Agendabundel

Bundel - Adviescommissie Controle en Financiën van 17 februari 2022 Agenda bijlagen Agenda advies-cie CF 17-2-2022.doc 1 Opening en mededelingen en Vaststellen agenda. Behandelvoorstel: Aangeven of u nog wijzigingen op de conceptagenda heeft en vaststellen agenda 2 Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst Behandelvoorstel: Aangeven of u vragen, opmerkingen of correcties heeft bij het conceptverslag (bij voorkeur voorafgaand aan de vergadering). Wanneer u geen vragen of opmerkingen heeft, kunt u het verslag vaststellen en zal deze worden toegevoegd aan de volgende commissie VBF. Adviescommissie C&F 20-01-2022.docx 3 Ingekomen stukken •Geen NB: voor de lijst ingekomen raadsbrieven wordt tevens verwezen naar de lijst zoals toegevoegd aan de agenda van de cie VBF. 4 WAAVA Behandelvoorstel: Toelichting door ambtelijke organisatie en mogelijkheid tot het stellen van vragen. NB: op 29 april 2021 is hier eerder in de adviescie over gesproken. Door onder meer corona heeft het lang geduurd voordat RV naar de raad is verstuurd. Besluit RV (terugwerkende kracht 1-1-2022): Aanpassen van de nota aan actuele ontwikkelingen: i. Actualiseren van de nota aan de aangepaste BBV-wijzigingen ii. Verhelderen van de bevoegdheden van de raad iii. Vastleggen huidige werkwijze sloopkosten en routine investeringen iv. Activeringsgrens naar 100.000 euro in lijn gebracht met de nota BOR b.

Het beleid voor restwaarde en componentenmethode is niet aangepast: i. Behouden van de terughoudende lijn voor gebruik van restwaarde ii. Behouden van de systematiek onderhoudsmethode i.p.v. componentenmethode. NB: zijn de gemaakte afspraken op 29 april 2021 nagekomen qua informatievoorziening aan de raad? Adviescommissie CF 29-04-2021.docx.pdf 4.1 Raadsvoorstel Nota waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA) Dossier 2471 voorblad Raadsvoorstel Nota Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa.docx Nota waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA).docx Was Wordt lijst - Nota WAAVA (januari 2022).docx 5 1e begrotingswijziging 2022 Behandelvoorstel: Toelichting door ambtelijke organisatie en mogelijkheid tot het stellen van vragen. NB: inhoudelijke vragen graag vooraf doorgeven aan de cie-griffier zodat ik deze ter voorbereiding kan uitzetten. 5.1 Eerste begrotingswijziging 2022 Dossier 2444 voorblad Raadsvoorstel Eerste begrotingswijziging 2022.docx Eerste Begrotingswijziging 2022 raad.docx 6 Update adviezen realisatie en begroting (eens per kwartaal). Behandelvoorstel: Toelichting door ambtelijke organisatie en mogelijkheid tot het stellen van vragen. NB: tijdens de vorige vergadering van 9-12-2021 zou nog worden teruggekomen op het financiële overzicht van de grexen uit de presentatie.

Raadsbrief Meerjarige analyse gemeentelijke begroting en realisatie.docx.pdf 7 Update leesbaarheid/begroting van de toekomst Behandelvoorstel: Toelichting door ambtelijke organisatie (voortgang na adviescie van 20-1-2022) en gelegenheid tot het stellen van vragen. 8 Vooruitblik jaarplan 2022

9

10

11 12

Behandelvoorstel: • Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt ingestemd met deze onderwerpen voor de volgende vergadering? Aanvullingen? Do. 21 april Vergadering adviescommissie (90 minuten): 1e commissie na verkiezingen Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 30 minuten) Jaarverslag Rekenkamer (jaarplan loopt tot eind 2022) en jaarplan Concernaudit (loopt van april tot en met maart) 213a-onderzoek naar de opgave ‘Veerkracht en gelijke kansen’ Invulling TB JS/VJN (15 minuten) Voortgang accountantscontrole (15 minuten) Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten) Afsluiting (5 minuten) **************************************************************************************** NB: 5 minuten wissel pauze, zodat we het laatste deel van de vergadering gebruiken om een advies richting de commissies te formuleren dan wel met elkaar in gesprek te gaan over voorliggende onderwerpen. Voor afsluiting een korte rondvraag richting ambtelijke organisatie door de voorzitter. Voorstel aanpak Raadstoets 2022-2026 Behandelvoorstel: Toelichting door voorzitter/cie-griffier en mogelijkheid tot vragen/aanvulling op het voorstel. Notitie aanpak Raadstoets 2022-2026.docx Overdrachtsdocument Behandelvoorstel: Toelichting door voorzitter/cie-griffier en mogelijkheid tot aanvullingen. NB: 1e concept besproken op 27 januari 2022.

Overdrachtsdocument adviescie Controle en Financiën.docx Wvttk Behandelvoorstel: Dit agendapunt creëert de vrije ruimte voor het behandelen van onderwerpen die niet zijn aangemeld. U kunt naar eigen inschatting onderwerpen inbrengen. Rondvraag en sluiting

AGENDA Adviescommissie Controle en Financiën

17 februari van 20.00-21.30/22.00 (fysiek)

Agendapunt 1 t/m 8 worden behandeld in aanwezigheid van de (medewerkers van) de afdeling Concernmanagement Financiën, Inkoop en Juridische Zaken/Concern Control, de voorzitter/secretaris van de Rekenkamer en de accountant.

Agendapunt 9 t/m 12 worden behandeld in aanwezigheid van de accountant. (2 min)

1. a. Opening en mededelingen. b. Vaststellen agenda.

Behandelvoorstel: Aangeven of u nog wijzigingen op de conceptagenda heeft en vaststellen agenda. (3 min)

2. Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst

Behandelvoorstel: Aangeven of u vragen, opmerkingen of correcties heeft bij het conceptverslag (bij voorkeur voorafgaand aan de vergadering). Wanneer u geen

vragen of opmerkingen heeft, kunt u het verslag vaststellen en zal deze worden toegevoegd aan de volgende commissie VBF. (5 min)

3. Ingekomen stukken: •

Geen

NB: voor de lijst ingekomen raadsbrieven wordt tevens verwezen naar de lijst zoals toegevoegd aan de agenda van de cie VBF. (20-30 minuten)

4. WAAVA

Behandelvoorstel: Toelichting door ambtelijke organisatie en mogelijkheid tot het stellen van vragen.

NB: op 29 april 2021 is hier eerder in de adviescie over gesproken. Door onder meer corona heeft het lang geduurd voordat RV naar de raad is verstuurd.

Besluit RV (terugwerkende kracht 1-1-2022): Aanpassen van de nota aan actuele ontwikkelingen: i. Actualiseren van de nota aan de aangepaste BBV-wijzigingen ii. Verhelderen van de bevoegdheden van de raad 1

Commissiegriffier financiën  danielle.rijnders@utrecht.nl

iii. Vastleggen huidige werkwijze sloopkosten en routine investeringen iv. Activeringsgrens naar 100.000 euro in lijn gebracht met de nota BOR b. Het beleid voor restwaarde en componentenmethode is niet aangepast: i. Behouden van de terughoudende lijn voor gebruik van restwaarde ii. Behouden van de systematiek onderhoudsmethode i.p.v. componentenmethode.

NB: zijn de gemaakte afspraken op 29 april 2021 nagekomen qua informatievoorziening aan de raad?

(10 minuten)

5. 1e begrotingswijziging 2022

Behandelvoorstel: Toelichting door ambtelijke organisatie en mogelijkheid tot het stellen van vragen.

NB: inhoudelijke vragen graag vooraf doorgeven aan de cie-griffier zodat ik deze ter voorbereiding kan uitzetten. (15 minuten)

6. Update adviezen realisatie en begroting (eens per kwartaal).

Behandelvoorstel: Toelichting door ambtelijke organisatie en mogelijkheid tot het stellen van vragen.

NB: tijdens de vorige vergadering van 9-12-2021 zou nog worden teruggekomen op het financiële overzicht van de grexen uit de presentatie. (15 min)

7. Update leesbaarheid/begroting van de toekomst

Behandelvoorstel: Toelichting door ambtelijke organisatie (voortgang na adviescie van 20-1-2022) en gelegenheid tot het stellen van vragen.

(5 min)

8. Vooruitblik jaarplan 2022

Behandelvoorstel: •

Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt

ingestemd met deze onderwerpen voor de volgende vergadering? Aanvullingen? Do. 21 april

Vergadering adviescommissie (90 minuten): 1e commissie na verkiezingen 

Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 30 minuten)



Jaarverslag Rekenkamer (jaarplan loopt tot eind 2022) en jaarplan



213a-onderzoek naar de opgave ‘Veerkracht en gelijke kansen’



Invulling TB JS/VJN (15 minuten)



Voortgang accountantscontrole (15 minuten)

Concernaudit (loopt van april tot en met maart)

2

Commissiegriffier financiën  danielle.rijnders@utrecht.nl



Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)



Afsluiting (5 minuten)

****************************************************************************************

NB: 5 minuten wissel pauze, zodat we het laatste deel van de vergadering gebruiken om een advies richting de commissies te formuleren dan wel met elkaar in gesprek te gaan over voorliggende onderwerpen. Voor afsluiting een korte rondvraag richting ambtelijke organisatie door de voorzitter. (15 minuten)

9. Raadstoets

Behandelvoorstel: Toelichting door voorzitter/cie-griffier en mogelijkheid tot vragen/aanvulling op het voorstel.

(10 minuten)

10. Overdrachtsdocument

Behandelvoorstel: Toelichting door voorzitter/cie-griffier en mogelijkheid tot aanvullingen.

NB: 1e concept besproken op 27 januari 2022. (3 min)

11.Wvttk

Behandelvoorstel: Dit agendapunt creëert de vrije ruimte voor het behandelen van onderwerpen die niet zijn aangemeld. U kunt naar eigen inschatting onderwerpen inbrengen.

(2 min)

12. Rondvraag en sluiting.

3

Commissiegriffier financiën  danielle.rijnders@utrecht.nl

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

20 januari 2022 van 20.00-21.30 uur online vergadering

Adviescommissie: Dimitri Gilissen (voorzitter), Janneke Admiraal, Has Bakker, Henk van Déun, Julia van Ophem, Bert van Steeg, Rick van der Zweth en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit)

Overige deelnemers: Cora Bakker (strategisch adviseur financiën), Annemarie Koolenbrander (adviseur Financiën en Control), Claire Leijs (Informatiemanagement), Ankie Reijnen (strategisch adviseur financiën), Paul Venhoeven

(Rekenkamer), Antoine van Vlodorp (manager concernaudit), Edwin Westphal (concernmanager financiën, inkoop en juridische zaken), Katie Zwetsloot (CFO), en Rein-Aart van Vugt en Niels Fritz (Deloitte)

1. a. Opening en mededelingen

De voorzitter opent de vergadering. De heer Van Déun is vandaag voor het laatst aanwezig bij de vergadering, want hij verhuist

eerdaags en woont dan niet meer in Utrecht. De heer Van Vlodorp neemt eveneens afscheid,

want hij treedt per februari a.s. uit dienst. Mevrouw Reijnen is voor het eerst aanwezig; zij werkt

sinds 1 september jl. bij de gemeente Utrecht – daarvóór gedurende meer dan twintig jaar bij de gemeente 's-Hertogenbosch. b. Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Verslag vorige vergadering (09-12-2021)

Geen bijzonderheden; het verslag wordt vastgesteld. 3. Ingekomen en verzonden stukken

Beoordeling begroting 2022 door de provincie. Zie blz. 2, paragraaf Bepaling structureel en

reëel begrotingsevenwicht. De heer Van Déun wijst erop dat de provincie het structureel saldo en het overzicht van incidentele baten en lasten graag gepresenteerd ziet volgens de

aanbevelingen van de commissie BBV. Hierop meldt de heer Westphal dat de aanbeveling wordt overgenomen; dit is al met de provincie overlegd. De volgende begroting zal aan de richtlijnen voldoen, en dat zal dan aan de Adviescommissie bevestigd worden. 4. Update leesbaarheid / begroting van de toekomst

Zie de presentatie 'Utrecht gaat het anders doen!' bij vergaderstukken. De heer Westphal licht toe dat de inbreng van de Adviescommissie is verwerkt, en grotendeels al is toegepast in de begroting voor 2022. De raad stelt prijs op een beter leesbare, en vooral ook minder omvangrijke begroting; over de suggesties van de ambtelijke organisatie wordt de Adviescommissie vanavond als eerste geïnformeerd.

Pagina 1 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

De raad heeft het college bij motie opgedragen om te zorgen voor een beter leesbare begroting en jaarstukken. Daarnaast wil de raad meer sturen vanuit de strategische doelstellingen van de

gemeente. Aan de hand van de verzamelde informatie, onder andere bij de Adviescommissie, wil de ambtelijke organisatie stap voor stap tot een nieuwe opbouw van de programmabegroting

komen. Voor een paar voorbeelden wordt verwezen naar de presentatie. Per programma worden de doelen en effectindicatoren weergegeven. De sub- of prestatiedoelstellingen, die in de huidige begroting nog wél staan, worden losgelaten.

Vragen en reacties

De commissie geeft de ambtelijke organisatie een compliment voor de prettige leesbaarheid en overzichtelijkheid van de bijgevoegde notitie.

De vermelding van de mate van beïnvloedbaarheid spreekt de commissie aan. Wat is daar het

criterium voor? Mevrouw Bakker legt uit dat dit ambtelijk en objectief wordt bepaald, afhankelijk van het soort budget. Voorbeeld: de kosten voor het Stadskantoor zijn niet beïnvloedbaar, advieskosten wel. Een ander voorbeeld is de bijzondere bijstand: de gemeente zou ervoor

kunnen kiezen om 5% keuzevrijheid te bieden boven het wettelijk minimum. Dat deel is dan beïnvloedbaar. Middelen die op korte termijn worden ingezet, zijn over het algemeen beïnvloedbaar, wat al is vastgelegd in visies en langetermijndoelen niet. Wettelijke

verplichtingen zijn ook niet beïnvloedbaar, evenmin als verplichtingen waar al contracten voor afgesloten zijn.

De heer Bakker vindt dat het overzicht nog beter zou kunnen, evenals de opmaak; zie

bijvoorbeeld de begroting van de gemeente Amsterdam. De heer Bakker merkt op dat de

jaarstukken niet aan de orde zijn geweest, noch in de notitie, noch in de presentatie. Worden die op soortgelijke wijze aangepakt? Er werd niets gemeld over digitale vormgeving; in de online

versie ontbreekt vaak het overzicht omdat je er zo veel in moet doorklikken. Mevrouw Reijnen meldt dat digitale vormgeving wel de aandacht heeft, maar inderdaad niet in de presentatie is vermeld. Hiervoor moeten andere, kortere teksten worden gemaakt omdat er minder ruimte voor is dan op papier. Het voordeel is dat digitale documenten op smartphones en tablets

gelezen kunnen worden, en dat mensen ze gemakkelijk kunnen delen, bijvoorbeeld via social media. Digitale documenten zijn ook beter doorzoekbaar.

De jaarstukken volgen op de begroting; de jaarstukken 2023 zullen op dezelfde manier worden aangeboden als de begroting 2023, met dezelfde opzet en volgens dezelfde criteria – dus ook een flink stuk dunner.

Op een vraag van de heer Gilissen legt mevrouw Reijnen uit dat er veel verschillende soorten indicatoren zijn. In de nieuwe begroting wordt onderscheid gemaakt: doelen, volgend uit

ambities, moeten een beeld gaan geven van de resultaten van het gevoerde beleid. Dit zijn

effectindicatoren, en ze zijn niet gemakkelijk te meten, want ze hangen uitsluitend samen met Pagina 2 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

het gemeentelijke beleid. In het programma Duurzaamheid bijvoorbeeld, is energie besparen de hoofddoelstelling; de effectindicator is dat 20% van de daken zonnepanelen heeft. Dit geeft dus

aan wat het college meetbaar gaat doen om de door de raad geformuleerde doelen te realiseren. In de begroting worden focuspunten benoemd, ongeveer vijftien per jaar. Meer informatie en

verdieping is te vinden in onderliggende beleidsstukken. In het digitale document wordt een link naar die documenten opgenomen.

Er wordt bekeken of het de leesbaarheid niet verstoort als bij indicatoren ook de

langetermijndoelstelling wordt vermeld, inclusief indicatoren uit de afgelopen jaren en doelstellingen voor het komende jaar en voor het einde van de coalitieperiode.

Hoe wordt voorkomen dat er elke drie jaar een heel nieuwe set indicatoren moet komen? Hoe zorg je dat je, los van politieke grillen en collegewisselingen, de vinger aan de pols kunt

houden? Mevrouw Reijnen verduidelijkt dat de ambities zijn ontleend aan Gezond Stedelijk

Leven voor iedereen, een langetermijnvisie. De doelen die daarvan afgeleid worden, blijven in

principe hetzelfde gedurende de coalitieperiode. Op hoofdlijnen blijft 't hetzelfde, maar op de focuspunten kan worden bijgestuurd.

Zou het zinvol zijn om meerjarige patronen te beschrijven in de begroting? Volgens mevrouw Reijnen geeft een financieel beeld en een beeld van het beleid op hoofdlijnen daar inzicht in. 'Wat hebben we gedaan en waar gaan we naartoe' wordt beschreven in de hoofdlijn van het beleid.

Mevrouw Leijs wijst erop dat de gemeente Rotterdam de financiële hoofdlijnen apart bij de

begroting levert (tien pagina's pdf). Uitsluitend op de hoofdlijnen van de begroting worden

wijzigingen en bijstellingen aangegeven. Een ander voorbeeld is de rijksbegroting: daar zijn duidelijke, interactieve visualisaties bijgevoegd, waardoor verschillende jaarlagen kunnen

worden vergeleken. Ook de presentatie van de begroting van de gemeente 's-Hertogenbosch is inspirerend.

Raadsleden hebben laten weten dat zij hun weg niet goed kunnen vinden in de digitale versie van de begroting. Mevrouw Reijnen erkent dat het de eerste keren inderdaad lastig is, zowel

voor raadsleden als voor de ambtelijke organisatie. In 's-Hertogenbosch werd een 'instructie' georganiseerd voor raadsleden die digitaal wat minder handig waren. Eigenlijk is er veel

mogelijk: je kunt aantekeningen maken in de digitale versie en er is een zoekfunctie. In de

digitale versie past minder tekst, dus er zal met minder indicatoren gewerkt moeten worden – terwijl de volksvertegenwoordigers het allemaal nog wel aan de burgers willen kunnen

uitleggen. Gelukkig hoeft niet alle uitleg in de begroting te worden gegeven; er zijn ook andere documenten zoals beleidsstukken en beleidskaders, zoals al werd aangegeven.

Pagina 3 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

De heer Venhoeven merkt op dat tijdens een eerdere presentatie onderscheid werd gemaakt tussen going concern en niet-going concern. Mevrouw Reijnen bevestigt dit; de ambtelijke organisatie probeert zoveel mogelijk in de nieuwe opzet onder te brengen, maar niet alles

tegelijk. De begroting 2023 wordt misschien nog niet helemaal perfect; het is een groeiproces dat de ambtelijke organisatie graag samen met de Adviescommissie doorloopt. De provincie

maakt onderscheid tussen incidenteel en structureel. Gemeenten zijn niet verplicht om dat ook te doen, maar op verzoek van de raad gaat de gemeente Utrecht het wél doen.

De Rekenkamercommissie heeft behoefte aan inzicht in de mutaties in reserves en

voorzieningen, voor zover voor de begroting relevant. Mevrouw Reijnen licht toe dat die niet allemaal meer in een programma staan. Reserves en voorzieningen staan in een (verplichte) bijlage bij de begroting.

Goed dat hier werk van wordt gemaakt, vindt de heer Van Vugt, dit is echt een stap in de goede richting waarin hij zich als accountant goed kan vinden. Extra aandachtspunt: de

Adviescommissie blijkt de trends graag te willen volgen, zowel wat betreft exploitatie als wat

betreft investeringen. De heer Van Vugt adviseert om in begrotingen niet alleen de jaarschijf van het voorgaande jaar op te nemen, maar om iets verder terug te kijken. De begroting 2022 gaf al inzicht in de investeringen per programma, maar het is raadzaam om die investeringen in een

context te plaatsen: wat is er al gedaan en wat zijn de plannen voor de komende jaren? De heer Van Vugt ondersteunt het voornemen van harte om minstens driekwart van alle tekst te schrappen.

Wat betreft het onderscheid tussen incidentele en structurele uitgaven wijst de heer Van Vugt erop dat het vanaf de begroting voor 2023 verplicht is om in begrotingen en jaarrekeningen overzichten op te nemen van incidentele baten en lasten per programma. De brief van de provincie, eerder besproken, bevat daar nadere richtlijnen voor.

De heer Westphal neemt zich voor om in de laatste vergadering van de Adviescommissie in deze samenstelling een update van de stand van zaken te geven, mits dat haalbaar is voor de

ambtelijke organisatie, want er moet nu veel tijd worden besteed aan de samenstelling van overdrachtsdossiers voor de nieuwe raad. De uitgangs- en speerpunten voor de nieuwe begroting worden daarin in elk geval opgenomen. 5. Vooruitblik jaarplan 2022

De laatste vergadering van de Adviescommissie vóór de verkiezingen is op 17 februari a.s. Allen hebben voorkeur voor een fysieke bijeenkomst, maar hebben er begrip voor als dat niet

mogelijk is. Zie de te behandelen onderwerpen (vergaderagenda): geen van de leden heeft vragen, opmerkingen of aanvullingen.

Pagina 4 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Schorsing

De ambtenaren verlaten de vergadering. 6. Overdrachtsdocument

Het overdrachtsdocument bevat een introductie van de Adviescommissie en een overzicht van onderwerpen die de afgelopen vier jaar op de agenda stonden. De heer Van Vlodorp heeft de

suggestie gedaan om hieraan nog twee onderwerpen uit de periode 2018-2022 op te nemen, namelijk de voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording inclusief de door de raad

vastgestelde verantwoordingsgrens, en een korte verwijzing naar Concernaudit, het jaarplan, het jaarverslag en het Audit Charter.

Een duidelijke beschrijving, wordt gezegd, en het zou voor de commissie in nieuwe

samenstelling handig zijn als er een 'top drie' van regelmatig terugkerende onderwerpen zou worden benoemd. Suggesties: leesbaarheid van de begroting, grondexploitaties, WAAVA,

onderbesteding, misbruik en oneigenlijk gebruik, fraude. Het zou informatief zijn, zeker voor beginnende raadsleden, als presentaties over die onderwerpen toegevoegd zouden kunnen worden.

De heer Van Vugt adviseert om ook iets op te nemen over inzicht in het begrotingsrecht van de raad; daar zijn al wel stappen in gezet, maar er moeten er nog meer volgen. De

Adviescommissie neemt deel aan de pilot van de kwartiermakers, dat moet ook worden vermeld. De heer Van Vugt adviseert om ook een paragraaf toe te voegen over de sfeer in de

Adviescommissie, en hoe men met elkaar omgaat. De constructieve samenwerking is er immers niet vanzelf gekomen.

De inbreng wordt verwerkt, ook aanvullingen of suggesties die de commissieleden mogelijk na de vergadering nog te binnen schieten. Mevrouw Rijnders ontvangt die graag per e-mail. In de volgende vergadering wordt het overdrachtsdocument ter vaststelling geagendeerd. 7. Rondvraag en sluiting

De heer Van Vugt meldt dat de Tweede Kamer de wet rechtmatigheidsverantwoording behandelt in week 6 (begin februari) – althans, zo staat het nu op de agenda. Ook de wetswijziging versterking decentrale Rekenkamers wordt dan behandeld.

Er wordt verder geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De vergadering wordt gesloten.

Pagina 5 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

29 april 2021 van 18.00-19.30 uur, digitale vergadering via MS Teams Adviescommissie: Dimitri Gilissen (voorzitter), Janneke Admiraal, Has Bakker, Cees Bos, Henk van Deún,

Floor de Koning, Julia van Ophem, Bert van Steeg, Rick van der Zweth en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit), Gijs Corten (raadsadviseur Mobiliteit) en Jochim Schueler (raadsadviseur MO)

Overige deelnemers: Robbert Hoogeveen (stagiair financiën, inkoop en juridische zaken), Annemarie Koolenbrander (adviseur Financiën en Control), Gerth Molenaar (secretaris Rekenkamer), Agnes Scholte (strategisch adviseur

bedrijfsvoering), Gloria Sundermann (adviseur financiën en control), Paul Venhoeven (voorzitter Rekenkamer), Antoine van Vlodorp (manager concernaudit), Katie Zwetsloot (CFO), Niels Fritz en Rein-Aart van Vugt (Deloitte)

Niet aanwezig: Ruurt Wiegant (commissie) en Edwin Westphal (concernmanager financiën, inkoop en juridische zaken)

1. a. Opening en mededelingen

De voorzitter opent de vergadering. Er zijn geen mededelingen. b. Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld conform opgave. 2. Verslag vorige vergadering (01-04-2021)

Geen opmerkingen; het verslag wordt vastgesteld. 3. Ingekomen en verzonden stukken

Raadsvoorstel Zienswijze meerjarenbegroting 2022-2025 BghU

Het voorstel werd eerder vandaag besproken bij de Commissie Mens & Samenleving; de

wethouder zegde toe om de raad vóór de raadsbehandeling schriftelijk te informeren over het weerstandsvermogen.

Jaarstukken

Mevrouw Rijnders meldt dat de Adviescommissie het jaarverslag niet vandaag, maar op 20 of

27 mei a.s. zal worden toegestuurd. Het vergaderschema zal dan naar bevind van zaken worden aangepast.

De ingekomen stukken worden overigens voor kennisgeving aangenomen. 4. Risicovolle projecten

Zie het concept-raadsvoorstel met bijlagen, bij vergaderstukken. Doel van de regeling is om tot betere projectbeheersing te komen, naast de reeds ingezette versterking van control en de implementatie van het kader projectbeheersing in de ambtelijke organisatie. Het heeft wat

langer geduurd voor het voorstel klaar was, want conform een advies van de Adviescommissie werd er een (externe) second opinion uitgevoerd. Deze heeft tot enkele wijzigingen geleid: de

Pagina 1 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

fase-overgangen zijn duidelijker gemarkeerd en de rollen en verantwoordelijkheden zijn

duidelijker omschreven, waaronder de kaderstellende rol van de raad – naast de controlerende rol. Er is gekozen voor een regeling, te verankeren in de Financiële verordening.

Vragen, reacties en discussie

De wethouder Financiën is ook portefeuillehouder van een paar grote projecten, waaronder in elk geval één risicovol project. Mevrouw Koolenbrander geeft aan dat de 'control' rol wordt overgenomen door de wethouder Organisatie als de wethouder Financiën inhoudelijk portefeuillehouder is.

In de quickscan van TwynstraGudde wordt aangegeven dat er weerstand in de organisatie zou kunnen zijn tegen een gestandaardiseerde, opgelegde werkwijze. Hierop stelt mevrouw

Koolenbrander dat de basis is vastgelegd in een kader, niet in een handreiking. Vanuit Control wordt erop toegezien dat er volgens dat kader wordt gewerkt. Mevrouw Zwetsloot signaleert juist dat er behoefte is aan eenduidigheid in kaderstelling; zij herkent de opmerkingen over

mogelijke weerstand niet. Wél is haar bekend dat de organisatie beducht is voor extra werk,

maar als de beheersing goed wordt ingeregeld, hoeft dat niet tot extra werkbelasting te leiden. De organisatie moet zich de werkwijze simpelweg eigen maken.

Mevrouw Koolenbrander legt desgevraagd uit dat er aanvankelijk een startdocument was

gemaakt dat gedurende het hele project mee zou moeten gaan. TwynstraGudde heeft erop

gewezen dat er zaken in het risicoprofiel kunnen veranderen als het project in een andere fase komt: bij voortschrijding van het project nemen de risico's af, dus het is raadzaam om het

startdocument bij elke fase-overgang te herijken. Dat is nu vastgelegd. TwynstraGudde heeft ook aandacht gevraagd voor duidelijke RO-afbakening. Daarnaast is duidelijker onderscheid

gemaakt tussen de kaderstellende en controlerende rol van de raad en de uitvoerende taak van het college.

Er worden projecten in het ruimtelijk domein genoemd; wordt er ook breder gekeken, naar ICTprojecten bijvoorbeeld, of naar decentralisering in het domein van Werk & Inkomen? Mevrouw Koolenbrander geeft aan dat alle projecten in principe onder de regeling Risicovolle projecten kunnen vallen. Daarvoor is de hele projectenportefeuille nagelopen en beoordeeld; het ICT-

project Cloudtransitie paste niet bij de regeling, evenmin als 'We Go For It,' de IT-samenwerking tussen de G4. De risico's in deze projecten waren niet zodanig groot dat ze onder de regeling zouden moeten vallen. De grondexploitaties Leidsche Rijn zijn niet aan de kaders van de regeling getoetst, want deze worden apart aan de raad verantwoord.

Waarom 'We Go For It' niet in de regeling wordt ondergebracht, wordt nagegaan. Daar komt de afdeling Financiën nog op terug.

Pagina 2 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Waarom wordt er nog steeds gekozen voor een maximale eindrapportagetermijn van zes maanden? Volgens mevrouw Koolenbrander duurt het soms lang voor alle gegevens zijn

verzameld om de eindafrekening te kunnen opmaken. De regeling vermeldt tussenrapportages op vaste momenten in het jaar, namelijk wanneer er toch al wordt gerapporteerd in de P&C-

cyclus. De voorzitter wijst erop dat het rond rapportages vaak drukker is voor de raad, en dat raadsleden er dan dus extra op moeten letten dat zaken op de agenda komen.

De heer Van Vugt vindt dat de regeling goed is uitgewerkt, maar adviseert de raad om ook te

kijken naar projecten die erbuiten vallen, want de raad is bevoegd om desgewenst projecten toe te voegen. Daarnaast is het goed als de raad zich realiseert dat de eerste projectrapportage

omstreeks mei komt, maar de periode van augustus (voorgaande jaar) tot en met maart of april beslaat – dus een andere tijdspanne heeft dan de bestuursrapportage. De tweede

projectrapportage zal gaan over april tot augustus, wat een kortere periode is, en waarin ook de zomervakantie valt. Mevrouw Zwetsloot stelt dat een en ander niet in beton gegoten is; als de raad het liever anders wil, dan kan dat.

De heer Venhoeven is benieuwd of er leerpunten uit vorige jaren zijn verwerkt in de regeling

Risicovolle projecten; hij adviseert de raadsleden daar extra op te letten bij hun voorbereiding

op de commissiebehandeling. Volgens de heer Molenaar zijn er veel aandachtspunten verwerkt, conform de brief die de Rekenkamer indertijd samen met de Adviescommissie opstelde, ten aanzien van risicomanagement en projectselectie bijvoorbeeld. Hij kan zich vinden in het voornemen om over een jaar of drie een evaluatie te houden.

De heer Van Vlodorp wijst erop dat de Waterfall-methodiek wordt gevolgd, een tamelijk

traditionele vorm van projectmanagement. Op termijn wil men misschien een wat meer agile

benadering gaan kiezen voor projectbeheersing. Mevrouw De Koning merkt op dat in het project Berlijnplein met een andere projectstijl wordt gewerkt; hoe wordt de regeling daarop aangepast? Hierover ontvangt de raad binnenkort een brief.

Is het de bedoeling dat de raad ook de inleiding en de toelichting vaststelt? De heer Corten merkt op dat er enige verschillen zijn tussen de artikelsgewijze opbouw en de inleiding en toelichting, bijvoorbeeld de projectdefinities. Mevrouw Koolenbrander licht toe dat het de bedoeling is dat de regeling als één geheel wordt gezien, inclusief de artikelen plus de toelichting per artikel. Dit zou een consistent geheel moeten zijn.

Vervolg

De Adviescommissie stelt de raadscommissie Mens & Samenleving middels een adviesbrief op de hoogte van haar bevindingen, ter voorbereiding op de politieke behandeling. Er wordt

afgesproken dat mevrouw Rijnders een conceptbrief opstelt, en dat deze via de e-mail- of whatsapp-procedure wordt afgestemd.

Pagina 3 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

5. Voortgang begroting van de toekomst

Mevrouw Sundermann verduidelijkt dat er twee trajecten lopen: 'Leesbare begroting' gaat over de Begroting 2022. 'Begroting van de toekomst' betreft de begrotingscyclus voor de komende jaren. Hierover ontving de Adviescommissie op 4 maart jl. een schriftelijke toelichting. Er

worden binnenkort enkele bijeenkomsten georganiseerd met mevrouw De Koning en de heren Bos en Gilissen, Deloitte en de Rekenkamer.

Zie de bijlage 'Verbeteringen begroting,' blz. 4, Kern grondexploitaties. Daar wordt aangegeven dat er weinig informatie is, waarna wordt verwezen naar de MPR. Mevrouw Zwetsloot

verduidelijkt dat de hoofdpunten in de MPR zullen worden weergegeven. In het jaarverslag en in de begroting zal daar iets meer over worden vermeld dan de verwijzing alleen.

Het is de heer Van der Zweth opgevallen dat de bijlage niet vermeldt hoe aangenomen moties zijn terug te vinden in de begroting. Mevrouw Sundermann neemt dit punt mee in de eerder genoemde bijeenkomsten.

6. Stand van zaken WAAVA

Naar aanleiding van de discussie in de Adviescommissie, ongeveer een jaar geleden, zegde de wethouder toe dat enkele punten uit de Nota WAAVA zouden worden heroverwogen. De

Adviescommissie stelde daar een onderzoeksopzet voor vast. De oplevering van het onderzoek is vertraagd, hoofdzakelijk vanwege de coronamaatregelen. De notities over de restwaarde en over de componentenmethode zijn nu afgerond, voor een notitie over de ondergrens heeft de afdeling nog wat meer tijd nodig. De beide notities leiden tot het advies om het bestaande

beleid voort te zetten. Een punt van aandacht is circulair bouwen: dit zou op termijn tot een beleidswijziging kunnen leiden. De ambtelijke organisatie volgt de ontwikkelingen met belangstelling.

Mevrouw Koolenbrander herinnert de Adviescommissie eraan dat de wethouder een raadsbrief

heeft toegezegd, echter pas als ook de notitie over de ondergrens er is, die de Adviescommissie na de zomer kan verwachten.

De bijlagen bij dit agendapunt bevatten geen verrassingen, vindt de heer Bos, maar roepen wel extra vragen op. Hij dringt erop aan zowel het memo als de raadsbrief aan de raad te sturen,

zodat men er alvast op kan reageren en zonodig schriftelijke vragen kan stellen. De heer Bos is vooral benieuwd naar de aannames die hebben geleid tot de conclusies zoals verwoord in de

notitie Restwaarde; er lijkt geschreven te zijn in de richting van de keuze om restwaarde niet af te schrijven en vast te houden aan de bestaande situatie. Wellicht is een second opinion het overwegen waard.

Pagina 4 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Waarin verschilt de aanpak van Rotterdam en Groningen van de aanpak van Utrecht? Mevrouw

Koolenbrander geeft aan dat Utrecht vooral risico's ziet in het hanteren van restwaarde, want het is niet gemakkelijk om de waarde van een object over een langere periode te bepalen. De beide andere steden maken kennelijk een andere risico-afweging. De heer Van Vugt vult aan dat gemeenten met een grote woningvoorraad veelal voor de restwaardemethodiek kiezen.

Waarom wordt de componentenbenadering negatief gewaardeerd? De Adviescommissie heeft

behoefte aan verduidelijking van deze conclusie. Er wordt ook gevraagd om toevoeging van een ander element, namelijk de mogelijkheid om installaties in een kortere periode af te schrijven, wat de mogelijkheid biedt om meer te investeren in duurzaamheid. Handig zou zijn: een

overzichtje met voor- en nadelen van de huidige methode vs. de voor- en nadelen van de componentenmethode.

De heer Van Vugt merkt op dat de keuze voor restwaarde of de componentenbenadering

uiteindelijk een politieke zal zijn. Hij verwacht dat het de raad zal helpen als het gesuggereerde

overzicht van voor- en nadelen wordt toegevoegd. De accountant kijkt graag met de organisatie mee om te beoordelen of een en ander voldoende objectief en evenwichtig wordt beschreven.

De Adviescommissie roept de organisatie op om zo snel mogelijk na de zomer een raadsbrief te sturen, zodat deze geagendeerd kan worden, eventueel voor een technische

raadsinformatiebijeenkomst. Leden die nu al verdiepende vragen hebben over de bijlagen, geven die aan de ambtelijke organisatie mee. 7. Vooruitblik Jaarplan 2021

Er zijn nog twee bijeenkomsten vóór het zomerreces, namelijk op 27 mei en 10 juni a.s.

Mevrouw Rijnders stelt voor om de programmering voor beide vergaderingen om te ruilen

omdat de planning voor de jaarstukken is gewijzigd. Het jaarplan kan op de agenda van 27 mei a.s. op de agenda worden gezet. Hiermee gaan allen akkoord.

Suggesties voor het programma van de zomerbijeenkomst zijn welkom bij mevrouw Rijnders.

Schorsing

De ambtenaren verlaten de vergadering. 8. Voortgang controle

De controle is hervat, vertelt de heer Van Vugt, alle informatie die nog ontbrak is aangeleverd.

Nu bereidt de organisatie het bestuurlijke proces voor terwijl Deloitte de controle afrondt. Eind

mei a.s. kan de Adviescommissie de rapportage verwachten. In het bijzonder vraagt de heer Van Vugt aandacht voor de post die is opgenomen om de onzekerheid Leidsche Rijn weg te nemen; deze leidt tot een mutatie van ongeveer € 200 miljoen in de reservepositie van de gemeente.

Pagina 5 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Deze complexe ingreep zal de Adviescommissie nog uitvoerig worden toegelicht, inclusief consequenties.

De accountant geeft de raadsleden een compliment voor hun aandachtige en zorgvuldige

bestudering van de documentatie; hij kan zich goed vinden in hun kritische vragen over de

regeling Risicovolle projecten en is het met hen eens dat de notities bij de Nota WAAVA nog niet voldragen zijn. Op verzoek van de Adviescommissie zal de accountant adviseren hoe de vooren nadelen kunnen worden gewogen.

De heer Van Vugt dringt er nogmaals op aan om ook te kijken naar projecten die volgens het afwegingskader buiten de regeling Risicovolle projecten vallen, want de raad zit 'aan de

handrem.' De raad zou bij de projectrapportage bijvoorbeeld kunnen vragen naar de projecten

die het voorgaande half jaar werden getoetst aan de kaderstelling, en op grond daarvan niet in de regeling werden opgenomen.

Desgevraagd geeft de heer Van Vugt aan dat hij niet verwacht dat de accountantsverklaring veel beperkingen of bevindingen zal bevatten; het grootste risico voor de strekking van de

accountantsverklaring wordt ondervangen met de mutatie die de onzekerheid in Leidsche Rijn wegneemt.

De heer Bos herinnert de Adviescommissie eraan dat de gemeente al eens een verlies van

€ 60 miljoen (Leidsche Rijn) heeft genomen. Moet er een extra reservering worden gemaakt?

Volgens de heer Van Vugt is dit niet nodig; Leidsche Rijn is een winstgevende exploitatie. Vorig jaar werd er in de kosten een bedrag van € 200 miljoen meegenomen dat het karakter van een

stelpost had. Die kosten zijn eruit gehaald, met als gevolg een stijging in de grondexploitatie.

Dat geld wordt nu ondergebracht in een bestemmingsreserve. Zou dat niet voldoende zijn, moet er geld bij – maar daarover beslist de raad.

Ten aanzien van de jaarstukken vraagt de heer Corten of de zwaardere accountantscontrole tot onverwachte vertraging heeft geleid. De heer Van Vugt erkent dat Deloitte gewend is om

diepgaand te controleren en er een tamelijk streng afsprakenmanagement op nahoudt. Bij de

evaluatie van vorig jaar werden de nodige afspraken ter verbetering gemaakt; de organisatie is niet aan alle punten toegekomen. Daarnaast zijn de ambities hoog, en is er veel ziekteverzuim geweest. Ook door het werken op afstand heeft de uitwisseling van informatie wat meer tijd gekost.

9. Rondvraag en sluiting

Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De voorzitter sluit de vergadering.

Pagina 6 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Adviescommissie Controle en Financiën Dossiernummer

2471

Vertrouwelijk

Nee

Vergaderdatum

17 februari 2022

Agendapunt

4.1

Titel

Raadsvoorstel Nota waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)

Behandelend ambtenaar

Cora Bakker

Telefoon

06-28539542

E-mail

cora.bakker@utrecht.nl

Datum collegebesluit Thema

Bestuur en ondersteuning

Portefeuillehouder

Wethouder Klein

Beleidsveld Raadsadviseur (lijst)

Daniëlle Rijnders/Cie Mobiliteit, Groen en Openbare Ruimte/06-39276711

Geagendeerd

Vergaderdatum

Adviescommissie Controle en

17 februari 2022

Financiën Voorgesteld besluit

Voorstel aan de gemeenteraad

Nota Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Geheim

Financiën Bedrijfsvoerings- en Strategienetwerk Sandra Emsbroek 9672238 Nee

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor te besluiten: 1. De Nota Waarderen, Activeren en Afschrijven van Vaste Activa (WAAVA) vast te stellen, waarin het beleid is vastgelegd ten aanzien van de grondslagen voor waardering en activering van vaste activa, de afschrijvingsmethode en -termijnen van vaste activa en het moment waarop de afschrijving van vaste activa begint. Met als belangrijkste aandachtspunten: a. Aanpassen van de nota aan actuele ontwikkelingen: i. Actualiseren van de nota aan de aangepaste BBV-wijzigingen ii. Verhelderen van de bevoegdheden van de raad iii. Vastleggen huidige werkwijze sloopkosten en routine investeringen iv. Activeringsgrens naar 100.000 euro in lijn gebracht met de nota BOR b. Het beleid voor restwaarde en componentenmethode is niet aangepast: i. Behouden van de terughoudende lijn voor gebruik van restwaarde ii. Behouden van de systematiek onderhoudsmethode i.p.v. componentenmethode. 2. De Nota Waarderen, Activeren en Afschrijven van Vaste Activa (WAAVA) met terugwerkende kracht per 1 januari 2022 in werking te laten treden en de Nota WAAVA die is vastgesteld op 20 februari 2020 met terugwerkende kracht per 1 januari 2022 in te trekken.

Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

Samenvatting Voorgesteld wordt om de beleidskaders voor het waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA) aan te passen. In het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) staan hiervoor de algemeen geldende regels. De Utrechtse spelregels met betrekking tot activeren en afschrijven in deze nota zijn hiervan afgeleid en geven de kaders voor: - de grondslagen voor waardering en activering van vaste activa - de afschrijvingsmethode en –termijnen van vaste activa - het moment waarop de afschrijving van vaste activa begint De nota WAAVA is geactualiseerd met aangepaste BBV-regelgeving en eerdere besluitvorming door de raad in 2021 over activeren en afschrijven van vaste activa in de openbare ruimte. Hiermee geven we ook invulling aan de wens van de accountant om het beleid verder te uniformeren, beter de reguliere werkwijze vast te leggen. Voor restwaarde en het gebruik van de componentenmethode zijn de kaders niet gewijzigd. Circulaire businesscases zoals bij Berlijnplein zijn uitdrukkelijk wel mogelijk. We gaan door met het ontwikkelen hiervan, om ervaring op te doen waarmee in de toekomst een goede afweging kan worden gemaakt hoe om te gaan met restwaarde.

Context Aanleiding Op 20 februari 2020 heeft de gemeenteraad de nota ‘Waarderen, Activeren en Afschrijven van Vaste Activa’ (WAAVA) vastgesteld. De raad had aansluitend behoefte aan nadere informatie over een drietal beleidskeuzes. Dit betreft: - Restwaarde wel of niet toepassen. - Ondergrens voor activeren van investeringen met maatschappelijk nut in de openbare ruimte wel of niet ongewijzigd laten op 5 miljoen euro. - Componentenmethode wel of niet toepassen. De uitwerking hiervan heeft, na overleg met zowel de adviescommissie Controle en Financiën als de accountant, geleid tot aanpassingen. In de voorliggende nota WAAVA zijn deze wijzigingen opgenomen. Algemene uitgangspunten Bij de uitwerking van deze keuzes heeft het college de onderstaande uitgangspunten gehanteerd: - het vergroten van het inzicht in het bezit van de gemeente - het verduidelijken van de bevoegdheden van de raad - het zoveel mogelijk uniformeren van de spelregels - passend bij het financiële beleid van Utrecht - waarbij de activa langdurig in goede staat worden gehouden - met acceptabele administratieve lasten Juridische context Het Besluit Begroten en Verantwoorden (BBV) heeft zijn grondslag in de gemeentewet en bevat onder andere regelgeving voor het opstellen van de Programmabegroting en Jaarstukken. Ook kent de BBV specifieke regelgeving en richtlijnen voor de waardering van activa.

Artikel 10 van de Verordening financieel beleid en beheer gemeente Utrecht bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders de nota “Waarderen, Activeren en Afschrijven van Vaste Activa” (WAAVA) aanbiedt ter behandeling en vaststelling door de raad. Voor de exacte afschrijvingstermijnen en -methode per actief stelt het college de afschrijvingstabel vast. Beoogd effect Een beleidskader dat actueel is en aansluit bij de BBV-regelgeving, eerdere besluitvorming in de raad en Utrechtse werkwijze. Tevens wordt hiermee invulling gegeven aan de aanbevelingen uit de Management Letter 2019 van de accountant tot uniformering en verlaging van de activeringsgrens. Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad - Raadsbrief afschrijvingstabel vaste activa, 21 december 2021 - Raadsbesluit nota Beheer Openbare ruimte,18 februari 2021 - Raadsbesluit Nota waarderen, activeren en afschrijven van vaste Activa, 20 februari 2020 2

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1

De Nota Waarderen, Activeren en Afschrijven van Vaste Activa (WAAVA) per 1 januari 2022 vast te stellen, waarin het beleid is vastgelegd ten aanzien van de grondslagen voor waardering en activering van vaste activa, de afschrijvingsmethode en -termijnen van vaste activa en het moment waarop de afschrijving van vaste activa begint. Met als belangrijkste aandachtspunten: 1. Aanpassen van de nota aan actuele ontwikkelingen: i. Actualiseren van de nota aan de aangepaste BBV-wijzigingen ii. Verhelderen van de bevoegdheden van de raad iii. Vastleggen huidige werkwijze sloopkosten en routine investeringen iv. Activeringsgrens naar 100.000 euro in lijn gebracht met de nota BOR 2. Het beleid voor restwaarde en componentenmethode is niet aangepast: i. Behouden van de terughoudende lijn voor gebruik van restwaarde ii. Behouden van de systematiek onderhoudsmethode i.p.v. componentenmethode

Argumenten 1.1

De nieuwe nota biedt een actueel kader waarin de actuele BBV-regelgeving staat opgenomen. De commissie BBV actualiseert regelmatig de regelgeving door de regels te verhelderen in een vraag-en-antwoord rubriek en notities over specifieke thema’s te publiceren. De notitie Materiële Vaste Activa is in januari 2020 aangepast. Een aantal onderdelen in de nota WAAVA is tekstueel aangepast waardoor deze tekst aansluit bij de tekst in deze notitie. Zoals: - uitgaven die leiden tot een significante kwaliteitsverbetering worden aangemerkt als investering (toevoeging); - uitzondering van het niet activeren van gronden als de grond is aangekocht om een weg aan te leggen (toevoeging) het kader van afwaarderen van activa is nader toegelicht.

1.2

De nieuwe nota biedt een actueel kader waarin het budgetrecht van de raad helder is verwoord. In de nota staat het budgetrecht van de raad beschreven. Op aangeven van de accountant in het accountantsverslag over boekjaar 2019 is in de nota de huidige werkwijze op twee onderdelen aangescherpt om de huidige werkwijzen helder te verwoorden. Autorisatie van het investeringskader Met het vaststellen van de Programmabegroting worden de investeringsruimte per programma en de bijbehorende uitgaven en eventuele dekking uit reserves of subsidies geautoriseerd. Daarmee worden voor de investeringen van het begrotingsjaar het budget (de kredieten) beschikbaar gesteld. Dit betreft de vervangings-, bandbreedte, uitbreidings- en routinematige investeringen. Voor een nadere invulling van bandbreedte investeringen naar projecten kan het krediet ook worden vrijgegeven in de reguliere P&C-cyclus of met een apart raadsbesluit. Dekkingsbronnen voor investeringen Daarnaast is ook de reguliere mogelijkheid om kosten te dekken via integrale afweging bij de Voorjaarsrapportage toegevoegd aan de nota. Dit sluit ook aan bij de ontwikkeling die in de RSU is geschetst. ‘Bij de jaarlijkse integrale afweging VJN wordt het groeikader als dekkingsbron breder inzetbaar gemaakt door hanteren van een meerjarig perspectief en door meer activeren’. Het gaat daarbij om groei gerelateerde investeringen. 3

1.3

De nota biedt een actueel kader waarin de reguliere werkwijzen staan opgenomen. Sloopkosten De commissie BBV heeft een uitspraak gedaan over de waardering van grond en gebouwen (gemeentelijk vastgoed) in geval van sloop, renovatie en/of nieuwbouw. In de uitspraak worden twee opties voorgelegd over de werkwijze van sloopkosten. Deze kosten kunnen als eenmalige kosten in de exploitatie worden genomen of mogen geactiveerd worden als onderdeel van het nieuwe materiële actief. Een keuze hierin moet worden vastgelegd en consequent worden toegepast. De keuze heeft een effect op de het financiële beeld. De eerste optie geeft incidentele hogere lasten in een jaar, bij de tweede optie worden de kosten verspreid over meerdere jaren. De sloopkosten van gemeentelijke gebouwen worden of ingebracht bij een grondexploitatie of bij herbouw worden de sloopkosten mee geactiveerd met de nieuwbouw. In de nota wordt deze werkwijze expliciet gemaakt. We activeren de betreffende sloopkosten, indien dit onderdeel is van het bouwproject (grondexploitatie of nieuw gebouw op de locatie). Het voordeel van deze werkwijze is dat de (afschrijvings-) kosten dan gelijkmatig over de jaren gespreid worden waardoor er een stabieler financieel beeld ontstaat. Hiermee leggen we de reguliere werkwijze vast in de nota.

Routinematige investeringen Om de bedrijfsvoering op peil te houden worden ook routine investeringen gedaan; dit zijn investeringen om afgeschreven middelen te vervangen. Dit betreft bijvoorbeeld kantoorinventaris en ICT-middelen. Deze middelen worden vervangen en bekostigd uit de vrijvallende (afschrijvings-) lasten van het afgeschreven activum. Zolang deze vervanging past binnen het beschikbare budget van de vrijvallende (afschrijvings-) lasten wordt geen krediet aangevraagd bij de raad.

1.4

Hierdoor verkrijgen we beter zicht op de bezittingen van de gemeente door het verlagen van de ondergrens voor het activeren van investeringen met een maatschappelijk nut van 5 miljoen euro naar 100.000 euro. Met het vaststellen van de Nota BOR door de raad op 18 februari 2021 is de grens van activering van investeringen van objecten in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut vastgesteld op 100.000 euro. Dit betreft zowel nieuwe als vervangingsinvesteringen. Er kan namelijk geen onderscheid worden gemaakt in de activeringsgrens en afschrijvingstermijnen voor vervanging en initiële aanleg (investeringen). De nota WAAVA wordt met dit besluit aangepast. De activeringsgrens van 100.000 euro sluit aan bij de meeste grote gemeenten. Van de G4 hanteert Rotterdam ook deze grens en Den Haag is voornemens binnenkort hiernaar toe over te stappen. Het verlagen van deze activeringsgrens sluit aan bij de aanbevelingen van de accountant (Management letter over het jaar 2019) over vaste activa om beter zicht op de bezittingen en het vermogen van de gemeente. Alle investeringen onder de 5 miljoen euro worden nu zichtbaar op de balans onder de post (im)materiële vaste activa. Ook worden deze investeringen gespreid over de jaren heen. Dit geeft een stabieler financieel beeld (zie ook onder Financiën).

Door het gelijk trekken van de activeringsgrens voor investeringen met economisch en maatschappelijk nut ontstaat meer uniformiteit in het financieel beleid. Dit vergoot het inzicht in het bezit van de gemeente, vereenvoudigt de

4

interpretatie van (kapitaals-) lasten en voorafgaand daaraan de beslissingen over nieuwe investeringen. 1.5

De nota biedt een behoedzame wijze van begroten door het beperkt toepassen van restwaarde. Restwaarde is de opbrengstwaarde die na de gebruikstermijn nog gerealiseerd kan worden. In ons beleid moet we onze keuze vastleggen over het gebruik van wel of geen restwaarde. Wijziging van het beleid kan niet met terugwerkende kracht worden aangepast. Bij het werken met een restwaarde dalen de jaarlijkse kapitaallasten, omdat er over een lager bedrag wordt afgeschreven. Dit brengt echter ook risico’s met zich mee. Na 40 jaar zijn gebouwen toe aan renovatie en/of groot onderhoud. Ook kunnen bouwconcepten door de jaren heen sterk veranderen. Denk aan de trends van eenzijdig naar multifunctioneel en flexibel gebruik, de omschakeling van gas naar elektriciteit en de ontwikkeling naar circulair bouwen. Deze ontwikkelingen maken dat een pand niet alleen qua fysieke conditie veroudert, maar ook qua concept niet meer actueel kan zijn, en dit heeft invloed op de restwaarde. Een meerderheid van de gemeenten werkt niet met een restwaarde. Indien dit wel wordt toegepast betreft dit veelal de categorieën voertuigen in eigen beheer en/of gemeentelijke panden. Voor deze categorieën hebben we gekeken naar de Utrechtse situatie: - Voertuigen: Deze categorie heeft een bescheiden boekwaarde op de balans van minder dan 10 miljoen euro.

Het hanteren van een restwaarde heeft daarom een minimaal financieel effect. - Gebouwen in gemeentelijk eigendom: De gebouwen worden afgeschreven in 40 jaar (annuïtair). Bijna de helft van deze gebouwen is ouder dan 50 jaar. Vuistregel is dat iedere 100.000 euro restwaarde een jaarlijkse besparing aan kapitaallasten van 1.656 bij een rekenrente van 2% oplevert. Wij kiezen ervoor om de huidige systematiek te behouden en niet met een restwaarde te werken. Financieel gezien zijn de kosten over de jaren heen voor afschrijving en renovatiegroot onderhoud gelijk in beide systemen. Bij het werken met een restwaarde moeten er meer budget worden gereserveerd voor groot onderhoud /renovatie. Dit kan door het sparen in een onderhoudsvoorziening of op het moment van aanpassen van het pand naar de eisen van deze tijd. Ook vraagt het werken met een restwaarde extra capaciteit. De administratieve verwerking is complexer. Bij aanvang van de investering moet de restwaarde worden onderbouwd en vervolgens moet periodiek getoetst worden of de boekwaarde (incl. de restwaarde) niet te hoog is gewaardeerd. Indien dit het geval is gelden de kaders voor waardevermindering van activa. Toekomstige ontwikkelingen Het concept van circulair bouwen wordt steeds vaker toegepast. Hergebruik van grondstoffen en materialen aan het einde van de levensduur is het uitgangspunt.

Deze materialen vertegenwoordigen dan ook een waarde. Daartegenover staan de kosten voor demontage. Met de ontwikkeling van het Berlijnplein wordt een grote stap gezet in het circulair bouwen. Niet alleen voor Utrecht, maar ook landelijk. De effecten van het langer meegaan van de materialen en het toekomstgerichte ontwerp zijn onderwerp van onderzoek bij de uitwerking van de circulaire businesscase. Bij deze uitwerking is op voorhand geen restwaarde van componenten ingeboekt, omdat de toekomstige waarde nog niet is te bepalen. Indien bij de verdere

5

uitwerking blijkt dat hier waarde ontstaat, wordt onderzocht hoe deze te kapitaliseren, in eerste instantie in het meerjaren onderhoudsplan en het jaarlijkse spaarbedrag hiervoor. Voor nu ontbreekt het aan voldoende kennis en ervaring om tot een afgewogen oordeel te komen over een generiek kader voor het gebruik van restwaarde bij circulair bouwen. Juist om deze ervaring op te doen werken wij aan circulaire businesscases bij individuele projecten, zoals Berlijnplein. Op deze manier, maar ook in samenwerking met andere gemeenten, doen wij ervaring op om in de toekomst een goede afweging te kunnen maken over de best passende methode voor circulair bouwen. In de Nota Kapitaalgoederen (verwacht in 2023) verwachten we als vervolg hierop een besluit oor te kunnen leggen over hoe de restwaarde kan worden toegepast (zie ook argument 1.6 over de componentenmethode). 1.6

De nota borgt een behoedzaam begrotingsbeleid door het beperkt toepassen van de componentenmethode. De BBV biedt de mogelijkheid om een activum in zijn geheel te activeren en één afschrijvingstermijn te hanteren (onderhoudsbenadering) of het in termijnen af te schrijven die past bij de economische levensduur van de betreffende onderdelen (de zogenoemde componentenbenadering). Inventarisatie bij een aantal gemeenten levert een gemêleerd beeld op rond het gebruik van beide methoden. Amsterdam, Rotterdam en Groningen hanteren de onderhoudsbenadering. De componentenbenadering wordt met name toegepast bij gebouwen/panden. Utrecht blijft terughoudend met de toepassing van de componentenmethode. Overeenkomstig BBV-regelgeving wordt dit toegepast voor aankopen van grond, omdat over grond niet wordt afgeschreven. Uitzondering is de aankoop van grond ten behoeve van de aanleg van wegen. Nieuw in deze nota is dat we de methode gebruiken bij grote gemengde projecten, als er sprake is van materieel financieel effect op de jaarlijkse kapitaallasten door gebruik van verschillende afschrijvingstermijnen voor de afzonderlijke componenten. Grote herinrichtingsprojecten van de buitenruimte kunnen hiervoor in aanmerking komen. Onlangs hebben we in overleg met de accountant deze methode voor een project toegepast.

De projecten in de openbare ruimte voor vervanging en renovatie, betreffen meestal één categorie, zoals het vervangen van het wegdek. Voor deze projecten is de componentenbenadering niet van toepassing. De belangrijkste motivatie voor het behouden van de onderhoudsbenadering is omdat deze stabiliteit en voorspelbaarheid biedt voor totale investerings- en onderhoudslasten over de levensduur van een gebouw. Bij een componentenbenadering zijn de afschrijvingskosten in de eerste jaren hoger. Er wordt nl. voor de componenten met een kortere levensduur over een kortere periode afgeschreven. Dit geeft hogere kapitaallasten, terwijl ook gespaard moet worden voor de vervanging van de component. Bij kostprijs dekkende huur is er dan sprake van aanloopverliezen. Daarnaast vraagt deze werkwijze extra capaciteit. De administratieve verwerking is complexer, omdat de afrekeningen gesplitst moeten worden in de verschillende componenten. Toekomstige ontwikkelingen De ontwikkelingen op het gebied van circulair bouwen kunnen aanleiding zijn om de componentenmethode te heroverwegen. Door het concept ‘circulair bouwen’ krijgt het begrip ‘component’ immers een andere betekenis. Hergebruik van grondstoffen en materialen met een verschillende gebruiksduur maken dat een deel van de investeringen meer ‘rendabel’ kan zijn dan nu het geval is. (zie ook: argumenten die genoemd zijn bij 1.4 restwaarde). 6

Kanttekeningen/ Risico’s 1.1

Het verlagen van de activeringsgrens van 100.000 euro van investeringen met maatschappelijk nut zou impact kunnen hebben op de schuldquote Met een activeringsgrens van 0,1 miljoen euro in plaats van 5 miljoen euro zullen projecten geactiveerd gaan worden die in het verleden rechtstreeks ten laste van de exploitatie werden gebracht. Hierdoor stijgt de waarde van de vaste activa op de balans. De omvang van de leningenportefeuille wijzigt niet. De netto schuldquote drukt de netto schuld uit ten opzichte van het begrotingstotaal aan baten. Ofwel: de netto schuld uitgedrukt als percentage van de inkomsten. Omdat het verlagen van de activeringsgrens geen invloed heeft op de schuld heeft deze wijziging geen effect op de ratio. Het verhogen van investeringsvolume heeft dit wel.

Beslispunt 2

De Nota Waarderen, Activeren en Afschrijven van Vaste Activa (WAAVA) met terugwerkende kracht per 1 januari 2022 in werking te laten treden en de Nota WAAVA die is vastgesteld op 20 februari 2020 met terugwerkende kracht per 1 januari 2022 in te trekken.

Argumenten 2.1

Hiermee wordt voorkomen dat binnen het boekjaar 2022 met twee verschillende Nota’s wordt gewerkt. De Nota Waarderen, Activeren en Afschrijven van Vaste Activa heeft geen externe werking. De aanpassingen zijn puur administratief van aard en hebben geen effect voor inwoners, bedrijven en instellingen.

Financiën De aanpassing van de nota WAAVA vloeit voort uit eerder besluitvorming in de raad over de nota Beheer Openbare en aanpassingen van de BBV-regelgeving. Deze aanpassingen hebben geen invloed op het financiële beeld, zoals is vastgesteld bij de Programmabegroting 2022-2025. Het verlagen van de activeringsgrens naar 100.000 euro heeft twee financiële effecten voor de investeringen kleiner dan 5 miljoen euro. Doordat de kapitaallasten (afschrijving en rente) gespreid gaan worden over meerdere jaren in plaats van deze kosten in één jaar in de exploitatie te verantwoorden geeft dit lagere kosten (voordeel) in de eerste begrotingsjaren, Daartegenover staat dat de kapitaallasten over de jaren heen toenemen, omdat nu ook rente wordt toegerekend aan deze investeringen. Met het vaststellen van de Nota Beheer Openbare Ruimte heeft de raad ook de financiële strategie vastgesteld. In dit kader is rekening gehouden met het financiële effect van de verlaging van de activeringsgrens. Voor investeringen die worden gedekt uit een activa reserve is er geen financieel effect. Aan de reserve wordt ook rente toegerekend, zodat alle kapitaallasten worden gedekt. Het besluit om de nota te wijzigen heeft geen financieel effect op de vastgestelde begroting. Voor nieuwe investeringen die niet zijn opgenomen in het investeringsplan uit de Programmabegroting 2022-2025 heeft dit wel een effect.

Indien deze investering onder de 5 miljoen euro is en de kapitaallasten niet worden gedekt uit een activa reserve of door subsidies nemen de kosten toe i.v.m. het toerekenen van rente. Bij toekomstige investeringsbeslissingen moet hier rekening mee worden gehouden.