Beantwoording SV 2022 nr 90 over Openbaar maken persoonsgegevens bij zienswijzen na toestemming betrokkene 30-6-2022.docx.pdf

BEANTWOORDING SCHRIFTELIJKE RAADSVRAGEN 2022, NUMMER 90

Datum Van Behandeld door Doorkiesnummer E-mailadres Kenmerk Beleidsveld

5 juli 2022 College B&W E. Rooke 14030 e.rooke@utrecht.nl 10193678 Ruimtelijke Ordening

Geachte leden van de raad, Hierbij ontvangt u de beantwoording van de schriftelijke raadsvragen jaargang 2022 nummer 90 van Gert Dijkstra (EenUtrecht), Ruud Maas (VOLT), Jantine Zwinkels (CDA), Bina Chirino (CU) van 13 mei 2022 over Openbaar maken persoonsgegevens bij zienswijzen na toestemming betrokkene. De gestelde vragen zijn onderaan bijgevoegd. Vraag 1 Wat zijn de redenen om nu standaard iedereen die een zienswijze indient anoniem als nummer op te nemen in de openbare raadsstukken? Antwoord 1 Tot ongeveer 2010 stonden de namen en adresgegevens van personen in het vaststellingsrapport. De directe aanleiding om dit aan te passen was een gegronde klacht van een inwoner waaruit bleek dat voor- en tegenstanders elkaar opzoeken en dit aan de voordeur tot discussie leidt die bepaalde inwoners als zeer intimiderend ervaren. Indertijd is besloten om geanonimiseerd te publiceren met nummers en aan het belang van de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer een zwaarder gewicht toe te kennen. Een paar jaar later heeft de Raad van State deze nieuwe lijn bevestigd. De rechter is van oordeel dat het voor democratische besluitvorming voldoende is als we zienswijzen en de reactie daarop van het college geanonimiseerd publiceren. Op 1 mei 2016 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden.

Onder de AVG hebben we het werkproces gestandaardiseerd om te voldoen aan de AVG en om datalekken te voorkomen. Vraag 2 Wat is (per saldo) de extra tijdsinvestering om iedereen die een zienswijze indient te vragen of hij of zij wel of geen bezwaar heeft tegen het openbaar maken van de eigen naam en zo mogelijk enkele contactgegevens? Antwoord 2 Een goed werkproces om datalekken te voorkomen vereist het inrichten van de standaard publicatieproces en het aanpassen van e-formulieren.

Als voorbeeld: bij bestemmingsplanprocedures zijn de incidentele kosten (extra tijdsbesteding) voor het inrichten van het proces naar schatting maximaal 5000 euro. Daarnaast schatten we dat er per bestemmingsplanprocedure 1 à 2 uur nodig is voor een zorgvuldige administratie van de toestemmingen. Op jaarbasis is dat zo’n 0,1 FTE alleen voor bestemmingsplannen. Als deze werkwijze moet worden toegepast op alle procedures met zienswijzen vraagt dat meer middelen en beschikbare capaciteit. Het nabellen van indieners om alsnog expliciet wel of geen toestemming te geven is overigens niet toegestaan. Vraag 3 Hoe gaat het college ervoor zorgen dat indieners goed worden geïnformeerd over hun privacy bij de uitvoering van dit voorstel? Antwoord 3 Zie het antwoord op vraag 4. Vraag 4 Is het college van B&W met ons van mening dat de eerdergenoemde voordelen (veel) groter zijn dan het nadeel van de eventuele extra tijdsinvestering en zo ja, is het college daarom bereid dit voorstel over te nemen? Antwoord 4 Nee, we nemen het voorstel niet over. Het huidige stelsel voldoet juridisch aan de Wet open overheid en de AVG. Inwoners kunnen niet goed overzien wat de gevolgen van het verlenen van toestemming zijn en als persoonsgegevens openbaar worden via de website dan kan dat niet meer goed ongedaan worden gemaakt als een inwoner besluit om de toestemming in te trekken.

Dat komt ook omdat openbare informatie door allerlei sites wordt gekopieerd. Het vervangen van een document betekent niet dat daarmee de persoonsgegevens niet meer te vinden zijn op internet. Het gaat hier dus niet om extra tijdsbesteding, maar het belang van de eerbieding van de persoonlijke levenssfeer en daaraan een groter gewicht toekennen. We zien wel mogelijkheden om de wijze waarop informatie aan uw raad wordt verstrekt te verbeteren door bij documenten die gaan over inspraak specifiek voor raadsleden een adressenlijst of zienswijzenoverzicht bij te voegen. Op die manier kan uw raad altijd zien wie welke zienswijze heeft gegeven en desgewenst contact opnemen met die persoon/organisatie. Dat is nu alleen standaard bij bestemmingsplanprocedures geregeld. Dit najaar willen we de nieuwe werkwijze invoeren. Hieraan zijn nauwelijks extra kosten verbonden, omdat een adressenlijst nu veelal onderdeel uitmaakt van het bestaande werkproces. Vraag 5 Zo ja, op welke termijn kan dit plaatsvinden en kan het college toezeggen dat dit uiterlijk 1 september 2022 kan worden ingevoerd? Antwoord 5 Zie het antwoord op vraag 4.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

2

Schriftelijke vragen Openbaar maken persoonsgegevens bij zienswijzen na toestemming betrokkene 13 mei

Bij de publicatie van zienswijzen bij de raadsstukken wordt nu standaard de naam van de indiener als een nummer weergegeven. De persoonsgegevens worden geanonimiseerd. Als reden wordt genoemd dat op basis van de Algemene verordening gegevensbescherming de privacy van de betrokkene zwaarder weegt dan het algemeen belang op openbaarheid van bestuur. Voorstel is om dat anders te gaan doen, namelijk door alle Utrechters die een zienswijze indienen te vragen of zij er (1) wel of geen bezwaar tegen hebben dat de eigen naam wordt gepubliceerd en (2) ook de contactgegevens daarbij worden vermeld, zoals bijv. een email adres of telefoonnummer. Zo worden direct voor derden alle namen en mogelijk ook contactgegevens zichtbaar van de Utrechters die een zienswijze indienen en kunnen deze personen door derden worden benaderd. Door vooraf de toestemming te vragen, kan ook gewerkt worden overeenkomstig de Algemene verordening gegevensbescherming Er zijn twee goede redenen om dit voorstel met elkaar te willen in onze gemeente. Allereerst zorgt dit voorstel er voor dat iemand die een zienswijze indient makkelijker contact kan opnemen met iemand anders die ook een zienswijze heeft ingediend. Zij kunnen elkaar nu wel vinden en tijdig nagaan of zij samen willen optrekken in het vervolgtraject.

Tweede voordeel is dat de context van de zienswijze beter kan worden beoordeeld, door alle Utrechters, inclusief raadsleden. Het kan namelijk bijv. van belang zijn of de indiener een privé persoon is en alleen voor zichzelf opkomt of daarin een groep van personen of organisatie(s) vertegenwoordigd. Ten slotte, wordt het ook voor raadsleden (en derden) makkelijker om met betrokkenen contact op te nemen en daarbij meerdere personen/indieners gezamenlijk te benaderen (omdat zij allen hebben aangegeven niet anoniem te willen zijn). Dat maakt de (burger)participatie transparanter, directer, opener en daarmee ook sterker. Dat is iets wat veel waard is.

3

Nadeel van het voorstel zou kunnen zijn dat het extra tijd en energie van ambtenaren (en dus ook geld) omdat elke indiener de vraag moet worden voorgelegd of zij of hij wel of niet anoniem wil zijn of dus geen bezwaar heeft tegen het openbaar opnemen van de eigen naam en zo mogelijk ook enkele contactgegevens. Daarbij is het belangrijk dat de indiener wordt geïnformeerd om zo een goede keuze te kunnen maken. De indiener moet bijvoorbeeld weten hoe lang zijn persoons- en eventueel contactgegevens vindbaar blijven, en op welke manier. In de uitvoering moet het college er op toezien dat de communicatie daarom op een goede manier gebeurt.

Vragen: 1. Wat zijn de redenen om nu standaard iedereen die een zienswijze indient anoniem als nummer op te nemen in de openbare raadsstukken? 2. Wat is (per saldo) de extra tijdsinvestering om iedereen die een zienswijze indient te vragen of hij of zij wel of geen bezwaar heeft tegen het openbaar maken van de eigen naam en zo mogelijk enkele contactgegevens? 3. Hoe gaat het college er voor zorgen dat indieners goed worden geïnformeerd over hun privacy bij de uitvoering van dit voorstel? 4. Is het college van B&W met ons van mening dat de eerder genoemde voordelen (veel) groter zijn dan het nadeel van de eventuele extra tijdsinvestering en zo ja, is het college daarom bereid dit voorstel over te nemen? 5. Zo ja, op welke termijn kan dit plaatsvinden en kan het college toezeggen dat dit uiterlijk 1 september 2022 kan worden ingevoerd?

Gesteld door: • • • •

Gert Dijkstra, EenUtrecht Ruud Maas, Volt Jantine Zwinkels, CDA Bina Chirino, CU

4