Agendabundel

Ook rapporteert het college door aan te sluiten bij de structurele begrotingscyclus. Dit betekent dat we voortgang op hoofddoelen en -indicatoren en hoe we deze willen meten, opnemen in de jaarlijkse programmabegroting en -verantwoording. Het gaat om het programma Betrouwbare Overheid en bijhorende doelstelling Betrokken Utrechters: Utrechters zijn actief in de eigen omgeving en/of oefenen invloed uit op gemeentelijke plannen, beleid en uitvoering in hun buurt, wijk, en/of stad. De reeds bestaande indicatoren bij dit onderdeel worden vervangen door onderstaande nieuwe indicatoren. De formulering van de huidige doelstelling passen we aan zodat deze beter aansluit bij dit beleid.

Indicatoren De meeste indicatoren die we gaan volgen, zijn nieuw en hebben dus geen resultaat uit het verleden. Deze nieuwe indicatoren zijn in onderstaande tabel aangegeven met een sterretje. Dit willen we starten in het najaar van 2024 als nulmeting. Bij al beschikbare indicatoren, staat de score of percentage van de meest recente meting bij de indicator. We gaan ervan uit dat de ontwikkeling die we willen inzetten met Samen stad maken een lange adem vraagt, waarbij een grotere verandering pas zichtbaar zal zijn over een langere tijdsperiode. Omdat we daarnaast bij een aantal indicatoren de afgelopen jaren een dalende lijn zien, verwachten we over een periode van vier jaar een bescheiden vooruitgang.

30

Beleidsnota Samen stad maken - Geen Utrecht zonder U | 31

Doelstelling

Effect-indicator

0-meting

Vervolgmeting 1

Vervolgmeting 2

Evaluatie

1. Utrechters hebben meer zeggenschap over beleid, plannen en uitvoering in hun stad.

Ervaringen zeggenschap

*

*

*

2026

1a. Utrechters hebben meer eigenaarschap.

% Utrechters dat betrokken is in de buurt door één of meerdere buurtactiviteiten.

54% (2023)

55% (2025)

57% (2027)

2026 Volgen via begroting

Ervaringen eigenaarschap

*

*

*

2026

Ervaringen bredere belangenafweging

*

*

*

2026

Bron: Inwonersenquête

1b. Een bredere belangenafweging in besluitvorming van college en raad. 2. De gemeente is een betrouwbare samenwerkingspartner voor Utrechters.

% Utrechters dat vertrouwen heeft in de lokale overheid

53% (2023)

54% (2025)

56% (2027)

2026 Volgen via begroting

Vertrouwen

Ervaringen vertrouwen geven

*

*

*

2026

Duurzame relaties

Ervaringen duurzame relaties

*

*

*

2026

Duurzame relaties

Score sociale cohesie

5,9 (2023)

*1 (2025)

* (2027)

2026

Open en eerlijk

% Utrechters dat vindt dat de gemeente eerlijk en open is in het contact met inwoners.

27% (2023)

28% (2025)

30%

(2027)

2026 Volgen via begroting

Open en eerlijk

Ervaringen open en eerlijkheid gemeente

*

*

*

2026

Lef tonen

Ervaringen lef tonen & verantwoordelijkheid nemen

*

*

*

2026

Inclusie en diversiteit

Ervaringen inclusie en diversiteit (in afstemming met Inclusie)

*

*

*

2026

Ervaringen continue leren en verbeteren

*

Vertrouwen

Bron: Inwonersenquête

Bron: Inwonersenquête

Bron: Inwonersenquête

Leren en verbeteren

* nieuwe indicator, dus nog geen nulmeting en streefwaarden bekend. 1

32

*

*

2026

Risico’s We willen graag samen met Utrechters de stad maken. Maar lang niet alle Utrechters willen met ons meedenken en meedoen. Willen ze dat wel, dan betekent het niet dat iedereen het altijd met elkaar eens zal zijn. Waar mensen samenwerken, gaat het niet altijd zoals we verwacht hadden. Dat is niet erg, zolang we er met elkaar van leren, duidelijk zijn en we elkaar niet kwijtraken. In deze paragraaf maken we de risico’s inzichtelijk en gaan we na hoe we er op een passende manier mee om kunnen gaan.

Overzicht belangrijkste risico’s Risico-omschrijving

Toelichting

Maatregelen

Samen stad maken is van ons allemaal en dus van niemand.

Doordat er niemand echt verantwoordelijk is, is er geen sturing, monitoring en controle op het behalen van de doelstellingen.

Er blijft een team Samen stad maken actief. Er komt een duidelijke rol- en taakverdeling waarin we ook sturing, monitoring, controle en escalatie afspraken maken.

Cultuurverandering kost tijd.

We bereiken onze doelstellingen niet van de ene op de andere dag. Als er onvoldoende tijd wordt uitgetrokken (jaren), kan de conclusie zijn: het werkt niet, we stoppen ermee.

De organisatie brede implementatie en borging vragen om begeleiding van onze collega’s. Een gedragsverandering is nodig. Gedrag is het moeilijkst te veranderen, daar trekken we jaren voor uit. Stap voor stap, in het dagelijkse werk met elkaar aan de slag en van elkaar leren.

In tijden van bezuiniging bestaat de kans dat er onvoldoende financiële middelen zijn om goed samen te werken met Utrechters.

Samenwerken met Utrechters kost tijd en geld. Als die middelen er niet zien, kunnen we onvoldoende ervaringskennis verbinden aan de vakkennis om plannen en uitvoering aan te laten sluiten bij het vraagstuk en de mensen voor wie we het doen.

We zetten minder in op Burgerparticipatie. We maken veel meer gebruik van de data die er al is (input bewonerspanel, signalen KCC). Wat we al weten, hoeven we niet meer te vragen. Door in te zetten op leren en ontwikkelen van ambtenaren verbeteren de planprocessen en dat leidt tot minder externe inhuur en minder reparatiekosten. Eigenaarschap van Utrechters biedt kansen in tijden van bezuinigingen.

Het kompas voor zeggenschap is niet makkelijk in gebruik en vraagt ervaring en begeleiding.

Uit de eerste toetsen blijkt dat deze versie van het kompas niet makkelijk hanteerbaar is voor mensen die er nog niet veel mee gewerkt hebben. Het roept vragen op en verschillende mensen komen mogelijk tot verschillende samenwerkingsvormen

We starten met het gebruik van het kompas, om het op basis van praktijkervaringen aan te kunnen scherpen. Daarbij communiceren we duidelijk dat het kompas nog niet waterdicht is en presenteren we het als een 1.0 versie die we graag met Utrechters en ambtenaren doorontwikkelen. We geven daarbij aan dat het gebruik begeleiding vraagt van mensen die er ervaring mee hebben.

Utrechters kunnen het oneens zijn dat mede-Utrechters veel zeggenschap krijgen en hebben liever dat de overheid bepaalt.

Utrechters die zeggenschap hebben gekregen hebben geen legitimiteit/draagvlak van andere Utrechters.

Bij Overheidsparticipatie vragen we ook altijd aan Utrechters om zich in te leven in belangen van andere Utrechters. De gemeente houdt een controlerende en steunende rol op representativiteit.

Streefwaarden wordt ingevuld in samenhang met Inclusie en Diversiteit

Beleidsnota Samen stad maken - Geen Utrecht zonder U | 33

Financiën De uitvoering van deze beleidsnota is een verantwoordelijkheid van de gehele gemeentelijke organisatie, waarbij Samen stad maken verankerd wordt in alle gemeentelijke opgaven. De financiering hiervan valt daarmee ook onder de betreffende beleidsterreinen en wordt gedekt vanuit de bijbehorende programmabegrotingen. De beweging die geschetst is bij onderdeel B wordt in eerste instantie binnen de totale gemeentelijke begroting budgetneutraal uitgevoerd: door minder vaak te kiezen voor de samenwerkingsvorm Burgerparticipatie en in plaats daarvan vaker voor de samenwerkingsvorm Peilen, ontstaat ruimte om extra te investeren in Overheidsparticipatie en Samen aan zet. Daarnaast zijn vanuit het coalitieakkoord 2022-2026 aanvullende middelen beschikbaar gesteld voor samen stad maken, waardoor het totale budget van het programma Samen stad maken ongeveer 0,5 miljoen per jaar bedraagt. Deze middelen worden ingezet om het beleid gemeentebreed te implementeren (oa door middel van ontwikkeling van expertise), daarvoor de benodigde (online) tools en instrumenten te ontwikkelen, het beleid te monitoren en een controlerende rol te vervullen. Ook de ondersteuning van de wijkplatforms wordt uit dit budget betaald. In onderstaande tabel hebben wij inzichtelijk gemaakt welke middelen extra ter beschikking zijn gesteld vanuit het coalitieakkoord en wat daarmee het totale budget is.

2024

2025

2026

2027

Samen Stad maken (structureel)

339.060

339.060

339.060

339.060

Samen stad maken programmamanagement (incidenteel vanuit coalitieakkoord 2022-2026)

90.000

90.000

90.000

0

Online participatie – Denk Mee (structureel vanuit coalitieakkoord 2022-2026)

70.000

70.000

70.000

70.000

Totaal Samen stad maken (structureel budget)

499.060*

499.060*

499.060*

*Disclaimer: Vanwege de huidige financiële situatie van de gemeente zullen in de gemeentelijke meerjarenbegroting keuzes moeten worden gemaakt die mogelijk ook van invloed zullen zijn op de activiteiten en financiën op onze inzet voor het programma Samen Stad maken. In bovenstaande toelichting is nog geen rekening gehouden met eventuele bezuinigingen of het temporiseren of stopzetten van bepaalde activiteiten.

409.060*

Besparing op lange termijn

De lijn die we voorstellen in dit beleid kan op termijn ook een besparing opleveren. Deze mogelijke besparing is bijvangst. Het doel van het beleid is niet om te besparen, maar om samenwerkingsvormen te kiezen die passen bij de situatie en die zeggenschap van Utrechters vergroten. We zien verschillende mogelijkheden waarop dit beleid tot besparing kan leiden. Ten eerste is dit beleid gericht op continu leren en ontwikkelen van ambtenaren. Samenwerking met Utrechters zien wij als een reguliere taak van de gemeente. Als wij daar zelf in leren, hoeven we minder extern in te huren en leidt dit ook tot betere planprocessen en minder reparatiekosten. De twee geschetste bewegingen van het kompas kunnen ook op termijn een besparing opleveren. Het begeleiden van Utrechters naar meer zeggenschap en eigenaarschap (Overheidsparticipatie en Samen aan zet) vraagt van ons aanvankelijk een grotere inspanning. Deze begeleiding kost namelijk tijd en geld. Deze begeleiding wordt betaald uit beschikbare budgetten van het betreffende onderwerp en uit beschikbare middelen van het programma samen stad maken. Die inspanning is erop gericht om op de langere termijn onze rol steeds kleiner te maken en daarmee te besparen.

Als we inwonerssignalen veel beter vastleggen, bruikbaar maken en werken aan duurzame relaties (met bijvoorbeeld sleutelpersonen en wijkplatforms), is de vorm Peilen ook steeds beter en eenvoudiger uit te voeren. Ook dat zou op termijn een besparing kunnen opleveren.

34

Beleidsnota Samen stad maken - Geen Utrecht zonder U | 35

Utrechts Sturingsmodel (voor complexe opgaven)

Gedeelde waarden zijn het startpunt

Kaders en randvoorwaarden zijn scherp geformuleerd

OPGAVE Leren en verbeteren via interactie en dialoog

Data en informatie brengt de beweging in kaart

Opgave ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟

Meer betekenisvolle verbinding tussen gemeente en Utrechters en Utrechters onderling. Extra investeren in het ongehoorde geluid voor meer inclusie en diversiteit. Meer duidelijkheid over zeggenschap, minder valse verwachtingen. Meer eigenaarschap van Utrechters. Minder klassieke Burgerparticipatie. Meer andere vormen van invloed en andere samenwerking.

Gedeelde waarden zijn het startpunt ࡟ We zijn open en eerlijk. ࡟ We geven vertrouwen aan Utrechters. ࡟ We tonen lef. ࡟ We zorgen proactief voor inclusie en diversiteit. ࡟ We werken proactief aan duurzame relaties met Utrechters. ࡟ We leren en verbeteren continu. Kaders en randvoorwaarden zijn scherp geformuleerd ࡟ Kompas en leidende principes zijn leidend, toepassing is niet vrijblijvend. ࡟ Elk organisatieonderdeel is zelf verantwoordelijk voor de uitvoering; Principes houding en gedrag zijn onderdeel van HR sturing: FIT-gesprekken, werving en selectie, etc Data en informatie brengt de beweging in kaart ࡟ Zie ‘voortgang en verantwoording’ en ‘indicatoren’ Leren en verbeteren via interactie en dialoog ࡟ We starten op programmaniveau een reflectiegroep met betrokken Utrechters en experts. ࡟ We vragen op projectniveau feedback van betrokken Utrechters. ࡟ We stellen het kompas en de leidende principes bij op basis van ervaringen.

36

Beleidsnota Samen stad maken - Geen Utrecht zonder U | 37

Afspraken wijkplatforms

D

Bijlage

De wijkplatforms hebben, zoals beschreven in de beleidsnota Samen stad maken 20242028, een duurzame relatie met de gemeente. Zowel de gemeente als de wijkplatforms zetten zich in om de relatie te onderhouden. De gemeente ondersteunt met middelen en is op onderwerpen actief betrokken. De eerste contactpersoon is het wijkbureau, inhoudelijke collega’s haken aan bij de verschillende onderwerpen als dat wenselijk is. De platforms bepalen zelf hun eigen vorm en met welke onderwerpen ze zich bezighouden. Het is mogelijk dat er verschillende wijkplatforms zijn in één wijk, zij gaan namelijk zelf over het gebied waarvoor ze zich willen inzetten. Dit is niet aan vooraf vastgestelde grenzen verbonden. Wanneer er meerdere wijkplatforms zijn in eenzelfde gebied, waarbij de gebieden elkaar overlappen, organiseert de gemeente waar nodig een gesprek tussen de organisaties. Daarin proberen we afspraken te maken over wie welke rol pakt, zodat er geen dubbel werk hoeft te worden gedaan en ieder zich kan inzetten vanuit zijn eigen kracht. Die gesprekken kunnen ook plaatsvinden tussen wijkplatforms en andere bewonersinitiatieven, zoals wijkinformatiepunten of wijkcoöperaties. Wijkplatforms hebben ook een adviserende rol, zoals beschreven in motie 369: Adviesrecht voor de wijkplatforms. Om goed te kunnen functioneren en adviseren, moet je goed geïnformeerd zijn.

De gemeente heeft de verantwoordelijkheid om de wijkplatforms te informeren over belangrijke onderwerpen in de wijk wanneer een wijkplatform daarom verzoekt. Dit kun je zien als een recht op informatie. Een adviesrecht moet niet worden opgevat als een adviesplicht. De gemeente kan de wijkplatforms vragen om mee te denken, hun netwerk aan te wenden of samen op te trekken, maar een wijkplatform beslist zelf of zij hierop ingaat. In wijkplatforms zitten namelijk actieve Utrechters die hun inzet vanuit vrijwilligheid doen, de gemeente moet hen niet overvragen. Adviezen van Utrechters nemen we altijd serieus, daar hoort een inhoudelijke reactie vanuit de gemeente bij. Daarnaast kunnen de wijkplatforms ook een rol pakken in het beheren van een buurt- of wijkbudget, organiseren van een bewoners-top of opstellen van een wijkvisie. Deze vorm van eigenaarschap en zeggenschap (over financiële middelen) juichen we toe. We verkennen de mogelijkheden met de platforms die hier interesse in hebben, zodat we op maat afspraken kunnen maken binnen de mogelijkheden die de gemeentebegroting hiervoor biedt. De wijkplatforms zetten zich in om zo inclusief mogelijk te zijn en een inclusief geluid te laten horen (motie 371). Dat zit in de functie van een platform en is een inspanningsverplichting voor de wijkplatforms. De gemeente en sociale partners kunnen hierbij helpen.

Volledige representativiteit is niet iets wat je van een bewonersgroep kunt verwachten. De gemeente houdt altijd zelf de verantwoordelijkheid om een zo breed mogelijk geluid op te halen en verwacht niet dat het wijkplatform het contact is namens de wijk of buurt. Andersom heeft het wijkplatform ook meerdere contacten met de gemeente. De diversiteit aan relaties werken versterkend. Bij een advies maakt het wijkplatform op een zelf gekozen manier

38

Beleidsnota Samen stad maken - Geen Utrecht zonder U | 39

inzichtelijk wie betrokken is bij het opstellen van het advies en hoe breed dit advies wordt gedragen. Een breed gedragen advies weegt anders dan een advies wat minder breed gedragen is. Daarnaast maken het wijkplatform en gemeente vooraf afspraken met elkaar over het vervolg: wat gebeurt er met een advies? Alle bewonersgroepen kunnen voor (financiële) ondersteuning een aanvraag doen bij het Initiatievenfonds. Om de belangrijke rol van de wijkplatforms te faciliteren reserveren we daarnaast extra budget voor ondersteuning van de wijkplatforms. Zij kunnen aanspraak maken op een ondersteuningsbudget van €5.300,- voor algemene onkosten. Op dit moment is het ondersteuningsbudgetvolume van totaal € 53.000,- nog toereikend. Mochten er in verschillende wijken meerdere aanvragen komen, dan is herziening van dit budget nodig. Daarnaast is ook differentiatie in het ondersteuningsbudget mogelijk wanneer blijkt dat een wijkplatform meer of minder nodig heeft om goed te functioneren. Om aanspraak te maken op dit budget stellen we enkele voorwaarden: 1. De kerngroep van betrokken wijkbewoners bestaat uit minimaal drie personen 2. Het wijkplatform organiseert per jaar minimaal twee momenten om breed met de wijk in gesprek te gaan. Dit is vormvrij. 3. Het wijkplatform spreekt niet namens de gehele wijk, maar deelt wat er leeft en speelt 4.

Activiteiten van het wijkplatforms zijn zo open en inclusief mogelijk. 5. Het wijkplatform zet zich in voor een zo inclusief mogelijk geluid vanuit de wijk, wanneer zij gebruik maken van hun adviesrecht 6. Het wijkplatform doet een verzoek voor het ondersteuningsbudget met een globale beschrijving van de verwachte kosten, een korte beschrijving van hoe zij bovenstaande voorwaarden gaan realiseren en verstrekt achteraf een verantwoording van de kosten. Als er meer ondersteuning nodig is, bijvoorbeeld administratieve hulp of extra financiering voor een onderzoek in de wijk, kan een aanvraag gedaan worden bij het Initiatievenfonds. Daar vindt een beoordeling plaats op basis van die subsidieregels. Toekenning vindt plaats als aanvulling op het ondersteuningsbudget. Daarnaast kan het wijkbureau, als vaste sparringpartner van het wijkplatform, ruimtes ter beschikking stellen en is het een verbindende schakel naar de rest van de gemeente. Dit betekent dat de gemeente een wijkplatformfunctie in elke wijk of buurt stimuleert. Daarnaast organiseert de gemeente een kennis en leernetwerk voor alle wijkplatforms, zowel fysiek als online. De wijkplatforms kunnen ook met elkaar in contact worden gebracht om van elkaar te leren. Door zowel financiële ondersteuning als een bijdrage in natura te geven, krijgen de wijkplatforms de ruimte om hun rol te pakken.

40

Beleidsnota Samen stad maken - Geen Utrecht zonder U | 41

Gemeente Utrecht Samen Stad Maken

samenstadmaken@utrecht.nl

Utrecht.nl

2024-003.DDK

4 april 2024

Inspiratie en participatieverslag

Om te komen tot Beleidsnota Samen stad maken: Geen Utrecht zonder U

Utrecht.nl

2

Inhoudsopgave 1 Inspiratie: bronnenlijst

4

2 Utrechters die hebben meegedaan

5

3 Participatieverslag

6

Input Kompasteam - 17 oktober 2023 Collega’s in gesprek met Utrechters - juni 2023 Collega's in gesprek rond de Stedenbouwvisie - juni en september 2023 Gesprek met STAD Utrecht - 30 november 2023 ‘Act together now’ Utrecht4globals - 15 september 2023 Gesprek met Vereniging Dwarsverband - 20 december 2023 Bijeenkomst met sleutelpersonen - 9 januari 2024 Bijeenkomst netwerk initiatief - 9 januari 2024 Bijeenkomst Wijkplatforms - 10 januari 2024 Bijeenkomst Young Minds Utrecht - 16 januari 2024 Opbrengst Thirty030 - 17 januari 2024 Sessie Panel Meetellen - 25 januari 2024 Feedback Werkgroep Burgerberaad - 30 januari 2024 Development Network Utrecht (DNU) - 14 maart 2024

6 13 13 14 14 15 16 20 21 29 30 33 35 36

Beleidsnota Samen stad maken Inspiratie en participatieverslag | 3

1 Inspiratie: bronnenlijst Boeken ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟

Floor Ziegler en Teun Gautier - ‘Een Wereld van Gemeenschappen’ 1-11-2023 Marije van den Berg – ‘De Beleidsbubbel’ 30-5-2023 Hanke Verloo - ‘Struikelen over participatie’ 19-10-2023 Frederik van Dalfsen, Steven Blok en Henk Wesseling - ‘Leren in Participatieland’ 10 juni 2022 Bert Blase - De burger is niet gek 27-10-2022

Onderzoeken ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟

Saluti - Voorverkennning Inclusieve burgerparticipatie ‘De Kunst van het luisteren.’ december 2023 Rekenkamer rapport - ‘Horen, zien en samen door.’ december 2022 WRR – Grip - ‘Het maatschappelijk belang van persoonlijke controle.’ 30-11-2023 Katalys en Motivaction - ‘Inzet Bewoners voor hun leefomgeving.’ 22-8-2023 Rapport panel Meetellen – ‘Dit vinden wij van de stad.’ september 2022 Utrecht Monitor – ‘Inwonersenquête 2023’ maart 2024 Rekenkamer Haarlemmermeer -Vertrouwen in de lokale democratie. 9-11-2023

Publicaties ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟

Nieuw essay SCP-directeur - ‘Overheid geef burgers een gelijkwaardige rol aan de ontwerptafel van beleid.’ 14-3-2024 Annelieke van den Berg - How young adults explain their intention to participate in online direct citizen participation. 18-1-2024 Erik Pool - ‘Tegenspraak is een onmisbare kracht.’ 12-2-2014 LSA bewoners - ‘Gemeenschapsgericht werken? Zo kan het!’ 7-2-2024 Maja Rocak in Sociale Vraagstukken - ‘Ambtenaren bekijk de wereld vanuit een ander perspectief.’ 14-2-2024 Wouter Boonstra in Binnenlands Bestuur - ‘Accepteer dat niet iedereen mee wil doen.’ 15-2-2024 SER - ‘Burgerparticipatie: Op zoek naar alle stemmen.’ 20-2-2024 ‘Verkenning zeggenschap van Utrechters over hun leven en leefomgeving’ – 2022 Gemeente Peel en Maas - ‘Gedeeld eigenaarschap’ 15-11-2022 Frans Soetebroek - Omstreden plannen, onderschatte burgers september 2022

Podcasts ࡟ ࡟ ࡟

4

Claartje Brons en Felix Wolf - ‘Kennis delen en vastleggen.’ 13-2-2024 Democratie in uitvoering S6 / E27 - ‘Anders dan gebruikelijk beslissen met Anke Siegers’. 12-2-2024 Anne-Mathije Bogert, onderzoeker en inspecteur bij Toezicht Sociaal Domein Participatiepraat | Vertrouwen en relaties opbouwen | Kennisknooppunt Participatie 27-2-2024

2 Utrechters die hebben meegedaan ࡟

Kompasteam Utrecht

࡟

Straatinterviews (gekoppeld aan de Sociale Visie Utrecht 2040)

࡟

Voor je stadsie; rondetafelgesprek initiatieven

࡟

Netwerk Initiatief met Groenmoetjedoen, buurtnatuur030, K.F. Heinfonds en Utrecht Natuurlijk

࡟

Vereniging Dwarsverband; buurthuizen in zelfbeheer

࡟

Stichting Sleutelpersonen

࡟

Wijkplatforms

࡟

Young Minds

࡟

Thirty030 / stadsambassadeurs

࡟

Panel Meetellen

࡟

Werkgroep Burgerberaad

࡟

Vertegenwoordiging Gezondheidspact

࡟

Utrecht4globals

࡟

LSA bewoners

࡟

Development Network Utrecht

࡟

STAD Utrecht

Beleidsnota Samen stad maken Inspiratie en participatieverslag | 5

3 Participatieverslag Om tot beter beleid én samenwerking met de stad te komen, hebben we met veel Utrechters, collega's en samenwerkingspartners in de stad gesproken en gebrainstormd. Lees in dit verslag welke Utrechters we allemaal gesproken hebben en wat zij ons hebben meegegeven. Met de verkregen input is het beleid steeds verder aangescherpt. Zo is op basis van het gesprek met de sleutelpersonen bijvoorbeeld onderstaande visual gemaakt van dé voorwaarden voor een goede samenwerking.

Aandacht en vertrouwen geven

Vertrouwen krijgen

Verbinding

Goed functionerende democratie

Er is bewust gekozen voor het voeren van persoonlijke gesprekken met groepen Utrechters. Omdat de nieuwe koers voor Samen stad maken, het kompas voor zeggenschap en de leidende principes voor houding en gedrag toelichting en uitleg behoeven. In gesprek met elkaar vindt ter plekke een bredere belangenafweging plaats en haal je niet alleen de input van één individu op. Ook is er de mogelijkheid tot het stellen van vragen. Op het digitale platform Denk Mee is het geven van een gerichte presentatie, het beantwoorden van vragen en het voeren van een persoonlijk gesprek niet mogelijk. Daarom is er niet voor gekozen Denk mee in deze fase van beleidsontwikkeling in te zetten, maar zijn er wel straatgesprekken gevoerd.

Input Kompasteam - 17 oktober 2023 Advies over het Kompas voor zeggenschap en leidende principes voor houding en gedrag. Aanleiding en context De gemeente Utrecht gaat een kompas voor zeggenschap en leidende principes voor houding en gedrag ontwikkelen, als onderdeel van een gemeentebreed verbetertraject vanuit Samen Stad Maken. Het doel is om de kwaliteit van de interactie tussen gemeente, Utrechters en organisaties te verbeteren. Het kompasteam voerde hierover een aantal dialogen in de maand september. De bevindingen en conclusies van deze dialoogsessies komen samen in het advies aan de gemeente dat hierna wordt toegelicht. Meer informatie over het team, het verloop en de opbrengst van de dialogen zijn te lezen in de (ppt)bijlage: ‘Het Kompasteam: dialogenserie over een kompas voor zeggenschap en leidende principes voor houding en gedrag’.

6

De urgentie voor verbetering wordt breed gedeeld De urgentie om de kwaliteit van het samenspel tussen gemeente en Utrechters te verbeteren wordt breed gedeeld in het team. De gemeente speelt een belangrijke rol in de levens van mensen die wonen en werken in Utrecht en we staan met elkaar voor een aantal pittige maatschappelijke uitdagingen, zoals de energietransitie, de woningnood, grote gezondheidsverschillen, toenemende polarisatie en armoede. Tegelijkertijd zien we dat het vertrouwen in de overheid historisch laag is. Ook de gemeente Utrecht heeft hier mee te maken. Maar we houden ook van deze stad, er gaan ook veel dingen goed. Hoe kunnen we kennis, ervaring en krachten van de gemeente, Utrechters en organisaties beter en vaker bundelen om samen aan oplossingen te werken en ‘Gezond stedelijk Leven voor iedereen’ te bereiken. We beseffen dat dit ten aanzien van houding en gedrag niet alleen iets van de gemeente vraagt, maar ook van bewoners en organisaties. In het advies hierna lichten we toe hoe wij zien dat het ‘kompas voor zeggenschap en de leidende principes voor houding en gedrag’ een positieve rol kunnen spelen in de beweging naar een beter samenwerkende stad waar steeds meer mensen en organisaties zich inzetten en samen met de gemeente, onderdeel van de oplossingen vormen.

Het Kompas voor zeggenschap Het kompas is bedoeld voor iedereen, het moet meer duidelijkheid bieden voor gemeente en burgers. Wanneer kiezen we voor welke samenwerkingsvorm? Het moet het gehele spectrum beslaan van géén zeggenschap tot álle zeggenschap bij Utrechters. Er zijn verschillende voorbeelden in andere steden, maar op elk voorbeeld valt wel iets aan te merken en vooral is de vraag of het ook werkt? Dat laatste staat in ons advies voorop: hoe kunnen we zorgen dat het ook gaat werken? Met het versterken van zeggenschap ontstaat eigenaarschap. We vinden het van groot belang dat mensen meer invloed gaan ervaren op hun eigen leven en leefomgeving. Dat kan door zeggenschap te versterken. Zo groeit ook het eigenaarschap en het vertrouwen in elkaar. Dan doen meer mensen mee en zetten meer mensen zich in voor hun leefomgeving en kunnen we samen aan een betere toekomst werken. Dit is heel belangrijk voor onze stad, samenleving en democratie. Het kompas moet daarom niet alleen duidelijkheid bieden, maar bijdragen aan het optimaal benutten van kansen om zeggenschap voor Utrechters en organisaties te versterken. In de dialogen hebben we met elkaar verkend welke factoren bijdragen aan het versterken van zeggenschap en wat dat oplevert. (Sheet 19) Om vervolgens te onderzoeken hoe je dit onderdeel van het kompas en de leidende principes voor houding en gedrag kan laten zijn.

Een visie op de gemeente van de toekomst zou kunnen helpen als stip op de horizon. Een van de teamleden ziet de gemeente van de toekomst als een verzameling pleinen of platforms, waar in totale vrijheid met alle betrokkenen steeds weer met elkaar bepaald wordt wat er in de voorliggende situatie nodig is.

Beleidsnota Samen stad maken Inspiratie en participatieverslag | 7

Leidende principes voor houding en gedrag Met het optimaal benutten van kansen om zeggenschap te versterken, zal de positieve impact van de gemeente op de levens van Utrechters vergroten. We bedoelen hiermee dus niet dat het toekomstbeeld is dat de rol van de gemeente steeds onbelangrijker wordt. We -burgers en overheid - hebben elkaar juist meer nodig om de uitdagingen van vandaag tegemoet te treden. Het gaat wel om een verschuiving naar een meer samenwerkende of faciliterende gemeente. Dit brengt een nieuw repertoire aan werkwijzen, manieren en methodes van samenwerking met zich mee. Het kompas wijst de weg naar die nieuwe werkwijzen en methodes voor samenwerking. Bij het laten slagen daarvan in de praktijk, zijn rolinvulling, houding en gedrag van doorslaggevend belang. In de dialogen hebben we verkend en benoemd welke houding, welk gedrag past of helpt bij nieuwe werkwijzen en de factoren die zeggenschap versterken. Maar ook hier hebben we ons de vraag gesteld: hoe gaat dit werken? We denken niet dat houding en gedrag “voorgeschreven” kunnen worden. We denken dat houding en gedrag ontstaan en geleerd worden vanuit de praktijk. We moeten ons dus niet alleen nieuwe werkvormen eigen maken, maar ons ook herbezinnen op onze rol en ons gedrag en dat alles aldoende beter onder de knie krijgen. Dit geldt voor ambtenaren, wethouders raadsleden en bewoners.

Het is daarom heel belangrijk om een lerend perspectief te hanteren bij het kompas en de leidende principes voor houding en gedrag. Versterkende factoren voor zeggenschap We vinden het heel belangrijk om zeggenschap voor Utrechters te versterken, omdat daarmee eigenaarschap ontstaat. Echter, dat wil niet zeggen dat het altijd kan of altijd nuttig is. De uitgifte van paspoorten of de handhaving bij een demonstratie voert de gemeente het best zonder inmenging van Utrechters uit. Een groot deel van het leven en werken van mensen gebeurt ook zonder dat zij daarbij de gemeente nodig hebben. We denken ook niet dat iedereen altijd actief invloed uit wíl oefenen. Maar we denken wel dat het heel belangrijk is om de mogelijkheden te verruimen en beter te leren hoe dat kan. Daar gaat dit onderdeel over. Formuleer ook waar zeggenschap niet kan of nodig is. Gebruik casuïstiek om hier zoveel mogelijk scherpte in te krijgen. Als zeggenschap niet kan, informeer dan tijdig en volledig over wijzigingen die directe invloed hebben op het leven en leefomgeving van mensen. Denk aan vuilnis ophalen of huishoudelijke hulp (WMO). Leg ook uit aan bewoners op basis waarvan keuzes zijn gemaakt. Hiermee kun je veel wegnemen aan boosheid en onrust. Weten wat er speelt, eerst in gesprek, samen tot plannen of oplossingen komen.

Om mensen meer invloed te laten ervaren op hun eigen leven en leefomgeving is het van belang samenwerkingsvormen die zeggenschap versterken beter en vaker toe te passen. Als zo’n proces goed doorlopen wordt, kan dat uitmonden in de afspraak dat hier toch echt de gemeente eerst zelf aan zet is en daarbij de taak heeft vooral goed te informeren (Opvang daklozen). Een goed doorlopen proces kan ook opleveren dat Utrechters zelf aan de slag gaan met het schoonhouden van hun buurt (Plandelen). Of het kan beteken dat er in samenwerking aan oplossingen gewerkt wordt (Laagdrempelig vaccineren).

8

Een open, maar duidelijke start of aanvliegroute van het proces is dus heel belangrijk. We bespraken de belangrijkste uitgangspunten: ࡟ Bouw aan een samenwerkingsbasis, investeer in de relatie ook zonder dat er sprake is van een project of plan. Stel vragen. Het vormt een goede voedingsbodem voor toekomstige samenwerking. ࡟ Weet wat er speelt, voer gesprekken, stel vragen om de verschillende perspectieven die leven rondom een (beleids)thema of in een gebied in beeld te krijgen ࡟ Breng de verschillende perspectieven (en belangen) rondom een thema bij elkaar in een dialoog. Begin breed, omdat dat ruimte biedt aan eenieder om vanuit het eigen perspectief aan te sluiten. Door het gesprek eerst over de perspectieven te voeren, ontstaan er verbindingen, inzichten, doelen en oplossingen. Gezondheid kan een thema zijn, maar ook de inrichting van een speeltuin. ࡟ Focus op oplossingen en niet op problemen. Alles wat je aandacht geeft groeit. ࡟ Ga uit van de energie, waar zit energie bij mensen? Gaandeweg zullen plannen ontstaan en wie doet wat? Wat willen mensen, wat wil de gemeenschap, wat kunnen ze zelf en wat hebben ze nog nodig? ࡟ Dit alles vraagt om ruimte in de opdracht van ambtenaren en een meer stapsgewijze besluitvorming. “Geef ons de opdracht om zonder opdracht te starten.” Er is ruimte en tijd nodig in het proces om zeggenschap goed te organiseren.

Het levert meer draagvlak op en betere plannen op, ofwel plannen die beter aansluiten op het vraagstuk en de doelgroep. Versnelling treed pas later in het proces op. Het is nodig dat ook college en raad dit zien, uitdragen en ondersteunen. ࡟ Zorg hierbij wel altijd voor een eerlijk samenspel (fairplay), dat is belangrijk voor het goede verloop van het proces en worden hierna uitgewerkt. Eerlijk samenspel Welke samenwerkingsvorm je ook precies kiest, randvoorwaardelijk voor het versterken van zeggenschap, is een eerlijk samenspel, ofwel het democratisch gehalte van de interactie. Dit draagt bij aan een groeiend vertrouwen in elkaar en een breder draagvlak voor de gekozen oplossingen, (ook als de uitkomst niet is wat jij wilde). De factoren die daarbij een rol spelen hebben we in het rad hiernaast weergegeven. Alle perspectieven in beeld De eerste vraag die gesteld moet worden is of alle perspectieven in beeld zijn en mee kunnen doen. Het is belangrijk dat de belangen, inzichten en (ervarings)kennis van iedereen die het thema raakt, meegewogen kunnen worden om tot oplossingen te komen. Lang niet altijd “horen” we iedereen. Daarom moeten we extra moeite doen om het “ongehoorde geluid” op te halen. Dat kan op

Veilig, vertrouwen en bij de mensen passende taal en vorm

Een duidelijk en transparant proces

Alle perspectieven zijn in beeld en doen mee

Gelijke spelregels, gelijkwaardig aan tafel

Neutraal en vaardig faciliteren

Terugkoppelen

Beleidsnota Samen stad maken Inspiratie en participatieverslag | 9

praktische (aanbellen, op de markt staan) en creatieve manieren (zie het tekstvak Mandarijn gesprekken). Dus ernaartoe. Ter plekke aanwezig zijn. En door ervaringsdeskundigen en sleutelpersonen te leren kennen en in positie brengen. Een duidelijk en transparant proces Geef het proces een kop en een staart: zorg voor een gezamenlijk vertrek- en eindpunt. Het proces kan variëren. Het kan een open leerproces zijn, een informatiebijeenkomst of een werkgroep. Bied altijd duidelijkheid over de kaders. Wat is de mate van invloed? Waarop? En wie heeft nog meer invloed? Wat ligt al vast en wat nog niet? Is het doel al vastgesteld of kunnen we met elkaar het doel vaststellen? Wees transparant over de rollen en verantwoordelijkheden en het besluitvormingsproces; zoals wie uiteindelijk beslist. Veiligheid, passende taal en vorm. Veiligheid is een randvoorwaarde voor mensen om hun (eigen) geluid laten horen. Afspraken die voor iedereen gelden dragen bij aan een veilig gespreksklimaat. Passende taal en vorm vergroten de toegankelijkheid van het gesprek en daarmee ook de toegankelijkheid van de kennis en informatie die wordt uitgewisseld. Groepsgesprekken zijn bijvoorbeeld lang niet voor iedereen geschikt. Zoek naar passende methodes en tools. Gelijke spelregels, gelijkwaardig aan tafel Spelregels die voor iedereen gelden dragen bij aan een open en veilig gespreksklimaat.

Je stelt ze voorafgaand aan het gesprek samen op. Iedereen mag een extra spelregel voorstellen. Mandarijn gesprekken. In deze flats, zo werd gezegd, wonen mensen die met niemand willen praten en al helemaal niet over gezondheid. Toen zijn een paar medewerkers met schalen mandarijnen met oogjes daarop bij de portiek gaan staan, boden een mandarijn aan en vroegen de mensen om er een mondje op te tekenen over hoe ze zich op dit moment voelden. Binnen de kortste keren hadden ze meerdere gesprekken met deze bewoners over hun gezondheid. Op deze manier zit je gelijkwaardig aan tafel en telt ieders inbreng en alle soorten kennis – beleid, ervaring, wetenschap - gelijkwaardig mee. Wanneer meer kennis nodig is of gevraagd wordt, kan dat gezamenlijk opgepakt worden. Neutraal en vaardig faciliteren Om al deze aspecten van fairplay aandacht te geven en tot hun recht te laten komen hebben we vaardige facilitators nodig. Die werkvormen en methodes beheersen om het goede gesprek te voeren. Terugkoppeling Laat zien wat er met de inbreng van mensen gedaan is, wat er uiteindelijk besloten is of wat de uiteindelijke resultaten zijn.

10

Vervolgstappen Maak een eerste versie Maak op grond van de dialogen en bestaande goede voorbeelden een eerste versie van een kompas. Benoem bij de verschillende samenwerkingsvormen voorbeelden en mogelijke werkwijzen of methodes. Hieronder is een eerste voorbeeld toegevoegd geïnspireerd op de dialoogsessies. Deze is pas na afloop van de dialogen gemaakt en (nog) niet met het team besproken. Formuleer richtinggevende vragen bij het kompas die leiden naar een keuze voor een samenwerkingsvorm met zoveel mogelijk zeggenschap. Dus vraag niet: is er juridische en financiële ruimte om hier een dialoog te starten. Maar vraag: is hier kans om zeggenschap te vergroten, wat is daar dan voor nodig? Start een leertraject. Creëer X leerplekken in de stad, zoveel mogelijk aansluitend op lopende projecten of programma’s. Om zo de nieuwe werkwijzen verder te brengen, te doorleven en eigen te maken. En tevens het kompas door te ontwikkelen en aan te scherpen. Betrek het hele systeem bij de leerplekken, ook de besluitvorming: college, raad, professionals, managers én bewoners. Voer het gesprek, ontwikkel en benoem de nieuwe rol en leidende principes voor houding en gedrag vanuit deze leerpraktijk. Zodat iedereen ze zich eigen kan maken en het niet iets is wat alleen op papier staat.

Faciliteer de leerplekken binnen de gemeentelijke organisatie met ‘tijd, ruimte (in de besluitvorming of opdracht) en rugdekking’ voor ambtenaren, college en raad. Iedereen is kwetsbaar in dit leerproces: “We zijn hier bezig met iets nieuws. Je mag hier fouten maken en daarvan leren.” Evalueer gedurende de leerperiode het democratisch gehalte van meerdere lopende projecten met het ‘rad voor eerlijk samenspel’. Zet het rad als checklist in bij nieuwe projecten. Om ervan te leren hoe het beter kan en om het rad zelf door te ontwikkelen. Borg wat werkt Door aldoende stapsgewijs te leren kan iedereen zich de nieuwe werkwijzen eigen maken. Borg pas na afloop van de leerperiode (bijvoorbeeld 3 jaar) wat werkt in beknopt en vooral praktisch beleid. Mocht u dit gelezen hebbend, de indruk krijgen dat alle dialoog-sessies eensgezind, ordelijk en alleen maar positief zijn verlopen, weet dan dat de realiteit veel weerbarstiger was. Wel is het zo dat het juist de wrijving, schuring en het bijeenbrengen van de verschillende perspectieven zijn geweest, die tot dit gezamenlijk advies hebben kunnen leiden.

Beleidsnota Samen stad maken Inspiratie en participatieverslag | 11

Ga eerst breder toetsen. Dit advies is nog niet af en kan concreter ingevuld worden. Waar zien we kansen om leerplekken in te richten? Wat is de beste duur van de leerperiode? Wat is een mogelijke verdere of andere invulling van de eerste versie van het kompas? Bij welke werkzaamheden is zeggenschap niet nodig en bij welke juist wel? Ga daarom eerst met dit advies op tour. Spreek zowel met interne teams van de gemeente, als met externe partners of groepen. Om het advies zo breder te toetsen, aan te vullen en concreter te maken. Vraag het kompasteam om hier als reflectiegroep aan bij te dragen.

o.a. Leven en werken en recreëren.

s er ht n c tre e f, U nem atie nte t iti e k in me den t ge lpt oe d he of ee m

Utrechters en gemeente Samen: co creatie

U t do rec he en hte le h rs ze ma et lf al

Samenleving in de lead. Bottom-up

Gemeente en samenleving samen . Community -up*

o.a. Initiatief, netwerkgerichte samenwerking

Gemeente in de lead. Topdown Gemeent e neemt Initiatief , Utrechter s helpen/ do en of denken mee.

Plannen en afspraken

Het goede gesprek dáár waar en met diegenen wie het beleid raakt

Eerste probeersel geïnspireerd op de opbrengst van de dialogen, niet besproken met het team

12

De straat, buurt, wijk, stad, gemeenschap

Samenwerkingsbasis (zonder plan) START

Handhaving, paspoorten uitgifte etc

Gemee nte doet het hele maal zelf

Bij grote maatschappelijke opgaven: woningnood, bestaanszekerheid , mobiliteit, energietran-sitie neemt de gemeente het initiatief : en gaat als eerste in gesprek en vragen stellen dáar waar en bij wie het speelt .

Collega’s in gesprek met Utrechters - juni 2023 Voor de zomer hebben verschillende collega’s straatinterviews afgenomen in het kader van de Sociale Visie. Daar zijn ook vragen gesteld over Samen stad maken. Hierna een samenvatting van de de input die voor Samen stad maken is opgehaald: ࡟ Leefbaarheid en gemeenschap: Veel nadruk ligt op het bouwen van gemeenschap en het creëren van leefbare omgevingen waarin mensen zich betrokken voelen. Dit omvat initiatieven zoals buurtmoestuinen, buurtcentra, ontmoetingsplekken, meer groen en meer mogelijkheden voor sociale interactie tussen buurtbewoners van alle leeftijden en achtergronden. ࡟ Samenleving en inclusiviteit: Er is een sterke roep om inclusiviteit, respect voor diversiteit en gelijkheid. Mensen benadrukken het belang van gemeenschapszin en elkaar helpen, los van achtergrond of status. ࡟ Gemeentelijk beleid: Verschillende opmerkingen wijzen op de rol van de gemeente in het faciliteren van gemeenschapsinitiatieven, verbeterde communicatie en betere dienstverlening, samen met meer betrokkenheid en inspraak van burgers

Collega's in gesprek rond de Stedenbouwvisie juni en september 2023 Uit de straatgesprekken van ruim 100 ambtenaren voor de zomer en tijdens verdiepende gesprekken na de zomer kwam participatie steevast terug in alle gesprekken. Utrechters geven aan dat je per gebied en per ontwikkeling moet kijken hoe te participeren. Identiteit van de buurt is immers belangrijk en afhankelijk daarvan wordt besloten hoe de participatie in te steken. Elke ontwikkeling in Utrecht verdient een eigen aanpak; probeer niet alles in regels te vatten. Bij verdichting draait het om de nieuwe en om de oude bewoners: heb oog voor allebei. Steeds over een klein hoekje praten werkt ook niet goed, je moet plannen relateren aan een groter geheel. Aan de leefomgeving van de bewoners. Kijk wat je al kunt doen voor bestaande bewoners vooruitlopend op nieuwe ontwikkelingen: zij zitten immers straks in een bouwput. Faciliteer dit van onderaf: ontwerp met de buurt en met de gebruikers. Creëer een gevoel van “onze ontwikkeling” en eigenaarschap, waarbij de gemeente soms op de achtergrond blijft. Zorg voor maatwerk en laat ruimte voor initiatieven. En faciliteer nazorg: na een tijdje kijken of het werkt en of je nog moet bijstellen. Maar spreek aan de voorkant wel duidelijke kaders af.

Beleidsnota Samen stad maken Inspiratie en participatieverslag | 13

Gesprek met STAD Utrecht – 30 november 2023 Van aanbodgericht naar vraaggericht Er wordt veel voor jongeren bedacht, maar weinig met jongeren. Er is heel veel kracht en initiatief bij jongeren. Geloof het niet als men aangeeft: jongeren willen toch niet. Jongeren willen uit henzelf en kloppen aan bij de plekken die hen aanspreekt. Daarom veel verschillende organisaties nodig die veel verschillende jongeren aanspreken. Betrek jongeren vanuit hun energie Daarom kun je vooraf geen uitgewerkt projectplan aanleveren. Als de jongeren bij STAD komen (omdat ze de projectbegeleider leuk vinden, of via via etc), dan wordt er gekeken wat de jongere wil doen en dat wordt ondersteund. Bijvoorbeeld een dancebattle, mixtape maken, onderzoek naar vleesindustrie, sinterklaas op het AZC etc. Wat meegeven voor herijking Samen Stad maken: ࡟ Ga uit van vertrouwen / durf los te laten (zowel richting partners als Utrechters) ࡟ Ga niet ‘plussen’ op initiatief, laat het initiatief wat het is (spoor 1 en 2 kompas) ࡟ Zet in op goede begeleiding van initiatieven ࡟ Zet initiatievencafés op met enthousiaste en leuke ambtenaren Acties: ࡟ Gemeente sluit een keer aan bij een pitchavond van STAD in EKKO. ࡟ Een keer aansluiten bij Rondetafelbijeenkomst Initiatief

‘Act together now’ Utrecht4globals 15 september 2023 Één van de doelen van Samen stad maken is om duurzame relaties met Utrechters en organisaties op te bouwen en te versterken, om een breed beeld te krijgen van wat er leeft in de stad. Het programma wil een kompas bieden dat helpt om een vorm van participatie of samenwerking te kiezen per situatie. Irene gaf aan dat als ze het eigenaarschap bij Utrechters willen vergroten of stimuleren, dat ze dan ook zeggenschap moeten geven. Dat betekent dat de gemeente meer uit moet gaan van dat wat Utrechters zelf kunnen doen ze zelf doen en waar nodig met hulp van de gemeente. Volgens Irene ligt de grootste sleutel tot verbetering van de samenwerking tussen Utrechters en gemeente in de verandering van houding en gedrag van hen als ambtenaren, wethouders en raadsleden. Het vraagt een meer open houding, niet meteen al met een plan komen, maar eerst gaan vragen wat er aan de hand is en welke oplossingen Utrechters of organisaties zelf hebben. Het burgerberaad dat deze week start is daar een vergaand voorbeeld in. Actietafels: in groepen aan de slag Hierna was het tijd voor actie! In groepen gingen de aanwezigen aan de slag om concrete plannen te bedenken om de SDG’s in Utrecht te versnellen, door initiatieven te versterken en te verbinden en door Utrechtse burgers meer te betrekken.

De groepen werden verdeeld binnen één van de drie thema’s: de groene buurt, betaalbare en duurzame energie en Utrecht fit en (mentaal) gezond. Na afloop werden de oplossingen en ideeën per groep

14

gepresenteerd. Reactie na afloop van Janne Heemskerk, SDG Voice: “Ik vond het een leuke avond, vooral om te zien hoe er ook gezocht wordt naar concrete oplossingen in plaats van te blijven hangen in (hoog-over)beleid. Hoop dat initiatiefnemers elkaar steeds beter weten te vinden en elkaar zo kunnen versterken.” Uitkomsten Actietafels Wát een ideeën en wat een energie kwam er los! Te veel om allemaal op te noemen maar hier een paar belangrijke uitkomsten: ga niet top down (van gemeente naar burger) maar meer bottom up, denk in wijken in plaats van de hele stad, deel kennis en succesverhalen en kopieer dit in andere wijken. Er werden tal van concrete voorstellen benoemd, bijvoorbeeld een buurtconciërge als verbinder in de wijk (de groene buurt), het inzetten van lokale bedrijven met lokale verdienmodellen en het betrekken van jongeren bij installatie (betaalbare en duurzame energie), maak Heart of Health ook in de wijken concreet en begin bij het onderwijs met een gezonde leefstijl (fit en (mentaal) gezond).

Irene Willems van de gemeente Utrecht : ‘Ik vond het heel inspirerend om te zien hoe er in de gemengde groepen zo snel concrete ideeën ontstonden waar we denk ik samen mee verder kunnen: hoe kunnen wij als community bijvoorbeeld de successen meer delen en aan elkaar verbinden? Ik wil ook graag aan de slag om de mogelijkheden voor buurtbudgetten verder te onderzoeken en hoop dat partners daarbij aan willen sluiten. Dat geldt ook voor het lokaal laten landen van investeringen in duurzame energie: hoe kunnen we de lusten en lasten in een gebied verdelen? En tot slot: leuk om te horen dat een groep al een vervolgafspraak heeft gepland voor verdere samenwerking!”

Gesprek met Vereniging Dwarsverband 20 december 2023 Feedback kompas: ࡟ Het gaat om de praktijk. Hoe gaat dit worden uitgevoerd? ࡟ Wie bepaalt en hoe bepaal je de positie van de relatie tussen gemeente en Utrechters op het kompas? - Wie bepaalt de mate van invloed? - Hoe beslis je over de samenwerkingsvorm? ࡟ Leidende principes voor houding en gedrag binnen de gemeente juichen we toe. Hierin ervaren we vooral bij VGU (vastgoed) nog flinke obstakels. ࡟ Het kompas laat nu niet de wederkerigheid zien. Het beschrijft wie iets doet. Maar niet voor wie het gebeurt. Ook in het werk van Utrechters wordt een hoop inzet verricht die ook ten goede komt aan de opdracht van de gemeente. Het zou goed zijn als dit meer zichtbaar wordt gemaakt. ࡟ Participatietrajecten zijn in de basis ongelijkwaardig als deze onder werktijd plaatsvinden en vrijwilligers niet gecompenseerd worden voor hun bijdrage en inzet. Hierdoor wordt participatie ook exclusief, want alleen mogelijk als de tijd en financiën het toelaten. Ten eerste is het van belang dat participatie kan plaatsvinden op een moment en locatie die haalbaar is voor vrijwilligers (die vaak overdag ergens anders aan het werk zijn), of door hen actief te bezoeken om input op te halen. Een compensatie kan daarnaast motiveren om tijd en ruimte vrij te maken om echt een structurele

Beleidsnota Samen stad maken Inspiratie en participatieverslag | 15

࡟ ࡟

࡟ ࡟

bijdrage te leveren aan het (denken over) het Samen Stad Maken. Dit hoeft niet zozeer op individueel niveau maar eerder voor de achterliggende organisatie. Bijvoorbeeld in de vorm van verlaging van huur, beschikbaar stellen van apparatuur, toegang te geven tot deskundigheid, etc. Reflectiegroep is een goed idee. We sluiten hier graag bij aan. Blijf alert op de representativiteit van je gesprekspartners. Welke stemmen hoor je wel en welke niet? Hoe worden stemmen opgehaald? Wat is de democratische structuur van een organisatie? En vooral, welke stemmen vallen hier buiten en hoe kun je deze toch bereiken? Wij bouwen als DV hard aan die vertegenwoordiging door onze 35 leden goed te kennen zodat we breed gedragen stelling kunnen nemen en de richting van ons werk kunnen bepalen. We spreken namens buurthuizen en speeltuinen maar niet alle punten hetzelfde. Verdient hier en daar nuancering.

Verder concrete ideeën ࡟ Wens: 1 aanspreekpunt binnen de gemeente voor ons als Dwarsverband, maar ook voor buurtinitiatieven. In plaats van accountanthouders per afdeling. ࡟ Minder scheiding in potjes/subsidiestromen om proces van aanvragen en verantwoorden te vergemakkelijken. ࡟ Wees welkom om een keer met/via ons de leden te bevragen, dat kan door letterlijk aan te sluiten bij een van onze bijeenkomsten (waar dit thematisch/inhoudelijk past). ࡟ Schrijf de plannen zo dat ambtenaren in hun opdracht de tijd en ruimte krijgen om 1 dag per week het veld in te gaan en de praktijk aan het werk te zien en ervaren.

Bijeenkomst met sleutelpersonen - 9 januari 2024 Welkom! Irene Willems – programmadirecteur Samen stad maken en wethouder Eva Oosters heten iedereen welkom en lichten het thema en programma van de avond toe. Samen de Stad Maken gaat om vernieuwing van de lokale democratie en het verbeteren van de gemeentelijke besluitvorming. Hoe zorgen we dat plannen en de uitvoering ervan goed aansluiten waarvoor en voor wie we het maken? De grootste uitdaging is alle betrokken Utrechters bereiken en de samenwerking te verbeteren zodat we echt samen de stad kunnen maken. Vanavond gaan we in gesprek over de mate van zeggenschap en de principes voor houding en gedrag van ambtenaren, college en raadsleden. We zijn benieuwd naar alle feedback, aanscherpingen en verbeterpunten. Totstandkoming lijst met leidende principes voor houding en gedrag De concept lijst met leidende principes voor houding en gedrag is deels samengesteld op basis van zelfreflectie en deels op basis van onderzoek en feedback van Utrechters. Voor het Rekenkamerrapport zijn een 7-tal participatietrajecten onderzocht. Dit waren met name ruimtelijke projecten, die vrij formeel ingestoken zijn. Oftewel het gemeente is initiatiefnemer en nodigt Utrechters uit om mee te denken en praten.

16

Na een korte presentatie over het hoe en waarom van Samen de Stad Maken. Over het Kompas voor zeggenschap en de leidende principes voor houding en gedrag, gingen de sleutelpersonen hierover in twee groepen met elkaar in gesprek. Feedback Kompas voor zeggenschap Wat kun je gerust aan Utrechters overlaten? ࡟ Training huiselijk of seksueel geweld – door Utrechters met hulp van de gemeente. Gemeente helpt door te stimuleren dat het bespreekbaar wordt, hulp bij opvang en oplossing voor de lange termijn. ࡟ Informeren en hulp bij vaccinatie in buurten waar vaccinatie niet goed opgevolgd wordt. ࡟ Stadsmakers: problemen in de buurt en de wijken zijn vaak ook op te lossen in de buurt en wijken zelf. Voorbeeld Ede: buurt, ouders, iedereen. Dit is het probleem, hoe gaan we dit oplossen? Durven loslaten. Coördinatie vanuit het wijkbureau. ࡟ Buurtvaders: inzet bij overlast Oud en Nieuw ࡟ Buurthuis De Jutter: Rivierenwijk Samen met de gemeente ࡟ Wat goed heeft gewerkt: monument voor slavernij verleden. Met de stad voor en tegens afgewogen. Nadenken over plek: onderzoek pak een route waar in het verleden iets gebeurd is. Dat werd het Griftpark. Vervolgens opstand onder omwonenden. Lang traject, maar zodra besluit is genomen over de plek dat dan de omwonenden niet goed meegenomen worden. Dat is zonde van het hele traject.

Wat leren we? Gemeente moet verantwoordelijkheid nemen en breed onderzoek blijven doen. Ook bij de omwonenden die eerst niet betrokken zijn, maar bij het eindtraject wel belanghebbenden zijn. ࡟ Samen voor Overvecht: Nieuwe programmadirecteur – bewoners in sollicitatiecommissie. Ambtenaren vinden het spannend. Bewoners betrekken bij cruciale functies in de wijk. Een bewoner toevoegen aan de adviescommissie en sollicitatiecommissie werkte hier heel goed. ࡟ Stadsteam constructie – de selectie van een ontwikkelaar voor een nieuw gebouw is samen met Utrechters gedaan. ࡟ Overheidsparticipatie: buurtfeesten. Daar waar het niet gebeurt neemt gemeente initiatief. Feedback leidende principes voor houding en gedrag (ambtenaren, college en raadsleden) ࡟ Bij open en eerlijk graag toevoegen: zonder vooroordelen en zonder de intentie een ander te kwetsen. ࡟ Zorg altijd voor passende taal en begrijpelijke taal. Stem je taalgebruik af op de mensen met wie je in gesprek bent. ࡟ Wees duidelijk. Geef bijvoorbeeld aan: Dit gaan we doen. Zeg het als ambtenaar/ collegelid/raadslid ook eerlijk als je het zelf ook ingewikkeld of lastig vindt en waarom. ࡟ Geef vertrouwen aan mensen. Niet alles hoeft gegarandeerd goed te gaan. Geef mensen ook de ruimte om te experimenteren. Lukt het niet? Prima! Leer er samen van. Je hoeft ook niet alles dicht te timmeren met kaders, eisen en paramaters.

Ga uit van het goede in mensen. En die uitzonderlijke keer dat er misbruik van wordt gemaakt…. Dan hoor je dat vanzelf. Faciliteer ook vooral als overheid. Laat het maar gebeuren! ࡟ Sneller actie ondernemen, niet alles hoeft lang te duren. Durf te handelen op signalen uit je netwerk/uit de stad. Ook als de data er nog niet persé is. Heb ook oog voor het

Beleidsnota Samen stad maken Inspiratie en participatieverslag | 17

࡟ ࡟ ࡟

tempo van de stad. In de gemeente kan het heel normaal zijn een jaar te doen over een oplossing. Maar in de leefwereld is dat niet normaal. Heb daar op zijn minst oog voor. En leg eventueel ook uit waarom iets langer duurt. De vertegenwoordigers van de gemeente mogen meer ‘streetwise’ zijn. Volg signalen op. Koppel terug wat ermee is gedaan. Laat zien welk besluit er is genomen en waarom. Blijf in gesprek. Voorbeeld van transparant zijn: In Belgie staat bij elke wegopbreking welk project het is, hoe lang het duurt en wat het kost. Waarom kan dat bij ons niet?

Aandacht – Verbinden – Vertrouwen Goed samenwerken lukt alleen als er onderling vertrouwen is. Het begint bij elkaar als mens zien en benaderen. Niet alleen als ondernemer, student, ouder, expert, vrijwilliger, sporter, etc. Een persoon kan vele rollen tegelijk vervullen. Vanuit aandacht voor de ander (kennismaken) kun je verbinding gaan leggen/samenwerken en groeit er onderling vertrouwen. 4 trapsrakket (om te komen tot vertrouwen en een goede samenwerking) 1. Aandacht - Persoonlijk contact. De vraag, hoe is het eigenlijk met je? - Alles begint bij het zien van de persoon voor je, in plaats van - Wees menselijk in contact. Toon begrip. 2. Verbinden - Ga samen iets doen. - Probeer het gewoon - Geef elkaar de ruimte 3. Vertrouwen - Als stap 1 en 2 goed gaan bouw je vertrouwen op. - Sla absoluut geen stappen over. Begin niet bij stap 2 of 3 4. Erkenning - Spreek als ambtenaar je waardering uit. Ga ook vooral gewoon eens langs. Toon interesse. - Laat weten dat je blij bent met de geboden inzet en effectiviteit - Voorbeeld: 1 van de sleutelpersonen gaf aan al 20 jaar op tal van vlakken actief te zijn maar nog nooit een compliment te hebben gehad van een ambtenaar. GA DIE WIJK IN! Je weet alleen wat er speelt en leeft op straat als je connecties hebt in de wijk. Dit bereik je niet van achter je bureau op het stadskantoor. Investeer in contact. Wees zichtbaar en benaderbaar.

Benader mensen ook pro-actief. Vraag eens hoe het is. Zie ook de meerwaarde van de wijk(kennis). Vaak wordt dit nog te weinig ingezien. Met wijkkennis wordt je beleid ook beter. Dat wordt te weinig erkend. Elke beleidsadviseur zou de wijk in moeten. Of op zijn minst 3 a 4 keer per jaar. Geef ook niet te snel op. Je hebt geen betekenisvolle contacten met 1 praatje. Blijf investeren in dat contact. Probeer het gewoon een tijdje. Benut de ervaringsdeskundigheid en breng dit samen met de vakkennis. Beiden kunnen

18

veel aan elkaar hebben. Laat ervaringsdeskundigheid bijvoorbeeld de vakspecialisten voeden, maar ga niet zelf alles zitten verzinnen op het stadskantoor. Diversiteit Heb oog voor diversiteit. Op alle vlakken. Ook in welke wijk iemand in Utrecht woont. Heb ook oog voor de ongelijkheid in het vinden van de overheid en participatietrajecten. Arme gezinnen komen hier bijvoorbeeld niet snel naartoe. Weet je als gemeente groepen niet te bereiken? Schakel dan vooral mensen in die dat wel doen! Wij [als sleutelpersonen] krijgen dit vaak wel voor elkaar. Doe dat met ons. Maar besteed het ook niet helemaal uit. Pak het samen op en ontwikkel zelf als organisatie ook die competenties. Maar ga niet aanmodderen en het wiel opnieuw uitvinden. Algemene tips en feedback ࡟ Burgemeester wordt gemist als ‘burgermoeder’ in Utrecht. Vooral rond polariserende onderwerpen als de oorlog in Gaza pakt zij te weinig haar rol. Voorbeeld: jongeren wilden graag met haar in gesprek over de oorlog. Krijgen met moeite een uurtje toegewezen in de ochtend tussen 8 en 9. Voelt erg onbetrokken. Ook i.v.m. andere burgemeester. ࡟ Wethouders zijn zichtbaarder. Herhaaldelijk langskomen en zichtbaarheid wordt gewaardeerd. Ambtenaren zijn veel minder zichtbaar. ࡟ We zien veel ambtenaren die het ‘goed doen’ in het samenwerken met de stad op den duur weer vertrekken.

Zij raken dan gefrustreerd door de gemeente als organisatie. Voor ons is dat als sleutelpersonen doodzonde. ࡟ Alles wordt gezien als overheid. Ook politie, ook jongerenwerk. Het vraagstuk voor gedrag is dus breder dan alleen de gemeente. ࡟ Blij met de rol van sleutelpersonen als adviesorgaan ࡟ De ‘oorspronkelijke, volkse Utrechter’ is de laatste jaren enorm over het hoofd gezien. Heb daar aandacht voor. ࡟ Openingstijden van dienstverlening tot 17.00 stroken niet met het patroon van de stad. Verruim dit. ࡟ ‘Slim melden’ wordt gemist. ࡟ Zien wel positieve veranderingen qua attitude. Voorbeeld: afdeling communicatie is pas Overvecht ingekomen om samen met een sleutelpersoon interviews af te nemen en te praten met mensen op de markt. Dat werkt! En daar leert communicatie ook van. Tegelijkertijd was het schokkend om te zien ‘wat zij allemaal nog moesten leren’ over het in contact staan met de mensen. Had eerder en vaker naar buiten gekomen! ࡟ Vier de diversiteit van je stad. Geef verschillende culturen de ruimte om relatief makkelijk hun cultuur te uiten en te vieren. ࡟ Verlaag de drempel om een aanvraag te doen voor middelen. Met name de formulieren zijn buitensporig. ࡟ Betrek bij het opstellen van beleidsnotities sociaal domein, WMO-beleid ook gebruikers en professionals.

࡟ Vergeet niet om waardering voor de ander uit te spreken ook al lijkt het heel soms heel vanzelfsprekend wat de ander doet. ࡟ Inclusiviteit is belangrijk – Maar soms betekent inclusiviteit voor een bepaalde groep dat je een andere groep uitsluit. Wat kan helpen: inclusief is iedereen. ࡟ De gemeente weet niet goed om te gaan met sociaal ondernemers. Het past niet in een bekend hokje. Of je bent sociaal of je bent ondernemer met winstoogmerk. Voorbeeld:

Beleidsnota Samen stad maken Inspiratie en participatieverslag | 19

࡟

Stichting Anastasia organiseert sociale activiteiten voor de buurt. Waar passen we in? Wat is er nodig: soms hulp van professionals en subsidie. Ongelijk investeren in gelijke kansen. Betaald parkeren: kijk naar de wijk. Zorg voor maatwerk. In Overvecht en Kanaleneiland kampen bewoners met armoede, betaald parkeren zorgt voor extra kosten voor de bewoners. Hier ongelijk investeren voor gelijke kansen.

Bijeenkomst netwerk initiatief - 9 januari 2024 Met Groenmoetjedoen/buurtnatuur030, K.F. Heinfonds,Utrecht Natuurlijk Algemeen ࡟ Maak het kompas ook voor bewoners duidelijk, anders in het maar eenzijdig te gebruiken. ࡟ Sommige bewoners weten veel, ook inhoudelijke kennis, niet alleen ervaringskennis. ࡟ Quote: een kompas werkt altijd, maar je moet er wel op kijken. ࡟ Hoe realistisch is het om echt de stad in te gaan? Wanneer is het genoeg? ࡟ Oke dat er fouten worden gemaakt. Zorg voor rugdekking van manager en bestuurder. ࡟ Vertrouwen als uitgangspunt is key. ࡟ Maak een plek waar je succesverhalen vindt. -> online kennisbank. Of ook fuckups. Specifieke opmerkingen ࡟ De laagdrempeligheid voor bewoners om mee te doen moet beter. O.a. door: ࡟ Contact met bewoners niet op eigen terrein, niet vanuit je eigen media, maar op plekken waar bewoners zijn. Of creëer die plekken (buurfeestjes, supermarkt etc). ࡟ Voorbeeld: vergroening in straat. Nu vanuit eigen belang en eigen middelen de straat op. We moeten vooral gaan kijken naar waar de bewoners zijn en welke media zij gebruiken. Vanuit hun leefomgeving. ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟ ࡟