallen op oorspronkelijk gemaakte contractafspraken? Graag zo precies mogelijk beschrijven wat hier precies heeft plaats gevonden en waarom? Antwoord 15 Zie antwoord vraag 14. Vraag 16 Wat heeft de gemeente of UW gedaan om dit te voorkomen? Antwoord 16 De gemeente is geen partij in de contractafspraken tussen UW en haar externe klanten. UW heeft aangegeven gesprekken te hebben gevoerd met betreffende klant over de omzet en de aanpassingen daarin. Zoals aangegeven heeft UW nagelaten om de extra omzet ook contractueel vast te leggen. Hierdoor was er een grotere blootstelling aan een plotselinge terugval van de productie. Daarbij komt dat in de begroting het risico van een lagere productiebehoefte niet voldoende is meegenomen. op aandringen van de aandeelhouder overleggen UW en de gemeente sinds eind 2022 maandelijks over de financiële voortgang.

Daarbij is door UW niet aan de orde gesteld dat de omzet onvoldoende door contractuele afspraken is geborgd.

6

Vraag 17 Hoe aannemelijk is het dat het tekort door één klant veroorzaakt wordt en wat doet het college om alle oorzaken volledig in beeld te krijgen? Antwoord 17 Het wegvallen van de productievraag van één grote klant is een belangrijke directe oorzaak van dit tekort. Daarnaast had het niet accepteren van de indexatie bij opdrachtgevers en het achterblijven van de instroom van nieuwe medewerkers impact. Tegelijkertijd is het minimumloon verhoogd en zijn nieuwe CAO’s afgesloten met hogere lonen. Hierdoor is ook sprake van hogere kosten die door het Rijk slechts zeer beperkt zijn vergoed. Wat ook meespeelt is dat landelijk gezien veel sociaal ontwikkelbedrijven financieel onder druk staan. Het Rijk verstrekt aan de gemeente financiële middelen voor de uitvoering van de Wsw. Deze zijn echter niet toereikend. Het kabinet heeft daarom in de begroting van het ministerie van Sociale Zaken & Werkgelegenheid € 63,9 miljoen gereserveerd voor de infrastructuur van sociaal ontwikkelbedrijven. Daarnaast heeft de minister een aantal maatregelen gepresenteerd die een eerste stap kunnen zijn in de richting van een toekomstbestendige infrastructuur. Besluitvorming over deze maatregelen en budgettaire inpasbaarheid wordt betrokken bij de voorjaarsbesluitvorming en/of overgelaten aan een nieuw kabinet (zie kamerbrief over infrastructuur ontwikkelbedrijven).

Vraag 18 Wat vindt het college ervan dat UW zo afhankelijk is van één klant? Antwoord 18 Wij vinden een diverse klantenportefeuille wenselijk. Zoals ook in de brief aangegeven heeft UW bewust een relatief laag eigen vermogen omdat de gemeente de enige aandeelhouder is. Ook kan zij niet zelf leningen aangaan omdat het niet gaat om een reguliere onderneming. Dit houdt in dat de buffers om een financiële tegenvaller op te vangen beperkt zijn, waardoor inkomsten van een enkele grote klant al snel een groot invloed kan hebben op het resultaat. De gemeente is als enige aandeelhouder, de enige partij die UW in dergelijke gevallen van voldoende liquide middelen kan voorzien. Vraag 19 In het ondernemingsplan was uitgegaan van een verlies van € 350.000 in 2023 op basis van bestaande contractuele afspraken met klanten. Hoe kan het tekort dan toch zijn opgelopen tot meer dan 2 miljoen euro? Antwoord 19 Zie antwoord vraag 17. Vraag 20 Waarom is er niet gekozen toen gelijk de raad te informeren? Antwoord 20 In de aandeelhoudersvergadering van juli 2023 werd ons nog medegedeeld dat het jaar waarschijnlijk positief werd afgesloten. Twee maanden daarna kwamen de eerste signalen dat dat beeld mogelijk verslechterde.

Dit waren echter op dat moment slechts signalen, daarom was het raadzaam om eerst grondig onderzoek in te laten stellen naar de omvang en oorzaken van deze signalen zodat wij u correct konden informeren op basis daarvan. Wij waren voornemens om u in de tweede week van december te informeren, zo snel mogelijk na de besluitvorming over de aanvullende steun. Doordat we tussen schrijven en verzenden van de brief in december met nieuwe informatie werden geconfronteerd hebben we geconstateerd dat het noodzakelijk was om alle actuele informatie daarin mee te nemen. De brief is om die reden pas 10 dagen later aan u verzonden. Voor de volledige tijdslijn refereren we naar het antwoord op vraag 5. 7

Vraag 21 Wat bedoelt u als u schrijft dat UW “de positieve ontwikkelingen in de ramingen heeft doorgetrokken”? Gaat het hier om de ramingen zoals deze in het Ondernemingsplan zijn gepresenteerd? Welke aangepaste ramingen zijn daarna aan de aandeelhoudersvergadering gepresenteerd? Antwoord 21 Met het aangehaalde citaat bedoelen we dat UW er in de raming voor het resultaat vanuit is gegaan dat de positieve omzetontwikkeling aan het begin van het jaar voor het hele jaar zou gelden. Deze verwachting is echter niet geconcretiseerd in aangepaste contractafspraken, waardoor de omzet kon wegvallen. De begroting 2023, die in lijn was met het Ondernemingsplan, bevatte de optimistische omzetraming zonder de onderliggende contractuele afspraken. Vraag 22 Wat is het verwachtte eindbeeld van het totale tekort? En welk risico is er dat de tekorten nog verder oplopen? Antwoord 22 Met de aanvullende subsidie is het tekort voor 2023 opgelost. De definitieve afwikkeling vindt plaats bij de jaarstukken UW. Het herstelplan en de begroting 2024 die in het eerste kwartaal van 2024 worden vastgesteld, zullen meer inzicht bieden in de verwachtingen voor het huidige jaar. We moeten er echter vanuit gaan dat UW ook in 2024 met een tekort geconfronteerd zal worden. De omvang hiervan zal met de begroting 2024 duidelijk zijn.

Gelijktijdig laten wij een externe audit uitvoeren om er zeker van te zijn dat we alle financiële verplichtingen en de daarbij horende risico’s in beeld hebben. We verwachten u hierover in Q2 2024 over te kunnen informeren. Vraag 23 Hoe denkt de wethouder met eventuele verder oplopende tekorten om te gaan? Antwoord 23 Dit zal onderdeel zijn van het herstelplan. Op dit moment kunnen we daarop nog niet vooruitlopen. De begroting 2024 en het herstelplan moeten nog worden vastgesteld. Dat bevat ook een voorstel over het opvangen van het tekort 2024. Daarbij wordt ook het effect van extra rijksmiddelen meegenomen. Vraag 24 Wat betekent het dat UW nu onder verscherpt toezicht staat? Antwoord 24 Het bestaande toezichtarrangement voorziet onder meer al in dat er jaarlijks meerdere overlegmomenten zijn waarop de bedrijfsvoering van UW wordt besproken. Dat geldt zowel op directieniveau als op beleid en financiën. Elk kwartaal vindt er overleg plaats over de kwartaalresultaten. Naar aanleiding van de huidige financiële situatie is dit verscherpt, zodat we nog intensiever met UW contact hebben, waaronder een verdubbeling van het aantal aandeelhoudersvergaderingen, zoals ook in de brief van 24 december jl. is genoemd.

Vraag 25 Wat zijn de belangrijkste doelen uit het verbeterplan? Is er inmiddels een interim-directeur aangesteld? Wat zijn gestelde doelen ten aanzien van de verbetering van de bedrijfsvoering? Op welke termijn worden resultaten verwacht? Antwoord 25 Het doel op de korte termijn tot de zomer van 2024 is de rust herstellen binnen de organisatie en tussen de stakeholders. Dat doet UW door zo snel mogelijk maatregelen te nemen die voor een verbetering van de financiële situatie zorgen. De maatregelen richten zich op het verbeteren van de sales, een betere sturing, en de instroom, doorstroom en uitstroom van nieuwe kandidaten. De 8

gemeente faciliteert UW in de zoektocht naar een interim-directeur bedrijfsvoering en zet onder andere juridische en control expertise in om UW te helpen uit deze situatie te komen. Het doel op de lange termijn vanaf de zomer 2024 tot voorjaar 2025 is om acties uit te voeren die gericht zijn op het realiseren van het ondernemingsplan, waarbij UW de organisatie aanpast. Deze maatregelen richten zich op een passende samenstelling van het MT bij UW, het doorzetten en operationaliseren van de allianties binnen UW waarmee instroom, doorstroom en uitstroom wordt gerealiseerd, strategisch portfoliomanagement waarbij de orderportefeuille past bij de lange termijn doelstelling past. Het herstelplan zal eind 1e kwartaal / begin 2e kwartaal van 2024 worden vastgesteld en daarna met u worden gedeeld. Voor de duur van de schorsing is er een interim-bestuurder aangesteld vanuit het MT van UW. Aanvullend wordt een interim-directeur geworven om het managementteam van UW te versterken zodat herstelplan en ondernemingsplan worden gerealiseerd.

Vraag 26 Welke risico’s zijn er op dit moment voor de uitvoering van de taak van UW en de uitvoering van de wet sociale werkvoorziening en voor de werknemers van UW? Kunt u hierbij een onderscheid maken tussen de korte en lange termijn? Antwoord 26 De uitvoering van de taken van de wet sociale werkvoorziening en de medewerkers zijn voor de korte termijn gewaarborgd. Door de aanvullende subsidie eind 2023 is de liquiditeitspositie van UW hersteld. In 2024 wordt het herstelplan nader uitgewerkt, waardoor UW zo snel mogelijk weer een duurzaam financieel gezonde onderneming moet worden. Daarin zullen de risico's voor de uitvoering van het herstelplan inzichtelijk worden gemaakt, inclusief de bijbehorende beheersmaatregelen. Vraag 27 Welke opties zijn er om UW te helpen uit de financiële problemen te komen en welke beperkingen zijn daarbij? Antwoord 27 Op de korte termijn is het doel dat UW zelfstandig weer een financieel gezonde bedrijfsvoering heeft. Dat zal worden vastgelegd in het herstelplan. Zodra dat is vastgesteld zullen we dat met u delen. Voor de langere termijn gaan we onderzoeken of de huidige structuur met een BV op afstand nog wenselijk en haalbaar is en welke scenario's nog meer mogelijk zijn. Daar zullen we uw raad uiteraard ook bij betrekken.

Vraag 28 Wordt er gewerkt aan scenario’s en zo ja, kunnen deze met de raad worden gedeeld? Antwoord 28 De situatie heeft helder gemaakt dat deze ingreep nu noodzakelijk was. Voor de lange termijn is de situatie van SW-bedrijven in Nederland ook in beweging, de financiële basis verandert hierdoor. De Wsw-subsidie daalt jaarlijks. Dat betekent dat van SW-bedrijven wordt verlangd dat ze een groter deel van hun inkomsten zelf genereren. Een robuuste gezonde bedrijfsvoering is daarvoor gewenst. UW en de gemeente gaan in samenspraak met elkaar verschillende scenario’s verkennen waarbij rekening wordt gehouden met de ontwikkelingen op de lange termijn. Uiteraard zullen we uw raad daarbij betrekken.

9

Vraag 29 Hoe kijkt het college naar het ondernemingsplan van UW met de kennis van nu? Antwoord 29 Het ondernemingsplan geeft een beeld van een sociaal ontwikkelbedrijf met ambitie, dat samen met de gemeente en andere partners in de stad een belangrijke rol in de samenleving inneemt. In het ondernemingsplan zijn de financiële risico’s die met deze ambitie samenhingen onvoldoende benoemd en gekwantificeerd. Het herstelplan is erop gericht om, met de uitgangspunten van het Ondernemingsplan, dit zo snel mogelijk wel te bewerkstelligen. Vraag 30 Wordt het ondernemingsplan bijgesteld en/of komt er een nieuw plan? Antwoord 30 Het doel is om een duurzaam financieel gezond UW te hebben. Dit vindt plaats binnen de looptijd van het Ondernemingsplan. De overige doelstellingen uit het Ondernemingsplan zijn onverminderd actueel. Vraag 31 Hoe was de betrokkenheid van beide wethouders tot nu toe ingericht? Antwoord 31 Inhoudelijke en financiële sturing zijn niet los van elkaar te zien. De beide portefeuillehouders trekken gezamenlijk op in zowel de algemene sturing op UW, als ook in de sturing op deze ontstane situatie en de oplossingen daarvoor. wethouder financiën doet dit namens de gemeente als aandeelhouder en ziet daarmee met name op de financiële kaders van UW. Zij heeft hierin contact met de Raad van Commissarissen en de directie van UW.

De wethouder Werk en Inkomen ziet hierin met name op de beleidsmatige kant van UW, waaronder de uitvoering van de Wet sociale werkvoorziening, beschut werk en ontwikkelbanen. Vraag 32 Hoe reflecteert het college op deze bestuurlijke inrichting en ziet het reden dit in de toekomst anders in te richten? Antwoord 32 De beide portefeuillehouders blijven, beiden vanuit hun eigen verantwoordelijkheid, gezamenlijk sturen op de algemene situatie van UW, en ook op deze ontstane situatie en de oplossingen daarvoor. Vraag 33 Op welke manier kwamen deze signalen bij de gemeente terecht? Antwoord 33 De directeur UW heeft op 21 september 2023 de directeur Werk en Inkomen telefonisch op de hoogte gesteld van de verwachte verslechtering van het financiële resultaat over 2023. De directeur W&I heeft toen ook de beide betrokken wethouders geïnformeerd. Kort daarna hebben beide wethouders ook gesproken met de directeur van UW. De aandeelhouder (in de persoon van de wethouder Financiën) heeft vervolgens met de RvC gesproken. Vraag 34 Deze vraag wordt separaat onder geheimhouding beantwoord in een bijlage bij de raadsbrief Stand van zaken UW en beantwoording vraag 34 van SV 2024 nr. 1.

10

Vraag 35 Welke effecten heeft de schorsing van de directeur voor het oplossen van de financiële knelpunten? Welke extra kosten brengt deze stap met zich mee Antwoord 35 Het schorsen van de directeur heeft op zichzelf beschouwd geen gevolgen voor het oplossen van de financiële knelpunten. Inmiddels is er een waarnemend bestuurder benoemd, vanuit het MT van UW, waarmee de continuïteit van de dagelijkse leiding van de vennootschap is geborgd. Daarnaast wordt in het kader van het herstelplan en de begroting 2024 nauw samengewerkt met UW. In de begroting van UW wordt een transitiebudget opgenomen waarmee de eenmalige kosten van deze ongewenste situatie worden opgevangen. Op dit moment zijn wij bezig met het werven van een tweede directeur. Deze functie zal in beginsel op interim-basis zijn en gericht op de bedrijfsvoering. Vraag 36 Hoe worden medewerkers van UW op de hoogte gehouden? Antwoord 36 De ontwikkelingen van de laatste weken hebben ook een grote impact op de medewerkers. Wij hechten er daarom ook zeer aan dat de communicatie goed plaatsvindt. Afgesproken is dat het MT van UW en de RvC de medewerkers informeren. Op 23 januari zijn de medewerkers geïnformeerd over de laatste stand van zaken.

Daarnaast heeft de wethouder Financiën als aandeelhouder met de OR van UW gesproken, de zorgen tot zich genomen en uiteengezet hoe we de komende tijd samen met hen het UW uit deze situatie krijgen. Vraag 37 Hoe worden medewerkers betrokken bij het herstelplan? Antwoord 37 Het opstellen van het herstelplan vindt primair plaats door het managementteam van UW. Zij kiezen de wijze waarop de medewerkers worden betrokken bij het herstelplan. Wij zullen vanuit onze kant uiteraard UW ook ondersteunen daarin. Het herstelplan wordt ook met de OR van UW besproken. Vraag 38 Op welke wijze hebben medewerkers zeggenschap en inspraak over de ontwikkelingen bij UW? Antwoord 38 UW heeft een Ondernemingsraad. De ondernemingsraad wordt conform de wettelijke taken en verantwoordelijkheden meegenomen in de ontwikkelingen bij UW. Dit was onderwerp van gesprek tijdens het gesprek tussen de wethouder Financiën en de Ondernemingsraad op 17 januari jl. Vraag 39 Kan de wethouder deze vragen zoveel mogelijk in het openbaar beantwoorden en ons in het openbaar informeren zodat ook spoedig transparant naar buiten kan worden gebracht dat deze situatie speelt? Antwoord 39 Ja. Wij hebben in de raadsbrief gemotiveerd aangegeven waarom wij ervoor hebben gekozen tijdelijke geheimhouding op te leggen. Dit houdt verband met de financiële belangen van de gemeente. Uiteraard hechten wij aan transparantie.

Voor een compleet beeld is het raadzaam om voor zowel de raadsbrief als de beantwoording van de vragen daarover hetzelfde tijdspad van openbaarheid te hanteren. Deze antwoorden worden daarom gelijktijdig met (de meeste delen van) de brief openbaar gemaakt.

11

Vraag 40 Kan de wethouder deze vragen beantwoorden voor vrijdag 2 februari zodat de antwoorden eventueel betrokken kunnen worden bij de commissie VOWE van donderdag 8 februari? Antwoord 40 Ja.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

12

Schriftelijke vragen over geheime brief van 23 december 2023 Vragen: Op 23 december ontving de raad een brief over de zorgelijke situatie bij de Utrechtse Werkbedrijven (UW). Er zijn grote financiele zorgen maar ook operationeel speelt er veel wat mogelijk financiele effecten kan gaan hebben in de toekomst op UW en de gemeente Utrecht. We zien dat er gehandeld wordt en verschillende maatregelen zijn genomen. Echter omdat UW een cruciale rol speelt in het bieden van een waardige baan voor zoveel Utrechters vinden de fracties ChristenUnie, D66, CDA, Horizon, PvdA, GroenLinks, Utrecht Solidair, Stadsbelang Utrecht, Student&Starter en VVD het van groot belang dat goed wordt uitgezocht wat hier gebeurd is, welke verantwoordelijkheid de gemeente heeft en hoe er nu gehandeld gaat worden om grotere problemen te voorkomen. De fracties hebben de volgende vragen: Algemeen: De toekomst en de transitie van UW zijn vastgelegd in het Ondernemingsplan. Dit plan is mede gebaseerd op een advies van Berenschot van november 2021. Berenschot benoemt belangrijke punten. Over enkele hebben wij vragen. Hoe is gestuurd op: 1. Een te klein aantal opdrachtgevers en een te weinig diverse opdrachtportefeuille. Dit punt werd door UW minder belangrijk geacht. Hoe kan het dat er nu problemen zijn ontstaan als gevolg van het besluit van één opdrachtgever? 2.

Verbetering van de aansturing en de interne controle. Kunt u aangeven welke stappen hier de afgelopen jaren zijn gezet? 3. Vermindering van het totaalkostenniveau van de organisatie en van de te hoge overhead? 4. De overige aanbevelingen uit het Berenschotrapport?1 Financiele situatie: 5. Kan het college in een duidelijk tijdslijn de verschillende gebeurtenissen schetsen met daarin ook helder wie welke financiele gegevens ontving en wanneer? 6. Klopt het dat de aandeelhoudersvergadering al langer op de hoogte was van de tekorten in de uitvoering van het Ondernemingsplan, maar dat deze werden gecompenseerd door

1 Mogelijke doorgroeirichtingen UW, Berenschot 11 november 2021, 34 en 35.

hogere productie, zoals in de brief wordt gesuggereerd? Waarom werd dan niet eerder bijgestuurd, gezien de risico’s die werden gelopen? 7. Welke vorm kent de reguliere samenwerking en aansturing van UW? 8. Hoe kan het dat zo lang voor de gemeente verborgen is gebleven dat er een financieel tekort is van meer dan 2 miljoen euro? 9. Welke dekking is er gevonden voor de aanvullende subsidie? 10. Kunt u een overzicht geven van de verschillende middelen en reserves die binnen het reintegratiebudget zijn begroot en de manier waarop hierbinnen dekking is gevonden? 11. Waarom is er gekozen voor een aanvullende subsidie en niet voor een lening? 12. Welke andere constructies zijn overwogen? 13. En welke zaken kan de gemeente door deze dekking niet meer doen of hebben moeten uitstellen? 14. Hoe kan het dat UW in het voorjaar nog het idee had met een positief resultaat het jaar af te sluiten? 15. Hoe kan het dat deze klant zo abrupt en tegen verwachting in terug is gevallen op oorspronkelijk gemaakte contractafspraken? Graag zo precies mogelijk beschrijven wat hier precies heeft plaats gevonden en waarom? 16. Wat heeft de gemeente of UW gedaan om dit te voorkomen? 17. Hoe aannemelijk is het dat het tekort door één klant veroorzaakt wordt en wat doet het college om alle oorzaken volledig in beeld te krijgen? 18. Wat vindt het college ervan dat UW zo afhankelijk is van één klant? 19.

In het ondernemingsplan was uitgegaan van een verlies van € 350.000 in 2023 op basis van bestaande contractuele afspraken met klanten. Hoe kan het tekort dan toch zijn opgelopen tot meer dan 2 miljoen euro? De financiele ontwikkeling was begin augustus 2023 bekend bij de directie van UW, eind september 2023 was de gemeente ook op de hoogte. Pas op 23 december werd de raad geinformeerd. 20. Waarom is er niet gekozen toen gelijk de raad te informeren? 21. Wat bedoelt u als u schrijft dat UW “de positieve ontwikkelingen in de ramingen heeft doorgetrokken”? Gaat het hier om de ramingen zoals deze in het Ondernemingsplan zijn gepresenteerd? Welke aangepaste ramingen zijn daarna aan de aandeelhoudersvergadering gepresenteerd? 22. Wat is het verwachtte eindbeeld van het totale tekort? En welk risico is er dat de tekorten nog verder oplopen? 23. Hoe denkt de wethouder met eventuele verder oplopende tekorten om te gaan? Operationele situatie: 24. Wat betekent het dat UW nu onder verscherpt toezicht staat? 25. Wat zijn de belangrijkste doelen uit het verbeterplan? Is er inmiddels een interim-directeur aangesteld? Wat zijn gestelde doelen ten aanzien van de verbetering van de bedrijfsvoering? Op welke termijn worden resultaten verwacht? 26.

Welke risico’s zijn er op dit moment voor de uitvoering van de taak van UW en de uitvoering van de wet sociale werkvoorziening en voor de werknemers van UW? Kunt u hierbij een onderscheid maken tussen de korte en lange termijn? De gemeente is de grootste opdrachtgever van UW. Voor de instroom van werknemers is UW ook afhankelijk van de gemeente. 27. Welke opties zijn er om UW te helpen uit de financiele problemen te komen en welke beperkingen zijn daarbij? 28. Wordt er gewerkt aan scenario’s en zo ja, kunnen deze met de raad worden gedeeld? 29. Hoe kijkt het college naar het ondernemingsplan van UW met de kennis van nu? 30. Wordt het ondernemingsplan bijgesteld en/of komt er een nieuw plan?

De rol van aandeelhouder ligt bij de wethouder financien. De wethouder W&I is beleidsmatig verantwoordelijk. De komende tijd is er gezamenlijk bestuurlijk overleg tussen beide wethouders en de raad van commissarissen. 31. Hoe was de betrokkenheid van beide wethouders tot nu toe ingericht? 32. Hoe reflecteert het college op deze bestuurlijke inrichting en ziet het reden dit in de toekomst anders in te richten? In de tussentijd zijn er nog nieuwe signalen binnen gekomen over nog andere grote financiele risico’s. 33. Op welke manier kwamen deze signalen bij de gemeente terecht?

35. Welke effecten heeft de schorsing van de directeur voor het oplossen van de financiele knelpunten? Welke extra kosten brengt deze stap met zich mee? 36. Hoe worden medewerkers van UW op de hoogte gehouden? 37. Hoe worden medewerkers betrokken bij het herstelplan? 38. Op welke wijze hebben medewerkers zeggenschap en inspraak over de ontwikkelingen bij UW? Proces: 39. Kan de wethouder deze vragen zoveel mogelijk in het openbaar beantwoorden en ons in het openbaar informeren zodat ook spoedig transparant naar buiten kan worden gebracht dat deze situatie speelt? 40. Kan de wethouder deze vragen beantwoorden voor vrijdag 2 februari zodat de antwoorden eventueel betrokken kunnen worden bij de commissie VOWE van donderdag 8 februari?

Gesteld door: • • • • • • • • • •

Rik van der Graaf, ChristenUnie Utrecht Venita Dada-Anthonij, D66 Bert van Steeg, CDA Utrecht Victor Paalman, Horizon Ilse Raaijmakers, PvdA Utrecht Fred Claasen, GroenLinks Yvonne Hessel, Utrecht Solidair Cees Bos, Stadsbelang Utrecht Annemarijn Oudejans, Student & Starter Mariam Al-Saqaff, VVD Utrecht