Agendabundel
Tekst van het document
Bundel - Adviescommissie Controle en Financiën van 26 augustus 2022
Agenda bijlagen Zomersessie adviescie 2022.pptx 1 2
Opening Nieuwe opzet begroting 09.45-12.30 uur Raadsbrief Proces verbetering begrotingsstukken.docx.pdf Voorstel verbeteringen begroting - januari 2022.docx
3
Diverse onderwerpen 13.30 - 16.00 uur 16082022 Bespreeknotitie financiële werkwijzen raad .docx Jaarplan adviescommissie C&F 2022 (aug).docx Jaarplan adviescommissie C&F 2023 (augustus).docx
Zomersessie 26 augustus Adviescommissie C&F
Agenda 26 augustus 2022 • Inloop 09.30 (The Green House, Croeselaan 16) • 09.45-12.30 Nieuwe opzet begroting • • • • •
Korte basispresentatie over sturen en verantwoorden (met bijzondere aandacht voor de begroting binnen het proces van sturen en verantwoorden) Sneak preview programmabegroting 2023 Inzoomen op de begrippen stuurbaarheid, leesbaarheid, en beïnvloedbare kosten In gesprek en aan de slag: wat heeft de raad nodig om beter te kunnen sturen? Vervolg: hoe gaan we verder met de opbrengst van de sessie
• Lunch: 12.30-13.30 • 13.30-16.00 Diverse onderwerpen • • • •
Evaluatie: hoe vindt iedereen het gaan de afgelopen maanden, wat valt op, wat gaat goed en wat kan beter. Waar is behoefte aan, zowel qua inhoud als werkwijze met de adviescie? Financiële dekkingen bij voorstellen vanuit de raad (zie bijgevoegde bespreeknotitie). Jaarplan 2023: wat gaan we als adviescie doen in 2023? Update financiële positie (Deloitte) vervolg van het introductieprogramma (indien tijd beschikbaar).
• Borrel 16.00
Dank voor jullie aandacht!
2 Nieuwe opzet begroting 1 Raadsbrief Proces verbetering begrotingsstukken.docx.pdf
Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl
Aan de gemeenteraad
Behandeld door Doorkiesnummer E-mail Bijlage(n)
M. van Wely 030-2867166 m.van.wely@utrecht.nl -
Datum Kenmerk Onderwerp Beleidsveld
5 juli 2022 9524828 Proces verbetering begrotingsstukken Financiën
Geachte leden van de raad, Bij de behandeling van de Voorjaarsnota 2021 in de commissie Veiligheid, Bestuur, en Financiën op 21 juni 2022 hebben wij toegezegd uw raad voor het zomerreces te informeren over het proces tot betere begrotingsstukken, met deze brief gaan wij daar graag op in. Daarnaast is toegezegd om bij de programmabegroting 2023 voor de grote opgaven in de stad aan te geven wat dit betekent in termen van uitwerking, en zullen we uw raad bij de programmabegroting informeren over de invulling van de ambtelijke capaciteit bij het uitvoeren van het coalitieakkoord. Blijvende verbetering begrotingsstukken We zetten ons in voor een grote verbetering wat betreft leesbaarheid en stuurbaarheid van onze begrotingsstukken (en de hieruit volgende jaarstukken). Bij de programmabegroting 2022 is hierin een eerste stap gezet, bijvoorbeeld door de investeringen duidelijker te presenteren. De volgende stap is erop gericht om de leesbaarheid van de programmabegroting 2023 te verbeteren en de omvang van de begrotingsstukken te beperken. Bij de programmabegroting 2024 blijven we verder werken aan de leesbaarheid en zullen we wijzigingen voorstellen die de raad en de organisatie beter in staat te stellen om te sturen (en verantwoorden). In de volgende alinea’s lichten we dit verbeterproces kort toe.
Programmabegroting 2023 In de programmabegroting 2023 zetten we een volgende stap, gericht om leesbaarheid te verbeteren en omvang te verminderen. De programma-indeling voor de programmabegroting 2023, met 17 programma’s, blijft nog gehandhaafd. We verbeteren de leesbaarheid van de programmabegroting 2023 door een uniforme structuur voor alle programma’s toe te passen (met uitzondering van de financiële programma’s). Hiermee komen we tegemoet aan de behoefte van de raad aan meer uniformiteit tussen de programma’s. De wijzigingen in de structuur zijn op hoofdlijnen toegelicht in de adviescommissie Controle en Financiën van 21 april 2022, en hebben geen gevolgen voor het budgetrecht van de raad.
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
5 juli 2022 9524828
Ook in de structuur van de andere hoofdstukken voeren we aantal wijzigingen door om de leesbaarheid te vergroten. Zo voegen we in het hoofdstuk Paragrafen de onderdelen Weerbaarheid en Wendbaarheid en Weerstandsvermogen en Risico’s samen, zoals vorig jaar besproken met de adviescommissie Financiën. Bij het onderdeel Verbonden Partijen in dit hoofdstuk voegen we een risicoprofiel toe per verbonden partij. Ook verbeteren we de leesbaarheid van het onderdeel Investeringen in de Paragrafen. De uniforme structuur voor de programma’s is gebaseerd op wat we wettelijk moeten verantwoorden volgens het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en opgebouwd aan de hand van de volgende vragen: • • •
Wat willen we bereiken? Wat gaan we daarvoor doen? Wat kost het?
De vragen worden per programmadoelstelling beknopt en ter zake beantwoord, zodat uw raad het geheel beter kan overzien. Om de omvang te beperken laten we algemene beschrijvingen weg. Hieronder volgt een korte toelichting op de belangrijkste wijzigingen onder de eerste vraag (wat willen we bereiken?) en de tweede vraag (wat gaan we daarvoor doen?) ten opzichte van de programmabegroting 2022. •
Wat willen we bereiken? In de programmabegroting 2022 zijn programmadoelstellingen verder uitgewerkt in subdoelstellingen en effectdoelstellingen. In de programmabegroting 2023 voegen we deze verschillende niveaus van doelstellingen samen tot één niveau. Hiermee voorkomen we veel dubbelingen, omdat voor veel programma’s (maar niet voor alle) de subdoelstelling en/of de effectdoelstelling gelijk is aan de programmadoelstelling. Deze samenvoeging heeft geen gevolgen voor het budgetrecht van de raad. Concreet houdt deze samenvoeging in dat het niveau subdoelstellingen uit de programmabegroting 2022 de doelstellingen worden in de programmabegroting 2023.
•
Wat gaan we daarvoor doen? In de programmabegroting 2023 brengen we onderscheid aan in onze prestaties. Per doelstelling geven we aan 1) wat we doen in het begrotingsjaar 2023, 2) wat we altijd doen (wettelijke en/of structurele taken), 3) wat onze meerjarige trajecten zijn. Door dit onderscheid te maken is voor uw raad beter inzichtelijk welke keuzes wij voorstellen om te komen tot realisatie van de doelstellingen. We beschrijven kort en bondig welke concrete activiteiten we in de drie categorieën ondernemen, ter vervanging van de vaak lange toelichtingen in de programmabegroting 2022.
In het vierde kwartaal 2022 passen we de financiële verordening aan en leggen deze ter besluitvorming voor aan uw raad. Hierin nemen we ook de structuurwijziging in de programma’s mee. Doorontwikkeling richting Programmabegroting 2024 Het voorstel is om verdergaande aanpassingen in de programmabegroting 2024 samen met uw raad vorm te geven. Hierbij gaat het om aanpassingen die de leesbaarheid verder vergroten en uw raad en de organisatie beter in staat stellen om te sturen (en verantwoorden). Op 26 augustus 2022 staat een eerste bijeenkomst gepland met de adviescommissie Controle en Financiën over de programmabegroting 2024. Wij stellen voor om na de behandeling van de programmabegroting 2023 in uw raad een tweede bijeenkomst met de adviescommissie te plannen om de programmabegroting
2/3
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
5 juli 2022 9524828
2023 te evalueren en kansen voor verdere verbetering te inventariseren. Op basis hiervan werken wij een voorstel uit voor de volgende verbeterslag in de programmabegroting 2024. Dit voorstel leggen wij, na bespreking in de adviescommissie, ter besluitvorming voor aan uw raad bij de Voorjaarsnota 2022/1e bestuursrapportage 2023. Na besluitvorming door uw raad, verwerken wij de structuurwijzigingen in de programmabegroting in de financiële verordening. Bovenstaande planning is op hoofdlijnen opgenomen in de tabel hieronder.
Wanneer 3e kwartaal 2022 4e kwartaal 2022 4e kwartaal 2022 1e kwartaal 2023 2e/3e kwartaal 2023
2e/3e kwartaal 2023 1e/2e kwartaal 2024
Wat 1e bijeenkomst met adviescommissie Controle en Financiën Financiële verordening 2e bijeenkomst met adviescommissie Controle en Financiën 3e bijeenkomst met adviescommissie Controle en Financiën Behandeling en besluitvorming Voorjaarsnota/1e bestuursrapportage
Doel Inventariseren verbeteringen programmabegroting 2024 Actualiseren van de Financiële verordening Evalueren programmabegroting 2023 Bespreken voorstel aanpassingen programmabegroting 2024 Besluitvorming voorstel aanpassingen programmabegroting 2024
Opstellen programmabegroting 2024 nieuwe stijl. Opstellen Voorjaarsnota 2024 nieuwe stijl
Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,
de secretaris,
de burgemeester,
3/3
1 Voorstel verbeteringen begroting - januari 2022.docx
Voorstel verbeteringen begroting – januari 2022 Aanleiding Gedurende raadsperiode 2018-2022 heeft de Raad meermaals aangegeven dat de begrotingsstukken als te omvangrijk en niet goed leesbaar worden ervaren. Hierdoor neemt de informatiewaarde af. Dit is terug te lezen in o.a. moties 2019/102 en 2021/315. Dit wordt ook beaamd door de accountant, de adviescommissie en in de raadstoetsen. Dit voorstel stelt een aantal suggesties voor verbeteringen voor de begrotingsstukken voor.
Verbeterpunten uit moties 2021/315 1. Leesbaardere en kortere begrotingsstukken met minder algemene beschrijvingen en meer inzicht in nieuwe politieke keuzes. 2. Verschillen duiden tussen politieke keuzes in de nieuwe t.o.v. de vorige begroting. 3. Meerjarige trends duiden. 4. Meer informatie uit de begroting overbrengen aan de Raad én bewoners met verduidelijkende beelden, zoals grafieken, infographics en tabellen. 2019/102 1. Per programma hoofd- en bijzaken scheiden. 2. Leesbaarheid vergroten.
Suggesties voor verbeteringen begroting Begroting digitaal aanbieden Standaardiseer de onderdelen van alle programma’s. Neem hierbij een voorbeeld aan de begroting van bijvoorbeeld ’s-Hertogenbosch en Almere.1 Een voorbeeld van gestandaardiseerde programmaonderdelen kan er als volgt uitzien: o Ambitie o Doelstellingen ▪ Wat willen we bereiken? ▪ Indicator ▪ Wat gaan we ervoor doen? o Effecten Coronacrisis o Financiën o Investeringen o Subsidies o Verbonden partijen o Risico’s o Beleidskaders Per programmaonderdeel is ruimte voor een kernachtige tekst passend bij het doel van het programmaonderdeel. Het onderdeel ‘Effecten Coronacrisis’ laat zodoende meer ruimte voor context dan het onderdeel ‘Ambitie’. Neem hierbij het motto ‘minder is meer’ in acht. Om tegemoet te komen aan lezers die de begroting liever fysiek beschikbaar hebben, kan de optie van een printversie van de digitale begroting aangeboden worden. 1 Begroting ’s-Hertogenbosch: Home | Begroting 2021 (begroting-2021.nl)
Begroting Almere: Home | Programmabegroting 2021 (begroting-2021.nl)
1
Cijfers visualiseren Digitale visualisaties bieden de mogelijkheid om veel informatie overzichtelijk weer te geven, waar tekst meer ruimte en woorden nodig heeft. Onderstaand een aantal voorbeelden hiervan. In deze visualisaties kunnen verschillende filters toegepast worden, zoals uitgaven, ontvangsten, verplichtingen, en kan tussen twee weergave van de visualisatie gekozen worden (cirkel-2 en staafdiagram3). Het kan interessant zijn om naast deze posten ook visualisaties te maken voor de uitschieters, afwijkingen en bijzondere posten in de begroting. Juist deze categorieën kunnen aanleiding zijn tot het stellen van vragen.
Afbeelding 1: Visualisatie uit de Rijksbegroting.
Afbeelding 2: Visualisatie uit de Rijksbegroting.
Een andere optie voor het visualiseren van cijfers heeft betrekking op de vraag waar ruimte in de cijfers zit. Een manier om hier inzicht in te krijgen is door beïnvloedbare en niet beïnvloedbare posten apart te specificeren en zo aan te geven waar mogelijkheden voor beïnvloeding zijn. Onderstaand een voorbeeld van hoe gemeente Almere dit gevisualiseerd heeft.4
Afbeelding 3: Visualisatie uit de begroting 2022 van gemeente Almere.
2 Visuals | Ministerie van Financiën - Rijksoverheid (rijksfinancien.nl)
Aanvullend bij de visualisaties (afb. 1 en 2) worden in de visuele begroting van het Rijk de bedragen voor elke post gespecificeerd. Een afbeelding hiervan is niet opgenomen in dit voorstel. 3 Visuals | Ministerie van Financiën - Rijksoverheid (rijksfinancien.nl) 4 Beïnvloedbaarheid | Programmabegroting 2022 (begroting-2022.nl)
2
Financiële oplegger bij de begroting per portefeuille In een financiële oplegger wordt per portefeuille ingegaan op de beschikbare budgetten, obstakels en ambities. Hierbij worden begrotingsjaren vergeleken en zijn links naar verdiepende bronnen beschikbaar. Een voorbeeld hiervan kan gevonden worden bij gemeente Rotterdam (afbeelding 4).5
Afbeelding 4: pagina 34 van de ‘Oplegger jaarstukken 2019’, gemeente Rotterdam.
De ‘financiële hoofdlijnen’ destilleren uit de begroting en aanbieden bij de begroting De argumenten voor een meer ‘to the point’ begroting en de toevoeging van visualisaties komen in dit punt bij elkaar. In het document ‘financiële hoofdlijnen’ wordt enkel op de cijfers van de begroting gefocust – op het niveau van baten, lasten, reserves en bijstellingen van de begroting als geheel. Gemeente Rotterdam heeft hier een voorbeeld van beschikbaar (afbeelding 5).6 Een dergelijk document komt tegemoet aan de wens van de Raad om meer inzicht te krijgen in meerjarige financiële trends, in de verschillen van de huidige begroting ten opzichte van eerdere begrotingen en om meer visualisaties toe te passen om zo de informatiewaarden te vergroten.
5 https://rotterdam.raadsinformatie.nl/document/8716473/1#search=%22oplegger%22
Ook de bron van afbeelding 4. 6 Home | Begroting Rotterdam 2022
3
Afbeelding 5: pagina 5 van de ‘Financiële hoofdlijnen’, begrotingsperiode 2022-2025, gemeente Rotterdam.
Randvoorwaarden voor het slagen van het verbeteren van de begroting Betrek collega’s van het Stadskantoor bij het vormgeven en de inhoud van een digitale begroting. Focus hierbij op een ‘nieuwe stijl’ van verslaglegging waar in samenwerking tussen de Raad en de organisatie naartoe gegroeid moet worden. Zoek hierbij ook de ervaring op van andere gemeenten, denk aan ’s-Hertogenbosch en Almere. Kijk voorafgaand aan het schrijven samen met de schrijfcoaches en schrijvers van de begroting naar nieuwe richtlijnen voor de inhoud en omvang van de begroting. Zoek commissiegriffiers op voor ondersteuning bij het lezen van en vragen stellen bij de begroting. Denk aan vragen als ‘welke invloed kun je wanneer uitoefen op de inhoud van de begroting?’, ‘op welk niveau moet je vragen stellen en lezen?’, ect.
Advies 1. 2. 3. 4. 5.
Maak de digitale begroting toegankelijker. Standaardiseer de opbouw van de programma’s. Streef naar een korte en gefocuste schrijfstijl die past bij het format van de digitale begroting. Geef cijfers weer in visualisaties en plaats tekst daarbij een ondersteunende rol. Focus op de afwijkende cijfers in plaats van op de constante posten door de uitschieters en afwijkingen of de beïnvloedbare en niet beïnvloedbare posten te visualiseren.
4
3 Diverse onderwerpen 1 16082022 Bespreeknotitie financiële werkwijzen raad .docx
Bespreeknotitie dekking bij financiële voorstellen Opgesteld door Jantine Zwinkels, Danielle Rijnders en Rein-Aart van Vugt.
Inleiding
De raad worstelt al enige tijd om voorstellen in te dienen (moties en amendementen) die een financiële consequentie hebben. Gezien de informatieachterstand van de raad ten
opzichte van het college is het voor de raad lastig om een goede financiële dekking te
vinden bij het indienen van voorstellen. Hierdoor is er tijdens de raadsbehandeling vaak discussie over de dekking van een voorstel en minder discussie over de inhoud van het voorstel. Dit leidt dikwijls tot frustratie bij de raadsleden.
Dit probleem kwam ook veelvuldig aan bod tijdens het introductieprogramma (sessie met de accountant, Rein-Aart van Vugt). Hij gaf hierbij aan dat andere gemeenten dit anders aanpakken.
Het voorliggende probleem is nadien opgenomen in het coalitieakkoord: We vragen het
college een voorstel te doen ter verbetering van de afweging van financiële wensen bij moties en amendementen, dat recht doet aan ieders verantwoordelijkheid voor een zorgvuldige verdeling van de middelen en hierover met de raad in gesprek te gaan. Daartoe maken we in de begroting per doelstelling inzichtelijk in hoeverre bedragen beïnvloedbaar zijn.
De adviescommissie C&F heeft dit onderwerp geagendeerd voor de zomersessie op 26 augustus om vooruitlopend op het voorstel van college met elkaar van gedachten te wisselen. Hierbij is ook de accountant aanwezig die voorbeelden zal aandragen van andere gemeenten zoals uiteengezet tijdens het introductieprogramma.
Uiteraard dienen afspraken te voldoen aan de spelregels vanuit het financieel toezicht door de provincie, het BBV (sluitende begroting) en de interne spelregels van de
Gemeente Utrecht. Volgens de accountant is dit echter geen belemmering om spelregels hiervoor op te stellen.
Deze notitie zet de verschillende mogelijkheden uiteen voor deze problematiek.
Proces
Dit onderwerp wordt op 26 augustus behandeld op de Zomersessie van de
adviescommissie C&F. Het voorstel van het college kan vervolgens worden voorzien van een advies namens de adviescommissie C&F o.b.v. de opgehaalde input. We kunnen dit proces dan na een jaarcyclus evalueren en indien nodig aanpassen. Probleemstelling
De werkwijze voor het dekken van financiële vereisten van moties en amendementen is niet vastgelegd. Moet er een dekking aangeleverd worden en zo ja, hoe ziet die
dekking er uit? In de huidige werkwijze raadt het college vanwege (onduidelijkheid
over) de dekking vaak uit formele overwegingen moties en amendementen af. Hoewel
politiek ook gaat om verdeling van geld, leidt de (procedurele) dekkingsdiscussie vaak af van de inhoudelijke discussie in de raad.
Waarom is het lastig om financiële dekkingen te vinden voor raadsleden? Voor raadsleden is het lastig een dekking te vinden om te volgende redenen: •
De technische systematiek van dekkingen is complex en is ambtelijk nauw afgestemd. Het is voor raadsleden, als onderdeel van een lekenbestuur, lastig om op hoog ambtelijk-technisch niveau dekkingen te vinden.
•
Het autorisatieniveau waarop raadsleden dekkingen vaststellen ligt op programmaniveau, terwijl de dekkingen van een veel kleinere orde zijn (meestal enkele tienduizenden euro’s).
•
Raadsleden willen het college in positie houden om de raad te informeren over dekkingen en de ambtenaren te laten adviseren over de financiële systematiek.
•
Raadsleden vinden principieel niet dat zij dekkingen zouden moeten vinden/schrijven omdat zij gaan over de (politieke) inhoud en geld de inhoud moet volgen, niet andersom.
Keuzemenu voor het opstellen van voorstellen met een financieel component (zijn dus naast elkaar mogelijk).
1. Voorstellen met dekking. De recht-toe-recht-aan optie. Dit voorstel beschrijft duidelijk het voorstel dat wordt gedaan en de bijbehorende dekking (binnen of buiten een programma). Als het voorstel een meerderheid krijgt, maakt de raad een heldere keuze, waar het college mee aan de slag moet. Maar dit is in praktijk dus erg lastig. 2. Voorstel met verzoek tot dekking. Raadsleden kunnen een voorstel indienen, waarbij de dekking niet (expliciet) wordt omschreven, maar die wel het college verzoekt om met een dekkingsvoorstel te komen voor het aangenomen voorstel. Bij deze voorstellen krijgt het college de opdracht om zelf op zoek te gaan naar dekking en geeft de raad ruimte aan het college. Raadsleden zullen het dekkingsvoorstel moeten controleren op de wenselijkheid ervan. Dit dekkingsvoorstel kan bijvoorbeeld worden aangeboden als onderdeel van het raadsvoorstel bij de Voorjaarsnota (integrale afweging, structurele middelen) of bijvoorbeeld bij de bestuursrapportage (incidentele middelen uit lopend begroting). 3. Voorstellen met onderzoek naar dekking. Raadsleden kunnen een motie indienen, waarbij je de opdracht geeft om uit te zoeken wat het zou gaan kosten / of het financieel uitvoerbaar zou zijn. Daarmee verzoek je nog niet tot een dekking, maar wil je het eerst nog verkennen om daarmee ook de wenselijkheid te kunnen bepalen.
Middels een raadsbrief kan het college hier dan op terugkomen, waarop het aan de raadsleden is te brief te agenderen en een definitieve uitspraak te doen.
1 Jaarplan adviescommissie C&F 2022 (aug).docx
Jaarplan Adviescommissie Controle en Financiën 2022 (augustus 2022) Datum en tijdstip 2022
Onderwerpen
Uitgangspunten
Overige onderwerpen (veeglijst en lopende toezeggingen)
Do. 20 januari
Do. 17 februari
In beginsel 8 x 1,5-2 uur overleg, waar nodig in aanwezigheid van ambtelijke organisatie, rekenkamer en accountant. De cursief gedrukte onderwerpen zijn aanvullende onderwerpen (naast de reguliere cyclus). Onderwerpen voor de adviescommissie (kunnen) zijn: jaarstukken, voorjaarsnota, programmabegroting, financiële verordeningen en beleidsnota’s, art. 213a-onderzoeken, alle overige onderwerpen waarvan de adviescommissie van oordeel is dat deze een (sterke) financiële component bevatten. Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. We vergaderen van 20.00-21.30/22.00. Uitkomsten onderzoek cederen kasstromen erfpachtcontracten, adviescie 20-1-2020 (voor VJN 2021) --> uitgesteld**. Budgetrecht van de raad (voorstel volgt, bijvoorbeeld MPR) --> vanuit zomersessie 2020 en advies bij de PB 2021 --> lopend Financiële spelregels (27-10-2020) Voortgang financiële paragraaf in RV (toezegging wethouder, tevens lopend bij RV begrotingswijzing) Voortgang rechtmatigheidsverantwoording door college (reflectie bij de JS 2021) & aanpassen controleverordening (rechtmatigheid) --> opgenomen bij de paragraaf BV in de JS. Nota WAAVA (Q4 2022): bijeenkomst met adviescie, raadsbrief en aangepast raadsvoorstel. MPR
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Overdrachtsdocument
Update leesbaarheid/begroting van de toekomst
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
Vergadering adviescommissie (120 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
WAAVA (tijd: 30 minuten)
1e begrotingswijziging 2022 (tijd: 10 minuten)
Aanpak raadstoets na verkiezingen (tijd: 15 minuten)
Update status adviezen realisatie en begroting (eens per kwartaal tijd: 15 minuten)
Overdrachtsdocument afronden (tijd: 15 minuten)
Update leesbaarheid/begroting van de toekomst (tijd: 15 minuten)
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
Datum en tijdstip 2022
Onderwerpen
Do. 21 april
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Jaarverslag/jaarplan Rekenkamer (jaarplan loopt tot eind 2022) en jaarplan Concernaudit (loopt van april tot en met maart) --> concernaudit naar juni en september.
213a-onderzoek naar de opgave ‘Veerkracht en gelijke kansen’
1e commissie na verkiezingen (kennismaking)
Begroting van de toekomst
Invulling TB JS/VJN (15 minuten)
Voortgang accountantscontrole (15 minuten)
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
Do 2 juni (let op langer
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
door VJN en JS)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Jaarstukken (beschikbaar 21 april 2022)
(concept) Accountantsrapport van bevindingen, incl. accountantsverklaring
Concept Reactie van het college op het accountantsrapport
Voorjaarsnota (beschikbaar 12 mei 2022) --> TB MPR??
Berap incl. resultaatsbestemming en MPUV en MPR
(eventueel) Advies aan commissie VBF n.a.v. Voorjaarsnota/Berap/JS
Jaarplan concernaudit (10 minuten)
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
20.00-22.00
over de Jaarstukken
Zomersessie adviescie
Nader in te vullen:
C&F
Inloop 09.30
26 augustus 09.3016.30
Ochtend 09.45-12.30 (pauze 15 minuten) -
Aanbesteden, subsidies: hoe zit het nu? NB: Raadsleden hebben hier vaak
-
Nieuwe opzet begroting van de toekomst en het budgetrecht van de raad (90
-
vragen over. (45 minuten)
minuten). Aan de hand van een voorbeeld programma wordt de nieuwe
opzet met de adviescommissie besproken. Wat zijn de verschillen? Hoe kunnen we nu beter sturen als raadsleden? Verbonden partijen: doorgehaald ivm teveel onderwerpen
Presentatie Grex: 45-60 minuten: Hoe zitten de grexen financieel in de P&C cyclus. Tip van de adviescie om deze presentatie nogmaals te doen (zie overdrachtsdocument).
Lunch: 12.30-13.15 Middag: 13.15-16.00 (pauze 15 minuten) -
Jaarplan 2023 (15 minuten): wat gaan we als adviescie doen in 2023?
-
Update financiële positie (Deloitte) (45-60 minuten) vervolg van het introductieprogramma.
-
Financiële Dekkingen: welke spelregels stellen we met elkaar vast (60 minuten)?
-
Do. 1 september
Borrel 16.00-16.30
PM (kan vervallen door zomersessie op 26-8)
Datum en tijdstip 2022
Onderwerpen
Do. 29 september
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Programmabegroting + 2e Berap (tijd: 45 minuten)
Advies aan commissie VBF over Programmabegroting (na wissel, tijd 15 minuten).
Jaarverslag concernaudit (15 minuten)
Intermediair
Update status adviezen realisatie en begroting (eens per kwartaal tijd: 15 minuten)
Do. 17 november
Opdracht accountant (tijd: 15 minuten).
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (tijd: 5 minuten)
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
MPR?
WAAVA?
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (tijd: 5 minuten Do. 15 december
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
20.00-21.30
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Concept Boardletter van de accountant
Concept Reactie van het college op de Boardletter
Voortgang controle
3e Technische Begrotingswijziging
Onderwerpen/ aandachtspunten voor onderzoeken in jaarplannen
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (tijd: 5 minuten)
auditteam, Rekenkamer, accountant en evt. adviescommissie.
** update maart 2021:
Uitkomsten onderzoek cederen kasstromen erfpachtcontracten
Eind 2019 is een notitie in de AdviesCie geweest. Daarin was aangegeven dat de verwachting was dat dit onderzoek in 2020 afgerond zou kunnen worden. In dat geval hadden de uitkomsten mogelijk meegenomen kunnen worden met de VJN2021. Door een overvol werkprogramma heeft de uitvoering van dit onderzoek het afgelopen jaar lelijk in de weg gezeten. Het lijkt me goed om op dit punt het verslag van vorig jaar te volgen: agenderen zodra het onderzoek is afgerond.
1 Jaarplan adviescommissie C&F 2023 (augustus).docx
Jaarplan Adviescommissie Controle en Financiën 2023 (augustus 2022) Datum en tijdstip 2022
Onderwerpen
Uitgangspunten
Overige onderwerpen (veeglijst en lopende toezeggingen)
Do. 19 januari
Do.16 februari
In beginsel 8 x 1,5-2 uur overleg, waar nodig in aanwezigheid van ambtelijke organisatie, rekenkamer en accountant. De cursief gedrukte onderwerpen zijn aanvullende onderwerpen (naast de reguliere cyclus). Onderwerpen voor de adviescommissie (kunnen) zijn: jaarstukken, voorjaarsnota, programmabegroting, financiële verordeningen en beleidsnota’s, art. 213a-onderzoeken, alle overige onderwerpen waarvan de adviescommissie van oordeel is dat deze een (sterke) financiële component bevatten. Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. We vergaderen van 20.00-21.30/22.00. Uitkomsten onderzoek cederen kasstromen erfpachtcontracten, adviescie 20-1-2020 (voor VJN 2021) --> uitgesteld. Budgetrecht van de raad (voorstel volgt, bijvoorbeeld MPR) --> vanuit zomersessie 2020 en advies bij de PB 2021 --> lopend Financiële spelregels (27-10-2020) Voortgang financiële paragraaf in RV (toezegging wethouder, tevens lopend bij RV begrotingswijzing) Voortgang rechtmatigheidsverantwoording door college (reflectie bij de JS 2021) & aanpassen controleverordening (rechtmatigheid) --> opgenomen bij de paragraaf BV in de JS.
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
1e begrotingswijziging (tijd: 10 minuten)
Aanpak raadstoets (tijd: 15 minuten)
Update status adviezen realisatie en begroting (eens per kwartaal tijd: 15 minuten)
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
Do. 23 maart/Do. 20
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
april
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Jaarverslag/jaarplan Rekenkamer
Invulling TB JS/VJN (15 minuten)
Voortgang accountantscontrole (15 minuten)
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
Datum en tijdstip 2022
Onderwerpen
Do 1 juni (let op langer
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
door VJN en JS)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Jaarstukken (beschikbaar 11 mei 2023)
(concept) Accountantsrapport van bevindingen, incl. accountantsverklaring over de Jaarstukken
Zomersessie adviescie
Concept Reactie van het college op het accountantsrapport
Voorjaarsnota (beschikbaar 16 mei 2023)
Berap incl. resultaatsbestemming en MPUV en MPR
(eventueel) Advies aan commissie VBF n.a.v. Voorjaarsnota/Berap/JS
Jaarverslag/Jaarplan concernaudit (15 minuten)
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
Nader in te vullen:
C&F PM Do. 31 augustus
PM (kan wellicht vervallen door zomersessie)
Do. 28 september
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Programmabegroting + 2e Berap (tijd: 45 minuten)
Advies aan commissie VBF over Programmabegroting (na wissel, tijd 15 minuten).
Update status adviezen realisatie en begroting (eens per kwartaal tijd: 15 minuten)
Do. 16 november
Opdracht accountant (tijd: 10 minuten).
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (tijd: 5 minuten)
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Concept Boardletter van de accountant
Concept Reactie van het college op de Boardletter
Voortgang controle
3e Technische Begrotingswijziging
Onderwerpen/ aandachtspunten voor onderzoeken in jaarplannen auditteam, Rekenkamer, accountant en evt. adviescommissie.
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (tijd: 5 minuten)