Agendabundel

Bundel - Adviescommissie Controle en Financiën van 20 januari 2022

Agenda bijlagen Agenda advies-cie CF 20-1-2022.doc 1 2

Opening en mededelingen en vaststellen agenda. Behandelvoorstel: Aangeven of u nog wijzigingen op de conceptagenda heeft en vaststellen agenda. Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst Behandelvoorstel: Aangeven of u vragen, opmerkingen of correcties heeft bij het conceptverslag. Wanneer u geen vragen of opmerkingen heeft, kunt u het verslag vaststellen en zal deze worden toegevoegd aan de volgende commissie VBF Adviescommissie C&F 09-12-2021.docx

3

Ingekomen stukken •Beoordeling begroting 2022 door provincie Behandelvoorstel: wilt u deze stukken bespreken? NB: voor de lijst ingekomen raadsbrieven wordt tevens verwezen naar de lijst zoals toegevoegd aan de agenda van de cie VBF. Beoordeling begroting 2022 door Provincie

4

Update leesbaarheid/begroting van de toekomst Behandelvoorstel: Toelichting door ambtelijke organisatie en gelegenheid tot het stellen van vragen Voorstel verbeteringen begroting - januari 2022.docx Adviescommissie financien 220119.pdf

5

6

7

8

Vooruitblik jaarplan 2022 Behandelvoorstel: • Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt ingestemd met deze onderwerpen voor de volgende vergadering? Aanvullingen? Do. 17 februari NB: Rein-Aart mogelijk verhinderd. Vergadering adviescommissie (90 minuten) Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten) WAAVA Aanpak raadstoets na verkiezingen Update status adviezen realisatie en begroting (eens per kwartaal) Overdrachtsdocument afronden Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten) Afsluiting (5 minuten) **************************************************************************************** NB: 5 minuten wissel pauze, zodat we het laatste deel van de vergadering gebruiken om een advies richting de commissies te formuleren dan wel met elkaar in gesprek te gaan over voorliggende onderwerpen. Voor afsluiting een korte rondvraag richting ambtelijke organisatie door de voorzitter. Overdrachtsdocument Behandelvoorstel: Toelichting door voorzitter/cie-griffier en mogelijkheid tot aanvullingen Concept Overdrachtsdocument adviescie Controle en Financiën.docx Wvttk Behandelvoorstel: Dit agendapunt creëert de vrije ruimte voor het behandelen van onderwerpen die niet zijn aangemeld. U kunt naar eigen inschatting onderwerpen inbrengen. Rondvraag en sluiting

AGENDA Adviescommissie Controle en Financiën

20 januari van 20.00-21.30 uur (digitaal)

Agendapunt 1 t/m 5 worden behandeld in aanwezigheid van de (medewerkers van) de afdeling Concernmanagement Financiën, Inkoop en Juridische Zaken/Concern Control, de voorzitter/secretaris van de Rekenkamer en de accountant.

Agendapunt 6 t/m 8 worden behandeld in aanwezigheid van de accountant. (2 min)

1. a. Opening en mededelingen. b. Vaststellen agenda.

Behandelvoorstel: Aangeven of u nog wijzigingen op de conceptagenda heeft en vaststellen agenda. (3 min)

2. Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst

Behandelvoorstel: Aangeven of u vragen, opmerkingen of correcties heeft bij het

conceptverslag. Wanneer u geen vragen of opmerkingen heeft, kunt u het verslag vaststellen en zal deze worden toegevoegd aan de volgende commissie VBF. (5 min)

3. Ingekomen stukken: •

Beoordeling begroting 2022 door provincie

Behandelvoorstel: wilt u deze stukken bespreken? NB: voor de lijst ingekomen raadsbrieven wordt tevens verwezen naar de lijst zoals toegevoegd aan de agenda van de cie VBF. (20-30 min)

4. Update leesbaarheid/begroting van de toekomst

Behandelvoorstel: Toelichting door ambtelijke organisatie en gelegenheid tot het stellen van vragen.

(10 min)

5. Vooruitblik jaarplan 2022

Behandelvoorstel:

1

Commissiegriffier financiën  danielle.rijnders@utrecht.nl

•

Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt

ingestemd met deze onderwerpen voor de volgende vergadering? Aanvullingen? Do. 17 februari

Vergadering adviescommissie (90 minuten)

NB: Rein-Aart mogelijk



Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)



WAAVA



Aanpak raadstoets na verkiezingen



Update status adviezen realisatie en begroting (eens per kwartaal)



Overdrachtsdocument afronden



Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)



Afsluiting (5 minuten)

verhinderd.

****************************************************************************************

NB: 5 minuten wissel pauze, zodat we het laatste deel van de vergadering gebruiken om een advies richting de commissies te formuleren dan wel met elkaar in gesprek te gaan over voorliggende onderwerpen. Voor afsluiting een korte rondvraag richting ambtelijke organisatie door de voorzitter. (15-30 minuten)

6. Overdrachtsdocument

Behandelvoorstel: Toelichting door voorzitter/cie-griffier en mogelijkheid tot aanvullingen.

(3 min)

7. Wvttk

Behandelvoorstel: Dit agendapunt creëert de vrije ruimte voor het behandelen van onderwerpen die niet zijn aangemeld. U kunt naar eigen inschatting onderwerpen inbrengen.

(2 min)

8.

Rondvraag en sluiting.

2

Commissiegriffier financiën  danielle.rijnders@utrecht.nl

2 Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst 1 Adviescommissie C&F 09-12-2021.docx

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

9 december 2021 van 20.00-21.30 uur online vergadering

Adviescommissie: Dimitri Gilissen (voorzitter), Janneke Admiraal, Floor de Koning, Julia van Ophem, Bert van Steeg, Rick van der Zweth en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit)

Overige deelnemers: Cora Bakker (strategisch adviseur financiën), Äge van Beest (senior vastgoedadviseur grondzaken), Sandra Emsbroek (strategisch adviseur bedrijfsvoering), Annemarie Koolenbrander (adviseur Financiën en Control), Paul Venhoeven en Gerth Molenaar (Rekenkamer), Richard Sessink (adviseur grondexploitaties), Edwin Westphal

(concernmanager financiën, inkoop en juridische zaken), Katie Zwetsloot (CFO), en Rein-Aart van Vugt en Niels Fritz (Deloitte)

1. a. Opening en mededelingen

De voorzitter opent de vergadering. Er zijn geen mededelingen. b. Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Verslag vorige vergadering (04-11-2021)

Geen bijzonderheden; het verslag wordt vastgesteld. 3. Ingekomen en verzonden stukken

Er is geen post die door de Adviescommissie behandeld moet worden. 4. Uitkomsten evaluatie accountant (niet in aanwezigheid van de accountant)

De gemeente heeft een overeenkomst met Deloitte voor de controle van de boekjaren 2019, 2020 en 2021, met een verlengingsmogelijkheid van drie jaar, dus voor de boekjaren 2022,

2023 en 2024. Op grond van verzamelde inbreng van de Adviescommissie en ambtenaren wordt voorgesteld om de samenwerking met een jaar te verlengen.

De heer Westphal bevestigt de uitstekende samenwerking met de accountants; ook de Adviescommissie kan zich vinden in de verzamelde inbreng, en adviseert positief.

Mevrouw Rijnders licht toe dat de Adviescommissie kan volstaan met een raadsbrief, omdat de overeenkomst in verlenging voorziet. Zij zal een conceptbrief opstellen waarin de raad wordt geïnformeerd. Deze wordt ter accordering aan de commissieleden voorgelegd. 5. Derde technische begrotingswijziging

Mevrouw Bakker licht toe dat de derde begrotingswijziging hoofdzakelijk technische mutaties vermeldt, zoals herschikkingen tussen programmabudgetten en reserves.

Pagina 1 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Wordt de begrotingswijziging tegelijk met het raadsvoorstel behandeld? Dat is wel het streven, meldt de heer Westphal. Wijzigingen in P&C-documenten worden zoveel mogelijk direct

verwerkt; daarom neemt het aantal mutaties in technische begrotingswijzigingen af. Beter

inzichtelijk maken van de financiële consequenties is een volgende stap. De heer Westphal verwacht deze het komende jaar te kunnen doorvoeren.

Zie mutatie 12, verwerking noodsteun Cultuur en Erfgoed 2021. Is de huurkorting geen

onderdeel van de coronapakketten? Mevrouw Koolenbrander licht toe dat de noodsteun voor de organisaties die huurder van de gemeente Utrecht zijn niet als subsidie is betaald, maar als

huurkorting is toegekend. Voor die organisaties is dat gunstiger, omdat het bedrag dan niet meetelt als omzet voor de NOW-regeling.

Er zijn verder geen vragen of opmerkingen over de derde technische begrotingswijziging. Deze kan worden doorgeleid naar de agenda van de commissie VBF. 6. Managementletter 2021

Vanaf dit agendapunt zijn de heren Van Vugt en Fritz aanwezig. De heer Van Vugt licht de hoofdpunten uit de managementletter toe. De accountant is enthousiast over de goede

samenwerking met de Adviescommissie en met de ambtelijke organisatie en het college. Het is duidelijk dat allen dezelfde doelen voor ogen hebben, waardoor er vrijwel geen discussie ontstaat over de bevindingen van de accountant. Er wordt gewerkt aan een gezamenlijke

verbeteragenda, al werken de coronamaatregelen wel eens vertragend op de uitvoering van

verbeterstappen. De organisatie heeft een interne stuurgroep Versterken Accountantscontrole opgezet met als doel de aanbevelingen van Deloitte in de praktijk te brengen, waardoor de

bedrijfsvoering verbetert en de accountantscontrole en het opstellen van de jaarrekening vlotter verloopt.

Zie blz. 5, de zes aandachtsgebieden uit voorgaande controles. De Adviescommissie heeft het eerste punt, het spanningsveld tussen 'druk en ambitie' en 'capaciteit' nadrukkelijk op de

agenda gezet. De heer Van Vugt noemt dit een van de belangrijkste onderwerpen voor de

gemeente Utrecht in de komende tijd. De doorontwikkeling van de IT-omgeving blijft aandacht vragen; Deloitte zal het komende jaar weer een IT-audit uitvoeren, waarover de Adviescommissie t.z.t. wordt geïnformeerd.

Het is de accountant opgevallen dat de gemeente Utrecht veel aandacht heeft voor fraude, frauderisico en integriteitsbeleid. Er is goed inzicht in alles wat er op dat gebied gebeurt.

De kadernota van de Commissie BBV maakt onderscheid tussen misbruik/oneigenlijk gebruik en fraude. Voorbeeld: formeel is het misbruik als iemand ten onrechte bijstand heeft aangevraagd

en gekregen, al wordt het in de wandelgang vaak bijstandsfraude genoemd. Als iemand gebruik maakt van een regeling van de overheid en daarvoor onjuiste informatie aanlevert, is dat

Pagina 2 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

misbruik. Van fraude is sprake als er een medewerker of bestuurder van de gemeente bij

betrokken is. Aan misbruik/oneigenlijk gebruik moet nadrukkelijk aandacht worden besteed in de rechtmatigheidsverantwoording. De gemeente moet het misbruikbeleid toelichten, en

aangeven hoe het wordt toegepast. De heer Van Vugt veronderstelt dat dit een gevolg is van de toeslagenaffaire. Met betrekking tot fraude adviseert de Commissie BBV om in de paragraaf

Bedrijfsvoering iets op te nemen over het aantal gevallen van fraude en fraudepreventie. Vanaf 2022 moeten accountants informatie hierover opnemen in hun controleverklaring. Voor de

gemeente Utrecht experimenteert Deloitte hier al mee in de verklaring over 2021; bij het verslag van de jaarrekeningcontrole wordt de Adviescommissie daarover geïnformeerd.

De Tweede Kamer behandelt het wetsvoorstel Invoering rechtmatigheidsverantwoording in week 4/2022, in combinatie met de Wet versterking decentrale Rekenkamers.

Het aantal SiSa-regelingen is opnieuw toegenomen, een extra aandachtspunt voor de organisatie zelf, maar ook voor de accountant.

Vragen en reacties

Moet de gemeente op korte termijn iets ondernemen op het gebied van fraudebeleid? Volgens de heer Van Vugt is de gemeente Utrecht hier al heel actief in. Punt van aandacht: de

frauderisicoanalyse kan nog wat worden verbreed en zou vaker dan eenmaal per vier jaar

geactualiseerd kunnen worden. Misbruik/oneigenlijk gebruik vraagt nog wel wat aandacht, in het bijzonder hoe de raad daarover wordt geïnformeerd. De heer Van Vugt is van mening dat Utrecht zich geen zorgen hoeft te maken; signalen van fraude zijn er niet. De interne integriteitsonderzoeken zijn van goed niveau.

Een van de zes thema's in de managementletter is verbetering van het budgetrecht; wordt

hiermee bedoeld dat de raad meer inzicht in de begroting en meer financiële informatie krijgt? Volgens de heer Van Steeg is er in het amenderen van begrotingen nog wel ruimte voor

verbetering; hoort dat er ook bij? De heer Van Vugt licht toe dat de genoemde onderwerpen wél met elkaar te maken hebben. Over het budgetrecht van de raad is echter altijd apart

gerapporteerd, gezien het grote belang ervan. Hij is het met de heer Van Steeg eens dat er ruimte voor verbetering is – wat hem betreft een van de hoofdthema's in de nieuwe

raadsperiode. De kwaliteit van bestuurlijke informatie moet in een wat breder kader worden

gezien. Er loopt al een project rond verbetering van de informatiewaarde van de begroting, wat breder is dan het budgetrecht, maar niet minder belangrijk.

Een belangrijk instrument hiervoor is de financiële verordening; daarin wordt de beschikking

van budget tussen college en raad geregeld. De heer Van Vugt adviseert de Adviescommissie om de financiële verordening uitvoerig te bespreken.

Pagina 3 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Wanneer wordt de financiële verordening aangepast? De heer Westphal meldt dat dit vóór de verkiezingen niet lukt, maar wel in 2022. De heer Van Vugt adviseert om dit samen met de nieuwe gemeenteraad op te pakken, en dan kunnen meteen zaken die met de rechtmatigheidsverantwoording te maken hebben, worden verwerkt. 7. Vooruitblik jaarplan 2022

Mevrouw Rijnders heeft een planning gemaakt voor de vergaderingen van 20 januari en

17 februari a.s. Zij werkt aan een overdrachtsdocument voor de Adviescommissie ná de gemeenteraadsverkiezingen. Met de planning gaan allen akkoord. 8. Technische toelichting grondexploitaties

Zie de presentatie van de heer Van Beest. De grondexploitatie Leidsche Rijn is ter sprake geweest tijdens de vorige vergadering, in het bijzonder in relatie tot de P&C-cyclus.

In de tweede bestuursrapportage wordt een overzicht gegeven van de ontwikkelingen ten

opzichte van de in het voorjaar vastgestelde grondexploitatie en wordt bekeken welk saldo er

mogelijk kan worden verwacht in het jaar daarop. Feitelijk wordt de analyse van een periode die al voorbij is 'vertaald' naar een periode die nog komt. Voor Leidsche Rijn is dat de periode

2022-2039, want dat is de looptijd van de grondexploitatie. Gestegen grondprijzen in 2021

worden dus doorgerekend naar de prognoses 2022-2039. Na actualisatie (voorjaar) wordt er winst genomen volgens de PoC-methode (Percentage of Completion) – als er winst is. Deze

wordt in de reserve grondexploitaties gestort. De stand van de reserve bepaalt of er ruimte is.

Hierover wordt bij de behandeling van de Voorjaarsnota een besluit genomen. Daarna begint het proces van voren af aan met de 'peilstok.'

Uit de discussie tijdens de vorige vergadering kwam naar voren dat de Adviescommissie wil

weten wanneer er resultaat uit de grondexploitatie komt, en hoe de raad dat bij de afwegingen moet betrekken. De heer Van Beest legt uit dat daarvoor de stap moet worden gemaakt van actualisatie 2021 naar verantwoording, waarbij het resultaat in de reserve grondexploitatie

wordt gestort. Is er politieke beoordelingsruimte in dat proces? Die ruimte is beperkt, zegt de heer Sessink, want grondprijzen en indexeringen zijn al vastgesteld, zie Parameterbrief. De

Grondprijzenbrief is het uitgangspunt voor grondprijzen die nog niet in contracten zijn belegd. Voor programmering geldt de stedelijke programmering voor kantoren, bedrijventerreinen en wonen. De kosten voor het bouwrijp maken worden getoetst door een externe partij. Voor

andere onderdelen is niet gemakkelijk een inschatting te maken, Archeologie bijvoorbeeld, al is van bepaalde locaties wel bekend dat daar archeologische resten aangetroffen kunnen worden.

Wát precies, is moeilijk te ramen. In overleg met de accountant wordt voor dergelijke kosten een grove raming gemaakt.

De heer Van Vugt vult aan dat de invloed van de raad bij grondexploitaties het grootst is aan het begin. Dus bij de eerste vaststelling van een grondexploitatie moet de raad alert zijn: wordt

Pagina 4 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

voldaan aan de doelen die we willen bereiken? Is aan de gewenste activiteiten gedacht? Zijn we tevreden over het financiële plaatje? Naarmate een plan vordert, neemt de invloed van de raad af. In Leidsche Rijn is de voortgang nu ongeveer 70%; de invloed is dus nog maar beperkt. Mutaties zijn vaak het gevolg van marktomstandigheden. Het MPR 2021 is een belangrijk

document, want áls er nog beïnvloedbare ruimte is, dan is het daarin te vinden. Verder kan de

raad enige invloed uitoefenen bij de behandeling van de Voorjaarsnota, bij de behandeling van de begroting 2022 en bij de inzet van reserves. In deelplannen worden delen van de grondexploitatie 'als nieuw' voorgelegd. Ook daar is de invloed van de raad groot.

De heer Van Zweth merkt op dat er tot nu toe elk jaar winst kon worden genomen. Biedt dat dan geen politieke ruimte? De heer Sessink geeft aan dat er het afgelopen jaar werd gedacht dat er

een stikstofprobleem was in Haarrijn, waardoor er geen 600 woningen gebouwd zouden kunnen worden. Dat zou dan geleid hebben tot een tekort van € 17 à € 18 miljoen op de

grondexploitatie. Dankzij maatregelen kon de bouw doorgaan, waarmee een groot risico

wegviel en waarbij de winstneming over 2020 aanzienlijk was. In het algemeen kan worden gesteld dat het resultaat beter zal zijn dan verwacht als er grote risico's wegvallen. Dit jaar

stijgen zowel de grondprijzen als de bouwkosten, waardoor de winstverwachting bescheiden

blijft. Maatschappelijke ontwikkelingen hebben dus effect, maar raadsbesluiten hebben dat ook. In Papendorp-Noord bijvoorbeeld, worden 1.500 woningen toegevoegd aan het oorspronkelijke plan. Als de raad daarmee instemt, komen de opbrengsten van die extra woningen erbij.

De Adviescommissie moet zich bezinnen op het inzetten van reserves, stelt de heer Van Vugt,

waar deels al bestemmingen voor zijn. 'Waar besteden we de reserve aan?' is echt een politieke vraag. En als de werkelijke winstneming afwijkt van de begrote winstneming is het interessant om na te gaan wat daar de oorzaak van is – en wat dat betekent voor winstnemingen in de toekomst.

Worden hogere grond- en kavelprijzen meerjarig doorberekend, of gebeurt het eenmalig

waardoor er sprake is van jaarlijks oplopend voordeel? Volgens de heer Sessink wordt gekeken

naar de in het afgelopen jaar gerealiseerde grondprijs. Deze wordt 'vertaald' tot en met 2039 en wordt conform de Parameterbrief geïndexeerd.

In de vorige vergadering werd doorgepraat over verschillen ten opzichte van de begroting. Is het mogelijk daar een overzicht van te sturen? Hoe zijn baten, lasten, reserves en afwijkingen in de begroting verwerkt? De heer Sessink zal het overzicht aan de presentatie toevoegen.

Welke punten zijn nieuw in de MPR? De heer Van Beest licht toe dat in het MPR de beslispunten voor de raad worden geformuleerd op de onderdelen waarover een besluit genomen moet

worden omdat het een wijziging is. Er wordt afgesproken dat dit opnieuw wordt besproken als het MPR er is.

Pagina 5 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

9. Rondvraag en sluiting

Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De vergadering wordt gesloten.

Pagina 6 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

3 Ingekomen stukken 1 Beoordeling begroting 2022 door Provincie

PROVINCIE :: UTRECHT

r

— lnget<.amen

Aan de raad van de gemeente Utrecht Postbus 16200 3500 CE UTRECHT

i(

2 3 DEC 2321

VERZONDEN 2 2 DEC 2021 TEAM

UW NUMMER

21 december 2021 823D2A81 5 en 12 november 2021 9249227

BIJLAGE

geen

ONDERWERP

DATUM

NUMMER

UW mail VAN

REFERENTIE

DOORKIESNUMMER E-MAILADRES

BEI / IBT Financieel toezicht Mw. A.J.J. van Dixhoorn-Hoogenboom 06-527 69 516 ria.van.dixhoorn-hoogenboom© provincie-utrecht.nl Beoordeling begroting 2022

Geachte raad,

Wij hebben de door u vastgestelde begroting 2022 beoordeeld. In deze brief leest u onder welke vorm van toezicht uw gemeente in 2022 valt en wat dit inhoudt. Bevindingen en beoordeling U heeft de begroting 2022 en de jaarrekening 2020 van uw gemeente tijdig aan ons toegestuurd. Wij hebben beoordeeld of de begroting structureel en reëel in evenwicht is. Dit betekent dat wij onderzoeken of de structurele baten ieder jaar de structurele lasten dekken en of de ramingen realistisch zijn. Wanneer de begroting niet structureel en reëel in evenwicht is, dan moet aannemelijk zijn dat dit evenwicht uiterlijk in het laatste jaar van de meerjarenraming wordt hersteld en blijft. Naar aanleiding van ons onderzoek komen wij tot de volgende beoordeling. Toezichtregime beoordeling 2022: Repressief toezicht Toetsingscriteria en beoordeling Ons oordeel baseren wij op de kaders en criteria genoemd in: 1. de Gemeentewet (artikel 203); 2. de Algemene Wet Bestuursrecht (titel 10:2); 3. het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV); 4. het gemeenschappelijk financieel toezichtkader GTK 2020 (gemeenten) van 9 april 2019; 5. onze begrotingsrichtlijnen en toetsingsaspecten (onze brief van 31 maart 2021).

Uw begroting is structureel en reëel in evenwicht. Dit betekent dat de structurele baten voldoende zijn om de structurele lasten te dekken. Ook het gepresenteerde meerjarenperspectief is structureel en reëel in evenwicht. U kunt uw begroting direct uitvoeren. Onze goedkeuring is niet nodig.

PROVINCIE-UTRECHT.NL

College van Gedeputeerde Staten Archimedeslaan 6 Postbus 80300, 3508 TH Utrecht T 030-2589111

17766

Wel verzoeken wij u om ons onderstaande stukken toe te sturen om zo de financiële ontwikkelingen van uw gemeente te kunnen volgen: • de begrotingswijzigingen binnen twee weken na vaststelling; • de documenten uit de Planning en Controlcyclus, zoals de kadernota en de voor- en najaarsrapportage.

Aandachts- en verbeterpunten Wij hebben ons oordeel over het structurele en reële begrotingsevenwicht gevormd met behulp van de in het GTK 2020 opgenomen kaders en begrippen. Voor een uitgebreide toelichting verwijzen wij u kortheidshalve naar Hoofdstuk 7 van het GTK 2020.

De toetsing van uw begroting en meerjarenraming aan dit kader geeft aanleiding tot de volgende aandachts- en verbeterpunten: • Bepaling structureel en reëel begrotingsevenwicht Uw gemeente voert structurele taken uit en u raamt daarvoor structurele baten en lasten in uw begroting. Om vast te kunnen stellen dat sprake is van een structureel evenwicht is belangrijk dat inzicht bestaat in welk deel van de baten en lasten structureel is en welk deel incidenteel is. Incidentele baten en lasten zijn de uitzondering. Deze uitzonderingen moeten daarom limitatief in het verplicht voorgeschreven overzicht van incidentele baten en lasten worden opgenomen. Het door u gepresenteerde overzicht van mutaties incidentele baten en lasten voldoet niet volledig aan de regelgeving. Wij vragen u het structureel saldo en het overzicht van incidentele baten en lasten conform de aanbevelingen in de handreikingen van de commissie BBV te presenteren. Ook bevelen wij uw raad aan de presentatie en de vaststelling van het structureel saldo conform deze handreiking in het raadsbesluit op te nemen. Dit vergroot het inzicht in uw financiële positie.

• Coronapakketten Vorig jaar begrotingsjaar (2021) hebt u meerjarige maatregelenpakketten vastgesteld, gericht op: • noodsteun voor essentiële voorzieningen: • bestaanszekerheid en werk voor uw inwoners; • extra toekomstbestendige investeringen in de grote transities. Hiervoor is een deel van de algemene reserve vrijgemaakt, als onderdeel van de “financiële strategie corona”. De financiële gevolgen van de coronapandemie blijven onzeker en raken uw financiële positie hard. Hoewel de cijfers van het Centraal Planbureau een economisch herstel laten zien dat sneller is en sterker dan verwacht, blijft het effect op uw financiële positie onverminderd onzeker. Dit hangt samen met de onwetendheid over hoe de pandemie zich ontwikkelt. Voor nu zijn de financiële buffers voldoende om de crisis financieel het hoofd te bieden. • Weerbaarheid en wendbaarheid Door het aanspreken van de algemene reserve in verband de met coronapakketten is het weerstandsvermogen verminderd tot onder de vastgestelde norm. De prognose was een daling tot 0,8. In de vastgestelde begroting is het weerstandsvermogen echter gedaald tot 0,71 (inclusief het kwantificeerbare deel van de coronarisico’s). De daling is deels veroorzaakt door het aanspreken van de onbenutte belastingcapaciteit, deels door een toename van de risico’s buiten corona.

De afgenomen financiële weerbaarheid betekent dat er minder eigen vermogen is om onvoorziene tegenvaller het hoofd te bieden. We hebben kennisgenomen van het bij de Voorjaarsnota vastgestelde herstelplan om de weerstandsratio tot uiterlijk bij de Voorjaarsnota 2024 stapsgewijs naar het niveau 1 te brengen. Wij onderstrepen de noodzakelijkheid van het op peil brengen en houden van uw weerstandsvermogen. U voert een solide financieel beleid Op basis hiervan heeft u aanvullend op het herstelplan de bij de meicirculaire incidenteel beschikbaar gestelde extra financiële middelen ingezet voor het herstellen van het weerstandsvermogen. Gezien de risico’s blijven wij de ontwikkeling van uw weerstandsvermogen nadrukkelijk volgen. Ook hebben wij kennisgenomen van uw voornemen om het risicomanagement door te ontwikkelen door het toevoegen van meer risicodialogen en het aanscherpen van de kaders.

2

Voor 2022 vertonen de overige kengetallen een gunstige score ten opzichte van de door uw raad vastgestelde normen en de gangbare signaleringswaarden, zoals opgenomen in het gemeenschappelijk financieel toezichtkader.

Tenslotte Wij willen ook stilstaan bij het financiële toekomstperspectief voor gemeenten. De aanhoudende onzekerheid over de te verwachten rijksgelden maakt het uitvoeren van uw taken geen gemakkelijke opgave. Wij realiseren ons dat ten zeerste en blijven hier bij het Rijk aandacht voor vragen. Ook voor de komende jaren zijn gemeenten genoodzaakt moeilijke keuzes te maken. Wanneer u behoefte heeft om de financiële positie van uw gemeente met ons te bespreken, gaan wij hier graag met u het gesprek over aan. Neem zo nodig tijdig contact met ons op. Vanuit onze toezichthoudende rol volgen wij de financiële positie van onze gemeenten en informeren wij u over bijzondere ontwikkelingen rondom de gemeentefinanciën. In maart vinden in alle Utrechtse gemeenten gemeenteraadsverkiezingen plaats. De financiële situatie van de gemeente krijgt ongetwijfeld een belangrijke plaats op de agenda van de nieuwe gemeenteraden en colleges van burgemeester en wethouders. De kaderstellende en controlerende taak van de raad zal meer dan ooit de aandacht vragen. Wij vragen u dan ook te bevorderen dat deze brief met onze aandachts- en verbeterpunten onder de aandacht van de nieuwe raden (en colleges) wordt gebracht. Zij kunnen hiermee dan rekening houden bij het opstellen van de begroting 2023.

Een afschrift van onze brief zenden wij - ter kennisgeving - naar uw college van burgemeester en wethouders.

Naast het financieel toezicht toetsen wij in het kader van het interbestuurlijke toezicht (IBT) ook uw taakuitvoering op de terreinen omgevingsrecht, vergunninghouders en informatie- en archiefbeheer. Deze werkvelden kennen een ander beoordelingsritme. Onze toezichtbrieven hierover ontvangt u op een ander tijdstip.

Wij publiceren de resultaten van ons toezicht op de IBT-kaart. Zie daarvoor op onze website: interbestuurlijk toezicht. Deze brief wordt vanaf 1 maart 2022 ook toegankelijk via deze kaart.

Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van L [recht, namens hen,

R.C.L. Strijk Gedeputeerde Financiën, Organisatie, Economie en Europa Belanghebbenden kunnen op grond van de Algemene wet bestuursrecht binnen 6 weken na de datum van verzending of

uitreiking van dit besluit daartegen bezwaar maken door het indienen van een gemotiveerd bezwaarschrift. Het bezwaarschrift moet worden gericht aan: Gedeputeerde Staten van Utrecht, t.a.v. de secretaris van de AWB-Adviescommissie bezwaarschriften van PS en GS, postbus 80300, 3508 TH Utrecht. Aan de behandeling van een bezwaarschrift zijn voor de indiener geen kosten verbonden.

Indien bezwaar is gemaakt kan ook om een voorlopige voorziening worden gevraagd, als er tijdelijke maatregelen nodig zijn

waarmee niet tot de beslissing op het bezwaarschrift kan worden gewacht. Het verzoek moet worden gedaan bij de Voorzieningenrechter van de Rechtbank Midden-Nederland, Sector bestuursrecht, postbus 16005, 3500 DA Utrecht. Bij het verzoek om voorlopige voorziening moet een kopie van het bezwaarschrift worden gevoegd. Hiervoor is griffierecht verschuldigd.

3

Fui i rayê . posmi

Pays-Bas \

PROVINCIE :: UTRECHT Postbus 80300, 3508 TH Utrecht

iiigekompw. TLC dLd.

13 d:c zC21

4 Update leesbaarheid/begroting van de toekomst 1 Voorstel verbeteringen begroting - januari 2022.docx

Voorstel verbeteringen begroting – januari 2022 Aanleiding Gedurende raadsperiode 2018-2022 heeft de Raad meermaals aangegeven dat de begrotingsstukken als te omvangrijk en niet goed leesbaar worden ervaren. Hierdoor neemt de informatiewaarde af. Dit is terug te lezen in o.a. moties 2019/102 en 2021/315. Dit wordt ook beaamd door de accountant, de adviescommissie en in de raadstoetsen. Dit voorstel stelt een aantal suggesties voor verbeteringen voor de begrotingsstukken voor.

Verbeterpunten uit moties 2021/315 1. Leesbaardere en kortere begrotingsstukken met minder algemene beschrijvingen en meer inzicht in nieuwe politieke keuzes. 2. Verschillen duiden tussen politieke keuzes in de nieuwe t.o.v. de vorige begroting. 3. Meerjarige trends duiden. 4. Meer informatie uit de begroting overbrengen aan de Raad én bewoners met verduidelijkende beelden, zoals grafieken, infographics en tabellen. 2019/102 1. Per programma hoofd- en bijzaken scheiden. 2. Leesbaarheid vergroten.

Suggesties voor verbeteringen begroting Begroting digitaal aanbieden Standaardiseer de onderdelen van alle programma’s. Neem hierbij een voorbeeld aan de begroting van bijvoorbeeld ’s-Hertogenbosch en Almere.1 Een voorbeeld van gestandaardiseerde programmaonderdelen kan er als volgt uitzien: o Ambitie o Doelstellingen ▪ Wat willen we bereiken? ▪ Indicator ▪ Wat gaan we ervoor doen? o Effecten Coronacrisis o Financiën o Investeringen o Subsidies o Verbonden partijen o Risico’s o Beleidskaders Per programmaonderdeel is ruimte voor een kernachtige tekst passend bij het doel van het programmaonderdeel. Het onderdeel ‘Effecten Coronacrisis’ laat zodoende meer ruimte voor context dan het onderdeel ‘Ambitie’. Neem hierbij het motto ‘minder is meer’ in acht. Om tegemoet te komen aan lezers die de begroting liever fysiek beschikbaar hebben, kan de optie van een printversie van de digitale begroting aangeboden worden. 1 Begroting ’s-Hertogenbosch: Home | Begroting 2021 (begroting-2021.nl)

Begroting Almere: Home | Programmabegroting 2021 (begroting-2021.nl)

1

Cijfers visualiseren Digitale visualisaties bieden de mogelijkheid om veel informatie overzichtelijk weer te geven, waar tekst meer ruimte en woorden nodig heeft. Onderstaand een aantal voorbeelden hiervan. In deze visualisaties kunnen verschillende filters toegepast worden, zoals uitgaven, ontvangsten, verplichtingen, en kan tussen twee weergave van de visualisatie gekozen worden (cirkel-2 en staafdiagram3). Het kan interessant zijn om naast deze posten ook visualisaties te maken voor de uitschieters, afwijkingen en bijzondere posten in de begroting. Juist deze categorieën kunnen aanleiding zijn tot het stellen van vragen.

Afbeelding 1: Visualisatie uit de Rijksbegroting.

Afbeelding 2: Visualisatie uit de Rijksbegroting.

Een andere optie voor het visualiseren van cijfers heeft betrekking op de vraag waar ruimte in de cijfers zit. Een manier om hier inzicht in te krijgen is door beïnvloedbare en niet beïnvloedbare posten apart te specificeren en zo aan te geven waar mogelijkheden voor beïnvloeding zijn. Onderstaand een voorbeeld van hoe gemeente Almere dit gevisualiseerd heeft.4

Afbeelding 3: Visualisatie uit de begroting 2022 van gemeente Almere.

2 Visuals | Ministerie van Financiën - Rijksoverheid (rijksfinancien.nl)

Aanvullend bij de visualisaties (afb. 1 en 2) worden in de visuele begroting van het Rijk de bedragen voor elke post gespecificeerd. Een afbeelding hiervan is niet opgenomen in dit voorstel. 3 Visuals | Ministerie van Financiën - Rijksoverheid (rijksfinancien.nl) 4 Beïnvloedbaarheid | Programmabegroting 2022 (begroting-2022.nl)

2

Financiële oplegger bij de begroting per portefeuille In een financiële oplegger wordt per portefeuille ingegaan op de beschikbare budgetten, obstakels en ambities. Hierbij worden begrotingsjaren vergeleken en zijn links naar verdiepende bronnen beschikbaar. Een voorbeeld hiervan kan gevonden worden bij gemeente Rotterdam (afbeelding 4).5

Afbeelding 4: pagina 34 van de ‘Oplegger jaarstukken 2019’, gemeente Rotterdam.

De ‘financiële hoofdlijnen’ destilleren uit de begroting en aanbieden bij de begroting De argumenten voor een meer ‘to the point’ begroting en de toevoeging van visualisaties komen in dit punt bij elkaar. In het document ‘financiële hoofdlijnen’ wordt enkel op de cijfers van de begroting gefocust – op het niveau van baten, lasten, reserves en bijstellingen van de begroting als geheel. Gemeente Rotterdam heeft hier een voorbeeld van beschikbaar (afbeelding 5).6 Een dergelijk document komt tegemoet aan de wens van de Raad om meer inzicht te krijgen in meerjarige financiële trends, in de verschillen van de huidige begroting ten opzichte van eerdere begrotingen en om meer visualisaties toe te passen om zo de informatiewaarden te vergroten.

5 https://rotterdam.raadsinformatie.nl/document/8716473/1#search=%22oplegger%22

Ook de bron van afbeelding 4. 6 Home | Begroting Rotterdam 2022

3

Afbeelding 5: pagina 5 van de ‘Financiële hoofdlijnen’, begrotingsperiode 2022-2025, gemeente Rotterdam.

Randvoorwaarden voor het slagen van het verbeteren van de begroting Betrek collega’s van het Stadskantoor bij het vormgeven en de inhoud van een digitale begroting. Focus hierbij op een ‘nieuwe stijl’ van verslaglegging waar in samenwerking tussen de Raad en de organisatie naartoe gegroeid moet worden. Zoek hierbij ook de ervaring op van andere gemeenten, denk aan ’s-Hertogenbosch en Almere. Kijk voorafgaand aan het schrijven samen met de schrijfcoaches en schrijvers van de begroting naar nieuwe richtlijnen voor de inhoud en omvang van de begroting. Zoek commissiegriffiers op voor ondersteuning bij het lezen van en vragen stellen bij de begroting. Denk aan vragen als ‘welke invloed kun je wanneer uitoefen op de inhoud van de begroting?’, ‘op welk niveau moet je vragen stellen en lezen?’, ect.

Advies 1. 2. 3. 4. 5.

Maak de digitale begroting toegankelijker. Standaardiseer de opbouw van de programma’s. Streef naar een korte en gefocuste schrijfstijl die past bij het format van de digitale begroting. Geef cijfers weer in visualisaties en plaats tekst daarbij een ondersteunende rol. Focus op de afwijkende cijfers in plaats van op de constante posten door de uitschieters en afwijkingen of de beïnvloedbare en niet beïnvloedbare posten te visualiseren.

4

1 Adviescommissie financien 220119.pdf

Utrecht gaat het anders doen!

20 januari 2022

Ankie Reijnen en Cora Bakker

Wat zijn uw wensen? • Moties raad beter leesbare begroting (en jaarstukken) • Wens om meer te sturen vanuit de strategische doelstellingen Motie 396/2021: Betere begrotingsstukken Het van belang is dat we doorgaan met het verbeteren van de begrotingsstukken. Betere begrotingsstukken en concreet inzicht in (mogelijke) politieke keuzes helpen de Raad om een beter oordeel te kunnen vellen over de begroting. Draagt het college op: 1. Zich in te zetten voor blijvende verbetering van de begrotingsstukken, waaronder: a. Leesbaardere en kortere begrotingsstukken met minder algemene beschrijvingen en meer inzicht in nieuwe politieke keuzes. b. Meer inzicht geven in hoe de keuzes in deze begroting verschillen ten opzichte van vorige besluiten. c. Meer inzicht geven in de meerjarige trends in de begroting. d. Meer informatie uit de begroting overbrengen aan de Raad én bewoners met verduidelijkende beelden, zoals grafieken, infographics en tabellen

Motie 102/2019 Jaarstukken beter leesbaar en op hoofdlijnen

De gemeenteraad beter in staat moet worden gesteld om haar controlerende taak uit te voeren;

-

Dit niet betekent dat de gemeenteraad alle informatie betrekking hebbend op de gemeente moet ontvangen;

-

Het college de gemeenteraad hierbij behulpzaam kan zijn door de jaarstukken anders in te richten.

Draagt het college op: -

Met een voorstel te komen om de jaarstukken anders vorm te geven door een gelaagdheid aan te brengen naar de mate van belangrijkheid van de informatie (per programma de hoofdzaken en later de bijzaken); • In het voorstel de jaarstukken zo vorm te geven dat de leesbaarheid wordt vergroot en het inzicht in de jaarstukken toeneemt;

-

Dit voorstel samen met de nieuwe accountant vorm geven;

-

Dit voorstel te bespreken met de Adviescommissie financiën.

➢ Uitgangspunten toegankelijke en leesbare begroting ➢ Opbouw schematisch, stap voor stap

Wat gaan we doen? ❑ Zicht op de hoofdlijnen; beleidsmatig en financieel ❑ Betere aansluiting naar beleidsvisies, uitvoeringsprogramma’s, beleidsstukken en eerdere besluiten ❑ Afweging inzichtelijk(er) maken door de relatie met de strategische doelen ❑ Meer inzicht in de keuzes die gemaakt worden / zijn ❑ Focuspunten van het jaar ❑ Kernachtige toelichting ❑ Digitaal toegankelijk

Nieuwe opbouw van programma

Programmabegroting 2023

Hoe ziet een programma er uit?

Opbouw van een programma Opbouw / structuur ❑ Ambitie ❑ Wat willen we bereiken? ❑ Wat gaan we daarvoor doen? ❑ Wat mag dat gaan kosten? Specifieke onderdelen ❑ Maatschappelijk doel en effect ❑ Wat zijn onze risico’s ❑ Wie zijn onze partners? ❑ Binnen welk kader? ❑ Inzicht in beïnvloedbaar deel ❑ Infographics

AMBITIE Opzet ❖ Doelen binnen Gezond stedelijk leven voor iedereen ✓ Toelichting op lange termijn afspraken ✓ Maximaal twee alinea’s ca.15 regels ❖ Maatschappelijk effect ❖ Gebruik van symbolen: Gezond stedelijk leven voor iedereen

Opgaven binnen het programma Coalitie akkoord

Programma duurzame stad Utrecht wil overstappen naar duurzame energie. Dat doen we op 3 manieren: • We helpen inwoners en ondernemers om woningen en gebouwen te isoleren en energie te besparen. • We gaan alle energie duurzaam opwekken met zonnepanelen, windmolens en energie uit de bodem • We stappen buurt voor buurt over op duurzame manier van komen en verwarmen.

Wat willen we bereiken? Opzet ❖ Niveau van de raad ❖ Focus: binnen de coalitie periode ❖ Doelen ✓ Max 4 doelen per programma ✓ Relatie met opgaven ❖ Effectindicatoren: ✓ 3 per doelstelling ❖ Risico’s ❖ Geen sub- of prestatiedoelstellingen

Programma duurzame stad

Doel: Besparen op energie

Indicator: 20% van de daken heeft zonnepanelen

Wat gaan we daarvoor doen? Opzet ❖ Niveau van het college ❖ “Toelichten van wat we gaan uitvoeren” ❖ Focuspunten van het begrotingsjaar ✓ Coalitie akkoord ✓ Wettelijke ontwikkelingen ✓ Politiek relevant ✓ Maximaal 15 ❖ Utrechtse beleidskader ❖ Verbonden partijen ✓ Doelstelling ✓ Financieel beeld ✓ Risicomanagement

Programma duurzame stad • Uitwerken van de energieambities op basis van het Energieplan, de Visie op de warmtevoorziening en de energieagenda • Plan om fijn stof uitstoot te verminderen

Opzet

Wat mag dat kosten?

❖ Totaal van het programma: ✓ Inzicht per doelstelling en product ✓ Inzicht reserves ✓ Totaal programma ❖ Toelichting op: ✓ Wijzigingen t.o.v. vorig jaar ✓ Keuzes die gemaakt zijn/worden ❖ Inzicht in: ✓ Top 5 investeringen ✓ Top 5 subsidies ✓ Beïnvloedbaar budget % beïnvloedbaar % beïnvloedbaar op lange termijn % niet beïnvloedbaar

Wat mag het kosten? baten product 1 product 2 product 3 Totaal Doelstelling 1 product 4 product 5 product 6 Totaal Doelstelling 2 Totaal programma Onttrekking aan reserves Toevoeging aan reserves TOTAAL PROGRAMMA incl reserves

Toelichting op de cijfers ❖ Voorjaarsnota ✓ Mutatie 1 ✓ Mutatie 2 ❖ Eerdere mutaties ✓ mutatie 1 ✓ Mutatie2 ❖ Ter besluitvorming ✓ Mutatie 1 ✓ Mutatie 2

lasten

mutatie

Nadere informatie Investeringen top 5

bedrag

Investering 1 Investering 2 Investering 3 Totaal investeringen Subsidie top 3 Subsidie 1 Subsidie 2 Totaal subsidies

+ link naar paragraaf en bijlage Inzicht in meerjarige € ontwikkeling

Vragen, ideëen en feedback

6 Overdrachtsdocument 1 Concept Overdrachtsdocument adviescie Controle en Financiën.docx

Concept overdrachtsdocument adviescommissie Controle & Financiën Versie januari 2022 Wat is de adviescommissie Controle & Financiën Voor de opzet van de adviescommissie wordt verwezen naar de wegwijzer in de Utrechtse gemeenteraad op Ibabs (link opnemen). De adviescommissie is een a politieke commissie, ingesteld door de raad op grond van artikel 84 van de Gemeentewet, die de raad adviseert over een scala aan financiële onderwerpen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld jaarstukken, voorjaarsnota, programmabegroting, financiële verordeningen en beleidsnota’s, art. 213a-onderzoeken, alle overige onderwerpen waarvan de adviescommissie van oordeel is dat deze een (sterke) financiële component bevatten. De samenstelling, werkwijze etc. van de adviescommissie zijn door de raad verankerd in de Verordening op de adviescommissie controle en financiën (link opnemen). Boodschap van de voorzitter aan de nieuwe commissie PM

Waarvoor kan je de commissiegriffier benaderen?

Ik, Danielle Rijnders, ben de commissiegriffier van deze adviescommissie. Ik werk op

maandag, dinsdag, donderdag en vrijdagochtend. Samen met de voorzitter stel ik de agenda voor de adviescommissie op en adviseer ik de adviescommissie op specifieke financiële

onderwerpen. Hierbij overleg ik met de externe accountant en de commissiegriffier van VBF. Waar kan je mij voor benaderen? Voor vragen over de agenda van deze adviescommissie, planning, inhoudelijk meedenken bij een agendering of schriftelijke vragen, inzet van de

juiste raadsinstrumenten op het juiste moment, meedenken over moties en amendementen

of het controleren daarvan op correcte formulering et cetera. Bij spoed, stuur me vooral een appje.

Kenmerken van de adviescommissie C&F

De adviescommissie vergadert op een vaste (donderdag)avond volgens het vastgestelde vergaderschema. Er wordt een jaarplanning (zie bijlage) opgesteld die elke vergadering wordt besproken. In de adviescommissie zijn naast raadsleden ook ambtenaren, de rekenkamer en de accountant aanwezig. De adviescommissie formuleert adviezen richting de raadscommissie Veiligheid, Bestuur en Financiën en deze worden veelal overgenomen door de commissie VBF. Tevens worden de notulen (na vaststelling door de adviescie) ter kennisname toegevoegd aan de agenda van de commissie VBF.

Belangrijkste resultaten adviescie 2018-2022 1. Nieuwe verordening adviescommissie C&F (2019), waarbij de naam van de subcommissie is aangepast naar adviescommissie. Belangrijkste wijziging is dat alle fracties met een vertegenwoordiger welkom zijn bij de adviescommissie, waardoor bijna alle fracties nu deelnemen aan de adviescie. Eerder was het aantal leden gemaximeerd tot 7. De leden worden door de raad benieuwd maar indien nodig kan een lid zich laten vervangen door een ander raadslid op fractiemedewerker van dezelfde fractie. 2. Afzonderlijke behandeling commissie en de raad van de jaarstukken en VJN (vanaf 2019). Ter uitvoering van het verzoek van de raad (Motie verantwoordingsdag 2018/91) heeft het college de jaarstukken eerder, voorafgaand aan de toezending van de voorjaarsnota, aan de raad toegezonden. Hierdoor zijn in 2019 voor het eerst de jaarstukken en de voorjaarsnota ook separaat van elkaar behandeld. Door afzonderlijke behandeling is een knip tussen ‘terugkijken en verantwoorden’ en ‘vooruitkijken en kaders stellen’ aangebracht. Het doel hierbij was om de controlerende rol van de raad en de kwaliteit van het verantwoordingsdebat (nog) beter te faciliteren. De commissiebehandeling van de jaarstukken is hierdoor sterk verbeterd (o.a. over het accountantsverslag). De verantwoordingsdag zelf kende te weinig animo en is komen te vervallen. 3.

Aanbesteding accountant (2019) en evaluatie accountant (2021): In maart 2019 heeft de raad ingestemd met het raadsvoorstel om de wettelijke accountantscontrole te laten uitvoeren door Deloitte. De adviescommissie is belast met de uitvoering van deze overeenkomst. De overeenkomst heeft betrekking op de boekjaren 2019, 2020 en 2021 en kan conform de verlengingsmogelijkheid in het contract worden verlengd voor het boekjaar 2022, 2023 en 2024. Eind 2021 is de evaluatie uitgevoerd i.v.m. verlening van het contract vanaf boekjaar 2022. Belangrijk onderdeel hierbij was de invoering van het twee-partner model (2019) door Deloitte. De raadsleden hebben nu een eigen adviseur op het financiële terrein. Dit werkt erg prettig en wordt als zeer waardevol ervaren. Het contract wordt verlengd voor het boekjaar 2022. Het organiseren van themasessies door Deloitte is nog een aandachtspunt. 4. Introductie van de jaarlijkse hei/zomersessie van de adviescommissie (gehele raadsperiode) waarbij de inhoudelijke verdieping met de leden van de adviescie centraal staat. In de ochtend is het stadskantoor aanwezig voor een bijdrage aan inhoudelijke onderwerpen. De accountant geeft in de middag een update over de financiële positie van Utrecht.

5. Heldere technische begrotingswijzingen (2020): 3 keer per jaar ontvangt de raad technische begrotingswijzigingen. Samen met de accountant en de commissiegriffier is door de ambtenaren gewerkt aan een betere leesbaarheid van de begrotingswijzigingen. Dit is gerealiseerd, met uitzondering van het direct verwerken van financiële mutaties bij een raadsvoorstel. Als het goed wordt dat in 2022 gerealiseerd. NB: in het format voor

raadsvoorstellen staat sinds begin 2020 een kopje Financiën waar het college wordt gevraagd om de financiële aspecten van elk raadsvoorstel te beschrijven en dat het streven is dat er onder dit kopje ook waar aan de orde een duidelijke link wordt gelegd met de begroting. 6. Doorontwikkeling raadstoets (gehele raadsperiode): op diverse momenten is gewerkt aan de doorontwikkelingen van de raadstoets (voorheen raadsaudit gebaseerd op de methode Duisenberg). De raadstoets is een instrument waarbij jaarlijks twee programma’s uit de jaarstukken worden bekeken door 3 raadsrapporteurs die worden ondersteund door een onderzoeker, raadsadviseur en de accountant. Belangrijke vraag hierbij is of de doelen uit de begroting zijn gerealiseerd. De uitkomsten worden meegenomen bij de behandeling van de jaarstukken. De wethouder heeft toegezegd om bij de jaarstukken (vanaf JS 2021) jaarlijks terug te komen op de eerdere aanbevelingen van de raadstoetsen. Momenteel wordt de nieuwe aanpak voor na de verkiezingen uitgewerkt. 7. Technische briefings over de financiële strategie bij de VJN en PB (2020 en 2021) i.p.v. een vragenronde met ambtenaren en raadsleden. Dit draagt bij aan het overal financiële beeld dat relevant is voor de raadsleden. 8. Leesbaarheid van de begroting op korte termijn verbeterd: o.a.

meer informatie in de begroting over de investeringen en per programma een doelenboom (2021). 9. Regeling risicovolle projecten (2021): de adviescommissie heeft op meerdere momenten geadviseerd op deze regeling waarvan de meeste adviezen zijn overgenomen. De eerste opzet van de startdocumenten en voortgangsrapportages is ook besproken in de adviescommissie. 10. Realisatie versus begroting (2021): Het resultaat bij de jaarrekening wijkt de afgelopen jaren fors af van de begroting. Door het college is op verzoek van de raadsleden een raadsbrief opgesteld met de belangrijkste redenen hiervoor en het college heeft een verbeterplan opgesteld. De grondexploitaties (‘grexen’) maken hier een belangrijk onderdeel van uit naast het realiseren van ambities. Link opnemen. Lopende dossiers •

Begroting van de toekomst: de begroting is momenteel veel te uitgebreid en geeft weinig informatie voor raadsleden. In het najaar 2021 heeft een 1e sessie tussen raadsleden en ambtenaren plaatsgevonden. In de adviescommissie van 20 januari 2022 wordt hierover nader gesproken, mede n.a.v. aangenomen motie bij de begroting 2022 (link opnemen).

•

Begrotingswijziging bij ieder raadsvoorstel (punt 5)

•

Realisatie versie begroting (punt 10)

Hoe verder? 1. Op 7 april 2022 wordt er in de avond een financiële sessie georganiseerd als onderdeel van het introductieprogramma: Inkijk in de gemeentefinanciën en je rol als raadslid daarbij. De accountant zal deze avond ook aanwezig zijn om te vertellen over de financiële positie van de gemeente. 2. Op 21 april worden de jaarstukken 2021 aan de raad aangeboden en is ’s avonds de eerste adviescommissie in de nieuwe samenstelling. 3. Op 12 mei wordt de VJN aan de raad aangeboden.

Bijlage 1: Overdrachtsdocument subcommissie 2014-2018 Tijdens de subcommissie Controle & Financiën van 2 oktober jl. is besloten om een zelfevaluatie uit te voeren nu het einde van de raadsperiode in zicht komt. Op maandag 22 januari jl. heeft de

subcommissie in een groepsgesprek een zelfevaluatie uitgevoerd. Het voorliggende document geeft de adviezen weer die uit de zelfevaluatie naar voren zijn gekomen. Het document zal worden voorgelegd aan de nieuwe subcommissie en worden betrokken bij het opstellen van het inwerkprogramma.

Belangrijkste punten uit het overdrachtsdocument 2014-2018: •

Het beeld is dat de subcommissie gezag heeft in de raad. Het is de inschatting dat de raad het prettig vind dat de subcommissie financieel technisch naar onderwerpen kijkt, ook omdat de financiële kennis niet groot is in de raad.

•

Daarnaast is het fijn dat het werk rond de opdrachtverlening aan de accountant wordt opgepakt door de subcommissie.

•

Het is bekend dat de subcommissie bij de begroting/vjn altijd een korte technische inleiding geeft op de stukken en deze wordt over het algemeen als overbodig gezien. De financiële woordvoerders hebben niet veel gemerkt van het werk van de subcommissie, maar dat is niet per definitie slecht. Voor het overgrote deel is er geen zicht op de werkzaamheden van de subcommissie, mogelijk is dat zeer nuttig en belangrijk. Het kan ook betekenen dat de subcommissie vooral haar werk goed doet.

•

Over het algemeen wordt de discussie in de subcommissie ook al technisch ervaren, al sijpelt er soms wel politiek door. De leden van de adviescommissie houden zichzelf en elkaar scherp op het ontstaan van een politieke discussie.

•

De ambtenaren verzoeken de subcommissie wel om zich meer uit te spreken. Soms worden er stukken in de subcommissie gebracht, maar waarbij het na de toelichting stil blijft. Het is dan voor ambtenaren lastig om in te schatten wat de subcommissie van het stuk vindt. Het is wel zo dat de subcommissie in principe een technische commissie is en het zal daarom geen politieke uitspraken doen.

•

De ambtelijke organisatie is er ook voor de raadsleden en de subcommissie. Er is veel kennis over financiën bij de ambtelijke organisatie. Zij zijn ook bereidwillig om raadsleden op te leiden en te ondersteunen bij de financiële systematiek. Er mag meer verbinding komen tussen raad en ambtelijke organisatie. Misschien kan er voor de subcommissie een inwerkprogramma komen (eventueel met uitleg op het stadskantoor). Organiseer eventueel ook technische briefings over de financiële systematiek per portefeuille/programma.

•

Eventueel zouden onderwerpen ook breder opgehaald kunnen worden bij de raad. Hier kan de griffie ook een rol spelen. Ga ook opzoek naar vernieuwende onderwerpen die spelen. Haal ook meer onderwerpen op bij andere gemeenten.

Commentaar [RD1]: Dat hebben we nu niet

gedaan. Laten staan of eruithalen?

•

De adviescommissie kan een meer kritische houding aannemen richting de ambtelijke organisatie en de accountant. Dit is wel lastig omdat een kritische beschouwing ook politiek kan worden. Met betrekking tot de accountant heeft de subcommissie vooral een opdrachtgevende rol. In de commissie Mens&Samenleving moet het politieke debat plaatsvinden over het accountantsverslag en de managementletter. Dit komt nog onvoldoende uit de verf. Het loskoppelen van de managementletter van de begrotingsbehandeling geeft meer ruimte om dit stuk te bespreken in de commissie Mens&Samenleving. Toch moet de kritische beschouwing verder gestimuleerd worden, met name in de commissie Mens&Samenleving.

•

De subcommissie heeft een goede aanjaagfunctie vervuld rond het opzetten van de raadsaudits.

•

Aangeven wordt dat de wethouder financiën niet aanwezig hoeft te zijn tijdens een vergadering van de subcommissie. Dit maakt de subcommissie mogelijk politiek en dat moet worden voorkomen. De wethouder vindt zelf ook dat hij geen rol heeft in de subcommissie en bij de financiële, technische voorbereiding van de behandeling van (P+C) stukken.

•

Een vaste voorzitter voor de subcommissie is wenselijk. Dit is bij voorkeur wel een inhoudelijk zware voorzitter, iemand die de controlerende rol van de raad goed snapt.

•

De subcommissie zou eventueel vaker in de raadsperiode aan de raad kunnen vragen of het de juiste dingen doet.