Agendabundel

Bundel - Raadsinformatiebijeenkomst van 21 mei 2024 1

1.1

Raadsvoorstel Beleidsnota Samen stad maken Tijd: 19.30 - 20.30 Locatie: oude Stadhuis Beleidsveld: Participatie / Wethouder: Eva Oosters Agendeerders: Rick van der Zweth (PvdA), Bert Versteeg (CDA), Dirk-Jan van Vliet (D66), Ruud Maas (Volt), Ruben Snijder (Student en Starter), Gert Dijkstra (EenUtrecht) en Fred Dekkers (GroenLinks) Motivatie: Graag willen de fracties van PvdA, CDA, D66, Volt, Student en Starter, EenUtrecht en GroenLinks het raadsvoorstel Samen Stad Maken agenderen voor een Raadsinformatiebijeenkomst. Het doel van de bijeenkomst is om nader geïnformeerd te worden op het nieuwe beleid. De informatiebijeenkomst starten we door bewoners(organisaties) aan het woord te laten. Er worden ook twee wijkplatforms gevraagd, eentje die goed draait en eentje waar dat wat lastiger van de grond komt, wat zij nodig hebben en of de plannen daar goed bij aansluiten. Verder vragen we ambtelijke toelichting, hier zullen gerichte vragen aangeleverd worden. Alle bewoners(groepen) zijn nadrukkelijk uitgenodigd zich aan te melden voor de RIB.

Raadsvoorstel Beleidsnota Samen stad maken-doc-Info-en-Bijdragen-deelnemersWEB Presentatie-RIB-Raadsvoorstel Beleidsnota Samen stad maken-Gemeente Utrecht Bijdrage-RIB-Raadsvoorstel Beleidsnota Samen stad maken-Milieucentrum Utrecht Bijdrage-RIB-Raadsvoorstel Beleidsnota Samen stad maken-Wijkplatform Overvecht Bijdrage-RIB-Raadsvoorstel Beleidsnota Samen stad maken-Wijkplatform Noordwest Bijdrage-RIB-Raadsvoorstel Beleidsnota Samen stad maken-Deelnemer Raadsvoorstel Beleidsnota Samen stad maken Dossier 4126 voorblad Raadsvoorstel Beleidsnota Samen stad maken Beleidsnota Samen stad maken Geen Utrecht zonder U Inspiratie en participatieverslag voor beleidsnota Samen stad maken Geen Utrecht zonder U

Raadsvoorstel Beleidsnota Samen stad maken Basisinformatie Datum Gespreksleider Tijd Zaal Soort bijeenkomst Werkvorm Portefeuillehouder Betrokken ambtenaren/presentatoren Vervolg

21 mei 2024 Cees Bos 19.30 – 20.45 uur Zaal Bespreken raadsvoorstel Regulier Eva Oosters Eén deelnemer, Gemeente Utrecht Dit onderwerp is nog niet geagendeerd voor een debat in de gemeenteraad. Wilt u nog informatie delen met raadsleden, stuur dit naar raadsinformatiebijeenkomst@utrecht.nl Website gemeente en facebook Eén deelnemer, wijkplatform Noord West Acht deelnemers Eén deelnemer, Vereniging Bewoners Binnenstad Utrecht Eén deelnemer, Stichting Milieucentrum Utrecht Eén deelnemer, Stichting Basmah Academy (actieve wijkbewoner) Eén deelnemer, Wijkplatform Overvecht

Links naar Deelnemers

Programma 19.30 – 19.35 uur Welkom 19.35 – 20.05 uur Bijdragen - 30 minuten - Wijkplatform - Dwarsverband - Kompasteam - Hack je stadsie o Vragen raadsleden 20.05 – 20.15 uur Ambtelijke toelichting - 10 minuten - Toelichting o Vragen raadsleden

1

20.15 – 20.25 uur Insprekers los – 10 minuten - Vereniging Bewoners Binnenstad Utrecht - Stichting Milieucentrum Utrecht - Overigen o Vragen raadsleden 20.25 – 20.45 uur evt uitloop en afsluiting

Motivatie Agendeerders Rick van der Zweth (PvdA), Bert Versteeg (CDA), Dirk-Jan van Vliet (D66), Ruud Maas (Volt), Ruben Snijder (Student en Starter), Gert Dijkstra (EenUtrecht) en Fred Dekkers (GroenLinks) Motivatie Graag willen de fracties van PvdA, CDA, D66, Volt, Student en Starter, EenUtrecht en GroenLinks het raadsvoorstel Samen Stad Maken agenderen voor een Raadsinformatiebijeenkomst. Het doel van de bijeenkomst is om nader geïnformeerd te worden op het nieuwe beleid. De informatiebijeenkomst starten we door bewoners(organisaties) aan het woord te laten. Er worden ook twee wijkplatforms gevraagd, eentje die goed draait en eentje waar dat wat lastiger van de grond komt, wat zij nodig hebben en of de plannen daar goed bij aansluiten. Verder vragen we ambtelijke toelichting, hier zullen gerichte vragen aangeleverd worden. Alle bewoners(groepen) zijn nadrukkelijk uitgenodigd zich aan te melden voor de RIB.

Bijdrage Deelnemer, wijkplatform Noord West Ik maak me (na jarenlange verschillende ervaringen) zorgen om de continuïteit van de afspraken/plannen die een participatietraject opleverd. Daar is onvoldoende aandacht voor in de beleidsnota. Ook is niet voldoende expliciet vastgelegd hoe te handelen (o.a. waar hulp/advies te krijgen) als iets niet goed gaat en/of waar je bezwaar kunt maken over de participatie. Aanvulling deelnemer, wijkplatform Noord West Ik wil graag inspreken. Ik had mij al eerder aangemeld. Ik had vanavond wijkplatform vergadering waar ik toestemming heb gekregen om namens wijkplatform Noordwest in te spreken. Onze inspraak gaat over de volgende zaken: - wij zijn positief over de inzet voor het beter betrekken en luisteren naar inwoners - beleidsnota richt zich in hoofdzaak op interactie. In stuk nog onvoldoende borging van dat de in het participatie proces gemaakte afspraken door rest organisatie ook opgepakt worden: ook op langere termijn (ook belangrijk voor vertrouwen) - Er mist een centraal aanspreekpunt om zaken rond participatie/“samen stad maken” te bespreken/ aan te kaarten die (qua proces) nog niet goed gaan. - Evaluatie mist ook als standaard vervolgactie bij trajecten/projecten - hoe continueteit borgen: door minder wisseling van wacht? Dezelfde personen/aanspreekpunten helpt ook bij vertrouwen opbouwen en houden.

- vraag voor onszelf: wat kan rol wijkplatform hierin zijn? - als wijkplatform willen we ook monitoren om/én helpen deze nieuwe aanpak tot een succes te maken.

2

Deelnemer Ik spreek vanuit 7 jaar ervaring met samenwerking tussen lokale overheden en de samenleving

3

Waarom nieuwe koers? Ontwikkelingen buiten (maatschappelijke context):

• Veel Utrechters willen graag bijdragen aan een mooier Utrecht, ook samen met de gemeente • Veel mooie voorbeelden van samenwerking: ervaringskennis en vakkennis aan elkaar verbinden • Te veel Utrechters voelen zich niet gezien en gehoord. Ook niet, en soms juist niet, in een participatietraject. (Rekenkamerrapport Horen, zien en samen door) • Veel geluiden bereiken ons niet vanzelf • Grotere afstand tussen systeemwereld en de leefwereld; vertrouwen in de gemeente neemt af • Grotere afstand tussen Utrechters onderling

2

Nieuwe koers: Geen Utrecht zonder U Overtuiging • Verbinding en vertrouwen is nodig voor een goed functionerende democratie. • Alleen als overheid, markt en gemeenschap beter en gelijkwaardig met elkaar samenwerken, komen er duurzame oplossingen voor de uitdagingen van deze tijd.

En dat vraagt wat van ons • Het vraagt verandering in houding en gedrag. • Vernieuwing van samenwerkingsvormen met Utrechters.

Met Utrechters bedoelen we(toekomstige) alle (toekomstige) bewoners, gebruikers, Met Utrechters bedoelen we alle bewoners, gebruikers, maatschappelijke en commerciële organisaties van Utrecht. maatschappelijke en commerciële organisaties van Utrecht.

Veel gesprekken gevoerd Hoe kunnen we de afstand verkleinen? Wanneer ging de samenwerking goed en wat maakt het een goede samenwerking? Hoe zorgen we dat plannen en uitvoering aansluiten bij het vraagstuk en de mensen voor wie we het doen?

Leidende principes voor houding en gedrag Democratie is mensenwerk

Welk gedrag hoort daar bij? Leidende principes

Voorbeeld van gedrag

We zijn open en eerlijk

• We zijn duidelijk in wat ons doel is, we lichten onze besluiten toe en koppelen terug wat we wel en niet gedaan hebben met input van Utrechters (transparantie ook over proces) • We starten open, voordat er een oplossing of een plan ligt • We laten onszelf als mens zien; we laten ook ons gevoel zien, stellen ons kwetsbaar en empathisch op

We geven vertrouwen aan Utrechters

• We geven ruimte aan eigenaarschap en verantwoordelijkheid voor Utrechters • Loslaten en accepteren dat het anders kan gaan dan wij zelf in gedachten hebben: wij weten niet alles beter • Vertrouwen krijgen, begint met vertrouwen geven

We tonen lef

• We durven te innoveren en nieuwe vormen uit te proberen • We durven te handelen op signalen: luisteren en er ook wat mee doen. • We durven een grens te trekken, ook voor onze eigen veiligheid

We zorgen proactief voor inclusie en diversiteit

•

We investeren in duurzame relaties en verbinding met de stad

• • • •

We gaan het Stadskantoor uit, werken zo veel mogelijk ter plekke, meer buurt- en wijkgericht We starten een relatie met aandacht, we luisteren oprecht als start voor verbinding en spreken waardering die er is uit We investeren in relaties met sleutelpersonen in de stad We stimuleren dat Utrechters met elkaar in gesprek gaan en er voor elkaar kunnen zijn

We willen continu leren en verbeteren

• • •

Het mag fout gaan, we vragen om feedback van de Utrechters We toetsen bij de mensen waar het om gaat of de oplossing werkt We maken altijd gebruik van de data die er al is (inwonerssignalen bijvoorbeeld)

Maatschappelijk sensitief: we zijn ons bewust van onze vooroordelen en zijn nieuwsgierig naar de verschillende perspectieven op een vraagstuk. • We erkennen het ongelijke speelveld en investeren ongelijk voor gelijke kansen • We doen extra moeite om degene voor wie we het doen (gebruikers) betrokken te laten zijn • We zorgen voor passende taal en passende vorm (specifiek aandacht voor jongeren onder de 18)

6

Werken zoveel mogelijk ter plekke (tekentafel de wijk in)

Wijkplatforms als duurzame relatie • Een structurele groep betrokken Utrechters met een verbindende rol in de wijk, tussen bewoners onderling en met de gemeente. • Zoals gevraagd in motie 371 een duidelijke plek in het beleid en in het kompas voor zeggenschap: eigenaarschap bij Utrechters. • In de basis: overheidsmiddelen • Op onderwerp met gemeente als partner: overheidsparticipatie • Afspraken wijkplatforms en tekst in beleidsnota in gezamenlijkheid gemaakt. • Het wijkplatform zet zich in voor een zo inclusief mogelijk geluid (inspanningsverplichting). • Het wijkplatform spreekt niet namens de gehele wijk, maar deelt wat er leeft en speelt • Adviesrecht (motie 369) afspraken op hoofdlijnen: § Adviesrecht is geen adviesplicht. § Gemeente is verantwoordelijk wijkplatforms te informeren op verzoek wijkplatform. § Gemeente en wijkplatform maken vooraf afspraken wat er gebeurt met een advies. § Wijkplatform maakt inzichtelijk wie betrokken was bij opstellen advies, een breed gedragen advies weegt anders dan minder breed gedragen. § De gemeente geeft altijd een inhoudelijke reactie.

Nieuwe samenwerkingsvormen nodig • Niet iedereen kan en wil meedoen in een burgerparticipatietraject --> groep niet representatief • Vaak over en weer verkeerde verwachtingen en daardoor teleurstellingen • Utrechters kunnen vaak gemakkelijker meer mensen bereiken, weten beter wat er speelt of maken beter gebruik van locatie- en ervaringsdeskundigheid • Meer eigenaarschap voor Utrechters brengt menselijke maat terug • Extra investeren in gemeenschapskracht is nodig, juist in tijden van schaarste

Kompas voor zeggenschap Verschillende vormen van samenwerking

Toelichting met voorbeelden Utrechter aan zet

Utrechters nemen verantwoordelijkheid. De gemeente heeft controlerende en zo nodig

Wijkmagazines, buurtfeest

Overheidsmiddelen

Utrechters nemen verantwoordelijkheid. De gemeente stelt subsidie of faciliteiten beschikbaar op basis van vastgestelde kaders en maakt hierover afspraken (voorwaarden)

Buurthuizen in zelfbeheer, speeltuin in zelfbeheer, wijkplatforms

Utrechters nemen verantwoordelijkheid. De gemeente faciliteert en steunt Utrechters met personele inzet door bijvoorbeeld kennis, ervaring, vaardigheden of netwerk in te brengen. Hierover maakt de gemeente afspraken met de initiatiefnemers, eventueel ook over

Wooncoöperaties, buurtverbinders, Stadsmakers, wijkplatforms, plan voor vergroening buurt, wijkvisie, vreedzame school of vreedzame wijk, vaccinatie in buurten, uitvoering burgerberaad,

Samen aan zet

De gemeente en Utrechters werken samen op basis van gedeeld eigenaarschap binnen de (door de raad) vastgestelde doelen. Dit betekent dat beide verantwoordelijkheid nemen. In deze vorm zijn we niet gericht op een besluit van de gemeente.

Wij(k) bouwen in Leeuwesteyn, Wervenberaad, Wijkalliantie+, Parkorganisatie Maximapark, Gezondheidspact

Burgerparticipatie

De gemeente is verantwoordelijk en nodigt uit om (vaak met een beperkte groep) samen te gaan maken. Utrechters zijn de participerende partij, representativiteit is van belang. De

Opstellen buurtagenda’s, Overvecht Centrum, sollicitatie programmadirecteur Samen voor Overvecht, Park Leeuwensteyn, stadsteam Jaarbeurspleingebouw

wettelijke rol zoals bijvoorbeeld een vergunning verlenen of handhaven.

met de initiatiefnemers. Overheidsparticipatie

financiële bijdrage.

gemeente neemt uiteindelijk een afgewogen besluit. Peilen

De gemeente is verantwoordelijk en voert brede peiling uit door gebruik maken van inwonerssignalen en vragen stellen onder gebruikers en belanghebbenden: zowel online als in gesprekken. Op basis van deze brede inventarisatie van verschillende belangen neemt

Zoekgebieden duurzame energie, Nota van Uitgangspunten uit UPG, Omgevingsvisie, verbetering dienstverlening, Panel Meetellen

gemeente een besluit. Gemeente aan zet

Gemeente voert wettelijke taak uit. De gemeente is verantwoordelijk en informeert Utrechters.

Handhaving, uitgifte paspoorten

11

Hoe werkt het Kompas? • Het kompas is een handvat om samen (Utrechters en gemeente) het gesprek te voeren over de samenwerkingsvorm. • Het kompas is bedoeld om meer duidelijkheid te geven en verwachtingen over en weer helder te maken. • Binnen een onderwerp kan in de loop van de tijd (per fase en per onderdeel/kwestie) de situatie veranderen. Je doorloopt telkens opnieuw het kompas. • Het kompas nodigt uit tot actief overwegen van andere mogelijkheden om Utrechters meer zeggenschap te geven waar het kan. • Het kompas stimuleert leidende principes voor houding en gedrag. • Afweging op basis van kompas wordt aan de voorkant bestuurlijk inzichtelijk gemaakt (college- en raadsvoorstellen).

Doorontwikkeling van het kompas • Het kompas is niet perfect en niet waterdicht. • Het gebruik vraagt begeleiding van ambtenaren die er vaker mee meewerken (team Samen stad maken) • Nu met Utrechters oefenen en het kompas samen verbeteren en doorontwikkelen. • Evalueren en begin 2026 terug naar de raad.

Kompas koerst op meer zeggenschap 1. Bredere belangenafweging door college en raad met meer ongehoord geluid (beginfases)

•

Meer ‘peilen' door bij bredere groep meer gelijkwaardig het geluid te horen, o.a. door meer gebruik van inwonerssignalen die we op andere manieren binnen krijgen en ophalen

•

Minder burgerparticipatie

Samen aan zet

2. Meer eigenaarschap van Utrechters: wat Utrechters zelf kunnen doen ze zelf (latere fases)

• Meer overheidsparticipatie (wij steunen Utrechters) • Meer samen aan zet

Hiermee willen we een grotere groep mensen bereiken en democratie van iedereen maken.

14

Samen stad maken: Geen Utrecht zonder U Missie

Lokale democratie van iedereen maken Doel van samenwerking met Utrechters

Plannen en uitvoering laten aansluiten bij het vraagstuk en de mensen voor wie we het doen Doelstelling van deze beleidsnota

Geen Utrecht zonder U!

1. Resultaat Utrechters hebben meer zeggenschap over beleid, plannen en uitvoering in hun stad - er is meer eigenaarschap voor Utrechters. - college en raad maken een brede belangenafweging in besluitvorming. 2. Proces De gemeente is een betrouwbare samenwerkingspartner voor Utrechters.

16

Wat betekent dit voor rol van de raad? • Raad meer aan de voorkant in positie om bredere belangenafweging te maken en doelen en randvoorwaarden vast te stellen. - College is aan zet om verschillende belangen op te halen en te wegen voor voldoende representativiteit. • Raad geeft Utrechters meer ruimte om zelf te kunnen doen binnen vastgestelde kaders. • Raad maakt zich er hard voor dat ambtenaren te allen tijden veilig hun werk kunnen doen in samenwerking met Utrechters (toenemende boosheid en agressie). • Raad kan bij bespreking van dit beleid input meegeven voor vernieuwing participatie- en inspraakverordening en mogelijkheden omgevingswet: wat wil de raad juridisch verankeren? • Rol van de raad bij participatie is onderwerp van de adviescommissie participatie

Implementatie en continue doorontwikkeling Een beweging van verandering in de ‘genen’ en de systemen van de hele gemeente Utrecht Sturing en organisatie

Heldere interne rolverdeling, controlerende rol toevoegen, heldere plek in organisatie en aansturing, samenhang met andere opgaven zoals inclusie, menselijke maat, etc.

Continue en systematisch leren

Leren met Utrechters: online loket voor ambtelijk vakmanschap, tools en instrumenten, training, instrumenten ontwikkelen, verankering in HR beleid, reflectie van buiten.

Systemen, regels en afspraken

Verordening, digitale systemen voor relatiebeheer en inwonerssignalen, begroting en aanbestedingsregels.

Raadsinformatiebijeenkomst 21 mei 2024: Raadsvoorstel Beleidsnota Samen stad maken

Inbreng Milieucentrum Utrecht

Geachte raadsleden, Ruim twee weken geleden zag ik dat een Beleidsnota‘Samen Stad Maken’ op 21 mei op de agenda van de Raadsinformatieavond stond, inclusief raadsvoorstel. Tot mijn bevreemding zag ik daar geen stukken bij, dus zocht ik informatie op de betreffende pagina van de gemeentesite. Daar waren alleen zonder veel verhelderende toelichting stukken uit 2019, 2021 en 2023 te vinden. Vermoedend dat het om vrij recente stukken zou gaan, mailde ik de gemeente om die nieuwe beleidsnota en het raadsvoorstel. Ik heb nog altijd geen antwoord op die mail ontvangen maar via een mij bekend raadslid heb ik ze alsnog ontvangen. En zowaar kun je sinds een paar dagen ook de stukken op de gemeentelijke website vinden en kreeg ik zowaar vanmiddag een uitnodiging voor een gesprek. Die stukken vallen mij niet mee. Positief is dat de gemeente inziet dat er iets moet veranderen in eigen houding en gedrag. En dat de gemeente inziet dat het ook dingen moet loslaten. Wat dat in de praktijk betekent blijft wel erg mistig en blijft steken in een hoog abstractieniveau. Dat heeft overigens als voordeel dat er veel ruimte aan ons als bewoners en u als gemeenteraad kan worden geboden om concreter aan te geven hoe wij inderdaad samen stad kunnen maken. Cruciaal voor een geslaagde aanpak is dat de leefwereld van bewoners centraal staat.

Tot die leefwereld van bewoners hoort ook hun woonomgeving: de kwaliteit van je woning, het simpeler maken van de energiebesparing en -transitie, het realiseren van een prettiger woonomgeving die stimuleert tot bewegen, vergroening van buurten en straten, klimaatadaptatie. Daarbij kan de inbreng van organisaties als MCU, Energie U, Utrecht Natuurlijk, BuurtNatuur030 en soortgelijke initiatieven en organisaties op wijkniveau een rol spelen. Ik heb het op persoonlijke titel al ingebracht in de recente discussie over het sdociaal domein: het is wellicht handig om deze scope mee te nemen in de formulering en uitwerking van opgaven en aanbestedingen op het gebied van sociaal makelaarschap en informatie en advies aan bewoners. Een uitdaging tot samenwerking en contact tussen welzijnsorganisaties en organisaties op het gebied van duurzaamheid en milieu met ervaring in community building, zodat opgaven in

het fysieke en het sociale domein niet langer volkomen los van elkaar worden gezien. En dan wil ik toch wat kwijt over de vorige week verschenen voorjaarsnota. Onder de kop ‘Concrete bezuinigingen’ lees ik bezuinigingen op zowel het Initiatievenfonds als op ‘Samen Stad maken’. Samen bijna een miljoen/jaar vanaf 2026. Dan ook nog eens op het verhullende kopje “Stroomlijnen initiatieven vergroening buitenruimte” een bezuiniging van liefst 719.000 p/jaar vanaf 2026. “Stroomlijnen” als nieuwste eufemisme voor bezuinigen? Flink wat pagina’s verder zien wij onder het kopje ‘Hervormingsbezuinigingen’ een aantal zinnige principes die daarvoor kunnen worden gehanteerd, zoals het kritisch kijken naar de gemeente zelf en de gemeentelijke organisatie met als ambitie is om efficiënter te werken en simpeler te organiseren. En daarnaast: onderzoeken of het overlaten van werkzaamheden aan inwoners en ondernemers kan leiden tot een bezuiniging, naast dat zij daarmee meer verantwoordelijkheid krijgen over hun eigen leven en omgeving. Ik zou zeggen: maak daar een slag in, en niet eens zozeer omdat het een bezuiniging is maar omdat het gewoon heel veel op kan leveren.

Maak die slag en kijk tegelijk naar nut en noodzaak van bezuinigingen op het initiatievenfonds en ‘Samen Stad Maken’, schuif geld van het ambtelijk apparaat -hebben we echt zoveel beleids- en communicatieambtenaren nodig?- naar het ondersteunen en realiseren van bewonersinitiatieven. ‘Samen stad maken’ betekent mede uitgaan van de wensen en de belevingswereld van bewoners. Dat betekent in de praktijk ook: verbinden van het sociale en het fysieke domein. Ophouden met hokjesdenken, maak van sociaal makelaarschap weer meer opbouwwerk en leg daarin verbindingen met organisaties als bijvoorbeeld Energie U, Milieucentrum, Utrecht Natuurlijk en BuurtNatuur030 om de leefomgeving groener en gezonder te maken en als bewoners samen de klimaatopgave aan te gaan.

Inspreekreactie RIB Samen Stad Maken 21 mei 2024

Frisse wind

Allereerst wil ik zeggen dat ik heel blij ben met de nota Geen Utrecht zonder U. Ik vind het een frisse wind door de participatiegeschiedenis van Utrecht. Een compliment voor Irene Willems, die dit traject trekt. Ik was ook heel blij met het Rekenkamerrapport “horen, zien en samen door” waar Geen Utrecht zonder U een vervolg op is. U bent het niet zo van mij gewend dat ik ergens positief over ben. Ik zit al 19 jaar in wijkraad/wijkplatform en heb dus al een hele geschiedenis met participatie en Samen Stad Maken. Ik kan er boeiende verhalen over vertellen, maar daar krijg ik hier de tijd niet voor. Maar de beleidsnota die er nu ligt, belooft veel.

Vertrouwen

Een heel mooi uitgangspunt van de nota dat centraal staat is het woord “Vertrouwen”, zowel het geven van vertrouwen als het ontvangen van vertrouwen. Met vertrouwen staat of valt volgens mij de hele participatie. En daar is nogal wat te doen. Ik heb op Utrecht in Cijfers opgezocht wat in 2023 de percentages waren die geen vertrouwen in College, Raad en ambtenaren hadden. Die zijn in Overvecht het hoogst (10% heeft geen vertrouwen in de gemeenteambtenaren, 14% niet in het college en 13% niet in de raad; de percentage in de hele stad liggen wel lager, 7% geen vertrouwen in het de gemeenteambtenaren, 8% niet in het college en 8% niet in de raad), maar als 13% geen vertrouwen in de raad heeft, klinkt niet best en hoe wil je dan de volgende verkiezingen in? Daar valt dus nog veel te winnen, want een van de leidende principes wordt houding en gedrag, dat o.a. open en eerlijk moet zijn, duurzame relaties opbouwen met vertrouwen en continu leren en verbeteren etc. Dat betekent dat de gemeente (niet alleen de raad, vooral ambtenaren en college) niet vanuit een autoritaire houding de bewoners benadert, maar dat er geluisterd wordt en de argumenten van de bewoners meegenomen moeten worden. Dat betekent nogal wat. Er is verschil tussen luisteren en horen.

Cultuuromslag

Dus het beleidsvoorstel is mooi, maar staat of valt met de ontwikkeling en implementatie. Dat is wel meegenomen in het beleid maar zal een cultuuromslag betekenen.

Pagina 1 van 3

Cultuuromslagen zijn ongeveer de meest lastig planbare onderwerpen in organisaties, getuige deze cartoons van Fokke en Sukke.

Maak het werk leuk voor wijkplatformleden

Verder heb ik een belangrijk advies, dat niet zo duidelijk in het beleidsvoorstel staat: Maak het wijkplatformwerk vooral leuk voor bewoners. Het is vrijwilligerswerk en veel bewoners zijn druk met werk, familie etc. en moeten het wijkplatformwerk in schaarse vrije tijd doen. En beste raadsleden, het kost hééél vééél tijd, als je het goed wilt doen. Bewoners doen dat niet als het niet leuk is en te weinig oplevert. Teveel is participatie tot nu toe gegaan om wat het de gemeente oplevert, zodat het afgevinkt kon worden. Dat moet anders om bewoners te motiveren en te zorgen dat zij gemotiveerd blijven. Wij hebben als wijkplatform met grote jaloezie gekeken naar de faciliteiten die het Burgerberaad gekregen heeft. De middelen en de ondersteuning die daarvoor beschikbaar zijn gesteld, vinden wij ongekend. En buiten proportie als je dat vergelijkt met wat de wijkplatforms krijgen. De gemeente zal de wijkplatforms echt beter moeten faciliteren om gemotiveerde leden te krijgen en te houden. Dat is enerzijds financieel, anderzijds gaat het om erkenning van de inzet. Bedenk dat het heel lastig is om goede bewoners te motiveren om hun vrije tijd en hun kwaliteiten in te zetten. Bedenk ook dat een wijkplatform organisch moet groeien. Stel niet teveel regels aan vorm en invulling, laat dat over aan gemotiveerde bewoners. Maar geef ze de ondersteuning die ze vragen.

Schrijf niet voor, maar denk mee.

Financiën

Wijkplatform Overvecht komt echt niet rond van die € 5.300 die bovendien minutieus moet worden verantwoord. Over vertrouwen gesproken: wij gaan echt geen feest vieren van dat geld, ga er maar vanuit dat we die nodig hebben om onze dialoogavonden goed te organiseren. Niet in een schimmige achteraf locatie, maar in een zaal waar je met fatsoen bewoners kunt ontvangen en ze de consumpties aan kunt bieden die nodig zijn voor een hele avond vrije tijd van die bewoners. En dan is het antwoord: wat je te kort komt kun je aanvragen bij het Initiatievenfonds. Nou, heeft u daar wel eens een aanvraag gedaan? Alle rompslomp die daarbij komt kijken en dan nog de rompslomp voor de verantwoording: jaar in jaar uit, want het is geen eenmalig probleem. Verhoog de bijdrage en heb er vertrouwen in dat het goed besteed wordt. Geen gemakkelijke boodschap in deze tijd van bezuiniging.

Pagina 2 van 3

Ontwikkeling en implementatie

Dus de leidraad bij de verdere ontwikkeling en implementatie wordt van belang. Mooi dat dit onderwerp wordt van de HR-strategie en de FIT gesprekken met ambtenaren. Ervan uitgaande dat de leidinggevenden de eerste zijn die hierin getraind gaan worden. Belangrijk daarbij is dat de gemeente niet op haar autoritaire stoel gaat zitten maar dat ze echt luisteren naar de bewoners en in gesprek gaan. Er is een verschil tussen luisteren en horen. Horen is hier niet genoeg. En dan nog een paar aandachtspunten bij die ontwikkeling en implementatie, die gaan over de Omgevingswet en de omgevingsvisies. Wij maken ons daar zorgen over. We zien in Overvecht wat de omgevingsvisie die nu ontwikkeld wordt met bewoners doet en de onrust die het veroorzaakt. Voor Overvecht Centrum loopt er een participatietraject dat Open Plan Proces heet. Veelomvattend, intensief en tijdrovend. Het is jammer dat dit niet toegepast is op de Omgevingsvisie, omdat bewoners er dan veel nadrukkelijker bij betrokken worden en veel persoonlijker benaderd, dan in het huidige traject.

Communicatie

Een ander punt is het bereik van bewoners. Overvecht heeft een multiculturele bevolking. Dat vraagt een andere benadering. Iets op een website plempen en dan denken dat je iedereen bereikt, is een illusie. Inclusiviteit: voor en door iedereen, niemand uitsluiten: geef als gemeente het goede voorbeeld. Een ander aandachtspunt bij de ontwikkeling en implementatie is het woordgebruik. Natuurlijk worden alle woorden in bv. een wijkbericht zorgvuldig gewogen. Maar dat maakt de boodschap niet duidelijker voor bewoners. Zeggen dat je een wijk mooier gaat maken, dat het nóg groener wordt dan het al is maar er niet bij zetten dat er buurten gesloopt kunnen worden en dat er een paar 70 m. hoge flats voor je deur gaan verschijnen, noemen wij verhullend taalgebruik. Wees duidelijk over risico’s van besluiten. Benoem risico’s in je communicatie. Neem het risico dat er onrust ontstaat, want dan heb je wel een basis voor gesprek en krijg je meer mensen dan met een wijkbericht vol verhullend taalgebruik. Laat te publiceren berichten eerst lezen door kritische bewoners. Weet je wel: die lastige usual suspects die je niet aan tafel wilt hebben, maar die je wel nodig hebt. Wees duidelijk in je boodschap, gemeente.

Tot slot

Ik wil de raad graag adviseren de beleidsnota aan te nemen en vertrouwen te hebben in het ontwikkel- en implementatietraject dat bij Irene Willems en Eva Oosters in goede handen komt.

Pagina 3 van 3

Inspraak wijkplatform Noordwest over beleidsnota samen stad maken wij zijn positief over de inzet voor het beter betrekken en luisteren naar inwoners beleidsnota richt zich in hoofdzaak op interactie en op projecten. In stuk nog onvoldoende borging van dat de in het participatie proces gemaakte afspraken door rest organisatie (beheer) ook opgepakt worden: ook op langere termijn (ook belangrijk voor vertrouwen) o De principes zouden moeten gelden voor alle interactie met burgers, bv ook voor loket meldingen (dan nu alléén officiële participatie-trajecten) Bij vertrouwen geven: o Bij de vertaling van input door de ambtenaren in de besluitvormingsadviezen gaat er ook wel eens iets mis: zorg dat betrokkenen kunnen meeschrijven/adviseren. Is ook goed voor begrip, relatie, vertrouwen. o Soms hebben bewoners meer (professionele) kennis en/of kunde dan de betrokken ambtenaar. Maak daar gebruik van. o …. en hou ook lijnen open rechtstreeks van burger naar bestuur: de interne “escalatieladder” zit dat in de weg (deze aanpassen).

o Ik las indirect bij uitleg principe “werken proactief aan duurzame relaties aan relaties” dat projecten los opgepakt worden ondanks dat er meer in de wijk speelt: o … als principe zou het goed/beter zijn om als uitgangspunt bij (in elk geval elk fysiek) op te starten project (initiatiefase) met omwonenden te inventariseren wat er speelt, zodat overwogen kan worden of ook andere doelen te halen/wat in de scope moet. “Elke schop in de grond is een kans”. Werk-met-werk maken is ook nog goedkoper en geeft minder overlast (is principe bij klimaatadaptatie). o … en hoe continueteit borgen: door minder wisseling van wacht? Dezelfde personen/aanspreekpunten helpt ook bij vertrouwen opbouwen en houden. o Dat geldt ook voor afspraken. Ik ben actief in groenbeheer: binnen 1 jaar drie personen o Graag in het systeem ook de afspraken openbaar zichtbaar maken. o vraag voor onszelf: wat kan rol wijkplatform hierin zijn? o als wijkplatform willen we ook monitoren (bij ons is melden soms minder hoge drempel) om/én helpen deze nieuwe aanpak tot een succes te maken. o Ik wil wel in reflectiegroep o Bij “we leren en verbeteren continue” staat dat er gevraagd wordt om feedback bij sammenwerking o Ten eerste zou je verwachten dat voor een gelijkwaardige samenwerking je de (manier van) participatie samen inricht. Dat geldt dus ook voor toepassen kompas.

o Daarnaast graag ook concreet kiezen voor evaluatie als standaard vervolgactie bij trajecten/projecten. Daarbij ook alle betrokkenen (ook uitvoerders) laten meedoen, zodat ze zelf horen wat goed ging en wat niet. o De evaluatie binnen de organisatie mist. Bv na overdracht project naar beheer. Wordt door beheer echt gedaan wat is afgesproken? Ook op langere termijn? Voorbeeld boomjes planten o o

o o

o

Er mist een centraal aanspreekpunt om zaken rond participatie/“samen stad maken” te bespreken/ aan te kaarten die (qua proces) nog niet goed gaan. -> dat kan niet via (stichting)sleutelpersonen (die zitten niet diep genoeg in de systeenmwereld), ook niet ombusdvrouw, maar iemand met voldoende mandaat in de organisatie. Analyse data is ook risico: daarom standaard resultaat voorleggen aan vertegenwoordigers doelgroepen of zij resultaat herkennen.

Over kompas o Ook nog vele vragen o.a. o Lijkt veel kennis voor nodig (hoge drempel)

o o o o

Hoe betrekken onderkant samenleving Hoe contunieteit bij vertrek burgers? Relatie right to challenge? Gewoon gaan oefenen!

Inbreng in raadsinformatiebijeenkomst over beleidsnota Samen Stad Maken 21 mei 2024 Wat mij opvalt als ik naar samenwerking tussen overheid en samenleving kijk, is dat daar door veel gemeenten stevig op wordt ingezet, ook in uw gemeente! Tegelijk lijkt het vertrouwen onderling steeds verder af te nemen. Als ik bewonersinitiatieven vraag wat hun grootste belemmering is, hoor ik 9 van de 10 keer: “de gemeente”. En ook ambtenaren die ik spreek laten nogal eens hun ongenoegen over bewoners horen. Hoe kan dit? Dat heeft in mijn ogen te maken met dat er sprake is van een paradigmashift, die niemand lijkt te zien. Die paradigmashift betreft een muur tussen overheid en samenleving, die er eigenlijk helemaal niet is. Maar iedereen denkt dat die muur er is en handelt daarnaar. Daardoor worden zaken óf door de overheid, óf door bewoners opgepakt. Maar vrijwel nooit samen, op basis van gelijkwaardigheid. Bij burgerparticipatie doen bewoners een beetje mee met de overheid. Bij overheidsparticipatie doet de overheid een beetje mee met de samenleving. Bij de in mijn ogen sterk polariserende right-tochallenge – in Utrecht: bewonersbod – is de samenleving uiteindelijk zelf aan zet. Bij het burgerberaad – op zich een mooi model – gooit de overheid een vraag over de muur, waarna bewoners een antwoord teruggooien.

En zelfs bij het – ook hier in Utrecht – veelgeroemde model Peel en Maas ontbreekt gelijkwaardige samenwerking tussen overheid en samenleving. Als ik iets heb geleerd de afgelopen 7 jaar, dan is dat: mensen willen best meedénken met plannen van anderen, maar vooral meedóén met hun eigen plannen. Pas als ze zich eigenaar voelen van een plan, zijn ze er echt mee verbonden. Dat geldt voor bewoners en ook voor ambtenaren. Die verbondenheid geeft vertrouwen. En omgekeerd: de afwezigheid ervan voedt het wantrouwen. Waar komt die muur vandaan? Die vind zijn oorsprong in het feit dat overheden traditioneel topdown werken. De overheid bepaalt en de samenleving heeft te volgen. Steeds vaker ziet men in dat dit niet meer werkt. Dan wordt bottom-up werken als de oplossing gezien. En niemand lijkt door te hebben dat bottom-up precies hetzelfde probleem heeft als top-down, maar dan omgekeerd: de samenleving bepaalt en de overheid heeft te volgen. De muur blijft intact. Terwijl het anders kan. Madelon Eelderink – auteur van het Handboek Participatief Actieonderzoek – introduceerde daar de term community-up voor. Bij community-up bepalen top en bottom samen wat ze gaan doen en voeren dat vervolgens ook samen uit. En daar waar dit lukt, gebeuren de mooiste dingen. Want overheid en samenleving vullen elkaar dan geweldig aan. In het kompasteam hebben we hier uitgebreid over gesproken.

In het kompas is dit terug te zien. De kant waar de overheid eigenaar is, is sprake van top-down. Daar waar de samenleving eigenaar is, is sprake van bottom-up. Daar waar overheid en samenleving samen eigenaar zijn, is sprake van community-up. Dat lijkt maar een klein stukje in het midden, maar feitelijk hebben we met elkaar vastgesteld dat dat het uitgangspunt zou moeten zijn. Dán ben je samen de stad aan het maken. Alleen als samen niet lukt, kun je naar links of naar echts bewegen in het kompas. Gelijkwaardige samenwerking vereist wel het een en ander met betrekking tot houding en gedrag. Daar hebben we in het programma “Grip op Loslaten” van A&O fonds Gemeenten expliciet op ingezet. Bij ieder van de 8 deelnemende gemeenten hebben we 16 mensen getraind in Participatief Actieonderzoek (PAO), zodat ze bij de toepassing zouden ervaren wat dat vraagt aan houding en gedrag.

Alle deelnemers vertelden ons onveranderd dat ze het traject geweldig vonden, maar dat ze er in de praktijk niets mee konden. Omdat ze van bovenaf nog steeds op de traditionele manier werden aangestuurd. We zijn toen workshops gaan houden met directies en colleges. Die hadden enorm effect! Bij die gemeenten waar we de top mee konden nemen, kregen de deelnemers echt de ruimte met mooie resultaten als gevolg. Dit laat zien dat de transitie die met de beleidsnota Samen Stad Maken wordt ingezet, niet alleen iets voor uitvoerende ambtenaren is. Het betekent ook iets voor de directie, voor het college en voor u als raad. Alleen als u ruimte geeft aan deze ontwikkeling maakt zij echt een kans. Ik sluit af met de vraag of dit wel echt nodig is. Ik persoonlijk denk van wel. Ik zie daarbij twee belangrijke redenen: Ten eerste is er het probleem van beschikbare menskracht. Ook uw gemeente worstelt neem ik aan met onvervulde vacatures. Uw organisatie heeft ongeveer 5.500 medewerkers. De Utrechtse samenleving heeft rond de 375.000 “medewerkers”! Als ruim 1% daarvan mee gaat doen, hebt u bijna een verdubbeling van uw personeelsbestand. En het kost u iets. Alleen, u voert geen beoordelingsgesprekken met ze, u kunt ze niet vertellen wat ze moeten doen.

Maar door samen op zoek te gaan naar hoe je elkaar kunt versterken, kun je samen veel meer bereiken! De andere reden is dat veel problemen niet meer door een gemeente zelf zijn op te lossen. Je hebt de samenleving nodig. Kijk naar het sociaal domein. Het werken daar kenschetst zich door “dweilen met de kraan open”. We wachten tot mensen in de problemen komen en dan gaan we ze helpen. Ik nodig u allen uit om de beleidsdocumenten van de gemeente met betrekking tot het sociaal domein te nemen, daar overal het woord zorg te vervangen door dweilen en eens op u in te laten werken wat daar feitelijk staat. Als mijn bad over stroomt, draai ik eerst de kraan dicht. Natuurlijk ga ik daarna dweilen, dat is ook nodig. Maar pas nadat ik de kraan heb aangepakt. En als ik erachter kom dat ik niet tegen de stroom op kan dweilen, ga ik geen discussie aan over of we de kamer van de kleinste moeten opofferen. Nee, de focus ligt eerst op het dichtdraaien van de kraan. In het sociaal domein kun je de kraan als gemeente niet zelf dichtdraaien. Daar is de samenleving bij nodig. De samenleving kan het echter ook niet alleen (anders had ze dat al wel gedaan). Dus daar is community-up de enige weg. En dus het midden van het kompas van Samen Stad Maken.

Mijn conclusie ten aanzien van de beleidsnota Samen Stad Maken is dat deze een heel goede basis legt voor een betere samenwerking tussen gemeente en samenleving. Daarmee brengt dit Utrecht op dit onderwerp in de voorhoede van gemeenten in Nederland.

Bestuurder Stichting Omzien en SevenSenses Auteur van “Van CEO naar tuinman” (Business Contact 2014) 7 jaar ervaring met betrekking tot samenwerking overheid en samenleving, o.a. als - mede-aanjager van Samen Duurzaam Zeist; - architect van het programma “Grip op Loslaten” van A&O fonds Gemeenten; - adviseur voor Doe Maarn Mee (co-creatietraject gemeente Utrechtse Heuvelrug).

Raadsinformatiebijeenkomst Dossiernummer

4126

Vertrouwelijk

Nee

Vergaderdatum

21 mei 2024

Agendapunt

1.1

Titel

Raadsvoorstel Beleidsnota Samen stad maken

ID

4339

Behandelend ambtenaar Telefoon E-mail Datum collegebesluit Thema Portefeuillehouder Beleidsveld Referendabel Raadsadviseur (lijst) Behandelvoorstel Resultaat commissiebehandeling Resultaat raadsbehandeling Geagendeerd

Vergaderdatum

Raadsinformatiebijeenkomst

21 mei 2024

Voorgesteld besluit

Voorstel aan de gemeenteraad

Beleidsnota Samen stad maken ‘Geen Utrecht zonder U’ Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Referendabel Geheim

Participatie Wijken Irene Willems 12146874 Volgt Ja Nee

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor te besluiten: 1. De beleidsnota Samen stad maken 'Geen Utrecht zonder U’ vast te stellen, met als belangrijkste onderdelen: a. De doelstellingen: i. Utrechters hebben meer zeggenschap over beleid, plannen en uitvoering in hun stad: ii. er is meer eigenaarschap voor Utrechters; iii. college en raad maken een bredere belangenafweging in besluitvorming; iv. De gemeente is een betrouwbare samenwerkingspartner voor Utrechters; b. Leidende principes voor houding en gedrag van ambtenaren, college en raadsleden in samenwerking met Utrechters: open en eerlijk, lef, vertrouwen, inclusie en diversiteit, duurzame relaties en continu leren en verbeteren; c. Kompas voor zeggenschap voor Utrechters. 2. De huidige twee actieprogramma's ‘Samen stad maken op de Utrechtse manier’ en ‘Samen stad maken: initiatief’ in te trekken.

Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

Samenvatting Het college stelt de raad voor om de beleidsnota Samen stad maken, ‘Geen Utrecht zonder U’ vast te stellen, waarmee we richting geven aan samenwerking met Utrechters om de lokale democratie te versterken en vernieuwen. Alleen als overheid, markt en gemeenschap beter en gelijkwaardig met elkaar samenwerken, komen er duurzame oplossingen voor de uitdagingen van deze tijd, zoals klimaat, woningbouw en kansengelijkheid. Dat vraagt van ons als gemeente verandering in houding en gedrag en vernieuwing van samenwerkingsvormen. In deze beleidsnota geven we hier richting aan met leidende principes voor houding en gedrag voor ambtenaren, college en raadsleden: open en eerlijk, lef, vertrouwen, inclusie en diversiteit, duurzame relaties en continu leren en verbeteren. Daarnaast bieden we met het 'Kompas voor zeggenschap’ een handvat voor een gesprek met Utrechters om te komen tot de best passende samenwerkingsvorm voor dat moment. Het kompas is bedoeld om verwachtingen over en weer helder te maken en nodigt uit tot actief overwegen van alle mogelijkheden om Utrechters meer zeggenschap en eigenaarschap te geven waar dat kan. Het kompas stimuleert dat de principes voor houding en gedrag worden toegepast. In het onderdeel ‘implementatie’ worden eerste vervolgstappen geschetst en de hoofdlijn van hoe we tot deze verandering willen komen.

Context Aanleiding ‘Contact maakt de stad’ is het fundament van het coalitieakkoord. Daarin beschrijven we het belang van ideeën, zeggenschap en tegenmacht voor de uitdagingen die spelen in onze stad, wijken en buurten. Met het programma ‘Samen stad maken’ is een fundament gelegd waar we op voortbouwen. We hebben de afgelopen jaren veel goede voorbeelden gezien van Samen stad maken en we hebben ook geleerd dat het beter moet en dat het beter kan. Een belangrijk ijkpunt daarbij is het Rekenkameronderzoek ‘Horen, zien en samen door’ naar inwonersparticipatie in Utrecht (december 2022). Dit rapport gaf aan dat het ons als gemeente, ondanks de vele energie en moeite, onvoldoende lukt om onze doelen voor Samen stad maken te bereiken. Inwoners voelen zich onvoldoende betrokken en de diversiteit aan deelnemers neemt niet toe. Ook de Inwonersenquête 2023 laat een aantal zorgelijke ontwikkelingen zien; zo is het vertrouwen van Utrechters in de gemeente gedaald ten opzichte van 2021 en is dat in een aantal wijken onder de 50%. In de raadsbrief Focus en koers herijking Samen stad maken (maart 2023) hebben we onze analyse geschetst van de huidige situatie op basis van meerdere onderzoeken en aangegeven dat we toewerken naar nieuw beleid voor Samen stad maken met daarin leidende principes voor houding en gedrag voor ambtenaren, college en raadsleden en een kompas voor zeggenschap.

De huidige actieprogramma’s voor participatie en initiatief vervangen we door dit kaderstellende beleid, passend binnen het raamwerk Sturen en verantwoorden. Juridische context De voorgestelde Beleidsnota Samen stad maken ‘Geen Utrecht zonder U’ bevat de uitgangspunten bij de samenwerking tussen Utrechters en gemeente. De uitwerking zal verder vorm worden gegeven in de te actualiseren participatie-en inspraakverordening en de te actualiseren participatieleidraad. De raad is op grond van de Gemeentewet bevoegd om kaders, zoals neergelegd in deze beleidsnota, vast te stellen. Dit beleid sluit tevens aan op de bedoeling van de Omgevingswet. Deze wet gaat uit van vertrouwen in initiatiefnemers, vertrouwen van de burger in de overheid en vertrouwen tussen overheden. De Omgevingswet wil bijdragen aan het herstel van vertrouwen in de overheid onder meer door het faciliteren van publieksparticipatie. Niet de juridische borging, maar een professionele en open houding wordt gezien als de garantie voor een goed participatieproces. De Omgevingswet regelt niet hoe dit proces moet plaatsvinden. Het is aan de gemeente om hier zelf invulling aan te geven. Beslistermijn Er is geen specifieke beslistermijn voorzien. Aan de raad is toegezegd in eerste kwartaal 2024 met nieuw beleid te komen, onder andere als reactie op besluitvorming over het Rekenkamerrapport ‘Horen, zien en samen door’.

2

Beoogd effect Er is een sterke lokale democratie en plannen en uitvoering sluiten aan bij het vraagstuk en de mensen voor wie we het doen. Om dit te bereiken hebben Utrechters meer zeggenschap doordat zij meer eigenaarschap op zich kunnen nemen of doordat er een bredere belangenafweging in college en raad plaatsvindt. De gemeente is een betrouwbare samenwerkingspartner. Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad Eerdere besluitvorming t.a.v. programma Samen stad maken November 2023: Motie 423 Investeer in gemeenschapskracht en ontlast de gemeente Utrecht Juni 2023: Raadsbrief Plan van aanpak herijking Samen stad maken Maart 2023: Raadsbrief Focus en koers herijking Samen stad maken Mei 2023 Rekenkameronderzoek Inwonersparticipatie Horen, zien en samen door September 2021: Actieprogramma Samen stad maken Initiatief November 2019: Actieprogramma Samen stad maken op de Utrechtse manier Eerdere besluitvorming t.a.v. wijkplatforms November 2023: Motie 371 Het wijkplatform als onderdeel van samen stad maken Utrecht Motie 369 Adviesrecht voor de wijkplatforms Utrecht April 2023: Raadsbrief Doorontwikkeling Wijkplatforms 2023-2026 Mei 2022:

Raadsbrief Evaluatie wijkplatforms

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1

De beleidsnota Samen stad maken 'Geen Utrecht zonder U’ vast te stellen, met als belangrijkste onderdelen: a. De doelstellingen: i. Utrechters hebben meer zeggenschap over beleid, plannen en uitvoering in hun stad: ii. er is meer eigenaarschap voor Utrechters; iii. college en raad maken een bredere belangenafweging in besluitvorming; iv. De gemeente is een betrouwbare samenwerkingspartner voor Utrechters; b. Leidende principes voor houding en gedrag van ambtenaren, college en raadsleden in samenwerking met Utrechters: open en eerlijk, lef, vertrouwen, inclusie en diversiteit, duurzame relaties en continu leren en verbeteren; c. Kompas voor zeggenschap voor Utrechters.

Argumenten 1.1

Door Utrechters meer zeggenschap te geven kunnen plannen en uitvoering beter aansluiten bij het vraagstuk en de mensen voor wie we het doen. Om de lokale democratie te versterken en te vernieuwen is het nodig dat we vormen vinden om plannen en uitvoering beter te laten aansluiten bij het vraagstuk en de mensen voor wie we het doen. Dat kunnen we bereiken door de mensen voor wie we het doen meer zeggenschap te geven. Dit betekent onder andere dat we mensen die we nu niet vanzelfsprekend horen een stem geven zodat deze stem meegenomen wordt in de bredere belangenafweging van college en raad.

1.2

Met het vaststellen van leidende principes voor houding en gedrag beïnvloeden we dat waar de grootste winst te halen valt voor de samenwerking met Utrechters: ons eigen gedrag. Door concreet te maken welke houding en welk gedrag van ambtenaren, college en raad nodig is om een goede samenwerkingspartner te zijn ontstaat er een gedeeld 3

beeld van de manier waarop we willen omgaan met Utrechters in de ontwikkeling van plannen, beleid en in de uitvoering. Hierdoor wordt samen stad maken minder persoonsafhankelijk en maken we het onderdeel van de gehele organisatie hoe ambtenaren, college en raadsleden met Utrechters samenwerken. 1.3

Met het kompas voor zeggenschap bieden we Utrechters helderheid over de mate van zeggenschap die zij hebben in plannen en ontwikkelingen van de stad. Eén van de belangrijkste voorwaarden voor succesvolle samenwerking met Utrechters is als er duidelijkheid is over in welke mate Utrechters zeggenschap hebben. Door in het kompas explicieter te maken welke verschillende vormen van samenwerking er zijn, wanneer deze vorm geschikt is en welke mate van zeggenschap er bij die verschillende vormen hoort, werken we samen aan meer duidelijkheid in verwachtingen.

1.4

Het kompas voor zeggenschap helpt ons om samenwerkingsvormen te kiezen die aansluiten bij het vraagstuk en de mensen voor wie we het doen. In het voorgestelde beleid zijn vijf mogelijke samenwerkingsvormen uitgewerkt en is aangegeven wanneer welke vorm het meest geschikt is. Het kompas stuurt naar meer eigenaarschap (verantwoordelijkheid voelen en verantwoordelijkheid nemen) bij Utrechters daar waar het kan. Daarvoor stuurt het kompas naar ‘Overheidsparticipatie’ en ‘Samen aan zet’. Dat wat Utrechters zelf kunnen, doen ze zelf met steun en afspraken met de gemeente. Anderzijds hechten wij eraan dat Utrechters die we doorgaans niet spreken een stem krijgen die meegaat in de belangenafweging door college en raad, dat geeft hun meer zeggenschap. Daarvoor stuurt het kompas in de richting van ‘Peilen’. Het kompas biedt met richtinggevende vragen medewerkers en Utrechters een handvat in het vinden van een samenwerkingsvorm die past bij het vraagstuk en de mensen voor wie we het doen.

1.5

Het voorgestelde beleid is resultaat van een uitgebreid samenwerkings- en participatietraject met Utrechters. Om tot dit beleid te komen heeft eerst een aantal betrokken Utrechters en experts met hulp van ambtenaren een eerste concept voor leidende principes en een kompas voor zeggenschap gemaakt. Vervolgens is dit verrijkt door heel veel gesprekken te voeren met verschillende Utrechters; we hebben straatinterviews gehouden, zijn bij verschillende verenigingen en stichtingen op bezoek geweest (Dwarsverband, Sleutelpersonen, Voor je Stadsie, STAD, Panel Meetellen) en we hebben gesprekken gevoerd met onze vaste relaties zoals wijkplatforms en verschillende betrokken Utrechters. Ook is het uitgebreid besproken met jongeren op avonden van Young Minds en Thirty030. Tot slot is het besproken in het Development Network Utrecht waar verschillende vastgoedpartijen actief zijn.

Kanttekeningen/Risico’s 1.1

Het kompas voor zeggenschap is niet makkelijk in gebruik en vraagt ervaring en begeleiding. Voor het kiezen van een passende samenwerkingsvorm met Utrechters moeten veel afwegingen worden gemaakt, die we allemaal hebben geprobeerd te verwerken in het kompas voor zeggenschap en de richtinggevende vragen. Uit de eerste toetsen blijkt dat deze versie van het kompas niet makkelijk hanteerbaar is voor mensen die er nog niet veel mee gewerkt hebben. Wel leidt het kompas tot het goede gesprek om een afweging te kunnen maken en biedt het meer richting dan de huidige participatieleidraad. We starten met het gebruik van het kompas, om het op basis van praktijkervaringen aan te kunnen scherpen. Daarbij communiceren we duidelijk dat het kompas nog niet waterdicht is en presenteren we het als een 1.0 versie die we graag met Utrechters en ambtenaren doorontwikkelen. We geven daarbij aan dat het gebruik begeleiding vraagt van mensen die er ervaring mee hebben.

4

1.2

Het aanpassen van houding en gedrag is een cultuurverandering die vraagt om een lange adem en die niet direct tot zichtbaar resultaat zal leiden gemeentebreed. We bereiken onze doelstellingen niet van de ene op de andere dag. Gedrag is het moeilijkst te veranderen, het is nodig daar langjarig tijd voor te nemen. De organisatie brede implementatie en borging vragen om begeleiding van onze collega's. Stap voor stap, in het dagelijkse werk met elkaar aan de slag en van elkaar leren.

1.3

In tijden van bezuiniging bestaat de kans dat er onvoldoende financiële middelen zijn om goed samen te werken met Utrechters. Samenwerken met Utrechters kost tijd en geld. Dat is begroot in de plankosten van het betreffende onderwerp. Als die middelen beperkter worden, kunnen we mogelijk onvoldoende ervaringskennis van Utrechters verbinden aan de vakkennis van ambtenaren. Hierdoor ontstaat het risico dat plannen en uitvoering onvoldoende aansluiten bij het vraagstuk en de mensen voor wie we het doen. Om dit te voorkomen gaan we in de vorm ‘Peilen’ meer uit van inwonerssignalen die al beschikbaar zijn. Ook eigenaarschap bij Utrechters biedt op termijn kansen

Beslispunt 2

De huidige twee actieprogramma's ‘Samen stad maken op de Utrechtse manier’ en ‘Samen stad maken: initiatief’ in te trekken.

Argumenten 2.1

De doelstellingen en het uitgangspunt van het actieprogramma Samen stad maken op de Utrechtse manier (2019) sluiten niet meer aan bij de huidige situatie. De doelen van het actieprogramma Samen stad maken op de Utrechtse manier (inclusiviteit, betrokkenheid en samen wijzer worden) geven geen richting aan zeggenschap. Ook het uitgangspunt ‘participatie is maatwerk’ geeft geen richting aan wanneer voor welke samenwerkingsvorm gekozen moet worden.

2.3

De twee onderdelen (participatie en initiatief) zijn met elkaar verbonden. We hebben op dit moment twee losse actieprogramma's: een over participatie en een over initiatief. Deze twee onderdelen zijn echter inhoudelijk zeer sterk met elkaar verbonden: ze gaan beide over samenwerking met Utrechters en democratische vernieuwing. Daar hoort ook één beleidskader bij. In het nieuwe beleid zijn de verschillende onderdelen in een kompas voor zeggenschap aan elkaar verbonden.

2.4

Actuele actielijnen uit actieprogramma 'Samen stad maken; initiatief’ zijn verwerkt in dit nieuwe beleid In het actieprogramma ‘Samen stad maken: initiatief’ staan een aantal actielijnen die nog actueel zijn, zoals doorontwikkelen van bewonersbod en verdere inzet van buurtbudgetten. Daarom zijn deze actiepunten overgenomen in dit nieuwe beleid bij het onderdeel ‘implementatie'. Kanttekeningen/Risico’s 2.1

De huidige participatieleidraad uit 2021 en de participatie- en inspraakverordening moeten we aanpassen naar aanleiding van nieuw beleid, wat mogelijk tot verwarring leidt. In augustus 2021 is de participatieleidraad verschenen naar aanleiding van het actieprogramma Samen stad maken op de Utrechtse manier. Dit is toen breed in de organisatie en bij partners onder de aandacht gebracht. Het vaststellen van nieuw beleid maakt een herziening van de participatieleidraad noodzakelijk, waardoor we straks weer met een nieuwe boodschap komen bij de organisatie en partners. Dit kan mogelijk verwarrend werken. Doordat de nieuwe leidraad voorziet in een behoefte waarin de huidige participatieleidraad niet voorzag (richting geven), verwachten we dat de nieuwe leidraad toch vooral helpend gaat zijn en een welkome aanvulling is voor de interne organisatie en voor partners. 5

Ook de participatie- en inspraakverordening moet worden aangepast om aan te sluiten bij het nieuwe beleid. We hebben nu nog geen nieuwe participatie- en inspraakverordening opgesteld om eerst het politieke debat te kunnen voeren in de raad over dit beleid en over eventuele resultaten van de adviescommissie participatie. Waar nodig kan dat beide verwerkt worden. Tot die tijd kan de huidige participatie- en inspraakverordening blijven bestaan.

Financiën Het programmabudget voor Samen stad maken is onderdeel van het programma Betrouwbare overheid met als hoofdoelstelling Betrokken Utrechters. De uitvoering van deze beleidsnota is een verantwoordelijkheid van de gehele gemeentelijke organisatie, waarbij Samen stad maken verankerd wordt in alle gemeentelijke opgaven. De financiering hiervan valt daarmee ook onder de betreffende beleidsterreinen en wordt gedekt vanuit de bijbehorende programmabegrotingen. Vanwege de huidige financiële situatie van de gemeente zullen in de gemeentelijke meerjarenbegroting keuzes moeten worden gemaakt die mogelijk ook van invloed zullen zijn op de activiteiten en financiën op onze inzet voor het programma Samen Stad maken. In bovenstaande toelichting is nog geen rekening gehouden met eventuele bezuinigingen of het temporiseren of stopzetten van bepaalde activiteiten. Als er gekozen wordt te bezuinigen op het programma Samen stad maken of bijvoorbeeld op plankosten uit andere programma's kan de lijn uit deze nota worden uitgevoerd, maar zal dit tot een (forse) vertraging van de uitvoering leiden.

De beweging die geschetst is in deze beleidsnota wordt in eerste instantie binnen de totale gemeentelijke begroting budgetneutraal uitgevoerd: door minder vaak te kiezen voor de samenwerkingsvorm Burgerparticipatie en in plaats daarvan vaker voor de samenwerkingsvorm Peilen, ontstaat ruimte om extra te investeren in Overheidsparticipatie en Samen aan zet. Op langere termijn kan dit beleid een besparing opleveren. Het continue leren en ontwikkelen van ambtenaren, betekent dat wij minder extern hoeven in te huren en het leidt tot betere planprocessen met minder reparatiekosten. De twee geschetste bewegingen van het kompas kunnen ook op termijn een besparing opleveren. Het begeleiden van Utrechters naar meer zeggenschap en eigenaarschap (Overheidsparticipatie en Samen aan zet) vraagt van ons aanvankelijk een grotere inspanning. Deze begeleiding kost namelijk tijd en geld en wordt betaald uit beschikbare budgetten van het betreffende onderwerp en uit beschikbare middelen van het programma Samen stad maken. Die inspanning is erop gericht om op de langere termijn onze rol steeds kleiner te maken en daarmee te besparen. Als we inwonerssignalen veel beter vastleggen, bruikbaar maken en werken aan duurzame relaties (met bijvoorbeeld sleutelpersonen en wijkplatforms), is de vorm Peilen ook steeds beter en eenvoudiger uit te voeren.

Ook dat zou op termijn een besparing moeten kunnen opleveren.

Vervolg Om dit beleid te implementeren, is het nodig om ervaring op te doen en het kompas en de leidende principes door te vertalen voor de verschillende beleidsterreinen. Daarvoor zien wij de volgende eerste concrete vervolgstappen voor ons: •

•

Samen met reflectiegroep van betrokken Utrechters en ambtenaren een veranderstrategie voor de opgaven uitwerken. Daarbij zetten we in ieder geval in op drie onderdelen: sturing en organisatie, systematisch leren en ontwikkelen, Systemen, regels en afspraken. Na vaststelling van het beleid, passen wij de instructie van college- en raadsvoorstellen voor de ‘participatieparagraaf’ aan. De nieuwe instructie is erop gericht dat we aan de voorkant de afweging voor de samenwerkingsvorm inzichtelijk maken op basis van het kompas.

• •

Als doorontwikkeling van de huidige participatieleidraad, schrijven we een nieuwe leidraad op basis van deze beleidsnota. De participatie- en inspraakverordening zal ook worden aangepast en zal ter besluitvorming aan de raad worden aangeboden. Daarin worden ook de voorwaarden voor het ‘bewonersbod’ (ofwel Right to challenge) uitgewerkt en wordt verwezen naar de nieuwe leidraad. Als het resultaat van de adviescommissie participatie (van de raad) daar aanleiding voor geeft, kan dat verwerkt worden in de nieuwe participatie- en inspraakverordening. We verwachten dit in Q3 2024 ter 6

•

•

besluitvorming aan te kunnen bieden. De Omgevingswet biedt de raad de mogelijkheid om gevallen van buitenplanse omgevingsplanactiviteiten (vergunningen voor afwijken van het omgevingsplan) aan te wijzen waarvoor participatie verplicht wordt gesteld. Zoals eerder aangekondigd bij de raadsbrief over focus en koers van Samen stad maken (21 maart 2023) en het raadsvoorstel Invulling bevoegdheden Omgevingswet zullen wij voor de invulling hiervan een voorstel doen. Dit bieden wij tegelijkertijd met de nieuwe participatie- en inspraakverordening aan. Op verschillende thema's en beleidsterreinen vraagt dit beleid een doorvertaling, zoals het Utrechts Planproces Gebiedsontwikkeling en buurtbudgetten. We pakken dat stap voor stap op samen met Utrechters en ambtenaren om het eigenaarschap te vergroten.

Participatie Er heeft een uitgebreid participatieproces plaatsgevonden met veel verschillende Utrechters. Op basis daarvan zijn de leidende principes voor houding en gedrag en het kompas voor zeggenschap tot stand gekomen. Utrechters hebben met name aandacht gevraagd voor meer zeggenschap en een goede samenwerkingsrelatie. Ook hebben zijn waardevolle adviezen en tips gegeven over de implementatie en borging van het nieuwe Samen stad maken. Deze zijn grotendeels verwerkt in de nota en alle opgehaalde input is uitgebreid beschreven in het Inspiratie- en participatieverslag.

Communicatie De kern van de nota is dat we het zelf beter willen doen. Dit vraagt met name interne communicatie en organisatieontwikkeling. We leren en verbeteren door te doen. We halen actief ervaringen en goede voorbeelden op in de gehele organisatie en delen dit ook breed. Denk aan publicaties en een loket op intranet, de organisatie van kennisbijeenkomsten, interne opleidingen en workshops. Voor de organisatieontwikkeling is het van groot belang dat we ‘buiten’ naar binnen halen, daarom zullen we continu Utrechters uitnodigen om te reflecteren op de uitvoering van dit beleid. Als start maken we het nieuwe beleid extern bekend met een persbericht en informatie op Utrecht.nl. Uiteraard worden alle Utrechters die mee hebben gewerkt aan de totstandkoming van dit beleid persoonlijk geïnformeerd. Daarnaast wordt de beleidsnota op de gebruikelijke wijze bekendgemaakt in het gemeenteblad.