Agendabundel

Bundel - Adviescommissie Controle en Financiën van 4 december 2025 1.a 1.b 2 3

4

5

6

7

8

9

Opening en mededelingen (5 minuten) Vaststellen van de agenda (2 minuten) Vaststellen van het verslag vorige bijeenkomst (1 minuut) 20251016 Notulen Adviescommissie_Controle_en_Financiën Ingekomen stukken (5-10 minuten) Halfjaarverslag Concernaudit: verzoek om vragen vooraf in te sturen naar de commissiegriffier Raadsbrief Voortgang verbeterprogramma Versterken Financiële Functie najaar 2025 Halfjaarverslag 2025-26 Concernaudit Concept Boardletter van de accountant en reactie college (15-20 minuten) Toelichting op de uitkomsten door Deloitte en mogelijkheid tot het stellen van vragen. Raadsbrief Jaarstukken 2025 - Boardletter 2025 Boardletter 2025 gemeente Utrecht Adviescommissie gemeente Utrecht 4 december 2025 Raadsvoorstel Normenkader rechtmatigheid 2025 (5-10 minuten) Mogelijkheid tot het stellen van vragen aan de ambtelijke organisatie. NB: stuur vragen vooraf alvast in naar de commissiegriffier. Vraag: kan de adviescommissie instemmen om richting de cie VBF het advies mee te geven dit als een A-punt te behandelen? Dossier 4978 voorblad Raadsvoorstel Normenkader rechtmatigheid 2025 Normenkader rechtmatigheid 2025 Raadsvoorstel Eindejaarswijziging Programmabegroting 2025 (10-15 minuten) Korte toelichting door ambtelijke organisatie.

Vraag: kan de adviescommissie instemmen om richting de cie VBF het advies mee te geven dit als een A-punt te behandelen? Dossier 4993 voorblad Raadsvoorstel Eindejaarswijziging Programmabegroting 2025 Eindejaarswijziging Programmabegroting 2025 raad Evaluatie Sturen en Verantwoorden (15-20 minuten) Toelichting op de uitkomsten door ambtelijke organisatie. CONCEPT Evaluatierapportage standaard voor de beleidscyclus Evaluatie – Standaard voor de beleidscyclus Vooruitblik volgende vergadering (5 minuten) Vergadering 15 januari 2026 - Opening, verslag en ingekomen stukken - Overdracht --> vragenlijst invullen - Afsluiting Afsluiting (2 minuten)

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN 16 oktober 2025, 18.00-19.50 uur Burgemeesterskamer Stadhuis

Adviescommissie: Ruud Maas (voorzitter), Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit), Gert Dijkstra, Joost Vasters, Charlotte Passier, Raphaël Klijn, Lars van Rooijen, Fred Claasen, Titus Stam (vervangt Rick van der Zweth), Bina Chirino, Agnes Scholte Overige deelnemers: Jurjen Bakker (strategisch adviseur financiën), Ayse Demir (financieel strateeg concernfinanciën), Magda Chedi-Van Hall (directeur financiën), Rachid Sagrahaoui (directeur concerncontrol), Freek Verbakel (financieel strateeg), Rein-Aart van Vugt (accountant), Jasmin Grundauer (manager concernaudit), Johan Dorst, Paul Venhoeven en Johan Snoei (Rekenkamer) Afwezig: Rick van der Zweth, Margreet Ramaker, Jantine Zwinkels en Bob Molenkamp (Deloitte) 1a. Opening en mededelingen De voorzitter heet allen welkom en opent de vergadering. Er volgt een korte voorstelronde. De heer Dorst heeft een mededeling: de aanwezigen hebben een mail gekregen over sturen en verantwoorden. Hij zou graag zien dat alle leden van de adviescommissie en hun collega’s de evaluatie invullen. Verder is er een mededeling door mevrouw Chedi-van Hall over de eindejaarswijziging welke op 2 december zal worden verspreid voor de adviescommissie op 4 december. Dit is niet gebruikelijk, maar door het nieuwe vergaderschema (nieuwe werkwijze) is de adviescommissie een week naar voren geschoven. De afdeling zal het raadsvoorstel kort toelichten.

De heer Venhoeven zegt dat er bij de Rekenkamer een vacature is waarop 115 sollicitanten hebben gereageerd. Volgens de heer Saghraoui loopt er een onderzoek Onderbesteding, waaraan Utrecht meedoet. Het wachten is op de uitkomsten. Mevrouw Rijnders zegt dat een afvaardiging van de adviescommissie hierover met de Rekenkamer heeft gesproken. 1b. Vaststelling agenda De agenda wordt vastgesteld. 2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst Dit wordt vastgesteld. 3. Ingekomen stukken (Controleplan 2025) Geen opmerkingen. 4. Toelichting wijziging BADO door Deloitte De heer Van Vugt geeft een toelichting op de wijziging van de BADO. Het gaat hier om de vraag wanneer de accountant de jaarrekening goedkeurt. In de begroting 2025 zijn de totale lasten 2 miljard en wordt er 93 miljoen aan de reserves toegevoegd. Tot en met 2024 werd er voor fouten 1 procent als goedkeuringstolerantie over dit bedrag genomen (21,6 miljoen). Voor onzekerheden was dat 3 procent (64,8 miljoen). In het kader van de harmonisatiewetgeving moeten bij de BADO nu de fouten en onzekerheden bij elkaar opgeteld worden en is het percentage naar 2 procent gegaan. De tweede verandering is dat je die 2 procent niet meer mag rekenen over de lasten en de dotaties aan de reserves alleen maar over de zuivere lasten. Dat betekent voor Utrecht een bedrag van 41,4 miljoen.

Vorig jaar kwam de berekening op 6,5 miljoen aan fouten en 5,5 miljoen aan onzekerheden en werd de jaarrekening op basis daarvan goedgekeurd. De heer Van Vugt geeft een fictief voorbeeld waarbij de gemeente met 25 miljoen aan fouten en 10 miljoen aan onzekerheden bij elkaar opgeteld ruim onder de grens van 41,4 zou blijven. Ook dan zou de jaarrekening worden goedgekeurd. Per saldo wordt de goedkeuringstolerantie voor fouten minder streng en voor onzekerheden strenger. De wijziging heeft misschien wel invloed op de hoeveelheid werk die er verricht moet worden. Dit zal gemonitord worden. Op de vraag wat er gebeurt als

de accountant een verklaring met een beperking afgeeft, zegt de heer Van Vugt dat dit aan de politiek is. Volgens hem leidt dit over het algemeen niet tot grote problemen en is de gemeente Utrecht de laatste jaren binnen de goedkeuringstolerantie gebleven. De marge van 2 procent mag door de Raad in het normenkader ook lager worden vastgesteld, maar de heer Van Vugt ziet hier zelden aanleiding toe. Op een vraag van de heer Saghraoui antwoordt hij dat de fouten en de onzekerheden bij de gemeente zelf wel worden gescheiden. Volgens de heer Saghraoui betekent wel iets voor de audit, de interne controle. De rapporteringstolerantie blijft vooralsnog € 500.000. Een derde tolerantie is de verantwoordingsgrens rechtmatigheidsverantwoording. In de vorige BADO lag die tussen de 0 en 3 procent van de lasten, inclusief de dotaties aan de reserves. Die ligt nu tussen de 0 en de 2 procent, exclusief die dotaties. Feitelijk is deze tolerantie nu gelijkgetrokken aan de goedkeuringstolerantie van de accountant. In de berap van de gemeente is die tolerantie op 2 procent vastgesteld (41,4 miljoen). Wat het meerwerk betreft zegt de heer Van Vugt dat dit moeilijk te taxeren is omdat zowel het percentage als de grondslag verandert. De laatste twee jaar vielen de kosten voor meerwerk hoger uit. Over 2024 was dat € 72.000. Voor € 25.000 zat dat in de herstructurering van Leidsche Rijn.

De tweede post betrof de afsluitende P14-boekingen (€ 20.000). En tenslotte was er nog een bedrag van € 18.000 voor correcties binnen het kader van de SiSa-regelingen. De accountant hoopt in de jaarrekening 2025 terug te kunnen naar het oude niveau. Iedereen is akkoord met de toelichting. 5. Toelichting op de programmabegroting en de tweede Berap De heer Van Vugt reflecteert op de programmabegroting. Naar zijn mening is die een logische en stabiele voortzetting van de begroting voor 2025 en de voorjaarsnota. Hij vindt de integrale opbouw knap. Die loopt vooruit op de komende verandering in regelgeving: de drie W-vragen in het BBV worden zes W-vragen. De nieuwe vragen hebben betrekking op uitvoeringsrisico’s (strategische risico’s), inzicht in investeringen en inzicht in de verbonden partijen. De gemeente geeft in de programmabegroting ook nog inzicht in de subsidies. De heer Van Vugt denkt dat de tekst wel korter kan. Volgens mevrouw Rijnders staan de uitkomsten van de raadstoetsen (meer informatie) wel op gespannen voet met de compactheid. Het derde punt van de heer Van Vugt is de grip op investeringen. Volgens hem is dat veruit het belangrijkste thema voor de gemeente Utrecht. In de tweede berap zit 27 miljoen aan nieuwe investeringen. Over heel 2025 kom je dan, samen met de nieuwe investeringsbudgetten voor 2026, aan 350 tot 400 miljoen aan nieuwe investeringen.

Hoewel de gemeente in de realisatie wel is gestegen van 60 naar 200 miljoen, vraagt de heer Van Vugt of zij de jaarlijkse stijging in de investeringen wel waar kan maken in de realisatie. Er is een plafond van 65 procent. Voor 2025 is er 346 miljoen aan investeringen geraamd, met een plafond van 225 miljoen. Dan ga je ervan uit dat er 35 procent niet wordt gedaan. De raming van de investeringen moet wel realistisch zijn. De voorzitter vraagt of het zou helpen om het plafond op een andere manier in te stellen. De heer Saghraoui zegt dat de gemeente die 65 procent liefst niet had toegepast. Er zijn wel redenen om te stapelen, zoals de onderwijshuisvesting. De gemeente is bezig om een harder investeringsplafond toe te passen. De vraag is of dat het gewenste effect heeft. Wat is een slimme methodiek om investeringsoptimisme zodanig uit te bannen dat het eerder versnellend dan remmend werkt? Volgens de heer Van Vugt is het belangrijkste dat de realisatiekracht omhoog gaat. Landelijk lijkt er wel een trendbreuk te zijn, want voor het eerst in twintig jaar hebben de gemeenten collectief meer geïnvesteerd. In de stapeling van beleid moet je scherp zijn op een realistische planning en begroting. Centrale sturing is hierbij cruciaal. Je moet ook durven te kiezen. De heer Saghraoui zegt dat bij de voorjaarsnota in een technische sessie is aangegeven hoe dit plafond wordt aangevlogen.

Daarbij werd gezien dat er groei was in de realisatie van investeringen. Het plafond van 65 procent is gebaseerd op aannames met betrekking tot die stijgende lijn. Volgens de heer Van Vugt hangt dit thema samen met een ander groot thema voor de gemeente Utrecht: de concernsturing c.q. monitoring, oftewel het versterken van de financiële functie. Volgens hem moet het mechanisme fundamenteel anders. Hij wijst nogmaals op de grip op investeringen. Mevrouw Chirino vraagt waarom het plafond op 65 procent is gesteld. De heer Saghraoui zegt dat 65 een historisch cijfer is dat in het verleden is gepakt en doorgetrokken is als een prikkel om de organisatie intern scherp te houden. De heer Van Vugt zegt dat je 2,6 miljard aan kredieten hebt weggezet, als het investeringsvolume op 207 of 225 miljoen tien jaar lang blijft staan. Volgens de heer Saghraoui heeft dit geen gevolgen voor de solvabiliteitsratio. Hij waarschuwt dat de Raad en het College wel goede afspraken moeten maken. Hij vindt het vreemd dat er 100 procent krediet geautoriseerd wordt en pleit voor een voorbereidingskrediet. De heer Claasen merkt op dat je geen krediet kunt autoriseren waarbij de uitvoering van het werk tien jaar duurt. De heer Bakker zegt hierop dat er 2,6 miljard aan krediet is geautoriseerd maar dat daarvan wel al 680 miljoen is gerealiseerd.

De heer Van Vugt zegt dat het ook zit in de manier waarop budgetten door de Raad worden geautoriseerd. Hij voegt daaraan toe dat sommige projecten gewoon lang duren. Grip op investeren betekent ook een ander proces van autoriseren door de Raad. De heer Van Vugt wijst ook op de manier waarop met reserves wordt omgegaan. Hij ziet dat er nu drie nieuwe reserves zijn ingesteld en vraagt of dat niet anders kan. Volgens de ramingen daalt de reservepositie nog in 2025 en 2026, om daarna weer te gaan stijgen. Over de omvang van de reserve maakt hij zich geen zorgen. Wel zal de solvabiliteit

ongeveer 20 procent dalen door de enorme toename van de schulden vanwege de investeringsagenda. Er zijn nu meer dan 80 bestemmingsreserves. De heer Van Vugt wil die hoeveelheid en de beheersing daarvan meegeven als een aandachtspunt. Volgens de heer Saghraoui kunnen reserves leiden tot begrotingsluiheid en een gebrek aan integraliteit. Het risicomanagement past wel in dat verhaal. Het verminderen van de reserves en het opvangen van risico’s vraagt misschien ook om een wijziging aan de beleidskant. Minder reserves betekent minder losse potjes, een beter gesprek op integraal gebied en meer concernsturing en monitoring. De heer Claasen vindt dat de middelen van de gemeente meer bij de politiek in beeld moeten komen. De heer Saghraoui denkt dat achterliggende problemen dan ook beter in beeld komen. Er moet een goede analyse van de reserves komen, waarbij wordt gekeken of die ingezet worden voor het doel waarvoor ze bestemd zijn. Op de vraag van mevrouw Passier naar de reserves voor groot onderhoud antwoordt de heer Van Vugt dat sparen voor groot onderhoud verstandig is en dat het bij het onderhoud van wegen en de riolering om vrij harde verplichtingen gaat. Volgens hem staat dit los van de reserves, gaat het meer om het uitsmeren van onvermijdelijke lasten. Dit wordt in de kerngetallen meegenomen bij de schulden, waardoor die hoger lijken.

De 346 miljoen is een potje om toekomstige lasten op te vangen. Bij de risico’s maakt de gemeente een onderscheid tussen strategisch en financieel. Bij de weging van de financiële risico’s vraagt de heer Van Vugt of je daar wel capaciteit voor moet hebben (de in het BBV genoemde algemene reserve, het weerstandspotje). Volgens hem kun je hierop sturen. Hij vindt dit minder belangrijk dan de eerder genoemde punten. De heer Van Vugt sluit zich aan bij de heer Saghraoui en zegt dat er opgepast moet worden voor een bepaalde mate van luiheid en dat er gekeken moet worden of de bestemmingsreserve voldoet aan de beoogde intentie, namelijk het egaliseren van lasten en het voorkomen van jojo-effecten. Hier hebben systeemreserves veel meer een investeringskarakter en wordt het budget voor vertraagde investeringen doorgeschoven naar de toekomst. Er moet een politieke afweging gemaakt worden of men het passend vindt om hiervan een systeemreserve te maken. De heer Van Vugt reageert op een vraag van mevrouw Ramaker. Bij de tussenrapportage staat er een bedrag van 4 miljoen dat als last voor de riolering (voorziening GJP) wordt gestort. Twee jaar geleden is er een groot bedrag van het egalisatiefonds riolering aan de algemene reserve toegevoegd, dat vervolgens daaruit weer in de voorziening GJP is gestoken.

De heer Van Vugt vraagt waarom dat gebeurd is en of het juist is, omdat je niet zomaar algemene middelen aan een voorziening mag toevoegen. Feitelijk gaat het hier om geld van de burger. Deloitte gaat kijken of dit in de jaarrekening 2025 goed gaat. De heer Van Vugt maakt zich geen grote zorgen over de solvabiliteit, omdat de gemeente met het eigen vermogen controle over de reserves lijkt te krijgen. De solvabiliteit daalt enigszins maar stijgt ook weer en is dus vrij stabiel. Wat hem betreft is grip op investeringen het hoofdonderwerp. 6. Vooruitblik volgende vergadering Mevrouw Rijnders zegt dat de heer Dorst haar bij de volgende vergadering (op 4 december) gaat waarnemen. Zij vraagt of de aanwezigen tijdig hun vragen kunnen opsturen, want er is dan best een volle agenda, met de evaluatie (sturen en verantwoorden), de concernaudit, de eindejaarswijziging, het normenkader en de board letter. Zij vraagt ook of Deloitte de belangrijkste punten van de board letter kan aangeven. De ambtenaren vertrekken om 19.20u. 7. Evaluatie Adviescommissie aan de hand van het groeimodel PwC Mevrouw Rijnders zegt dat de adviescommissie op 15 januari voor het laatst bijeenkomt in deze samenstelling. Zij zal geëvalueerd worden aan de hand van een groeimodel waarin vijf niveaus worden beschreven. De adviescommissie kijkt veel breder dan de jaarrekening en ook de diversiteit van leden is gegroeid.

Mevrouw Rijnders zegt dat de leden moeten kijken op welk niveau ze zelf zitten en waar ze naar toe willen wat betreft hun voorkeuren en het aantal vergaderingen waaraan ze willen deelnemen. Het gaat ook over de vraag of de vergaderingen besloten moeten zijn of dat iedereen welkom is. De adviescommissie heeft hierbij gekozen voor een tweepartnermodel in de aanbesteding waarbij de accountant altijd aanwezig is om de commissie van advies te dienen. Voldoet dit aan de behoefte van de leden of zouden ze dit anders willen zien? Er is een deel met de ambtenaren en een deel zonder, en er is voor gekozen om de wethouder niet aan te laten sluiten, zodat het apolitiek blijft. De commissie besluit niets maar geeft een advies dat zij eventueel in de Raad onder de aandacht kan brengen. Mevrouw Rijnders zal haar presentatie meesturen met de stukken. Zij vraagt de leden om hierover na te denken, wat zij hiervan vinden en of zij thema’s zien die ze vaker terug zouden willen laten komen. Een andere vraag is of de leden de heidagen terug zouden willen. De heer Van Vugt zegt desgevraagd dat de adviescommissie op niveau vier of vijf van het groeimodel zit. Hij denkt dat er misschien een aanscherping mogelijk is in de onderwerpen die hier behandeld worden, dat de heidagen terug moeten komen en dat de relatie met de politieke commissies versterkt kan worden.

Mevrouw Rijnders vraagt om het artikel door te lezen en medio/eind november de vragenlijst ingevuld op te sturen. 8. Advies aan de commissie VBF over de programmabegroting De voorzitter wijst op het advies over vorig jaar bij de agenda. Mevrouw Rijnders geeft hierop een toelichting. Zij zegt dat de investeringen en de reserves ook al bij de voorjaarsnota zijn genoemd en vraagt of dit nog een keer herhaald moet worden. De leden heven hier wel de voorkeur aan. De voorzitter zegt dat een aantal kritiekpunten met betrekking tot de

begroting nogmaals in het advies van de commissie zullen worden opgenomen. De heer Claasen pleit voor consistentie op de genoemde thema’s. Hoewel er de vorige keer wel iets is gezegd over de reserves, zijn die niettemin toegenomen. De commissie is daar kritisch over. Mevrouw Rijnders zal hier een voorzet voor maken en die in de app en de mail delen. De commissie geeft er input op waarna mevrouw Rijnders het af zal maken en het ook aan mevrouw Schilderman zal sturen. Zij zal alle adviezen van de laatste tijd doornemen en daar een samenvatting van maken. De heer Van Vugt vindt dat het MPR daar echt bij hoort, omdat een heel deel van de 280 miljoen aan investeringen daar vandaan komt. De voorzitter vraagt of er moties moeten worden ingediend met betrekking tot de systeemreserves. Mevrouw Schilderman heeft gezegd dat het budgetrecht van de Raad wordt aangetast als de commissie minder reserves adviseert. Volgens de heer Van Vugt gaat het om de vraag bij hoeveel reserves het fonds beheersbaar blijft. In Utrecht worden veel investeringen bijna automatisch via de begroting geautoriseerd. Dat moet een ander mechanisme worden, zodat de Raad er meer zicht en grip op krijgt. Dat is voor een deel politiek. 9. Afsluiting De voorzitter sluit de vergadering om 19.50u. Actielijst: zie volgende pagina

Actielijst Actiepunt

Actiehouder College

Deadline 2 december

Monitoren uren Deloitte ivm wijziging BADO

Deloitte

Jaarstukken 2025

3

Deloitte gaat kijken naar de voorziening Riolering in de jaarrekening 2025.

Deloitte

Jaarstukken 2025

4

Mevrouw Rijnders zal haar presentatie van het groeimodel meesturen met de stukken.

Mevrouw Rijnders

Staat bij de Stukken van deze vergadering

5

De adviescommissie moet eind november de vragenlijst met betrekking tot de evaluatie van de adviescommissie ingevuld opsturen.

Adviescommissie

2 weken tijd na versturen vragenlijst

6

Mevrouw Rijnders zal een voorzet maken voor een advies met betrekking tot de reserves en die in de app en de mail delen.

Mevrouw Rijnders

Staat bij de Stukken van de begroting

1

De stukken voor de vergadering op 4 december over de eindejaarswijziging worden op 2 december verspreid.

2

Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan de gemeenteraad

Behandeld door

Wim Kouwenhoven

Datum

25 november 2025

E-mail

Wim.kouwenhoven@utrecht.nl

Kenmerk

33507069

Type brief

Voortgangsbrief, afdoeningsbrief

Onderwerp

Voortgang verbeterprogramma Versterken Financiële Functie najaar 2025

Bijlage(n)

5 (onderaan bijgevoegd)

Beleidsveld

Financiën

Geachte leden van de raad, Een robuuste financiële functie is de ruggengraat van een gezonde en toekomstbestendige stad. Het stelt ons in staat om verantwoorde keuzes te maken en doelgericht te investeren in een leefbare, veilige en inclusieve stad. De afgelopen periode hebben we belangrijke stappen gezet om onze financiële functie te verbeteren. Dit zijn stappen die we samenvatten in drie logische fasen: het ordenen van onze uitdagingen, het op orde brengen van het fundament en het duurzaam versterken van onze organisatie, processen, systemen en samenwerking. In deze brief nemen we u mee in de voortgang van deze stappen. We geven hiermee invulling aan onze toezegging (ID 1008) om u aanvullend te informeren naast de gesprekken in de adviescommissie Controle en Financiën en de toelichting in de producten van de begrotingscyclus. Als eerste geven we inzicht in de besteding van de structurele middelen en een terugblik van wat er al gerealiseerd is. Vervolgens bieden we een doorkijk voor de komende periode. Ook zoomen we in op de risico’s binnen het programma. Besteding incidentele – en structurele middelen aan op orde brengen van bezetting en kennis In de Voorjaarsnota 2024 heeft uw raad besloten om vanaf 2025 structureel €1,050 miljoen euro beschikbaar te stellen (2024 €0,625 miljoen euro).

De focus van de besteding van de structurele middelen heeft gelegen op het op orde brengen van de personele bezetting van concern financiën. Dit omvat twee elementen: 1. Toevoegen van strategische expertise. Er zijn strategische functies gecreëerd die voorheen ontbraken maar die nodig zijn voor een toekomstbestendige financiële functie - zoals de coördinator ter ondersteuning van de begrotingscyclus en een senior coördinatoren bij Advies en Specialisten 2. Borgen van kennis en kwaliteit. Het vervangen van tijdelijke inhuur door vaste medewerkers om kennis en continuïteit te borgen - zoals de directeur Financiën & Inkoop, de manager Financiën en meerdere adviseurs binnen het team van financieel advies en specialisten en binnen de financiële administratie.

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

25 november 2025 33507069

Het op orde brengen van de formatie is in 2024 gestart en is inmiddels is de basis grotendeels op orde. De kennisopbouw is nog in volle gang. (Ook) in de komende periode zal verder worden bekeken of de capaciteit en kennis voldoende zal zijn richting 2030. Een overzicht van de personele ontwikkelingen is opgenomen in de bijlage 1. Incidentele middelen in 2024 (0,785 miljoen euro) en 2025 (0,250 miljoen euro) zijn ingezet als vliegwiel om de verbeteringen te versnellen en specifieke kennis in te vliegen. Hiermee is een scan voor de financiële functie uitgevoerd door een externe partij als input voor het programma en is een start gemaakt met het programma op het gebied van verandermanagement om de samenhangende trajecten te ordenen en coördineren. Ook bij Ruimte zijn in 2024 en 2025 binnen de financiële functie belangrijke stappen gezet. Het management is beter in positie gebracht, de dienstverlening is verduidelijkt, vaste medewerkers zijn geworven en teams hebben hun competenties versterkt -onder meer via een nieuw opgezet opleidingsprogramma. Verder is stevig ingezet op meer uniforme werkwijzen, duidelijke richtlijnen en beter vastgelegde processen, zodat zowel de uitvoering als de sturing beter geborgd worden. Hierdoor ontstaat een duurzaam fundament voor verdere verbetering welke in 2026 verder doorloopt.

Een overzicht van de structurele -en incidentele toegezegde financiële middelen is opgenomen in bijlage 2. Fase 1 – het ordenen van onze uitdagingen en het in gang zetten van de verbeteringen Vanaf 2024 wordt gewerkt aan het versterken van de financiële functie. Hierbij heeft de nadruk gelegen op het verder versterken van concern financiën: de centrale financiële afdeling van de gemeente Utrecht. Activiteiten die zijn gerealiseerd zijn onder meer: •

• •

•

•

Per 1 januari 2025 is de gemeente een volledig nieuwe versie van een financieel systeem, SAP S/4HANA in gebruik genomen. Dit is niet zomaar een update, maar een transitie naar een compleet nieuw fundament onder de financiële processen van de gemeente Utrecht. Deze stap was noodzakelijk, omdat de oude versie binnenkort niet meer wordt ondersteund en onvoldoende mogelijkheden bood voor verdere automatisering en sturing. Een dergelijke grootschalige operatie, die alle financiële transacties en werkzaamheden van de gemeente raakt is zeer impactvol. De voorbereiding in geheel 2024 en de implementatie in 2025 vraagt een enorme inspanning van de organisatie. Een tijdelijke en ingecalculeerde dip in prestaties is hierbij onvermijdelijk. Verdere optimalisering van de operationele functionaliteiten in de komende periode is - zoals ook de accountant al constateerde - van belang. Op termijn biedt het nieuwe systeem echter cruciale voordelen voor continuïteit, efficiëntie, automatisering en rapportages, wat essentieel is voor de verdere doorontwikkeling in 2026. Er zijn sessies met teams binnen de afdeling Financiën georganiseerd over werkdruk, samenwerking en houding en gedrag. Er is voor managementinformatie een eerste start gemaakt om te komen tot een gestandaardiseerde set van rapportages ontwikkeld in SAP en ook een gemeentebreed dashboard met informatie over formatiebezetting.

Er zijn vervolgstappen gezet in het versterken van de capaciteit en de kwaliteit van het personeel bij Financiën. Dit is onder andere gebeurd door het vervangen van inhuur door vaste medewerkers, het organiseren van momenten voor kennisdeling en trainingen voor teamontwikkeling. Het proces voor de voorjaarsnota is op meerdere manieren versterkt. Als eerste door verduidelijking van taken en verantwoordelijkheden. Als tweede door versteviging van de regie en coördinatie op proces en kwaliteit van de inhoud. Als derde door aanscherping van de interne

2/11

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

25 november 2025 33507069

controles. Tot slot hebben vijf specifieke onderwerpen (waaronder het gemeentefonds) extra aandacht gekregen om juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid te borgen. Dit is gebeurd door onder meer het vastleggen van de werkwijze, dossiervorming en kwaliteitseisen. Eind 2024 bleek uit de uitgevoerde scan door een externe partij dat de financiële functie in staat is te zorgen voor een correcte financiële verantwoording op basis van correcte financieel transactionele processen. Ook voldoet de taakuitvoering aan de wettelijke eisen op het gebied van verantwoording en controle. Tegelijkertijd zijn op het gebied van financiële sturing, waaronder het maken van ramingen, verbeteren van processen en op het gebied van rapportages verbeteringen mogelijk en noodzakelijk. In 2025 is verder gewerkt aan de versterking van de financiële functie. Deze verbeteringen worden gerealiseerd door betrokkenen van de gemeente Utrecht zelf. Wel is daarbij een verbeterprogramma gestart dat als doel heeft om te ondersteunen bij het zichtbaar maken wat er beter kan en moet, te ondersteunen bij het verbinden en oppakken ervan en monitoren of de verbetering daadwerkelijk plaatsvindt. Het programma bestaat uit 16 samenhangende trajecten en meer dan 100 collega's uit de hele organisatie – van financiën en control tot de verschillende organisatieonderdelen – dragen actief bij aan de verbeteringen.

Dit onderstreept dat het versterken van de financiële functie een organisatiebrede inspanning is. Verbeteringen in de eerste periode van 2025 zijn onder meer: • Organisatie en besturing: een eerste eindbeeld richting 2030 is opgesteld om verder vorm te geven richting 2026 (een eerste versie in opgenomen in de bijlage 3). Met het gezamenlijke eindbeeld (waaraan nog wordt gewerkt en dat wordt aangescherpt) hebben we een kompas: we weten waar we voor staan, waar we naartoe werken en hoe we waarde toevoegen. Het geeft richting, overzicht en rust – en maakt duidelijk hoe we als financiële functie bijdragen aan een financieel gezonde en toekomstbestendige stad • Structuur en interne beheersing: er is verder vormgegeven aan het interne beheersingsraamwerk en de verdere toepassing rondom de P&C producten zoals de voorjaarsnota en begroting. Met dit raamwerk zorgen we voor duidelijkheid, eenduidigheid en betere kwaliteit van ons werk. Iedereen weet welke controle waar plaatsvindt, waardoor we fouten eerder signaleren en mogelijk voorkomen en sneller zekerheid kunnen geven. • Processen: processen (bijv. financieel-administratieve processen, gemeentefonds) zijn verder in kaart gebracht. Door processen helder vast te leggen, eigenaarschap te benoemen en risico’s te kennen, kunnen we beter sturen, fouten voorkomen en kennis borgen.

Het geeft ons overzicht en maakt de basis voor verdere verbetering sterker. • Informatievoorziening en systemen: een set van gestandaardiseerde (financiële) managementrapportages uit het nieuw financieel systeem (SAP) is opgeleverd. Met de standaardrapportages en dashboards creëren we meer focus, duidelijkheid en betrouwbaarheid in de financiële sturing. • Medewerkers: er zijn verdere stappen gezet om inzicht te krijgen in onze opleidingen, trainingen en competenties binnen de financiële functie. Door inzicht te hebben in welke kennis en competenties we nodig hebben, kunnen we gerichter investeren in ontwikkeling. Dit zorgt ervoor dat collega’s hun werk goed en met plezier kunnen doen, en dat we samen een toekomstbestendige financiële functie bouwen • Samenwerking: er zijn specifieke momenten en trainingen georganiseerd, omdat er op een andere manier (samen)gewerkt moet worden. Dit gebeurt onder meer binnen de trajecten van het programma waarbij betrokkenen uit onder meer financiën en control – centraal en decentraal

3/11

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

25 november 2025 33507069

nauw optrekken om tot gezamenlijke resultaten te komen. Een goed functionerende financiële functie gaat voor 50% over inhoud en 50% over de manier waarop we samenwerken. Door aandacht te hebben voor patronen, gedrag en aanspreekbaarheid versterken we onszelf én onze organisatie In bijlage 4 zijn meer details van de resultaten opgenomen. Huidige verbetering in cijfers De stappen die we hebben gezet in het op orde brengen van het fundament, werpen hun eerste vruchten af. Dit is zichtbaar in een aantal concrete indicatoren die u heeft gevraagd om een beeld te krijgen van de versterking van de financiële functie (zie ook bijlage 5). In de afgelopen kwartalen is op meerdere vlakken een verbetering zichtbaar – onder meer binnen concern financiën: •

•

•

•

•

De tijdigheid en de basiskwaliteit van de P&C producten was op orde. U heeft deze tijdig kunnen bespreken en in de commissie meerdere complimenten gegeven over de jaarrekening, voorjaarsnota en de begroting. Binnen concern financiën (centraal) is het gemiddelde ziekteverzuim per kwartaal met 60% afgenomen tot een gemiddelde van 3,6% in het derde kwartaal van 2025. Het percentage inhuur ligt (weer) ruim onder de 10%. In het medewerkerstevredenheidonderzoek is de Employee Net Promoter Score (eNPS) gemeten. De eNPS is een score die de betrokkenheid en tevredenheid van werknemers meet en laat zien in welke mate de medewerkers de organisatie zouden aanbevelen als goede werkgever. Uit het laatste medewerkerstevredenheidsonderzoek komt naar voren dat de eNPS bij de afdeling Financiën is gestegen van -2 in 2024 naar +31 in november 2025. Dat is 14 punten hoger ten opzichte van de top 3 gemeenten met meer dan 150.000 inwoners. Het percentage facturen dat wordt betaald binnen dertig dagen kende in het eerste kwartaal van 2025 een dip door de implementatie van SAP (van 92% naar 60%). Door actieve sturing is het percentage hersteld naar 85% in Q3 2025. De ambitie is om in 2026 weer stabiel boven de 90% te presteren. De gemiddelde termijn waarin Utrecht haar geld ontvangt ligt met 32 dagen gemiddeld ruim negen dagen (ruim 20%) lager dan in hetzelfde kwartaal in 2024.

4/11

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

25 november 2025 33507069

Ondersteunen en structureel verbeteren, presteren en leren Vanuit het programma Versterken Financiële Functie wordt de stap gezet van ondersteunen en stabiliseren naar structureel verbeteren, presteren en leren. Het programmaplan bevat daartoe een plan met mijlpalen voor 2025-2026. Dit biedt een basis voor een verdere uitwerking in de verschillende werkgroepen/ deelprojecten. Het programma wordt breed opgepakt, waarbij in de eerste fase nadruk ligt op het verbeteren binnen de concernafdeling financiën. In de tweede fase vindt een (verdere) verbreding plaats van focus op centraal financiën naar focus op de gehele financiële functie (financiën, control en betrokkenen vanuit het primair proces), zowel centraal als decentraal. Fase 2 – tot en met maart 2026 – verder op orde brengen van het fundament Op basis van de ervaringen in de eerste fase is vastgesteld wat in het tweede fase wordt opgepakt. Elementen die worden opgepakt zijn onder meer: • De oplevering van een juiste, volledige en tijdige jaarrekening, begroting en VJN wordt ondersteund. Dit gebeurt onder meer door het verder verbeteren van de processen, het vergroten van kennis, samenwerking en versterken van de interne beheersing. Hierdoor wordt de juistheid en volledigheid van deze producten beter geborgd. • De planning van en samenhang tussen producten binnen de begrotingscyclus wordt versterkt.

• De interne beheersing wordt versterkt door het verder vastleggen en verbeteren van financiële processen. • De rol en functie van financial control nu en in de toekomst wordt verduidelijkt. • Het handboek Financiën – waar kaders en richtlijnen naar voren komen - wordt verder ingevuld en geactualiseerd. • Ondersteunende systemen zoals SAP (financieel systeem) en Lias (digitaal systeem voor planning, begroting en budgetbeheer) worden doorontwikkeld. • (Financiële) managementinformatie wordt doorontwikkeld. • Technologie wordt ingezet (gebruikmaken van robotisering (RPA), process mining (maakt proces zichtbaar op basis van data waardoor gericht verbeterd kan worden) en AI). • De meetbaarheid van resultaten wordt vergroot. • Er is veel aandacht voor samenwerken. Ook in fase 2 zal voortdurend aandacht zijn voor persoonlijke- en teamontwikkeling en de verandering.

Fase 3 – tot en met eind 2026– inbedden en borgen - het duurzaam versterken van onze organisatie, processen, systemen en samenwerking. Deze fase wordt gedurende 2026 verder vormgegeven. Nadruk hierbij ligt op het verder inbedden van datgene wat in de eerste twee fasen is opgepakt. Wanneer de basis verder is versterkt zal daarbij

5/11

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

25 november 2025 33507069

onder meer worden gekeken naar de verdere mogelijkheden voor het versterken met behulp van digitalisering en de inzet van technologische middelen. Wat in deze fase wordt opgepakt is afhankelijk van de voortgang en de resultaten uit de voorgaande fase(n). Ook zal hierbij verder worden gekeken in hoeverre de capaciteit aansluit bij de vervolgstappen die gezet worden. Versterking en risico’s Versterking van de gemeentebrede financiële functie is complex. De doorlooptijd van het verbeterprogramma beslaat dan ook meerdere jaren, waarbij geprioriteerd wordt op de zaken die versnelling en of versterking nodig hebben. Het is, ook de komende periode, van belang om blijvend oog te hebben voor evenwicht: • ‘De winkel draait (grotendeels) door, terwijl er verbouwd wordt’. Tijdens de verbouwing worden keuzes gemaakt over wat wel en niet kan worden opgepakt. • Het verbeterprogramma bestaat zowel uit lange termijn verbeteringen, die een duurzame beweging op gang brengen als korte termijn verbeteringen met interventies die snel tot resultaat leiden. • De beoogde veranderaanpak bevat enerzijds een “blauwe” insteek met planning en plan, anderzijds zal een ontwikkelgerichte aanpak de kern zijn om tot gewenste resultaten te komen. Binnen het Verbeterprogramma Versterken Financiële Functie worden daarbij een aantal risico’s onderkend, waaronder: Risico

Gevolg

Beheersmaatregel

Capaciteit blijft kwetsbaar

De verandering kost meer tijd en

Prioriteren en temporiseren

energie dan beschikbaar is, of kan

wanneer nodig. De balans tussen

leiden tot kwaliteitsverlies

‘winkel openhouden’ en verbouwen wordt continu bewaken

Commitment management en

Zonder blijvende betrokkenheid en

Actief sturen op betrokkenheid,

medewerkers neemt af

eigenaarschap van de hele

communiceren over de voortgang

organisatie beklijven de

en dilemma’s en het zichtbaar

verbeteringen niet

maken van successen

Veranderen van gedragspatronen

Het doorbreken van oude patronen

Focus houden op communiceren,

kost tijd

en werkwijzen kan langer duren

spiegelen op gedrag en de

dan gepland

gewenste manier van (samen)werken. Ook binnen het programma in alle trajecten hiervoor aandacht hebben en houden.

Tenslotte We blijven u graag actief en transparant informeren over de voortgang van het programma via de reguliere producten in de begrotingscyclus en sessies met de adviescommissie Controle en Financiën. Daarbij maken we bewust zowel de geboekte successen als de dilemma's en uitdagingen zichtbaar, zodat u een realistisch beeld heeft van de balans tussen korte termijn resultaten en lange termijn structurele veranderingen. We hebben de afgelopen periode belangrijke stappen gezet in onze stappen van ordenen, op orde brengen en versterken. We hebben de situatie geanalyseerd, een helder plan gemaakt en in gang gezet. En hiermee een stabiel fundament gelegd in mensen, systemen en processen. De komende

6/11

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

25 november 2025 33507069

periode bouwen we hierop voort om de financiële functie niet alleen goed, maar ook toekomstbestendig te maken. Tot en met eind 2026 pakken wij dit op met ondersteuning van een programma. Ook na 2026 zullen nog stappen nodig zijn om de financiële functie op orde te houden en de volgende stap te maken in de doorontwikkeling. We blijven u graag actief en transparant informeren over de voortgang, zowel over de successen als over de dilemma's en uitdagingen die we tegenkomen. We danken u voor uw voortdurende betrokkenheid en kijken uit naar de verdere samenwerking in 2026 op dit belangrijke programma. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

7/11

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

25 november 2025 33507069

Bijlage 1 – overzicht personele ontwikkelingen in de afgelopen periode Personele ontwikkelingen bij concern financiën in de afgelopen periode zijn onder meer: • Start van de nieuwe directeur Financiën & Inkoop • Invulling van de functie van manager Financiën • Invulling van de functie manager/ kwartiermaker financieel beleid en strategie • Verder op orde brengen van team strategen op gebied van formatie en kennis • Invulling van twee coördinatoren ter ondersteuning van de begrotingscyclus • Invulling coördinator op financiële informatievoorziening • Invulling vacature op ondersteuning Lias • Invulling van twee senior coördinatoren bij Advies en Specialisten met focus op kennisopbouw en verbinding binnen team en kennisgebieden • Invulling van een vijftal vacatures binnen het team van financieel advies en specialisten • Invulling van de functie van adviseur verbonden partijen. Bijlage 2 – financiële middelen Door uw raad is bij de Voorjaarsnota 2024 het volgende vastgesteld: De structurele kosten voor de uitvoering van het Verbeterplan Financiële processen binnen het organisatieonderdeel Financiën, Inkoop en Juridische zaken en het in samenhang daarmee optimaliseren van financiële processen binnen organisatieonderdeel Ruimte bedragen 1,050 miljoen euro. Er wordt 1,050 miljoen euro structureel ingezet voor het versterken van de bezetting van Financiën.

Het gaat om 7 FTE voor extra capaciteit op zowel strategie, financieel advies als P&C coördinatie. Daarnaast is ook een centrale regiefunctie ingericht op het toezicht op deelnemingen en verbonden partijen. In 2024 is incidenteel 0,2 miljoen euro voor de opstart van het programma Versterken van de financiële functie begroot. Door vertraging in de opzet van het programma, wordt dit voor een deel nog in 2025 ingezet. In 2025 worden de kosten met betrekking tot het programma opgevangen binnen de reguliere budgetten, waarbij in 2025 en 2026 voor een deel wordt geput uit de structureel toegewezen gelden voor de versterking (1,050 miljoen euro). Resumerend: (bedragen x € 1.000 euro)

2024

2025

2026

2027

2028

Structureel

Knelpunt Versterken financiële functie

-1.410

-1.300

-1.050

-.1050

-1.050

-1.050

Inzet knelpunt VJN24

2024

2025

2026

2027

2028

Structureel

Optimaliseren financiële processen Ruimte

-585

-250

Versterken bezetting van Financiën

-625

-1.050

-1.050

-1.050

-1.050

-1.050

Start Programma VFF

-200

Totaal inzet knelpunt VJN24

-1.410

-1.300

-1.050

-1.050

-1.050

-1.050

VJN24

8/11

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

25 november 2025 33507069

Bijlage 3 – waar werken we naartoe met de financiële functie van Utrecht Organisatie en besturing Er is een heldere, vastgestelde ambtelijke richting op de financiële functie richting 2030. Op basis hiervan is de inrichting van de functie bepaald en geïmplementeerd, en vindt effectieve functionele sturing plaats om deze visie te realiseren. Structuur en interne beheersing De structuur is helder: er zijn duidelijke financiële kaders geïmplementeerd en de verantwoordelijkheden zijn scherp belegd. We werken volgens een adequaat intern beheersingsraamwerk dat zorgt voor zekerheid en controle op onze processen. Processen De belangrijkste financiële kern- en ketenprocessen zijn beschreven en eenduidig belegd. Dit draagt onder meer bij aan een goed werkende begrotingscyclus en zorgt ervoor dat alle inkomende en uitgaande geldstromen juist, volledig en inzichtelijk zijn. Informatievoorziening en systemen Onze processen worden optimaal ondersteund door een stabiel en doorontwikkeld SAP-systeem. We benutten de mogelijkheden van digitalisering en technologie om actuele, volledige en juiste managementinformatie te leveren, voorzien van passende analyses. Medewerkers De bezetting en competenties van onze medewerkers sluiten aan bij wat van een moderne financiële functie wordt verwacht.

Het functiehuis is actueel en de organisatie is zo ingericht dat de kwaliteit van ons werk nu en in de toekomst is gewaarborgd. Samenwerking We versterken actief de samenwerking tussen teams binnen de financiële- en control kolom en de rest van de organisatie. Onder meer in het werk en met gerichte trainingen en gezamenlijke sessies stimuleren we een cultuur van openheid, begrip en gedeelde verantwoordelijkheid en groeien we door van individuele experts naar één team dat als betrouwbare partner voor de hele organisatie fungeert.

9/11

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

25 november 2025 33507069

Bijlage 4 – resultaten per fase Fase 1 tot en met het zomerreces – investeren in basis, creëren inzicht, samenhang en verbinding

10/11

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

25 november 2025 33507069

Bijlage 5 - Indicatoren Per kwartaal Q1 24

Q2 24

Q3 24

Q4 24

Q1 25

Q2 25

Q3 25

status

Medewerkers Uitstroom medewerkers

3

1

3

4

2

4

4

Verzuim

9,0%

8,7%

8,0%

7,0%

6,5%

5,1%

3,6%

% Inhuur

7,6%

8,3%

9,2%

10,1%

11,8%

9,6%

7,8%

86%

81%

82%

85%

88%

78%

81%

38

43

41

40

35

35

32

93%

93%

91%

92%

60%

75%

85%

Debiteuren (ontvangsten) % facturen betaald < 30 dagen Gemiddelde betaaltermijn (in dgn) Crediteuren (betalingen) % facturen betaald < 30 dagen

11/11

Halfjaarverslag Concernaudit 2025-26 April 2025 – September 2025

Manager Concernaudit 7 oktober 2025

Inhoudsopgave Managementsamenvatting

Managementsamenvatting Follow-up proces

Follow-up proces Audits

Audits Rechtmatigheidsverantwoording

Rechtmatigheidsverantwoording Fraudepakket

Fraudepakket Adviesopdrachten

Adviesopdrachten Samenwerkingsinitiatieven

Samenwerkingsinitiatieven Status onderhanden opdrachten uit jaarplan 2025-26

Status onderhanden opdrachten uit jaarplan 2025-26 Management van de interne audit functie

2

Managementsamenvatting (1/2) Context

Positieve observaties

Met dit halfjaarverslag informeren we de Concerndirectie en het college over de realisatie van het Concernaudit jaarplan 2025-26.

Follow-up van auditbevindingen

Het jaarplan adresseert risico’s rondom • • • •

Informatiebeveiliging: cloudcontracten en data privacy impact assessments; Workforce management: inhuur / wet DBA en personeelsplanning; Risicomanagement en Robuustheid van kritische processen binnen Werk en Inkomen en Volksgezondheid.

Ad-hoc opdrachten (niet in jaarplan opgenomen) • Naar aanleiding van recente casuïstiek, voert adviesbureau Berenschot op verzoek van de Gemeentesecretaris een onderzoek uit naar (dreigende) arbeidsconflicten binnen de gemeente. Het uitvoeren van de aanbesteding, het contractmanagement en de kwaliteitsbewaking tijdens het onderzoek is bij Concernaudit belegd. • Op verzoek van de Directeur Concercontrol geeft de Manager Concernaudit leiding aan een projectteam bestaande uit Business Controllers, een senior HR functionaris en adviesbureau Highberg om te adviseren over de inrichting van een robuuste en toekomstbestendige Control functie. Een auditor fungeert hierbij als projectsecretaris.

In 2023-24 heeft Concernaudit voor het eerst een follow-up proces voor alle afgeronde audits geïntroduceerd. Gebruikelijke uitdagingen in de beginfase, zoals te optimistische ramingen voor het implementeren van verbeteracties door de organisatieonderdelen, zijn inmiddels verholpen. Een andere positieve ontwikkeling is dat de snelheid waarmee bevindingen opgevolgd worden sterk verbeterd is. We hebben het follow-up proces onlangs verder aangescherpt door de directeuren hier sterker in te betrekken. Zo ontvangen zij nu ieder kwartaal een overzicht met "overdue" bevindingen en de daarbij horende risico's waarmee zij gerichter kunnen prioriteren en bijsturen waar nodig.

213a onderzoek buurtagenda's Met de inzet van zes buurtagenda’s speelt de gemeente in op het speerpunt ‘Ongelijk investeren voor gelijke kansen’ uit het Coalitieakkoord 2022-2026. Wij hebben in een artikel 213a onderzoek de efficiëntie en effectiviteit van de inrichting, werkwijze en behaalde resultaten van de buurtagenda’s beoordeeld. De voornamelijk positieve uitkomsten en enkele verbeterpunten worden in oktober met het college en de raad gedeeld.

Opdrachten uit jaarplan die niet doorgaan of die we uitstellen • De audit omtrent de volledigheid van de erfpachtinkomsten bij Ruimte voeren we niet uit. De door Ruimte uitgevoerde verbeteracties zijn dermate gevorderd dat de externe accountant in september 2025 bevestigd heeft de bevindingen uit de management letters 2018-2024 hierover te sluiten. Een interne audit op dit onderwerp voegt daarom geen verdere waarde toe. • De adviesopdracht bij Marketing voor het opzetten van een robuuste regierol van de uitbestede marketing- en communicatiediensten stellen we uit omdat de Directeur Marketing uitgevallen is en de verantwoordelijke Concerndirecteur per oktober uit dienst is.

Inburgering Bij de implementatie van de Wet Inburgering past de gemeente een aanpak toe die gericht is op ontwikkelen, leren en bijstellen. Deze aanpak, in combinatie met interne en externe evaluaties van de dienstverlening, vormen een solide basis voor een gestructureerde uitvoering van het inburgeringsproces. Door het toepassen van maatwerk binnen duidelijk vastgelegde kaders wordt rekening gehouden met de persoonlijke situatie van de inburgeraar. 3

Managementsamenvatting (2/2) Positieve observaties - vervolg

Aandachtspunten - vervolg

Inhuur – Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA)

Data Protection Impact Assessments

De Wet DBA stelt sinds 2016 eisen aan de inhuur van zzp’ers om schijnzelfstandigheid te voorkomen. De Belastingdienst handhaaft vanaf 2025 de naleving van de wet. Om hierop in te spelen, heeft de Concerndirectie in Q4 2024 de bestaande aanpak voor de inhuur van zzp'ers aangescherpt. Eerste positieve effecten hiervan blijken uit een daling van het aantal rechtstreeks ingehuurde zzp’ers (van 205 in Q4 2024 naar 187 in Q1 2025), inhuurovereenkomsten met verlaagde uren per week en zzp’ers die in loondienst zijn getreden bij de gemeente zijn.

Aandachtspunten Cloudtransitie De gemeente Utrecht is in 2019 gestart met het programma Cloudtransitie. Het contractmanagement omtrent cloudapplicaties hebben wij reeds eerder als aandachtspunt gerapporteerd. Verbeteracties zijn geïnitieerd, maar de voortgang hierop verloopt traag. Hierdoor blijven risico’s omtrent het adequaat waarborgen van toegang tot en veiligheid van gemeentelijke data een voorlopig bestaan.

Risicomanagement Een rode draad uit diverse audits is het niet zorgvuldig uitvoeren, vastleggen en periodiek actualiseren van risicoanalyses bij (kritische) processen. Hierdoor zijn (bestaande) risico’s niet of onvoldoende in beeld en worden bijbehorende beheersmaatregelen niet gedefinieerd en geïmplementeerd. Dit resulteert mogelijk in een ongewenste blootstelling aan risico’s voor de gemeente. Denk hierbij aan risico’s omtrent de beveiliging van OT assets zoals bruggen, sluizen en gemalen die in de huidige geopolitieke omgeving een steeds aantrekkelijker doelwit vormen voor kwaadwillenden.

Sinds 2018 geldt volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) de verplichting voor het uitvoeren van een Data Protection Impact Assessment (DPIA) voor processen met hoge privacyrisico’s. Uit diverse audits bij organisatieonderdelen met kritische processen blijkt dat DPIA’s niet aanwezig of van onvoldoende kwaliteit zijn om risico’s adequaat in beeld te brengen en de AVG aantoonbaar na te leven.

Wet politiegegevens Bij de jaarlijks verplichte Wpg audit stond dit jaar het proces “rechten van de betrokkene" centraal. Denk hierbij aan verzoeken van burgers voor inzage, rectificatie of vernietiging van politiegegevens. Aandachtpunten betreffen met name het niet effectief vertalen van beleid naar werkinstructies waarmee processen niet robuust en met adequate beheersmaatregelen ingericht zijn.

Ontwikkelingen binnen Concernaudit In het kader van het verder professionaliseren van de Concernaudit functie, laten we in 2025 een externe kwaliteitstoets door de IIA Nederland uitvoeren. Hierbij wordt de naleving van standaarden van onze beroepsorganisatie en de effectiviteit en efficiëntie van de interne audit functie beoordeeld. De verbeterpunten uit het pre-assessment rapport van juni 2025 hebben we inmiddels opgepakt en verwachten de kwaliteitstoetsing en certificering in december 2025 af te ronden.

Naar aanleiding van de toetsing hebben we in februari 2025 de strategie van Concernaudit herzien. Middels het jaarplan Concernaudit (inclusief performance indicatoren) en half(jaarverslagen) rapporteren we over de realisatie van onze strategie. Sinds mei 2025 versterkt een auditor uit de generatie Z ons team. Dit is een waardevolle toevoeging aan de diversiteit van het team. De afwezigheid van een auditor in verband met zwangerschapsverlof in de periode augustus 2025 – januari 2026 compenseren we door onze opdrachten gericht te scopen 4 en de werkzaamheden over diverse teamleden te verdelen.

Follow-up proces Sinds 2023 past Concernaudit een robuust follow-up proces toe voor alle afgeronde audits. Tijdens de follow-up bewaken we de voortgang van de door management voorgestelde verbeteracties. Het management is verantwoordelijk om deze verbeteracties binnen de afgestemde periode te implementeren. Concernaudit fungeert als aanjager, procesbewaker en escaleert significante vertragingen richting de directieraad. Onderstaande grafieken geven de opvolgingsstatus van bevindingen uit de auditjaren 2024-25 en 2024-25 weer*. Het follow-up proces bevat bevindingen met risicoclassificatie hoog en midden. Bevindingen met risicoclassificatie laag zijn hier geen onderdeel van.

Follow up status jaarplan 2024-25 # Audits

Aantal onderhanden overdue 7

(1 hoog risico)

11 # Bevindingen

11 Hoog 69

55 Midden 3 Laag

Follow up status jaarplan 2025-26

10% Aantal onderhanden niet overdue 12

Aantal onderhanden niet overdue 23

# Audits Aantal opgelost 50

5

(3 hoog risico)

# Bevindingen

3 Hoog

17% 73%

23

20 Midden 0 Laag

100%

Conclusies Uit het jaarplan 2024-25 is één bevindingen met risicoclassificatie hoog overdue bij IPM, waar door te optimistische ramingen van opvolgtermijnen aantoonbare kwaliteitscontroles op het datalekregister nog niet zijn ingericht. Hierdoor blijven per september 2025 risico’s omtrent de naleving van wet- en regelgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voorlopig bestaan. *Uit het jaarplan 2023-24 zijn nog 9 bevindingen niet afgesloten, waarvan 1 bevinding met risicoclassificatie ‘hoog’ bij Ruimte en Stadsbedrijven. Hiervoor was opvolging reeds in gang gezet, maar heeft vertraging opgelopen door een afgebroken systeemimplementatie. De onderdelen hebben nieuwe mitigerende acties voorgesteld. De overige bevindingen zijn voornamelijk ‘midden’ bevindingen bij IPM, waar door personeelswisselingen herhaaldelijk vertraging is ontstaan in de opvolging. IPM is voornemens de bevindingen uiterlijk in Q1 2026 op te pakken.

5

Audits (1/4)

Doelstelling: Beoordelen van de efficiëntie en effectiviteit van de inrichting, werkwijze en behaalde resultaten van buurtagenda’s

Doelstelling: Toetsen van het voldoen aan de Wet DBA en de status van implementatie en naleving van de Utrechtse inhuuraanpak op rechtstreeks ingehuurde zzp’ers in het kader van de Wet DBA

Artikel 213a Gemeentewet: Buurtagenda’s

Inhuur – Naleving Wet DBA

Organisatieonderdeel: Wijken

Organisatieonderdeel: Mens & Organisatie (M&O) en Financiën en Inkoop (FI)

‘Ongelijk investeren voor gelijke kansen’ is een speerpunt in het Coalitieakkoord 20222026. De gemeente Utrecht zet sinds eind 2022 in zes buurten met sociale en/of ruimtelijke uitdagingen buurtagenda’s in om de groeiende ongelijkheid tegen te gaan en zet hiervoor ruim 1 miljoen euro per jaar in.

De Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) stelt sinds 2016 eisen aan de inhuur van ‘zelfstandigen zonder personeel’ (zzp’ers). Door de aangekondigde handhaving door de Belastingdienst per 2025 op wet DBA, heeft de Concerndirectie in september 2024 een aanpak vastgesteld om de naleving van de wet voor rechtstreeks ingehuurde zzp’ers te waarborgen.

De buurtagenda's zijn een buurt-specifieke samenwerking tussen de gemeente en bewoners, ondernemers en organisaties om leefomstandigheden en kansen van de bewoners te verbeteren. Uit een enquête en gesprekken met medewerkers, sociale partners en bewoners blijkt dat zij de buurtagenda’s als waardevol ervaren en aantoonbaar vooruitgang zien in hun buurten. Leden van het programmateam Buurtagenda’s borgen de blik naar buiten door actief deel te nemen aan initiatieven voor kennisdeling zoals regionale en landelijke kennisnetwerken rondom buurt – en wijkgericht werken. Een aandachtspunt is de samenwerking van het programmateam met betrokken organisatieonderdelen. Met Stadsbedrijven is deze het verst gevorderd, met Maatschappelijke Ontwikkeling en Werk & Inkomen wordt de samenwerking momenteel vormgegeven. Hierdoor blijven kansen voor kruisbestuiving en kennisdeling binnen de organisatie onbenut. Door gebrek aan concrete doelstellingen en KPI’s, is het niet mogelijk om de effectiviteit van de buurtagenda’s systematisch te meten. Verder ontbreekt een gestructureerde evaluatiemethode, waardoor resultaten tussen buurten lastig te vergelijken zijn. Dit belemmert het lerend vermogen binnen de organisatie en het tijdig signaleren van knelpunten. Het programmateam heeft een plan van aanpak opgesteld voor het opvolgen van de verbeterpunten.

De gemeente geeft hiermee adequaat invulling aan de wet DBA. De positieve effecten van de aanpak blijken mede uit een daling van het aantal rechtstreeks ingehuurde zzp’ers van 205 in Q4 2024 naar 187 in Q1. Een aandachtspunt is dat de aanpak intern versnipperd is over verschillende documenten. Dit is onpraktisch en niet gebruiksvriendelijk. Verder ontbreken duidelijke handvatten en voorbeelden, waardoor de beoogde werkwijze niet altijd duidelijk is voor inhurende managers.

De aanpak is enkel toegespitst op rechtstreeks ingehuurde zzp’ers. Inhuur van zzp’ers via bureaus of bv’s en zzp’ers bij een resultaatsverplichting (inkoop) zijn hierin niet opgenomen, ondanks de risico’s die bij de inzet van deze types zzp’ers bestaan. Een tekortkoming in het proces is dat Business Control niet betrokken was bij het opzetten en uitvoeren van controles op de aanpak. De door M&O uitgevoerde controles bleken niet tijdig en effectief.

Een ander aandachtspunt is dat de rapportage met stuurinformatie omtrent inhuur die gebruikt wordt door de Concerndirectie en de raad erg foutgevoelig is door verschillende databronnen en handmatige acties. Het management van M&O en Inkoop heeft verbeteracties toegezegd. 6

Audits (2/4)

Doelstelling: Beoordelen van de implementatiestatus van de roadmap voor versterking van digitale weerbaarheid binnen Operational Technology (OT) oplossingen

Doelstelling: Vaststellen of beheersmaatregelen adequaat zijn ingericht om de Wpg na te leven

Stadsbedrijven OT

Wet politiegegevens 2025

Organisatieonderdeel: Stadsbedrijven (SB)

Organisatieonderdeel: CIO Office, Werk & Inkomen (W&I), Maatschappelijke Ontwikkeling (MO), Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) en Juridische Zaken (JZ)

Operational technology (OT) stuurt systemen en processen in de fysieke leefomgeving aan, zoals bruggen en verkeersregelinstallaties. In 2022 heeft de Directeur Stadsbedrijven een consultancybureau ingehuurd om de digitale weerbaarheid van enkele OT systemen te beoordelen en een roadmap op te stellen.

De Wet politiegegevens (Wpg) stelt criteria voor de verwerking van politiegegevens. Politiegegevens zijn persoonsgegevens die in het kader van de politietaak worden verwerkt door buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s) binnen Leerlingzaken (MO), Toezicht & Handhaving Openbare Ruimte (VTH) en Bijzonder onderzoek (W&I).

Functionarissen van Stadsbedrijven zijn, mede vanuit de roadmap, betrokken bij diverse initiatieven voor kennisuitwisseling met de VNG en vakexperts inzake OT cybersecurity. Dit is een waardevolle inspiratiebron voor het inrichten van OT gerelateerde processen.

In deze audit hebben wij de aanwezige beheersmaatregelen om de rechten van de betrokkene (RvB) te behartigen getoetst. Denk hierbij aan verzoeken van burgers voor inzage, rectificatie of vernietiging van politiegegevens. Dit onderwerp was reeds een aandachtspunt tijdens een externe Wpg audit in 2022.

De projectleider heeft in Q1 2024 een plan van aanpak uitgewerkt om de roadmap te implementeren. Omdat dit plan niet de structuur van de roadmap volgt, is echter het lastig om acties uit beide documenten te koppelen. Tevens ontbreekt in het plan van aanpak een risico afweging die de prioritering van gekozen acties onderbouwt. Dit is inefficiënt en belemmert adequate bewaking van de implementatie. Een ander aandachtspunt is dat de voortgangsrapportages een te positief beeld schetsen van de werkelijke implementatie status. Zo zijn de meeste acties uit de roadmap niet (volledig) opgevolgd of vertraagd, maar dit blijkt niet uit de rapportages. Een herziening van acties en tijdslijnen heeft nog niet aantoonbaar plaatsgevonden. Diverse basisprincipes voor OT cybersecurity risicomanagement zijn nog niet ingericht. Denk hierbij aan gewenste weerbaarheidsniveaus en risico-eigenaren. Stadsbedrijven kan hierdoor niet adequaat beoordelen of zij haar OT risico’s beheerst in een tijd van snelle technologische ontwikkelingen en gerichte cyberaanvallen op overheden.

Gezien het huidige geopolitieke speelveld vormen OT assets namelijk een steeds aantrekkelijker doelwit voor aanvallen van kwaadwillenden. Het management van Stadsbedrijven heeft reeds acties uitgezet voor het opvolgen van de verbeterpunten.

MO is het verst gevorderd met het implementeren van de verbeteracties. Verder heeft het CIO Office, in haar rol als Wpg stelselhouder, diverse RvB beleidsstukken opgesteld, wat een uniforme en systematische procesuitvoering bevordert.

Wij hebben een aantal aandachtspunten geïdentificeerd bij het CIO Office. Zo zijn uitgangspunten uit beleid niet effectief vertaald naar werkinstructies voor het afhandelen van Wpg verzoeken. Dit verhoogt het risico op het niet uniform en binnen wettelijke termijnen afhandelen van deze verzoeken. Daarnaast ontbreekt een formeel en systematisch proces voor rectificatie- en vernietigingsverzoeken van politiegegevens, terwijl de Wpg in 2019 in werking is getreden. Dit is zorgelijk, omdat hierdoor mogelijkheden voor (identiteits)fraude ontstaan.