Annotatie Raadsvoorstel Risicovolle Projecten 18-05-2021.docx

ANNOTATIE Datum Behandeld door Doorkiesnummer E-mailadres Kenmerk Onderwerp Beleidsveld

18 mei 2021 F.A. Bouts; G.L.H. Corten; M. van Hall gijs.corten@utrecht.nl Annotatie Raadsvoorstel Regeling Risicovolle Projecten Financiën

Op 20 december 2018 heeft de gemeenteraad motie 2018/278 aangenomen waarin het college de opdracht heeft gekregen om, in samenspraak met de raad, te komen tot een Utrechtse ‘Regeling grote projecten’. Het college van B & W heeft, in afstemming met een werkgroep van raadsleden, een concept opgesteld en op 10 februari 2020 ter consultatie voorgelegd. Zowel de Raadswerkgroep Grote Projecten en de Adviescommissie controle en financiën als de Rekenkamer hebben een reactie aan het college gestuurd. Verwerking van de reacties uit de consultatie hebben op voorzet van de Raadswerkgroep geleid tot een tweede concept. Op verzoek van de Adviescommissie is dit concept, samen met de handleiding projectbeheersing, ter beoordeling voorgelegd aan experts in risicobeheersing van Twynstra Gudde. Deze toets heeft geleid tot een aantal aanbevelingen die zijn verwerkt in de Regeling risicovolle projecten (RRP) zoals deze nu ter besluitvorming voorligt. In deze annotatie bij het raadsvoorstel wordt gereflecteerd op het voorliggende voorstel in het licht van de reacties van de Raadswerkgroep en de Adviescommissie op het eerste concept, de wensen in het tweede concept en het gelopen traject tussen Raad en College. Omdat de Rekenkamer en de Adviescommissie ook op het voorliggende voorstel een reactie hebben gegeven, sluit deze annotatie aan bij die reacties en vult er verder op aan.

Herijking van projecten voor een actuele lijst risicovolle projecten Met een jaarlijkse herijking van de lijst risicovolle projecten beoogde de werkgroep om de lijst met risicovolle projecten overzichtelijk en actueel te houden. Met een jaarlijkse herijking kan getoetst worden of projecten in de lijst inderdaad de op dat moment meest risicovolle en politiek relevante projecten van de gemeente betreffen of dat de selectie moet worden gewijzigd. Dat betreft zowel het schrappen van projecten die niet langer als voldoende risicovol worden beschouwd voor het bijzondere regime van de RRP, als het toevoegen van projecten die op dat moment niet onder de regeling vallen, maar daar vanwege de risico’s verbonden aan het project wel voor in aanmerking komen. Weliswaar beoordelen burgemeester en wethouders volgens artikel 2 voortdurend de lopende projecten om te bepalen of er sprake is van een risicovol project, maar een jaarlijks herijkingsmoment ontbreekt in de huidige regeling, waardoor de raad niet de gelegenheid geboden wordt om hier zelf een afweging in te maken. Daarnaast is niet expliciet gemaakt dat het college naar aanleiding van een Voortgangsrapportage of een Tussenrapportage de raad het voorstel kan doen om een project niet langer onder het regime van de RRP te laten vallen. En in het geval dat besloten wordt dat een project niet langer onder de

regeling zou vallen, moet ook een eindrapportage moeten worden opgesteld, in plaats van alleen op het moment dat het hele project is afgerond. Geadviseerd wordt om een jaarlijks herijkingsmoment te definiëren om de lijst risicovolle projecten overzichtelijk en actueel te houden en expliciet te maken dat het college tussentijds kan voorstellen om projecten van de lijst te halen of toe te voegen. Dit kan bijvoorbeeld door toevoeging van de volgende bepalingen: -

-

‘De voortgangsrapportage is tevens het moment van herijking van de risicovolle projecten als bedoeld in deze regeling’ ‘Burgemeester en wethouders kunnen de raad naar aanleiding van een voortgangsrapportage een voorstel doen om een project niet langer als ‘risicovol project’ te beschouwen of om een project dat niet onder de regeling valt, onder de reikwijdte van deze regeling te brengen.’ ‘Burgemeester en wethouders kunnen de raad naar aanleiding van tussenrapportage een raadsvoorstel doen om een project niet langer als ‘risicovol project’ te beschouwen.’ ‘Wanneer een risicovol project is afgerond dan wel niet meer als risicovol project wordt beschouwd, stellen burgemeester en wethouders een eindrapportage op.’

Goede en tijdige informatievoorziening: balans tussen voortgangs- en tussenrapportages In het voorliggende voorstel ligt de nadruk in de informatievoorziening op de voortgangsrapportages, terwijl de raadswerkgroep in diens eigen (tweede) concept juist de nadruk legde op de tussenrapportages en voortgangsrapportages voornamelijk bedoeld waren om de herijking van risicovolle projecten te faciliteren. De gedachte van de Raadswerkgroep was om het college in staat te stellen de raad zo snel mogelijk te informeren middels tussenrapportages wanneer de raad kan sturen op een project. Immers, om de raad in positie te brengen om (opnieuw) kaders te kunnen stellen is snelheid vereist. In artikel 9 van het voorstel van het college worden tussenrapportages het criterium “indien deze zodanig zwaar wegen zijn dat deze niet kunnen wachten tot de reguliere voortgangsrapportage.” meegegeven. Dit impliceert dat het college in het vervullen van diens actieve informatieplicht soms wacht tot een voortgangsrapportage kan verschijnen. Wachten op een voortgangsrapportage draagt niet bij een tijdige informatievoorziening: het zou beter zijn dan een tussenrapportage te gebruiken. De tweede voortgangsrapportage is niet in de eerdere concepten verschenen, noch besproken met de Werkgroep Grote Projecten en de Adviescommissie Controle en Financiën in het gelopen traject.

In het raadsvoorstel en de bijlagen wordt niet gemotiveerd wat de meerwaarde van een tweede rapportage is. Aangezien het opstellen van dergelijke uitgebreide rapportages ook ambtelijke capaciteit vraagt, is het wenselijk om de noodzaak er van goed te onderbouwen. Geadviseerd wordt om expliciet te maken dat tussenrapportages in de informatievoorziening belangrijker zijn dan voortgangsrapportages en de tweede voortgangsrapportage te schrappen, of het doel van de tweede voortgangsrapportage beter te beschrijven. Nummering en separate documenten voor een goede leesbaarheid Positief is dat regeling zelf is weergegeven op een overzichtelijke wijze met genummerde bepalingen. Voor een goede leesbaarheid en terugvindbaarheid van informatie, is het zeer wenselijk dat voortgangsrapportages als separaat document worden aangeboden. Er wordt nu gesproken over de ‘voortgangsrapportage in de bestuursrapportages’ hetgeen impliceert dat de voortgangsrapportages onderdeel worden van de bestuursrapportages. Geadviseerd wordt om expliciet te maken dat voortgangsrapportages als separate documenten, los van de bestuursrapportages, worden aangeboden.

2

Juridische vorm en vaststelling van de regeling In het raadsvoorstel is niet onderbouwd waarom het college heeft gekozen voor een regeling risicovolle projecten in plaats van een verordening risicovolle projecten zoals de Raadswerkgroep in diens eerste brief heeft verzocht. Onduidelijk is wat de raad nu precies gevraagd wordt vast te stellen. Het document ‘Regeling risicovolle projecten gemeente Utrecht’ bestaat uit een Inleiding, een Regeling risicovolle projecten gemeente Utrecht, en Toelichting bij de regeling risicovolle projecten. Dat leidt tot onduidelijkheid: in artikelen 1 en 3 worden projecten die in aanmerking komen zeer breed gedefinieerd over alle beleidsterreinen, terwijl de toelichting op artikel 1 beperkingen beschrijft en de inleiding beschrijft dat het grootste deel van de risicovolle projecten zich in het fysiek domein bevindt. In dezelfde lijn als een verordening wordt geadviseerd om als raad enkel het 2e deel van het document vast te stellen (de artikelsgewijze weergave van de Regeling risicovolle projecten) en daarnaast de Inleiding en de Toelichting voor kennisgeving aan te nemen. Dit kan via een Strekt ter Vervanging van het college of door middel van een amendement.

3