Agendabundel
Tekst van het document
Bundel - Adviescommissie Controle en Financiën van 26 januari 2023
Agenda bijlagen Agenda advies-cie CF 26-1-2023 (verkort).doc 1 2
Opening en mededelingen en vaststellen agenda Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst Adviescommissie CF 15-12-2022.docx
3
Ingekomen stukken •Provincie Utrecht beoordeling begroting 2023 (ter kennis name). p2212210111 Provincie Utrecht beoordeling begroting 2023.pdf
4
Update sturen en verantwoorden •Toelichting door de ambtelijke organisatie en mogelijkheid om vragen hierover te stellen. Voorblad MPR tbv adviescommissie.docx 230126 Ppt Adviescie beleidscyclus en MPR (002).pdf
5
Verbetervoorstellen Programmabegroting Gert Dijkstra 19012023 Verbetervoorstellen ProgrammaBegroting.docx
6
Vooruitblik jaarplan 2023 •Sessie met studenten op 26 januari van 18.00-19.30. •Wintersessie vrijdag 3 februari 2023 (10.00-15.00) op het stadskantoor. •Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt ingestemd met deze onderwerpen voor de volgende vergadering? Do. 23 februari Vergadering adviescommissie (90 minuten) Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten) 1e begrotingswijziging (tijd: 10 minuten) Aanpak raadstoets (tijd: 15 minuten) Update status adviezen realisatie en begroting (eens per kwartaal tijd: 15 minuten) PM Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten) Afsluiting (5 minuten) **************************************************************************************** NB: 5 minuten wissel pauze, zodat we het laatste deel van de vergadering gebruiken om een advies richting de commissies te formuleren dan wel met elkaar in gesprek te gaan over voorliggende onderwerpen. Voor afsluiting een korte rondvraag richting ambtelijke organisatie door de voorzitter. Jaarplan adviescommissie CF 2023 (januari).docx
7 8
Voortgang controle accountant Verlenging accountant boekjaar 2023 •Voorstel om jaar te verlengen. Zijn er aandachtspunten die jullie willen meegeven? Raadsvoorstel verlenging contract accountant 2023.docx
9
Rondvraag en sluiting •Vervolgtraject bespreeknotitie financiële dekkingen.
AGENDA Adviescommissie Controle en Financiën
26 januari 2023 van 20.00-21.30 (uitloop 22.00) (burgemeesterskamer) Agendapunt 1 t/m 6 worden behandeld in aanwezigheid van de (medewerkers van) de afdeling Concernmanagement Financiën, Inkoop en Juridische Zaken/Concern Control, de voorzitter/secretaris van de Rekenkamer en de accountant.
Agendapunt 7 wordt behandeld in aanwezigheid van de accountant. Agendapunt 8 & 9 worden behandeld met de adviescie C&F. (2 min)
1. a. Opening en mededelingen. b. Vaststellen agenda.
(3 min)
2. Vaststellen verslag van de vorige bijeenkomst. (5 min)
3. Ingekomen stukken. •
Provincie Utrecht beoordeling begroting 2023 (ter kennis name).
(45-60 min)
4. Update sturen en verantwoorden •
Toelichting door de ambtelijke organisatie en mogelijkheid om vragen hierover te stellen.
(10 min)
5. Verbetervoorstellen Programmabegroting Gert Dijkstra. (5 min)
6. Vooruitblik jaarplan 2023 • • •
Sessie met studenten op 26 januari van 18.00-19.30.
Wintersessie vrijdag 3 februari 2023 (10.00-15.00) op het stadskantoor. Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt ingestemd met deze onderwerpen voor de volgende vergadering?
Do. 23 februari
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
1e begrotingswijziging (tijd: 10 minuten)
Aanpak raadstoets (tijd: 15 minuten)
1
Commissiegriffier financiën danielle.rijnders@utrecht.nl
Update status adviezen realisatie en begroting (eens per kwartaal tijd: 15 minuten)
PM
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
****************************************************************************************
NB: 5 minuten wissel pauze, zodat we het laatste deel van de vergadering gebruiken om een advies richting de commissies te formuleren dan wel met elkaar in gesprek te gaan over voorliggende onderwerpen. Voor afsluiting een korte rondvraag richting ambtelijke organisatie door de voorzitter. (5-10 min)
7. Voortgang controle accountant. (5-10 min)
8. Verlenging accountant boekjaar 2023 •
Voorstel om jaar te verlengen. Zijn er aandachtspunten die jullie willen meegeven?
(5 min)
9.
Rondvraag en sluiting.
•
Vervolgtraject bespreeknotitie financiële dekkingen.
2
Commissiegriffier financiën danielle.rijnders@utrecht.nl
2 Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst 1 Adviescommissie CF 15-12-2022.docx
VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN
15 december 2022 van 10.00-12.00 uur Burgemeesterskamer Stadhuis
Adviescommissie: Jantine Zwinkels (voorzitter), Linda Bode, Gert Dijkstra, Rik van der Graaf, Julia Kleinrensink, Margreet Ramaker, Joost Vasters en Daniëlle Rijnders en collega (raadsadviseur Control & Audit)
Overige deelnemers: Jurjen Bakker (strategisch adviseur Financiën), Jasmin Grundauer (manager concernaudit), Gerth Molenaar en Paul Venhoeven (Rekenkamer), Jan van Veen (coördinator P&C-cyclus), Edwin Westphal
(concernmanager financiën, inkoop en juridische zaken), Rein-Aart van Vugt en Rob Leeuwenkamp (Deloitte)
Niet aanwezig: Cees Bos, David Bosch, Esma Kendir en Rick van der Zweth
1. a. Opening en mededelingen
De voorzitter heet allen welkom en opent de vergadering. b. Vaststellen agenda
De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (17-11-2022)
Het verslag kan met positief advies aan de Commissie VBF worden gestuurd. 3. Ingekomen en verzonden stukken
Halfjaarverslag Concernaudit
De eerste editie van het halfjaarverslag, meldt mevrouw Grundauer, en de commissie kan dit voortaan elk half jaar verwachten. De afdeling maakt ook andere rapporten, bedoeld voor
concern- en afdelingsmanagers en de directie; deze worden voor de raad samengevat in het
halfjaarverslag. Daarmee volgt de afdeling de richtlijnen van de beroepsorganisatie IIA, aan de hand waarvan ook het auditplan is samengesteld. Gedurende het proces voert de afdeling
inputgesprekken met stakeholders, en kijkt ook naar het auditplan van de Rekenkamer en naar de auditprogramma’s van de G4. Dan komen er nog aanvullende aanbevelingen van de
beroepsorganisatie IIA inzake risicomanagement; die worden in overleg met de afdeling
Risicomanagement ook meegenomen. Dit alles leidt tot een auditplan dat uiteindelijk door het college wordt vastgesteld en dat de raad ter informatie ontvangt.
Zie blz. 9 van het halfjaarverslag, 213a-onderzoek Thuis voor iedereen. Waarom wordt hierover geen rapport uitgebracht? Mevrouw Grundauer memoreert dat de samenstelling van haar team de afgelopen tijd sterk heeft gefluctueerd; dit heeft zij in een vorige vergadering gemeld. De beide medewerkers die het 213a-onderzoek Thuis voor iedereen hebben opgezet, zijn niet
meer in dienst. Het deel dat al gereed was, bood onvoldoende aanknopingspunten voor vervolg; eigenlijk zou het onderzoek helemaal opnieuw gedaan moeten worden, maar het auditteam focust nu liever op andere onderwerpen. Het onderzoek is daarmee zeker niet van de baan, want Wonen is een belangrijk onderwerp. Er zal een andere scope worden gekozen.
Pagina 1 van 5
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
Zie blz. 7, hoofdstuk 3, Schadeclaims. Desgevraagd geeft mevrouw Grundauer aan dat dit
onderzoek niet over de claim van € 1 miljoen ging, maar over preventie voor schadeclaims inzake onrechtmatig handelen van de overheid.
Zie blz. 20, planning Cameratoezicht. Mevrouw Grundauer bevestigt dat dit onderzoek omstreeks eind maart a.s. afgerond zal zijn. De raad wordt erover geïnformeerd in het jaarverslag.
Omdat er redelijk wat vragen zijn over het halfjaarverslag wordt afgesproken dat hiervoor een
volgende keer wat meer tijd wordt gereserveerd en dat er dan een toelichting bij wordt gevoegd waarin wordt aangegeven hoe de raad het moet lezen.
4. Raadsbrief managementletter accountant en reactie college
Zie de presentatie van Deloitte, bij vergaderstukken, betreft de interim-controle 2022, toetsing van de financiële bedrijfsvoering. De accountant verstrekt een goedkeurende verklaring als de foutmarge beneden € 15,5 miljoen (1% van de gemeentelijke begroting) blijft. De interim-
controle is een stuk beter verlopen dan die van vorig jaar, meldt de heer Van Vugt, onder andere omdat er geen rekening meer gehouden hoefde te worden met coronabeperkingen. Echter, ook
de kwaliteit van de bedrijfsvoering is naar zijn inzicht verbeterd. Nieuwe bevindingen werden er niet geconstateerd. Thema’s uit voorgaande jaren zijn goed opgepakt.
Zoals in de vorige vergadering werd gemeld, wordt er een proef gedaan met het
intermediairmodel, waarin bij enkele gemeenten en bedrijven wordt bekeken of de kwaliteit van de accountantscontrole kan worden verbeterd. De samenwerking met de intermediair (externe
deskundige) loopt goed en heeft niet tot aanpassingen in de rapportages geleid. De intermediair komt na de jaarrekeningcontrole met zijn bevindingen. De heer Van Vugt veronderstelt dat hij deze zal delen met de Adviescommissie.
Er zijn drie risicothema’s benoemd, te weten grondexploitatie, Europese aanbestedingen en de SISA-controles, die ten opzichte van vorig jaar aanzienlijk zijn toegenomen. Dat komt doordat de Tweede Kamer veel vaker specifieke onderwerpen noemt die bij de gemeenten worden neergelegd – waarover die gemeenten dan dus verantwoording moeten afleggen. In
tegenstelling tot voorgaande jaren heeft de accountant deze keer geen diepgaand IT-onderzoek gedaan, wat de organisatie tijd geeft om de eerder aangegeven adviespunten te implementeren. Volgend jaar wordt er weer een uitvoerige IT-audit gepland.
De voorzitter merkt op dat het domein Ruimtelijke ontwikkeling in vorige jaren een belangrijk aandachtspunt was – hoe is dat nu? De heer Van Vugt geeft aan dat hem is opgevallen dat
daarover open gesprekken gevoerd kunnen worden met de organisatie. Ruimtelijke ontwikkeling
Pagina 2 van 5
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
kent zeer veel ambities en prioriteiten, maar had niet altijd voldoende capaciteit. Er moeten dus prioriteiten worden gesteld; dat gaat gelukkig steeds beter.
Ten aanzien van rechtmatigheid legt de heer Van Vugt uit dat het college daarover straks
verantwoording aflegt – niet meer de accountant. Voorheen werd er bij de accountantscontrole een rechtmatigheidsverklaring gegeven, dus over zaken waarvoor het college verantwoordelijk
is. In de huidige, nieuwe werkwijze toetst de accountant de verklaring van het college. Dit vraagt om goede dossiervorming in de organisatie. Voorbeeld: het college kan verklaren dat de
Europese aanbestedingsregels voor een bedrag van € 30 miljoen niet zijn nageleefd; als de
accountant het daarmee eens is, kan hij toch een goedkeurende accountantsverklaring geven. Wel zal hij de raad dan op de verklaring van het college wijzen.
Ten slotte meldt de heer Van Vugt dat de jaarrekening twee grote posten zal bevatten waarover het college nog geen voorspellingen kon doen, namelijk het verlofsparen en
wethouderspensioenen. Er is een nieuwe regeling Verlofsparen per 1 januari 2023, waarbij voor al het bovenwettelijk verlof in de organisatie een voorziening moet worden getroffen. Dit kan het resultaat aanzienlijk drukken. De wethouderspensioenen zijn gekoppeld aan het ABP-
pensioen, waarover onlangs is besloten dat dit met bijna 12% omhoog gaat – wat dus ook voor de wethouderspensioenen geldt. Daar zal de voorziening dus op aangepast moeten worden.
Er is een geheime bijlage die niet bij de vergaderstukken is gevoegd. Mevrouw Rijnders zal de commissieleden een link sturen naar ibabs, zodat zij kennis kunnen nemen van de bijlage. 5. Raadsvoorstel tweede/derde begrotingswijziging 2022
De heer Westphal licht toe dat het om technische wijzigingen gaat. Volgens afspraak is er een raadsvoorstel voor gemaakt, maar het zou ook in de tweede bestuursrapportage passen. De raad heeft de wijzigingen al vastgesteld; de stukken zijn ter informatie bijgevoegd, in het bijzonder voor de nieuwe raadsleden. Mevrouw Rijnders vult aan dat de tweede/derde
begrotingswijziging een paar jaar geleden al eens is verbeterd en vereenvoudigd, maar dat zij liever zou zien dat de informatie wordt verwerkt in een reguliere P&C-cyclus. Volgens de heer
Van Veen wordt daar al aan gewerkt: er komt in 2023 nog een eerste technische wijziging, maar
daarna zal de vormgeving anders zijn. Daarvoor zal de financiële verordening aangepast moeten worden.
De heer Van Vugt verduidelijkt dat er voorheen niet voor alle onderwerpen een duidelijke koppeling was tussen geld en inhoud. Op initiatief van de Adviescommissie streeft de
organisatie er nu naar om die koppeling duidelijker zichtbaar te maken. De suggestie wordt
gedaan om de Adviescommissie hierbij te betrekken; de leden kunnen aangeven hoe zij beter
gestroomlijnde besluitvorming voor zich zien – waarbij de verantwoordelijkheden duidelijker bij het college worden neergelegd. Een strikt ambtelijke exercitie is dit immers niet.
Pagina 3 van 5
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
6. Vooruitblik Jaarplan 2023
Studenten
De heer Westphal meldt dat er 25 studenten Publiek management gedurende twee weken aan
een opdracht werken: ‘Hoe zou de begroting er over tien of vijftien jaar uitzien?’ De gemeente
werkt daar graag aan mee, want er zitten ongetwijfeld potentiële nieuwe medewerkers bij. Er zal op 26 januari a.s. een grote groep commissieleden deelnemen aan de bijeenkomst met de studenten.
Wintersessie
Het vervolg op de Zomersessie vindt plaats op 3 februari a.s. van 10.00-15.00 uur. Het zal
tijdens de Wintersessie onder andere over sturen & verantwoorden gaan, maar dat staat later in het jaar niet meer in de planning valt de heer Dijkstra op. Mevrouw Rijnders geeft aan dat zij wacht op informatie vanuit de ambtelijke organisatie. De eerste vergadering in 2023 is op 26 januari.
Schorsing
De ambtenaren verlaten de vergadering. 7. Voortgang controle accountant
De heer Van Vugt herhaalt zijn eerder gedane mededeling: de samenwerking met de organisatie
loopt goed, er wordt voortgang geboekt en hij heeft alle vertrouwen in een goed verloop van het proces, ook wat betreft de grondexploitaties. Hij is blij met de open en welwillende opstelling
van de directie, al weet het controleteam ook wel dat een andere manier van werken niet van de ene op de andere dag gerealiseerd is.
Het is de Adviescommissie opgevallen dat de kwaliteit van raadsvoorstellen niet altijd hetzelfde is en regelmatig zelfs onder de maat. De heer Van Vugt bevestigt deze indruk; vooral met
betrekking tot het budgetrecht van de raad is men het er in de organisatie wel over eens dat het anders moet; stappen worden er ook gezet, maar er moet in het bijzonder nog (veel) aandacht
worden besteed over de relatie tussen inhoud en middelen. Desgevraagd geeft de heer Van Vugt aan dat de gemeentesecretaris de regie heeft, samen met haar directie. Interne
meningsverschillen zijn er naar zijn inzicht niet; de organisatie moet simpelweg wennen aan de nieuwe manier. Jarenlange gewoonten moeten worden losgelaten.
Er wordt afgesproken dat de gemeentesecretaris voor een van de volgende vergaderingen wordt uitgenodigd. Voorafgaand daaraan inventariseert de Adviescommissie onderwerpen ter bespreking.
Pagina 4 van 5
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
Rekenkamer
Het werkplan 2023 van de Rekenkamer is klaar, meldt de heer Venhoeven, met ‘samenwerking’ als een van de mogelijke onderzoeksonderwerpen. De Adviescommissie is er vrij in om daar
suggesties voor te doen, bijvoorbeeld onderzoek bij samenwerkingspartners van de gemeente.
Zelf zou de heer Venhoeven het interessant vinden om te onderzoeken of, en zo ja in hoeverre,
de gemeente in control is, en hoe de accountant, Concernaudit en de Rekenkamer samenwerken om de raad in staat te stellen haar controlerende taak goed uit te voeren.
De heer Molenaar stelt voor om het jaarplan van Concernaudit en dat van de Rekenkamer samen te behandelen in een volgende vergadering. De Rekenkamer wil in elk geval een technische bijeenkomst voor raadsleden organiseren. 8. Rondvraag en sluiting
De verbeterpunten die de heer Dijkstra eerder heeft gestuurd, zijn in de teams-omgeving gezet. Mevrouw Rijnders stuurt de commissieleden een link, en vraagt allen om uiterlijk in de eerste week van januari a.s. aan te geven hoe zij over elk verbeterpunt denken, liefst zo concreet mogelijk.
Vergaderen in de Burgemeesterskamer is de Adviescommissie goed bevallen. Er wordt afgesproken dat dit de vaste vergaderlocatie wordt en dat er naar de raadszaal wordt uitgeweken als er behoefte is aan een meer formele discussie.
Mevrouw Rijnders vraagt aandacht voor de brief van de wehouder Schilderman van 14 december jl., over besturen & verantwoorden. Deze brief bevat eigenlijk alleen een procesvoorstel en wordt verder weinig concreet. Begin februari a.s. zal de Adviescommissie een
uitgangspuntennotitie ontvangen, die de wethouder van financiën graag op 23 februari a.s. zou
willen agenderen bij de commissie VBF. Dit geeft de Adviescommissie maar weinig tijd voor een advies. De Adviescommissie zou kunnen aandringen op agendering op 30 maart a.s., maar zou
de wethouder ook kunnen vragen om op korte termijn een eerste schets te sturen. Dat biedt dan de gelegenheid om nog punten mee te geven. De voorzitter concludeert dat de
Adviescommissie de raadsbrief in elk geval wil bespreken. De heer Van Vugt geeft de
Adviescommissie ook in overweging om de brief eind maart te agenderen, zodat er vier à vijf
weken tijd is om tot een gedegen standpunt te komen. Er moet immers worden besloten over
een proces voor de komende jaren. Zie het traject Risicovolle projecten, dat ook getrapt verliep. Wellicht kan dat in dit geval als voorbeeld dienen. Uiteindelijk stelt de voorzitter dat de
commissie VBF met de inbreng van de Adviescommissie ongetwijfeld tot een beslissing kan komen.
De voorzitter bedankt allen voor hun aanwezigheid en inbreng, en sluit de vergadering.
Pagina 5 van 5
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
3 Ingekomen stukken 1 p2212210111 Provincie Utrecht beoordeling begroting 2023.pdf
PROV
Ingekomen
UTRECHT
2 1 DEC 2022 Aan de raad van de gemeente Utrecht Postbus 16200 3500 CE UTRECHT
VERZONDEN 19 DEC 2022
TEAM
UW NUMMER
19 december 2022 UTSP1508165036 15894 4, 8 en 11 november 2022 Zaaknummer 10406834
BIJLAGE
geen
ONDERWERP
DATUM
NUMMER UW E-MAIL VAN
REFERENTIE DOORKIESNUMMER
E-MAILADRES
BEI / IBT Financieel toezicht A.J.J. van Dixhoorn-Hoogenboom 06-52769516 ria.van.dixhoorn-hoogenboom@ provincie-utrecht.nl Beoordeling begroting 2023
Geachte raad,
Wij hebben de door u vastgestelde begroting 2023 beoordeeld. In deze brief leest u onder welke vorm van toezicht uw gemeente in 2023 valt en wat dit inhoudt.
Bevindingen en beoordeling U heeft de begroting 2023 en de jaarrekening 2021 van uw gemeente tijdig aan ons toegestuurd. Wij hebben beoordeeld of de begroting structureel en reëel in evenwicht is. Dit betekent dat wij onderzoeken of de structurele baten ieder jaar de structurele lasten dekken en of de ramingen realistisch zijn. Wanneer de begroting niet structureel en reëel in evenwicht is, dan moet aannemelijk zijn dat dit evenwicht uiterlijk in het laatste jaar van de meerjarenraming wordt hersteld en blijft. Naar aanleiding van ons onderzoek komen wij tot de volgende beoordeling.
Toezichtregime beoordeling 2023: Repressief toezicht Toetsingscriteria en beoordeling Ons oordeel baseren wij op de kaders en criteria genoemd in: 1. de Gemeentewet (artikel 203); 2. de Algemene Wet Bestuursrecht (titel 10:2); 3. het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV); 4. het gemeenschappelijk financieel toezichtkader GTK 2020 (gemeenten) van 9 april 2019; 5. onze begrotingsrichtlijnen en toetsingsaspecten (onze brief van 6 april 2022).
Uw begroting is structureel en reëel in evenwicht. Dit betekent dat de structurele baten voldoende zijn om de structurele lasten te dekken. Ook het gepresenteerde meerjarenperspectief is structureel en reëel in evenwicht. U kunt uw begroting direct uitvoeren. Onze goedkeuring is niet nodig Wel verzoeken wij u om ons onderstaande stukken toe te sturen om zo de financiële ontwikkelingen van uw gemeente te kunnen volgen:
PROVINCIE-UTRECHT.NL
College van Gedeputeerde Staten Archimedeslaan 6 Postbus 80300, 3508 TH Utrecht T 030-2589111
17766
de begrotingswijzigingen binnen twee weken na vaststelling; de documenten uit de Planning en Controlcyclus, zoals de kadernota en de voor- en najaarsrapportage.
Wij hebben ons oordeel over het structurele en reële begrotingsevenwicht gevormd met behulp van de in het GTK 2020 opgenomen kaders en begrippen. Voor een uitgebreide toelichting verwijzen wij u kortheidshalve naar Hoofdstuk 7 van het GTK 2020. De toetsing van uw begroting en meerjarenraming aan dit kader geeft aanleiding tot de volgende aandachts- en verbeterpunten: Algemene ontwikkelingen
• Maatschappelijke ontwikkelingen en financiële onzekerheden Het beleid en de financiën van gemeenten worden beïnvloed door constant veranderende maatschappelijke ontwikkelingen. In het bijzonder de oorlog in Oekraïne heeft maatschappelijke impact. Het leidt tot een vluchtelingenstroom en de uitdaging voor gemeenten om voor voldoende opvang te zorgen. Ook heeft het conflict impact op de economie. Denk aan de stijgende energiekosten als een aanjager van de inflatie en materiaal schaarste waardoor projecten vertraging oplopen. Ook de coronacrisis laat nog haar sporen na. Zo ook de krapte op de arbeidsmarkt. Naast deze economische onzekerheden zijn het ook op financieel gebied ongewisse tijden voor gemeenten.
Vanaf 2026 ontstaat er bij het merendeel van de gemeenten een structureel tekort, omdat in het regeerakkoord een korting op het gemeentefonds is opgenomen. Ook is nog niet duidelijk welke andere inkomsten gemeenten van het Rijk ontvangen. De problematiek van het zogenaamde “ravijnjaar” (begrotingsjaar 2026) leidt tot bestuurlijke knelpunten bij gemeenten. Het kabinet Rutte IV heeft besloten de extra bezuiniging op de jeugdzorg “voor rekening en risico” van het Rijk te nemen. Het gaat dan om een bezuiniging van € 100 miljoen in 2024 en € 500 miljoen in 2025 en 2026.
De financiële onzekerheden vanuit het Rijk zijn nog steeds groot. Wij hebben kennisgenomen van de aannames over de meerjarige ontwikkelingen van de rijksbudgetten en de financiële vertaling daarvan in uw begroting. In dit licht bezien waarderen wij uw inzet om het weerstandsvermogen versneld te versterken en op het gewenste niveau te brengen. U heeft hiermee uw financiële positie robuuster gemaakt voor de risico’s en onzekerheden die op uw pad liggen. • Investeringsbudgetten Bij beoordeling van de jaarrekeningen 2021 van onze gemeenten hebben we geconstateerd, dat een deel van de voor investeringsprojecten beschikbaar gestelde gelden niet uitgegeven is. Deze zogenaamde onderbesteding of onderuitputting van budgetten vinden wij niet wenselijk. Het legt onnodig beslag op de financiële middelen van een gemeente. Ook zien we meer dan voorheen budgetten doorgeschoven worden naar een later begrotingsjaar. Daarvoor zijn verschillende redenen te noemen die niet altijd binnen de invloedsfeer van uw gemeente zelf liggen. Daarbij kan gedacht worden aan de arbeidsmarktkrapte, het niet beschikbaar zijn van materialen en oplopende kosten van energie en materiaal. Ook blijkt in de praktijk dat bijvoorbeeld een publiek - private samenwerking ingewikkelder en tijdrovender is dan vooraf ingeschat.
Wij vragen dan ook nadrukkelijk uw aandacht voor de realiteit van uw inschattingen bij het ramen van “nieuw” beleid. In uw programmabegroting zien we dat er wordt uitgegaan van de meest actuele raming en planning van de verschillende projecten. U geeft hierbij aan dat ook uw ervaring is, dat de werkelijke besteding van bijvoorbeeld projecten op het gebied van mobiliteit en integrale projecten openbare ruimte, maar ook bij maatschappelijke voorzieningen, jaarlijks lager is dan begroot Op basis van deze ervaring heeft u de begrote uitgaven met 20% verlaagd, zoals dat ook wordt gedaan in het Meerjaren Programma Bereikbaarheid. Dit draagt bij aan de voorspellende waarde van de begroting, door het dichter bij elkaar brengen van begroting en realisatie. Hierbij volgt u ook het advies van de accountant bij de jaarstukken 2021 op.
2
Tot slot Vanuit onze toezichthoudende rol volgen wij de financiële positie van onze gemeenten en informeren wij u over bijzondere ontwikkelingen rondom de gemeentefinanciën. Wenst u een uitgebreidere toelichting op onze bevindingen over uw begroting? Neem dan contact op met Ria van Dixhoorn-Hoogenboom.
Een afschrift van onze brief zenden wij - ter kennisgeving - naar uw college van burgemeester en wethouders. Naast het financieel toezicht toetsen wij in het kader van het interbestuurlijke toezicht (1ST) ook uw taakuitvoering op de terreinen omgevingsrecht, huisvesting vergunninghouders en informatiebeheer. Deze IBTdomeinen kennen een ander beoordelingsritme. De toezichtbrieven hierover ontvangt u op een ander tijdstip. Wij publiceren de resultaten van ons toezicht op de IBT-kaart. Zie daarvoor www.provincieutrecht.nl/interbestuurliiktoezicht. Deze brief wordt vanaf 1 maart 2023 ook toegankelijk via deze kaart.
Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Utrppht, namens hen, //
R.C.L. Strijk Gedeputeerde Financiën, Organisatie, Economie en Europa
Belanghebbenden kunnen op grond van de Algemene wet bestuursrecht binnen 6 weken na de datum van verzending of uitreiking van dit besluit daartegen bezwaar maken door het indienen van een gemotiveerd bezwaarschrift. Het bezwaarschrift moet worden gericht aan: Gedeputeerde Staten van Utrecht, t a v. de secretaris van de AWB-Adviescommissie bezwaarschriften van PS en GS, postbus 80300, 3508 TH Utrecht. Aan de behandeling van een bezwaarschrift zijn voor de indiener geen kosten verbonden.
Indien bezwaar is gemaakt kan ook om een voorlopige voorziening worden gevraagd, als er tijdelijke maatregelen nodig zijn waarmee niet tot de beslissing op het bezwaarschrift kan worden gewacht. Het verzoek moet worden gedaan bij de
Voorzieningenrechter van de Rechtbank Midden-Nederland, Sector bestuursrecht, postbus 16005, 3500 DA Utrecht. Bij het verzoek om voorlopige voorziening moet een kopie van het bezwaarschrift worden gevoegd. Hiervoor is griffierecht verschuldigd.
3
Port Betaald ƒ d? rj, Port Payé pÖStnl Pays-Bas \
PROVINCIE :: UTRECHT Postbus 80300, 3508 TH Utrecht
/
IbC Ad-
'l 1 OEC ïlffl
L
|
o
'S
6 o -•< (T.
?,? §
x . •ï. ■i' O
C4A
f O 3$:
'ï. 'ï:% t O ••ii:
4 Update sturen en verantwoorden 1 Voorblad MPR tbv adviescommissie.docx
Ontwikkelorganisatie Ruimte Opgavesturing
Aan: Adviescommissie financiën en control Onderwerp: Doorontwikkeling MeerjarenPerspectief Ruimte (MPR) Kopie
Datum Van Doorkiesnummer
januari 2023 M. van der Wegen
E-mail Bijlagen
m.van.der.wegen@utrecht.nl Opzet MPR nieuwe stijl
Geachte leden van de adviescommissie financiën en control, In het kader van de leesbaarheid van de begrotingsstukken hebben raadsleden aandacht gevraagd voor het meerjarenperspectief Ruimte (MPR). Het document bevat veel (financiële) techniek en maakt niet goed duidelijk waar voor de gemeenteraad de stuurmogelijkheden liggen. Ook zoeken zij naar de aansluiting tussen de informatie in het MPR en in de begroting, bij de besluitvorming over de voorjaarsnota. Wij nemen de aandachtspunten van de raadsleden ter harte om het MPR komende jaren stapsgewijs te verbeteren. Op basis van deze oplegger en voorbeelden uit de eerste opzet van het MPR gaan we op 26 januari met u in gesprek over de verbeteringen van het MPR. Tijdens de commissievergadering op 26 januari tonen wij een eerste uitwerking van een MPR-nieuwe stijl (sneak preview), een ambtelijk tussenproduct. In het gesprek willen we graag van u horen wat u van de opzet vindt en wat u ons mee wilt geven voor de doorontwikkeling dit jaar en in volgende jaren. Wat is het MPR? • In het MPR beschrijven we de opgave RSU tot 2040, aangevuld met de uitwerking “Groei in balans” (coalitieakkoord). Dit beschrijven we vanuit de thematische en gebiedsopgaven. • We geven aan waar we nu staan, in hoeverre we op koers liggen met de realisatie van de opgaven en welke bijsturing nodig is.
In het MPR2022 kwam dit onvoldoende tot uitdrukking, met de doorontwikkeling die we nu voor ogen hebben willen we dit verbeteren. Zie daarvoor bijgevoegde dummy MPR. • Hierbij is sprake van schaarse middelen voor concurrerende opgaven. Daarbij raken verschillende opgaven elkaar continu, bijvoorbeeld in een gebied. Tussen die opgaven is afweging nodig. Ook is afweging nodig over inzet van schaarse middelen tussen verschillende gebieden in de stad. Het MPR is hiermee met name een monitoringsdocument en uitvoeringsprogramma binnen de beleidscyclus. • Het MPR ondersteunt een heldere en integrale afweging van belangen en prioriteiten, binnen de vastgelegde kaders van de Omgevingsvisie Utrecht (incl. RSU 2040) en het coalitieakkoord. • Met het MPR wordt, o.a. op basis van actueel beeld inkomsten en de uitgaven (uitvoeringsplanning), het financiële beeld geactualiseerd van; • Reserve Betaalbaar wonen • Voorziening meerwaarde prestatieafspraken woningcorporaties • Reserve ruimtelijke ontwikkelingsprojecten (voorheen investeringsimpuls) • Meerjarenprogramma bereikbaarheid (MPB) • Parkeerexploitatie • Grondexploitaties Doorontwikkeling MPR: • Betere leesbaarheid: welke keuzes zijn aan de orde en tot welke besluiten leidt dit • Expliciet maken welke besluiten voorgelegd worden aan college en raad; • Meer visualisatie van informatie; Relatie tussen MPR en voorjaarsnota
• De voorjaarsnota is kaderstellend; daar worden financiën van alle opgaven integraal tegen elkaar afgewogen. • De voorjaarsnota staat hiermee “boven” het MPR • In het MPR worden voor het aandachtsgebied “Groei in balans” alle fysiek/ruimtelijke doelstellingen integraal ten opzichte van elkaar afgewogen. Dit mondt uit in: • een investerings- en bijsturingsvoorstel binnen programma’s (en binnen door de raad vastgestelde gestelde kaders); besluitvorming door het college via MPR • een investerings- en bijsturingsvoorstel over programma’s heen, bv. een verdeling van geld over begrotingsprogramma’s (allocatie), besluitvorming door de raad via VJN. • In de VJN nemen we een bijlage “groei in balans” op, zoals we dat in de programmabegroting 2023 ook hebben gedaan.
2/2
1 230126 Ppt Adviescie beleidscyclus en MPR (002).pdf
Beleidscyclus: kader voor beleidsdocumenten Doorontwikkeling MPR
Adviescommissie Controle en Financiën 26 januari 2023
Agenda 1. Terugblik en vooruitblik
10 minuten
o Context en diagnose o Waar werken we aan 2. Versterking beleidscyclus
30 minuten
o Toelichting o Bespreekpunten 3. Doorontwikkeling MPR o Toelichting
20 minuten
Terugblik en vooruitblik
Terugblik Zomersessie augustus 2022 en adviescommissie november jl.: • Verdieping verbetermogelijkheden begroting • Inzicht in relatie verbeteringen begroting met versterking beleidscyclus Afspraak vervolg: • Verdieping versterking beleidscyclus en doorontwikkeling MPR: vandaag • “Vervolg zomersessie" over aanpassingen Programmabegroting 2024: 3 februari • Raadsvoorstel: eind april / begin mei Toegevoegd: tussenstap met voltallige raad met uitgangspuntenbrief: begin februari
Bredere context o Moties / wens van de raad t.a.v. toegankelijker en leesbaarder maken van de begroting en jaarstukken o Complexiteit opgaven vraagt om heldere sturing en verantwoording (Rekenkamer) o Coalitieakkoord over sturen en verantwoorden: […] doelstellingen zijn leidend. Dit principe willen we sterker verankeren in de wijze van sturen en verantwoording […]. Bij de vaststelling van (nieuw) beleid geven wij de raad handvatten voor effectievere sturing door afspraken over de verantwoording vast te leggen. o In de organisatie: belang van steviger focus op de realisatie van ambities (visitatierapport)
Waarom? Welke problemen zien we nu? •
Veel vrijheid in beleidsvorming: stapeling van ambities. Uitvoering onder druk
•
Beleidsstukken onvoldoende concreet voor sturing en monitoring
•
Ondoorzichtige relatie beleid en financiën; inzicht beïnvloedbaarheid beperkt
•
Gebrekkig inzicht in resultaten ten opzichte van doelen en dus beperkt leren
•
Begroting overladen met informatie
•
Achteraf bijsturen in plaats van vooraf sturen
•
Hoge werkdruk, ambtelijk en bestuurlijk
Diagnose: oplossing in diverse samenhangende stappen Voorstellen moeten kaderstellende en controlerende rol van de raad versterken en sturing op realisatie bevorderen. In de begrotingscyclus sturing van het geheel. In de beleidscyclus sturing van een onderdeel Scherpe kaderstelling en navolgbare realisatie, incl. financiën:
Leesbare en stuurbare begroting:
Versterking beleidscyclus
Verbeteringen begrotingscyclus
• Beleidsnota staat centraal in kaderstelling • Minimale eisen inhoud beleidsnota • Aandacht voor verantwoording en bijsturing resultaten • Beleidsnota basis voor aanpassingen in de begrotingscyclus • Aard van de documenten helder • Aansluiten bij rollen raad en college
• Kortere programmateksten • Herkenbare aansluiting op beleidsstukken • Doelstellingen en indicatoren aansluitend op beleid • Inzicht in beïnvloedbaarheid van doelstellingen en financiën • Verbetering van financiële tabellen en toelichtingen • Duurzame, logische indeling • Verbetering paragrafen
Versterking beleidscyclus
Raamwerk sturen & verantwoorden: samenhang cycli
Versterken beleidscyclus: kader voor beleidsdocumenten Kern: • Beleidsnota staat centraal = hét instrument voor inhoudelijke én financiële kaderstelling; de link naar de begroting • Afspraken maken over minimale elementen van een beleidsnota: m.n. looptijd, financiën, doelen, indicatoren, wijze monitoring en link begroting • Naast de beleidsnota kennen we als beleidsdocumenten ook visies of uitvoeringsplannen. Afhankelijk van de inhoud (doen wat nodig is): o t.b.v. uitvoering kan uit een beleidsnota een uitvoeringsplan voortvloeien o soms is een visie met vooraf gesteld (lange termijn) ambities nodig om een beleidsnota te kunnen maken • Voorstel in voorbereiding om kaders voor beleidscyclus door de raad te laten vaststellen.
Beleidscyclus: 2 hoofdelementen Beleidsnota centraal met kaders voor inhoud • Juiste abstractieniveau beleidsvorming (concreetheid) • Beter faciliteren gesprek tussen college en raad over kaderstelling • Duidelijkheid financiële dekking • Concrete basis voor monitoring realisatie (controlerende taak) en basis voor doelen en indicatoren in de begroting
Onderscheid visie, beleidsnota en uitvoeringsprogramma • Geen onnodige visies en stapeling ambities, sneller focus op concrete acties en uitvoering • Bewustere keuze tussen toevoegen of actualiseren van beleid: minder werkdruk • Heldere rollen en verantwoordelijkheden raad en college
Sturen op beleid: hoe gaat het werken? De beleidsnota staat centraal in de sturing en verantwoording in de beleidscyclus: • Dit is hét instrument voor de kaderstellende en concrete basis voor controlerende rol van de raad • In de beleidsnota stelt de raad de doelstellingen vast, die je (deels) terugziet in de begrotingsprogramma’s. • Wat doen we, waarom en hoe gaan we monitoren (mogelijkheden en onmogelijkheden effectmeting) ligt hier vast, rekening houdend met beïnvloedbaarheid door de gemeente. • De beleidsnota maakt duidelijk hoe de doelstellingen tot uitvoering komen; de maatregelen die bijdragen aan de realisatie worden in beeld gebracht. Als niet alle maatregelen binnen de beschikbare begrotingsruimte passen, maakt de nota inzichtelijk welke activiteiten worden uitgevoerd en welke niet. De raad kan deze afweging amenderen. • Wijzigingen in de begroting vinden hun basis in het beleid. Dat betekent dat nog niet uitvoerbare activiteiten uit beleidsnota’s worden afgewogen als wensen in de voorjaarsnota. • Een beleidsnota kent eigen rapportage- en verantwoordingsmomenten en/of via de begroting. De wijze waarop wordt vastgelegd in de beleidsnota.
• Een beleidsnota heeft soms een visie nodig (vaststelling door de raad) • Indien nodig vindt verdere uitwerking plaats in een uitvoeringsplan, dat door het college wordt vastgesteld en eventueel ter informatie naar de raad wordt gestuurd
Het oerwoud nu…
Tijd om orde te scheppen
...wordt visie
...wordt beleidsnota
...wordt uitvoeringsplan
Vragen en reflectie beleidscyclus Reacties vanuit de adviescommissie
Doorontwikkeling MPR
Het MPR in de beleidscyclus MPR nu: • • • • •
Analyse van stand van zaken ten opzichte van het beleid (monitor RSU) Stand van zaken in de uitvoering van projecten (lopen we nog op schema, welke aanpassingen in tempo, resultaten) Actualisatie grondexploitaties Het MPR is input voor afweging van nieuwe/bijstelling van reeds genomen investeringsbeslissingen Vastlegging van de gemaakte afweging en de uitkomst hiervan in de vorm van benodigde investeringen: planning in de tijd, financiële begroting, incl. inzet en verloop reserves • Onderlegger voor financiële besluiten in de voorjaarsnota • Vaststelling door de raad
Duiding in het licht van de standaard: • MPR heeft 2 functies: • Monitor stand van zaken beleid en uitvoering; input voor bijstelling beleid, maar formuleert geen nieuw beleid (geen beleidsnota) • Uitvoeringsplan • Vaststelling door college; ter informatie naar de raad • Financiële bijstelling door raad in VJN; Bijstelling beleid door raad in betreffende beleidsnota’s
Het MPR en de voorjaarsnota Doorontwikkeling MPR: • Betere leesbaarheid
Voorjaarsnota Vaststelling kaders voor gehele begroting (incl. Groei in balans), obv integrale afweging
• Meer visualisatie van informatie • Scherper onderscheid tussen verantwoordelijkheden raad en college Hiernaast:
Hoofdstuk Groei in balans • Inzicht in beschikbare dekking GiB (incl. besluitvorming over toevoegingen en onttrekkingen reserves) • Bijsturings- en investeringsvoorstel GiB (voor zo ver het college daartoe niet bevoegd is) • E.e.a. incl. beknopte toelichting
H1: inleiding H2: integrale afweging en bijsturing Bijsturingsbesluit door college over herprogrammering binnen eerder door de raad vastgestelde kaders (zoals herprogrammering in MPB)
H2: beslispunten voor gemeenteraad
Op 26 januari: Vaststelling door gemeenteraad
H5: actualisatie financieel beeld en programmering, incl.: • Groei in balans, • MPB, • grondexploitaties, • erfpacht, • kostenverhaal bovenwijks, • inkomsten parkeren
met uitzondering van de beslispunten die voor de raad in het MPR zijn opgenomen. Deze beslispunten kunnen eventueel ook in de voorjaarsnota worden opgenomen.
H3: Ruimtelijke opgaven, per thema (stand van zaken) H4: Opgaven per gebied, gezonde gebiedsontwikkeling, (stand van zaken)
Relatie VJN en MPR op hoofdlijnen.
Presentatie eerste opzet MPR nieuwe stijl
Vaststelling door college van B en W,
MPR
H5: beslispunten voor gemeenteraad
Bespreekpunten MPR Bijlage: voorblad doorontwikkeling MPR 2023 • Is de geschetste doorontwikkeling behulpzaam bij de monitoring en de besluitvorming over het MPR? • Relatie MPR-beleid • Relatie MPR-begroting • Maakt de nieuwe opzet (sneak preview) het MPR beter leesbaar?
5 Verbetervoorstellen Programmabegroting Gert Dijkstra 1 19012023 Verbetervoorstellen ProgrammaBegroting.docx
Verbetervoorstellen Programma Begroting (PB) CONCEPT 4 oktober 2022 Ingevuld voor: • GroenLinks (Meike Hellevoort) • CDA (Jantine Zwinkels) • VOLT (Ruud Maas) • D66 (Joost Vasters) NB: gebruik even een kleurtje hieronder zodat duidelijk is wie welke input heeft opgeschreven. (A) Verdeling per programma/taakveld in kosten ambtelijk apparaat versus bestedingen met/door derden. Nu zitten de kosten van het ambtelijk apparaat grotendeels verstopt in de begroting. Het is inderdaad een ‘programmabegroting’ met geen aandacht voor de toedeling naar eigen ambtelijke middelen versus de besteding van taken en uitvoering naar derden, opdrachtnemer, subsidieontvangers, leveranciers, enzovoorts. Dat is wel relevant want bij elk programma/taakveld kan het van belang zijn om meer of minder als gemeente zelf te doen, dan wel bij derden uit te besteden en te laten doen. Dat is een politieke keuze en moet ook zichtbaar worden. Voordelen: Nadelen: Consequenties: Heeft voor ons niet heel veel prioriteit. Het onderscheid tussen personele kosten en bijvoorbeeld materiële investeringen zou nog wel interessant zijn voor een aantal thema's. Bijvoorbeeld op duurzaamheid. Heeft voor ons ook geen prioriteit. Lijkt me veel werk en heeft ook bij elk programma een heel andere context. •
Vinden wij wel een goed idee. Als voorbeeld, de directiekosten van de Machinerie. Dit soort zaken lijkt ons goed te scheiden. Als wel echte uitvoeringskosten scheiden van de personeelskosten van ambtenaren en projectdeelnemers. D66: Geen prio. Met alle extra informatie voegen we complexiteit toe. Het vergt mogelijk extra toelichting en vaak zijn de kostenposten “uitwisselbaar” en van jaar tot jaar wisselend (bijv. eigen personeel vs inhuur)
(B) Specifieke budgetten voor partners, zoals DOCK, Buurtteam, JOU, VIVE, SPDO, enzovoorts. In de subsidielijsten staan vele van deze partners/opdrachtnemer en/of subsidieontvangers wel opgenomen. Soms is het relevant om te weten binnen bijv. ondersteuning op maat hoeveel budget er is voor en programma als SPDO, waar ca. 30 partners in de stad uit kunnen putten. Deze budgetten staan nu als toelichting in de PB, terwijl juist de mate waarin deze budgetten wel of niet toenemen zeer relevant is voor de mogelijkheden van deze partners in de stad. De gemeenteraad kan voor enkele (of vele) van deze partners of ‘groepen van partners’ specifiek een budget vaststellen. Voordelen: Nadelen: Consequenties: Ja dit vinden wij ook interessante informatie, dus meer koppeling tussen de verbonden partijen en de inhoudelijke beleidsprogramma's. Niet alleen in het kader van specifieke budgetten per partij, maar ook effectieve samenwerking. Is dit niet meerjarig vastgelegd via aanbestedingen, die ook via de raad gaan? Dus hebben we hier niet al via andere weg invloed op? •
Vinden wij ook goed idee. D66: Als raad gaan we niet over welke bedragen naar specifieke partners gaan, dus dit hoeft ook niet in de PGB.
(C) Historisch perspectief: budget t+1 vergeleken met bestedingen van t-1 tot t-5 jaar voorheen. Nu staat er veelal alleen wat in het voorgaande jaar is besteed, maar dat zegt vrij weinig. Is dat vorige jaar wel representatief? Was dat een uitschieter of een gemiddelde? Als in een vorig jaar 100 is uitgegeven en in het lopende jaar 105 is begroot en voor het komende jaar 110 is begroot lijkt dit een stijgende lijn. Maar wat als het gemiddelde in de afgelopen jaren 120 was? Zeer relevant, want bij veel taakvelden of partners wil je als gemeenteraad wel zeker weten of de middelen daadwerkelijk (structureel) toenemen. Het is dan nog de vraag of je 3 of 5 jaar wil teruggaan of een gemiddeld wil zien? Voordelen: Nadelen: Consequenties:
Goed idee, steunen wij. Ik denk wel dat het bij het ene onderwerp relevanter is dan een ander onderwerp, lijkt me goed als er dan ook een duiding/toelichting bij komt vanuit het college. Ik zou op korte termijn graag zien wat haalbaar is. Ik sluit me hierbij aan; goed voorstel en hebben wij ook al eerder om gevraagd. •
Ook hier steun. D66: Erg goed idee. Ik denk dat een 3- of 5-jaarsgemiddelde meer zegt dan alle losse jaren opnemen. Maar wellicht wil je beide zien, zeker bij relatief nieuwe initiatieven.
(D) Aantallen medewerkers/fte gemeente (intern en extern/ingehuurd) bijv. inzet op THOR, RO, Wijkbureaus, enzovoorts. Op geen enkele wijze biedt de PB nu inzicht in de aantallen medewerkers en/of fte werkzaam bij de gemeente, zowel intern (op de loonlijst) als ook extern ingehuurd (ZZP of anderszins). Zeer relevant want als gemeenteraad wil je ook inzicht in en waar nodig kunnen sturen op een ‘efficiënte en effectieve overheid’. Een grotere organisatie met meer medewerkers/fte is niet automatisch ook een beter werkende organisatie. Ook daarin kan het politiek relevant zijn om kaders te stellen, bijvoorbeeld aan de groei van de organisatie of afdelingen. Voordelen: Nadelen: Consequenties Ja goed idee. Zo weten wij uit de wandelgangen dat de afdelingen Economie en Ruimte te weinig budget danwel personeelstekorten hebben. Zoiets zou best wel inzichtelijk mogen worden gemaakt. Ook in het kader van mogelijke bezuinigingen, wanneer we zien dat een steeds groeiende gemeente (we zitten nu al op zo'n 4500) niet per sé beter gaat presteren/meer gedaan krijgt. En de investeringsimpuls Groei in Balans lijkt vooral extra personeel te zijn... Beetje zelfde als bij A: dit lijkt me heel contextafhankelijk. Een grotere organisatie is niet perse beter, maar een kleinere organisatie ook niet. En bijv veel zzp en/of inhuur kan ook allerlei externe oorzaken hebben.
En door die context die erbij nodig is, lijkt me dit ook veel informatie om te leveren voor de organisatie. •
Eens met Meike, als A goed gebeurt moet deze info boven komen. Lijkt me wel van belang maar meer in algemene zin. D66: Eens met Meike. Met alle extra informatie voegen we complexiteit toe & dit vergt waarschijnlijk extra toelichting/context.
(E) Buurtindicatoren vastleggen op alle buurten minimaal cijfer X i.p.v. een stedelijk gem. min. Y. Regelmatig wordt nu als streefcijfer een buurtgemiddelde genoemd van bijv. min. een 6,5. Maar dat betekent dat op ca. 80 buurten (of 10-20 wijken) er ook buurten kunnen zijn met een 5 als er maar genoeg ook een 8 scoren. Relevanter kan zijn dat we willen dat geen enkele buurt lager dan een 6 scoort of dat min. 70% van de buurten min. een 7,5 scoort. Voordelen: Nadelen: Consequenties: Wij hebben een tijdje terug de motie “geen zesjescultuur” ingediend. Ik stel voor dat daar nog eens naar gekeken wordt. Lijkt mij een mooi voorbeeld. In onze ogen zou je beter met een bandbreedte kunnen werken, naast een minimum inderdaad. Een gemiddelde zegt niet zoveel. Goede suggestie. Wel even goed kijken of we niet 80 extra indicatoren krijgen, dat is misschien wat veel. Maar wel goed om de uitschieters te noemen, en andere streefwaarden (zoals genoemd). •
Goed idee om met bandbreedte te gaan werken. Laten we er echter voor waken het heel gecompliceerd te maken. D66: Prima idee om soms te werken met een indicator in de trant van het voorbeeld van Gert (min x% een cijfer y). Voor buurtindicatoren zou dat kunnen werken, maar je kan niet één lijn in trekken en je zal het per indicator moeten bepalen. Wat mij betreft is dat niet aan onze commissie, maar kan dit onderdeel vormen van het inhoudelijke debat als partijen vinden dat de indicator niet goed gedefinieerd is.
(F) Verdeling van budget over wijken of buurten voor deel van de begroting. Bij sommige budgetten kan het zeer relevant zijn om te weten hoe de besteding over de 10-20 wijken is (of zelfs over de 80-100 buurten). Dat kan ook relevant zijn voor het kunnen toedelen van budgetten t.z.t. naar lokale buurtorganisaties (denk aan het buurtbudget). Voordelen: Nadelen: Consequenties: Dit zou ik niet zo snel willen doen. Kan nogal polariserend werken en leiden in wij-zij discussies. Het is aan ons als raadsleden om te zeggen wanneer wij een investering liever elders zien landen, omdat wij vinden dat het daar harder nodig / beter besteed is. Buurtorganisaties werken daarnaast soms ook buurtoverstijgend en houden zich niet aan de administratieve indeling van de gemeente in x aantal wijken. Daarom niet
teveel aandacht op vestigen. Ik vind het wel interessant om te kijken wat hier kan / al beschikbaar is aan informatie. Is ook relevant voor de buurtagenda's die nu gemaakt gaan worden. •
Vind ik ook interessant. Kan voor buurten beter werken als initiatievenfonds. D66: Eens met Jantine.
(G) Soms op een dieper niveau het budget als gemeenteraad vaststellen. Nu stellen we als gemeenteraad de PB vast voor 17 programma’s. Dat is voor sommige programma’s ook voldoende, maar bij weer enkele andere volstrekt niet omdat er in het programma specifieke taakvelden of projecten of (groepen) partners zijn waar je als gemeenteraad gericht een budget voor wilt vaststellen (excl. de begeleidende kosten van het ambtelijk apparaat). Eens, dit lijkt mij een mooi punt om het gesprek over aan te gaan rondom de opzet van de nieuwe Programmabegroting. De fase van technische haalbaarheid en ideeën toetsen zit voor mij in de adviescommissie, politieke keuzes en meningsverschillen in de commissie VBF. Misschien kunnen we een lijstje maken van redenen waarom je meer diepgang zou willen, dat de wethouder / ambtenaren als een soort checklistje kunnen gebruiken om te kunnen bepalen wat te doen. De financiële paragraaf bij raadsvoorstellen kan ook beter, zoals eerder door Margreet al eens ingebracht. Ik vind dit een lastige, want ik kan me voorstellen dat het voor partijen verschillend is op welk programma zij meer diepgang willen. En we gaan als raad ook over de hoofdlijnen. En wat Jantine zegt; hangt ook samen met de financiële paragraaf bij raadsvoorstellen, dat is ook een moment om in te stemmen met bepaalde budgetten.
Maar ik vind het op zich wel een goed idee om hierover door te praten, heb nog niet de perfecte oplossing. •
Hier hebben we mee geworsteld. In de programmabegroting zit bij sommige programma's van alles (m.n financieel) ingesloten wat niet expliciet benoemd wordt, bv Groei in balans. Andere programma's zijn duidelijker. We zijn een voorstel voor uniforme aanpak hier. Laten we discussiëren hoe dat het beste kan. D66: Dit voegt extra complexiteit toe en daar ben ik niet voor. En wie bepaalt dan waar we dieper op in gaan? Dan zou ik eerder beslissen om naar meer programma's te gaan, door bestaande programma's te splitsen. Maar 17 “voelt” al als best veel.
(H) Inzichtelijk maken wat beïnvloedbaar is in de begroting Een groot deel van de kosten die de gemeente maakt staan vast en zijn niet beïnvloedbaar. Uit de begroting blijkt niet altijd helder waar ruimte in de cijfers zit. Een manier om hier inzicht in te krijgen is door beïnvloedbare en niet beïnvloedbare posten apart te specificeren en zo aan te geven waar mogelijkheden voor beïnvloeding zijn. Zie dit voorbeeld van Almere. D66: Nieuw ingebracht.
6 Vooruitblik jaarplan 2023 1 Jaarplan adviescommissie CF 2023 (januari).docx
Jaarplan Adviescommissie Controle en Financiën 2023 (januari 2023) Datum en tijdstip 2022
Onderwerpen
Uitgangspunten
Overige onderwerpen (veeglijst en lopende toezeggingen)
Do. 26 januari
Do. 23 februari
In beginsel 8 x 1,5-2 uur overleg, waar nodig in aanwezigheid van ambtelijke organisatie, rekenkamer en accountant. De cursief gedrukte onderwerpen zijn aanvullende onderwerpen (naast de reguliere cyclus). Onderwerpen voor de adviescommissie (kunnen) zijn: jaarstukken, voorjaarsnota, programmabegroting, financiële verordeningen en beleidsnota’s, art. 213a-onderzoeken, alle overige onderwerpen waarvan de adviescommissie van oordeel is dat deze een (sterke) financiële component bevatten. Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Opstarten aanbesteding Q4 2023 (loopt tot en met 31-3-2025, boekjaar 2024) We vergaderen van 20.00-21.30/22.00.
PM Jaarplan 2022 • Themabijeenkomsten Deloitte • RRP (technische sessie) • Gesprek met gemeentesecretaris over o.a. de kwaliteit van raadsvoorstellen (n.a.v. vergadering 15-12-2022). Zomersessie 2023 • Risicomanagement (Cees) • Grexen • Verbonden partijen/GR (deloitte) • Subsidies/inkoop Ambtelijke organisatie: • WAAVA • Begroting van de toekomst • MPR • Sturen en verantwoorden • Financiële spelregels rondom activeren en reserves (raadsbrief meerjarige analyse gemeentelijke begroting en realisatie) • Halfjaarverslag concernaudit (PM) Vergadering adviescommissie (90 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Verlening accountant boekjaar 2023 (PM)
Update opdrachtbevestiging 2022 aanvullende regelingen (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
1e begrotingswijziging (tijd: 10 minuten)
Aanpak raadstoets (tijd: 15 minuten)
Datum en tijdstip 2022
Onderwerpen
Update status adviezen realisatie en begroting (eens per kwartaal tijd: 15
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
minuten)
Do. 30 maart/Do. 11
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
mei
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Jaarverslag/jaarplan Rekenkamer
Invulling TB JS/VJN (15 minuten)
Voortgang accountantscontrole (15 minuten)
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
Do 8 juni (let op langer
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
door VJN en JS)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Jaarstukken (beschikbaar 11 mei 2023)
(concept) Accountantsrapport van bevindingen, incl. accountantsverklaring
Concept Reactie van het college op het accountantsrapport
Voorjaarsnota (beschikbaar 16 mei 2023)
Berap incl. resultaatsbestemming en MPUV en MPR
(eventueel) Advies aan commissie VBF n.a.v. Voorjaarsnota/Berap/JS
Jaarverslag/Jaarplan concernaudit (15 minuten)
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
over de Jaarstukken
Zomersessie adviescie
Nader in te vullen:
C&F PM Do. 14 september
PM (kan wellicht vervallen door zomersessie)
Do. 12 oktober
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Programmabegroting + 2e Berap (tijd: 45 minuten)
2e Technische Begrotingswijziging
Advies aan commissie VBF over Programmabegroting (na wissel, tijd 15 minuten).
Update status adviezen realisatie en begroting (eens per kwartaal tijd: 15 minuten)
Do. 30 november
Opdracht accountant (tijd: 10 minuten).
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (tijd: 5 minuten)
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Concept Boardletter van de accountant
Concept Reactie van het college op de Boardletter
Voortgang controle
3e Technische Begrotingswijziging
Datum en tijdstip 2022
Onderwerpen
Onderwerpen/ aandachtspunten voor onderzoeken in jaarplannen
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Opstarten aanbesteding (PM)
Afsluiting (tijd: 5 minuten)
auditteam, Rekenkamer, accountant en evt. adviescommissie.
8 Verlenging accountant boekjaar 2023 1 Raadsvoorstel verlenging contract accountant 2023.docx
Voorstel aan de gemeenteraad
Verlenging contract externe accountant 2023
Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Geheim
Adviescommissie Controle & Financiën 2 februari 2023 Nee
De Adviescommissie Controle & Financiën stelt de gemeenteraad voor het volgende te besluiten: 1. De Overeenkomst Accountantscontrole jaarrekening 2019 (op grond van artikel 3.3 van die overeenkomst) met één jaar te verlengen voor boekjaar 2023.
Adviescommissie Controle & Financiën,
De commissiegriffier,
Adviescommissie Controle & Financiën,
Daniëlle Rijnders
Jantine Zwinkels