Agendabundel
Tekst van het document
Bundel - Adviescommissie Controle en Financiën van 15 februari 2024 Agenda bijlagen Agenda advies-cie CF 15-2-2024 (verkort) 1 Opening en mededelingen en vaststellen agenda. 2 Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst Adviescommissie CF 11-01-2024 3 Ingekomen stukken · NVT 4 Vervolg Aanbevelingen P&C cyclus en evaluatie PB 2024 Voorstel: formuleren van aanbevelingen en doorzenden naar dagelijks bestuur Voorstel DB Evaluatie P&C cyclus laatste versie Raadsvoorstel Wijzigingsbesluiten Financiële verordening en Controleverordening & Raadsvoorstel 5 Normenkader Rechtmatigheid 2023 Voorstel: kunnen deze raadsvoorstellen naar VBF met het advies deze als A punt te bespreken? De raadsbrief in een volgende adviescommissie van 21 maart bespreken? Adviescie C&F RMV 12 oktober 2023 5.1 Raadsvoorstel Wijzigingsbesluiten Financiële verordening en Controleverordening Dossier 3900 voorblad Raadsvoorstel Wijzigingsbesluiten Financiële verordening en Controleverordening Raadsbrief Rechtmatigheidsverantwoording & actualisatie Financiële verordening Wijzigingsbesluit Financiële verordening gemeente Utrecht Wijzigingsbesluit Controleverordening gemeente Utrecht Financiële verordening gemeente Utrecht - wijzigingen zichtbaar Controleverordening gemeente Utrecht - wijzigingen zichtbaar Was-wordt-lijst Financiële verordening gemeente Utrecht Was-wordt-lijst Controleverordening gemeente Utrecht 5.2
Raadsvoorstel Normenkader rechtmatigheid 2023 Dossier 3902 voorblad Raadsvoorstel Normenkader rechtmatigheid 2023 (002) Normenkader rechtmatigheid 2023 5.3 Raadsbrief Rechtmatigheidsverantwoording & actualisatie Financiële verordening Raadsbrief Rechtmatigheidsverantwoording & actualisatie Financiële verordening 6 Verbeteren leesbaarheid investeringen/MPR Grip op investeringen Adviescie C&F 15 februari 2024 7 Vooruitblik jaarplan 2024 · Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt ingestemd met deze onderwerpen voor de volgende vergadering? Jaarplan adviescommissie CF 2024 (feb) Agenda advies-cie CF 15-2-2024 (verkort) 8 Voortgang accountantscontrole 9 Rondvraag en sluiting · Terugblik raden in verzet 27 januari 2024Raden in gesprek: Zonder geld geen gemeenten | Nederlandse Vereniging voor Raadsleden · Vooruitblik 27 februari technische bijeenkomst grondbeleid (vervolg van technische sessie van 8 juni) Raadsportaal - Technische sessie Gebiedseconomie - Commissie ROG - 8 juni 2023.pdf - Alle documenten (sharepoint.com)
AGENDA Adviescommissie Controle en Financiën
15 februari 2024 09.00-10.30 (burgemeesterskamer)
Agendapunt 1 t/m 7 worden behandeld in aanwezigheid van de (medewerkers van) de afdeling Concernmanagement Financiën, Inkoop en Juridische Zaken/Concern Control, de voorzitter/secretaris van de Rekenkamer en de accountant.
Agendapunt 8 t/m 9 worden behandeld zonder de ambtelijke organisatie. (2 min)
1. a. Opening en mededelingen. b. Vaststellen agenda.
(3 min)
2. Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst. (5 min)
3. Ingekomen stukken. •
NVT
(15 min)
4. Vervolg Aanbevelingen P&C cyclus en evaluatie PB 2024.
Voorstel: formuleren van aanbevelingen en doorzenden naar dagelijks bestuur. (15 min)
5. Raadsvoorstel Wijzigingsbesluiten Financiële verordening en Controleverordening & Raadsvoorstel Normenkader Rechtmatigheid 2023
Voorstel: kunnen deze raadsvoorstellen naar VBF met het advies deze als A punt te bespreken? De raadsbrief in een volgende adviescommissie van 21 maart bespreken? (30 min)
6. Verbeteren leesbaarheid investeringen/MPR (5 min)
7. Vooruitblik jaarplan 2024 •
Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt ingestemd met deze onderwerpen voor de volgende vergadering?
1
Commissiegriffier financiën danielle.rijnders@utrecht.nl
Do. 21 maart
Vr. 5 april
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Update raadstoets (tijd: 5 minuten)
Voortgang accountantscontrole (15 minuten)
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Voortgang aanbesteding (tijd: 5-10 minuten)
Update S&V: brief opstellen met voorbeelden (tijd: 15-30 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
Lentesessie 10.00-16.00 -
Sessie met VNG/BZK over inkomsten vanuit Rijk
-
Sessie accountant verdieping budgetrecht (openstaand zomersessie)
-
Update reserves (i.a.m. rekenkamer)
-
Duurzaam rapporteren
**************************************************************************************** NB: 5 minuten wissel pauze. (5-10 min)
8. Voortgang accountantscontrole (5 min)
9.
Rondvraag en sluiting.
•
Terugblik raden in verzet 27 januari 2024Raden in gesprek: Zonder geld geen gemeenten | Nederlandse Vereniging voor Raadsleden
•
Vooruitblik 27 februari technische bijeenkomst grondbeleid (vervolg van technische sessie van 8 juni) 21.00-22.30 Raadsportaal - Technische sessie
Gebiedseconomie - Commissie ROG - 8 juni 2023.pdf - Alle documenten (sharepoint.com)
2
Commissiegriffier financiën danielle.rijnders@utrecht.nl
VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN
11 januari 2024, 09.00-10.30 uur Burgemeesterskamer Stadhuis
Adviescommissie: Jantine Zwinkels (vz.) Derk van Bergen, Ruud Maas, Fred Claasen, Gert Dijkstra, Margreet Ramaker, Ruben Snijder, Joost Vasters, Rick van der Zweth en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit)
Overige deelnemers: Jurjen Bakker (strategisch adviseur financiën), Jasmin Grundauer (manager concernaudit),
Gerth Molenaar (Rekenkamer), Ankie Reijnen (strategisch adviseur financiën), Stefanie Smith (strategisch adviseur), Katie Zwetsloot (concerncontroller), Niels Fritz en Bob Leeuwenkamp (Deloitte)
Toehoorder: Merel Diemont, griffie gemeente Amsterdam Niet aanwezig: Rob Sym (hoofd financiën a.i.) en Cees Bos, David Bosch, Bert van Steeg en Stevie Nolten (adviescommissie)
Notulen: Rosenbaum Select, notulisten & verslaggevers
1. a. Opening en mededelingen
De voorzitter opent de vergadering en heet allen welkom. De Adviescommissie feliciteert
mevrouw Zwetsloot met haar benoeming tot concerndirecteur bedrijfsvoering (per 1 februari a.s.).
b. Vaststellen agenda
De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (30-11-2023)
Zie blz. 1, agendapunt 3, ingekomen stukken. Wat daar staat is niet juist. Mevrouw Grundauer benadrukt dat het jaarrapport Concernaudit niet binnenkort gereed is, want het verslagjaar loopt tot en met 31 maart. Het jaarrapport wordt pas daarna samengesteld. In de vorige
vergadering ging het over het risicovolle project Wervengebied. Mevrouw Grundauer meldde toen dat het rapport dáárvan in de afrondende fase was.
Allen kunnen zich vinden in het verslag, met inachtneming van de opmerking. 3. Ingekomen en verzonden stukken Geen bijzonderheden.
4. Aanbevelingen P&C-cyclus en evaluatie programmabegroting 2024
Mevrouw Rijnders licht toe dat het DB de adviescie heeft verzocht verbeteringen te doen voor de de P&C-cyclus zoals opgenomen in het vergaderschema voor 2024. Daarvoor heeft zij een
presentatie en notitie gemaakt o.b.v. input vanuit de werkwijzebijeenkomst op 24 augustus en de evaluatie bij de programmabegroting. Het is dus de bedoeling dat de Adviescommissie van
1 van 4
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
gedachten wisselt over de inrichting van het proces, niet over inhoudelijke zaken. Het
onderwerp komt in de volgende vergadering (15 februari a.s.) nogmaals op de agenda; daarna formuleert de Adviescommissie een advies aan het DB. Vervolgens beslist het DB.
Kennisniveau
Tijdens de werkwijzebijeenkomst en tijdens de evaluatie kwam vaak ter sprake dat het het
kennisniveau in de raad niet op gelijk peil is, wat het lastig maakt om te zinvol te debatteren over financiële zaken. Welke verbeteringen zijn denkbaar? Hierop wordt opgemerkt dat de
ontbijtsessies als plezierig zijn ervaren, al bleven deze wel wat algemeen. Meer verdieping zou
fijn zijn geweest al is het ook een verantwoordelijkheid van de fractie zelf wordt aangegeven. De behoefte daaraan wordt herkend; de suggestie wordt gedaan om het kennisniveau te
verbeteren, bijvoorbeeld door middel van een paar bijeenkomsten over dossiers met een grote
financiële component. De te bespreken onderwerpen zouden per fase in de P&C-cyclus door de Adviescommissie vastgesteld kunnen worden aan de hand van vooraf per fractie geïnventariseerde vragen/thema’s.
De suggestie wordt gedaan om de griffie te vragen om voor beginnende raadsleden een
introductieprogramma samen te stellen. Daar wordt al aan gewerkt, zegt mevrouw Rijnders, en er wordt aan gedacht om dat ook via webinars te doen, zodat men ze nóg eens kan bekijken.
Overigens kunnen nieuwe fracties de griffie altijd om ondersteuning en toelichting vragen. De
heer Claasen wijst op de website van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden; daar is veel interessants te vinden.
Vergaderschema jaarstukken
Tijdens de werkwijzebijeenkomst hebben raadsleden aangegeven dat zij meer betrokken wil zijn bij de behandeling van de jaarstukken. De suggestie werd toen gedaan om het beleidsmatige
deel voortaan ter bespreking bij de raadscommissies op de agenda te zetten. Een lastig punt is
dat de jaarstukken en de voorjaarsnota tegenwoordig tegelijk komen, wat voor alle betrokkenen een zware belasting is. Het is een beetje jammer, wordt gezegd, dat bespreking van de
jaarrekening zo financieel gericht is; er zijn ook wel andere aspecten waar iets over te zeggen valt, maar daar komen we nu te weinig aan toe. Allen zijn het erover eens dat het de moeite waard is om dit eens te proberen, ook al heeft het consequenties voor de werkdruk van de
reguliere cie’s. Aan de andere kant: er is ook wel iets voor te zeggen om gedurende enkele cycli
ervaring op te doen met een nieuwe aanpak, en deze naar bevind van zaken te optimaliseren. Bij de bespreking kan duidelijk onderscheid worden gemaakt: eerst de terugblik (jaarrekening), daarna de vooruitblik (voorjaarsnota). Er kan ook worden gekozen voor strikt financiële
bespreking in aanwezigheid van de portefeuillehouder Financiën, maar dan kunnen er geen inhoudelijke vragen worden gesteld over andere portfeuilles. Anderen vinden juist dat de effectiviteit van beleid te weinig aan bod komt, maar als dat erbij moet is één avond
waarschijnlijk te krap. Na enige discussie wordt de Adviescommissie erover eens dat de terugblik over de programma’s het beste kan plaatsvinden in de reguliere commissies.
2 van 4
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
Vergaderschema voorjaarsnota en programmabegroting
Er worden nu zeven dagdelen besteed aan de voorjaarsnota, en vijf dagdelen aan de
programmabegroting in de cie’s. Mevrouw Zwetsloot merkt op dat de voorjaarsnota een
integraal stuk is, terwijl de ambtelijke organisatie de programmabegroting ziet als ‘technische weergave’ van de voorjaarsnota. Zij adviseert om als raad ook het zwaartepunt bij de
voorjaarsnota te leggen, en in mindere mate bij de programmabegroting. Enkele aanwezigen
zouden wel graag een raadsvoorstel voor de programmabegroting willen blijven ontvangen. De voorjaarsnota moet zodanig van samenstelling zijn dat het nog wel mogelijk is om
veranderingen voor te stellen. Er is behoefte aan meer duidelijkheid over waarop de raad kan
sturen. Allen zijn het erover eens dat het wel wenselijk is om aparte dagdelen te plannen voor
de programmabegroting, maar dat mogen er minder zijn dan nu als de PB een echte technische uitwerking is van de VJN. Paralel vergaderen is voor wethouders en voor kleine fracties wel lastig.
Schriftelijke vragen
Er is niet veel tijd om schriftelijke vragen in te dienen. Dit leidt tot nogal wat stress, zowel bij de politici als bij de ambtelijke organisatie. Kan het anders? Bijvoorbeeld via telefonische
spreekuren met ambtenaren? De Adviescommissie vindt het belangrijk om te weten welke
vragen andere fracties hebben gesteld; dan liggen schriftelijke vragen toch het meest voor de
hand. Misschien moeten er wat aanvullende afspraken gemaakt: we houden het aantal vragen beperkt, en we brengen geen ‘als vraag vermomde’ mededelingen in. Er worden altijd veel
technische vragen gesteld; die kunnen zonder meer ambtelijk worden afgedaan en worden
gepubliceerd, zodat alle raadsleden er kennis van kunnen nemen. Politieke vragen kunnen dan evengoed wel schriftelijk worden gesteld, eventueel door de betreffende wethouder in de commissievergadering te beantwoorden.
Desgevraagd geeft mevrouw Reijnen aan dat het in korte tijd niet mogelijk is om
binnenkomende vragen te ordenen naar onderwerp, want niet alle fracties sturen hun vragen
tegelijk in. De beantwoording gaat teveel tijd kosten als de ambtelijke organisatie moet wachten tot de sluiting van de indieningstermijn. Dit kan wel naderhand.
Algemene beschouwingen
Het is nu gebruikelijk om de partijen in volgorde van omvang aan het woord te laten – de
oppositie eerst. Meestal neemt de aandacht en energie gedurende de ochtend af, waar vooral de kleine fracties last van hebben. Bovendien krijgen zij maar zo weinig spreektijd dat zij hun
punten niet kunnen maken. Mevrouw Rijnders doet de suggestie om na te denken over een
andere vorm. Aan de fracties zou gevraagd kunnen worden om hun belangrijkste onderwerpen
te pitchen, allen zouden gelijke spreektijd kunnen krijgen of de afspraak zou kunnen zijn dat we anders omgaan met interrupties. Al met al is er voorkeur om het voorlopig te laten zoals het is, al wordt het idee om het anders te gaan doen niet afgewezen.
3 van 4
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
Het zou fijn zijn als het college meer inhoudelijk reageert op de bijdragen van de partijen, wordt gezegd, maar dit wordt niet breed gedeeld. Het college is goedbeschouwd toeschouwer bij de algemene beschouwingen; het is ’t enige debat tussen de fracties onderling.
Overige onderwerpen
Aan de leesbaarheid van de financiële stukken wordt al een paar jaar veel aandacht besteed, en dat moet zo blijven. Mevrouw Rijnders stelt voor om na te gaan hoe dit bij andere gemeenten
wordt gedaan, of om eens op bezoek gaan bij een auditcommissie in een andere stad. Er wordt opgemerkt dat er op de leesbaarheid van raadsvoorstellen nog (veel) winst te behalen is. Deze
worden nog niet geformuleerd volgens de afspraken uit Sturen en verantwoorden. De heer Maas stelt voor om het hier met elkaar over te hebben, zowel in de Adviescommissie als met ambtenaren: wat is er nog nodig om de gewenste verbeterslag te maken? Ook zou de
Adviescommissie een brief kunnen opstellen waarin de afspraken worden gememoreerd. De raadstoets wordt als instrument gewaardeerd, maar meestal wordt het stil als de
aanbevelingen eenmaal zijn aangenomen. De bevindingen zouden standaard geagendeerd
kunnen worden in de desbetreffende commissie, zoals bij de Rekenkamer gebruikelijker is. En het zou ook gewaardeerd worden als de raadsrapporteurs een advies formuleren. In elk geval
vindt de Adviescommissie het belangrijk dat er wordt teruggekoppeld over de voortgang van de aanbevelingen van een raadstoets. 5. Jaarplan 2024
Zie het overzicht in de vergaderagenda; hierin kunnen allen zich vinden. De wintersessie vindt plaats op 1 maart a.s., van 10.00-16.00 uur. SCHORSING
De beide accountants verlaten de vergadering. 6. Raadsvoorstel verlenging accountant boekjaar 2024 en aanbesteding 2025 Van dit agendapunt wordt separaat verslag gedaan. 7. Rondvraag en sluiting
Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De vergadering wordt gesloten.
4 van 4
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
Voorstel Dagelijks Bestuur aanpassing Planning & Control-cyclus Van: Adviescommissie controle & Financiën d.d. 15 februari 2024 Inleiding Naar aanleiding van de werkwijze bijeenkomst op 24 augustus 2023 met commissie- en raadsleden en de evaluatie van de programmabegroting 2024 in november 2023 heeft de adviescommissie Controle & Financiën (C&F) in januari en februari 2024 een voorstel voor het dagelijks bestuur uitgewerkt omtrent de opzet van de Planning & Control (P&C) cyclus op basis van de volgende thema's: kennisniveau, vergaderschema, schriftelijke vragen en Algemene Beschouwingen Voorstel Kennisniveau Het kennisniveau van de raad is een punt van aandacht blijkt uit de evaluatie bij de programmabegroting. Hoe kan dit naar een hoger (en meer gelijk) niveau worden gebracht? Het dagelijks bestuur wordt gevraagd: De huidige mogelijkheden voor scholing binnen het eigen fractiebudget dan wel via het budget van de raad nogmaals onder de aandacht te brengen bij de fracties. Om generieke en verdiepende (ontbijt)sessies per commissie in te plannen in het vergaderschema. Achtergrond: Hoe kan het kennisniveau rondom de P&C cyclus worden verbeterd zoals blijkt uit de gehouden evaluatie? Is dat d.m.v.
(ontbijt)sessies bij elk P&C product, meer technische sessies over een specifiek onderwerp, technische sessies per commissie inplannen in het vergaderschema, vragenuurtjes of iets anders? Voor de generieke sessies zouden webinars een oplossing kunnen zijn, zodat er meer flexibiliteit is om dit te bekijken. De onderwerpen voor de verdiepende sessies (2-4 stuks) kunnen worden voorbereid door de adviescommissie C&F (bijvoorbeeld actuele onderwerpen als vastgoed en onderwijshuisvesting). Uiteraard is het belangrijk om de fracties hierbij te betrekken. Actie ambtelijke organisatie en adviescommissie C&F. Vergaderschema voor de jaarstukken In de werkwijzebijeenkomst kwam de wens naar voren om een bredere groep woordvoerders te betrekken bij de behandeling van de jaarstukken dan nu het geval is. Het dagelijks bestuur wordt gevraagd: Om de behandeling van het financiële deel van de jaarstukken separaat te blijven bespreken en te stimuleren om het inhoudelijke beleidsdeel (jaarverslag) te agenderen in de reguliere commissies. Achtergrond: Het is een mogelijkheid om naast een financiële avond over de jaarrekening, het inhoudelijke jaarverslag in de reguliere commissiecyclus te bespreken (in de zes commissies). Zo wordt het eigenaarschap bij de commissies gelegd, zowel wat betreft de inhoud als de tijd die men eraan wenst te besteden.
Dit kan de controlerende en lerende rol van de raad versterken.
Vergaderschema voor de Voorjaarsnota en Programmabegroting Het aantal dagdelen voor de behandeling van de Voorjaarsnota en de Programmabegroting is in Utrecht relatief groot in vergelijking tot andere (grote) gemeenten en drukt relatief zwaar op de beschikbare weken in het vergaderschema. Het dagelijks bestuur wordt gevraagd: Om de huidige planning in het vergaderschema 2024 van de dagdelen vooralsnog te handhaven. Wel wordt voorgesteld in jaren dat de Programmabegroting een technische uitwerking is van de VJN (zoals het afgelopen jaar) naar van vijf naar vier dagdelen van de begrotingsbehandeling over te gaan mits de kwaliteit van de beleidscyclus wordt uitgevoerd conform hetgeen is afgesproken in het raadsvoorstel aanpassing beleidscyclus en begroting. Actie adviescommissie C&F om dit op te pakken (opvolging S&V). Achtergrond: Ten behoeve van de behoefte aan een integraal afweegmoment en verschuiving van financiën van P&C stukken naar reguliere beleidsstukken i.h.k.v. Sturen en verantwoorden kan de raad ervoor kiezen om de Voorjaarsnota ‘uit te vergroten’ en de Programmabegroting te verkleinen, zowel wat betreft de tijd die eraan wordt besteed als de focus. De Programmabegroting gaat dan over de vraag of de opdrachten goed overgenomen die zijn hebben vastgesteld bij de Voorjaarsnota.
In het huidige vergaderschema reserveren we zeven dagdelen voor de Voorjaarsnota en vijf dagdelen voor de Programmabegroting. Er kan een proef worden gedaan met een andere werkwijze. Schriftelijke vragen Het opstellen en beantwoorden van schriftelijke vragen leveren legt vanwege de strakke deadlines veel druk op raadsleden en de organisatie. Hoe kan dit worden verbeterd? Het dagelijks bestuur wordt gevraagd: Het vergaderschema aan te passen waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen technische en politieke vragen. De ambtelijke organisatie te verzoeken om een nazending (binnen een week) van de schriftelijke vragen met een sortering op onderwerp/programma in een handig (klantvriendelijk) format. Achtergrond: Raadsleden hebben circa twee weken voor het lezen van de begroting en het indienen van schriftelijke vragen. In het vergaderschema 2024 zijn de technische sessies gepland vóór het moment dat de schriftelijke vragen worden ingediend.
Om de hoeveelheid schriftelijke vragen te verminderen kan het helpen om voor het indienen van de vragen een (digitaal) spreekuur te organiseren (met het nadeel dat je niet van elkaars vragen profiteert), een (markt)sessie per programma of bijvoorbeeld een teams-sessie voor 3-4 programma’s waar het voorgaande jaar de meeste vragen over zijn dan wel actuele thema’s (scenario's) op spelen? De onderwerpen voor de technische sessie kunnen qua onderwerpen worden voorbereid door de adviescommissie C&F (bijvoorbeeld bezuinigingen en het sociaal domein). Actie ambtelijke organisatie en adviescommissie C&F voor de invulling van de technische avond. De kwaliteit van de beantwoording van de schriftelijke vragen kan beter, zo blijkt uit de evaluatie. Door deze vragen komen ook veel foutjes aan het licht, wat leidt tot een erratum. De stukken moeten voorzien worden van een betere eindredactie is de wens van raadsleden. Het format van de antwoorden kan ook klantvriendelijker.
Algemene beschouwingen De Algemene Beschouwingen: zestien partijen met verschillende spreektijd, geen reactie van het college, één dagdeel. Is dat wenselijk? Het dagelijks bestuur wordt gevraagd: De algemene beschouwingen niet aan te passen ondanks het dilemma tussen weinig spreektijd voor kleinere fracties, het feit dat interrupties in een raadsdebat uit eigen tijd gaan en het risico dat door aanpassing van het de spelregels de duur van de algemene beschouwingen enorm uitloopt met zestien fracties. Achtergrond: De Algemene Beschouwingen (nu 1 dagdeel) bij de VJN kunnen scherper. Hoe kunnen we dat bereiken was een discussie op de werkwijze bijeenkomst? Het zou een hoofdlijnen- of visiedebat moeten zijn, waarvoor de raad misschien meer tijd moet uittrekken? Wellicht eens oefenen met een andere opzet in de vorm van een pilot? Meer spelregels opstellen? Werken met pitches of loting i.p.v. een vaste volgorde voor de inbreng? Moties aankondigen bij de algemene beschouwingen? Beantwoording door college of meer aandacht voor onderling debat. Overige voorstellen De raadstoets is een mooi instrument vinden raadsleden, maar de opvolging van de aanbevelingen verdien aandacht van het college en de raad.
Hoe kunnen we dit bereiken? Het dagelijks bestuur wordt gevraagd: Om de volgende werkwijze vast te stellen bij de raadstoetsen: standaard agendering van de terugkoppeling door het college in een raadsbrief over de opvolging van de aanbevelingen in de desbetreffende raadscommissie. Deze raadsbrief wordt voorzien van een kort advies van de raadsrapporteurs. Achtergrond: Het zou bijvoorbeeld helpen als de opvolging van de raadstoets standaard wordt geagendeerd in de desbetreffende commissie en dat we daarbij een advies toevoegen van de raadsrapporteurs. Dit helpt omdat niet alle raadsrapporteurs woordvoerders zijn op het desbetreffende onderwerp.
Stand van zaken invoering RMV
12 oktober 2023 Arjen Schrijver
Doel presentatie Doel van deze presentatie is om de leden van de adviescommissie Controle & Financiën bij te praten over de stand van zaken met betrekking tot de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording (RMV)
Inhoud 1) Wat is rechtmatigheid? 2) Wat verandert er? 3) Wat zijn de bevoegdheden van de raad en college? 4) Wat heeft de raad al besloten? 5) Waar staat GU met invoering RMV?
1) Wat is rechtmatigheid? (1/4) • Rechtmatigheid in juridische zin is het handelen in overeenstemming met alle wetten en regels • Ihkv RMV is rechtmatigheid een minder omvattend begrip; relatie met het financiële beheer: college moet verantwoorden dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen • Financiële rechtmatigheid = het voldoen aan wet- en regelgeving bij het uitvoeren van financiële beheershandelingen (handelingen die een financieel effect hebben) • Ook mbt bepalingen in gemeentelijke verordeningen, raad- en collegebesluiten
1) Wat is rechtmatigheid? (2/4) • Bij getrouwheid gaat het erom of de informatie juist en toereikend/volledig is, oftewel dat de jaarrekening een getrouwe weergave geeft van de financiële positie en resultaten van de gemeente • 9 rechtmatigheidscriteria (zie volgende slide) (afkomstig van commissie BBV)
1) Wat is rechtmatigheid? (3/4)
1) Wat is rechtmatigheid? (4/4) • Bij de RMV gaat het om de criteria 7, 8 en 9 • Begrotingsrechtmatigheid: uitvoering binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s, budgetrecht van de raad • Voorwaardencriterium: heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen, aspecten zoals: doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur • Misbruik & Oneigenlijk gebruik (‘M&O’): kort aangeduid met “externe fraude” • Voor oordeel accountant over jaarrekening: als het college de rechtmatigheidsfouten getrouw rapporteert in de rechtmatigheidsverantwoording zal de accountant een goedkeurende verklaring afgeven • Accountant kijkt naar alle punten tav getrouwheid en geeft daar oordeel over
2) Wat verandert er? (1/2) • M.i.v. boekjaar 2023 geeft het college een verantwoording over rechtmatigheid af in plaats van de accountant • Invoering was eerst voorzien over 2021, toen 2022 en nu dus definitief over 2023 (na vaststelling relevante wetgeving in Eerste Kamer op 27 september 2022 (Wet op de invoering van de decentrale rekenkamers)) • Aanleiding was rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten’ van de commissie Depla • Reeds in 2016 aangekondigd door Rijk aan Tweede Kamer • Doel: bevorderen gesprek tussen college en raad over rechtmatigheid, grotere bewustwording in organisatie en passend in trend om organisatie zelf aan te spreken over rechtmatigheid • Over 2022: accountant heeft oordeel gegeven over rechtmatigheid & getrouwheid van de jaarrekening • Vanaf verslagjaar 2023: zie volgende slide (afkomstig uit notitie Rechtmatigheidsverantwoording, commissie BADO, 21 juli 2020)
2) Wat verandert er? (2/2) t/m 2022
vanaf 2023
3) Wat zijn de bevoegdheden van raad en college? (1/2) De gemeenteraad is verantwoordelijk voor: ü Het vaststellen van de financiële verordening en de controleverordening –› in Q1 2024 volgt voorstel met aanpassingen, oa agv invoering RMV; ü Het vaststellen van de verantwoordingsgrens en grenswaarde –› aanpassen verantwoordingsgrens in 2e berap 2023, november 2023 in de raad; ü Het vaststellen van het normenkader rechtmatigheid (= inventarisatie van relevante regelgeving, waaronder die van de gemeente zelf (zoals verordeningen)) –› jaarlijkse vaststelling, januari / februari in de raad; ü Het expliciet behandelen van de rechtmatigheidsverantwoording en de toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering bij het behandelen van de jaarstukken –› in juni / juli in de raad (jaarlijks)
3) Wat zijn de bevoegdheden van raad en college? (2/2) Het college is verantwoordelijk voor: ü Het voorstellen van aanpassingen aan de financiële verordening en de controleverordening; ü Het indienen van een raadsvoorstel voor de verantwoordingsgrens waarboven afwijkingen in de RMV moeten worden opgenomen en een raadsvoorstel voor de te hanteren grenswaarde waarbij afwijkingen moeten worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering; ü Het opstellen van het normenkader rechtmatigheid en deze ter vaststelling voorleggen aan de raad; ü Het vaststellen van het Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) beleid en de vaststelling hiervan; ü Het inrichten van de administratieve organisatie en interne beheersing; ü Het monitoren van de voortgang van de rechtmatigheidscontroles; ü Het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en de toelichting op te nemen in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken; ü Het vaststelling van het Controleplan RMV (jaarlijks).
4) Wat heeft de raad besloten? (1/3) • Raad stelt verantwoordings- en rapporteringsgrens vast • Met deze grenzen stelt de raad vast vanaf welke bedragen aan onrechtmatigheden moet worden gerapporteerd • Raad heeft in 2020 de verantwoordingsgrens over 2023 op 1% van de totale lasten vastgesteld en de rapporteringsgrens op € 500.000:
4) Wat heeft de raad besloten? (2/3) • Die 1% voor 2023 is voorgesteld ervan uitgaande dat de RMV al eerder zou zijn ingegaan • Vanwege uitgestelde invoering stelt het college bij de 2e berap 2023 voor om de grens op 1,5% te houden (conform 2022), omdat deze was bedoeld als ingroeipad voor de lerende organisatie in het uitvoeren van de interne controles
• Is ook conform advies van accountant (bij managementletter 2022)
4) Wat heeft de raad besloten? (3/3) • Actualiteit: recentelijk is in consultatie (internet) gegaan de bijgestelde versie van het BADO (= Besluit accountantscontrole decentrale overheden) • Met daarin het voorstel dat de accountant (over de getrouwheid) een grens gaat hanteren vanaf verslagjaar 2024 van 2% over fouten en onzekerheden gezamenlijk:
• Nu is dit nog 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden. • De verantwoordingsgrens RMV waar we naartoe groeien van 1%, is gebaseerd op de materialiteit voor fouten van 1% in de accountantscontrole. • Indien voorstel doorgaat, heeft dit mogelijk ook gevolgen voor de verantwoordingsgrens ihkv de RMV
5) Waar staat GU met invoering RMV? (1/4) Ambtelijke organisatie is ingericht conform het ‘three lines of defense-model’ ü 1e lijn / primaire proces -> IRM’ers / CM’ers zijn verantwoordelijk voor het beheersen van de risico’s en uitvoeren van interne beheersmaatregelen van de werkzaamheden van het primaire proces ü 2e lijn -> businesscontrollers stellen de (verbijzonderde interne) controle plannen op (VIC) die de RMV onderbouwen en voeren de werkzaamheden daarin uit. Concerncontrol stelt controleplan RMV op en bewaakt voortgang van de uitvoering daarvan. ü 3e lijn -> concernaudit beoordeelt de kwaliteit van de VIC’s en reviewt deze plannen en de uitgevoerde VICwerkzaamheden. Tevens voert concernaudit de VIC uit op de OO overstijgende processen inkoop & aanbesteden en subsidies.
Waar staat GU met invoering RMV? (2/4)?
5) Waar staat GU met invoering RMV? (3/4) • 2022 is (intern / ambtelijk) proefjaar geweest • Ambtelijke stuurgroep o.l.v. concerndirecteur Bedrijfsvoering • Kernteam met FIJ, Concernaudit en Concerncontrol • Conclusie over 2022: nog niet goed genoeg om hierover te rapporteren • Start in 2023 is tot nu toe beter: - voortzetting ambtelijke stuurgroep - werken met standaard templates - vragenuurtjes voor betrokken collega’s - verbeterslag op de plannen tbv uitvoering RMV - integratie in planning reguliere (begrotings)cyclus - bezetting VIC rollen op orde • College heeft Controleplan RMV 2023 vastgesteld
5) Waar staat GU met invoering RMV? (4/4) • Stand van zaken medio oktober 2023: ü VIC-plannen zijn opgeleverd en gereviewd door Concernaudit –› alle plannen zijn van voldoende kwaliteit; ü Controleplan Rechtmatigheidsverantwoording 2023 is besproken met accountant ü VIC-werkzaamheden over 1e helft 2023 zijn uitgevoerd en worden momenteel gereviewd door Concernaudit ü Met accountant vindt periodiek overleg plaats over afstemming en samenloop met interimcontroles en werkzaamheden ihkv de jaarrekening
Bijlage: Nadere informatie op internet • VNG-handreiking Invoering Rechtmatigheidsverantwoording – Adviezen en best practices (2020) wordt geupdate, mmv gemeente Utrecht • Notitie Rechtmatigheidsverantwoording van de commissie BADO (2020) • Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de commissie BBV
Vragen?
Adviescommissie Controle en Financiën Dossiernummer
3900
Vertrouwelijk
Nee
Vergaderdatum
15 februari 2024
Agendapunt
5.1
Titel
Raadsvoorstel Wijzigingsbesluiten Financiële verordening en Controleverordening
Behandelend ambtenaar
Stefanie Smith
Telefoon
030 39 88 46 40
stefanie.smith@utrecht.nl
Datum collegebesluit Thema
Bestuur en ondersteuning
Portefeuillehouder
Wethouder Schilderman
Beleidsveld
Financiën
Raadsadviseur (lijst)
Raadsadviseur/Cie Veiligheid, Bestuur en Financiën
Geagendeerd
Vergaderdatum
Adviescommissie Controle en
15 februari 2024
Financiën Voorgesteld besluit
Voorstel aan de gemeenteraad
Wijzigingsbesluiten Financiële verordening en Controleverordening Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Referendabel Geheim
Financiën Bedrijfsvoerings- en Strategienetwerk Stefanie Smith 12086976 Volgt Nee (artikel 1:2 lid 2 onder k Verordening raadgevend referendum) Nee
Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor te besluiten: 1. Het wijzigingsbesluit Financiële verordening vast te stellen, met als belangrijkste wijziging het toevoegen van hoofdstuk 6 Rechtmatigheidsverantwoording. 2. Het wijzigingsbesluit Controleverordening vast te stellen, met als belangrijkste wijziging het vervallen van de controlewerkzaamheden door de accountant ten aanzien van de rechtmatigheid.
Burgemeester en wethouders van Utrecht,
de secretaris,
de burgemeester,
Samenvatting Door veranderde wetgeving is de verantwoordelijkheid voor het rapporteren over de rechtmatigheid van de jaarrekening verschoven van de accountant naar het college. Vanaf verslagjaar 2023 dient het college daarom een rechtmatigheidsverantwoording op te stellen, die door de accountant beoordeeld wordt op getrouwheid. Om dit mogelijk te maken is aanpassing van de Financiële verordening en Controleverordening op korte termijn noodzakelijk. Aanvullend op de nu voorgestelde wijzigingen, zal de Financiële verordening later dit jaar integraal geactualiseerd worden.
Context Aanleiding De gemeente hoort te voldoen aan wet- en regelgeving, oftewel dient rechtmatig te handelen. Daarom gaf de accountant jaarlijks bij de jaarstukken van de gemeente een verklaring over het getrouw beeld én over de rechtmatigheid. Door verandering van de Gemeentewet verschuift vanaf verslagjaar 2023 de verantwoordelijkheid voor de rapportage over de rechtmatigheid van de jaarrekening van de accountant naar het college. Het college is nu verplicht om zelf een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening op te nemen ten aanzien van de financiële beheershandelingen, waarin de overeenstemming met wet- en regelgeving wordt bevestigd. De accountant controleert vervolgens de getrouwheid van deze verantwoording. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is bedoeld om het gesprek tussen de raad en het college over de (financiële) rechtmatigheid te ondersteunen. Het doel hiervan is om de kaderstellende en controlerende rol van de raad op dit vlak te versterken. Daarnaast is het de verwachting dat dit een kwaliteitsimpuls zal geven aan de interne processen en beheersing, zodat het college kan steunen op een adequaat functionerend systeem. Ook is de verwachting dat er meer vooruitgekeken gaat worden naar het oplossen van onrechtmatigheden, omdat het college ook beheersmaatregelen moet formuleren.
De nadere uitwerking van de rechtmatigheidsverantwoording zal nog opgenomen worden in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Vooruitlopend op deze uitwerking, heeft de commissie BBV alvast een modeltekst en toelichting vastgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast heeft zij de Kadernota Rechtmatigheid geactualiseerd (november 2023), aangevuld met de publicatie van een nadere toelichting begrotingsonrechtmatigheid en Q&A rechtmatigheidsverantwoording (november 2023). De Notitie Rechtmatigheidsverantwoording van de commissie BADO is ook herzien (december 2023) en dient als handreiking over de gevolgen van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording voor gemeentes. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft naar aanleiding van de wetswijziging nieuwe modelverordening opgesteld voor de financiële verordening en de controleverordening. Door de wetswijziging is het noodzakelijk dat de Financiële verordening en Controleverordening worden aangepast voor de jaarrekeningcontrole 2023 is vastgesteld. De voorgestelde wijzigingen van deze verordeningen zijn gebaseerd op bovengenoemde informatie en zijn afgestemd met de controlerend accountant. Aansluitend op deze wettelijk vereiste aanpassingen, zal de Financiële verordening dit jaar ook nog verder integraal geactualiseerd worden.
De nieuwe modelverordening van de VNG zal hierbij als uitgangspunt dienen. Juridische context Op 1 januari 2023 is de Wet versterking Decentrale Rekenkamers in werking getreden. Onderdeel van deze wet is een wijziging van de Gemeentewet met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening. Dit heeft effect op zowel de Financiële Verordening als de Controleverordening van de gemeente. Het vaststellen van deze verordeningen is een raadsbevoegdheid, conform respectievelijk artikel 212 lid 1 en artikel 213 lid 1 Gemeentewet.
2
De voorgestelde wijzigingen treden met terugwerkende kracht in werking vanaf 1 januari 2024. Zo wordt afdoende uitvoering gegeven aan de gewijzigde wetgeving en zijn de aangepaste verordeningen van toepassing vanaf de jaarstukken 2023. De voorgestelde wijzigingen hebben geen nadelige gevolgen voor burgers of bedrijven, waardoor inwerkingtreding met terugwerkende kracht toelaatbaar is. Beslistermijn Door de wetswijziging is het noodzakelijk dat de Financiële verordening en Controleverordening worden aangepast voor de jaarrekeningcontrole 2023 is vastgesteld. Beoogd effect Met de vaststelling van de wijzigingsbesluiten wordt in de Financiële verordening en de Controleverordening invulling gegeven aan de wettelijk vereiste rechtmatigheidsverantwoording zodat deze toegepast kan worden vanaf verslagjaar 2023. Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad - 23 november 2023, Raadsbrief Reactie op Managementletter 2023; - 9 november 2023, Tweede Bestuursrapportage 2023: vaststelling van de verantwoordingsgrens voor 2023 op 1,5%; - 17 juni 2021, Regeling Risicovolle Projecten: wijziging Financiële verordening; - 21 januari 2021, Verantwoordingsgrens rechtmatigheid: vaststelling van de rapportagegrens op € 500.000; - 6 juni 2019, Vaststelling Controleverordening gemeente Utrecht; en - 8 december 2016, Actualisatie Financiële verordening gemeente Utrecht.
Tevens is de adviescommissie Controle & Financiën op 12 oktober 2023 geïnformeerd over de stand van zaken van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording.
Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1
Het wijzigingsbesluit Financiële verordening vast te stellen, met als belangrijkste wijziging het toevoegen van hoofdstuk 6 Rechtmatigheidsverantwoording.
Argumenten 1.1
Hiermee sluit de Financiële verordening aan op aanpassingen in externe regelgeving. Met ingang van 1 januari 2023 is de Wet versterking Decentrale Rekenkamers van kracht geworden. Onderdeel van deze wet is een wijzing van de Gemeentewet waardoor het college vanaf verslagjaar 2023 in de jaarrekening verplicht is zelf te rapporteren over de rechtmatigheid in plaats van de controlerende accountant. De Financiële verordening moet worden aangepast om de afspraken tussen raad en college met betrekking tot deze rechtmatigheidsverantwoording vast te leggen.
1.2
De voorgestelde wijzigingen sluiten aan op de modelverordening 212 van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). In 2022 heeft de VNG een geüpdatete versie van het Model Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) gepubliceerd. Het model is aangepast met aspecten die relevant zijn in het kader van rapporteren in de rechtmatigheidsverantwoording. De betreffende artikelen uit het model vormen de leidraad voor de voorgestelde wijzigingen van de Financiële verordening.
1.3
De voorgestelde wijzigingen sluiten aan op de richtlijnen van de commissie BBV.
3
De Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV is de afgelopen periode meerdere malen herzien; de laatste aanpassingen zijn in november 2023 doorgevoerd. Daarnaast zijn een nadere toelichting begrotingsrechtmatigheid en een Q&A rechtmatigheidsverantwoording gepubliceerd (november 2023). Om aan te sluiten bij de meest recente richtlijnen is daarom in overleg met de accountant de modelverordening van de VNG op sommige punten aangevuld. Beslispunt 2
Het wijzigingsbesluit Controleverordening vast te stellen, met als belangrijkste wijziging het vervallen van de controlewerkzaamheden door de accountant ten aanzien van de rechtmatigheid.
Argumenten 2.1
Hiermee sluit de Controleverordening aan op aanpassingen in externe regelgeving. Met de vaststelling van de Wet versterking Decentrale Rekenkamers is artikel 213 van de Gemeentewet aangepast, waarin het getrouwheidsoordeel van de accountant centraal is komen te staan. Vanaf verslagjaar 2023 rapporteert het college hierover in de jaarstukken en zal de externe accountant dit niet meer doen. De accountant geeft dan alleen nog een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Om deze reden is artikel 213 van de Gemeentewet aangepast, waarmee het getrouwheidsoordeel van de accountant centraal is komen te staan. Dit heeft gevolgen voor de controle door de accountant en daarmee op de bepalingen in de controleverordening. De gemeenteraad is de opdrachtgever van de accountant en is belast met de selectie en de aansturing middels een door haar vastgesteld controleprogramma.
Financiën Het eerste jaar van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening vergt extra ambtelijke inspanning. Bij de Voorjaarsnota 2022 zijn middelen beschikbaar gesteld voor uitbreiding van de formatie. De additionele kosten van de benodigde werkzaamheden kunnen hierdoor binnen de begroting opgevangen worden.
Vervolg Na vaststelling zijn de aangepaste Financiële verordening en Controleverordening van toepassing vanaf de jaarstukken 2023 en de daarbij behorende rechtmatigheidsverantwoording. De rol van de raad met betrekking tot het normenkader Rechtmatigheid wijzigt ook. Het normenkader bestaat uit een overzicht van alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Het normenkader voor 2022 is nog door het college vastgesteld en ter informatie met de raad gedeeld. Het normenkader voor 2023 dient de raad vast te stellen, zoals voorgesteld in het wijzigingsbesluit Financiële verordening. Hiervoor ontvangt u separaat een voorstel.
Participatie Er heeft geen participatie plaatsgevonden over dit voorstel.
Communicatie Er is geen aanvullende communicatie voorzien.
(Niet)Referendabel De Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht is niet van toepassing omdat dit een raadsvoorstel betreft ter uitvoering van een besluit van een hoger bestuursorgaan of de wetgever waaromtrent de raad geen beleidsvrijheid heeft (artikel 1:2 lid 2 onder k Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht).
4
Bijlagen Bijlagen besluitvorming - Wijzigingsbesluit Financiële verordening gemeente Utrecht - Wijzigingsbesluit Controleverordening gemeente Utrecht Bijlagen informatief - Financiële verordening gemeente Utrecht – met wijzigingen zichtbaar - Was-wordt-lijst Financiële verordening gemeente Utrecht - Controleverordening gemeente Utrecht – met wijzigingen zichtbaar - Was-wordt-lijst Controleverordening gemeente Utrecht
5
Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl
Aan de gemeenteraad
Behandeld door
Stefanie Smith
Datum
6 februari 2024
Doorkiesnummer
030 - 29 88 46 40
Kenmerk
12086976
stefanie.smith@utrecht.nl
Onderwerp
Rechtmatigheidsverantwoording en actualisatie Financiële verordening
Bijlage(n)
2 (aangehecht)
Beleidsveld
Financiën
Geachte leden van de raad, Gelijktijdig met deze brief ontvangt u een raadsvoorstel om afspraken over de rechtmatigheidsverantwoording te verankeren in de Financiële verordening en Controleverordening, zoals aangekondigd in de Raadsbrief Reactie op Managementletter 2023. Door middel van deze brief informeren wij u hierover en geven aanvullend een toelichting op de verdere actualisatie van de Financiële verordening die later dit jaar zal volgen. Hierbij beantwoorden wij ook de openstaande toezeggingen 535 en 415 die gedaan zijn tijdens de vergaderingen van de commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën van respectievelijk 25 oktober 2023 en 8 juni 2023. Rechtmatigheidsverantwoording Achtergrond Uw raad is eerder over de diverse ontwikkelingen omtrent de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording geïnformeerd, onder andere in de Notitie Rechtmatigheidsverantwoording – Voorstel voor een verantwoordingsgrens (d.d. 6 november 2020), in verschillende managementletters en in het raadsvoorstel bij de Tweede Bestuursrapportage. Door de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording veranderen de rollen van de raad, het college en de controlerend accountant. Ter informatie is vanuit de bovengenoemde notitie een overzicht van de verschillende rollen in de oude en nieuwe situatie als bijlage opgenomen.
In het kort betekent de wetswijziging dat vanaf nu het college rapporteert over de rechtmatige totstandkoming van de jaarrekening ten aanzien van de financiële beheershandelingen in plaats van de controlerend accountant. Hierbij zijn drie specifieke rechtmatigheidscriteria van belang: • Voorwaardencriterium: zijn de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand gekomen? Het jaarlijks door uw raad vast te stellen Normenkader Rechtmatigheid vormt hiervoor het uitgangspunt. Hiervoor heeft u ook een separaat voorstel ontvangen.
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
• •
6 februari 2024 12086976
Begrotingscriterium: handelt het college binnen de door u beschikbaar gestelde budgetten en kredieten? Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium: zijn in (de uitvoering van) het beleid voldoende waarborgen opgenomen om misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen of tegen te gaan?
Gevolgen Jaarstukken 2023 Bij de jaarstukken 2023 zullen wij een rechtmatigheidsverantwoording opstellen op basis van een standaardmodel van de commissie BBV. Ook wordt in het jaarverslag een toelichting geven op de rechtmatigheidsverantwoording in de paragraaf Bedrijfsvoering. Daarnaast worden de geconstateerde fouten en onduidelijkheden die de rapportagegrens1 overschrijden in deze paragraaf opgenomen en voorzien van maatregelen om dit in de toekomst te voorkomen. De accountant zal deze rechtmatigheidsverantwoording beoordelen op getrouwheid. Dit betekent dat de accountant controleert of de verantwoording van het college klopt en voldoende is onderbouwd. Uw raad gaat vervolgens over de bevindingen in gesprek met het college en kan zo uw controlerende rol beter vervullen. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vereist aanpassing van de huidige Financiële verordening en de Controleverordening voordat de jaarrekeningcontrole 2023 is vastgesteld. Voor deze (technische) wijzigingen heeft u nu een voorstel ontvangen. Bredere actualisatie Financiële verordening later dit jaar Het aanbieden van de wettelijk vereiste wijzigingen van de Financiële verordening is een eerste stap geweest in een integrale herziening van de gehele Financiële verordening. Hieronder informeren wij u over het vervolg van deze verdere actualisatie.
Door middel van de Financiële verordening regelt uw raad op hoofdlijnen de spelregels voor het financieel beleid, de financiële organisatie en het financieel beheer. Het is een kaderstellend document en, hoewel het een belangrijke basis biedt, is het gebruikelijk dat niet alle spelregels met betrekking tot financiën letterlijk in de verordening staan (maar bijvoorbeeld in onderliggende voorgeschreven beleidsnota’s). Ter informatie vindt u daarom in de bijlage een weergave van het financieel kader, aangevuld met de belangrijkste financiële uitgangspunten behorende bij de documenten uit de begrotingscyclus. Hiermee beantwoorden wij de eerdergenoemde toezegging 535 met betrekking tot de financiële spelregels. Deze informatie wordt uiteraard betrokken in de actualisatie, waarbij wij een voorstel zullen doen of en in hoeverre een deel van deze spelregels worden vastgelegd in de financiële verordening. Het uitgangspunt voor de actualisatie is de nieuwe modelverordening van de VNG, die ook gebruikt is voor de wijzigingen met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording. Hierop zullen aanpassingen gedaan worden die op de eigenheid en gebruiken van de gemeente Utrecht zijn toegesneden.
In de komende herziening zullen wij, in lijn met gesprekken met uw raad de afgelopen periode, in ieder geval de volgende onderdelen afwegen: - Voorgestelde wijzigingen financiële spelregels zoals geformuleerd in het ‘Overdrachtsdossier gemeente Utrecht 2022’ (17 maart 2022);
1 De huidige rapportagegrens is in 2021 vastgesteld op € 500.000, de verantwoordingsgrens voor 2023 is vastgesteld op 1,5%.
2/8
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
-
-
6 februari 2024 12086976
Wijzigingen naar aanleiding van de indeling Programmabegroting 2024 (o.a. noodzakelijk in relatie tot het autorisatieniveau2); Investeringen (o.a. in relatie tot het autorisatieniveau en ramingen van jaarschijven); Informatievoorziening omtrent wijziging bestemming Rijksmiddelen/corresponderende posten3; Raamwerk ‘Sturen en verantwoorden’; Werkwijze integrale afweging Voorjaarsnota m.b.t. dekkingstekorten volgend uit de financiële paragraaf beleidsnota’s (toezegging 415, commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën 8 juni 2023, zie bijlage voor nadere uitwerking bij de Voorjaarsnota); Werkwijze financiële wensen bij moties en amendementen4; Aanvullende aandachtspunten die uit overleg met uw raad volgen.
De werkzaamheden verwachten we dit verslagjaar te kunnen afronden, zodat de herziene verordening van toepassing zal zijn op de rechtmatigheidsverantwoording over 2024.
Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,
de secretaris,
de burgemeester,
2 Amendement A42 Financieel sturen op huidige programma’s 3 Motie M397 Samen keuzes maken en verantwoordelijkheid delen leidt tot betere resultaten 4 Coalitieakkoord 2022 Investeren in Utrecht – financiën, pagina 8.
3/8
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
6 februari 2024 12086976
Bijlage: Wijziging rollen rechtmatigheidsverantwoording 1) Oude situatie5
2) Nieuwe situatie (vanaf verslagjaar 2023)
5 Erratum: In de oude situatie werd het normenkader vastgesteld door het college en ter informatie met de raad gedeeld.
4/8
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
6 februari 2024 12086976
Bijlage: Overzicht financieel kader Het stelsel van financiële regels binnen de Gemeente Utrecht wordt gevormd door landelijke wet- en regelgeving die in de Financiële verordening worden vertaald naar Utrechtse praktijk. Dit financieel kader kan als volgt worden weergegeven:
Gemeentewet en BBV De Gemeentewet geeft de belangrijkste kaders voor de gemeentelijke financiën. In titel IV van deze wet staan de algemene wettelijke bepalingen over de begroting, de jaarrekening, de administratie en controle en de gemeentelijke belastingen. Deze bepalingen worden uitgewerkt in het Besluit Begroting en verantwoording gemeentes en provincies (BBV). Om een eenduidige uitvoering en toepassing van het BBV te bevorderen is er een commissie ingesteld. De stellige uitspraken in de notities van de commissie BBV moeten door gemeenten opgevolgd worden. Financiële verordening Naast de wettelijke eisen heeft de gemeente ook ruimte om zelf keuzes te maken bij de inrichting van het eigen financieel beleid, beheer en organisatie. De Financiële Verordening bevat op hoofdlijnen deze aanvullende regels. Binnen de Gemeente Utrecht gaat het hierbij over de begroting en verantwoording (begrotingscyclus), het financieel beleid, de paragrafen, de financiële organisatie en financieel beheer en sinds dit jaar de rechtmatigheidsverantwoording. De raad maakt door middel van deze verordening over al deze onderwerpen afspraken met het college en stelt deze vast. Verplichte beleidsnota’s Financiële verordening In aanvulling op de hoofdlijnen uit de Financiële verordening, worden voor specifieke onderwerpen de (financiële) regels in afzonderlijke beleidsnota’s uitgewerkt.
Deze beleidsnota’s worden ook door de raad vastgesteld. In de Gemeente Utrecht zijn de onderstaande nota’s opgenomen in de Financiële verordening: - Beleidsnota Grondbeleid - Beleidsnota Beheer Openbare Ruimte - Beleidsnota Kapitaalgoederen
5/8
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
-
6 februari 2024 12086976
Beleidsnota Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA) Beleidsnota Reserves Beleidsnota Lokale heffingen Financieringsstatuut Beleidsnota Risicomanagement en weerstandsvermogen Beleidsnota Publieke geldverstrekkingen Regeling Risicovolle projecten
Uitvoering De raad stelt door middel van de Financiële verordening het financieel beleidskader vast. Het college is vervolgens verantwoordelijk voor de uitvoering van het (financiële) beleid binnen deze kaders. De uitwerking van het kader door het college is onder andere vastgelegd in uitvoeringsregelingen, maar ook in het Coalitieakkoord 2022 Investeren in Utrecht6. De verdere vertaling naar praktische toepassingen in de ambtelijke organisatie is geregeld in het Handboek Financiën. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste spelregels met betrekking tot de documenten uit de begrotingscyclus. Voorjaarsnota Heroverweging van de vastgestelde begroting, inclusief investeringen, reserves en voorzieningen, vindt plaats bij de Voorjaarsnota. Hier ligt het zwaartepunt van de integrale afweging. Het college stelt hierbij het maatschappelijk effect van financiële ontwikkelingen voorop, bijvoorbeeld als er extra rijksmiddelen komen. Daarom verwerken we deze ontwikkelingen zo snel mogelijk in de begroting, op een cyclusmoment zoals vastgelegd in de Financiële verordening6. Op een aantal financiële ontwikkelingen hebben wij geen invloed; we noemen dat knelpunten. Dit zijn significante autonome ontwikkeling (> €0,1 mln.) die beleidsmatig niet bijgestuurd kunnen worden.
Knelpunten worden alleen in de Voorjaarsnota opgenomen indien deze voldoen aan drie criteria: o Onvermijdbaar: de activiteit is een wettelijke taak of verplichting; o Onoplosbaar: binnen doelstelling of programma; o Onuitstelbaar: de activiteit moet starten in 2024/2025 Eventuele resterende voordelen uit de Resultaatbestemming (zie hieronder) worden ingezet bij de integrale afweging. Zoals is toegezegd bij het raadsvoorstel Aanpassing beleidscyclus en programmabegroting (toezegging 415) zullen nog ongedekte beleidsvoornemens uit vastgestelde beleidsnota’s worden meegewogen bij de integrale afweging en prioritering in de Voorjaarnota. Hiervoor zal een overzicht worden verstrekt. Programmabegroting Ieder jaar presenteert het college de Programmabegroting, waarin de keuzes die gemaakt zijn bij de integrale afweging in de Voorjaarsnota worden uitgewerkt voor het komende verslagjaar. De begroting sluit: inkomsten en uitgaven zijn structureel in evenwicht6. We kiezen voor een nieuwe norm voor de netto schuldquote, in lijn met het financieel toezichtkader van de provincie6. Eerste en Tweede bestuursrapportage Door middel van de bestuursrapportages wordt de raad geïnformeerd over majeure ontwikkelingen met betrekking tot de laatst door de raad vastgestelde begroting en de voortgang van de uitvoering van het coalitieakkoord.
Daarnaast worden budgetneutrale bijstellingen (inclusief actualisatie investeringskredieten), technische bijstellingen en corresponderende posten in de Programmabegroting verwerkt. Majeure afwijkingen kunnen worden gevoegd door politiek-bestuurlijke overwegingen.
6
Coalitieakkoord 2022 Investeren in Utrecht – financiën, pagina 8
6/8
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
6 februari 2024 12086976
Voor majeure financiële afwijkingen gelden de volgende richtlijnen: 1) Majeure ontwikkelingen
Majeure ontwikkelingen zijn niet budgetneutraal en leiden niet automatisch tot een begrotingswijziging. Het betreft: - financiële afwijkingen van meer dan 10% van de lasten/baten per programma; - en/of een afwijking groter dan € 500.000 ten opzichte van de begrote lasten of baten per programma; - en/of een afwijking groter dan € 100.000 per doelstelling; - én is het onvermijdbaar, onoplosbaar en onuitstelbaar (drie O’s); - óf het voldoet niet aan bovenstaande spelregels maar is politiek-bestuurlijk relevant (bv. beleidswijzigingen). 2) Budgetneutrale bijstellingen
Dit zijn wijzigingen die budgetneutraal zijn en leiden tot een begrotingswijziging: - financiële afwijkingen van meer dan 10% van de lasten/baten per programma; - en/of een afwijking groter dan € 500.000 ten opzichte van de begrote lasten of baten per programma; - en/of een afwijking groter dan € 100.000 per doelstelling; - én bij verhoging baten en lasten een directe samenhang tussen beiden; - én overheveling alleen voor incidentele budgetten; - én reservemutaties conform doel reserve; - óf het voldoet niet aan bovenstaande spelregels maar is politiek-bestuurlijk relevant of een SPUK (bv. beleidswijzigingen). 3) Technische bijstellingen
Dit zijn wijzigingen die zijn budgetneutraal en leiden tot een begrotingswijziging. Het betreft een technische aanpassing of een verwerking van een reeds genomen raadsbesluit. Er zijn twee niveaus van autorisatie mogelijk: - College: mutatie binnen het programma en/of cluster, maar tussen doelstellingen en/of producten. - Raad: een programma en/of clusteroverstijgende mutatie. Aanvullend gelden de volgende uitgangspunten: • Het College neemt geen besluiten zonder dat de financiële consequenties en risico’s volledig in beeld zijn gebracht en gedekt. • Het verwachte rekeningresultaat dat in een bestuursrapportage wordt vermeld, is een prognose. Pas als het definitieve rekeningresultaat bekend is, is resultaatbestemming aan de orde. Zie hieronder bij ‘Jaarstukken – Resultaatbestemming’. • Tegenvallers in de exploitatie worden in beginsel gecompenseerd in het begrotingsprogramma (of doelstelling) waar het tekort is ontstaan. Zoveel mogelijk door vermindering aan de lastenkant van de begroting. Dat wil zeggen het vertragen, verminderen of stoppen van ambities, dan wel vergroten van doeltreffendheid en doelmatigheid. • In principe worden de risico’s binnen een project opgevangen binnen het project en de desbetreffende opgave. • Meevallers door extra rijksinkomsten voor een specifiek doel beoordelen we in relatie tot de gemeentelijke inzet voor dat doel7.
Jaarstukken - Resultaatbestemming Jaarlijks wordt na afloop van het jaar, gelijktijdig met het opstellen van de jaarstukken, de bestemming van het rekeningresultaat voorbereid. De resultaatbestemming wordt gevoed vanuit organisatieonderdelen door zogenaamde resultaatbestemmingsvoorstellen (ook wel bestedings- en dekkingsvoorstellen). 7 Coalitieakkoord 2022 Investeren in Utrecht – financiën, pagina 8
7/8
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
6 februari 2024 12086976
Als er een positief resultaat blijkt uit de jaarstukken ná toekenning aan resultaatbestemmingsvoorstellen, wordt dit in de eerste plaats ingezet voor aanvulling van het weerstandsvermogen tot 18. Eventueel resterend positief saldo, wordt betrokken bij de integrale afweging bij de Voorjaarsnota. Een resultaatbestemmingsvoorstel moet in (minstens) één van de drie onderstaande categorieën vallen9: 1) Resterende incidentele budgetten Budgetten voor incidentele programma’s of projecten kennen niet altijd een voorspelbaar kostenverloop. Indien project- of programmadoelstellingen nog niet zijn gerealiseerd en er resteert nog budget dan kan dit via een resultaatbestemmingsvoorstel worden doorgeschoven naar het volgende begrotingsjaar. Indien project- of programmadoelstellingen sneller zijn gerealiseerd kan een dekkingsvoorstel worden ingediend vanuit het volgende jaar. Hierbij wordt in de toelichting aangegeven uit welk raadsbesluit blijkt dat het budget incidenteel beschikbaar is gesteld voor een bepaalde activiteit waarvan de uitvoering nog niet is afgerond of sneller is afgerond in het afgelopen begrotingsjaar.
2) Stortingen in reserves conform het vastgestelde doel van de reserve Reserves worden gevormd om te sparen voor een specifiek doel, om bepaalde kosten en opbrengsten over jaren heen te egaliseren of om eenmalige bijdragen ten behoeve van investeringen die afgeschreven dienen te worden meerjarig beschikbaar te houden (vaste activa reserve). Het doel van de reserves staat toegelicht in de begroting en de jaarstukken. 3) Onttrekkingen aan reserves conform het doel van de reserve Er wordt onttrokken aan een reserve als er uitgaven zijn gedaan in de exploitatie waar geen exploitatiebudget voor is maar waar wel een bestemmingsreserve/egalisatiereserve met ruimte voor aanwezig is. Het doel van de reserves staat toegelicht in de begroting en de jaarstukken.