Auditplan gemeente Utrecht 2023 CONCEPT
Tekst van het document
CONCEPT Auditplan 2023 Gemeente Utrecht | 01 september 2023
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Uw controleteam
Aan de gemeenteraad van de gemeente Utrecht Postbus 16200 3500 CE UTRECHT Datum
september 2023 Onderwerp
Auditplan 2023 Ons kenmerk
CONCEPT
Geachte leden van de raad, Wij hebben het genoegen u hierbij ons auditplan aan te bieden voor de controle van de gemeente Utrecht voor het boekjaar eindigend op 31 december 2023. Het doel van dit document is u een samenvatting te geven van de wijze waarop wij de controle van de jaarrekening over 2023 verrichten. Ons auditplan is mede gebaseerd op onze kennis en ervaring vanuit voorgaande jaren. Dit auditplan bespreken wij op 12 oktober 2023 met uw adviescommissie Controle en Financiën. Het auditplan is een dynamisch document dat wij zonodig in overleg met u tussentijds bijwerken als actuele ontwikkelingen bij/voor de gemeente Utrecht hiertoe aanleiding geven. Wij houden hierover nauw contact met zowel de gemeenteraad c.q. adviescommissie Controle en Financiën, uw college als de ambtelijke organisatie. Communicatie neemt zoals u van ons gewend bent sowieso een prominente plaats in binnen ons auditplan 2023. Dat stelt ons immers in staat continu op de hoogte te zijn én te blijven van de voor u relevante ontwikkelingen. Zo vullen wij onze certificerende rol én natuurlijke adviesfunctie voor uw gemeente optimaal in. Wij zijn indien gewenst uiteraard graag bereid aan u een nadere toelichting te geven.
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Hoogachtend,
Deloitte Accountants B.V.
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023
drs. R.M.J. van Vugt RA Innovatie
Bijlagen
Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing.
© 2023 Deloitte The Netherlands
Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
Blz. 2
2
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Uw controleteam
Uw controleteam
De accountantscontrole van het boekjaar 2023 voeren wij uit onder leiding van Rein-Aart van Vugt en Niels Fritz. Zoals u van ons gewend bent, zetten wij een voor en met uw gemeente bekend, ervaren en gedreven controleteam in (waar nodig aangevuld met specialisten, zoals IT-auditors). De sleutelposities in het controleteam zijn ongewijzigd ten opzichte van voorgaande jaren, zodat behoud van kennis en consistentie in onze aanpak en werkwijze zijn geborgd. Daarnaast hebben wij ons vaste team uitgebreid in verband met toenemende SiSa-controles.
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole Rein-Aart van Vugt Partner
Niels Fritz Partner
Bob Leeuwenkamp Senior Manager
Monique van Doornum-van Duist Senior Manager
Bart de Nijs Junior Manager
06 – 11002353 rvanvugt@deloitte.nl
06 – 52048682 nfritz@deloitte.nl
06 – 12011643 bleeuwenkamp@deloitte.nl
06 – 12342787 mvanduist@deloitte.nl
06 –12104989 bdenijs@deloitte.nl
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023
Anne-Margriet de Winter Senior Manager
Maurice Heuer Manager
Danny Graus Director IT Audit
Rohini Garib Junior Manager
Niels van den Akker Junior Manager
06 – 12010912 amdewinter@deloitte.nl
06- 683330192 maheuer@deloitte.nl
06 - 53119327 dgraus@deloitte.nl
06 – 29653107 rgarib@deloitte.nl
06- 31024071 nivandenakker@deloitte.nl
Innovatie
Bijlagen
© 2023 Deloitte The Netherlands
Blz. 3
3
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
De planning-en-controlcyclus
Uw controleteam
Kadernota, begroting en jaarrekening horen bij elkaar De gemeenteraad legt in de kadernota de beleidsdoelstellingen vast, wat vervolgens uitwerking krijgt in de begroting. De begroting bevat de financiële kaders waarmee het college aan de slag gaat. Hiermee geeft u invulling aan uw kaderstellende rol. Het is van belang vast te stellen of de realisatie van de afgesproken doelstellingen plaatsvindt binnen de in de begroting opgenomen financiële afspraken. Het college legt hierover verantwoording af aan de hand van tussentijdse bestuursrapportages en na afloop van het jaar in de jaarstukken (het jaarverslag en de jaarrekening). Deze (tussentijdse) verantwoordingsstukken zijn van belang voor uw controlerende taak. De jaarstukken volgen daarin de begroting.
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Eerste bestuursrapportage
Kadernota
Begroting
Tweede bestuursrapportage
Begrotingswijzigingen gedurende het jaar
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Jaarstukken
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023
Innovatie
Bijlagen
© 2023 Deloitte The Netherlands
Blz. 4
4
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Uw controleteam
Relevante aspecten bij onze accountantscontrole zijn onder andere: • De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant.
De planning-encontrolcyclus
• De accountant controleert de jaarrekening en verstrekt de volgende rapportages: – Auditplan
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
– Managementletter (ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders) – Verslag van bevindingen – Controleverklaring.
• De controleverklaring vanaf het boekjaar 2023 geeft een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening. Het oordeel omtrent de rechtmatigheid verdwijnt daarmee uit onze controleverklaring. Uw college legt vanaf dit boekjaar verantwoording af over de rechtmatigheid van de bestedingen via de rechtmatigheidsverantwoording die is opgenomen in de jaarrekening. Nadere toelichting vindt plaat in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken. • Net als voorgaand boekjaar zullen wij in de controleverklaring rapporteren over onze controleaanpak frauderisico’s, naleving wet- en regelgeving en veronderstellingen inzake financiële risico’s in relatie tot de financiële positie. • De uitgangspunten voor de accountantscontrole zijn het Besluit begroting en verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). • De accountantscontrole is op grond van de Wet toezicht accountantscontrole (Wta) een wettelijke controle. Dit betekent een stevig toezichtregime van de Autoriteit Financiële markten (AFM) op de naleving van de voor accountants geldende ‘Nadere voorschriften controle- en overige standaarden’ (NV COS). • Verbinding tussen gemeenteraad, adviescommissie Controle en Financiën en accountant:
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023
– adviescommissie Controle en Financiën is ‘linking pin’ tussen gemeenteraad als opdrachtgever en accountant als opdrachtnemer. – Overleggen in ieder geval over inrichting van de controle, uitkomsten interim- en jaarrekeningcontrole alsook actuele ontwikkelingen.
Innovatie
Bijlagen
© 2023 Deloitte The Netherlands
Blz. 5
5
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Uw controleteam
De rechtmatigheidsverantwoording Vanaf de boekjaar 2023 legt uw college verantwoording af over het rechtmatig handelen en besteden van de publieke middelen. Deze rechtmatigheidsverantwoording zal worden opgenomen in de jaarrekening. In de paragraaf Bedrijfsvoering volgt een nadere toelichting. Hierbij zullen de volgende uitgangspunten worden gehanteerd:
• De rechtmatigheidsverantwoording is een onderdeel van de jaarstukken, waarbij voor de decentrale overheid een rapportagetolerantie geldt van maximaal 3% en minimaal 0% van de totale lasten (incl. dotaties aan de reserves). De gemeenteraad bepaalt in het normenkader deze tolerantie. Voor 2023 heeft de raad van Utrecht het percentage op 1,5% vastgesteld. De raad heeft hierbij de keuze om minder nauwkeurig te worden geïnformeerd over eventueel geconstateerde bevindingen inzake rechtmatigheid. De rechtmatigheidsverantwoording valt onder het oordeel over het getrouwe beeld van de accountant. • Scope: financiële rechtmatigheid, zoals deze nu reeds is uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV. Het gaat alleen om de rechtmatigheids-criteria die geen criteria voor het getrouwe beeld zijn (voorwaarden-, begrotings- en misbruik- en oneigenlijkgebruik -criterium). Hierop is de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV aangepast. Onderstaand zijn de voornaamste gevolgen voor de accountantscontrole opgenomen: • De accountant verklaart dat de door het college opgestelde rechtmatigheidsverantwoording getrouw is (met 1% goedkeuringstolerantie). Deze verklaring wordt onderdeel van het getrouwheidsoordeel; het separate oordeel over rechtmatigheid zoals wij dat kennen uit de huidige controleverklaring vervalt hiermee.
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
• Rechtmatigheidsfouten en onzekerheden hebben geen effect meer op het oordeel van de accountant. Wanneer de rechtmatigheidsverantwoording geen getrouw beeld geeft van de rechtmatigheidsfouten en –onzekerheden, uitgaande van de door de gemeenteraad vastgestelde rapporteringstolerantie van 1,5%, heeft dit invloed op het accountantsoordeel in de controleverklaring.
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
De voornaamste gevolgen voor de gemeente zijn:
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023
• Het college van uw gemeente treedt in overleg met de raad over de te hanteren rapporteringstoleranties voor de rechtmatigheidsverantwoording.
• Uw gemeente identificeert de belangrijkste rechtmatigheidsrisico’s in aansluiting op de toetsingscriteria en heeft deze opgenomen in uw controleplan rechtmatigheidsverantwoording 2023. Verder moet worden bepaald op welke wijze deze rechtmatigheidsrisico’s worden afgedekt (via systeemgerichte en gegevensgerichte (verbijzonderde) controles). Het controleplan moet met het college van B&W worden afgestemd en structureel worden ingebed in de P&C-cyclus. Uw organisatie heeft hier al reeds opvolging aan gegeven. • Uw gemeente dient rekening te houden met eventuele verbonden partijen (m.n. gemeenschappelijke regelingen), waarvan de fouten en onzekerheden meegenomen moeten worden in de rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente. Dit geldt met name voor gemeenschappelijke regelingen die taken in mandaat uitvoeren, zoals het geval is bij serviceorganisaties en bij gemeenschappelijke regelingen die zich richten op het uitvoeren en heffen van gemeentelijke belastingen.
© 2023 Deloitte The Netherlands
Innovatie
Bijlagen
Blz. 6
6
Doelstelling van de accountantscontrole
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Uw controleteam
Doelstelling De primaire doelstelling van de accountantscontrole is een onafhankelijke controleverklaring te verstrekken over de getrouwheid van de jaarrekening (dus inclusief de rechtmatigheidsverantwoording) over het boekjaar eindigend op 31 december 2023. Daarbij rapporteren wij aan het college en de gemeenteraad over onze controlebevindingen.
Het college is primair verantwoordelijk voor het (bij)houden van een goede financiële administratie en voor betrouwbare en tijdige (tussentijdse) bestuursrapportages aan de gemeenteraad. De verantwoordelijkheid voor het toezicht op de bedrijfsvoering en de handelingen van de gemeente ligt bij de gemeenteraad. De rol en de verantwoordelijkheden van het college en de gemeenteraad zijn van groot belang. Onze controlewerkzaamheden geven een onafhankelijke kijk op de financiële verslagleggingsrisico’s en -processen, en andere gebieden en ontwikkelingen die voor hen relevant zijn.
Overige rapportagedoelstellingen
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Onze rapportagedoelstellingen zijn de volgende:
• Het college en de gemeenteraad informeren over significante aangelegenheden. Dit is gericht op bijvoorbeeld belangrijke schattingen, grondslagen voor financiële verslaggeving, nieuwe rapportagevereisten en significante tekortkomingen in de interne beheersing.
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
• Het tijdig verstrekken van een constructieve managementletter aan het college en de gemeenteraad. Hierin nemen wij onze belangrijkste aanbevelingen op voor mogelijke en/of noodzakelijke verbeteringen in de bedrijfsprocessen, en indien van toepassing geconstateerde significante tekortkomingen in de interne beheersing die wij tijdens de controle hebben geïdentificeerd.
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023
Aansluiting met uw ontwikkelingen Innovatie
Onze controleaanpak voor uw gemeente is gebaseerd op ons inzicht in de strategische prioriteiten van uw gemeente. Hiertoe verkrijgen wij inzicht in de (significante) ontwikkelingen voor zover deze relevant zijn voor de controleaanpak van de jaarrekening. Ook leggen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, focus op actuele ontwikkelingen voor en bij de gemeente die zich vertalen in onze risicoanalyse en in specifieke aandachtsgebieden bij onze werkzaamheden en in onze rapportages.
Bijlagen
© 2023 Deloitte The Netherlands
Blz. 7
7
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Uw controleteam
Wij brengen bij de start van de controle een auditplan uit met de belangrijkste onderwerpen voor de accountantscontrole. Hierbij onderkennen wij voor de controle van boekjaar 2023 de volgende aandachtsgebieden bij onze controle voor uw gemeente: Interne beheersing •
Management override of controls (vanuit de controlestandaarden ingegeven).
•
Waardering voorraad bouwgronden in exploitatie (actief grondbeleid).
•
Verhoogde aandacht voor aandachtspunten bij verantwoording en controle van grondexploitatie, SiSa, juridische claims en geschillen.
•
Rechtmatigheidsverantwoording, waaronder blijvende aandacht voor de naleving van Europese aanbestedingsregels en begrotingsrechtmatigheid.
•
Blijvende aandacht voor een adequate wisselwerking tussen de centrale en de decentrale organisatie.
•
Betrouwbaarheid en continuïteit geautomatiseerde gegevensverwerking (IT-omgeving, opvolging IT bevindingen, SAP en cyber security).
•
Actualisatie van voorzieningen, waaronder de voorzieningen onderhoud en verlofsparen.
•
Opvolging (overige) aanbevelingen managementletter en accountantsverslag 2022.
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Speerpunten adviescommissie Controle en Financiën •
De planning-encontrolcyclus
Te bespreken in adviescommissie Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023
Innovatie
Speerpunten adviescommissie Controle en Financiën
© 2023 Deloitte The Netherlands
De adviescommissie Controle en Financiën kan – als vertegenwoordiging van de gemeenteraad – ter ondersteuning van de controlerende rol specifiek aandacht vragen voor bepaalde posten van de programma’s, gemeentelijke producten, specifieke projecten en/of organisatieonderdelen.
Bijlagen
Blz. 8
8
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Uw controleteam
Bij de risicoanalyse en als uitvloeisel hiervan het bepalen van de benodigde aard, omvang en diepgang van onze controlewerkzaamheden hanteren wij een materialiteit (‘foutmarge’). De materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023 bepalen wij in overeenstemming met het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) op basis van 1% van de lasten inclusief toevoegingen aan reserves. Voor de jaarrekeningcontrole 2023 gaan wij vooralsnog uit van de begroting 2023 en komen wij tot de volgende (afgeronde) bedragen:
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Goedkeuringstoleranties Fouten
1% van het totaal van de lasten ad € 1.794.985.000,- =
€ 17.949.850,-
Onzekerheden
3% van het totaal van de lasten ad € 1.794.985.000,- =
€ 53.849.550,-
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Rapporteringstolerantie Fouten en onzekerheden
€ 500.000
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023
Innovatie
Bijlagen
© 2023 Deloitte The Netherlands
Blz. 9
9
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Uw controleteam
Voor de jaarrekeningcontrole 2023 hanteren wij een vooraf met uw gemeente afgestemde planning, die naadloos aansluit op de agenda van de adviescommissie Controle en Financiën/gemeenteraad en de planning-en-controlcyclus van de gemeente Utrecht. De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023
Innovatie
Bijlagen
© 2023 Deloitte The Netherlands
Blz. 10 10
Innovatie
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Uw controleteam
Wij maken bij onze controle gebruik van innovatieve tools: •
Advanced risk sensing tool – Met gebruik van AI verzamelen en analyseren van relevante nieuwsberichten uit wereldwijde bronnen.
•
Argus – Text mining op het proces van subsidieverstrekkingen o.b.v. het inlezen van gegevens uit subsidieverleningsbeschikkingen.
•
Spotlight – Data-analyse en dashboarding - Volledige data-extractie uit uw financiële administratie om boekingen te kunnen analyseren voor onze controle, waaronder de controle op memoriaalboekingen. Inzicht in de data d.m.v. dashboarding voor het opzetten van een robuuste risico-analyse.
•
i-Confirm – Bevestigingen van derden - Proces van opvragen en monitoren van bevestigingen van derden, zoals: standaardbankverklaringen, uitgezette leningen, opgenomen leningen, derivaten, advocatenbrieven.
•
Deloitte Connect - Managen van op te leveren controle-informatie voor de jaarrekeningcontrole.
•
Payroll analytics – Data-analyse ten aanzien van salarisadministratie en loonaangifte
Komende controle richten wij ons samen met uw organisatie op het verder inbedden en uitbreiden van innovatieve toepassingen. Ook maken wij optimal gebruik van uw interne data-analyses bij onze controle.
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023
Innovatie
Bijlagen
© 2023 Deloitte The Netherlands
Blz. 11 11
Bijlagen Bijlage A - Planning en onderwerpen adviescommissie Controle en Financiën boekjaar 2023
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Frequent overleg met alle relevante gremia is een kritische succesfactor in onze aanpak en afspraken. De planning voor de overleggen en een opzet voor de te bespreken onderwerpen met de adviescommissie Controle en Financiën – als afvaardiging van de gemeenteraad vanuit het opdrachtgeverschap aan ons als controlerend accountant – hebben wij hieronder opgenomen. Gedurende de controle van het boekjaar 2023 vullen wij de planning en de onderwerpen in overleg met de adviescommissie Controle en Financiën nader in.
De planning-encontrolcyclus
Maand
Onderwerp
September
Zomersessie
September
Evaluatie controleproces boekjaar 2022 en concept auditplan 2023
Oktober
Definitief auditplan 2023
November
Managementletter 2023
Mei
Verloop controleproces jaarrekening 2023
Mei – juni
Toelichting accountant op jaarstukken en (concept) accountantsverslag 2023
Uw controleteam
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023 Rapportage
Tijdstip
Auditplan
Voor aanvang van de interim-controle
Bestuurlijke samenvatting managementletter voor de adviescommissie Controle en Financiën / gemeenteraad
Na afronding van de interim-controle
Managementletter voor het college en de directie
Na afronding van de interim-controle
Accountantsverslag voor de adviescommissie Controle en Financiën / gemeenteraad
Na afronding van de controle van de jaarstukken
Controleverklaring voor de adviescommissie Controle en Financiën / gemeenteraad
Na afronding van de controle van de jaarstukken
© 2023 Deloitte The Netherlands
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023
Innovatie
Bijlagen
Blz. 12 12
Bijlagen Bijlage B – ‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
De ‘Tone at the Top’ is een essentieel onderdeel van de soft controls in een organisatie en ziet voornamelijk toe op gedrag. Het hoogste management dient hierbij het goede voorbeeld te geven. Als onderdeel van onze controle verkrijgen wij relevante informatie, indrukken en standpunten over de ‘Tone at the Top’ bij de gemeente Utrecht. Het stelt ons in staat waar nodig waarnemingen te delen met het college en de gemeenteraad.
De planning-encontrolcyclus
Uw verantwoordelijkheden De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college en de raad en betreft ook het onderhouden van interne beheersing om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of van fouten. Deze verantwoordelijkheid omvat tevens het uitvoeren, vastleggen en actualiseren van de frauderisicoanalyse als geïntegreerd onderdeel van de interne beheersing, een evaluatie van de mogelijke impact en waarschijnlijkheid van frauderisico's en de ondernomen acties om frauderisico's te beperken, inclusief de risico's van omkoping, corruptie en cybersecurity. Daarnaast zijn het college en de raad verantwoordelijk voor het monitoren van het risico op managementfraude, het bepalen of de interne beheersingsmaatregelen voldoende zijn om frauderisico's te identificeren en de beoordeling van de competentie en integriteit van het management. Onze verantwoordelijkheden Wij dienen een fraudediscussie te voeren en bevestigingen te verkrijgen van uw management en anderen binnen de gemeente ten aanzien van de interne beheersing, risicoinschattingen (inclusief de processen om de risico's op fraude te identificeren en erop in te spelen), en eventuele kennis met betrekking tot (vermoede) fraude.
Verder zijn wij verplicht het management te verzoeken om informatie die zij eventueel aan het college en de raad heeft meegedeeld over de processen om de risico's op fraude te identificeren en erop in te spelen, en om informatie die het management eventueel aan zijn werknemers heeft meegedeeld over zijn visie op bedrijfsvoering en ethisch gedrag. Daarnaast dienen wij inzicht te krijgen in de wijze waarop het college en de raad toezicht uitoefenen op de door het management gevolgde processen om de risico's op fraude in de stichting te identificeren en hierop in te spelen. Als accountants verkrijgen wij in dit kader een redelijke, maar geen absolute, mate van zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat door fraude of fouten.
Uw controleteam
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023
Kenmerken van fraude Afwijkingen in de jaarrekening kunnen het gevolg zijn van fraude of fouten. De onderscheidende factor tussen fraude en fouten is of de onderliggende actie die leidt tot een afwijking in de jaarrekening al dan niet opzettelijk is. Voor accountants zijn 2 soorten opzettelijke afwijkingen relevant: afwijkingen als gevolg van frauduleuze financiële verslaggeving en afwijkingen als gevolg van oneigenlijke toe-eigening van activa.
Innovatie
© 2023 Deloitte The Netherlands
Blz. 13 13
Bijlagen
Bijlagen Bijlage C – Onafhankelijkheidsbeleid en -procedures
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Het handhaven van en toezicht houden op onze onafhankelijkheid vergt een gezamenlijke inspanning van ons als accountant alsook het college en de gemeenteraad van de gemeente Utrecht. Onze onafhankelijkheid bevestigen wij schriftelijk in de opdrachtbevestiging alsook het verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en identificeren eventuele zaken waarvan naar onze mening redelijkerwijs is te veronderstellen dat deze van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid.
De planning-encontrolcyclus
Onafhankelijkheidsmaatregelen Onderdelen van onze onafhankelijkheidsmaatregelen zijn onder andere: • Een cultuur waarin wij het belang van onafhankelijkheid benadrukken. • Diepgaande monitoringprocessen. • Strikt beleid dat Deloitte duidelijk communiceert. • Training voor alle partners, directors en professionals. • Een ‘restricted entity list’ en toezicht op persoonlijke financiële belangen. • Jaarlijkse onafhankelijkheidsverklaringen door partners, directors en werknemers. • Beleid ten aanzien van het rouleren van partners, langdurige betrokkenheid van seniorleden van het controleteam, goedkeuring vooraf van aanvullende/overige dienstverlening en zakelijke relaties alsook geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid. • Openbaar maken van de fees. • Besprekingen van het controleteam. Specifieke waarborgen en procedures Deloitte heeft belangrijke waarborgen en procedures om (veronderstelde) bedreigingen voor onze onafhankelijkheid en objectiviteit tegen te gaan. Hieronder bevinden zich de volgende punten: • Deloitte voert vóór afgifte van de controleverklaring een onafhankelijke kwaliteitsbeoordeling uit op het controledossier van de eindverantwoordelijke accountant. • Een onafhankelijke partner beoordeelt in dit kader tevens de belangrijkste besluiten waarmee de objectiviteit van ons oordeel is gewaarborgd.
• Jaarlijks rapporteren wij onze beoordeling van de objectiviteit en onafhankelijkheid aan de gemeenteraad. • Voorafgaand aan het aanvaarden van een verzoek tot aanvullende dienstverlening of een herbenoeming voor de controleopdracht, vindt een formele overweging en beoordeling plaats om te zien of aanvaarding van deze diensten dan wel voortzetting van de controleopdracht gepast is.
Uw controleteam
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023
Innovatie
Bijlagen
© 2023 Deloitte The Netherlands
Blz. 14 14
Bijlagen Bijlage D – Onze kwaliteitsbelofte
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
De voordelen van onze kwaliteitsbelofte voor de gemeente Utrecht.
De planning-encontrolcyclus
Dienen van het publiek belang in de rol van extern accountant past naadloos in de global purpose van Deloitte: to make an impact that matters. Deloitte en haar medewerkers streven dagelijks met volle overtuiging naar het maken van een relevante en betekenisvolle impact op de maatschappij. Dit doen zij met een professioneel-kritische instelling. Niet alleen op het gebied van accountancy, maar ook op werkvelden als IT, cybersecurity en door de inzet van data analytics als onderdeel van onze controleaanpak, evenals de opname in het controleteam van experts op het gebied van bijvoorbeeld corruptie, belastingen, waarderingen en pensioenen. Onze professionals zijn zich er terdege van bewust dat het leveren van een consistent hoge kwaliteit hierbij van essentieel belang is. Deloitte streeft continu naar de hoogste kwaliteit van dienstverlening. Ons robuuste beleid, procedures en controlemethodiek worden aangevuld met een strakke organisatie van kwaliteitscontrole, een sterke overlegcultuur, een gedegen beoordelingsproces en risicomanagementsysteem, en ons voornaamste goed: de kwaliteit van onze professionals en de reputatie die daarop is gebouwd. Kwaliteit is de kern van de strategie die Deloitte volgt en wij zijn trots op ons stelsel van kwaliteitsbeheersing. Uw opdrachtteam is verantwoordelijk voor alle ten aanzien van de opdracht genomen beslissingen.
Onze aanpak gaat uit van sterke partnerbetrokkenheid: wij onderscheiden ons door de tijd die onze partners aan de controle besteden en aan de dienstverlening aan de cliënt gedurende het hele jaar. De goede naam en ons vermogen om onze reputatie, die van onze cliënten en van onze professionals te beschermen vormen de kern van de kwaliteit van onze professionele dienstverlening. De kernpunten van onze kwaliteitsbeheersing zijn: • Leiderschap - Ervoor zorgen dat onze mensen zich houden aan de hoogste integriteitsstandaarden en hen stimuleren de juiste beslissingen te nemen. • Standaarden - Onze mensen informeren over onze gedragscode, professionele standaarden en standaarden voor dienstverlening. • Onafhankelijkheid - Monitoringproces om naleving van onafhankelijkheidsregels vast te stellen. • Consultatie - Stimuleren van consultatie over complexe interpretaties van wet- en regelgeving en procedures op het gebied van controle, onafhankelijkheid en verslaggeving. • Professionele ontwikkeling - Investeren in diverse programma's die zijn gericht op persoonlijke groei en ontwikkeling. • Continu veranderingsproces - Leren van het verleden zodat wij ons beleid, procedures en controleaanpak verder kunnen versterken om zo aan de behoeften van onze cliënten en de voortdurend veranderende omgeving te kunnen voldoen.
Verdere details van onze kwaliteitsagenda zijn toegelicht in ons transparantieverslag.
Uw controleteam
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023
Innovatie
Bijlagen
Wij zetten altijd de beste professionals in op alle niveaus. Al onze professionals volgen sectorspecifieke trainingen, om hun sectorkennis te vergroten en ervoor te zorgen dat onze professionals diepgaande kennis hebben van de gemeentesector. Zo is de kwaliteit van onze dienstverlening aan de gemeente Utrecht geborgd.
© 2023 Deloitte The Netherlands
Blz. 15 15
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited ("DTTL"), its global network of member firms, and their related entities. DTTL (also referred to as "Deloitte Global") and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.nl/about to learn more. Deloitte is a leading global provider of audit and assurance, consulting, financial advisory, risk advisory, tax and related services. Our network of member firms in more than 150 countries serves four out of five Fortune Global 500® companies. Learn how Deloitte’s approximately 264,000 people make an impact that matters at www.deloitte.nl. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the “Deloitte network”) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2023 Deloitte The Netherlands