Agendabundel

• Natuurlijke adviesfunctie inzake voorbereiding op aansluiting van de gemeentelijke opgave, functieprofielen en (IT) functievereisten.

Utrecht.nl

Spoor 3: Dynamische digitale economie (1) Missie: Realiseren van een toekomstbestendige digitale interne- en externe infrastructuur die Utrechters, bedrijven en overheid ondersteunt bij hun behoeften. De interne- en externe digitale infrastructuur moet flexibel én robuust zijn. Inwoners kunnen genieten van nieuwe producten en diensten die sterk vereenvoudigd, beter vindbaar en goedkoper zijn. Zoals de slim melden-app, dynamisch inzamelen van afval en digitaal een verhuizing doorgeven. Ondernemers kunnen dankzij online markten een groter bereik hebben, en met inzichten uit data kunnen zij hun processen optimaliseren en nieuwe verdienmodellen maken. Beschikbaarheid van die data speelt in al deze ontwikkelingen een cruciale rol. Dat zien we ook bij het massaal thuiswerken. Dit eist een passende, betrouwbare digitale infrastructuur voor overheden, ondernemers en inwoners. Risico’s Cybercrime is een onlosmakelijk onderdeel geworden van onze samenleving. Door gebruik van digitale externe infrastructuur heeft de Gemeente Utrecht, te maken met aan cyber gerelateerde risico’s, zoals cybercrime. Cybercrime kan geheel of gedeeltelijk de dienstverlening voor korte of lange tijd in gevaar brengen en leiden tot grote directe en indirecte kosten.

Het niet (optimaal) functioneren van de algemene IT beheersmaatregelen met betrekking tot de digitale interne infrastructuur, kunnen de beschikbaarheid, integriteit, exclusiviteit en daarmee de controleerbaarheid van objecten (informatie, IT-dienst of IT-middel) in gevaar brengen. Beschikbaarheid is de mate waarin een object continu beschikbaar is en de gegevensverwerking ongestoord voortgang kan hebben. Integriteit is de mate waarin het object in overeenstemming is met de beoogde werkelijkheid. Exclusiviteit is de mate waarin uitsluitend geautoriseerde personen of apparatuur via geautoriseerde procedures en beperkte bevoegdheden gebruikmaken van een object of toegang hebben tot een object (creëren, wijzigen, verwijderen of lezen van gegevens). Auditobservaties 2020/2021 Deloitte inzake cybersecurity • Het beschermen van gevoelige data is één van de grootste uitdagingen voor de Gemeente Utrecht. Er worden risicoanalyses en DPIA’s (Data Protection Impact Assessments) uitgevoerd om risico’s in kaart te brengen. Er is echter geen overzicht van externe partijen die toegang hebben tot gevoelige data, waardoor niet met zekerheid gezegd kan worden dat alle risico’s goed in kaart zijn gebracht. • Het bewustzijn van eindgebruikers over cybersecurity risico’s speelt een grote rol in het voorkomen en herkennen van incidenten.

Medewerkers moeten een verplichte AVG training volgen, maar overige cyber security bewustwordingsprogramma’s zijn op dit moment niet beschikbaar, waardoor het risico bestaat dat incidenten onopgemerkt blijven. • Het detecteren van kwetsbaarheden binnen het netwerk kan worden verbeterd. Er is geen duidelijke verantwoordelijkheid voor patchmanagement met betrekking tot security patches wat er toe kan leiden dat bekende kwetsbaarheden in gebruikte software niet worden verholpen. Mede door de decentrale besluitvorming met betrekking tot het aanschaffen van softwarepakketten kan dit leiden tot onopgemerkte risico’s.

Utrecht.nl

Spoor 3: Dynamische digitale economie (2) Auditobservaties 2020/2021 Concernaudit inzake logische toegangsbeveiliging SAP In het afgelopen jaar is aan veel aanbevelingen is (al dan niet gedeeltelijk) opvolging gegeven. Desondanks is er nog steeds sprake van een verhoogd risico dat fouten, nalatigheid of opzettelijk misbruik niet of niet tijdig worden voorkomen of ontdekt. Openstaande aanbevelingen hebben met name te maken met het inperken van de toekenning van (kritische) beheerrechten, de monitoring op het gebruik er van en de controle op de juistheid van de toegekende rechten (zowel gebruikers als beheerders). Teneinde dit te verbeteren, gaat het om een mix van een zeer grote hoeveelheid handmatige en geautomatiseerde beheersingsmaatregelen in en rondom een complex ERP-systeem. Gemeente Utrecht zet hiervoor in op de implementatie van de GRC Access tooling. Auditaanpak 2021/2022 externe infrastructuur (dienstverlening aan bewoners en organisaties): • Audit governance en risicobeheersing gemeentelijke algoritmen en de volledigheid van het gepubliceerde algoritmeregister https://ckan.dataplatform.nl/dataset/algoritmeregister-utrecht • Bijdrage aan de jaarlijkse audit van de algemene IT beheersmaatregelen van WiGo4IT. • Pilot audit op AI: chatbot GEM bij PBZ. Onderwerpen voor audits t.a.v.

de externe infrastructuur voor de komende jaren: • Audit governance, risicobeheersing en digitale toegankelijkheid gemeentelijke websites van de gemeente. • Audit governance, risicobeheersing en digitale toegankelijkheid gemeentelijke apps. • Audit governance en risicobeheersing Robot Process Automation (RPA) • Audit governance en risicobeheersing inzet van meer kunstmatige intelligentie (Artificial Intelligence, AI) bij gemeentelijke dienstverlening. • Audit governance en risicobeheersing bij het beschikbaar stellen van data aan derden.

Utrecht.nl

Spoor 3: Dynamische digitale economie (3) Auditaanpak 2021/2022 interne infrastructuur: • Audit wijzigingsbeheer, waarbij de focus zal liggen op systemen met financieel belang voor de Gemeente Utrecht. • Audit Cloudtransitie. • Monitoring van de voortgang van de implementatie van de aanbevelingen ten aanzien van logische toegangsbeheer SAP. • Natuurlijke adviesfunctie inzake logische toegangsbeveiliging, zoals het inrichten en opschonen van bevoegdheden in applicaties. • Natuurlijke adviesfunctie voor veilig (blijven) digitaliseren, zoals een ‘veilig digitaliseren checklist’ vóór livegang programma of project. • Start risicoanalyse van het volledige IT landschap gemeente Utrecht.

Overzicht van de algemene IT beheerprocessen inzake de interne infrastructuur (jaar laatste audit). Om een redelijke mate van zekerheid te kunnen geven ten aan zien van het geheel van algemene IT beheersprocessen, worden alle IT beheersprocessen minimaal 1 keer in de 4 jaar beoordeeld. • • •

• • • • • •

IT Governance (IT strategie, -beleid en – risicomanagement) IT personeelsmanagement Logische toegangsbeveiliging - netwerk (2020 Rekenkamer Utrecht) - systemen (2020 SAP) Fysieke toegangsbeveiliging (2020 Rekenkamer Utrecht) Wijzigingsbeheer (2021) Operationeel management inclusief monitoring Configuratiemanagement Backup- en recoverymanagement Incident- en probleemmanagement

• • • • • • • • • • • •

Continuïteit management en de crisis organisatie (Cyber) security management (2020 Deloitte) Cloud transitie & management (2021) Systeem architectuur management Datamanagement en –portabiliteit Systeemmigratie en -conversies Systeemeigenaarschap Leveranciersmanagement Licentiemanagement Logging Capaciteitsmanagement Elektronische archivering

Utrecht.nl

Spoor 4: Weerbaarheid (1) Missie: Vergroten de digitale weerbaarheid van de stad door bij bewoners, bedrijven en in de eigen organisatie het risicobewustzijn van digitale veiligheid te vergroten. Veiligheid en vertrouwen zijn de basis voor een succesvolle transformatie naar een digitale economie en samenleving. De basis voor een goed vestigingsklimaat, voor onze concurrentiepositie en voor de acceptatie en het gebruik van digitale middelen door inwoners en bedrijven. Onze visie is dat de gemeente Utrecht op het gebied van privacy en informatiebeveiliging een voorbeeldfunctie heeft voor de stad en voor de sector overheid. Risico’s: Informatieveiligheid is een onderwerp dat met de toenemende digitalisering steeds belangrijker wordt voor bewoners en bedrijven en voor de Gemeente Utrecht. De gemeente verwerkt grote hoeveelheden (persoons-)gegevens in een veelvoud aan systemen en programma’s. Veel van deze gegevens betreffen (bijzondere) persoonsgegevens of andere belangrijke gegevens die goed beschermd moeten zijn. Het gaat dan bijvoorbeeld om persoonsgegevens in de Basisregistratie Personen (BRP) en in het sociaal domein waarbij bijzondere persoonsgegevens worden geadministreerd, maar ook gegevens over bijvoorbeeld financiën, ruimtelijke projecten en de veiligheid in de stad.

Zonder goede informatiebeveiliging liggen cybercriminaliteit, fraude, oplichting en ondermijning op de loer. Auditobservaties 2020/2021 Rekenkamer Utrecht inzake informatieveiligheid De gemeente Utrecht heeft in 2019 het nieuwe Beleid voor gegevensbescherming 2019-2022 vastgesteld. Het uitgangspunt van dit beleid is risicogestuurd werken. Aan het risicogestuurd werken wordt echter nog onvoldoende invulling gegeven. Er zijn nog geen operationele risicoanalyses uitgevoerd en van de benodigde 21 tactische risicoanalyses zijn er slechts 6 gereed. Omdat risicoanalyses en Data Protection Impact Assessments (DPIA’s) cruciaal zijn om risicogestuurd te werken, is dit nog niet voldoende mogelijk. Bij de implementatie van het nieuwe beleid voor de gegevensbescherming heeft de gemeente Utrecht ook een roadmap opgesteld die jaarlijks wordt herijkt en geactualiseerd. Deze bevat onderwerpen waarmee de gemeente aan de slag gaat en de mijlpalen die daarbij behaald moeten worden. De uitvoering van het informatiebeveiligingsbeleid loopt op cruciale onderdelen achter op de oorspronkelijke planning. Met extra geld en mensen moet de achterstand worden ingelopen, maar daarvoor zijn ook daadkracht en urgentie bij de proceseigenaren en inzet van uitvoerende medewerkers vereist. De gemeente heeft verschillende algemene maatregelen genomen om de risico’s te laten afnemen.

Utrecht.nl

Spoor 4: Weerbaarheid (2) Auditaanpak 2021/2022: • Nul-meting Gegevensbescherming Management Systeem (GBMS) in voorbereiding op een ISO 2700X certificering. Gegevensbescherming combineert informatiebeveiliging en privacy. Bij deze audit staat de naleving van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Bij de nul-meting zullen ook de aanbevelingen m.b.t. informatieveiligheid van de Rekenkamer Utrecht worden opgevolgd. De audit op de (openbare) ENSIA verantwoording is uitbesteed t/m 2022 aan Duijnborgh Audit B.V. • Audit Wet Politiegegevens (Wpg) – cameratoezicht en bodycams BOA’s. In de Ministeriële regeling periodieke audit politiegegevens is bepaald dat jaarlijks een internal audit moet plaatsvinden op één dan wel een aantal onderdelen van de wet. Op dit moment loopt er een audit van Concernaudit naar het proces staandehouding door BOA’s. In het jaarplan 2021/2022 is het proces cameratoezicht en bodycams BOA’s opgenomen. Daarnaast moet twee jaren na inwerkingtreding van de wet (2019), en vervolgens eenmaal in de vier jaren, moet de gemeente een externe IT auditor een privacy audit uitvoeren naar de naleving van de Wpg. De privacy audit in 2021 naar de naleving van de Wpg zal worden uitbesteed aan Duijnborgh Audit B.V. • Audit programma KIK (Klantgericht werken In Ketens) - implementatie van de Common Ground principes.

Gemeenten hebben een nieuwe, moderne, gezamenlijke informatievoorziening nodig voor het uitwisselen van gegevens. Het huidige stelsel voor gegevensuitwisseling maakt het lastig om snel en flexibel te vernieuwen, te voldoen aan privacywetgeving en efficiënt om te gaan met data. Dat staat de verbetering van de gemeentelijke dienstverlening in de weg. Met Common Ground willen gemeenten de informatievoorziening eenvoudiger, sneller en slimmer inrichten. In de kern gaat het bij Common Ground om een hervorming van de gemeentelijke informatievoorziening, door op een andere manier om te gaan met gegevens. Zo koppelen we data los van werkprocessen en applicaties. En we bevragen data bij de bron, in plaats van ze veelvuldig te kopiëren en op te slaan. De twee KIK pilots binnen de gemeente Utrecht betreffen: • De Vastgoed case; Van ongestructureerde data naar data op orde. • Keten: Beleidsvoorbereiding en Bestuurlijke Besluitvorming.

Utrecht.nl

Spoor 5: Grondrechten en ethiek Missie: We waarborgen grondrechten en waarden in een wereld waarin digitalisering steeds meer centraal staat. Bij de huidige en toekomstige vergaande digitale transformatie ontstaat de vraag of alles wat technologisch mogelijk is, ook wenselijk is. Digitalisering raakt aan de waarden en verhoudingen in onze samenleving en aan de manier waarop we met elkaar omgaan. Nieuwe technieken en toepassingen roepen ethische en grondrechtelijke vragen op. We moeten niet alleen oog hebben voor de mogelijkheden, maar ook voor de risico’s van digitalisering. In het coalitieakkoord hebben we de ambitie uitgesproken om toe te werken naar een opener en transparantere gemeente Utrecht. We willen bereiken dat onze publieke informatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Bijzondere aandacht hebben wij hierbij voor de transparantie rondom algoritmen en kunstmatige intelligentie. Risico’s: Politieke risico’s als de gemeente onvoldoende open en transparant is of hoe het de grondrechten bij digitale innovaties waarborgt. Dit kan leiden tot publieke verontwaardiging en negatieve publiciteit voor het gemeentebestuur. Auditaanpak 2021/2022: • Audit governance en risicobeheersing algoritmen in gebruik bij de gemeente en de volledigheid van het algoritmeregister (zie ook spoor 3).

• Nagaan of gemeente Utrecht een kunstmatige intelligentie register publiceert en bijhoudt.

Utrecht.nl

4. Integrated en operational audits (1) In het onderstaande overzicht is opgenomen welke integrated en operational audits we gaan uitvoeren. Operational audits richten zich op governance, risicomanagement en interne beheersing van processen. Bij integrated audits worden tevens ITen/of gedragsaspecten beoordeeld. Bij de opdrachtformulering van een audit wordt bepaald of IT- en/of gedragsaspecten in scope zijn.

Invoering Omgevingswet fase 2 Op 1 januari 2022 treedt naar verwachting de Omgevingswet in werking. Op dit moment loopt een readiness scan om te beoordelen of de gemeente per 1 januari 2022 tijdig aan de minimale eisen kan voldoen. In fase 2 zullen we beoordelen hoe de omgevingsvisie van de gemeente is geoperationaliseerd en opvolging geven aan de aanbevelingen uit fase 1. Samenwerkingsverbanden fase 2 (werking) De komende tien jaar krijgt Utrecht er 100.000 inwoners bij. Dit heeft gevolgen voor onder andere mobiliteit, luchtkwaliteit, zorguitgaven, schuldhulpverlening en de woningmarkt. Om deze stedelijke vraagstukken op te lossen of te beheersen werkt de gemeente intensief samen met partners in de stad, regio en landelijk. In fase 1 hebben we de opzet en bestaan van de beheersmaatregelen en risicomanagement inzake deze samenwerkingsverbanden beoordeeld. In fase 2 gaan we de werking van de beheersmaatregelen beoordelen en opvolging geven aan de aanbevelingen uit fase 1. Meervoudig onderhands aanbesteden Bij de inkoop van leveringen en diensten tot € 214.000 mag de gemeente kiezen voor het meervoudig onderhands aanbesteden, waarbij 3 tot 5 partijen worden uitgenodigd tot inschrijving. De Nota Inkoop bepaalt dat sprake moet zijn van ‘Local sourcing’, waarbij minstens twee betrouwbare regionale ondernemers worden uitgenodigd.

Ook bij meervoudig onderhandse aanvragen moet de gemeente gebruik maken van Tendernet. Om de integriteit van de deelnemers aan het inkoopproces te waarborgen, bestaat er een adequate functiescheiding binnen het proces en zijn er waarborgen ten aanzien van de documentatie. Concernaudit zal de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het proces meervoudig onderhands aanbesteden beoordelen.

Utrecht.nl 23

4. Integrated en operational audits (2) Onderwijshuisvesting In Utrecht gaan bijna 50.000 kinderen en jongeren iedere dag naar school. Daarvoor hebben we in onze stad 93 basisscholen, 19 middelbare scholen en 12 scholen voor (voortgezet) speciaal onderwijs. In ruim 200 schoolgebouwen huisvesten we alle leerlingen en geven leraren het beste onderwijs. De recent gewijzigde gemeentelijke verordening onderwijshuisvesting omschrijft alle regels omtrent onderwijshuisvesting. De visie op onderwijshuisvesting vormt de basis voor het gemeentelijke beleid en de bouwprojecten en kent 4 pijlers: Een passende school, nabij huis; Gezond en veilig naar school; Efficiënte samenwerking; en Duurzame schoolgebouwen. Concernaudit gaat beoordelen hoe doelmatig en doeltreffend de onderwijshuisvesting in de stad is geregeld. Bedrijfsafvalinzameling Organisaties in de stad en regio kunnen ervoor kiezen om hun bedrijfsafval te laten inzamelen door Stadsbedrijven. De gemeente haalt al 50 jaar bedrijfsafval op en treedt daarbij in concurrentie met commerciële marktpartijen. Dit heeft consequenties op het gebied van belastingen, zoals BTW en VPB. Het proces bedrijfsafvalinzameling kent ook een verhoogd risico op misbruik, waaronder fraude. Concernaudit zal het proces van bedrijfsafval inzamelen beoordelen met extra aandacht voor misbruik en de correcte naleving van de belastingwetten.

Erfpacht De gemeente Utrecht is eigenaar van stukken grond. Sommige stukken grond zijn uitgegeven in erfpacht. Een erfpachter, een particulier, bedrijf of ondernemer, krijgt het gebruiksrecht van die grond: het erfpachtrecht en moet hiervoor een vergoeding betalen: de erfpachtcanon. In Utrecht bestaan 3 soorten erfpachtrechten: eeuwigdurende, voortdurende en tijdelijke erfpachtrechten. De erfpachter heeft de mogelijkheid om de canonverplichting af te kopen en een eeuwigdurende erfpacht kan onder voorwaarden omgezet worden naar vol eigendom. De afgelopen jaren zijn de erfpachtprocessen opnieuw ingericht. Concernaudit gaat beoordelen hoe doelmatig en doeltreffend de gewijzigde erfpachtprocessen werken.

Utrecht.nl 24

4. Integrated en operational audits (3) Behandeling van verzoeken om schadevergoeding Als de gemeente een fout maakt kan een bewoner of bedrijf schade lijden en zal die proberen om te verhalen op de gemeente. Maar ook in andere gevallen kan de gemeente verplicht zijn tot schadevergoeding. De gemeente kan op verschillende wijze met een aanspraak op schadevergoeding worden geconfronteerd: 1. Aansprakelijkstelling wegens onrechtmatige daad. 2. Wettelijke risicoaansprakelijkheid. 3. Schadebesluit op grond van een publiekrechtelijke regeling. 4. Subsidieaanvraag. 5. Toepassing van een contractueel vastgelegde vergoedingsplicht. 6. Aansprakelijkstelling wegens niet naleven bepaling uit overeenkomst. 7. Aansprakelijkstelling o.g.v. inlenersaansprakelijkheid/ ketenaansprakelijkheid. 8. In het kader van een klacht of melding. De gemeente krijgt vaker een verzoek om schadevergoeding. Concernaudit wil beoordelen of deze verzoeken doelmatig, doeltreffend en rechtmatig worden behandeld door de gemeente.

Utrecht.nl 25

5. 4. 213a-onderzoeken 213a onderzoeken en bewonersaudit In artikel 213a van de Gemeentewet is opgenomen dat het college periodiek onderzoek moet laten doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beleid. Concernaudit voert deze zogenoemde 213a-onderzoeken uit ten behoeve van het college en rapporteert hierover aan het college en de gemeenteraad. Concernaudit richt zich met de 213a-onderzoeken op de opgaven die in het Coalitieakkoord van het college zijn vastgelegd. Deze opgaven vormen voor de organisatie het kader waarbinnen gewerkt wordt. Bij 213a-onderzoeken wordt ingezoomd op het opgavegericht werken; (bij)sturen & verantwoorden. In 2018 en 2019 zijn 213a-onderzoeken naar de opgaven ‘Werk voor iedereen’ en ‘Duurzame energie voor iedereen’ uitgevoerd. Voor 2020-2021 was overeengekomen dat een 213a-onderzoek naar de opgave ‘Veerkracht en gelijke kansen” wordt uitgevoerd. Dit onderzoek zal in Q2 2021 plaatsvinden.

Aanvullend stelt Concernaudit voor om een 213a-onderzoek uit te voeren naar de opgave “Woningmarkt in balans”. Voor de selectie van deze opgave voor het 213aonderzoek zijn de volgende factoren doorslaggevend geweest: ▪ Spreiding over de 10 hoofdopgaven; ▪ betekenis voor de bewoners van de stad zodat de inwoners, organisaties of instellingen betrokken kunnen worden in het onderzoek; en ▪ op het betreffende beleidsveld is een bewonersaudit of een anderszins vernieuwende aanpak mogelijk. Voor de selectie van onderwerpen vindt daarnaast afstemming plaats met de onderzoeken die de Rekenkamer Utrecht uitvoert of in het recente verleden uitgevoerd heeft. Bewonersaudit Met Maatschappelijke Ontwikkeling is Concernaudit overeengekomen om de bewonersaudit te koppelen aan de tussentijdse beoordeling van de gecontracteerde WMO en Jeugdzorg partners. De timing van deze tussentijdse beoordeling is nog onderwerp van bespreking.

Utrecht.nl 26

6. Projectaudits De beheersing van grote, risicovolle projecten is een blijvend aandachtspunt voor elk gemeentebestuur. Grote projecten zijn door hun complexiteit bij uitstek langdurige en kostbare trajecten die bovendien vaak onderhevig zijn aan bestuurlijke en technologische scopewijzigingen. In 2019 heeft Concernaudit het onderzoek ‘Verdere professionalisering beheersing grote projecten’ opgeleverd. Het onderzoek geeft inzicht in de kansen om de interne beheersing van grote projecten te verbeteren. In 2020 hebben we een vervolgonderzoek uitgevoerd en gerapporteerd naar de beheersing van grote projecten, waarbij nadrukkelijk de onderdelen projectramingen, tegenspraak en projectadministratie zijn beoordeeld. De gemeente heeft acties uitgezet om de projectbeheersing te verbeteren. De regeling risicovolle projecten is bijna gereed. Daarnaast is in januari 2021 de handleiding projectbeheersing goedgekeurd en gepubliceerd teneinde de projectbeheersing te verbeteren.

Om te beoordelen of de beoogde verbetering van de projectbeheersing wordt gerealiseerd en om de risico’s van een aantal grote, risicovolle (politiek/afbreukrisico en financieel) projecten te beoordelen, zijn de navolgende projecten/programma’s geselecteerd voor een audit: • Project Herstel Wervengebied • Project Merwedekanaalzone Programma Kik (Klantgericht werken In Ketens) - implementatie Common Ground principes is geselecteerd vanwege het belang van het programma voor de digitale toekomst van de gemeente en de samenwerking met partners lokaal en nationaal.

Utrecht.nl 27

7. Innovatie en adviesopdrachten De doelstelling van digitale innovatie in de audits is om steekproefsgewijze, handmatige controles te vervangen door gedigitaliseerde, integrale controles. Op basis van de single audit gedachte betekent dit dat slechts één controle wordt uitgevoerd en vanuit andere controledoeleinden (bijvoorbeeld de jaarrekeningcontrole door de externe accountant) kunnen interne en externe partijen hier gebruik van maken. Met digitale controles voorzien wij in zeer nauwkeurige controles met een dekking van 100%. Technieken als process mining en data-analyse vormen de basis van de digitale controles. Sinds begin 2018 werkt Concernaudit aan de inrichting van deze digitale controles in de vier grote geldstromen van de gemeente: inkopen/aanbestedingen, subsidies, personeelskosten, sociale uitkeringen en bij publiekszaken. In 2021/2022 wil Concernaudit: • Digitalisering van de interne controles m.b.v. process mining ten aanzien van raadplegen van het Basisregistratie Personen (BRP) en verstrekken van reisdocumenten verder uitbouwen. • Een pilot audit doen m.b.t. kunstmatige intelligentie (AI) gebruikt bij de chatbot GEM. • Process mining SAP “Proces bestellen tot en met factuurafhandeling” verder uitbouwen en mogelijk overdragen aan FIJ. • De implementatie SAP GRC tool als onderdeel van de opvolging van Logische toegangsbeveiliging SAP aanbevelingen m.b.t.

kritische autorisaties actief monitoren. • Actief participeren aan frauderisico-sessies vanuit onze expertise.

Utrecht.nl 28

8. Ad hoc audits en onderzoeken Concernaudit heeft 5% van haar audituren gereserveerd om ad hoc audits en onderzoeken uit te voeren. Middels deze reservecapaciteit willen we flexibel kunnen inspelen op onverwachte belangrijke ontwikkelingen, nieuwe risico’s, onderzoeken naar vermoedens van niet integer handelen door bestuurders en medewerkers en fraudeonderzoeken. De Manager Concernaudit zal in afstemming met de Directieraad deze reservecapaciteit inzetten.

Utrecht.nl 29

5 Jaarplan 2021-2022 Rekenkamer 1 20210623 Jaarplan 2021-2022 Rekenkamer Utrecht.pdf

JAARPLAN 2021-2022

1

JAARPLAN 2021-2022

UTRECHT, 23 JUNI 2021

2

REKENKAMER UTRECHT LEDEN ▪

Paul Venhoeven (voorzitter)

▪

Carolien de Boer

▪

Sjoerd Keulen

MEDEWERKERS ▪ ▪

Marissa Bultman Naomi Meys

▪

Johan Snoei

▪ ▪

Gert Jan de Vries Gerth Molenaar (secretaris)

CONTACTGEGEVENS 030 - 286 1391 rekenkamer@utrecht.nl utrecht.nl/rekenkamer Postbus 16200, 3500 CE Utrecht

3

VOORWOORD De Rekenkamer Utrecht is een onafhankelijk bestuursorgaan van de gemeente Utrecht, met een grondslag in de gemeentewet (artikel 81a). De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur (gemeentewet, artikel 182). Met onderzoek wil de rekenkamer inzicht verschaffen en bijdragen aan het verbeteren van het functioneren van de gemeente Utrecht. Met haar werk beoogt de rekenkamer de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad te ondersteunen. En zo het belang van de samenleving te dienen. De rekenkamer is onafhankelijk in de keuze van onderwerpen, de aanpak en planning van onderzoek, en de oordeelsvorming. Dat uitgangspunt houden wij hoog in het vaandel. Die onafhankelijkheid betekent niet dat wij ‘op afstand’ ons werk doen, integendeel. Voor een goede onderzoeksprogrammering is van belang dat de rekenkamer goed contact heeft met de raad en betrokken is bij wat er in de gemeentelijke organisatie en in de stad gebeurt. In maart 2021 hebben we ons Jaarverslag 2020 gepubliceerd, waarin we terugblikken op het uitgevoerde en lopende onderzoek in 2020, doorlopend in 2021. Voor u ligt het Jaarplan 2021-2022 met een looptijd van 1,5 jaar. Voor het opstellen van dit jaarplan hebben we een ander traject gevolgd dan gebruikelijk.

De aanpassing van de planning en de doorlooptijd van voorliggend jaarplan houdt verband met het doorlopende onderzoek in 2021 en met de komst van de nieuwe voorzitter per 1 januari 2021. Ook menen wij dat een jaarplan voor 2021-2022 praktische voordelen heeft, gelet op het aantreden van een nieuwe raad na de verkiezingen in maart 2022. Wij hebben in februari 2021 bij de fracties een uitvraag om onderwerpsuggesties gedaan en hierover ook gesproken in de kennismakingsgesprekken van Paul Venhoeven als nieuwe voorzitter. Hiermee hadden we veel waardevolle input vanuit de raad en hebben we op basis van de ontvangen reacties voorliggend jaarplan opgesteld. Wij willen de daarbij gemaakte keuzes en onderbouwing van het jaarplan graag in een technische bijeenkomst aan de raad toelichten.

Paul Venhoeven, voorzitter

Gerth Molenaar, secretaris

Carolien de Boer, lid Sjoerd Keulen, lid

4

INHOUDSOPGAVE JAARPLAN 2021-2022 IN ÉÉN OOGOPSLAG .................................................................................................. 6 1

TAAK, MISSIE EN STRATEGIE ............................................................................................................ 8

1.1

TAAK ...................................................................................................................................................... 8

1.2

MISSIE EN STRATEGIE ....................................................................................................................... 8

1.3

RELEVANTE ONTWIKKELINGEN EN STRATEGISCHE NOTIES ...................................................... 9

2

PROGRAMMERING EN UITVOERING ...............................................................................................12

2.1

SELECTIECRITERIA ONDERZOEKSPROGRAMMERING ...............................................................12

2.2

TYPEN ONDERZOEK EN SPREIDING ..............................................................................................13

2.3

FINANCIËN EN CAPACITEIT .............................................................................................................14

3

LOPEND ONDERZOEK.......................................................................................................................18

3.1

ENERGIETRANSITIE ..........................................................................................................................18

3.2

ECONOMISCH BELEID ......................................................................................................................19

3.3

NVRR DOE MEE-ONDERZOEK WOB ...............................................................................................19

4

PROGRAMMERING 2021-2022 ..........................................................................................................22

BIJLAGE 1 SPREIDING ONDERZOEK 2011-2021 ..........................................................................................28 BIJLAGE 2 GROSLIJST ...................................................................................................................................29

5

JAARPLAN 2021-2022 IN ÉÉN OOGOPSLAG Taak, missie en strategie ▪

Lopend onderzoek

Taak: onderzoek naar doelmatigheid, doeltreffendheid en de rechtmatigheid

▪

van het door het gemeentebestuur ▪

gevoerde bestuur Missie: het verbeteren van het gemeentelijk bestuur en het versterken van de publieke verantwoording

▪

▪

Strategie: onafhankelijk onderzoek in het teken van bijdragen aan leren en

▪

Stad: groei van de stad en veranderende relatie tussen gemeente

▪

Projecten Zon op dak en Stimuleren

o

particuliere woningeigenaren Uitvoering en resultaten

o

Perspectief van de burger

Economisch beleid o Mate van effectiviteit economisch o

o ▪

Sturing door de gemeente(raad)

NVVR Doe mee-onderzoek Wet openbaarheid van bestuur (WOB) o Uitvoering afhandeling van Wob-

en inwoners/ondernemers. Gemeente: nieuwe vormen van

o

samenwerking, sturing en

verzoeken (rechtmatigheid) Verantwoording aan volksvertegenwoordiging en samenleving

verantwoording, en versterken bedrijfsvoering. ▪

Benutting hulpbronnen uit de stad en de regio voor doelen gemeentelijk programma Economie & Werkgelegenheid voor Iedereen

Relevante ontwikkelingen Landelijk: houdbaarheid gemeentefinanciën en decentralisaties.

o

beleid gemeente Utrecht sinds 2018

verbeteren

▪

Energietransitie

o

Actieve openbaarmaking

Rekenkamer: opvolging adviezen visitatie en doorontwikkeling producten

Nieuwe onderwerpen

6

▪

Wonen o Functioneren woningmarkt o Groot onderwerp, veel aspecten o Focus op taak en beleid gemeente

▪

Burgerparticipatie o Actieprogramma Samen Stad Maken op de Utrechtse manier o Perspectief van burgers en bewoners op uitvoering o Enkele concrete voorbeelden van participatietrajecten

▪

Informatieveiligheid o Vervolgonderzoek o Uitvoering raadsbesluit

Fotograaf: Rebecca Brockbernd 7

1

TAAK, MISSIE EN STRATEGIE

In dit hoofdstuk gaan wij in op de taak, missie en strategie van de rekenkamer. Hierbij benoemen we ook een aantal ontwikkelingen en strategische noties, die van belang zijn voor onze werkwijze bij het programmeren van onderzoek. In hoofdstuk 2 gaan we daar uitgebreider op in.

1.1

TAAK

De rekenkamer is ingesteld op grond van de Gemeentewet (artikel 81 en 182-185) en heeft taken en bevoegdheden op een bij wet duidelijk afgebakend terrein. Volgens artikel 182 Gemeentewet onderzoekt de rekenkamer de doelmatigheid, doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Een door de rekenkamer ingesteld onderzoek naar de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur bevat daarbij geen controle van de jaarrekening aangezien dat het werkterrein is van de accountant. De gemeenteraad heeft binnen de kaders van de wet voor Rekenkamer Utrecht het juridisch kader nader vastgelegd in een verordening. De Verordening Rekenkamer Utrecht is begin 2021 geactualiseerd (Gemeenteblad nr. 23412, 26 januari 2021). Wet en verordening laten de rekenkamer ruimte om te bepalen welke invulling zij wil geven aan haar taak en werkwijze. Daarom hebben wij in een missie en strategie geformuleerd wat de rekenkamer wil bereiken en hoe zij dat doet.

1.2

MISSIE EN STRATEGIE

Missie Rekenkamer Utrecht draagt bij aan het verbeteren van het gemeentelijk bestuur en het versterken van de publieke verantwoording. De kernactiviteit bij deze missie is het doen van onafhankelijk onderzoek naar het gevoerde bestuur en beleid, het beheer en de organisatie van de gemeente Utrecht en van de instellingen waarvan de activiteiten geheel of gedeeltelijk door de gemeente Utrecht worden bekostigd. Strategie De rekenkamer bereikt haar missie door onafhankelijk onderzoek uit te voeren en hierover te rapporteren. Het doen van onderzoek is onze kernactiviteit, maar niet als doel op zich. Het doen van onderzoek staat in het teken van bijdragen aan leren en verbeteren. Wij maken inzichtelijk wat er goed en fout gaat, en doen aanbevelingen over hoe het beter kan. Daarbij hoort ook dat wij nagaan welke opvolging is gegeven aan raadsbesluiten over aanbevelingen van de rekenkamer en de doorwerking daarvan. De rekenkamer richt zich met haar publicaties in de eerste plaats tot de Utrechtse gemeenteraad, het college en de gemeentelijke organisatie. Daarnaast brengt zij de publicaties onder de aandacht van de Utrechtse samenleving door deze actief bekend te maken. Daarmee ondersteunen we de

8

kaderstellende en controlerende taak van de gemeenteraad en maken tegelijkertijd voor de Utrechtse samenleving zichtbaar wat er terechtkomt van beleidsvoornemens van de gemeente.

1.3

RELEVANTE ONTWIKKELINGEN EN STRATEGISCHE NOTIES

Bij haar strategische oriëntatie houdt de rekenkamer rekening met actuele ontwikkelingen in het openbaar bestuur en de samenleving. De ontwikkelingen vinden op verschillende niveaus plaats: landelijk, in de stad en binnen de gemeentelijke organisatie (zie figuur 1). Figuur 1. Relevante ontwikkelingen op verschillende schaalniveaus

Op landelijk niveau is zichtbaar dat de houdbaarheid van de gemeentefinanciën onder druk staat. Decentralisaties – in 2015 in het sociaal domein en met de Omgevingswet op termijn ook in het ruimtelijk domein – zorgen voor een groeiend takenpakket. Veelal is daarbij sprake van taakstellingen, waardoor gemeenten middelen tekort komen om de nieuwe taken uit te kunnen voeren. Ook voor verschillende corona-steunmaatregelen is de uitvoering bij gemeenten belegd.

9

Ook gemeenteraden krijgen daarmee een breder pakket aan onderwerpen om kaders voor te stellen en de controlerende taak uit te oefenen. In de stad zien we met de groei en verdere verdichting veel uitdagingen op ruimtelijk gebied. De gemeente beschrijft in de ruimtelijke strategie Utrecht 2040 hoe zij de stad op de langere termijn wil inrichten. Ook de veranderende relatie tussen de gemeente en haar inwoners en ondernemers is een belangrijke ontwikkeling die onder andere tot uitdrukking komt door de toename van bewonersparticipatie. Een aandachtspunt is de vergroting van de kansenongelijkheid die door de coronacrisis nog verder is toegenomen. Binnen de gemeentelijke organisatie zien we dat het opgavegericht werken, netwerksturing, de samenwerking in regionale verbanden en het Utrechts model van sturen en verantwoorden steeds meer vorm krijgen. Daarnaast wordt ingezet op de versterking van de bedrijfsvoering met trajecten als werken 3.0 en ambtenaar 3.0 en de extra inzet op risicobeheersing en gegevensbescherming. Bij en naast de geschetste ontwikkelingen op verschillende niveaus zien we enkele strategische noties, die relevant zijn voor de keuzes in het jaarplan. We streven ernaar om hiermee focus aan te brengen in onze onderzoeksprogrammering en bij de verdere uitwerking van de onderzoeken. Deze noties zijn: ▪ Focus op de grote opgaven.

Dit betreft – onder meer – de groei van de stad, vraagstukken van ongelijkheid, de data- en informatiesamenleving, en ‘gezond stedelijk leven’ in vele facetten. ▪ Focus op het burgerperspectief. In het kader van dit perspectief kan bijvoorbeeld gelet worden op kwetsbare groepen, bewonersparticipatie, inclusiviteit en diversiteit, de relatie overheid – samenleving – burger, en de dienstverlening en (mate van) zelfredzaamheid. ▪ Focus op sturing en verantwoording. Dit raakt aan een kerntaak van de rekenkamer, namelijk door in het onderzoek te letten op de kwaliteit van beleidsvoorbereiding en -uitvoering, het ingezette instrumentarium, en monitoring en evaluatie. De rekenkamer wil in meer algemene zin beoordelen hoe het systeem van sturen en verantwoorden bij de gemeente is geregeld. ▪ Focus op de bijdrage aan het versterken van de kaderstellende en controlerende taak van de raad. Deze focus raak ook aan sturing en verantwoording, maar betreft meer specifiek de rol van de rekenkamer ten behoeve van de raad. Daarbij gaat het onder meer om de kwaliteit van de informatievoorziening (volledig, juist, tijdig etc.) en om het beoordelen van de mate waarin met de beschikbare informatie een aannemelijk inzicht in doelbereiking en doeltreffendheid kan worden gegeven.

Deze ontwikkelingen en strategische noties zijn voor de rekenkamer zelf van betekenis voor de programmering en inrichting van het onderzoek, het gebruik van onderzoeksbevoegdheden bij partijen waarmee de gemeente een bestuurlijke en/of financiële relatie heeft, en voor eventuele samenwerking met andere rekenkamers. Daarnaast speelt mee dat de visitatie van de rekenkamer in 2020 (zie ook Jaarverslag 2020, p.18-19) een vervolg heeft gekregen in het implementeren van adviezen voor de doorontwikkeling van de werkwijze en producten van de rekenkamer. In de volgende hoofdstukken zullen we zichtbaar maken hoe deze ontwikkelingen meewegen in gemaakte keuzes voor dit jaarplan.

10

Fotograaf: Gerrit Serne

11

2

PROGRAMMERING EN UITVOERING

In dit hoofdstuk gaan wij in op de onderzoeksprogrammering en uitvoering van het jaarplan. Daarbij behandelen we eerst de criteria om tot een selectie van onderwerpen te komen. Vervolgens wordt aangegeven welke typen onderzoek we onderscheiden. Tenslotte besteden we aandacht aan de beschikbare financiën en capaciteit.

2.1

SELECTIECRITERIA ONDERZOEKSPROGRAMMERING

De Rekenkamer bepaalt zelf welke onderwerpen zij onderzoekt, wanneer zij dat doet en hoe zij het onderzoek aanpakt. Voor de keuze van de onderwerpen raadplegen wij de raad en maken wij ook gebruik van suggesties van de Utrechtse bevolking. Vanuit de raadsfracties zijn in reactie op de uitvraag en de gevoerde gesprekken in het eerste kwartaal 2021 veel onderwerpen aangedragen. De groslijst (zie bijlage 2) is met al deze inbreng geactualiseerd. Gelet op de veelheid van onderwerpen is een strakke selectie nodig om tot een uitvoerbaar onderzoeksprogramma te komen. Bovendien is de gemeente op veel terreinen actief, hetgeen sowieso betekent dat keuzes nodig zijn. Bij de onderwerpselectie spelen verschillende criteria een rol (figuur 2). Figuur 2. Criteria voor onderwerpselectie

Beleidsterrein gemeente

Het onderwerp betreft een beleidsterrein waarop de gemeente invloed heeft en waarbij sprake is van een politiek-bestuurlijke verantwoordelijkheid.

Maatschappelijk of

Het onderwerp heeft een groot maatschappelijk en/of

financieel belang

financieel belang.

Raakt burgers

Het onderwerp raakt de positie en belangen van burgers.

Risico’s

Toegevoegde waarde

Het onderwerp draagt risico's van ondoelmatigheid, ondoeltreffendheid of onrechtmatigheid in zich. Het onderzoek levert informatie op waarover de raad nog niet beschikt en bij het onderzoek is de unieke positie van de rekenkamer qua mogelijkheden en bevoegdheden van belang. Spreiding over beleidsterreinen: opeenvolgende onderzoeken

Spreiding

vinden zo min mogelijk op hetzelfde beleidsterrein of bij hetzelfde organisatieonderdeel plaats.

12

Voor het programmeren van een rekenkameronderzoek is het belangrijk om goed te bepalen welke invalshoek en vraagstelling op welk moment nuttig kunnen zijn. We letten hierbij op de relevante trends en strategische noties die we in hoofdstuk 1 hebben benoemd. Om dubbel werk te voorkomen gaan we ook na welke onderwerpen door Concernaudit worden geprogrammeerd, in het bijzonder voor wat betreft het 213a-onderzoek. Hierover vindt afstemming plaats.

2.2

TYPEN ONDERZOEK EN SPREIDING

Bij de programmering brengen we ook variatie aan in type onderzoek en producten. We onderscheiden, kort samengevat, drie typen onderzoek (figuur 3). Figuur 3. Variatie in typen onderzoek al naar gelang de aard van het onderzoek

Beschrijvend/ inventariserend

Zonder oordeel (bijvoorbeeld de rekenkamerbrief Meldingen Openbare Ruimte) Hoe is de uitvoering geweest ten opzichte van een

Beoordelend

beoordelingskader met normen (de meeste rekenkameronderzoeken en -rapporten) Een advies over de normen zelf (bijvoorbeeld de

Normstellend

rekenkamerbrieven over de Regeling Risicovolle Projecten)

We streven naar spreiding van ons onderzoek over verschillende beleidsprogramma’s van de gemeente Utrecht. Figuur 4 laat voor drie domeinen zien welke onderwerpen de rekenkamer heeft onderzocht sinds 2011 en welke brieven en/of rapporten dat heeft opgeleverd. Hieruit blijkt dat vanaf 2014 de decentralisaties in het sociaal domein in het werk van de rekenkamer veel aandacht hebben gekregen. Tevens wordt opgemerkt dat de laatste jaren de spreiding over de drie domeinen meer in balans is gebracht door ook meer onderzoek op de andere domeinen te doen. Bijlage 1 bevat het complete overzicht van de spreiding van rekenkamerrapporten en -brieven over de beleidsprogramma’s en beleidsvelden.

13

Figuur 4. Spreiding van rekenkameronderzoek (brieven en rapporten) over drie domeinen, 2011-2021

Mens en samenleving

Bestuur / informatie / bedrijfsvoering

Stad en Ruimte

▪

2021: Educatie basisvaardigheden

▪

2021: Meldingen openbare ruimte

▪

2021: Regeling risicovolle projecten

▪

2021: Regie op veiligheid

▪

2021: Energietransitie

▪

2021: Geheimhouding

en handhaving 2020: Participatiewet (2x)

▪ ▪

2020: Stationsgebied 2016: Meldingen

▪

▪

2020: Regeling risicovolle projecten

▪ ▪

2020: Daklozenopvang 2019: Toegankelijkheid

openbare ruimte

▪

2017: Informatievoorziening sociaal domein

stemlokalen 2019: Participatiewet

▪

2013: Wet HOF

▪ ▪

2019: VN-verdrag

▪

Handicap 2018: Daklozenopvang

▪

2020: Gemeentelijk

▪

2021: Informatieveilig-

▪ ▪

2017: Participatiewet 2016: Klachtbehandeling

▪

vastgoed 2018: Uithoflijn

▪

heid 2020: Doorwerkings-

▪

2015: TivoliVredenburg

▪ ▪

2012: Openbare ruimte 2011: Onderwijs

▪

2013: Organisatievernieuwing

▪

2011: Luchtkwaliteit

▪

2013: Subsidies leefbaarheidsbudget

onderzoek

▪

2020: Educatie

▪

basisvaardigheden 2020: Regie op veiligheid

▪

en handhaving 2019: Participatiewet

▪

2018: Participatiewet

▪ ▪

2018: Daklozenopvang 2017: Wmo: Langer thuis

▪ ▪

2016: Wmo: HbH 2015: TivoliVredenburg

= Brief

▪ ▪

2014: Jeugdwet 2014: Klachtbehandeling

= Rapport

2.3

FINANCIËN EN CAPACITEIT

Begroting 2021 In het Jaarverslag 2020 (maart 2021, p.25) is een overzicht van de begroting en realisatie over 2020 en de begroting voor 2021 gepresenteerd en toegelicht. De begroting 2021 bedraagt in totaal €628.000. Figuur 5 toont hoe dit budget is verdeeld over verschillende onderdelen. Het grootste deel hiervan betreft de personele lasten.

14

Figuur 5. Verdeling van het budget van de rekenkamer

€ 501.000

Personeelskosten staf

Honorering bestuursleden

€ 45.000

Uitbesteed werk

€ 51.000

Bureaukosten

€ 31.000

Capaciteit De rekenkamer heeft een staf van vijf medewerkers (4,78 fte). Voor het berekenen van de beschikbare capaciteit is uitgegaan van de VNG-norm van 1360 uur direct-productief per fte per jaar. Bij deze norm zijn geraamde uren voor vakantie, verlof, verzuim, opleidingen en indirecte uren voor overleg e.d. buiten beschouwing gelaten. Toegepast op de beschikbare capaciteit staf geeft dat op hoofdlijnen het volgende beeld. Op jaarbasis beschikt de rekenkamer over 6500 uur. Voor de looptijd van dit jaarplan (juli 2021 – december 2022) is dat 9750 uur (omgerekend 1354 dagen). Variatie in omvang onderzoeken De inzet van de beschikbare capaciteit voor het werkprogramma vergt ook een inschatting van de omvang van een project. Als vuistregel hanteren we de volgende onderverdeling om de omvang van een onderzoek te duiden: ▪ Klein project, minder dan 100 dagen ▪ Middelgroot project, 100 - 200 dagen ▪ Groot project, meer dan 200 dagen We wisselen grote en kleinere onderzoeken af. Naast de grotere en diepgaandere onderzoeken zoals we die de afgelopen jaren vaak hebben gedaan, willen we vaker ook kleinere onderzoeken uitvoeren. Bijvoorbeeld door in kort tijdsbestek onderzoek met een beperkte scope uit te voeren dat leidt tot een beknopt rapport of brief, door in te haken op urgente actuele ontwikkelingen, waarbij ook een verzoek van de raad aan de orde kan zijn.

We merken hierbij op dat qua tijdbeslag ook meespeelt of sprake is van een eigenstandig onderzoek of een onderzoek in samenwerking met andere rekenkamers (zoals in G4 of regionaal verband).

15

Inzet beschikbare capaciteit De beschikbare capaciteit voor de looptijd van dit jaarplan (i.c. 9750 uur c.q. 1354 dagen = 100 procent) is als volgt toebedeeld (figuur 6). Figuur 6. Toedeling inzet beschikbare capaciteit

Onderzoekswerkzaamheden

66%

Verkenning, nazorg en opvolging

10%

Flexibel inzetbaar

5%

Stafwerkzaamheden

19%

Ter toelichting bij de onderscheiden categorieën: ▪ Onderzoek: alle relevante activiteiten van voorbereiding, uitvoering tot en met rapportage, publicatie, behandeling en evaluatie; ▪ Verkenning, nazorg en opvolging: dit betreft de volgonderwerpen, maar ook activiteiten die verband houden met de doorwerking van afgerond onderzoek en kunnen leiden tot rekenkamerbrieven; ▪ Flexibel inzetbaar: vrije ruimte, in te zetten op basis van actualiteit; ▪ Stafwerkzaamheden: activiteiten ten behoeve van het functioneren van de rekenkamer in het algemeen, waaronder voor het bestuur en voor de bureau-aangelegenheden (piofah).

16

Fotograaf: Rebecca Brockbernd 17

3

LOPEND ONDERZOEK

In dit hoofdstuk wordt het lopend onderzoek kort behandeld. Het betreft onderzoek dat is gestart in 2020 en doorloopt in 2021. De onderzoeksplannen van lopend onderzoek staan op onze website: www.utrecht.nl/rekenkamer.

3.1

ENERGIETRANSITIE

Het thema energietransitie is actueel en zal ook de komende jaren op de agenda staan. Uit eerder overleg met de woordvoerders uit de raad bleek interesse in een onderzoek naar projecten uit het programma Energietransitie. Daarbij is de wens geuit naar onderzoek gericht op de positie van de raad bij de besluitvorming over energietransitie, de doelmatig- en doeltreffendheid van projecten, en het perspectief van de burger bij besluiten over energietransitie en uitvoering van het beleid. De rekenkamer heeft de wensen van de raad meegenomen in de uitwerking van het onderzoeksplan. Het onderzoek bestaat uit drie delen, met ieder een eigen publicatie, en gaat over de volgende onderwerpen: ▪ Deel 1: De informatievoorziening van het programma Energietransitie. De centrale vraag hierbij is: Hoe toereikend is de informatievoorziening van het programma Energietransitie om als gemeenteraad de resultaten van het programma op hoofdlijnen te kunnen beoordelen? De rekenkamerbrief hierover is op 1 februari 2021 gepubliceerd. ▪ Deel 2: Nadere bestudering van twee projecten: Zon op Dak en het Stimuleren van particuliere woningeigenaren. De centrale vraag is: Hoe verliep de uitvoering van deze projecten en wat zijn de behaalde resultaten? Het perspectief van de burger komt hierbij ook aan de orde. Dit onderzoek is in uitvoering en qua omvang middelgroot.

▪ Deel 3: Verduurzaming van gemeentelijk vastgoed. Dit onderdeel is nog niet gestart. We streven ernaar om van deel 3 een klein onderzoek te maken. Publicatie onderzoeksplan

5 oktober 2020

Looptijd van het onderzoek

3 kwartaal 2020 – 4 kwartaal 2021

e

e

Het onderzoek is opgedeeld in drie onderdelen, waarover separaat zal worden gerapporteerd. De publicatie over het eerste deel is afgerond. In het onderzoeksplan is de doorlooptijd voor de delen 2 en 3 onder het voorbehoud van verdere uitwerking en afbakening aangegeven. Deel 1: februari 2021 (rekenkamerbrief) Publicatie onderzoek

e

Deel 2: 4 kwartaal 2021 Deel 3: 1e kwartaal 2022

18

3.2

ECONOMISCH BELEID

Ook het economisch beleid is door de gemeenteraad in november 2019 aangedragen voor het onderzoeksprogramma van 2020. Wij hebben het onderwerp nader verkend in het eerste kwartaal van 2021. Een notitie met de hoofdlijnen van het onderzoek is gedeeld met de gemeenteraad zodat suggesties konden worden gedaan voor de verdere uitwerking in een onderzoeksplan. Het onderzoeksplan is op 7 mei 2021 gepubliceerd. We geven antwoord op de volgende centrale vraag: “In welke mate is het economisch beleid van de gemeente Utrecht sinds 2018 effectief geweest, zijn de hulpbronnen uit de stad en de regio door de gemeente benut om de doelen van het programma Economie & Werkgelegenheid voor Iedereen te behalen, en hoe heeft de gemeente(raad) daarop (bij)gestuurd?” Daarbij kijken we naar de structurele instrumenten die gericht zijn op het ondernemingsklimaat en variabele instrumenten gericht op de groeisectoren en op de werklocaties. Voor de verdere uitwerking van de onderzoeksvragen, de afbakening en de planning verwijzen wij u naar het onderzoeksplan. Met oog op onze eigen inzet – naast de inzet van externe deskundigheid – ramen we dit als een middelgroot onderzoek. Publicatie onderzoeksplan

7 mei 2021

Looptijd van het onderzoek

2 kwartaal 2021 – 1 kwartaal 2022

Doel

e

e

Inzicht in de effectiviteit van het economisch beleid en mate van sturing door de gemeente(raad)

Plan van aanpak Documentstudie

Interviews stakeholders Enquête ondernemers

Interviews gemeente Data-analyse ▪ Interviews stakeholders Publicatie onderzoek

3.3

Analyse en rapportage

1e kwartaal 2022

NVRR DOE MEE-ONDERZOEK WOB

In een NVRR Doe Mee-Onderzoek doet een groot aantal rekenkamers en rekenkamercommissies op initiatief en onder leiding van de NVRR gezamenlijk onderzoek naar een vraagstuk. Voor 2021 is de praktijk van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) als onderwerp gekozen. Rekenkamer Utrecht doet ook mee aan dit onderzoek, samen met een groot aantal andere rekenkamers en rekenkamercommissies. De hoofdvraag van het onderzoek is: Hoe geven de deelnemende decentrale overheden vorm aan de afhandeling van Wob-verzoeken, in hoeverre gebeurt dit rechtmatig, hoe wordt

19

hierover verantwoording afgelegd aan volksvertegenwoordiging en samenleving, hoe is actieve openbaarmaking geregeld en hoe verhoudt zich dat tot de eisen die de Wet open overheid (Woo) straks gaat stellen? De NVRR en onderzoeksbureau Pro Facto verwachten het onderzoek in het najaar 2021 op te leveren. Vervolgens kan de rekenkamer op basis daarvan een specifieke rapportage voor Utrecht opstellen. Op dit moment is, mede vanwege de inrichting van het wederhoor, nog niet aan te geven wanneer publicatie hiervan is voorzien. Met oog op onze eigen inzet beschouwen we dit als een klein onderzoek.

20

Fotograaf: Rebecca Brockbernd

21