Agendabundel
Tekst van het document
28
BIJLAGE 2 PERSONELE BEZETTING Overzicht personele bezetting en mutaties in 2021 Leden Rekenkamer Utrecht: ▪ Paul Venhoeven (voorzitter, per 1 januari 2021) ▪ Carolien de Boer (lid) ▪ Sjoerd Keulen (lid / vice-voorzitter) Staf Rekenkamer Utrecht (4,8 fte): ▪ Mario van den Berg (senior onderzoeker, tot 14 april 2021) ▪ Marissa Bultman (onderzoeker, tot 1 februari 2022) ▪ Vince van Houten (onderzoeker, vanaf 1 november 2021) ▪ Pauline de Jong (onderzoeker, tot 1 april 2021) ▪ Naomi Meys (onderzoeker / projectleider) ▪ Johan Snoei (senior onderzoeker) ▪ Gert Jan de Vries (senior onderzoeker, vanaf 1 juli 2021) ▪ Gerth Molenaar (secretaris / hoofd staf) Stagiairs: In 2021 heeft de rekenkamer geen stagiairs gehad.
COLOFON Omslagfoto stadhuis: André Russcher Foto Vismarkt: Rebecca Brockbernd Foto Stadskantoor: intern (Beeldbank gemeente Utrecht) Foto Maartensbrug: André Brockbernd Foto sloopwerkzaamheden: intern (Beeldbank gemeente Utrecht) Foto Openbare Bibliotheek Neude: Gerrit Serné
29
REKENKAMER UTRECHT wil bijdragen aan het verbeteren van het gemeentelijke bestuur en het versterken van de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad. Dat doet de Rekenkamer via het doen van onafhankelijk onderzoek naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het gevoerde beleid en bestuur. Voor de inwoners van de gemeente Utrecht wil de Rekenkamer zichtbaar maken hoe publiek geld wordt besteed en wat er terecht komt van de voornemens van de gemeente.
30
1 Overdrachtsdocument adviescie Controle en Financien.docx
Overdrachtsdocument adviescommissie Controle & Financiën Naam Commissie:
: Adviescommissie Controle & Financiën
Datum
: 21 maart 2022
Commissiegriffier
: Danielle Rijnders
: danielle.rijnders@utrecht.nl
Telefoonnummer
: 06 - 39276711
Werkdagen
: maandag (thuis), dinsdag (stadhuis), donderdag (stadhuis) en vrijdagochtend (thuis)
Wat is de adviescommissie Controle & Financiën Voor de opzet van de adviescommissie wordt verwezen naar de wegwijzer in de Utrechtse gemeenteraad op Ibabs: Wegwijzer De adviescommissie is een apolitieke commissie, ingesteld door de raad op grond van artikel 84 van de Gemeentewet, die de raad adviseert over een scala aan financiële onderwerpen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld jaarstukken, voorjaarsnota, programmabegroting, financiële verordeningen en beleidsnota’s, art. 213a-onderzoeken, alle overige onderwerpen waarvan de adviescommissie van oordeel is dat deze een (sterke) financiële component bevatten. De samenstelling, werkwijze etc. van de adviescommissie is door de raad verankerd in de Verordening op de adviescommissie controle en financiën. Boodschap van de voorzitter aan de nieuwe commissie
De adviescommissie is een belangrijk instrument voor het versterken van de controlerende en kaderstellende rol van de raad. De impact van financiën op het gemeentelijk beleid kan niet vaak genoeg worden benadrukt. De gemeente Utrecht geeft jaarlijks bijna 1,4 miljard euro uit en daarmee komt ook de verantwoordelijkheid deze uitgaven te verantwoorden. De afgelopen jaren is er veel energie gestoken in de verdere professionalisering van de
adviescommissie. De commissie onderscheidt zich van andere raadscommissies aangezien deze apolitiek is. In de adviescommissie bespreken raadsleden, fractiemedewerkers, medewerkers van het Stadskantoor, maar ook de accountant en de Rekenkamer alle
onderwerpen die raken aan financiën en control. De adviescommissie speelt een belangrijke rol om de wensen en inzichten van de raad te delen met de ambtelijke organisatie en de
onderwerpen die zich minder lenen voor het politieke debat uitgebreider en inhoudelijk te bespreken.
Waarvoor kan je de commissiegriffier benaderen?
Ik, Danielle Rijnders, ben de commissiegriffier van deze adviescommissie. Ik werk op 1
maandag, dinsdag, donderdag en vrijdagochtend. Samen met de voorzitter stel ik de agenda voor de adviescommissie op en adviseer ik de adviescommissie op specifieke financiële onderwerpen. Hierbij overleg ik met de externe accountant en de commissiegriffier van Veiligheid, Bestuur en Financiën. Waar kan je mij voor benaderen? Voor vragen over de
agenda van deze adviescommissie, planning, inhoudelijk meedenken bij een agendering of schriftelijke vragen, inzet van de juiste raadsinstrumenten op het juiste moment,
meedenken over moties en amendementen of het controleren daarvan op correcte formulering et cetera. Bij spoed, stuur me vooral een appje. Kenmerken van de adviescommissie C&F
De adviescommissie vergadert op een vaste (donderdag)avond volgens het vastgestelde vergaderschema. Er wordt een jaarplanning (zie agenda van de adviescommissie C&F) opgesteld die elke vergadering wordt besproken. In de adviescommissie zijn naast raadsleden ook ambtenaren (concerncontroller, concernmanager FIJ, strategen en concernaudit), de (voorzitter en secretaris) rekenkamer en de accountant aanwezig. De jaarplannen en verslagen van de rekenkamer en concernaudit worden ook in de adviescommissie besproken. De adviescommissie formuleert adviezen richting de raadscommissie Veiligheid, Bestuur en Financiën en deze worden veelal overgenomen door de commissie VBF. Tevens worden de notulen (na vaststelling door de adviescie) ter kennisname toegevoegd aan de agenda van de commissie VBF. Inhoudelijke thema’s die veel zijn teruggekomen in de afgelopen jaren: •
Budgetrecht van de raad: in hoeverre kan de raad haar budgetrecht goed uitoefenen?
•
Leesbaarheid van de begroting/jaarstukken: kunnen we ervoor zorgen dat de dikke Planning & Control documenten toegankelijker en begrijpelijker zijn voor raadsleden?
•
Begrijpelijkheid van de grondexploitaties in de P&C cyclus: omdat dit veel geld betreft is het belangrijk dat raadsleden inzicht hebben hoe de grondexploitaties zijn opgenomen in de P&C documenten;
•
Onderbestedingen in de jaarstukken versus de begroting: hoe komt het dat de jaarrekening niet overeenkomt met de begroting?
•
Fraude --> jaarlijks aandachtpunt bij het jaarlijkse plan van aanpak van de accountant. Belangrijk dat raadsleden bewust zijn van dit thema.
NB: deze thema’s worden hieronder nader toegelicht. Belangrijkste resultaten adviescie 2018-2022 1. Nieuwe verordening adviescommissie C&F (2019), waarbij de naam van de subcommissie is aangepast naar adviescommissie. Belangrijkste wijziging is dat alle fracties met een vertegenwoordiger welkom zijn bij de adviescommissie, waardoor bijna alle fracties nu deelnemen aan de adviescie. Eerder was het aantal leden gemaximeerd tot 7. De leden 2
worden door de raad benoemd maar indien nodig kan een lid zich laten vervangen door een ander raadslid of fractiemedewerker van dezelfde fractie. 2. Afzonderlijke behandeling commissie en de raad van de jaarstukken en VJN (vanaf 2019). Ter uitvoering van het verzoek van de raad (Motie verantwoordingsdag 2018/91) heeft het college de jaarstukken eerder, voorafgaand aan de toezending van de voorjaarsnota, aan de raad toegezonden. Hierdoor zijn in 2019 voor het eerst de jaarstukken en de voorjaarsnota ook separaat van elkaar behandeld. Door afzonderlijke behandeling is een knip tussen ‘terugkijken en verantwoorden’ en ‘vooruitkijken en kaders stellen’ aangebracht. Het doel hierbij was om de controlerende rol van de raad en de kwaliteit van het verantwoordingsdebat (nog) beter te faciliteren. De commissiebehandeling van de jaarstukken is hierdoor sterk verbeterd (o.a. over het accountantsverslag). De verantwoordingsdag zelf kende te weinig animo en is komen te vervallen. 3.
Aanbesteding accountant (2019) en evaluatie accountant (2021): In maart 2019 heeft de raad ingestemd met het raadsvoorstel om de wettelijke accountantscontrole te laten uitvoeren door Deloitte. De adviescommissie is belast met de uitvoering van deze overeenkomst. De overeenkomst heeft betrekking op de boekjaren 2019, 2020 en 2021 en kan conform de verlengingsmogelijkheid in het contract worden verlengd voor het boekjaar 2022, 2023 en 2024. Eind 2021 is de evaluatie uitgevoerd i.v.m. verlening van het contract vanaf boekjaar 2022. Belangrijk onderdeel hierbij was de invoering van het twee-partner model (2019) door Deloitte. De raadsleden hebben nu een eigen adviseur op het financiële terrein. Dit werkt erg prettig en wordt als zeer waardevol ervaren. Het contract wordt verlengd voor het boekjaar 2022. Het organiseren van themasessies door Deloitte is nog een aandachtspunt. Het raadsvoorstel is op 3-2-2022 in de raad besproken.
4. De gemeente Utrecht heeft zich begin 2022 aangemeld voor een pilot van het Ministerie van Financiën naar de toekomst van de accountant (werking van een intermediair model in het kader van de onafhankelijkheid). Nadere informatie hierover volgt. 5. Introductie van de jaarlijkse hei/zomersessie van de adviescommissie waarbij de inhoudelijke verdieping met de leden van de adviescie centraal staat. In de ochtend is het stadskantoor aanwezig voor een bijdrage aan inhoudelijke onderwerpen. De accountant geeft in de middag een update over de financiële positie van Utrecht. 6. Heldere technische begrotingswijzingen (2020): 3 keer per jaar ontvangt de raad technische begrotingswijzigingen. Samen met de accountant en de commissiegriffier is door de ambtenaren gewerkt aan een betere leesbaarheid van de begrotingswijzigingen. Dit is gerealiseerd, met uitzondering van het direct verwerken van financiële mutaties bij een raadsvoorstel. Als het goed is, wordt dat in 2022 gerealiseerd. NB: in het format
voor raadsvoorstellen staat sinds begin 2020 een kopje Financiën waar het college wordt
3
gevraagd om de financiële aspecten van elk raadsvoorstel te beschrijven en dat het streven is dat daarbij ook een duidelijke link wordt gelegd met de begroting. 7. Doorontwikkeling raadstoets (gehele raadsperiode): op diverse momenten is gewerkt aan de doorontwikkelingen van de raadstoets (voorheen raadsaudit gebaseerd op de methode Duisenberg). De raadstoets is een instrument waarbij jaarlijks twee programma’s uit de jaarstukken worden bekeken door 3 raadsrapporteurs die worden ondersteund door een onderzoeker, raadsadviseur en de accountant. Belangrijke vraag hierbij is of de doelen uit de begroting zijn gerealiseerd. De uitkomsten worden meegenomen bij de behandeling van de jaarstukken. De wethouder heeft toegezegd om bij de jaarstukken (vanaf 2021) jaarlijks terug te komen op de eerdere aanbevelingen van de raadstoetsen. In de vergadering van 17 februari 2022 is de aanpak van de raadstoets voor de komende jaren vastgesteld. Voor het programma volksgezondheid starten we de raadstoets bij de PB 2023. 8. Technische briefings over de financiële strategie bij de VJN en PB (2020 en 2021) i.p.v. een vragenronde met ambtenaren en raadsleden. Dit draagt bij aan het overal financiële beeld dat relevant is voor de raadsleden. 9. Leesbaarheid van de begroting op korte termijn verbeterd: o.a. meer informatie in de begroting over de investeringen en per programma een doelenboom (2021).
10. Regeling risicovolle projecten (2021): de adviescommissie heeft op meerdere momenten geadviseerd op deze regeling waarvan de meeste adviezen zijn overgenomen. De eerste opzet van de startdocumenten en voortgangsrapportages is ook besproken in de adviescommissie (zie bijlage voor de startdocumenten). Document Utrecht Raadsvoorstel RRP startdocumenten Restauratie Domtoren, Cultuurcluster Berlijnplein en Werven.docx - iBabs RIS (bestuurlijkeinformatie.nl) 11. Realisatie versus begroting (2021): Het resultaat bij de jaarrekening wijkt de afgelopen jaren fors af van de begroting. Op verzoek van de raad is door het college een raadsbrief opgesteld met de belangrijkste redenen die voor deze afwijking zorgen en het college heeft een verbeterplan opgesteld. De grondexploitaties (‘grexen’) maken hier een belangrijk onderdeel van uit naast het realiseren van ambities (onderbesteding). Dit onderwerp komt periodiek terug in de adviescommissie. 12. Nota WAAVA: De nota waarderen afschrijven, activeren van vaste activa is veelvuldig teruggekomen in de adviescie. In 2020 is de nota aangepast, maar raadsleden hadden nog wensen om de nota in de toekomst aan te passen (componentenbenadering, restwaarde en hoogte activeringsgrens). In 2021 is de adviescie over dit onderzoek geïnformeerd en begin 2022 heeft het college een nieuwe nota naar de raad gestuurd.
Tijdens de commissievergadering op 24-2-2022 is de volgende toezegging genoteerd (Q4 2022): De wethouder zegt toe een bijeenkomst met de adviescommissie controle en
financiën te organiseren waarin de wensen van de raad t.a.v. de nota WAAVA besproken zal worden. De wethouder zal zelf bij deze bijeenkomst aanwezig zijn. In de commissie 4
is afgesproken dat na deze bijeenkomst een raadsbrief volgt met wat het college meeneemt uit het gesprek. Deze raadsbrief zal worden besproken in de commissie die uiteindelijk kan leiden tot een raadsvoorstel dat in de raad wordt besproken. Lopende dossiers •
Begroting van de toekomst: de begroting is momenteel veel te uitgebreid en geeft weinig informatie voor raadsleden. In het najaar 2021 heeft een 1e sessie tussen raadsleden en ambtenaren plaatsgevonden. In de adviescommissie van 20 januari 2022 is hierover nader gesproken, mede n.a.v. aangenomen motie bij de begroting 2022. De vraag hierbij is tevens hoe het opgavegericht werken/ Utrechts sturingsmodel tot uitdrukking komt in de nieuwe opzet. In het overdrachtsdocument van het stadskantoor wordt hier ook nader op ingegaan. Blijf ervoor zorgen dat de raad zijn kaderstellende en controlerende rol kan blijven uitvoeren.
•
Raadsvoorstel verantwoordingsgrens rechtmatigheid (agendapunt 13). In de toekomst geeft het college naar aanleiding van een toekomstige wetswijziging voor de eerste maal in een rechtmatigheidsverantwoording aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. De verantwoordingsgrens is in 2021 door de raad vastgesteld. Zodra de wetgeving door de kamer is aangenomen (verwachting Q1 2022) zal ook de controleverordening worden aangepast.
•
Begrotingswijziging bij ieder raadsvoorstel (punt 5 hierboven)
•
Realisatie versie begroting (punt 10 hierboven)
•
De begroting wordt jaarlijks door de provincie getoetst en de gemeente valt onder repressief toezicht. In de brief bij de begroting 2022 wordt het volgende door de provincie meegegeven: Wij willen ook stilstaan bij het financiële toekomstperspectief
voor gemeenten. De aanhoudende onzekerheid over de te verwachten rijksgelden maakt het uitvoeren van uw taken geen gemakkelijke opgave. Wij realiseren ons dat ten zeerste en blijven hier bij het Rijk aandacht voor vragen. Ook voor de komende jaren zijn gemeenten genoodzaakt moeilijke keuzes te maken. Wanneer u behoefte heeft om de financiële positie van uw gemeente met ons te bespreken, gaan wij hier graag met u het gesprek over aan. Neem zo nodig tijdig contact met ons op. Vanuit onze toezichthoudende rol volgen wij de financiële positie van onze gemeenten en informeren wij u over bijzondere ontwikkelingen rondom de gemeentefinanciën. In maart vinden in alle Utrechtse gemeenten gemeenteraadsverkiezingen plaats. De financiële situatie van de gemeente krijgt ongetwijfeld een belangrijke plaats op de agenda van de nieuwe gemeenteraden en colleges van burgemeester en wethouders. De kaderstellende en controlerende taak van de raad zal meer dan ooit de aandacht vragen. Wij vragen u dan ook te bevorderen dat deze brief met onze aandachts- en verbeterpunten onder de aandacht van de nieuwe raden (en colleges) wordt gebracht. Zij kunnen hiermee dan rekening houden bij het opstellen van de begroting 2023. 5
Hoe verder? 1. Op 7 april 2022 in de avond wordt een financiële sessie georganiseerd als onderdeel van het introductieprogramma: Inkijk in de gemeentefinanciën en je rol als raadslid daarbij. De accountant zal deze avond ook aanwezig zijn om te vertellen over de financiële positie van de gemeente. De ambtenaren geven een uitleg over de P&C cyclus. Daarnaast geven we tips hoe je de jaarrekening kan lezen en vertellen we over de raadstoets. 2. Op 21 april worden de jaarstukken 2021 aan de raad aangeboden en is ’s avonds de eerste adviescommissie in de nieuwe samenstelling. Lees de infographic goed door en woon de technische briefing bij. 3. Op 12 mei wordt de VJN aan de raad aangeboden door het college. Lees de infographic goed door en woon de technische briefing bij. Welke informatie is handig om op voorhand te lezen of te doen? •
Presentatie over de grexen --> deze kan ik toesturen. Idee om deze nogmaals te laten terugkomen tijdens de zomersessie of op een ander moment.
•
Presentatie door Financiën over de P&C cyclus --> kan ik regelen voor jullie, maar zal ook terugkomen in sessie van 7 april.
6
Bijlage 1: Overdrachtsdocument subcommissie 2014-2018 (ter info) Tijdens de subcommissie Controle & Financiën van 2 oktober jl. is besloten om een
zelfevaluatie uit te voeren nu het einde van de raadsperiode in zicht komt. Op maandag 22 januari jl. heeft de subcommissie in een groepsgesprek een zelfevaluatie uitgevoerd. Het voorliggende document geeft de adviezen weer die uit de zelfevaluatie naar voren zijn
gekomen. Het document zal worden voorgelegd aan de nieuwe subcommissie en worden betrokken bij het opstellen van het inwerkprogramma.
Belangrijkste punten uit het overdrachtsdocument 2014-2018: •
Het beeld is dat de subcommissie gezag heeft in de raad. Het is de inschatting dat de raad het prettig vindt dat de subcommissie financieel technisch naar onderwerpen kijkt, ook omdat de financiële kennis niet groot is in de raad.
•
Daarnaast is het fijn dat het werk rond de opdrachtverlening aan de accountant wordt opgepakt door de subcommissie.
•
Het is bekend dat de subcommissie bij de begroting/vjn altijd een korte technische inleiding geeft op de stukken en deze wordt over het algemeen als overbodig gezien. De financiële woordvoerders hebben niet veel gemerkt van het werk van de subcommissie, maar dat is niet per definitie slecht. Voor het overgrote deel is er geen zicht op de werkzaamheden van de subcommissie, mogelijk is dat zeer nuttig en belangrijk. Het kan ook betekenen dat de subcommissie vooral haar werk goed doet.
•
Over het algemeen wordt de discussie in de subcommissie ook al technisch ervaren, al sijpelt er soms wel politiek door. De leden van de adviescommissie houden zichzelf en elkaar scherp op het ontstaan van een politieke discussie.
•
De ambtenaren verzoeken de subcommissie wel om zich meer uit te spreken. Soms worden er stukken in de subcommissie gebracht, maar waarbij het na de toelichting stil blijft. Het is dan voor ambtenaren lastig om in te schatten wat de subcommissie van het stuk vindt. Het is wel zo dat de subcommissie in principe een technische commissie is en het zal daarom geen politieke uitspraken doen.
•
De ambtelijke organisatie is er ook voor de raadsleden en de subcommissie. Er is veel kennis over financiën bij de ambtelijke organisatie. Zij zijn ook bereidwillig om raadsleden op te leiden en te ondersteunen bij de financiële systematiek. Er mag meer verbinding komen tussen raad en ambtelijke organisatie. Misschien kan er voor de subcommissie een inwerkprogramma komen (eventueel met uitleg op het stadskantoor). Organiseer eventueel ook technische briefings over de financiële systematiek per portefeuille/programma.
•
Eventueel zouden onderwerpen ook breder opgehaald kunnen worden bij de raad. Hier kan de griffie ook een rol spelen. Ga ook opzoek naar vernieuwende onderwerpen die spelen. Haal ook meer onderwerpen op bij andere gemeenten.
7
•
De adviescommissie kan een meer kritische houding aannemen richting de ambtelijke organisatie en de accountant. Dit is wel lastig omdat een kritische beschouwing ook politiek kan worden. Met betrekking tot de accountant heeft de subcommissie vooral een opdrachtgevende rol. In de commissie Mens&Samenleving moet het politieke debat plaatsvinden over het accountantsverslag en de managementletter. Dit komt nog onvoldoende uit de verf. Het loskoppelen van de managementletter van de begrotingsbehandeling geeft meer ruimte om dit stuk te bespreken in de commissie Mens&Samenleving. Toch moet de kritische beschouwing verder gestimuleerd worden, met name in de commissie Mens&Samenleving.
•
De subcommissie heeft een goede aanjaagfunctie vervuld rond het opzetten van de raadsaudits.
•
Aangeven wordt dat de wethouder financiën niet aanwezig hoeft te zijn tijdens een vergadering van de subcommissie. Dit maakt de subcommissie mogelijk politiek en dat moet worden voorkomen. De wethouder vindt zelf ook dat hij geen rol heeft in de subcommissie en bij de financiële, technische voorbereiding van de behandeling van (P+C) stukken.
•
Een vaste voorzitter voor de subcommissie is wenselijk. Dit is bij voorkeur wel een inhoudelijk zware voorzitter, iemand die de controlerende rol van de raad goed snapt.
•
De subcommissie zou eventueel vaker in de raadsperiode aan de raad kunnen vragen of het de juiste dingen doet.
8
1 Deloitte.pptx
Adviescommissie en accountant Ondersteuning raad door de accountant:
a. bij de vaste overlegmomenten (o.a. speerpunten raad) b. jaarlijks presenteren analyse financiële positie c. meedenken over: - financiële positie - raadsvoorstellen - (financiële) beleidsnota’s - het goed inrichten van de informatievoorziening met betrekking tot thema’s als duurzaamheid/energietransitie, sociaal domein, verbonden partijen - het meedenken over de kwaliteit van de begroting en jaarrekening - financiële paragraaf in raadsvoorstellen - risicobeheersing bij grote projecten e. het beantwoorden van vragen van de raad inzake de financiën, bedrijfsvoering en risico’s
4 Update leesbaarheid/begroting van de toekomst 1 Raamwerk sturen en verantwoorden versie adviescommissie.pptx
Sturen en verantwoorden
April 2022 Katie Zwetsloot, Edwin Westphal en Ankie Reijnen
Waarom? • Op dit moment bestaat er gemeentebreed geen eenduidig totaalbeeld van inhoudelijke doelen waarop we sturen (strategische doelen GSLvI) • Er bestaan meerdere sturingsmechanismen naast elkaar; heldere samenhang ontbreekt • Programmabegroting • Beleidskaders, visies, nota’s (aard van de documenten onduidelijk, van ambitie tot uitvoeringsplan) • Opgavengericht werken Dit belemmert de uitvoeringskracht • Veel vrijheid in beleidsvorming: stapeling van ambities • Hoge werkdruk, ambtelijk en bestuurlijk • Gebrekkig inzicht in resultaten ten opzichte van doelen
Begrotingscyclus en beleidscyclus Begrotingscyclus (P&C)
Beleidscyclus
Sturen en verantwoorden van
Het geheel
Een opgave of beleidsveld
Afweging doel en middelen
Tussen opgaven
Binnen opgaven
Duur cyclus
Een jaar (twee momenten per jaar)
Meerdere jaren
Onderdelen
Programma’s en paragrafen
Koersdocument, beleidsnota, uitvoeringsplan
Programmabegroting (1) Moet sturen en verantwoording van het geheel mogelijk maken
• Heldere kaderstelling • Beperkt aantal programma’s • Uniform opgezet • Concrete doelen per begrotingsjaar • Beknopte informatie (verdieping in beleidscyclus, linken) • Uitvoeringslogica • Programma-indeling sluit aan op opgaven/ketens (governance); flexibiliteit daarbinnen • Utrechts sturingsmodel (wat gaan we daaraan doen en hoe/met wie): vier kwadranten in balans • Indicatoren concreet op resultaat en aansluitend op beleidsdoelen
Programmabegroting (2) Uit te werken:
• Nieuwe programma-indeling (overdrachtsdossier), aansluitend op interne sturingsopgave • Nieuwe opzet van de programma’s (begroting van de toekomst), o.a. beknopter, visualisaties, top 5 strategische risico’s • Aansluiting tussen begroting en beleid • Aansluiting op gemeentebrede monitoring
Beleidscyclus (1) Sturing en verantwoording op opgave/thema/taak/gebied/project
• Heldere kaderstelling • Aard van het besluit helder: visie/ambitie of uitvoeringsgericht • Relatie tot het geheel: begrotingscyclus en evt. ander beleid • Wijze en frequentie verantwoording • Concrete doelen • Uitvoerbaarheid, w.o. dekking • Uitvoeringslogica • Governance bestuurlijk en ambtelijk • Utrechts sturingsmodel: opgave centraal, uitwerking vier kwadranten in balans
Beleidscyclus (2) Uit te werken:
• Kader voor nota’s (koersdocument, beleidsnota, uitvoeringsplan) • Minimale vereisten per document • Aansluiting op gemeentebrede monitoring • Voorkomen stapeling van beleid (nieuw voor oud; waarborgen in controlmechanisme)
Uitwerking programmabegroting (1) Uitgangspunten (pagina 144 OD) • Gekoppeld aan de strategische lange termijn doelstellingen van onze stad en onze opgaven daarbinnen • Van focus op geld naar focus op inhoud • Beleidsmatige en bestuurlijke samenhang • Meer flexibiliteit inbouwen om te schuiven tussen budgetten om beleidsdoelstellingen te halen • Besluit Begroting en Verantwoording provincie en gemeenten (BBV) • Toegankelijke en leesbare begroting (motie 396) Voorkeur voor invoeren bij begroting 2023
Uitwerking programmabegroting (2) Utrecht groeit en onderhoudt
Utrecht samen mogelijk
Utrecht werkt en leert
Utrecht inclusieve stad
Utrecht vitale stad
• Ruimtelijke ontwikkeling, wonen en erfgoed • Duurzaamheid • Bereikbaarheid • Openbare ruimte en groen • Utrechts vastgoed
• Economie & werkgelegenheid voor iedereen • Werk en inkomen • Onderwijs
• Ondersteuning op maat
• Volksgezondheid • Veiligheid • Cultuur • Samenleven en sport
• Bewoners en bestuur • Algemene middelen • Overhead • Vennootschapsbelasting
• Lasten: 373.891
• Lasten: 369.045
• Lasten: 290.133
• Lasten: 232.710
• Lasten: 240.001
• Woningbouw in balans • Duurzame energie voor iedereen • Duurzame mobiliteit voor iedereen • Vergroenen en verdichten in balans
• Digitale stad • Werk voor iedereen • Zorg dichtbij en op maat
• Zorg dichtbij en op maat
• Veerkrachtige samenleving • Veilige leefbare stad
• Betrouwbare overheid en goede uitvoering
Programmabegroting Utrecht groeit en onderhoudt
Utrecht werkt en leert
Utrecht vitale stad
Utrecht inclusieve stad
Utrecht samen mogelijk
Utrecht groeit en onderhoudt Woningmarkt in balans
Stap 1
Stap 2
Duurzame energie voor iedereen
Duurzame mobiliteit voor iedereen
Vergroenen en verdichten in balans
Ambitie: Duurzame energie voor iedereen Doelstelling 1
Doelstelling 2
Doelstelling 3
Wat willen we bereiken? (SMART)
Wat willen we bereiken? (SMART)
Wat willen we bereiken? (SMART)
Ambitie
Wat willen we bereiken?
Per doelstelling benoemen: Stap 3
Effectindicator(en) - nulmeting (incl jaartal) - streefwaarden - bron (incl. Jaartal)
Prestaties Focuspunten per begrotingsjaar & going concern
Wat gaan we daarvoor doen?
Hoe nu samen verder?
5 Vooruitblik jaarplan 2022 1 Jaarplan adviescommissie C&F 2022 (april).docx
Jaarplan Adviescommissie Controle en Financiën 2022 (april 2022) Datum en tijdstip 2022
Onderwerpen
Uitgangspunten
Overige onderwerpen (veeglijst en lopende toezeggingen)
Do. 20 januari
In beginsel 8 x 1,5-2 uur overleg, waar nodig in aanwezigheid van ambtelijke organisatie, rekenkamer en accountant. De cursief gedrukte onderwerpen zijn aanvullende onderwerpen (naast de reguliere cyclus). Onderwerpen voor de adviescommissie (kunnen) zijn: jaarstukken, voorjaarsnota, programmabegroting, financiële verordeningen en beleidsnota’s, art. 213a-onderzoeken, alle overige onderwerpen waarvan de adviescommissie van oordeel is dat deze een (sterke) financiële component bevatten. Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. We vergaderen van 20.00-21.30/22.00. Uitkomsten onderzoek cederen kasstromen erfpachtcontracten, adviescie 20-1-2020 (voor VJN 2021) --> uitgesteld**. Budgetrecht van de raad (voorstel volgt, bijvoorbeeld MPR) --> vanuit zomersessie 2020 en advies bij de PB 2021 --> lopend Financiële spelregels (27-10-2020) Voortgang financiële paragraaf in RV (toezegging wethouder, tevens lopend bij RV begrotingswijzing) Voortgang rechtmatigheidsverantwoording door college (reflectie bij de JS 2021) & aanpassen controleverordening (rechtmatigheid) Decentrale sturing en opvolging IB --> Q1 2022 (toezegging bij VJN 2021) NB: raadstoets (niet in 2022)
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Overdrachtsdocument
Update leesbaarheid/begroting van de toekomst
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
Do. 17 februari
Vergadering adviescommissie (120 minuten)
.
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
WAAVA (tijd: 30 minuten)
1e begrotingswijziging 2022 (tijd: 10 minuten)
Aanpak raadstoets na verkiezingen (tijd: 15 minuten)
Update status adviezen realisatie en begroting (eens per kwartaal tijd: 15 minuten)
Do. 21 april
Overdrachtsdocument afronden (tijd: 15 minuten)
Update leesbaarheid/begroting van de toekomst (tijd: 15 minuten)
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Datum en tijdstip 2022
Onderwerpen
Jaarverslag/jaarplan Rekenkamer (jaarplan loopt tot eind 2022) en jaarplan Concernaudit (loopt van april tot en met maart)
213a-onderzoek naar de opgave ‘Veerkracht en gelijke kansen’
1e commissie na verkiezingen (kennismaking)
Invulling TB JS/VJN (15 minuten)
Voortgang accountantscontrole (15 minuten)
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
Do 2 juni (let op langer
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
door VJN en JS)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Jaarstukken (beschikbaar 21 april 2022)
(concept) Accountantsrapport van bevindingen, incl. accountantsverklaring
Concept Reactie van het college op het accountantsrapport
Voorjaarsnota (beschikbaar 12 mei 2022) --> TB MPR??
Berap incl. resultaatsbestemming en MPUV en MPR
Advies aan commissie M&S en S&R n.a.v. Voorjaarsnota/Berap/JS
Jaarplan concernaudit (10 minuten)
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
20.00-22.00
over de Jaarstukken
Do. 1 september
PM
Zomersessie adviescie
Nader in te vullen:
C&F
-
Aanpak raadstoets
-
Jaarplan 2023
-
Update financiële positie
-
Aanbesteden
Datum nntb
Do. 29 september
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Programmabegroting + 2e Berap (tijd: 45 minuten)
Advies aan commissie M&S en S&R over Programmabegroting (na wissel,
Opdracht accountant (tijd: 10 minuten).
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (tijd: 5 minuten)
tijd 15 minuten).
Do. 17 november
PM
Do. 15 december
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
20.00-21.30
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Concept Boardletter van de accountant
Concept Reactie van het college op de Boardletter
Voortgang controle
3e Technische Begrotingswijziging
Onderwerpen/ aandachtspunten voor onderzoeken in jaarplannen auditteam, Rekenkamer, accountant en evt. adviescommissie.
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (tijd: 5 minuten)
Datum en tijdstip 2022
Onderwerpen
** update maart 2021:
Eind 2019 is een notitie in de AdviesCie geweest. Daarin was aangegeven dat de verwachting was dat dit onderzoek in 2020 afgerond zou kunnen worden. In dat geval hadden de uitkomsten mogelijk meegenomen kunnen worden met de VJN2021. Door een overvol werkprogramma heeft de uitvoering van dit onderzoek het afgelopen jaar lelijk in de weg gezeten. Het lijkt me goed om op dit punt het verslag van vorig jaar te volgen: agenderen zodra het onderzoek is afgerond.
Uitkomsten onderzoek cederen kasstromen erfpachtcontracten