Agendabundel
Tekst van het document
Bundel - Adviescommissie Controle en Financiën van 29 september 2022
Agenda bijlagen Agenda advies-cie CF 29-9-2022 (verkort).doc 1
Opening en mededelingen en vaststellen agenda Agenda advies-cie CF 29-9-2022 (verkort).doc
2
Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst Adviescommissie CF 02-06-2022 (verslag).docx
3
Ingekomen en verzonden stukken •Proces PB 2023 TKN Schema behandeling PB 2023.pdf
4
Auditplan 2022 (‘jaarplan deloitte’) en opdrachtbevestiging jaarrekening 2022. •Aftrap door intermediair en zijn rol (zie bijlage voor meer informatie). •Toelichting door de accountant en mogelijkheid voor aanvullingen/aangeven speerpunten vanuit deze adviescie. Kan dit auditplan worden vastgesteld? •Kan de opdrachtbevestiging 2022 ter instemming worden voorgelegd aan het presidium en vervolgens de raad (middels een raadsvoorstel)? Kwartiermakers - onepager voor deelnamekandidaat - experiment intermediair.pdf Gemeente Utrecht - Opdrachtbevestiging jaarrekeningcontrole 2022 (openbaar - excl bedrag honorarium).pdf Opdrachtbevestiging Controlewerkzaamheden 2022 externe accountant (002).docx
5
Jaarverslag concernaudit In het jaarverslag Concernaudit 2021/22 zijn de volgende onderwerpen opgenomen: •Een samenvatting van de belangrijkste uitkomsten van de uitgevoerde audits, onderzoeken en overige werkzaamheden in het afgelopen jaar (april 2021 t/m maart 2022). •De uitdagingen van Concernaudit in het afgelopen jaar. •De toepassing van innovaties op gebied van digitalisering en nieuwe technologie in het audit proces. Jaarverslag 2021 - 2022 Concernaudit definitief.pdf
6
Programmabegroting 2023 + 2e Bestuursrapportage 2022 •Aangeven of u vanuit een a-politieke rol vragen en opmerkingen heeft bij de programmabegroting (en bijbehorende stukken) voor wat betreft de opzet, vorm en indicatoren van de programmabegroting. •Aandacht voor de opvolging van de moties/toezeggingen in het raadsvoorstel •Aandacht voor de opmerkingen van de accountant. •Wensen t.a.v. technische bijeenkomst op 11 oktober? Begroting Utrecht 2023.docx
6.1
Raadsvoorstel Programmabegroting 2023-2026 Dossier 2926 voorblad Raadsvoorstel Programmabegroting 2023.docx Programmabegroting 2023.pdf Investeringsstaat Groei in Balans Programmabegroting 2023.pdf Subsidiestaat 2022 (bij begroting).pdf Subsidiestaat 2023 (bij begroting).pdf Bewonerssamenvatting Programmabegroting 2023.pdf
6.2
Raadsvoorstel Tweede Bestuursrapportage 2022 Dossier 2927 voorblad Raadsvoorstel Tweede Bestuursrapportage 2022.docx Tweede Bestuursrapportage 2022.pdf Bijlage 2e Berap Voortgang woningbouwprojecten 250+.pdf
7
8
Vooruitblik jaarplan 2022/2023 •Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt ingestemd met deze onderwerpen voor de volgende vergadering? Advies adviescie C&F inzake de programmabegroting 2023 en bijbehorende RV
9
•Wilt u een advies meegeven richting de commissie n.a.v. behandeling van agendapunt 6? Terugblik zomersessie 26-8-2022 •Vaststellen aangepaste bespreeknotitie dekking bij financiële voorstellen n.a.v. zomersessie en vervolg bepalen. •Is het gewenst een drempelbedrag op te nemen of laten we dit aan het college? 20220826 Zomersessie adviescommissie.pdf 22092022 Bespreeknotitie werkwijze dekkingsvoorstellen.docx Zomersessie adviescie 2022.pptx
10 11
Wvttk Rondvraag en sluiting
AGENDA Adviescommissie Controle en Financiën
29 september 2022 van 20.00-21.30/22.00 uur (raadszaal) Agendapunt 1 t/m 7 worden behandeld in aanwezigheid van de (medewerkers van) de afdeling Concernmanagement Financiën, Inkoop en Juridische Zaken/Concern Control, de voorzitter/secretaris van de Rekenkamer en de accountant.
Agendapunt 8 t/m 11 worden behandeld in aanwezigheid van de accountant. (2 min)
1. a. Opening en mededelingen. b. Vaststellen agenda.
(3 min)
2. Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst (5 min)
3. Ingekomen en verzonden stukken. •
Proces PB 2023 TKN
(15 min)
4. Auditplan 2022 (‘jaarplan deloitte’) en opdrachtbevestiging jaarrekening 2022. • •
Aftrap door intermediair en zijn rol (zie bijlage voor meer informatie).
Toelichting door de accountant en mogelijkheid voor aanvullingen/aangeven speerpunten vanuit deze adviescie. Kan dit auditplan worden vastgesteld?
•
Kan de opdrachtbevestiging 2022 ter instemming worden voorgelegd aan het presidium en vervolgens de raad (middels een raadsvoorstel)?
(15 min)
5. Jaarverslag concernaudit
In het jaarverslag Concernaudit 2021/22 zijn de volgende onderwerpen opgenomen: •
Een samenvatting van de belangrijkste uitkomsten van de uitgevoerde audits,
onderzoeken en overige werkzaamheden in het afgelopen jaar (april 2021 t/m maart 2022).
• •
De uitdagingen van Concernaudit in het afgelopen jaar.
De toepassing van innovaties op gebied van digitalisering en nieuwe technologie in het audit proces.
1
Commissiegriffier financiën danielle.rijnders@utrecht.nl
(15-30 min)
6. Programmabegroting 2023 + 2e Bestuursrapportage 2022 •
Aangeven of u vanuit een a-politieke rol vragen en opmerkingen heeft bij de
programmabegroting (en bijbehorende stukken) voor wat betreft de opzet, vorm en indicatoren van de programmabegroting.
• • •
Aandacht voor de opvolging van de moties/toezeggingen in het raadsvoorstel Aandacht voor de opmerkingen van de accountant.
Wensen t.a.v. technische bijeenkomst op 11 oktober?
(10 min)
7. Vooruitblik jaarplan 2022/2023 •
Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt ingestemd met deze onderwerpen voor de volgende vergadering?
****************************************************************************************
NB: 5 minuten wissel pauze, zodat we het laatste deel van de vergadering gebruiken om een advies richting de commissies te formuleren dan wel met elkaar in gesprek te gaan over voorliggende onderwerpen. Voor afsluiting een korte rondvraag richting ambtelijke organisatie door de voorzitter. (15-30 min)
8. Advies adviescie C&F inzake de programmabegroting 2023 en bijbehorende RV •
Wilt u een advies meegeven richting de commissie n.a.v. behandeling van agendapunt 6?
(15 min)
9. Terugblik zomersessie 26-8-2022 •
Vaststellen aangepaste bespreeknotitie dekking bij financiële voorstellen n.a.v. zomersessie en vervolg bepalen.
•
Is het gewenst een drempelbedrag op te nemen of laten we dit aan het college?
(3 min)
10.Wvttk (2 min)
11. Rondvraag en sluiting.
2
Commissiegriffier financiën danielle.rijnders@utrecht.nl
1 Opening en mededelingen en vaststellen agenda 1 Agenda advies-cie CF 29-9-2022 (verkort).doc
AGENDA Adviescommissie Controle en Financiën
29 september 2022 van 20.00-21.30/22.00 uur (raadszaal) Agendapunt 1 t/m 7 worden behandeld in aanwezigheid van de (medewerkers van) de afdeling Concernmanagement Financiën, Inkoop en Juridische Zaken/Concern Control, de voorzitter/secretaris van de Rekenkamer en de accountant.
Agendapunt 8 t/m 11 worden behandeld in aanwezigheid van de accountant. (2 min)
1. a. Opening en mededelingen. b. Vaststellen agenda.
(3 min)
2. Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst (5 min)
3. Ingekomen en verzonden stukken. •
Proces PB 2023 TKN
(15 min)
4. Auditplan 2022 (‘jaarplan deloitte’) en opdrachtbevestiging jaarrekening 2022. • •
Aftrap door intermediair en zijn rol (zie bijlage voor meer informatie).
Toelichting door de accountant en mogelijkheid voor aanvullingen/aangeven speerpunten vanuit deze adviescie. Kan dit auditplan worden vastgesteld?
•
Kan de opdrachtbevestiging 2022 ter instemming worden voorgelegd aan het presidium en vervolgens de raad (middels een raadsvoorstel)?
(15 min)
5. Jaarverslag concernaudit
In het jaarverslag Concernaudit 2021/22 zijn de volgende onderwerpen opgenomen: •
Een samenvatting van de belangrijkste uitkomsten van de uitgevoerde audits,
onderzoeken en overige werkzaamheden in het afgelopen jaar (april 2021 t/m maart 2022).
• •
De uitdagingen van Concernaudit in het afgelopen jaar.
De toepassing van innovaties op gebied van digitalisering en nieuwe technologie in het audit proces.
1
Commissiegriffier financiën danielle.rijnders@utrecht.nl
(15-30 min)
6. Programmabegroting 2023 + 2e Bestuursrapportage 2022 •
Aangeven of u vanuit een a-politieke rol vragen en opmerkingen heeft bij de
programmabegroting (en bijbehorende stukken) voor wat betreft de opzet, vorm en indicatoren van de programmabegroting.
• • •
Aandacht voor de opvolging van de moties/toezeggingen in het raadsvoorstel Aandacht voor de opmerkingen van de accountant.
Wensen t.a.v. technische bijeenkomst op 11 oktober?
(10 min)
7. Vooruitblik jaarplan 2022/2023 •
Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt ingestemd met deze onderwerpen voor de volgende vergadering?
****************************************************************************************
NB: 5 minuten wissel pauze, zodat we het laatste deel van de vergadering gebruiken om een advies richting de commissies te formuleren dan wel met elkaar in gesprek te gaan over voorliggende onderwerpen. Voor afsluiting een korte rondvraag richting ambtelijke organisatie door de voorzitter. (15-30 min)
8. Advies adviescie C&F inzake de programmabegroting 2023 en bijbehorende RV •
Wilt u een advies meegeven richting de commissie n.a.v. behandeling van agendapunt 6?
(15 min)
9. Terugblik zomersessie 26-8-2022 •
Vaststellen aangepaste bespreeknotitie dekking bij financiële voorstellen n.a.v. zomersessie en vervolg bepalen.
•
Is het gewenst een drempelbedrag op te nemen of laten we dit aan het college?
(3 min)
10.Wvttk (2 min)
11. Rondvraag en sluiting.
2
Commissiegriffier financiën danielle.rijnders@utrecht.nl
2 Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst 1 Adviescommissie CF 02-06-2022 (verslag).docx
VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN
2 juni 2022 van 20.00-22.00 uur Stadskantoor
Adviescommissie: Has Bakker (voorzitter a.i.), David Bosch, Gert Dijkstra, Meike Hellevoort, Ruud Maas, Stevie Nolten, Annemarijn Oudejans, Margreet Ramaker, Rick van der Zweth, Jantine Zwinkels en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Financien, Control & Audit)
Overige deelnemers: Jasmin Grundauer (manager concernaudit), Annemarie Koolenbrander (concerncontrol),
Agnes Scholte (concerncontrol), Paul Venhoeven (Rekenkamer), Edwin Westphal (concernmanager financiën, inkoop en juridische zaken), Katie Zwetsloot (Concerncontroller), en Rein-Aart van Vugt en Niels Fritz (Deloitte)
Niet aanwezig: Cees Bos en Bina Chirino
1. a. Opening
De voorzitter a.i. heet allen welkom in het Stadskantoor, waar de vergadering eenmalig wordt gehouden omdat in de binnenstad de 900e verjaardag van Utrecht wordt gevierd. De heer
Bakker neemt het voorzitterschap waar voor mevrouw Schilderman; zij wordt voorgedragen voor een wethoudersfunctie.
Mevrouw Zwinkels wordt voorgedragen als opvolgster van mevrouw Schilderman. Geen van de leden heeft hier bezwaar tegen; mevrouw Zwinkels zal in de eerstvolgende raadsvergadering officieel worden benoemd tot voorzitter van de Adviescommissie Controle & Financiën. b. Vaststellen agenda
De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (21-04-2022)
Geen opmerkingen; het verslag wordt goedgekeurd en zal aan de Commissie VBF worden gestuurd met het advies om het vast te stellen. 3. Ingekomen en verzonden stukken
Antwoord op vragen bibliotheek
Het antwoord is de commissieleden toegestuurd. De heer Westphal geeft aan dat het document geen vertrouwelijke informatie bevat; het kan bij de commissiestukken in iBabs worden gezet. Mevrouw Zwinkels meldt dat haar fractie nadenkt over mogelijke vervolgstappen; zij nodigt anderen uit zich daarbij aan te sluiten.
Er zijn geen vragen of opmerkingen over de overige ingekomen en verzonden stukken. 4. Jaarstukken 2021
Het DB heeft besloten de Jaarrekening 2021 op 9 juni a.s. ter vaststelling te agenderen. De heer Van Vugt geeft een toelichting; zie de presentatie ‘Controle jaarrekening 2021.’ De
Pagina 1 van 6
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
accountantscontrole werd op 25 mei jl. afgerond met een goedkeurende controleverklaring,
zowel wat betreft de rechtmatigheid als het getrouwe beeld. Dit betekent dat er geen fouten of
onzekerheden zijn aangetroffen die de bandbreedte overschrijden. De accountant is te spreken over de aandacht die de gemeente besteedt aan fraude en integriteit; hiermee loopt Utrecht
landelijk echt voorop. Ook de manier waarop de effecten van COVID-19 werden verwerkt, heeft de instemming van de accountant. Gedurende het controleproces zijn er goede en open
gesprekken geweest met directie en college. De heer Van Vugt signaleert dat de organisatie vooruit wil. Er wordt niets achtergehouden. De samenwerking tussen controleteam en organisatie verliep naar tevredenheid, waardoor er geen vertraging optrad.
Een punt van aandacht is de SiSa-regeling (Single information, single audit). Dit betreft gelden die de gemeente van andere overheden krijgt om specifieke doelen mee te realiseren, te verantwoorden in de SiSa-bijlage. De gemeente Utrecht kent meer dan veertig van die
regelingen, wat zowel voor de organisatie als voor het controleteam voor zware administratieve last zorgt. De SiSa-regeling is niet nieuw, maar het aantal regelingen is in twee jaar tijd verdrievoudigd.
De heer Van Vugt doet de suggestie om de volgorde waarin bestuurlijke stukken worden
behandeld nog eens kritisch na te lopen; misschien helpt een iets andere planning de druk wat te verlichten.
De gemeentelijke organisatie legt de lat hoog: er zijn veel ambities en doelstellingen
geformuleerd, maar dit vraagt om voldoende capaciteit. Wat dat betreft werkt de huidige
arbeidsmarkt niet erg mee; er zijn veel vacatures, waardoor gereserveerd geld niet besteed kan worden. Met name in het onderdelen Ruimte en Mobiliteit pleit de accountant voor een meer integrale aanpak.
Er is een rechtmatigheidsfout van ongeveer € 3,5 miljoen gemaakt, betreft zes contracten.
Concernaudit heeft de fout zelf ontdekt, helaas achteraf. Het wordt als een incident beschouwd. Volgens de begroting zou het eigen vermogen in 2021 met € 56 miljoen afnemen, maar het
nam toe met € 33 miljoen. Dit leidt tot andere kengetallen inzake solvabiliteit. De heer Van Vugt concludeert dat er geld niet is uitgegeven, wat bij meer gemeenten wordt gezien. Ook bij de provincies is dit een punt van aandacht. N.B.: het gaat over het algemeen om incidentele
middelen; de gemeente komt structureel geld tekort, maar ziet onvoldoende kans om het
incidentele geld te besteden. De accountant verwacht dat dit niet binnen enkele jaren opgelost wordt, want het hangt samen met de krapte op de arbeidsmarkt.
Zie de twee ongecorrigeerde fouten (effect € 1,8 miljoen). De heer Van Vugt licht toe dat dit
deels te maken heeft met de stelposten die in de grondexploitatieramingen Merwedekanaalzone waren opgenomen. Het is niet toegestaan om stelposten op te nemen in een raming, omdat er
Pagina 2 van 6
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
dan geen goede schatting van de uitkomst te maken is. Met een integrale aanpak zou dit eerder gesignaleerd en gecorrigeerd zijn. Voor de raad is niet gemakkelijk te controleren of de
administratieve verwerking ook voldoet aan het Besluit Begroting & Verantwoording (BBV). Desgevraagd legt de heer Westphal uit dat elk programma in de jaarstukken wordt toegelicht; elk programma heeft een voorlegger. Er verschijnen twee bestuursrapportages per jaar. In de
tweede bestuursrapportage wordt de stand per 1 juli gepeild. Wijzigingen ná 1 juli, inclusief de septembercirculaire, zitten daar dan dus niet bij. Bij de gemeente wordt gesignaleerd dat
besluitvormingsmomenten van de rijksoverheid lijken te verschuiven van het voorjaar naar het najaar; daar hebben de gemeenten redelijk wat last van.
Controleert de accountant de bestedings- en dekkingsvoorstellen? Worden er overschotten
doorgeschoven naar het volgende boekjaar? Volgens de heer Van Vugt wordt daar niet in het
bijzonder aandacht aan besteed, al is het een politiek interessante kwestie, en een goed punt van aandacht voor de raad.
Overige vragen en reacties
Er is een ernstige poging gedaan om een wat minder omvangrijke jaarrekening samen te stellen, maar dat is niet helemaal gelukt. Kan de Adviescommissie daar aanbevelingen voor doen?
Volgens de voorzitter is dit in de vorige raadsperiode een belangrijk punt van aandacht geweest; er wordt aan gewerkt. De heer Van Vugt vult aan dat dit begint met verbeteren van de
begroting. Dit zal uiteindelijk leiden tot minder omvangrijke stukken. De heer Westphal geeft aan dat er ook wordt gestreefd naar meer uniformiteit in de programma’s.
Waarom is de accountant zo uitvoerig ingegaan op het Rachmaninoffplantsoen? De heer Van
Vugt verduidelijkt dat de accountant moet letten op wat de gemeente doet aan het voorkómen van fraude, en welke processen er worden gevolgd als er signalen van fraude zijn. Om na te
gaan of er potentiële gevallen van fraude zijn, neemt de accountant de integriteitsmeldingen
door. Zou dit het geval zijn, dan moet dat aan de raad worden gerapporteerd en moet worden aangegeven of de procedures correct gevolgd werden. In het geval van het
Rachmaninoffplantsoen rees het vermoeden dat er een fraudesignaal was – waarop alle wettelijke stappen zijn gevolgd.
Er zijn verder geen vragen over de jaarstukken. De Adviescommissie voelt zich voldoende geïnformeerd.
5. Raadsvoorstel Voorjaarsnota 2022 en bijbehorende documenten
Op 31 mei jl. werd de Voorjaarsnota uitvoerig toegelicht. Er zijn ter vergadering geen
aanvullende vragen. Mevrouw Rijnders is benieuwd wat de commissieleden vonden van de
leesbaarheid, in het bijzonder van het Maarjarenperspectief Ruimte (MPR). De heer Van Vugt
vindt dat de leesbaarheid over het algemeen beter en duidelijker kan. Bovendien is het lastig om Pagina 3 van 6
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
de beslispunten uit het raadsvoorstel te relateren aan het document. Het geheel kan een
kwaliteitsslag gebruiken, en daar zou de Adviescommissie concrete suggesties voor kunnen
doen. Er wordt afgesproken dat dit onderwerp in een volgende vergadering op de agenda wordt gezet.
6. Jaarplan Concernaudit
Toelichting door mevrouw Grundauer. De samenstelling van het team Concernaudit wordt
toegelicht aan de hand van een presentatie (zie bij vergaderstukken). Het team bestaat uit
12 fte, waaronder twee data-analisten. Zij houden zich hoofdzakelijk bezig met de toepassing
van technologie en helpen organisatieonderdelen op het gebied van automatisering. Zij zijn nu bezig met een pilotproject bij Publiekszaken: een chatbot. Dit werkt met kunstmatige intelligentie en wordt onder andere gebruikt bij het aanvragen van reisdocumenten.
Het jaarprogramma van het team Concernaudit is gekoppeld aan tien strategische doelstellingen van de gemeente. Dit jaar wordt in het bijzonder gefocust op IT en informatieveiligheid.
Er wordt opgemerkt dat het team ook evaluaties houdt. Wat gebeurt er met de uitkomsten?
Mevrouw Grundauer geeft aan dat rapportages naar de opdrachtgever gaan. De opdrachtgever van de evaluatie zorgpartners Wmo/JZ bijvoorbeeld, is de manager Maatschappelijke
Ondersteuning. Het college ontvangt tweemaal per jaar een rapportage op hoofdlijnen. Het programma vermeldt optionele audits. Die worden uitgevoerd als er tijd over is.
Hoe verloopt zo’n audit, bijvoorbeeld die voor Onderwijshuisvesting? Mevrouw Grundauer legt uit dat dit in samenwerking met het schoolbestuur wordt gedaan; dit staat later in het jaar op het programma. De afdeling is nu bezig met Werken 3.0 – het nieuwe (hybride) werken. Voorafgaand aan het onderzoek is uitvoerig met het management overlegd over de
aandachtspunten. Wie bepaalt wat er onderzocht gaat worden? Volgens mevrouw Grundauer vragen afdelingsmanagers er soms zelf om, maar Concernaudit gaat ook aan de slag als er
risico’s worden gezien. Desgevraagd vult zij aan dat de onderbesteding in het sociaal domein nu geen aanleiding voor onderzoek is, maar dat dit wel opgepakt kan worden.
In de volgende vergadering van de Adviescommissie wordt het rapport van Concernaudit geagendeerd (periode 1 april 2021 tot en met 31 maart 2022). 7. Vooruitblik jaarplan 2022
Zie het overzicht in de vergaderagenda. Tijdens het ochtendprogramma van de zomersessie zijn er medewerkers van het Stadskantoor aanwezig. Het middagprogramma is met de Adviescommissie ‘onder elkaar,’ in aanwezigheid van de accountant.
Het is jammer dat het onderdeel Aanbesteden en subsidies is geschrapt, wordt gezegd, jammer dat daar geen tijd voor is. Als er toch nog tijd is, zou het leuk zijn om te horen hoe andere
Pagina 4 van 6
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
gemeenten omgaan met dekking voor moties en amendementen. Mevrouw Rijnders wijst erop dat de Adviescommissie daarover binnenkort een notitie krijgt.
Voor de nieuwe opzet van de begroting is 1,5 uur gereserveerd – is dat wel genoeg? Er wordt
afgesproken dat de heer Westphal hierop terugkomt; als hij meer tijd nodig heeft, dan kan dat. Omdat de Zomersessie op 26 augustus a.s. is, komt de geplande vergadering van 1 september a.s. te vervallen.
Schorsing
De ambtenaren verlaten de vergadering. 8. Voortgang controle accountant
De heer Van Vugt heeft geen aanvullingen op hetgeen eerder vanavond aan de orde kwam. Hij benadrukt nogmaals dat de belangrijkste vraagstukken op directie- en collegeniveau worden onderkend; de accountant is tevreden over de manier waarop ze worden aangepakt.
De heer Venhoeven vraagt aandacht voor de samenhang tussen resultaat en beschikbare
capaciteit. Zijn alle ambities wel uitvoerbaar? De heer Van Vugt veronderstelt dat het nieuwe
coalitieprogramma nieuwe ambities zal bevatten. Deze zullen opnieuw moeten worden bekeken in relatie tot de realisatiekracht in de organisatie. Naar de inschatting van de accountant wordt hier goede aandacht aan besteed. De domeinen Ruimte en Mobiliteit vragen de meeste
aandacht. Betekent dit dat er meer ambtenaren bij moeten komen, en zou dat gaan helpen? Zou de Adviescommissie hier bij gelegenheid meer informatie over kunnen krijgen? In dit verband verwijst mevrouw Rijnders naar het visitatierapport. De heer Van Vugt vult aan dat de
begrotingsbehandeling een belangrijk moment zal zijn: het coalitieprogramma moet worden
verwerkt in een begroting; raadsleden zouden kunnen vragen naar de ambities zoals verwoord in de begroting, in relatie tot de beschikbare capaciteit. Bij overheden is sturing, anders dan in het bedrijfsleven, sterk op taken gericht. Personeelskosten zijn versleuteld in de taken. 9. Wat verder ter tafel komt
De voorzitter geeft aan dat het gebruikelijk is dat de voorzitter van de Adviescommissie de raad op de hoogte stelt van de bevindingen, voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken. Mevrouw Zwinkels stemt dit met mevrouw Rijnders af.
De Adviescommissie besluit, gezien de korte termijnen en de beleidsarme Voorjaarsnota, om geen aparte adviesbrief aan de Commissie VBF te sturen.
Mevrouw Rijnders vertelt dat zij zo nu en dan contact opneemt met de griffie van andere gemeenteraden, om ervaringen uit te wisselen. De adviescommissies van de gemeenten
Amersfoort en Nieuwegein zouden graag eens horen hoe de Utrechtse Adviescommissie werkt. Pagina 5 van 6
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
De leden vinden het een goed idee om daarvoor een afspraak te maken, maar zij willen zich eerst wat beter in de materie inwerken. 10. Rondvraag en sluiting
Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De vergadering wordt gesloten.
Pagina 6 van 6
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
Planning behandeling Programmabegroting (PB)
3 Ingekomen en verzonden stukken 1 Schema behandeling PB 2023.pdf
SCHRIFTELIJKE VRAGEN Lever uw schriftelijke vragen over de PB aan middels het format in de bijlage.
Donderdag
Verzending en presentatie PB
15 september
Online publicatie
nisatie de Programmabegroting
Raadsvoorstel PB 2023
uitgangspunten bij de VJN/
Verstuur per fractie alle vragen in één keer naar raadsvragencyclus@utrecht.nl.
Tweede berap 2022
Respecteer de deadlines en lever uw vragen aan vóór 14.00.
RV leges en verordeningen
Schriftelijke vragen kunnen, naast
Bijlagen
informatief/technisch, politiek van aard zijn.
Neem voor ondersteuning bij het opstellen, of de beoordeling van uw moties en amendementen, contact op met de griffie.
De online versie van de begroting geeft meer informatie dan de papieren versie. h ps://utrecht.pcportal.nl. Online vind je meer details mbt de baten en lasten per programma (Wat mag het kosten?) en de indicatoren (Wat willen we bereiken?). Neem eens een kijkje!
In de bijlage vindt u een lijst met onderwerpen en de bijbehorende namen en telefoonnummers van de medewerkers die u kunt bellen met uw technische vragen over de PB en bijbehorende stukken.
In de technische briefing op 11 oktober ligt de ambtelijke orga2023 en de mutaties t.o.v. de coalitieakkoord toe. Er is ruimte voor beantwoording van inhoudelijke vragen.
Dinsdag
14.00 uur deadline
De begrotingscommissie is een
27 september
indienen schriftelijke vragen PB
doorlopende vergadering met doorlopende agenda, waar de 6
Vrijdag
Beantwoording
7 oktober
schriftelijke vragen PB
bod komen verspreid over 2 da-
Dinsdag
Technische briefing (avond)
avond is traditiegetrouw voor
11 oktober Dinsdag
gen en 6 dagdelen. Dinsdagfinanciën gereserveerd zonder
Begrotingscommissie Financiën (avond)
18 oktober
spreektijden. Voor woensdag en donderdag krijgen alle fracties en het colle-
Woensdag
Begrotingscommissie ZWCS, OWE en
19 oktober
VBF (3 dagdelen)
Donderdag
Begrotingscommissie ROGV, EDW en
20 oktober
MGOR (3 dagdelen)
Donderdag
Raadsvergadering
10 november
commissies achter elkaar aan
ge één pot spreektijd voor beide dagen. Behandeling in twee termijnen.
4 Auditplan 2022 (‘jaarplan deloitte’) en opdrachtbevestiging jaarrekening 2022. 1 Kwartiermakers - onepager voor deelnamekandidaat - experiment intermediair.pdf 6 Gemeente Utrecht - Opdrachtbevestiging jaarrekeningcontrole 2022 (openbaar - excl bedrag honorarium).pdf
Kon document Gemeente Utrecht - Opdrachtbevestiging jaarrekeningcontrole 2022 (openbaar - excl bedrag honorarium).pdf niet opnemen in de bundel
HET EXPERIMENT MET HET INTERMEDIAIRMODEL OPDRACHTGEVER: Het ministerie van Financiën & de Kwartiemakers Toekomst Accountancysector WETENSCHAPPELIJKE BEGELEIDING: De Universiteit van Amsterdam Wat is de aanleiding? Reeds langere tijd worden alternatieve structuurmodellen, waaronder het ‘intermediairmodel’ genoemd als een optie om de kwaliteit en de onafhankelijkheid van de accountant bij de jaarrekeningcontrole te verhogen. Het intermediairmodel houdt in dat een onafhankelijke derde meekijkt bij de wettelijke controle om zo de onafhankelijkheid tussen accountant en de te controle entiteit te vergroten. Tot op heden is er echter geen eenduidig en/of overtuigend bewijs van de werking van een dergelijk model. Gelet op de potentie heeft de Commissie Toekomst Accountancysector daarom aanbevolen om hier ervaring mee op te gaan doen. Het kabinet heeft dat advies overgenomen.
Het doel is om tijd te bezien Reeds langere worden alternatieve structuurmodellen, waaronder het Het gaat om een ‘live De intermediair kijkt of de in theorie te ‘intermediairmodel’ genoemd alsexperiment’: een optie omca. de10 kwaliteit en de onafhankelijkheid van de verschilmee maar treedt niet verwachten voordelente verhogen. jaarrekeningcontrole Tot op hedenenis deskundige er echter geen eenduidig en/of lende ervaren in de rol van de van dit modelbewijs ook dat een dergelijk overtuigend model bijdraagt accountants wordenaan het bieden van meer zekerheid over accountant of waarneembaar zijn in (niet-)financiële informatie van organisaties via de wettelijke controle aangesteld en als bedrijven intermediair opdrachtgever. Een de praktijk, i.e. dat om mee te kijken op de ieders rol blijft vreemde ogen leiden kritische momenten in een geëerbiedigd. tot een kwalitatief wettelijke controle. De rol hogere wettelijke van de intermediair kan controle. daarbij varieren.
Er zijn geen directe kosten verbonden aan deelname aan het experiment - de intermediairs krijgen vanuit het ministerie van Financiën een (beperkte) vergoeding. Deelname is op vrijwillige basis. Wanneer u deelneemt: Kan uw organisatie meer inzicht krijgen in de afwegingen bij de uitvoering van uw wettelijke controle en wordt u als zodanig ondersteund in uw oordeelsvorming en rol als opdrachtgever van uw externe accountant; Krijgt u als controlecliënt ondersteuning van een onafhankelijke partij bij het bevragen van de accountant over de kwaliteit van de controle en mogelijke verbeterpunten; Draagt u bij aan een belangrijk maatschappelijk experiment.
De planning is als volgt: aanmelden voor deelname kan tot 1 januari 2022. De intermediair kijkt mee bij de controle over boekjaar 2022. In Q3 2023 worden de onderzoeksresultaten geanonimiseerd opgeleverd en aangeboden aan het ministerie van Financiën.
Vragen of aanmelden? Bel ons op 0650180313 of stuur een mail naar kwartiermakersaccounta ncy@minfin.nl
1 Opdrachtbevestiging Controlewerkzaamheden 2022 externe accountant (002).docx
Voorstel aan de gemeenteraad
Opdrachtbevestiging Controlewerkzaamheden 2022 externe accountant
Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Geheim
Presidium 13 oktober 2022 Nee
Op advies van de adviescommissie Controle en Financiën stelt het presidium de gemeenteraad voor het volgende te besluiten: 1. In te stemmen met de inhoud van de 'Opdrachtbevestiging Controlewerkzaamheden 2022’ van de externe accountant zoals opgenomen in de bijlage.
Het presidium,
De griffier,
de voorzitter van het Presidium,
Merel van Hall
Sharon A.M. Dijksma
5 Jaarverslag concernaudit 1 Jaarverslag 2021 - 2022 Concernaudit definitief.pdf
Jaarverslag Concernaudit APRIL 2021 – MAART 2022
12 mei 2022 Manager Concernaudit
Inhoudsopgave Een veelbewogen auditjaar Inleiding
Concernaudit Jaarverslag 1 april 2021 – 31 maart 2022
Status onderhanden opdrachten uit jaarplan 2021 - 2022
Betrokkenheid directieraad & gemeentebrede verbetermogelijkheden Afgeronde auditopdrachten
Afgeronde adviesopdrachten Digitale innovaties en innovatietrajecten
Een veelbewogen auditjaar In dit jaarverslag nemen we onze stakeholders mee in de resultaten en uitdagingen van de uitvoering van het jaarplan 20212022. Onze stakeholders en auditees willen we bedanken voor de samenwerking het afgelopen jaar. We kijken uit naar een nieuw auditjaar, waarbij we de gemeente Utrecht samen verder vooruit helpen. De jaarplanperiode 2021 - 2022 is een veelbewogen jaar geweest. Concernaudit heeft een ambitieuze planning opgesteld. Een deel van de audits op het plan is nog onderhanden, waaronder het 213a onderzoek ‘Veerkracht en Gelijke Kansen’ welke in mei in de directieraad behandeld wordt. In de periode 1 april 2021 t/m 31 maart 2022 is het niet gelukt het hele plan te realiseren. De voornaamste oorzaak hiervoor was dat het jaarplan achteraf bezien te ambitieus was. Andere redenen waren: - Doorloop medewerkers: Concernaudit bestaat uit een team van 13 collega’s en heeft aardig wat wisselingen in het team gehad, waaronder die van auditmanager. Het afgelopen jaar hebben vier medewerkers afscheid genomen van het team en hebben we vijf nieuwe collega’s mogen verwelkomen. De nieuwe collega’s hebben concernaudit versterkt op het gebied van leiderschap, IT riskmanagement en data-analyse technieken. - Ongepland langdurig verlof: Concernaudit heeft met ongepland verlof te maken gehad ter grootte van 1,3 fte.
- Capaciteit en prioritering auditee: Een aantal auditees hebben verzocht audits uit te stellen vanwege gebrek aan capaciteit, processen die nog niet klaar waren voor een audit of uitgestelde wetgeving. - Doorlooptijd: De verschillende auditfasen vragen afstemming met veel stakeholders. Tijdig afstemmen en reageren op bijvoorbeeld bevindingen bleek voor de auditee een uitdaging, evenals het managen van de doorlooptijd door concernaudit. Concernaudit zal hier bij de uitvoer van het volgende jaarplan meer aandacht aan besteden.
Status audits Afgerond
7
Onderhanden
8
Status advies Afgerond
7
Onderhanden
3
Status innovatie Innovatietrajecten zijn conform planning opgestart en hebben een langdurig ondersteunend karakter Utrecht.nl 3
Status onderhanden opdrachten uit jaarplan 2021 - 2022 Vooronderzoek Opdrachtafgerond beschrijving afgestemd
Veldwerk afgerond
Bevindingen afgestemd
Conceptrapport aangeboden
In afwachting van management reactie
IT Audit: Werken 3.0 ICT CMDB IT Audit: Privacyaudit Cameratoezicht & Bodycams IT Audit: LTB SAP ECC & SRM Operational Audit: Risicobeheersing samenwerkingsverbanden
213a Veerkracht en gelijke kansen Advies: Participatie frauderisicosessie Nulmeting digitale assistent GEM Rechtmatigheidsverantwoording: Inkopen en aanbesteden; spend Operational Audit: Onderwijshuisvesting Operational Audit: Erfpacht Operational Audit: Behandeling van Schadeclaims
Utrecht.nl 4
Betrokkenheid directieraad het afgelopen jaar heeft de organisatie geholpen noodzakelijke stappen te zetten Zichtbaar betrokken directieraad bevorderde slagkracht bij opvolging van auditbevindingen • Betrokkenheid van de directieraad bevorderde de juiste prioritering en opvolging van door concernaudit geconstateerde bevindingen en geformuleerde aanbevelingen.
• Daardoor konden gerichte acties die leiden tot risicomitigatie uitgezet worden
Gemeentebrede verbetermogelijkheden Strategische doelen zijn deels onvoldoende vertaald naar tactische inrichting en operationele uitvoering • Tactische en operationele invulling zijn vaak niet in lijn met strategische doelstellingen • Operationele processen krijgen onvoldoende handvatten om strategische doelstellingen te faciliteren Helderheid over eigenaarschap en verantwoordelijkheden voor organisatieonderdeel overstijgende vraagstukken is niet altijd aanwezig • Eigenaarschap en verantwoordelijkheid voor processen die organisatieonderdelen overstijgen zijn vaak onduidelijk • Verwachtingen die betrokken organisatieonderdelen van elkaar hebben zijn onvoldoende afgestemd en geformaliseerd
Volwassenheid van de interne beheersing blijft aandacht van het management vragen • Regiefunctie op kwaliteit, veiligheid en continuiteit van dienstverlening die is uitbesteed bij derde partijen is onvoldoende ingevuld • Functionaliteiten in huidige informatiesystemen worden niet optimaal benut • Kaders en richtlijnen zijn vaak incompleet, onvoldoende geformaliseerd en niet beschikbaar voor relevante functionarissen (IT domein) • Afhankelijkheid van individuen in combinatie met het niet altijd structureel en consequent delen van informatie (en borging hiervan in beleid en procedures) vergroot continuïteitsrisico’s (IT domein)
Utrecht.nl
• Onvoldoende sturing op en aantoonbare implementatie 5 van verplichte en geambieerde standaarden (IT domein)
Audit
Samenvatting van de afgeronde auditopdrachten
Utrecht.nl 6
Operational audits Concernaudit heeft in 2020-2021 drie operational audits uitgevoerd
1. Meervoudig onderhands aanbesteden (Organisatieonderdeel: gemeentebreed) Ten opzichte van eerder onderzoek naar de naleving van interne procedures bij meervoudig onderhands aanbesteden, zijn grote stappen gemaakt. We hebben een aantal aanbevelingen met het management gedeeld om voor de toekomst risico’s ten aanzien van het niet volledig naleven van het Utrechts inkoopbeleid te mitigeren. 2. Coronasteunpakketten: Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo); Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijke Kosten (TONK) (Organisatieonderdeel: Werk & Inkomen) De algehele indruk is dat, zeker gezien de tijdsdruk waaronder WenI heeft gewerkt, het gehele Tozo- en TONK-proces goed is ingericht en uitgevoerd. Vanuit deze audit hebben we geen significante bevindingen. Een aantal verbetervoorstellen voor de toekomst hebben we met het management gedeeld. 3. Bedrijfsafvalinzameling (Organisatieonderdeel: Stadsbedrijven- Inzamelen, Markten en Havens) De afdeling Inzamelen, Markten en Havens (IMH) heeft de afgelopen jaren mooie stappen in het proces bedrijfsafvalinzameling gemaakt. We hebben een aantal bevindingen rond het toegangsbeheer van het productiesysteem, bedrijfsvoerings- en commerciële aspecten in de rapportage opgenomen. De aanbevelingen over kaders en richtlijnen ten aanzien van de verschillende aspecten worden door het management overgenomen.
Het opvolgen van de aanbevelingen draagt bij aan een verbetering van de interne beheersing en een efficiëntere werkwijze.
Utrecht.nl 7
IT Audits
Concernaudit heeft in 2020-2021 vier IT audits uitgevoerd
1. Wijzigingsbeheer SAP Inkoop- en financiële module (Organisatieonderdeel: Overstijgend) De audit naar het proces wijzigingsbeheer SAP inkoop- en financiële module heeft uitgewezen dat de volwassenheid van het wijzigingsbeheer op het informatiesysteem onvoldoende is om aantoonbaar in control te kunnen zijn. De aanbevelingen worden herkend door de stakeholders en mitigerende acties zijn onderhanden. 2. Readiness assessment Cloudtransitie (Organisatieonderdeel: Programma Cloudtransitie) Het Cloudtransitie (CT) programma is onderverdeeld in drie werkstromen: Infrastructuur, applicaties en regieorganisatie. Deze aanpak heeft als voordeel dat snel en flexibel op veranderende inzichten kan worden ingespeeld. Het resultaat van het onderzoek laat een aantal tekortkomingen zien ten aanzien van het programma en de doelstellingen die onvoldoende vertaald zijn naar tactische inrichting en operationele uitvoering. Deze bevindingen worden door de stuurgroep overgenomen waardoor voor het vervolg voldoende sturing en een veilige inrichting en exploitatie van clouddiensten door het management kan worden gegeven. 3. Algoritmebeheer- en verantwoording (Organisatieonderdeel: Overstijgend) In reactie op vragen die door raadsleden zijn gesteld, is de CIO (Chief Information Officer) office een initiatief gestart om het algoritmeregister op te zetten.
Uit de audit blijkt dat er onvoldoende maatregelen zijn ingericht om juistheid en volledigheid van het algoritmeregister te waarborgen. Ook blijkt dat kaders en richtlijnen voor beheer van algoritmes onvoldoende zijn gedefinieerd en daardoor niet beschikbaar voor de organisatie. De aanbevelingen zijn overgenomen door het management met het doel de kwaliteit van het register te verhogen en om adequate sturing te kunnen faciliteren. 4. Wigo4it (Samenwerkingsverband G4) Wigo4it is een coöperatie van de gemeenten Amsterdam, Rotterdam, Den Haag en Utrecht (hierna: G4 genoemd). Wigo4it ontwerpt, ontwikkelt, beheert en onderhoudt ICT-applicaties en bijbehorende IT-infrastructuur ten behoeve van de sociale Utrecht.nl diensten van de G4. Binnen de gemeente Utrecht wordt van deze applicaties gebruik gemaakt door Werk en Inkomen ter ondersteuning van de processen werk en inkomen. In opdracht van Wigo4it hebben de G4 een audit op de General IT Controls uitgevoerd. De aanbevelingen uit deze audit zijn overgenomen door WiGo4IT.
8
Advies Samenvatting van de afgeronde adviesopdrachten
Utrecht.nl 9
Advies inzake Rechtmatigheidsverantwoording (RMV) Concernaudit heeft een externe projectleider ingehuurd om de rechtmatigheidsverantwoording gemeentebreed te realiseren
De opzet voor de interne controles is deels gereed. Voor implementatie consequente uitvoer van de controles is werk aan de winkel. Met uitstel van de wetgeving heeft de gemeente hier meer tijd voor gekregen
Deze projectleider heeft alle afdelingen van de gemeente ondersteund bij het op maat maken van de rechtmatigheidsverantwoording.
De wetswijziging, Wet versterking decentrale rekenkamers, die de verantwoording van het college over de rechtmatigheid mogelijk maakt, is uitgesteld tot het voorjaar 2022. Hierdoor hoeft over het afgelopen jaar 2021 nog geen formele verantwoording in de jaarrekening van 2021 plaats te vinden.
organisatieonderdelen, directieraad, college en de raad. Ook is hierin de verantwoordingsgrens opgenomen en rapportageverplichting in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken. Tenslotte is de inrichting van de VIC-functie en een risicoanalyse op hoofdlijnen onderdeel van dit plan. Dit geeft daarmee richting aan de uitwerking van de VIC-plannen voor de belangrijke processen bij organisatie onderdelen.
Uitgevoerde werkzaamheden
Rapportagelijnen
De werkzaamheden van het afgelopen jaar betroffen het verder uitwerken van de verbijzonderde interne controleplannen (VIC-plan). Voor de processen die vallen onder het sociaal domein (W&I) is dit een vanzelfsprekende activiteit. Hiervoor worden conform het VIC-plan controles uitgevoerd en periodiek gerapporteerd. Voor een aantal andere processen is dit nog geen structureel onderdeel van de ‘control’ werkzaamheden van business control. Dit komt soms door een gebrek aan capaciteit, kennis en ervaring en soms worden andere prioriteiten gesteld.
Over de voortgang van het project RMV wordt gerapporteerd aan de stuurgroep rechtmatigheid door de projectleider. De stuurgroep heeft het afgelopen jaar regelmatig de voortgang besproken en in voorkomende gevallen ook het belang besproken met de integraal verantwoordelijk managers.
Wettelijk kader
Inmiddels zijn ook de kaders om een goede verantwoording over de rechtmatigheid mogelijk te maken opgenomen in het controleplan rechtmatigheid. Deze kaders zitten onder andere op de rollen en verantwoordelijkheden van
Vervolgstappen Het normenkader voor de rechtmatigheid 2021 is op 15 maart 2022 vastgesteld door het college. De noodzakelijke aanpassingen aan de financiële en controleverordeningen zijn nog onderhanden en worden na het Utrecht.nl definitief worden van eerdergenoemde wetswijziging voorgelegd aan de raad. 10
Advies inzake rechtmatigheidsverantwoording Op verzoek van de stuurgroep rechtmatigheid heeft concernaudit geholpen met het oplossen van systeemproblemen
Concernaudit heeft verschillende afdelingen ondersteund bij de opzet of uitvoering van de VIC plannen
Verbijzonderde interne controle (VIC) plannen rechtmatigheidsverantwoording Concernaudit heeft de Ontwikkelorganisatie Ruimte en Vastgoedorganisatie Utrecht ondersteund bij het opstellen van de VIC plannen voor de rechtmatigheidsverantwoording van: •
Erfpacht: Ondersteuning bij opstellen van de opzet.
•
Verhuur gemeentelijk vastgoed: Ondersteuning bij opstellen van de opzet
•
Grondexploitatie: Ondersteuning bij de uitvoering
Ondersteunende werkzaamheden subsidies In opdracht van de stuurgroep rechtmatigheid heeft concernaudit werkzaamheden uitgevoerd om het Subsidiebureau te ondersteunen met het oplossen van systeemproblemen. Concernaudit heeft: •
inzichtelijk gemaakt hoe risico’s m.b.t. toegang tot data in het subsidiesysteem worden afgedekt door huidige ingerichte beheersmaatregelen op het gebied van toegangsbeheer. Daarbij zijn bevindingen in de interne beheersing vastgesteld en aanbevelingen voor verbetering genoteerd;
•
de aansluiting tussen het subsidiesysteem en het financiële systeem voorbereid met behulp van dataanalyse tools;
•
informatie uit het subsidiesysteem-weblog inzichtelijk gemaakt.
Utrecht.nl 11
Overige adviesopdrachten Concernaudit heeft een feitenrelaas opgesteld rondom de verkoop van het Rachmaninoffplantsoen
Concernaudit heeft declaratierapporten gecontroleerd
Feitenrelaas Rachmaninoffplantsoen
Europese subsidies
Op verzoek van de directeur van Ontwikkelorganisatie Ruime heeft Concernaudit een feitenrelaas opgesteld rondom de verkoop van het parkeerterrein bij Rachmaninoffplantsoen 61-67 te Utrecht.
In 2022 hebben we voor de projecten School Chance, Reduces en Urbact de declaratierapporten gecontroleerd. Geen bijzonderheden te melden.
Dit feitenrelaas is in april 2022 aan de directeur van Ontwikkelorganisatie Ruimte opgeleverd en in mei met KPMG gedeeld.
Utrecht.nl 12
Innovatie Toelichting op digitale innovaties en innovatietrajecten
Utrecht.nl 13
Toepassing van digitale innovaties De innovatielijn van Concernaudit zorgt ervoor dat audits efficiënter en vollediger uitgevoerd kunnen worden door het inzetten van • data-analyses • process mining • text mining
Data- analyse tooling Caseware IDEA
R
ProcessGold
Deze werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd binnen audits, maar ook als zelfstandige projecten zoals voor diverse specifieke process mining trajecten het geval is. Concernaudit beschikt over meerdere gespecialiseerde softwareoplossingen die data-analyse ondersteunen: • Caseware IDEA (data- analyse software) • R (data- analyse software) • ProcessGold (process mining software) Op deze manier verzamelt, verwerkt, analyseert en controleert Concernaudit grote hoeveelheden data uit de systemen van de gemeente. Repeterende werkzaamheden worden daarbij geautomatiseerd via scripts. Met behulp van deze software verkrijgen we middels data en logboeken in systemen een betrouwbaar inzicht krijgen in hoe een proces verloopt en kunnen we de oorzaken van ongewenste resultaten (zoals afwijkingen en bottlenecks) achterhalen. Process mining is een methode die Concernaudit gebruikt om het verloop van processen daarnaast ook te visualiseren en resultaten te delen via dashboards. Hiermee krijgen auditees inzage in de gebruikte data, uitgevoerde analyses en kan naar behoefte worden gefilterd. Op de volgende pagina is een overzicht opgenomen van de innovatietrajecten van het afgelopen jaar.
Toepassen op Data in de vorm van logging uit informatie systemen
Stelt ons in staat • Grote hoeveelheden data te analyseren en controleren • Repeterende werkzaamheden te automatiseren via scripts • Verloop van processen in kaart te brengen, te visualiseren en te analyseren • Meer grip te krijgen door middel van dashboards en inzicht in resultaten Utrecht.nl 14
Innovatietrajecten Raadplegen van het Basisregistratie Personen (BRP) en verstrekken van reisdocumenten. Voor Publiekszaken voerden wij twee process minings uit. Voor beide minings werden dashboards ingericht. •
In de mining ‘raadplegen BRP’ werden verwachtingen getoetst en inzichten verschaft over 1) welke functionarissen raadplegingen verrichtten en 2) afwijkende patronen van raadplegen.
•
De mining ‘verstrekken van reisdocumenten’ betrof een replicatie van een eerder uitgevoerde mining. Daarin bekeken we de mogelijke meerwaarde van additionele log data en waren we in staat om een aantal aanvullende processtappen in beeld te brengen.
Subsidieverstrekken & ondersteuning implementatie van het subsidiesysteem, Easyfunders (EF) We hebben met Domstad IT en Ivengi (een externe partij) samengewerkt om de datatoegang voor het Subsidiebureau op orde te krijgen. Het opzetten van toegang tot data in een cloud-app bleek een uitdaging, we verwachten hiervan in 2022/23 gebruik te kunnen maken. Ondersteunende werkzaamheden met betrekking tot de implementatie van EF bestonden uit het voorbereiden en automatiseren van de aansluiting tussen EF en SAP.
SAP: proces bestellen t/m factuurafhandeling In samenwerking met FIJ (Financiën, Inkoop en Juridische Zaken) hebben we gewerkt aan het inrichten van een meer frequente uitvoering en aan het aanscherpen van analyses. Het onderdeel “handmatig verwijderen van betaalblokkades” kreeg hiermee een periodieke uitvoering in een dashboard. Voor de betaalstroom “facturen zonder verplichting” staat de opzet klaar om facturen die via verkorte weg werden goedgekeurd te controleren. De volledige process mining over geheel boekjaar 2021 is in uitvoering.
Nulmeting digitale assistent (Gem) Ver(der)gaande digitalisering in de dienstverlening komt steeds meer aan de orde van de dag binnen de gemeente. Een voorbeeld is de Artificial Intelligence toepassing in de vorm van ‘digitale assistent Gem’. De uitdaging van de gemeente is om tijdens het toepassen van deze innovaties in control te zijn en blijven. Een nulmeting hierop nadert zijn afronding.
Utrecht.nl
1
6 Programmabegroting 2023 + 2e Bestuursrapportage 2022 1 Begroting Utrecht 2023.docx
(Financiële) aspecten die opvallen aan de begroting 2023 van de gemeente Utrecht. -
Begroting heeft 473 bladzijden. Dat is 15% minder dan 2022. De digitale begroting geeft meer informatie (diepgaander niveau) over met name de budgetten. Er zijn verbeteringen doorgevoerd wat betreft leesbaarheid, indeling en overzicht. De hoofdstukken in een programma zijn overzichtelijk Wat is het percentage generieke indexering geweest als uitgangspunt? Veruit het grootste aandachtspunt is het forse ambitieniveau in deze begroting (blz. 11)? Forse investeringen De materiële vaste activa neemt vanaf 31 december 2021 toe met € 194 miljoen op 31 december 2023. Per 31 december 2026 is de vaste activa nog eens met € 271 miljoen toegenomen. Dat is over deze vijf jaar gemiddeld € 93 miljoen per jaar. Afgelopen vijf jaar nam de materiële vaste activa met gemiddeld € 29 miljoen per jaar toe. In het kader van Groei in Balans zijn de totale investeringen € 46,2 miljoen (waarvan € 27,6 miljoen krediet 2023 en € 18,6 miljoen voorjaarsnota 2023). Zit deze € 46,2 miljoen nu in de toename van de materiële vaste activa of betreft dat alleen de € 27,6 miljoen. Naast deze investeringen wordt komende periode ook veel geïnvesteerd in de voorraad gronden voor de woningbouw ontwikkelingen. Aanwending reserves De reserves zijn 31 december 2023 met € 70 miljoen gedaald. Dat is gemiddeld €35 miljoen per jaar. De jaren daarna dalen de reserves nauwelijks.
De aanwending van de reserves zit met name bij de reserve algemene dekkingsmiddelen en de reserve bereikbaarheid. De afgelopen vijf jaar zijn de reserves feitelijk met gemiddeld € 10 miljoen per jaar toegenomen. Wat zijn de spelregels over het aanwenden van reserves? Wat gebeurd er met reserves die niet worden aangewend? Activiteiten taken Het kostenniveau 2023 stijgt met 10% ten opzichte van 2021. Dat is € 157 miljoen. Het opbrengstenniveau 2023 stijgt met 6,5% ten opzichte van 2021. Dat is € 105 miljoen. Het positieve saldo van baten en lasten van € 29,6 miljoen over 2021 wordt dan een nadelig saldo van € 23,3 miljoen. De kosten stijgen derhalve fors meer dan de opbrengsten. In de stijging van het kostenniveau 2023 (€ 157 miljoen) zit een last van € 25,4 in het kader van Groei in Balans. Groei in Balans loopt op naar een last van € 49,8 miljoen in 2026. Groei in balans voor 2023 tot en met 2026 bedraagt in totaal € 156,9 miljoen. Hiervan heeft € 71,6 miljoen betrekking op versterking van de organisatie en uitvoeringskracht. Bovenstaande vertaalt zich in een verslechtering van de kengetallen, maar alle kengetallen blijven wel in de categorie goed/voldoende. Alleen het lokale heffingenniveau ligt boven het landelijk gemiddelde.
Kernvraag is: hoe gaat Utrecht deze grote ambities realiseren met een lastige arbeidsmarkt, complexe energiemarkt en in de omstandigheden dat het lastig is snel producten/diensten geleverd te krijgen. Komende 4 jaar wordt wel € 71,6 miljoen uitgetrokken voor de versterking van de organisatie en uitvoeringskracht. -
Een politiek interessant gedeelte van de begroting betreft de pagina’s 456 tot en met 469 over Groei in Balans. Daar zitten de keuzes met betrekking tot waar extra geld aan wordt uitgegeven en op welke wijze dit wordt gedekt met beschrijving van de risico’s. dit betreft zowel de exploitatie van € 156,9 miljoen als investeringen voor € 46,2 miljoen.
-
Blz. 13 en 14 geven de uitgangspunten aan die zijn gehanteerd en laten zien dat ten opzichte van de begroting 2022 in 2023 per saldo een extra last van € 14,7 miljoen ontstaat. Hier zitten de uitwerking van bijstellingen en enkele keuzes in. Groei in Balans zit hier neutraal in.
-
De vast schulden nemen door de grote ambities de komende jaren naar verwachting toe van € 789 miljoen naar € 1,4 miljard per 31 december 2022. Een toename van € 614 miljoen. Op welke wijze is rekening gehouden met de oplopende rente?
-
In onderstaande tabel zijn de begrote lasten en baten 2023 vergeleken met realisatie 2021 en de begrote lasten en baten 2026 vergeleken met begrote baten en lasten 2023. Bij de geel gearceerde lasten en baten wijken de lasten of baten opvallend af.
Rode draad is dat de baten 2023 op vrijwel alle programma’s aanzienlijk dalen met uitzondering van Bereikbaarheid, Openbare ruimte en groen, Utrechts Vastgoed en de
Algemene middelen. De lasten 2023 stijgen op vrijwel alle programma’s met uitzondering van Werk en inkomen. De lasten op Ruimtelijke ordening, Bereikbaarheid, Samenleven en sport, Utrechts Vastgoed en Algemene middelen stijgen met meer dan 20%. De baten 2026 ten opzichte van 2023 zijn op vrijwel alle programma’s op circa 100% geraamd, met uitzondering van een daling bij de Algemene middelen en Ruimtelijke ontwikkeling, wonen & erfgoed. De lasten 2026 ten opzichte van 2023 stijgen op vrijwel alle programma’s beperkt (maximaal 106%), met uitzondering van Ruimtelijke ontwikkeling, wonen & erfgoed, Duurzaamheid, Werk en inkomen, Ondersteuning op maat, Utrechts vastgoed en Algemene middelen. Bij deze programma’s dalen de lasten. De lasten voor het sociaal domein (Werk en inkomen en Ondersteuning op maat) laten feitelijk een daling zien voor de komende jaren tot en met 2026. Dat is in het licht van de inflatie, oplopende zorgvraag en een mogelijke recessie een aandachtspunt. Hoe is dit te verklaren? -
Het overzicht van incidentele baten en lasten (vanaf blz. 364) laat bedragen zien die meerjarig voorkomen en de vraag oproepen of die niet structureel zijn, bijvoorbeeld Impuls uitvoeringskosten energietransitie). Kortom: Dit overzicht geeft zicht op activiteiten die als incidenteel zijn aangemerkt, zodat kan worden beoordeeld wat de raad daarvan vindt en in hoeverre deze activiteiten door (kunnen) gaan of zouden moeten doorgaan nadat ze zijn gestopt.
-
Bij het Overzicht reeds vastgelegde bestedingen per reserve (vanaf blz. 376) valt op dat bij geen enkele reserve geld kan vrijvallen. Diverse bestemmingsreserves laten daarnaast nauwelijks bestedingen zien voor de komende 4 jaar. Dit betreffen onder meer: Openbare Ruimte en groen, Economie & Werkgelegenheid, Onderwijs, Ondersteuning op maat, Samenleven en Sport, Algemene middelen en Overhead (vanaf blz. 374).
De bestemmingsreserves dalen 31 december 2026 ten opzichte van 31 december 2021 met € 35 miljoen (5,2%). De meeste bestemmingsreserves blijven stabiel en worden beperkt aangewend. Met uitzondering van de bestemmingsreserve Bereikbaarheid en in mindere mate Ruimtelijke ontwikkeling, wonen & erfgoed. Bij de bestemmingsreserve Utrechts
Vastgoed wordt € 18 miljoen gespaard. Is hierbij een verband met de bestemmingsreserve Vaste activa die van € 280 miljoen naar € 283 miljoen toeneemt? Het nadelig verschil tussen begrote lasten en baten in vooral 2022, 2023 en 2026 wordt met name opgevangen door de algemene reserves (algemene dekkingsreserve) die met € 53 miljoen afnemen (circa 32%). -
In de begroting wordt voor aanzienlijke bedragen gespaard in de vorm van egalisatievoorzieningen (blz. 379). De egalisatievoorzieningen voor Openbare ruimte en groen, Samenleven en sport en Utrechts vastgoed nemen toe met € 112 miljoen tussen 2021 en 2027. P.s. dat is meer dan dat de reserves dalen in de periode 2021 tot 2027 (namelijk € 89 miljoen).
-
De voorziening toekomstige vervangingsinvesteringen (blz. 379) blijft alle jaren gelijk voor een bedrag van € 10,6 miljoen. Wat is het bestedingsplan van dit bedrag?
-
Het weerstandsvermogen wordt aangevuld naar 1 door aanvullingen in 2022 en 2023 met een bedrag van in totaal € 15,2 miljoen. Voor de weerstandscapaciteit worden alleen de algemene reserve en de onbenutte belastingcapaciteit meegenomen. Wat is hier de reden van (dat andere reserves niet meegenomen worden)?
-
In de voorraad gronden wordt tussen 2021 en 2023 in totaal per saldo € 170,8 miljoen geïnvesteerd (uitgaven). In 2024 wordt vervolgens per saldo heel veel grond verkocht. Dan neemt de voorraad grond af met € 47,9 miljoen. Ten opzichte van de begroting 2022 lijken de uitgaven en verkoopopbrengsten door te schuiven.
-
In 2021 is het saldo van baten en lasten € 25 miljoen voordelig. In 2022 is het saldo van baten en lasten € 49 nadelig. Vorig jaar waren de baten en lasten daarna in evenwicht. In de begroting 2023 is het saldo van baten en lasten voor 2023 € 23 miljoen nadelig en de jaren daarna wat grillig. In 2026 is een daling van de algemene uitkering geraamd. En in 2024 zijn de baten en lasten hoog omdat in dat jaar grote uitgaven en inkomsten van de grondexploitaties zijn geraamd. Het positieve saldo van baten en lasten voor 2025 ontstaat vooral door de hogere algemene middelen.
-
X € 1 miljoen
Baten
Stijging
Lasten
Stijging
-
1.639 1.586 1.682 1.695 1.804 1.745 1.663
-/- 3% +6% +1% +6% -/- 3% -/- 5%
1.623 1.561 1.729 1.718 1.807 1.725 1.697
-/- 4 % + 11 % -/- 1 % +5% -/- 5 % -/- 2%
2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026
Verschil baten en lasten + 16 + 25 -/- 49 -/- 23 -/- 3 + 18 -/- 33
De omvang van geautoriseerde investeringsbudgetten voor 2023 bedraagt € 225,8 miljoen (2022 geraamd € 193 miljoen). Het totaal aan geautoriseerde budgetten tot en met 2022
-
bedraagt € 1,4 miljard (tot en met 2021 € 1,7 miljard). Uit de paragraaf investeringen blijkt nog niet hoeveel hiervan inmiddels is gerealiseerd en naar verwachting in 2022 en 2023 wordt gerealiseerd. Het blijft wat lastig om overzicht te houden bij deze paragraaf. Kan dit worden verduidelijkt? Het positieve renteresultaat (bladzijde 277) bedraagt voor 2023 € 7,4 (2022: € 6,1 miljoen). Dat is 26% van de aan de taakvelden door te belasten rente (was in 2021 21%). Dit betekent dat € 7,4 meer rentelasten aan de taakvelden worden toegerekend dan dat er aan rentelasten zijn. Dit voordeel komt wel tegen gunste van de exploitatierekening (taakveld: treasury). Dit heeft derhalve geen effect op het saldo van baten en lasten, maar wel op de verdeling van lasten over de taakvelden (producten) van de gemeente. Als het renteresultaat meer dan 25% afwijkt (bij de jaarrekening) moet er worden nagecalculeerd ten gunste van de taakvelden. Met 21% komt deze 25% voor 2022 in de buurt en is nacalculatie voor 2023 naar verwachting aan de orde. Intern is dit aandachtspunt gesignaleerd (zie bestuursrapportage). Voor 2023 is de vraag hoe hier mee wordt omgegaan. In de paragraaf bedrijfsvoering staat dat de afspraak is dat de overhead meebeweegt met een vast percentage van de apparaatslasten. De gemeente hanteert hiervoor een percentage van 25,7% van de totale apparaatslasten.
Het BBV-kengetal voor overhead bedraagt 12% (bladzijde 367).
-
Paragraaf Verbonden Partijen geeft veel en overzichtelijk informatie. Het aspect bestuurlijk risico (wie zitten vanuit welke rol bij de verbonden partij in het bestuur of in een toezichthoudende rol?) kan nog worden aangevuld.
-
Paragraaf Grondbeleid is summier. De paragraaf voldoet niet aan het BBV. Er staat wel wat meer informatie bij het programma Ruimtelijke Ontwikkeling, Wonen en Erfgoed. Verder wordt daar veel verwezen naar het MPR.
VRAGEN DIE WORDEN DOORGESTUURD AAN FINANCIEN GROEN AL AANTAL KEER DOORGEGEVEN OM EEN VOLGENDE KEER TE VERBETEREN PAARS IS CONSTATERING ACCOUNTANT
6.1 Raadsvoorstel Programmabegroting 2023-2026 1 Dossier 2926 voorblad.pdf
Adviescommissie Controle en Financiën Dossiernummer
2926
Vertrouwelijk
Nee
Vergaderdatum
29 september 2022
Agendapunt
6.1
Titel
Raadsvoorstel Programmabegroting 2023-2026
Behandelend ambtenaar
Cora Bakker
Telefoon
06-28539542
cora.bakker@utrecht.nl
Datum collegebesluit
13 september 2022
Thema
Bestuur en ondersteuning
Portefeuillehouder
Wethouder Schilderman
Beleidsveld
Financiën
Raadsadviseur (lijst)
Jochim Schueler/Cie Veiligheid, Bestuur en Financiën/06-42238564
Geagendeerd
Vergaderdatum
Adviescommissie Controle en
29 september 2022
Financiën Voorgesteld besluit
1 Raadsvoorstel Programmabegroting 2023.docx
Voorstel aan de gemeenteraad
Programmabegroting 2023 Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Geheim
Financiën Bedrijfsvoerings- en Strategienetwerk Ankie Reijnen 10406834 10 november 2022 Nee
Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor het volgende te besluiten: 1.
De programma's vast te stellen waarin is opgenomen - de doelstellingen en de beoogde maatschappelijke effecten uitgedrukt in indicatoren ("Wat willen we bereiken?”) - de wijze waarop gestreefd wordt de effecten te bereiken (“Wat gaan we ervoor doen?”) - de baten en lasten per programma (“Wat mag dat kosten?”)
2. De paragrafen vast te stellen waarin de beleidslijnen met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten, alsmede de lokale heffingen zijn vastgelegd inclusief, - het laten vervallen van de paragraaf Wendbaarheid en weerbaarheid en de inhoud op te nemen in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing, dit in afwijking van de financiële verordening. - De normering voor de financiële kengetallen gelijkstellen aan de normen van de toezichthouder overeenkomstig het gemeenschappelijk toezichtkader van de provincies. 3. Het geactualiseerd financieel beeld ten opzichte van de Voorjaarsnota 2022 vast te stellen, zoals verwerkt in de Programmabegroting 2023, zoals opgenomen in de bijlage Actualisatie financieel beeld bestaande uit: a. Coalitieakkoord 2022-2026 voor een bedrag van per saldo 12,058 miljoen euro (nadeel) in 2023, aflopend naar een structureel voordeel van 19,759 miljoen euro b. Autonome ontwikkelingen voor een bedrag van 17,9 miljoen euro (voordeel) in 2023 en structureel nadeel van 3,1 miljoen euro c. Aanvullende compensatie prijsstijgingen van in totaal € 22,2 miljoen euro (nadeel) voor 2023 en structureel € 15,4 miljoen euro (nadeel) d. Uitwerking coalitieakkoord van in totaal 11,9 miljoen euro (nadeel) in 2023 aflopend naar structureel 2,5 miljoen euro (nadeel) e.