Agendabundel
Tekst van het document
Bundel - Adviescommissie Controle en Financiën van 11 januari 2024 Agenda bijlagen Agenda advies-cie CF 11-1-2024 (verkort) 1 Opening, mededelingen en vaststellen agenda 2 Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst Adviescommissie CF 30-11-2023 3 Ingekomen stukken NVT 4 Aanbevelingen P&C cyclus en evaluatie PB 2024 Evaluatie P&C cyclus bijlage 2 Evaluatie Programmabegroting 2024 zonder namen Presentatie PC 5 Vooruitblik jaarplan 2024 · Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt ingestemd met deze onderwerpen voor de volgende vergadering? Zie agenda. Jaarplan adviescommissie CF 2024 (dec) Agenda advies-cie CF 11-1-2024 (verkort) 6 Raadsvoorstel verlenging accountant boekjaar 2024 Raadsvoorstel verlenging externe accountant 2024 e.v. 7 Rondvraag en sluiting
AGENDA Adviescommissie Controle en Financiën
11 januari 2024 09.00-10.30 (burgemeesterskamer)
Agendapunt 1 t/m 5 worden behandeld in aanwezigheid van de (medewerkers van) de afdeling Concernmanagement Financiën, Inkoop en Juridische Zaken/Concern Control, de voorzitter/secretaris van de Rekenkamer en de accountant.
Agendapunt 6 t/m 7 worden dit keer behandeld in afwezigheid van de accountant. (2 min)
1. a. Opening en mededelingen. b. Vaststellen agenda.
(3 min)
2. Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst. (5 min)
3. Ingekomen stukken. •
NVT
(30 min)
4. Aanbevelingen P&C cyclus en evaluatie PB 2024 (10 min)
5. Vooruitblik jaarplan 2024 •
Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt
ingestemd met deze onderwerpen voor de volgende vergadering? Do. 15 februari
Vr. 1 maart
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
(leesbaarheid) MPR/investeringen (tijd: 45 minuten)
vervolg aanbevelingen P&C cyclus (tijd: 15 minuten)
1e begrotingswijziging (tijd: 10 minuten)
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
Wintersessie -
Sessie met VNG/BZK over inkomsten vanuit Rijk
-
Sessie accountant verdieping budgetrecht (openstaand zomersessie)
-
MPR investeringen of reserves (i.a.m. rekenkamer)
**************************************************************************************** NB: 5 minuten wissel pauze.
1
Commissiegriffier financiën danielle.rijnders@utrecht.nl
(10 min)
6. Raadsvoorstel verlenging accountant boekjaar 2024 en aanbesteding 2025 (5 min)
7.
Rondvraag en sluiting.
2
Commissiegriffier financiën danielle.rijnders@utrecht.nl
VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN
30 november 2023, 20.00-21.45 uur Burgemeesterskamer Stadhuis
Adviescommissie: Ruud Maas (waarnemend voorzitter), Fred Claasen, Gert Dijkstra, Margreet Ramaker, Bert van Steeg, Joost Vasters en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit)
Overige deelnemers: Jurjen Bakker (strategisch adviseur financiën), Jasmin Grundauer (manager concernaudit),
Katie Zwetsloot (concerncontroller), Gerth Molenaar en Paul Venhoeven (Rekenkamer), Rein-Aart van Vugt en Niels Fritz (Deloitte)
Niet aanwezig: Cees Bos, David Bosch, Ruben Snijder, Stevie Nolten, Rick van der Zweth en Jantine Zwinkels Notulen: Rosenbaum Select, notulisten & verslaggevers
1. a. Opening en mededelingen
De waarnemend voorzitter opent de vergadering en heet allen welkom. Er zijn geen mededelingen.
b. Vaststellen agenda
De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (12-10-2023) Geen bijzonderheden; de notulen worden vastgesteld. 3. Ingekomen en verzonden stukken
De commissie heeft het halfjaarverslag van Concernaudit 2023/2024 ontvangen. 4. Raadsbrief managementletter accountant en reactie college
Toelichting door de heer Van Vugt. Er zijn het afgelopen jaar echt stappen gezet, vinden de accountants. Zo is – onder andere op initiatief van de Adviescommissie – de begroting
verbeterd. De heer Van Vugt adviseert om de aanpak bij gelegenheid te evalueren, en te bezien
welke verbeteringen er nog meer mogelijk zijn. Verder hebben de accountants gesignaleerd dat de organisatie meer dan voorheen alert is op fraude. De financiële processen zijn op orde; het controleteam heeft geen omissies of tekortkomingen aangetroffen.
De interim-controle heeft de indruk bevestigd dat er nog altijd een mismatch is tussen
beleidsambities en opgaven, waaronder de vele taken die de rijksoverheid de gemeente oplegt. Hiervoor schiet de capaciteit regelmatig tekort als gevolg van ziekteverzuim, de vele vacatures en het aanzienlijke personeelsverloop. In enkele organisatieonderdelen lukt het niet om
documentatie tijdig aan te leveren. Dit is een risico, vindt de heer Van Vugt. De ambtelijke organisatie en de portefeuillehouder financiën weten hiervan.
Het benaderen van opgaven vanuit de beschikbare capaciteit is een van de belangrijkste adviezen van de accountant; voor uitvoering is immers niet alleen geld nodig, maar ook
1 van 4
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
uitvoeringscapaciteit. Het college en de ambtelijke organisatie zijn aan zet in dezen, maar van de raad mag worden verwacht dat zij nadenkt over hoe zij hieraan kunnen bijdragen en er mogelijk ook in kunnen sturen.
De rijksoverheid is de afgelopen jaren zo’n 20 à 25% meer capaciteit van gemeenten gaan
claimen. Een jaar of vier gelegen waren er ongeveer 30 specifieke uitkeringen (spuks); dat zijn
er nu ruim honderd meer. Dit kan op den duur ten koste gaan van de eigen ambities en opgaven van de gemeente. De toename van werk vraagt om gelijke groei van de organisatie: méér werk
betekent ook dat er meer inkopers nodig zijn, meer controllers en zo meer. Dit kan ernstig gaan knellen, en daarom is het belangrijk dat er keuzes worden gemaakt en prioriteiten worden gesteld.
Wat betreft de inzet op innovatie geeft de heer Van Vugt aan het aanbeveling verdient om te bezien hoe terugkerende taken verder kunnen worden geautomatiseerd, en het is ook wel zinnig om eens na te gaan of alle registraties wel noodzakelijk zijn.
Zie blz. 13, investeringen. Het staafdiagram geeft een onrealistisch beeld, stelt de heer Van
Vugt. Er zijn opgaven voor zo’n € 2 miljard – die met de huidige beschikbare capaciteit niet te
realiseren zijn. Hierover wordt even doorgepraat. Het heeft er alle schijn van, wordt gezegd, dat de zaken uit balans gaan raken. Is dit nog wel verantwoord? De heer Van Vugt is het hier ten
dele mee eens, maar, zo voegt hij daaraan toe, het raakt de accountantscontrole nog niet. De financiële bedrijfsvoering is nog steeds op orde, maar alertheid is geboden. Het is een
organisatievraagstuk dat vooral deskundigheid van de specialisten in de organisatie vraagt. Mevrouw Zwetsloot bevestigt dat dit een belangrijk punt van aandacht is voor de
concerndirectie. Het is een feit dat de werkdruk in de organisatie sterk oploopt als gevolg van de vele ambities, met daartegenover een uiterst krappe arbeidsmarkt. Dit vraagt om politieke keuzes waarbij de raad kan helpen, bijvoorbeeld door prioriteiten aan te geven.
Hoe heeft het college en/of de ambtelijke organisatie gereageerd op het advies om een
uitvoeringstoets in te voeren? De heer Van Vugt geeft aan dat dit een recente ingeving was, die nog niet met het college is besproken. Enkele ministeries werken er al mee.
Op 29 november jl. organiseerde het controleteam een elevation lab, een bijeenkomst met de
ambtelijke organisatie waarin van gedachten werd gewisseld over de samenwerking tussen het controleteam en het gemeentelijke team dat de jaarrekening samenstelt. De
rechtmatigheidsverantwoording, de vele specifieke uitkeringen, Leidsche Rijn en boekingen na afloop van het boekjaar passeerden de revue. Over de aanpak van de
rechtmatigheidsverantwoording is de accountant tevreden; dat was geen punt van kritiek, maar
punt van bespreking omdat de financiële verordening erop moet worden aangepast. Zodra dit in concept gereed is, zal het aan de Adviescommissie worden voorgelegd. Mevrouw Zwetsloot vult aan dat dit in twee stappen gaat omdat er formeel nog geen besluitvorming is geweest over de
2 van 4
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
wet. De Adviescommissie kan eerst technische aanpassingen verwachten. De Gemeentewet is er al wel op aangepast, en een juridisch kader is er ook. De besluiten Begroting & Verantwoording en Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) worden waarschijnlijk pas in het
eerste kwartaal 2024 door de Tweede Kamer behandeld. De financiële verantwoording gaat dan met terugwerkende kracht gelden.
Zie blz. 25, bevindingen interim-controle 2023. Wat betreft de subsidieverstrekkingen legt de
heer Van Vugt uit dat er na een subsidieaanvraag regelmatig een voorlopige toekenning volgt.
Op grond van de jaarrekening van de subsidieontvanger wordt de definitieve subsidie bepaald.
Dit moet binnen een vastgestelde termijn gebeuren; als dat om wat voor reden ook niet gebeurt, kan de subsidieontvanger vragen om ambtshalve vaststelling. De bedoelde termijnen worden regelmatig overschreden. De gemeente Utrecht heeft een centraal subsidiebureau; mevrouw Ramaker pleit ervoor om beleid en uitvoering te scheiden.
In de volgende alinea geeft de accountant het advies om te zorgen voor een betere aansluiting met de systemen van BghU (betreft naheffingsaanslagen/parkeerboetes). Hierop vult de heer Fritz aan dat het hier niet gaat om een materieel bedrag, maar dat het belangrijk is dat de organisatie zich bewust is van dit systeem.
Het allerbelangrijkste punt van zorg is het capaciteitsvraagstuk, zegt de heer Van Vugt, en de concerndirectie deelt die zorg. Het is nadrukkelijk op de agenda gezet, waarbij onder andere wordt gedacht aan een heroverweging of herijking van (delen van) de organisatie (centraal /
decentraal). Waarschijnlijk kan het effectiever, maar dat vergt een proces van bewustwording, in
het bijzonder in de niveaus onder de concerndirectie. Mevrouw Zwetsloot bevestigt dit, en voegt daaraan toe dat het meespeelt in het traject in de richting van de Voorjaarsnota. In korte tijd zal dit niet opgelost kunnen zijn.
Zie blz. 7, de zes aanbevelingen van de accountant. De heer Dijkstra veronderstelt dat het
tweede tot en met het zesde punt voor de ambtelijke organisatie bedoeld zijn. Alleen het eerste punt verwijst naar een uitvoeringstoets. Dat klopt, zegt de heer Van Vugt, voor veel punten zijn het college en/of de ambtelijke organisatie als eerste aan zet. De volgende alinea is echter ook tot de raad gericht: keuzes maken en prioriteiten stellen. Een uitvoeringstoets zou een behulpzaam instrument kunnen zijn. 5. Derde begrotingswijziging 2023
Er zijn vooraf geen schriftelijke vragen gesteld. Ook ter vergadering zijn er geen vragen.
6. Vooruitblik jaarplan 2024 3 van 4
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
a. Wintersessie
De wintersessie vindt plaats op 1 maart a.s. Programma: Leesbaarheid Meerjarenperspectief
Ruimte (MPR) en/of investeringen, gesprek met VNG over inkomsten vanuit de rijksoverheid en
gesprek met de accountant over verdieping van het budgetrecht van de raad. De heer Van Vugt adviseert om voor het tweede onderwerp contact te leggen met het ministerie van BZK, want men is daar bezig met een stelselherziening (specifieke uitkeringen en decentralisatie-
uitkeringen). Desgevraagd geeft mevrouw Zwetsloot aan dat de scenario’s voor bezuinigingen in maart zeker nog niet klaar zullen zijn.
b. Raadstoets
Mevrouw Rijnders stelt voor om als tweede onderwerp Samenleven & Sport te kiezen in plaats
van Economie. Hiermee gaan allen akkoord, en allen zullen in de eigen fractie vragen wie er aan de raadstoets wil deelnemen.
c. Volgende vergadering
De volgende vergadering is op 11 januari a.s., aanvang 09.00 uur. Met de voorgestelde onderwerpen (zie Jaarplan) gaan allen akkoord. SCHORSING
De beide accountants verlaten de vergadering. 7. Aanbesteding externe accountant
Van dit agendapunt wordt separaat verslag gedaan. 8. Rondvraag en sluiting
De gemeente Utrecht heeft meegedaan aan een pilotproject van de Beroepsorganisatie van Accountants, waarbij de heer Meuleman als kwartiermaker voor de Commissie Toekomst
Accountancysector een paar keer als toehoorder bij de vergadering van de Adviescommissie
aanwezig was. Mevrouw Rijnders wijst erop dat het eindrapport onlangs is uitgekomen; zij was er zelfs bij toen het officieel aan mevrouw Kaag (demissionair minister van Financiën) werd overhandigd.
Er wordt verder geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De voorzitter sluit de vergadering.
4 van 4
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
Uitwerking evaluatie Planning & Control Inleiding Naar aanleiding van de werkwijze bijeenkomst op 24 augustus 2023 met commissie- en raadsleden (zie voor de aanleiding en opzet bijlage 1) en de evaluatie van de programmabegroting 2024 in november 2023 (bijlage 2) werkt de adviescie Controle & Financien (C&F) een voorstel uit omtrent de opzet van de Planning & Control cyclus. Dit voorstel zal vervolgens aan het dagelijks bestuur (db) worden voorgelegd in het eerste kwartaal van 2024. Hieronder zijn eerst de verwonderpunten uit de sessie op 24 augustus uitgewerkt, daarna de belangrijkste punten uit de evaluatie van de programmabegroting en vervolgens de daaruit volgende verbeterpunten die aan de adviescommissie C&F worden voorgelegd. Na bespreking van de voorgestelde verbeterpunten in de adviescommissie C&F op 11 januari 2024 zal een voorstel aan het DB worden uitgewerkt dat in de adviescommissie C&F van 15 februari 2024 worden besproken. NB: vanwege de behandeling van de programmabegroting 2024 (en alles daarom heen) en de bespreking van de managementletter in de adviescie is gekozen voor Q1 2024.
Verwonderpunten n.a.v. 24 augustus 2023 •
•
•
•
•
Relatie van het debat met de inhoud van het voorliggende P&C document en in relatie met het aantal dagdelen en werkdruk: fracties hebben een verschillend doel met de bespreking van de P&C documenten en verschillen van mening over de wenselijkheid om onderwerpen breed te bespreken. Er is geen algehele wens om dit te beperken, maar wel goed om hier bewust van te zijn, ook in het licht van de discussie over de werkdruk. Er is geen expliciete wens naar voren gekomen voor meer of minder dagdelen of behandeling in de reguliere commissie, met uitzondering van het jaarverslag. Algemene beschouwingen bij de VJN: fracties hebben hierover een verschillend beeld. De ene fractie vindt dit een prima instrument om het politieke beeld te delen eens per jaar, de ander zou meer willen werken met pitches (om de aandacht erbij te houden) en wellicht volgorde d.m.v. loting bepalen (i.p.v. de vaste volgorde). De algemene oproep was wel om je creativiteit te gebruiken om ervoor te zorgen dat mensen naar je blijven luisteren. Hoeveelheid moties en toezeggingen: als je eerst probeert in de raad een toezegging te krijgen van de wethouder en dat lukt niet, dan (gevoelsmatig) minder tijd om motie in te dienen. Ook zit er in een motie veel werk vooraf en wordt daarom toch vaak ingediend. Geen voorkeur om het aantal moties te begrenzen. Debat duurt lang en we zijn laat klaar.
Vaste eindtijd is lastig omdat we debat moeten afronden (iig bij PB en de JS i.v.m. deadline provincie). Idee werd geopperd om strakker te sturen op een commissie per dagdeel (bij de VJN) en bij uitloop verder te gaan in de hal. Bezwaren zijn dat dit praktisch lastig is voor kleinere fracties en de beantwoording van de wethouder. In het algemeen zou moeten gelden: wat de commissies en de raad doen aan P&C besprekingen dóet ertoe. Dat betekent dat inzichtelijk(er) moet zijn wat de ruimte is voor de raad (zeker bij het vinden van financiële dekkingen voor plannen) en/of dat er überhaupt meer ruimte moet zijn voor de raad en dat de raad zelf zorgvuldig omgaat met moties en amendementen (dus niet indienen om ze vervolgens weer in te trekken). Kortom: de beïnvloedbaarheid van de VJN en begroting is een vraagstuk.
Evaluatie programmabegroting 2024 Uit de evaluatie van de programmabegroting (zie bijlage) zijn de volgende punten naar voren gekomen: • De leesbaarheid is verbeterd, maar de wens voor heldere teksten (zonder herhaling) over welke keuzes de raad heeft of heeft gemaakt blijft bestaan. • Waardering voor alle stappen die worden gezet om de raad goed te informeren en in positie te brengen. Dit voelt als een gezamenlijk inspanning en verantwoordelijkheid. • Een respondent geeft aan dat de website goed werkt, maar dat het onhandig is dat de schriftelijke vragen worden ingediend in relatie met de pdf. Een ander hecht juist waarde aan een fysiek document. • Veel werkdruk rondom de schriftelijke vragen zowel aan de kant van de raad (te weinig tijd, kwaliteit/errata, leesbaarheid antwoorden etc.) als bij de ambtenaren. De raad zou graag een extra week de tijd hiervoor willen en een technische sessie voor het indienen van de vragen kan ook helpen. • De ontbijtsessies worden door de meeste respondenten gewaardeerd, al heeft een deel van de groep behoefte aan verdieping en kan het beter zijn om deze groepen te scheiden. Een respondent geeft aan dat de financiële kennis en begrip in de raad omhoog moet en stelt voor elke commissie een sessie van 2 uur voor.
• Zowel door de coalitie en oppositie wordt aangegeven dat ze vinden dat er weinig ruimte is voor de raad om (budget) wijzigingen door te voeren ondanks het budgetrecht van de raad. Een respondent geeft aan dat er een oplossing moet komen tussen enerzijds het afkeuren van moties qua dekking, omdat dit het inhoudelijk debat ondermijnt, een ander merkt op dat sommige wethouders het al goed deden om te benoemen dat de motie technisch goed was, maar dat ze het ontraden om inhoudelijke argumenten. Helaas deed nog niet iedereen van het college dat op deze wijze. • De toevoeging van de beïnvloedbaarheid van de begroting wordt gewaardeerd, maar inzicht in de bruikbaarheid voor de raadsleden kan nog worden verbeterd. In hoeverre maken reserves hier onderdeel van uit? • Er is geen gedeeld doel bij de bespreking: is het een moment van stokpaardjes of gaat het om waar geld aan wordt uitgegeven en willen we daarop bijsturen als raad? Nu loopt alles door elkaar en zitten partijen op een ander informatieniveau.
Verbeterpunten •
•
Het budgetrecht van de raad is een aandachtspunt zoals hiervoor uiteengezet. De adviescommissie C&F buigt zich ook al enige tijd hierover. In 2023 is een dashboard beschikbaar gesteld aan de raad en is er een avond georganiseerd voor technische ondersteuning bij dekking. Maar dit blijft een punt dat verbeterd moet worden en de raad moet ruimte blijven claimen bij het college. De wethouder heeft toegezegd om de spelregels duidelijker vast te leggen. Dit zal in 2024 worden besproken in de adviescommissie C&F en in de commissie VBF. Maar het is ook belangrijk dat het college hiervoor ruimte geeft aan de raad. Ten behoeve van de tijdsefficiëntie kan de raad ervoor kiezen om de VJN ‘uit te vergroten’ en de PB te verkleinen, zowel wat betreft de tijd die eraan wordt besteed als de focus. PB gaat dan over: zijn de opdrachten goed overgenomen die we hebben vastgesteld bij de VJN. Andersom kan ook: de PB wordt dan het belangrijkste moment. In het huidige vergaderschema reserveren we 7 dagdelen voor de VJN en 5 dagdelen voor de programmabegroting. Er kan een proef worden gedaan met een andere werkwijze. Het feit dat niets in steen is gebeiteld, behalve de wettelijke deadlines voor de JS en de PB. Hoe denkt de adviescommissie hierover en is het bijvoorbeeld een idee om dan de programmabegroting in de reguliere commissies te bespreken
•
•
•
•
•
als we ervoor kiezen de VJN uit te vergroten? NB: in Amsterdam is recent gekozen om van de voorjaarsnota een enkeljarige uitvoeringsnota te maken (zonder besluitvorming) en de begroting het moment waarop de raad kennisneemt van de integrale meerjarenbegroting te maken, maar dit heeft de raad niet beter in positie gebracht is de indruk van de griffie. Het kennisniveau van de raad over de P&C cyclus is een punt van aandacht. Hoe kan dit naar een hoger (en meer gelijk) niveau worden gebracht? Is dat d.m.v. (ontbijt)sessies bij elk P&C product, meer technische sessies over een specifiek onderwerp, technische sessies per commissie inplannen in het vergaderschema, vragenuurtjes of iets anders (flexibele momenten zoals een webinar of een podcast)? Hoe denkt de adviescommissie C&F hierover, ook qua verschillen tussen verschillende kennisniveaus en rekening houdend met de werkdruk/capaciteit van de raad, griffie en de ambtelijke organisatie? Leesbaarheid blijven verbeteren (van alle P&C producten). Dit heeft blijvende aandacht in de adviescie C&F.
Hoe denkt de adviescommissie C&F dat we hier blijvende aandacht voor kunnen houden? Is het een idee om bij andere gemeente input op te halen door bijvoorbeeld een werkbezoek te organiseren aan een andere auditcommissie (bijvoorbeeld 2 keer per jaar)? De jaarstukken kennen maar één dagdeel qua commissiebehandeling: o De samenloop van de jaarrekening met de VJN en de meerjarenprogramma’s is lastig qua voorbereiding. Voorheen (voor corona) konden de jaarstukken eerder worden aangeboden, maar door de extra eisen aan de accountantscontrole (o.a. vanwege de SISA regelingen) lukt dat niet meer. Het zou helpen als een conceptversie van de jaarrekening eerder beschikbaar komt, zoals ter voorbereiding op de raadstoets, maar volgens de ambtelijke organisatie is dit heel lastig te realiseren. Hoe denkt de adviescommissie C&F hierover? o Bredere groep woordvoerders betrekken bij de behandeling van de jaarstukken. Het is een mogelijkheid om naast een financiële avond over de jaarrekening het jaarverslag in de reguliere commissiecyclus te bespreken (opgedeeld per beleidsveld van de zes commissies). Daarbij is wel aangetekend dat de doorlooptijd op zich niet korter wordt; wel wordt het eigenaarschap bij de commissies gelegd, zowel wat betreft de inhoud als de tijd die men eraan wenst te besteden. Dit kan de controlerende en lerende rol van de raad versterken.
Hoe denkt de adviescommissie C&F hierover? o Veel waardering voor de raadstoets, de opvolging van de aanbevelingen kan beter. Het zou helpen als de opvolging van de raadstoets standaard wordt geagendeerd in de desbetreffende commissie en dat we daarbij een advies toevoegen van de raadsrapporteurs? Hoe denkt de adviescommissie C&F hierover? De Algemene Beschouwingen (nu 1 dagdeel) bij de VJN kunnen scherper. Hoe kunnen we dat bereiken? Hoe denkt de adviescommissie C&F hierover? o Het zou een hoofdlijnen- of visiedebat moeten zijn, waarvoor de raad misschien meer tijd (twee dagdelen) moet uittrekken (incl. beantwoording college op hoofdlijnen?). Meer spelregels opstellen? o Werken met pitches of loting i.p.v. een vaste volgorde voor de inbreng? o Moties aankondigen bij de algemene beschouwingen? Schriftelijke vragen: o Kwaliteit SV kan beter, meer gebundeld worden qua beantwoording en wellicht onderscheid technisch en politieke vragen (dit kan ook helpen in het debat in de commissie waar veel technische vragen worden gesteld) en een handigere zoekfunctie (per programma en in excel bijvoorbeeld). Door deze vragen komen ook veel foutjes aan het licht. De stukken moeten voorzien worden van een betere eindredactie.
Hoe kijkt het stadskantoor hiernaar? Waar kan “tijd” worden gevonden? o Om de hoeveelheid van het aantal schriftelijke vragen te verminderen kan het helpen om voor het indienen van de vragen een telefonisch spreekuur te organiseren, een
•
fysieke (markt)sessie per programma of bijvoorbeeld een teams-sessie voor 3-4 programma’s waar het voorgaande jaar de meeste vragen over zijn gesteld (programma aantrekkelijke, groene LO en erfgoed, duurzame bereikbaarheid en levendige en gezonde stad/kansrijk opgroeien) dan wel actuele thema’s (scenario's) op spelen? Hoe denkt de adviescommissie C&F hierover? NB: in de sessie op 24 augustus zijn ook suggesties aangedragen die ook bij het thema werkdruk zijn besproken: interrupties, spreektijden en intrekken moties. Derhalve wordt deze discussie op een andere plek gevoerd.
Voorstel DB Namens de adviescommissie C&F stellen we aan het DB de volgende verbeterpunten voor: •
Bijlage 1: werkwijzebijeenkomst augustus: Planning & Control
op
24
Doel van de bijeenkomst Met de raadleden bespreken hoe zij de huidige P&C cyclus ervaren, de verwonderingen uit het DB herkennen en welke oplossingsrichtingen zouden kunnen helpen. Uiteindelijk gaan deze oplossingsrichtingen naar de adviescie C&F die verder voorstellen zal gaan uitwerken.
Opzet van de bijeenkomst In drie opeenvolgende sessies van drie kwartier ieder spreken raads- en commissieleden over dit onderwerp. 1. We starten met de verwondering van het DB (zowel organisatorisch als over het verloop van de vergadering) op een sheet. 2. Vervolg: in 3 groepen • Herkent deze groep zich hierin en zijn er aanvullingen? • Welk dilemma is voor jullie het meest herkenbaar? • Aan welke oplossingsrichtingen denken jullie bij dit dilemma?
Rolverdeling -
Introductie (deel 1): Toelichting griffie over de dilemma’s van DB. Aandacht voor de controlerende en kaderstellende rol (taakonduidelijkheid). Ophalen verwonderingen in groepjes (deel 2)
Aanleiding -
Vaststellen Vergaderschema 2024 in Dagelijks Bestuur van de Raad Is het logisch gewoon te kopiëren wat we dit jaar deden of vraagt het om aanpassing. Nieuwe raad, wellicht nieuwe ideeën of behoeften.
Vragen bij de workshop over de P&C Cyclus: 1. Wat vind je van de behandeling van de VJN, hèt kaderstellende moment van het jaar • Het moment van aanbieden, de mogelijkheid schriftelijk vragen te stellen, de doorlooptijd, de kwaliteit van de antwoorden, de leesbaarheid, etc. • De Algemene Beschouwingen: 15 partijen met verschillende spreektijd, geen reactie van het college, één dagdeel • De commissies: 7 dagdelen, financiën zonder spreektijd en de overige met één pot tijd, volledige vrijheid om het over alle onderwerpen te hebben (ook los van de inhoud van de VJN)? • Een dag besluitvorming met indiening van een groot aantal moties en amendementen waarvan de helft van de moties weer wordt ingetrokken. 2. Wat vind je van de behandeling van de Begroting: de verwerking van de kaderstellende uitspraken van de raad bij de VJN tot een definitief voorstel voor het komend jaar en verder • De planning van aanbieden, vragen stellen de leesbaarheid, etc. • 4 dagdelen commissies met één pot tijd en vrij spreken over alle onderwerpen • Een dag raad met veel moties en amendementen waarvan de helft van de moties weer wordt ingetrokken
3. Wat vind je van de behandeling van de Jaarstukken: hèt controlerende moment van het jaar op de wijze waarop het college uitvoering geeft aan de opdracht van de raad • De leesbaarheid, moment van aanbieden, mogelijkheid vragen te stellen • De raadstoets, de bevindingen ten aanzien van de leesbaarheid en indicatoren in de stukken zodat helder gecontroleerd kan worden welke resultaten worden behaald met de inzet van de afgesproken middelen. 4. Algemene verbetermogelijkheden in de P&C cyclus: • Kun je voldoende je eigen voorstellen toevoegen en van dekking voorzien? Is helder welk deel van de Begroting beïnvloedbaar is en door de raad een andere keuze kan worden gemaakt om ruimte te maken voor ambities, is het onderscheid tussen visie en moment van uitvoering helder en daarbij ook wanneer de dekking van een voorstel (van raad of college) aanwezig moet zijn?
ID 1
Welk rapportcijfer geeft uWelk aan de rapportcijfer programmabegroting geeft uWelk aan in de rapportcijfer zijn leesbaarheid geheel?geeft vanuKunt de aanProgrammabegroting? udeen programmabegroting onderbouwing geven Wat alsvan gaat sturingsinstrument? degoed beoordeling en wat kan van Wat Wat beter bovenstaande gaat vind bijgoed udevan programmabegroting? en het vragen? wat nieuwe kanHoe Vb: beter onderdeel vond Is begroting bijuhet het beïnvloedbaarheid? proces debat verbeterd? van in de Wat decie's? programmabegroting? vondEnuhet vandebat de ontbijtsessies in de Wat Vb: raad? vond hoeTechnische Waren ervaart u vaner deuvoldoende technische proces instructies Overig: rondom dagdelen ondersteuning programmabegroting? welke de schriftelijke beschikbaar? hulpvraag voorheeft vragen? moties Heeft u nog? bij Heeft ude suggesties Of programmabegroting? uiets voldoende heel voor anders een tijd volgende om dat alles betergoed keer? zou kunnen? teWelke lezen?andere Of was onderwerpen u ergens heel zou erg tevreden u graag inover? een technische sessie willen behandelen? 4 4 3 Het is duidelijker geworden Het is weer een stukje - De website werkt heel - debat was redelijk Goed Alles al gezegd - misschien een nog wat beïnvloedbaar is en wat leesbaarder geworden goed, alleen voor ons tam, waren ook relatief verdere verdieping.
Dus als raadsleden gaan de veel partijen niet bij niet, maar tegelijkertijd is er we hebben nu geleerd formats waarin we SV's - er waren voldoende nog steeds relatief weinig wat we de afgelopen e.d. moeten aanleveren dagdelen beschikbaar beïnvloedbaar vanwege de keer bij deze sessies nog steeds uit van de politieke realiteit. - debat in de raad was geleerd hebben. Nu PDF. Laten we vooral wat spannender, maar weer een volgende stap over gaan naar een dieper. niet veel spannender systeem waarin de dan de cie's website altijd leidend is en niet meer de PDF - Beantwoording SV's ging niet helemaal soepel, aantal vragen waren vergeten Ik had voor nvt nvt go vegan dierenwelzijn en groen 8 minuten en daar werd erg moeilijk over gedaan door de voorzitter, terwijl ik altijd een langere bijdrage heb omdat dit onze kernpunten zijn. Ondanks dat ik diverse keren aangaf dat het wat langer was en ik nog 3-2-1 punten had, werd ik meerdere keren aangesproken op het feit dat mijn bijdrage 'te lang' was Deze De leesbaarheid is Beter zou zijn om meer Hoewel er vooraf kritiek Die waren nuttig. Graag Geen gebruik van -programmabegroting verbeterd. Wel is op tijd aan raadsleden te gemaakt. was, bleek in de praktijk zo houden.
was volgens mij een sommige punten de geven voor lezen en de toch dat er voldoende goede technische toelichting te vaag technische dagdelen beschikbaar geworden, wat juist vragen uitwerking van de vragenronde, waren. besluiten bij de VJN. opleverde (bijvoorbeeld bijvoorbeeld 1 week Maar we bespreken over de keuze voor 'iVRIextra. Dat kan door de ready' verkeerslichten, daar toch weer alles. begroting een week stond iets over een 'scheve Misschien is het wel eerder op te sturen of kosten-batenverhouding'). een beter idee om de de inhoudelijke Heldere teksten over welke hele Voorjaarsnota af te behandeling naar schaffen. We vervallen achter te schuiven. keuzes de raad heeft of nu na een paar heeft gemaakt zijn van maanden in dezelfde belang. discussies in de commissies. Dat is niet behulpzaam voor de werkdruk. Het is lastig om echt Ik denk dat het Zie boven Dat is een sterke We hebben een De begroting is verbeterd Denk dat het goede goede schriftelijke verkorten tot twee verbetering. doordat nu meer inzicht sessies waren, hoewel tegenbegroting vragen te stellen en alle dagdelen een opgesteld en dat als wordt gegeven in waar de Beïnvloedbaarheid zit ik er niet heel veel antwoorden lezen is verbetering was. Dit kan nieuws hoorde. Wel alleen niet in de basis gebruikt voor raad bij kan sturen, door niet heel efficiënt. Met ook te maken hebben programma's, maar amendementen.
De welke financiën niet was het goed dat de met het feit dat de vastliggen. Daarnaast is de bijvoorbeeld ook in de name doordat het nieuwe begroting werd begeleiding daarbij vond ik erg goed en begroting fors korter wat de reserves en de tweede indienen van de vragen begroting weinig toegelicht. verrassingen kende. Het bestuursrapportage. Die vrij kort op de flexibel en echt een begroting makkelijker debat in de raad was stap vooruit vergeleken maakt om tot je te nemen beiden zijn nog moeilijk publicatie van de begroting zit, heb ik de nogal teleurstellend, te doorzien. met het jaar ervoor. begroting op dat omdat de begroting moment niet heel nauwelijks is intensief gelezen bijgestuurd. . Het werkt goed dat er Het debat in de cie was zie boven, ik vond het De begroting is veel beter Het was goed dat het Ik vond het erg fijn dat Het onderdeel strikte deadlines zijn erg kort. Dat laat zo leesbaar, oa. doordat direct beïnvloedbaarheid is aanbod er was. De niet heel waardevol de commissiedebatten is aangegeven aan welke ondersteuning wisselde niet meer tot ver na zeker interessant omdat voor het indienen en de weinig tijd om beleidsstukken bepaalde sterk per onderwerp. Ik middernacht duurden. het meer inzicht biedt, beantwoording van SV. onderwerpen te paragrafen zijn gekoppeld maar het voelt ergens De kwaliteit is wisselen, bespreken.
In de raad had nog steeds het Ik vind het zeer maar over het voelde het wel als en doordat je ziet of nieuw ook als een wassen gevoel alsof er gestuurd onwenselijk dat 2 voldoende tijd, maar beleid in de maak is. De werd op bepaalde raadsvergaderingen (1 neus omdat je toch (zie algemeen is het zeer behulpzaam in doordat je minder tijd stuurbaarheid blijft strategie (motie regulier en 1 begroting) boven) niets met die in de commissies had belabberd: in Utrecht krijg beïnvloedbaarheid kan voorbereiding op het wel/niet indienen) 2 weken na elkaar debat. De technische kwam je vanzelf met je nooit een schuif van terwijl de vraag een komen. Dat levert extra sessies vind ik nooit minder moties. dat was budget voor elkaar. Niet in andere was: help mee druk op heel veel toevoegen natuurlijk wel goed voor de coalitie en niet in de te zoeken naar een eerlijk gezegd. Die zijn de werkdruk, dus ik zou oppositie. dekking. dan toch zo algemeen het ook niet anders dat je er voor jouw willen portefeuilles niet veel mee kan. In de sessie voor mijn commissie kwam mijn commissie er bekaaid vanaf. Er moet een oplossing Geen mening Nvt De beïnvloedbaarheid hangt Meer inzicht in de De SV’s moeten veel te De tijd is beperkt. komen tussen enerzijds niet zoveel af van wat er in onderbouwing van de snel ingeleverd worden. gedekte moties en een model staat maar van posten.
Er is echt veel Meer tijd om ze te anderzijds het afkeuren de mate waarin het college meer informatie in het stellen zou betere van moties vanwege de ook ruimte wil bieden aan stadskantoor over waar vragen op leveren. Het dekking. Het onttrekt beïnvloeding. De cijfers ze het geld nu echt aan hele pakket inclusief 2e het zicht op het geven veel te weinig uitgeven. projecten berap en peilstok is nog inhoudelijke debat. beinvloedbaarheid weer. hebben gewoon steeds te veel. teveel Het is softe beinvloeding, budgetten, daaar moet herhaling. Teveel maar je kan ook echt met echt meer inzicht in coalitieakkoord. dingen stoppen. komen.
2
3
3
3 Het is wel wat leesbaarder geworden
3
3
3
1
4
4
4
3
5
4
3
2
6
3
3
2
7
3
3
2 leesbaarheid is verbeterd, maar ook herhaling in zinnen in verschillende hoofdstukken sociale domein. En waarom het blijft een beschrijvend stuk, terwijl primair begroting over cijfers gaat. Werken met fysiek document blijft noodzakelijk om snel te kunnen bladeren.
Goed gaat aandacht voor verbeteren in leesbaarheid en in sturing geven zichtbaar maken beïnvloeding. Beter kan proberen vanuit de cijfers op te stellen.
8
4
5
5 De beïnvloedbaarheid is een mooie toevoeging en ook dat nu gelijk duidelijk is wat er bijv niet meer gedaan wordt.
We waren nog nooit zo Heel gezellig :-) vroeg klaar. Uiteindelijk heb ik wel altijd liever een 'gewone' raad of cie. Omdat je dan altijd specifiek inhoudelijk werkt.
9
3
4
3 Het was prettig lezen. Ik voelde me meer meegenomen in wat er staat, wat de relatie is tot het coalitieakkoord en wat wordt gestart en gestopt. Ook is het helder hoe de indicatoren (niet altijd) aansluiten op de doelen en resultaten. Dat helpt om hierover het debat te voeren. De beïnvloedbaarheid vind ik een goede stap, maar het is dan nog niet helder of het echt beïnvloedbaar is, als in budget dat vrijvalt, of dat het toch geoormerkt wordt voor een doel met mogelijk een andere leverancier.
Wat sommige Prima wethouders goed deden bij de beantwoording: uw dekking kan technisch maar we raden het op inhoudelijke redenen af. Helaas deed nog niet iedereen dat op die manier. Ik heb voldoende tijd Volgens mij is er geen gedeeld doel bij de om alles goed te lezen. bespreking van de PB. Is Het aantal schriftelijke het een moment voor vragen dat over de hele stokpaardjes? linie wordt gesteld, Proefballonnetjes? Of schrikt me wel af. Ik kijken we hoe de lees de antwoorden op plannen uit de VJN zijn de vragen die we zelf uitgewerkt en gaan we hebben gesteld terug na waar het geld aan en van de rest scan ik uitgegeven gaat worden het een beetje. Het zijn en willen we daar op er zo ontzettend veel... bijsturen? Nu loopt dit door elkaar heen, kost daardoor veel tijd en partijen zitten op een ander informatieniveau en hebben ook andere doelen.
Geen mening, want ik Goed idee om alles in 5 Heel fijn! Ik zou dagdelen te doen. We eigenlijk wel een aparte had er geen ingediend. hebben ROG in 2 uur sessie van 2 uur voor gedaan en dat was ook iedere commissie willen echt voldoende. Ik denk hebben, voor uitleg dat het nog korter kan, over de bedragen, hoe want de meeste er geschoven wordt, debatten gaan niet over wat de consequenties de zijn. Ik merk dat wij nog programmabegroting, erg veel missen en ik maar over kan dit zelf niet snel onderwerpen die genoeg doorzien. partijen aandacht willen Daardoor blijft mijn geven. Daar doen we kennisniveau achter. als Volt nog niet aan Mijn beeld is dat dit ook bij andere partijen zo is. mee, maar we voelen wel een bepaalde druk Er zijn een paar specialisten die het echt op zichtbaarheid om daaraan mee te doen, snappen en de rest doet terwijl we het eigenlijk z'n best op een lager niveau. Dit gaat ten gewoon over de koste van de kwaliteit begroting willen van de debatten en is hebben. Ik heb me bv misschien ook de reden verbaasd over het uitgebreide debat over dat het vooral over andere dingen dan sec femicide bij VBF. de PB gaat.
Ik denk dat de financiële kennis en begrip in de raad over de hele linie omhoog moet, want bij de PB en VJN raakt het alles en daar gaat het in het debat niet veel over, wat ten koste gaat van de kwaliteit en diepgang. Verder ben ik heel tevreden met de stappen die al worden gezet om de raad goed te informeren en de PB leesbaar te maken. Dit voelt als gezamenlijke inspanning en verantwoordelijkheid en niet als een moetje richting de raad.
10
5
5
4 Veel beter leesbaar, duidelijker welke keuzes gemaakt zijn, minder overbodige teksten.
De tool van berenschot prima is nog wat zoeken hoe je dit handig gebruikt. Op zich fijn dat je kan doorklikken maar het werkt nog niet heel intuïtief
Veel debat gaat niet niet geweest over de uiteindelijk dus geen programmabegroting,o beeld bij ok in de cie's niet.
-
11
4
4
4 Fijn! Jullie doen echt erg je best en vinden het belangrijk dat we het kunnen volgen.
Ik vind dat de oppositie Fijn dat vragen op tijd behoorlijk wordt worden beantwoord, tegengewerkt door het het moet een hoop college bij het proberen werk zijn voor ambtenaren uit te geven van de middelen die beschikbaar zijn. Zo kunnen wij geen wezenlijke veranderingen aanbrengen in het beleid, bijvoorbeeld op het gebied van dierenwelzijn.
niet bijgewoond commissie financien per vraag 1 A4 stukken beter dan vorig waarom niet per jaar; er was discussie hoofdstuk? en relatief veel errata - over de inhoud! waarschijnlijk komt alles commissie JWCS gaat vanaf de afdelingen ipv alle kanten op, ook door inbreng partijen. Dat topdown dat het college alle ruimte concerncontrol alvast krijgt te beantwoorden, ingevuld heeft en de betekent in feite ook afdelingen moeten een soort vragenuur checken (vooral bij met het college. teksten vallen de tig Raad: jammer van de herhalingen op van motie staakt het vuren, zinnen) is bliksemafleider. Voelt niet als begrotingsbehandeling, niet als dat uiteindelijk met elkaar begroting vaststellen.
Ik ging naar een Veel te weinig tijd voor ontbijtsessie, maar deze schriftelijke vragen. werd grotendeels in beslag genomen door één aanwezige die heel veel en zeer gedetailleerde en kritische vragen ging stellen. Als relatief nieuwe deelnemer heb ik er daardoor zo goed als niets van kunnen opsteken.
Dagdelen waren goed. Het liep niet zo enorm uit, maar er was wel voldoende discussie: goede stap. Ja.
top!
tevreden over de ondersteuning vanuit de griffie - meedenken hoe we als raad ons sterker kunnen positioneren.
N.v.t.
Ga zo door!
geen gebruik van gemaakt
Ik ging naar een N.v.t. ontbijtsessie, maar deze werd grotendeels in beslag genomen door één aanwezige die heel veel en zeer gedetailleerde en kritische vragen ging stellen. Als relatief nieuwe deelnemer heb ik er daardoor zo goed als niets van kunnen opsteken.
Ga zo door :)
P&C cyclus
Januari 2024 Danielle Rijnders
P&C cyclus: Kennisniveau Het kennisniveau van de raad over de P&C cyclus is een punt van aandacht. Hoe kan dit naar een hoger (en meer gelijk) niveau worden gebracht? Is dat d.m.v. (ontbijt)sessies bij elk P&C product, meer technische sessies over een specifiek onderwerp, technische sessies per commissie inplannen in het vergaderschema, vragenuurtjes of iets anders (flexibele momenten zoals een webinar of een podcast)? Hoe denkt de adviescommissie C&F hierover rekening houdend met de werkdruk/capaciteit van de raad, griffie en de ambtelijke organisatie?
P&C cyclus: Vergaderschema JS • De samenloop van de jaarrekening met de VJN en de meerjarenprogramma’s is lastig qua voorbereiding. Voorheen (voor corona) konden de jaarstukken eerder worden aangeboden, maar door de extra eisen aan de accountantscontrole (o.a. vanwege de SISA regelingen) lukt dat niet meer. Het zou bijvoorbeeld helpen als een conceptversie van de jaarrekening eerder beschikbaar komt, zoals ter voorbereiding op de raadstoets, maar volgens de ambtelijke organisatie is dit heel lastig te realiseren. • Bredere groep woordvoerders betrekken bij de behandeling van de jaarstukken. Het is een mogelijkheid om naast een financiële avond over de jaarrekening het jaarverslag in de reguliere commissiecyclus te bespreken (opgedeeld per beleidsveld van de zes commissies). Daarbij is wel aangetekend dat de doorlooptijd op zich niet korter wordt; wel wordt het eigenaarschap bij de commissies gelegd, zowel wat betreft de inhoud als de tijd die men eraan wenst te besteden. Dit kan de controlerende en lerende rol van de raad versterken. Hoe denkt de adviescommissie hierover?
P&C cyclus: Vergaderschema VJN/PB Ten behoeve van de tijdsefficiëntie kan de raad ervoor kiezen om de VJN ‘uit te vergroten’ en de PB te verkleinen, zowel wat betreft de tijd die eraan wordt besteed als de focus. PB gaat dan over: zijn de opdrachten goed overgenomen die we hebben vastgesteld bij de VJN. Andersom kan ook: de PB wordt dan het belangrijkste moment. In het huidige vergaderschema reserveren we 7 dagdelen voor de VJN en 5 dagdelen voor de programmabegroting. Er kan een proef worden gedaan met een andere werkwijze. Het feit dat niets in steen is gebeiteld, behalve de wettelijke deadlines voor de JS en de PB. Hoe denkt de adviescommissie hierover en is het bijvoorbeeld een idee om dan de programmabegroting in de reguliere commissies te bespreken?
P&C cyclus: Schriftelijke vragen • Kwaliteit SV kan beter, meer gebundeld worden qua beantwoording en wellicht onderscheid technisch en politieke vragen (dit kan ook helpen in het debat in de commissie waar veel technische vragen worden gesteld) en een handigere zoekfunctie (per programma en in excel bijvoorbeeld). Door deze vragen komen ook veel foutjes aan het licht. De stukken moeten voorzien worden van een betere eindredactie. • Om de hoeveelheid van het aantal schriftelijke vragen te verminderen kan het helpen om voor het indienen van de vragen een telefonisch spreekuur te organiseren, een (markt)sessie per programma of bijvoorbeeld een teams-sessie voor 3-4 programma’s waar het voorgaande jaar de meeste vragen over zijn dan wel actuele thema’s (scenario's) op spelen? • Tijdsdruk rondom opstellen vragen en antwoorden van schriftelijke vragen. Hoe denkt de adviescommissie hierover? Hoe kijkt het de ambtelijke organisatie hiernaar?
P&C cyclus: Algemene beschouwingen De Algemene Beschouwingen (nu 1 dagdeel) bij de VJN kunnen scherper. Hoe kunnen we dat bereiken? Het zou een hoofdlijnen- of visiedebat moeten zijn, waarvoor de raad misschien meer tijd moet uittrekken?
• Meer spelregels opstellen? • Werken met pitches of loting i.p.v. een vaste volgorde voor de inbreng? • Moties aankondigen bij de algemene beschouwingen? • Beantwoording door college? Hoe denkt de adviescommissie hierover?
P&C cyclus: Overig • Leesbaarheid blijven verbeteren (van alle P&C producten). Hoe denkt de adviescommissie C&F dat we hier blijvende aandacht voor kunnen houden? Is het een idee om bij andere gemeente input op te halen door bijvoorbeeld een werkbezoek te organiseren aan een andere auditcommissie (bijvoorbeeld 2 keer per jaar)? • Veel waardering voor de raadstoets, de opvolging van de aanbevelingen kan beter. Het zou helpen als de opvolging van de raadstoets standaard wordt geagendeerd in de desbetreffende commissie en dat we daarbij een advies toevoegen van de raadsrapporteurs?
Hoe denkt de adviescommissie hierover?
Jaarplan Adviescommissie Controle en Financiën 2024 (december 2023) Datum en tijdstip 2024
Onderwerpen
Uitgangspunten
In beginsel 8 x 1,5 overleg, waar nodig in aanwezigheid van ambtelijke organisatie, rekenkamer en accountant. De cursief gedrukte onderwerpen zijn aanvullende onderwerpen (naast de reguliere cyclus). Onderwerpen voor de adviescommissie (kunnen) zijn: jaarstukken, voorjaarsnota, programmabegroting, financiële verordeningen en beleidsnota’s, art. 213a-onderzoeken, alle overige onderwerpen waarvan de adviescommissie van oordeel is dat deze een (sterke) financiële component bevatten. Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Opstarten aanbesteding Q4 2023 (loopt tot en met 31-3-2025, boekjaar 2024) --> plan van aanpak volgt. Let op einddatum contract boekjaar 2024. We vergaderen in 2024 van 09.00-10.30 in de burgemeesterskamer.
-
Vervolgsessie grexen icm nota grondbeleid (samen met ruimte) --> loopt
-
Bezuinigingen scenario’s
-
Rijker verantwoorden
-
Verbonden partijen
-
Inkopen/subsidies
Onderwerpen veeglijst
Do. 11 januari
Do. 15 februari
Vr. 1 maart
Do. 21 maart
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Aanbevelingen P&C cyclus (incl. evaluatie PB) (tijd: 30-45 minuten)
Verlenging accountant boekjaar 2024 (tijd: 10-15 minuten)
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
(leesbaarheid) MPR/investeringen (tijd: 45 minuten)
vervolg aanbevelingen P&C cyclus (tijd: 15 minuten)
1e begrotingswijziging (tijd: 10 minuten)
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
Wintersessie -
Sessie met VNG/BZK over inkomsten vanuit Rijk
-
Sessie accountant verdieping budgetrecht (openstaand zomersessie)
-
MPR investeringen of reserves (i.a.m. rekenkamer)
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Update raadstoets (tijd: 15-30 minuten)
Voortgang accountantscontrole (15 minuten)
Datum en tijdstip 2024
Onderwerpen
Do. 18 april
Do 30 mei
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Voortgang aanbesteding (tijd: 15-30 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Jaarverslag Rekenkamer
Jaarplan concernaudit (10 minuten)
Invulling TB JS/VJN op 28 mei (15 minuten)
Aanpak debat JS (15 minuten)
Voortgang accountantscontrole (15 minuten)
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Jaarstukken (beschikbaar 14 mei) (concept) Accountantsrapport van bevindingen, incl. accountantsverklaring over de Jaarstukken Concept Reactie van het college op het accountantsrapport
Zomersessie adviescie
Voorjaarsnota (beschikbaar 14 mei)
Berap incl. resultaatsbestemming en MPUV en MPR (let op nieuwe opzet)
(eventueel) Advies aan commissie VBF n.a.v. Voorjaarsnota/Berap/JS
Jaarverslag Concernaudit
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
Zomersessie
C&F X september 10.00-16.00 Do. 19 september
Aanbesteding inkoop (of eventueel op zomersessie)
Do. 17 oktober
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Programmabegroting + 2e Berap (tijd: 45 minuten)
2e Technische Begrotingswijziging
Advies aan commissie VBF over Programmabegroting (na wissel, tijd 15 minuten).
PvA Aanpak accountantscontrole (‘jaarplan’) en opdrachtbevestiging jaarrekening (tijd: 15 minuten).
Do. 5 december
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (tijd: 5 minuten)
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Concept Boardletter van de accountant
Concept Reactie van het college op de Boardletter
Voortgang controle
3e Technische Begrotingswijziging
Datum en tijdstip 2024
Onderwerpen
Onderwerpen/ aandachtspunten voor onderzoeken in jaarplannen auditteam, Rekenkamer, accountant en evt. adviescommissie.
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Halfjaarverslag Concernaudit
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (tijd: 5 minuten)
AGENDA Adviescommissie Controle en Financiën
11 januari 2024 09.00-10.30 (burgemeesterskamer)
Agendapunt 1 t/m 5 worden behandeld in aanwezigheid van de (medewerkers van) de afdeling Concernmanagement Financiën, Inkoop en Juridische Zaken/Concern Control, de voorzitter/secretaris van de Rekenkamer en de accountant.
Agendapunt 6 t/m 7 worden dit keer behandeld in afwezigheid van de accountant. (2 min)
1. a. Opening en mededelingen. b. Vaststellen agenda.
(3 min)
2. Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst. (5 min)
3. Ingekomen stukken. •
NVT
(30 min)
4. Aanbevelingen P&C cyclus en evaluatie PB 2024 (10 min)
5. Vooruitblik jaarplan 2024 •
Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt
ingestemd met deze onderwerpen voor de volgende vergadering? Do. 15 februari
Vr. 1 maart
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
(leesbaarheid) MPR/investeringen (tijd: 45 minuten)
vervolg aanbevelingen P&C cyclus (tijd: 15 minuten)
1e begrotingswijziging (tijd: 10 minuten)
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
Wintersessie -
Sessie met VNG/BZK over inkomsten vanuit Rijk
-
Sessie accountant verdieping budgetrecht (openstaand zomersessie)
-
MPR investeringen of reserves (i.a.m. rekenkamer)
**************************************************************************************** NB: 5 minuten wissel pauze.
1
Commissiegriffier financiën danielle.rijnders@utrecht.nl
(10 min)
6. Raadsvoorstel verlenging accountant boekjaar 2024 en aanbesteding 2025 (5 min)
7.
Rondvraag en sluiting.
2
Commissiegriffier financiën danielle.rijnders@utrecht.nl
Voorstel aan de gemeenteraad
Verlenging contract externe accountant 2024 Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Referendabel/Geheim
Adviescommissie Controle & Financien 29 februari 2024 Nee
De adviescommissie Controle & Financien stelt de raad voor te besluiten: 1. De Overeenkomst Accountantscontrole jaarrekening 2019 (op grond van artikel 3.3 van die overeenkomst) met één jaar te verlengen voor boekjaar 2024 en de einddatum van het contract aan te passen naar 1 juli 2025. 2. De Europese openbare aanbesteding voor een nieuwe overeenkomst vanaf boekjaar 2025 op te starten en de adviescommissie Controle en Financien te mandateren de inhoudelijke documenten op te stellen en de aanbesteding uit te voeren. De adviescommissie Controle & Financien
De commissiegriffier Danielle Rijnders
De voorzitter Jantine Zwinkels
Context Op grond van Artikel 3, lid 2a van de 'Verordening op de adviescommissie Controle en Financiën” adviseert de adviescommissie de raad jaarlijks over de opdrachtverlening aan de accountant. Naast de wettelijk verplichte controle, kunnen dit ook bijzondere controleopdrachten zijn. Op grond van Artikel 4, lid 1 van voornoemde verordening, is de adviescommissie het contactorgaan van de accountant.
Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1
De Overeenkomst Accountantscontrole jaarrekening 2019 (op grond van artikel 3.3 van die overeenkomst) met één jaar te verlengen voor boekjaar 2024 en de einddatum van het contract aan te passen naar 1 juli 2025.
Argumenten 1. De gunning in 2019 van de aanbesteding van de controlewerkzaamheden van de jaarrekening is voor de boekjaren 2019 t/m 2021, met optie tot verlenging voor drie jaar, verleend aan Deloitte accountants B.V. De adviescommissie Controle & Financien is tevreden over het functioneren van de externe accountant de afgelopen jaren en wil om die reden gebruik maken van de laatste verlengingsmogelijkheid van de huidige overeenkomst. Kanttekeningen/Risico’s 1. -
Beslispunt 2.
De Europese openbare aanbesteding voor een nieuwe overeenkomst vanaf boekjaar 2025 op te starten en de adviescommissie Controle en Financien te mandateren om deze aanbesteding uit te voeren.
Argumenten 2. Omdat de overeenkomst met de huidige externe accountant na het boekjaar 2024 afloopt is het noodzakelijk dat de Europese openbare aanbesteding voor deze overeenkomst wordt opgestart. De adviescommissie Controle & Financien zal conform de werkwijze in het verleden de inhoudelijke documenten, zoals het programma van eisen en de gunningscriteria, vaststellen in Q3 2024 namens de raad. Deze documenten worden voorbereid door het verwervingsteam waar 4 leden van de adviescommissie Controle & Financien aan deelnemen, naast de commissiegriffier en ambtenaren van de afdelingen FIJ, Concerncontrol en Concernaudit. Indien gewenst zal een technische sessie hierover worden georganiseerd begin Q2 2024 om input mee te geven. Het gunningsvoorstel zal in Q1 2025 aan de raad ter besluitvorming worden voorgelegd. Dit raadsvoorstel is conform de ervaringen in het verleden een hamerstuk omdat de aanbesteding dan is afgerond. Kanttekeningen/Risico’s 2. Een nieuwe overeenkomst kan financiële consequenties hebben voor de begroting 2025 en verder.
Financiën Dit voorstel heeft geen financiële consequenties voor de begroting 2024.
Vervolg De aanbesteding heeft globaal de volgende planning: • Q1/2024: Algemene voorbereiding (marktverkenning, bepalen aanbestedings- en inkoopstrategie, planning); • Q2/2024: Uitwerking programma van eisen/ gunningscriteria en eventueel technische sessie; • September 2024: Vaststellen programma van eisen en gunningscriteria door de adviescommissie Controle & Financien en de gemeenteraad informeren d.m.v. een raadsbrief. • Q4/2024: Europese aanbestedingstraject doorlopen inclusief het beoordelen van de inschrijvingen door het verwervingsteam; • Q1/2025: Voorlopige gunning en Raadsvoorstel gunning aanbesteding accountantscontrole.
Communicatie -
Niet-Referendabel De Verordening raadgevend referendum is niet van toepassing. Het betreft een raadsvoorstel ter uitvoering van een besluit van een hoger bestuursorgaan of de wetgever waaromtrent de raad geen beleidsvrijheid heeft (artikel 1:2 lid 2 onder k Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht).
Bijlagen Geen bijlagen
2