Agendabundel

Bundel - Adviescommissie Controle en Financiën van 16 januari 2025 Agenda bijlagen Agenda advies-cie CF 16-1-2025 1.a Opening en mededelingen 1.b Vaststellen agenda 2 Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst Adviescommissie C&F 05-12-2024 3 Ingekomen stukken Geen. 4 Hoe gaat het met de nieuwe beleidscyclus (sturen en verantwoorden)? 20250103 Sturen en verantwoorden in de beleidscyclus 5 Update evaluatie Regeling Risicovolle projecten 25 01 16 Adviescommissie evaluatie Regeling risicovolle projecten Utrecht (1) 6 Vooruitblik jaarplan 2025 Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt ingestemd met deze onderwerpen voor de volgende vergadering Donderdag 13 februari 2025 Vergadering adviescommissie (90 minuten) Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten) Voortgang grip op investeringen (tijd: 30 minuten) Verbeterplan Financiën (update: 15 minuten) Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten) Afsluiting (5 minuten)) Lopende onderwerpen Hervormingsbezuinigingen Budgetrecht raad Financiële Verordening Grip op investeringen Achtergrond onderzoek reserves Nota WAAVA (technische sessie) Update aanbesteding externe accountant: instemmen Raadsvoorstel Gunning accountant. Vervolg: 7 doorgeleiding naar DB 8 Rondvraag en sluiting

AGENDA Adviescommissie Controle en Financiën

16 januari 2025 van 09.00-10.30 (burgemeesterskamer) Agendapunt 1 t/m 6 worden behandeld in aanwezigheid van de (medewerkers van) de afdeling Concernmanagement Financiën, Inkoop en Juridische Zaken/Concern Control, de voorzitter/secretaris van de Rekenkamer en de accountant.

Agendapunt 7 t/m 8 worden dit keer behandeld in afwezigheid van de accountant. (2 min)

1. a. Opening en mededelingen. b. Vaststellen agenda.

(3 min)

2. Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst. (10 min)

3. Ingekomen stukken. Geen.

(15-30 min)

4. Hoe gaat het met de nieuwe beleidscyclus (sturen en verantwoorden)? (15 min)

5. Update evaluatie Regeling Risicovolle projecten (10 min)

6. Vooruitblik jaarplan 2025 •

Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt ingestemd met deze onderwerpen voor de volgende vergadering?

Do. 13 februari

Lopende onderwerpen

Vergadering adviescommissie (90 minuten) 

Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)



Voortgang grip op investeringen (tijd: 30 minuten)



Verbeterplan Financiën (update: 15 minuten)



Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)



Afsluiting (5 minuten))



Hervormingsbezuinigingen (monitoring)



Financiële Verordening --> icm overdrachtsdossier/raadswissel (uitgesteld)



Grip op investeringen (ook investeringsplafond)

1

Commissiegriffier financiën  danielle.rijnders@utrecht.nl



Groeikader



Achtergrond onderzoek reserves



Indicatoren/kengetallen (nieuw) financiële positie



Nota WAAVA (technische sessie) --> uitgesteld

**************************************************************************************** NB: 5 minuten wissel pauze. (15 min)

7. Update aanbesteding externe accountant: instemmen raadsvoorstel Gunning accountant. Vervolg: doorgeleiding naar DB.

(5 min)

8.

Rondvraag en sluiting.

2

Commissiegriffier financiën  danielle.rijnders@utrecht.nl

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

5 december 2024, 09.00-10.30 uur Burgemeesterskamer Stadhuis

Adviescommissie: Jantine Zwinkels (vz.), Derk van Bergen, Fred Claasen, Gert Dijkstra, Ruud Maas, Ralph Peters, Margreet Ramaker, Ruben Snijder, Titus Stam en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit)

Overige deelnemers: Jasmin Grundauer (manager concernaudit), Ieke Wally Nieuwenhout (bedrijfsvoerings- en

strategienetwerk), Rachid Saghraoui (concerncontroller), Barbara Siebelink (coördinator P&C jaarstukken), Rob Sijm (directeur a.i. financiën, inkoop en juridische zaken), Gerth Molenaar en Paul Venhoeven (Rekenkamer), Bob Leeuwenkamp en Rein-Aart van Vugt (Deloitte)

Niet aanwezig: Cees Bos, David Bosch, Stevie Nolten, Victor Paalman en Rick van der Zweth Johan van Dorst (Griffie)

Notulen: Rosenbaum Select, notulisten & verslaggevers

1. a. Opening en mededelingen

De voorzitter heet allen welkom en opent de vergadering. De heer Van Vugt meldt dat de heer Fritz tot nader order rust houdt, om gezondheidsredenen. De Adviescommissie laat hem hartelijk groeten.

De heer Van Dorst zag geen kans om de vergadering bij te wonen; hij laat zich via een videoboodschap-op-rijm verontschuldigen. b. Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (17-10-2024) Geen opmerkingen; de notulen worden vastgesteld. 3. Ingekomen stukken en verzonden stukken

a. Halfjaarverslag 2024/2025 van Concernaudit

Mevrouw Grundauer is blij met de gemeentebrede aandacht en prioritering voor de

implementatie van de aanbevolen verbeteracties, en ook met de gesignaleerde afname van

financiële onrechtmatigheden, in het bijzonder ten aanzien van inhuur en aanbestedingen. Ter indicatie: in 2022 werden er onrechtmatigheden geïdentificeerd voor € 11 miljoen; tot en met september 2024 was dat slechts € 1 miljoen, dankzij verbeterde samenwerking tussen de verschillende organisatieonderdelen.

Het verslag bevat ook nog enkele reeds bekende verbeterpunten, hieraan wordt gewerkt. In het bijzonder vraagt mevrouw Grundauer aandacht voor de verbeterpunten Financiën; die zijn nog

1 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

niet gerealiseerd, onder andere omdat de afdeling in verschillende lagen (noodgedwongen) veel derden inzet. Een tweede punt van aandacht is Bewustzijn cyberweerbaarheid. Het bewustzijn

bij medewerkers is nog niet op het gewenste niveau. Er is de afgelopen tijd veel aan gedaan om medewerkers uit te nodigen om de e-learning gegevensbestemming te volgen, met goede resultaten.

De Adviescommissie heeft de indruk dat er geen uitgesproken ‘leercultuur’ heerst in de

gemeentelijke organisatie, mogelijk door het grote aantal ingehuurde medewerkers. De heer

Sijm bevestigt dit, maar voegt daaraan toe dat het in de huidige arbeidsmarkt bijzonder moeilijk is om vast personeel te werven. Voor posities waarvoor acuut iemand nodig is, lukt dat zeker niet, want werving en selectie kost al snel drie à vier maanden. Veelal wordt er dan toch

gekozen voor acute externe inhuur voor een langere periode, wat het er voor Concernaudit niet eenvoudiger op maakt ten aanzien van bestendige samenwerking.

Desgevraagd geeft mevrouw Grundauer aan dat de jaarrapportage, aangevuld met de

onderzoeken van oktober 2024 tot en met maart 2025, kan worden verwacht in mei 2025. Het auditjaar loopt niet synchroon met het kalenderjaar.

b. Meerwerk jaarrekening 2023

De schriftelijke toelichting staat op iBabs, achter een inlogscherm. Ter vergadering licht de heer Van Vugt toe dat er de afgelopen jaren gemiddeld circa € 20.000 voor meerwerk in rekening moest worden gebracht. De jaarrekeningcontrole 2023 is een uitzondering; er werd veel tijd

besteed aan de controles op afsluitende boekingen (periode 13, 14 en 15), en in de eindfase van de controle werd er een onregelmatigheid bij het factureren gesignaleerd die nader onderzoek vergde. Uiteindelijk kon worden vastgesteld dat de onregelmatigheid niet tot materiële

afwijkingen zou leiden, maar dit heeft veel extra tijd gekost, niet alleen van het controleteam

maar ook van de gemeentelijke organisatie zelf. De meerkosten voor de controles op afsluitende boekingen bedragen € 27.000, en het onderzoek naar de onregelmatigheid leidt tot € 15.000

aan meerkosten. De heer Van Vugt geeft aan dat Deloitte een deel van het meerwerk voor eigen

rekening heeft genomen. Omdat de Adviescommissie opdrachtgever van de accountant is, moet zij hiervan weten.

Mevrouw Rijnders vult aan dat in de opdracht aan de accountant is opgenomen dat er geen

sprake kan zijn van meerwerk, maar dat er in dit geval wel goede redenen waren om daarvan af te wijken. Een en ander is besproken met de heer Sijm en voldoende onderbouwd, waarna de

ambtelijke organisatie akkoord is gegaan. Het meerwerk wordt overigens door het Stadskantoor betaald, niet door de griffie. De Adviescommissie neemt genoegen met de toelichting.

c. Definitief auditplan

Het definitieve plan is ter informatie bij de stukken gevoegd. Er zijn geen vragen of opmerkingen over.

2 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

4. Raadsbrief managementletter accountant en reactie college

Zie de presentatie Managementletter 2024, bij de vergaderstukken. Vooraf benadrukt de heer Van Vugt dat de samenwerking met de gemeentelijke organisatie als heel goed en plezierig wordt ervaren. Er wordt regelmatig proactief gevraagd hoe men met bepaalde posten in de jaarrekening moet omgaan, en het controleteam heeft ook gemerkt dat de gemeentelijke organisatie sterk gericht is op verbetering van processen. Zorgen zijn er echter ook wel,

bijvoorbeeld ten aanzien van concernsturing en de financiële functies in de organisatie. De Adviescommissie zou daar bij gelegenheid wat dieper op in kunnen gaan.

Voorbeeld: het stapelen van opgaven en de vele wensen tot verbetering. De heer Van Vugt

adviseert om daarvoor een werkbare volgorde te bepalen en daar een acceptabele periode voor

te plannen. Dit geldt in het bijzonder voor de investeringsagenda, waar zowel de accountant, de organisatie zelf als de Adviescommissie veel belang aan hechten.

In de raadsbrief wordt aangegeven dat het college niet op korte termijn wil ingrijpen in de investeringsagenda, maar streeft naar een meerjarige, programmatische en stapsgewijze

aanpak. Wat betekent dit? Hierop legt de heer Saghraoui dat op korte termijn de ‘lucht’ uit de begroting wordt gehaald, en dat middelen die niet worden gebruikt, worden vrijgemaakt.

Daarvoor wordt een plafond ingesteld, dat wordt doorgerekend. Daarbij is het belangrijk om

helder te hebben welk model Utrecht toepast, hoe er wordt geraamd en wie er beslist over die investeringsramingen. Dit kost tijd.

Vragen, reacties en discussie

Over de uitvoeringstoets werd ook al gesproken bij de behandeling van de Voorjaarsnota; de wethouder gaf toen aan dat een uitvoeringstoets niet nodig is. Nu is hierover toch iets bij de aanbevelingen opgenomen. Hierop geeft de heer Van Vugt aan dat hij het instellen van een

plafond ziet als een ‘stutmaatregel’, dus ter versteviging op korte termijn. Het geeft Concern goed inzicht in de lopende investeringen, waardoor men kan beoordelen of die financieel en met de huidige capaciteit wel haalbaar zijn. Wat dat betreft vindt de heer Van Vugt de

investeringsagenda een cruciaal document, evenals de vraag of alle plannen wel uitvoerbaar zijn – dus de uitvoeringstoets.

Er wordt opgemerkt dat het investeringsbedrag € 110 miljoen in een voetnoot is vermeld, terwijl ook € 200 miljoen is genoemd. Hoe zit het nu precies? De heer Saghraoui licht toe dat er

feitelijk overprogrammering wordt toegestaan. Door een afslag te nemen wordt er wel rekening mee gehouden dat de planning misschien toch iets te optimistisch is. Dat is die € 110 miljoen. De voorzitter vraagt om hierover een toelichting op te nemen bij de financiële stukken,

bijvoorbeeld in de vorm van een grafiek met een lijn zonder ingrijpen en een lijn met ingrijpen. De wisselwerking tussen financiële techniek en lange termijn is politiek interessant, wordt gezegd, omdat het ook gaat over de keuzes die het college maakt.

3 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Er wordt vervolgens aandacht gevraagd voor de mobiliteitshub, een groot project. Hiervoor zou een uitvoeringstoets gepast zijn, want er is een enorm bedrag mee gemoeid.

Terug naar de managementletter: de heer Leeuwenkamp wijst erop dat de druk op de

organisatie ten aanzien van de SiSa-verantwoording hoog is. De SiSa-coördinatoren zijn

afhankelijk van de businesscontrollers; zij hadden gehoopt dat zij de organisatieonderdelen

meer decentrale ondersteuning hadden kunnen bieden, maar dat is met de huidige capaciteit niet mogelijk. Hierover houdt het controleteam goed contact met de organisatie, en er zijn

afspraken gemaakt over overlegstructuren, in het bijzonder voor Grondexploitatie en de SiSa-

controle. De heer Van Vugt vult desgevraagd aan dat hij niet verwacht dat het aantal SPUKs het

komende jaar sterk zal afnemen. Er waren er 16 in 2019; het zijn er nu 153. Dit komt door ‘Den Haag’, waar men wel specifieke gelden wil toekennen aan lokale overheden, maar daar ook nogal gedetailleerde rapportages voor verlangt.

Voor overige aandachtspunten wordt verwezen naar de presentatie. 5. 3e begrotingswijziging 2024

Zie het overzicht van wijzigingen, bij vergaderstukken. Mevrouw Nieuwenhout licht toe dat het

om een beperkt aantal technische wijzigingen gaat. Deze hebben geen budgettaire effecten, en

ook geen invloed op het beleid. Geen van de aanwezigen heeft hier vragen of opmerkingen over. 6. Normenkader 2024

Zie het document Normenkader Rechtmatigheid 2024, bij vergaderstukken. Dit is samengesteld in samenwerking met medewerkers van verschillende organisatieonderdelen, waaronder de juridisch adviseur van de griffie. Het kernteam Rechtmatigheid bestaat uit collega’s van Concernaudit en Concerncontrol. Mevrouw Siebelink is coördinator.

Het normenkader is een bundeling van interne en externe wet- en regelgeving die directe

invloed heeft op financiële beheershandelingen. Wet- en regelgeving die geen financiële impact heeft, is niet opgenomen. Op verzoek van de commissie BBV wordt het de raad nog dit jaar ter vaststelling aangeboden; dit is een verandering, want het normenkader 2023 werd pas in februari 2024 vastgesteld, kort vóór aanvang van de jaarrekeningcontrole.

De Adviescommissie is blij met het heldere overzicht, maar wil graag weten waar de

mandaatregelingen over gaan. Gaat dit over één of over meerdere onderwerpen? Mevrouw

Siebelink licht toe dat dit verschillende regelingen onder Interne regelgeving zijn. Die waren niet onder één noemer te vatten.

Zie blz. 12, Verbonden partijen. Daar worden de gemeenschappelijke regelingen genoemd – maar is er geen regeling over gemeenschappelijke regelingen? Dit is mevrouw Siebelink niet

4 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

bekend. Volgens de heer Van Vugt bestaat er niet zoiets als een centrale of overkoepelende

regeling, wél de Nota Verbonden partijen, maar dat is een intern beleidsdocument. Allen zijn het erover eens dat het raadsvoorstel als A-punt naar de commissie VBF kan worden gestuurd. 7. Vooruitblik jaarplan 2025

Zie het overzicht in de vergaderagenda. De monitor Brede welvaart komt t.z.t. als ingekomen

stuk op de agenda. Mevrouw Rijnders wijst erop dat er de komende maanden nog wat ruimte is voor een enkel extra onderwerp; commissieleden kunnen daar suggesties voor doen. Ter

vergadering wordt de uitvoeringstoets genoemd, het proces rondom de investeringsagenda en de route richting voorjaarsnota – in hoeverre de raad daar invloed op kan uitoefenen.

Verder wordt gevraagd om een nadere specificatie van de begroting. De programma’s

vermelden nu totale budgetten, maar er is niet te zien welke onderdelen er worden uitbesteed

en wat de ambtelijke organisatie zelf doet. Dat onderscheid zou interessant zijn, omdat er dan misschien ook wel taken naar voren komen die de gemeente aan bewoners kan overlaten. Dit

verzoek werd eerder gedaan, maar daarop heeft de wethouder aangegeven dat dit de ambtelijke organisatie zeer veel tijd (en geld) kost. Het onderscheid valt kennelijk niet gemakkelijk uit de systemen te halen. Het is inderdaad niet eenvoudig, stelt de heer Sijm, en bovendien is de werkdruk nu al zeer hoog. Na enige gedachtewisseling wordt afgesproken dat de

Adviescommissie het gevraagde inzicht kan krijgen, en dat dit ter bespreking op de agenda kan worden gezet. Over eventuele vervolgstappen, bijvoorbeeld het inzichtelijk verwerken in

begroting en jaarstukken, kan en wil de ambtelijke organisatie geen toezeggingen doen.

Voortgang raadstoets

Voor de raadstoets Economische zaken hebben zich een raadslid en een commissielid

aangemeld. Er is nog plaats voor een raadslid van de coalitie; als deze niet wordt ingevuld, kan

de raadstoets niet doorgaan. Er wordt opgemerkt dat de aandacht en het enthousiasme voor de

raadstoetsen wat lijkt te zijn verslapt, mogelijk omdat er maar zo weinig belangstelling was voor de eindpresentatie.

Schorsing

De ambtenaren verlaten de vergadering. 8. Stand van zaken aanbesteding accountant

Van dit agendapunt wordt separaat verslag gedaan. 9. Rondvraag en sluiting

Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De voorzitter sluit de vergadering.

5 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Sturen en verantwoorden in de beleidscyclus

16 januari 2025 Adviescommissie Controle en Financiën

Doel • Effectieve sturing door raad en college​ • Heldere verantwoordelijkheidsverdeling ​ • Resultaatgericht en scherp​ sturen en verantwoorden • Duidelijker verbinding tussen beleid en programmabegroting​ • Efficiëntie door minder zoeken naar juiste document voor beleidsmakers en stakeholders​

Middel • Beleidsnota Standaard voor de beleidscyclus (vastgesteld door de gemeenteraad op 23 juni 2023, evaluatie in 2025): • Visie • Beleidsnota • Uitvoeringsprogramma • Format voor beleidsdocumenten • A Samenvatting • B Omschrijving opgave • C Monitoren, sturen en verantwoorden

Ervaringen • Bewuster afwegen vooraf: • Bestaand beleid actualiseren of nieuw beleid? • Wat is nodig om tot uitvoering te komen: visie, beleidsnota of uitvoeringsprogramma? • Gebruik format inmiddels vanzelfsprekend • Omgevingsbeleid • Afbakening beleid en planproces • Lange beleidshorizon • Financiën: rol initiatiefnemers/ontwikkelaars

Voorbeelden • Per beleidsdocument • Elementen uit deel A en deel C

Voorbeelden ambities in visie

Klik hier voor het volledige beleidsdocument

Voorbeelden ambities in visie

Klik hier voor het volledige beleidsdocument

Voorbeelden doelstellingen in beleidsnota

Klik hier voor het volledige beleidsdocument

Voorbeelden doelstellingen in beleidsnota Inclusief e link duidelijk s uit bitie naar am maprogram g! begrotin

Klik hier voor het volledige beleidsdocument

Voorbeelden acties uitvoeringsprogramma

Klik hier voor het volledige beleidsdocument

Voorbeelden acties uitvoeringsprogramma

Klik hier voor het volledige beleidsdocument

Voorbeelden risico’s in beleidsnota

Klik hier voor het volledige beleidsdocument

Voorbeeld indicatoren in visies

Klik hier voor het volledige beleidsdocument

Voorbeeld indicatoren in beleidsnota's

Klik hier voor het volledige beleidsdocument

Voorbeeld indicatoren in beleidsnota's

Klik hier voor het volledige beleidsdocument

Voorbeeld indicatoren in uitvoeringsprogramma's

Klik hier voor het volledige beleidsdocument

Voorbeeld indicatoren in uitvoeringsprogramma's

Klik hier voor het volledige beleidsdocument

Voorbeeld financiën in visies

Klik hier voor het volledige beleidsdocument

Voorbeeld financiën in visies

Klik hier voor het volledige beleidsdocument

Voorbeeld financiën in beleidsnota's

Klik hier voor het volledige beleidsdocument

Voorbeeld financiën in beleidsnota's

Klik hier voor het volledige beleidsdocument

Voorbeeld financiën in uitvoeringsprogramma's

Klik hier voor het volledige beleidsdocument

Voorbeeld financiën in uitvoeringsprogramma's

Klik hier voor het volledige beleidsdocument

Voortgang & verantwoording Beleidsnota (van college aan raad)

• Verantwoording over hoofddoelstellingen en indicatoren aan de raad via de begroting en jaarstukken • Verantwoording over overige doelstellingen en indicatoren, tussentijdse evaluaties in een beleidscyclus (ritme en inhoud vast te stellen in de beleidsnota) • Bij tussentijdse wijzigingen informeert het college de raad met een raadsbrief

Achtergrond

Bepalen soort beleidsdocument • In de beleidsnota standaard voor de beleidscyclus staan de volgende herkenbare eigenschappen: • Wanneer is mijn beleidsdocument een Visie? o Een visie kent het abstractieniveau van de ambitie (korte beschrijving programma) uit de begroting. o Er ontbreekt (of er is onduidelijkheid) over een fundamentele ambitie, kader of leidend principe voor de lange termijn die nodig is om richting te geven aan beleid en/of tot uitvoering van beleid te komen. o Deze ambitie, het kader of leidend principe is nog niet of onvoldoende vastgelegd in een andere gemeentelijke visie of in bovenliggende wetgeving. • Wanneer is mijn beleidsdocument een Beleidsnota? o Een beleidsnota kent het abstractieniveau van de programmadoelstellingen uit de begroting. o Een beleidsnota wordt opgesteld binnen een beleidsveld en kan een nadere invulling en uitwerking zijn van een visie. o Een beleidsnota is concreet. Een beleidsnota geeft antwoord op de vraag welke weg wordt gevolgd om de beoogde doelen en ambities te bereiken. o Na vaststelling van de beleidsnota door de raad, kan het college tot uitvoering overgaan. • Wanneer is mijn beleidsdocument een Uitvoeringsprogramma? o Het uitvoeringsprogramma kent het abstractieniveau van de activiteiten uit de begroting.

o Speerpunten van het uitvoeringsprogramma komen terug in de begroting (wat gaan we er voor doen?) o Als het nodig is voor een goede uitvoering van het beleid, kan het college de beleidsnota uitwerken in een uitvoeringsprogramma.

Voorbeeld Utrechts Sturingsmodel

Klik hier voor het volledige beleidsdocument

Uitkomsten evaluatie Regeling risicovolle projecten Utrecht

16 januari 2025 Agnes Scholte

Inhoud • Achtergrond RRP • • Inhoud RRP • • Effectuering RRP • • Evaluatie RRP : • Doel • Uitkomsten • Aanbevelingen • Voorstel

Achtergrond Regeling risicovolle projecten (1) •

Vastgesteld door de raad 17 juni 2021 Regeling risicovolle projecten gemeente Utrecht (juni 2021)

Aanleiding: • Rapport Rekenkamer nav Uithoflijn Eindrapport Samen sturen Rekenkamer Utrecht en • motie 2018 motie 278 Lessen voor grote en complexe projecten waarin opdracht aan de college een regeling te ontwikkelen • Draagt het college op: • In samenspraak met de raad te komen tot een Utrechtse 'Regeling grote projecten'; • Hierbij ook de uitkomsten van de nu lopende audit en de voorbeelden en ervaringen bij het Rijk en andere gemeenten te betrekken; • De raad voor het verzenden van de VJN 2019 een voorstel voor deze regeling te doen en hierin de inbreng van de raad nadrukkelijk mee te nemen.

• •

•

Achtergrond RRP (2) Doel Regeling:

De controlerende en kaderstellende rol van de raad ten

aanzien van risicovolle projecten versterken, door • tijdens de ontwerp en uitvoering van een risicovol project risico’s en gewijzigde omstandigheden ten aanzien van de kaders te kunnen signaleren, • het verloop en de uitvoering van de projecten te monitoren en op basis daarvan de dialoog over sturing en beheersing ervan te voeren. • Waar nodig leidt dit tot bijsturing door een wijziging van de kaders van een risicovol project vast te stellen. •

Inhoud regeling risicovolle projecten Wanneer is een project een risicovol project volgens regime RRP Afwegingskader IJking en herijking op diverse aspecten. Afweging door ambtelijk Opdrachtgever, Projectmanager, Businesscontroller, Concerncontroller, voorstel college aan raad. Wat betekent het om risicovol project te zijn • Startdocument, waarin vastgestelde kaders opgenomen • Voortgangsrapportages bij bestuursrapportages • Verzwaard control regime en benoemde projectcontroller • Volgens handleiding projectbeheersing (governance, opdrachtvastlegging en voortgangsbewaking)

Effectuering RRP (1) Actueel: 6 risicovolle projecten: • Cultuurcluster Berlijnplein • Utrecht Overvecht aardgasvrij • Programma Werven • Merwede • Programma Informatie op orde • Mobiliteitshub XL

• •

Effectuering RRP (2) (Her)ijking: voortdurend Voorbeelden van projecten die geijkt zijn, maar niet zodanig risicovol zijn dat de regeling van toepassing is: • Magazijn de Zon • Internationale school Utrecht • Modernisering sekswerk • Invoering omgevingswet • •

Evaluatie RRP: doel Doel evaluatie: Een evaluatie uit te voeren over de regeling risicovolle projecten om op basis daarvan afhankelijk van de uitkomst te komen tot een vervolg op het werken met de RRP, bijvoorbeeld door middel van een verbeterde versie en werking van de regeling en van de dialoog tussen raad en college over de uitvoering van risicovolle projecten in de gemeente Utrecht. Opdrachtgever: wethouder control (bestuurlijk), concerncontroller (ambtelijk) Projectteam: concerncontrol met advisering van de griffie Werkwijze: vragenlijst en interview raadsleden, projectmanagers, projectbeheersers, opdrachtgevers, portefeuillehouders, controllers Resultaat: aanbevelingen voor verbeterde versie en werking Regeling, raadsvoorstel februari

Evaluatie RRP: uitkomsten • Uitkomsten: • Over het algemeen tevredenheid over de werking van de regeling, zowel bij ambtenaren als raadsleden

• • Verbeterpunten: • Bekendheid regeling kan beter (nu 60% van de respondenten) • Verduidelijking nodig op welke projecten de RRP wel/niet van toepassing is (ijkingskader) • Voor raadsleden meer transparantie nodig op uitkomsten ijkingen • Voor ambtenaren soms onduidelijk of raad voldoende aandacht heeft voor de risico’s in projecten

•

Evaluatie RRP: aanbevelingen • Bekendheid RRP vergroten: Ø Technische sessie bij aanbieding VGR’s Ø Opnemen van de RRP in de kennismakingsprogramma’s raad + ambtelijk • • Behouden gebundelde aanbieding van de diverse project rapportages Ø Juist vanwege zicht op overkoepelende risico’s voor projecten • • Toelichting en informatie over de ijkingen verbeteren Ø Werking puntensysteem als hulpmiddel en inzicht in geijkte projecten vergroten • • Frequenties van de VGR’s aanpassen naar een keer per jaar (nu 2 keer), Ø Focus op echt veranderingen. Gecombineerd met meer gebruik van tussenrapportages. • Optie in de RRP opnemen om de toepassing van de regeling tijdelijk niet van toepassing te verklaren. Ø Om infowaarde van de VGR’s te behouden. Obv VGR en onderbouwd voorstel besluit de raad tot pauze of beeindiging toepassing RRP. Eindrapportage volgt.

Evaluatie RRP: voorstel • Aanpassing frequentie VGR’s naar een keer per jaar (oktober) • Toevoegen van de optie tot pauzeren toepassing regeling op een project • Behouden moment eindrapportage obv het besluit toepassing RRP te beëindigen. • Toevoeging bijlage bij VGR’s met ijkingen en status van project • • Daarnaast: • organiseren we een technische sessies bij aanbieding VGR’s • nemen we de RRP op in introprogramma zowel voor de raad als ambtelijk

Vragen aan de adviescommissie • • Eens met voorstellen: • Een keer per jaar VGR • Invoeren pauzeknop ? • • Draagvlak om, vooruitlopend op de besluitvorming rond aanpassingen van de RRP, volgende VGR najaar 2025 (ipv voorjaar 2025)? • •

Vervolg: • Aanpassing voorstel obv adviescommissie • Raadvoorstel medio februari.