Agendabundel

Bundel - Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën van 15 februari 2024 1 2 3

3.1 3.2

3.3

3.4 3.5 3.6 4

5

6 7

Opening Vaststellen van de agenda van 15 februari 2024 Vaststellen van ingekomen agenderingen (Procedure) Deze punten worden alleen procedureel behandeld. De leden van de commissie bespreken of, op welke wijze en voor hoe lang zij deze raadsvoorstellen en onderwerpen willen bespreken. Na vaststelling van dit behandeladvies, wordt het stuk voor een volgende vergadering geagendeerd. Behandelvoorraad 15 februari 2024 Commissie Veiligheid Bestuur en Financiën Agenderingen commissie VBF 015022024PROCEDUREEL Raadsvoorstel Verlenging contract externe accountant Raadsvoorstel verlenging externe accountant 2024 e.v_ Komst Islamitische prediker naar Utrecht DENK wil met spoed in debat over berichtgeving in het kader van de komst van de islamitische prediker Mohamed Hoblos naar Utrecht. De fractie wil onder andere in debat over de drang om een islamitische prediker te weren uit deze stad en hoe de inzet en houding van de burgemeester in deze kwestie zich verhoudt ten aanzien van andere kwesties die hebben gespeeld in de stad. De CU, VVD en het CDA willen met het college in debat over het voorgevallen incident en de rol van het college daarin. Daarnaast willen zij bespreken hoe dergelijke situaties in het vervolg eerder ondervangen kunnen worden. Voorgesteld wordt dit onderwerp inhoudelijk te bespreken op en toe te voegen aan de agenda van de commissie VBF van 15 februari 2024.

Raadsvoorstel Wijzigingsbesluiten Financiële verordening en Controleverordening Raadsvoorstel Wijzigingsbesluiten Financiële verordening en Controleverordening Raadsbrief Rechtmatigheidsverantwoording & actualisatie Financiële verordening Wijzigingsbesluit Financiële verordening gemeente Utrecht Wijzigingsbesluit Controleverordening gemeente Utrecht Financiële verordening gemeente Utrecht - wijzigingen zichtbaar Controleverordening gemeente Utrecht - wijzigingen zichtbaar Was-wordt-lijst Financiële verordening gemeente Utrecht Was-wordt-lijst Controleverordening gemeente Utrecht Raadsvoorstel Normenkader rechtmatigheid 2023 Raadsvoorstel Normenkader rechtmatigheid 2023 (002) Normenkader rechtmatigheid 2023 Uitvoeringsprogramma Vergroten Digitale Weerbaarheid Agenderingen ter plaatse op basis van de lijst ingekomen raadsbrieven Raadsbrieven 20 december 2023 tot en met 8 februari 2024 Verslagen Ter vaststelling: Conceptverslag commissie Veiligheid, bestuur en Financiën 11 januari 2024. Conceptverslag commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën 11 januari 2024 Toezeggingen/Moties Ter vaststelling. Toezeggingenlijst commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën 15 februari 2024 Aangenomen moties commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën 15 februari 2024, ter Ingekomen stukken Geen. Verslag Adviescommissie Controle en Financiën Ter informatie.

Adviescommissie CF 30-11-2023 Wethouder: Schilderman, Beleidsterrein: Financiën Indicatieve behandeltijd: 60 minuten Geagendeerd door: Ruud Maas (Volt), Gert Dijkstra (EenUtrecht), Margreet Ramaker (VVD) Naar aanleiding van de bespreking van de managementletter met de accountant in de adviescommissie Controle en Financiën. In de presentatie van de accountant werd duidelijk dat er met name zorgen zijn over de capaciteit en de gevolgen daarvan voor de uitvoering. Daarom willen de agenderende fracties graag met de wethouder(s) in debat over de inhoud van de managementletter, de aanbevelingen en de reactie van het college daarop, alsmede de mogelijke gevolgen voor de gemeente, het college en de raad.

Dossier 3864 voorblad Managementletter 2023 gemeente Utrecht Raadsbrief Reactie Managementletter 2023 30605 Presentatie managementletter 2023 9 Initiatiefvoorstel "Open uitnodiging Gemeenschapsraad " Wethouder: Oosters, Beleidsterrein: Participatie Indicatieve behandeltijd: 45 minuten Ingediend door: Gert Dijkstra (EenUtrecht) EenUtrecht stelt voor om het instellen van gemeenschapsraden mogelijk te maken, ten einde actief burgerschap en eigenaarschap van Utrechters voor hun wijk/buurt te versterken. Dit initiatiefvoorstel biedt daartoe een kader, met o.a. een uitwerking van de bevoegdheden van de gemeenschapsraden, ondersteuning door de gemeente en andere randvoorwaarden. Dossier 3865 voorblad Initiatiefvoorstel Open uitnodiging Gemeenschapsraad 9.1 Reactie Initiatiefvoorstel “Open uitnodiging Gemeenschapsraad” Raadsbrief Reactie Initiatiefvoorstel Open uitnodiging Gemeenschapsraad 10 Initiatiefvoorstel Bedelverbod Burgemeester, Beleidsterrein: Openbare Orde en Veiligheid Indicatieve behandeltijd: 90 minuten Ingediend door: David Bosch, UtrechtNu! De afgelopen jaren wordt in Utrecht steeds meer overlast ervaren door bedelaars, onder andere door georganiseerde bendes. Dit voorstel is bedoeld om optreden tegen overlastgevende bedelaars en georganiseerde bendes mogelijk te maken door voor de zomerperiode 2024 een verbod op bedelen in te stellen in de gehele stad.

Dit behelst een wijziging van de APV. De voorgestelde wijziging wordt gezien als pilot. Na afloop wordt voorgesteld de ervaringen vast te leggen en te evalueren. Dossier 3906 voorblad Initiatiefvoorstel Wijzigingsbesluit APV Pilot Tijdelijk Bedelverbod Besluit tot wijziging van de APV Utrecht 2010 tijdelijk verbod op bedelen - DROP Overzicht van de wijziging APV - tijdelijk bedelverbod - (was-wordt lijst) Toelichting Tijdelijk bedelverbod 10.1 Raadsbrief Reactie initiatiefvoorstel pilot tijdelijk bedelverbod 2024 Raadsbrief Reactie initiatiefvoorstel pilot tijdelijk bedelverbod 2024 11 Raadsbrief Voortgangsrapportage 2023 nota 'Grenzen stellen, perspectief bieden’ Burgemeester, Beleidsterrein: Openbare Orde en veiligheid Indicatieve behandeltijd: 120 minuten Geagendeerd door: Bert van Steeg (CDA ), Derk van Bergen (ChristenUnie), Yvonne Hessel (Utrecht Solidair), Tess Meerding (VVD), Hester Assen (PvdA), Maarten Koning (D66), Lisanne Snippe (PvdD), Ruud Maas (Volt),David Bosch (UtrechtNu!), Mahaar Fattal (GroenLinks), Esma Kendir (Student & Starter) Naar aanleiding van de raadsbrief van d.d. 28 november 2023 over de voortgangsrapportage van “Grenzen Stellen, Perspectief Bieden” willen de fracties van CDA, CU, VVD, US, D66, PvdA, PvdD, Volt, UtrechtNu!, GL en S&S in debat.

In de voortgangsrapportage van “Grenzen stellen, perspectief bieden” wordt de stand van zaken en de resultaten van de aanpak, die twee jaar geleden zijn geïntroduceerd, beschreven. De genoemde fracties willen in debat over de voortgang en willen de aanpak bijsturen. Zij willen in het bijzonder stilstaan bij de vraag in hoeverre de aanpak succesvol is om criminele carrières en doorgroei te voorkomen. Daarbij zullen de effectiviteit van de persoonsgerichte aanpak (PGA) en de aanpak van plofkraken belangrijke onderwerpen zijn in het debat. Dossier 3806 voorblad Raadsbrief Voortgangsrapportage 2023 nota 'Grenzen stellen, perspectief bieden’ Voortgangsrapportage Grenzen stellen, perspectief bieden 2023

#RAAD030#

Behandelvoorraad Vergadering Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën (PROCEDUREEL) Openbare orde en Veiligheid (incl. mensenhandel en drugscriminaliteit), Handhaving en Vergunningen, Representatie, Bestuurlijke zaken, Internationale zaken, Participatie, Burgerzaken incl. verkiezingen, Personeel en Organisatie, Financiën en inkoop, Ombudszaken en Klachtafhandeling

Burgemeester/ wethouder Streefland Openbare Orde en Veiligheid Raadsbrief Herijking Utrecht zijn we samen

RIB/ Technische Bijeenkomst 12 maart 2024 (nader te bepalen) Cie xx Besloten 11/1/2024

PvdA, CDA, Volt, ChristenUnie, Student en Starter, GroenLinks, VVD en EenUtrecht,

Wethouder Schilderman

Te verwachten Raadsvoorstellen/Raadsbrieven Financiën Actualisatie financiële verordening

Verwacht Q3 2023

Financiën Raadsvoorstel Nota Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa

Verwacht Q4 2023

Personeel en Organisatie Uitvoeringsplan digitale weerbaarheid Openbare Orde en Veiligheid (Herijking) programmaplan Utrecht Zijn We Samen: aanpak polarisatie en radicalisering.

Verwacht Q4 2023

Financiën Actualisatie financiële verordening Participatie Herijking Programma Samen stad maken (participatie en initiatief)

Verwacht Q1 2024

Financiën Zienswijze meerjarenbegroting BghU

Verwacht Q2 2024

Financiën Voorjaarsnota 2023 en 1e Bestuursrapportage en meelopende stukken Financiën Eerste begrotingswijziging 2024

Verwacht Q2 2024

Financiën Jaarstukken 2023 en Resultaatbestemming

Verwacht Q2 2024

Verwacht Q1 2024

Verwacht Q1 2024

Verwacht Q2 2024

#RAAD030# Personeel en Organisatie Zienswijze begroting Het Utrechts Archief 2025 Personeel en Organisatie Ontwerp wijziging Gemeenschappelijke Regeling HUA tgv gewijzigde WGR Openbare Orde en Veiligheid Zienswijze voorlopige jaarstukken 2023 en ontwerpbegroting 2025 VRU Participatie Adviezen burgerberaad jaarwisseling Financiën Tweede begrotingswijziging 2024 Financiën Programmabegroting 2025 en Tweede Berap 2024 en Verordeningen

Komende commissievergaderingen commissie VBF Komende RIB-avonden commissie VBF 06 februari 2024

Verwacht Q2 2024 pm Verwacht Q2 2024 Verwacht Q2 2024 Verwacht Q3 2024 Verwacht Q4 2024

Agenderingen Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën (Ter vaststelling op 15 februari 2024)

Stukken afkomstig vanuit het college Datum: 6 februari 2024 Soort stuk: Raadsvoorstel Wijzigingsbesluiten Financiële verordening en Controleverordening Wethouder: Schilderman Beleidsterrein: Financiën Commissiegriffier: Jelmer Lok

Datum: 6 februari 2024 Soort stuk: Raadsvoorstel Normenkader rechtmatigheid 2023 Wethouder: Schilderman Beleidsterrein: Financiën Commissiegriffier: Jelmer Lok

Door verandering van de Gemeentewet verschuift vanaf verslagjaar 2023 de verantwoordelijkheid voor de rapportage over de rechtmatigheid van de jaarrekening van de accountant naar het college. Het college is vanaf nu verplicht om zelf een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening op te nemen ten aanzien van de financiële beheershandelingen, waarin de overeenstemming met wet- en regelgeving wordt bevestigd. De accountant controleert vervolgens de getrouwheid van deze verantwoording. Om dit mogelijk te maken is aanpassing van de Financiële verordening en Controleverordening op korte termijn noodzakelijk. Aanvullend op de nu voorgestelde wijzigingen zal de Financiële verordening later dit jaar integraal geactualiseerd worden.

Voorstel:

Het college is primair verantwoordelijk voor de naleving van de wet- en regelgeving en moet permanent inzicht hebben in de van toepassing zijnde relevante wet- en regelgeving. Het normenkader is een verplicht document op grond van de kadernota rechtmatigheid en bevat de externe wetgeving, de gemeentelijke verordeningen en raadsbesluiten waar bepalingen over financiële beheershandelingen in voorkomen. Tot en met boekjaar 2022 werd het normenkader vastgesteld in het college en ter kennisgeving aangeboden aan de raad. Met de geactualiseerde kadernota rechtmatigheid wordt het normenkader vanaf boekjaar 2023 vastgestekd door de raad.

Voorstel:

1. Het voorliggende voorstel wordt op 15 februari besproken in de adviescommissie C&F 2. Gelet op de aard en inhoud van het voorstel dit als A-punt door te geleiden naar de raad.

1. Het voorliggende voorstel wordt op 15 februari besproken in de adviescommissie C&F 2. Gelet op de aard en inhoud van het voorstel dit als A-punt door te geleiden naar de raad.

Stukken afkomstig vanuit de Adviescommissie Controle en Financiën Datum: 19 januari 2024 Soort stuk: Raadsvoorstel Verlenging contract externe accountant Wethouder: Schilderman Beleidsterrein: Financiën Commissiegriffier: Jelmer Lok

Dit raadsvoorstel betreft de (laatste) verlenging van de accountantscontrole aan de huidige accountant voor het boekjaar 2024 en het mandateren van de aanbesteding vanaf boekjaar 2025 aan de adviescommissie Controle & Financiën. Vanuit de adviescommissie zullen Jantine Zwinkels, Ruud Maas, Joost Vasters en Margreet Ramaker deelnemen aan het verwervingsteam om de documenten inhoudelijk voor te bereiden. De adviescommissie Controle & Financiën stelt uiteindelijk de documenten vast conform de werkwijze in het verleden.

Voorstel: 1. Vanuit de adviescommissie C&F wordt voorgesteld aan de commissie VBF om dit raadsvoorstel als A-punt door te geleiden naar de raad. Indien gewenst kan begin Q2 2024 een technische bijeenkomst worden georganiseerd om input voor de aanbesteding mee te geven.

Stukken afkomstig vanuit de commissieleden Datum: 24 januari 2024 Soort stuk: Komst Islamitische prediker naar Utrecht Burgemeester Beleidsterrein: Openbare Orde en Veiligheid Commissiegriffier: Jelmer Lok

Geagendeerd door: Iskender Simsek (Denk), Derk van Bergen (ChristenUnie), Tess Meerding (VVD) en David Bosch UtrechtNu! CDA?, Gert Dijkstra (EenUtrecht) DENK wil met spoed met de andere partijen en de burgemeester in debat over uitlatingen die zij heeft gedaan in het kader van de komst van de islamitische prediker Mohamed Hoblos naar Utrecht. We willen onder andere in debat over de drang om een islamitische prediker te weren uit deze stad, en hoe de inzet en houding van de burgemeester in deze kwestie zich verhoudt ten aanzien van andere kwesties die hebben gespeeld in de stad.

Voorstel: Naar aanleiding van onderlinge afstemming in de commissie VBF: 1.

Agenderen voor de commissie VBF van 15 februari 2024

2. Tijd: 60 minuten

De CU, VVD, CDA en UtrechtNu! Willen met het college in debat over het voorgevallen incident en de rol van het college daarin. Daarnaast willen zij bespreken hoe dergelijke situaties in het vervolg eerder ondervangen kunnen worden.

2

Datum: 7 februari 2024 Soort stuk: Uitvoeringsprogramma Vergroten Digitale Weerbaarheid Burgemeester Beleidsterrein: Openbare Orde en Veiligheid Commissiegriffier: Jelmer Lok

Datum: 9 februari 2024 Soort stuk: Groter tekort op inkomsten vanuit het Rijk structureel

Wethouder: Schilderman Beleidsterrein: Financiën Commissiegriffier: Jelmer Lok

Geagendeerd door: Mahaar Fattal (GroenLinks), Achraf Aït Daoua (D66), Ruud Maas (Volt), Bert van Steeg (CDA), Titus Stam (PvdA), Tess Meerding (VVD), Ruben Snijder (Student&Starter) Victor Paalman (Horizon).

Voorstel: 1. Agenderen voor de commissie VBF 2. Tijd: 75 minuten

In de Veiligheidsagenda 23-26 worden digitale veiligheid en online weerbaarheid als één van de speerpunten genoemd voor ons veiligheidsbeleid genoemd. Verschillende instanties maken zich zorgen om de staat van de digitale weerbaarheid in Nederland. Dat gaat niet alleen om de civiele weerbaarheid – hoe goed kunnen onze inwoners hun eigen digitale welzijn beschermen en trekken ze op tijd aan de bel? – maar ook om de weerbaarheid van overheden zelf. Daarnaast heeft de raad meermaals aangegeven méér in gesprek te willen met elkaar over de individuele programma’s die onder het brede digitaliseringsprogramma van de gemeente Utrecht vallen. Dit uitvoeringsprogramma biedt ons daartoe de kans. Geagendeerd door: Margreet Ramaker (VVD), Fred Claassen (GroenLnks), David Bosch, (UtrechtNu!), Ruud Maas (Volt), Joost Vasters (D66), Victor Paalman (Horizon), Ruben Snijder (Student en Starter), Rick van der Zweth (PvdA), Gert Dijkstra (EenUtrecht), Rik van der Graaf (Christen Unie)

Voorstel: 1. Agenderen voor de commissie VBF 2. Tijd: 120 minuten

De raadsbrief heeft de fracties overrompeld. Daarom willen we deze brief graag met de wethouder bespreken. De technische sessie op 13 februari kan aanleiding zijn voor wijzigingen in deze agendering. Over de inhoud en proces voor het vervolg willen de agenderende fracties spreken over: • De rol van de raad: � Toelichting van de wethouder waarom de raad in februari is ingelicht, terwijl in september 2023 het inzicht indaalde dat sprake was van miscalculatie? � de raad is toegezegd een viertal scenario’s aan bezuinigingen voorgelegd te krijgen. In hoeverre wordt de raad mede op basis van al het gedane werk waaronder de scenario’s tijdig in positie gebracht om weloverwogen een besluit te kunnen maken?

3

� In hoeverre kan de raad ook met de begrotingsbehandeling van het jaar 2025 wijzigingsvoorstellen verwachten? • De aanpak � Is de financiële strategie die wordt beschreven anders dan de eerdere opzet van de bezuinigingsscenario’s waar ook al gekeken werd naar bijvoorbeeld het realistisch begroten van investeringen? Wat wordt er nu meer gedaan? � Naast de begrotingscyclus wijzigen ook de vastgestelde beleidskaders en programma’s. Behandeling van de consequenties voor de programma’s, investeringen, beleid en uitvoering verdienen ruimte om keuzes te kunnen maken. Wanneer kan de raad de onder punt 4 aanvullende opdracht voor bezuinigingsrichtingen lange termijn verwachten? En in welke vorm wordt deze opdracht de raad gepresenteerd? • financiële impact � Zichtbaar maken van de financiële impact op de begroting 2024 en volgende jaren in relatie tot de decembercirculaire 2023. � De brief geeft aan bij de VJN nog scherper te prioriteren en te moeten bezuinigingen? Welke wijzigingen vinden in 2024 plaats en welke vanaf 2025 en volgende jaren? • Rol van de wethouder � de rol van de wethouder financiën in het tijdig, accuraat en kundig aansturen op te nemen bezuinigingen en interne beheersing van de gemeentelijke financiën � In de brief wordt de oorzaak van de ontstane situatie uitgelegd. We lezen dat de interne controle niet voldoende gedetailleerd is uitgevoerd.

Hoe kan dat dit niet eerder is opgemerkt?

4

Voorstel aan de gemeenteraad

Verlenging contract externe accountant Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Referendabel/Geheim

Adviescommissie Controle & Financiën 12051984 29 februari 2024 Nee

De adviescommissie Controle & Financiën stelt de raad voor te besluiten: 1. De Overeenkomst Accountantscontrole jaarrekening 2019 (op grond van artikel 3.3 van die overeenkomst) met één jaar te verlengen voor boekjaar 2024 en de einddatum van het contract aan te passen naar 1 juli 2025. 2. De Europese openbare aanbesteding voor een nieuwe overeenkomst vanaf boekjaar 2025 op te starten en de adviescommissie Controle en Financiën te mandateren de inhoudelijke documenten op te stellen en de aanbesteding uit te voeren. De adviescommissie Controle & Financiën

De commissiegriffier Danielle Rijnders

De voorzitter Jantine Zwinkels

Context Op grond van Artikel 3, lid 2a van de 'Verordening op de adviescommissie Controle en Financiën” adviseert de adviescommissie de raad jaarlijks over de opdrachtverlening aan de accountant. Naast de wettelijk verplichte controle, kunnen dit ook bijzondere controleopdrachten zijn. Op grond van Artikel 4, lid 1 van voornoemde verordening, is de adviescommissie het contactorgaan van de accountant.

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1

De Overeenkomst Accountantscontrole jaarrekening 2019 (op grond van artikel 3.3 van die overeenkomst) met één jaar te verlengen voor boekjaar 2024 en de einddatum van het contract aan te passen naar 1 juli 2025.

Argumenten 1. De gunning in 2019 van de aanbesteding van de controlewerkzaamheden van de jaarrekening is voor de boekjaren 2019 t/m 2021, met optie tot verlenging voor drie jaar, verleend aan Deloitte accountants B.V. De adviescommissie Controle & Financiën is tevreden over het functioneren van de externe accountant de afgelopen jaren en wil om die reden gebruik maken van de laatste verlengingsmogelijkheid van de huidige overeenkomst. Kanttekeningen/Risico’s 1. -

Beslispunt 2.

De Europese openbare aanbesteding voor een nieuwe overeenkomst vanaf boekjaar 2025 op te starten en de adviescommissie Controle en Financiën te mandateren om deze aanbesteding uit te voeren.

Argumenten 2. Omdat de overeenkomst met de huidige externe accountant na het boekjaar 2024 afloopt is het noodzakelijk dat de Europese openbare aanbesteding voor deze overeenkomst wordt opgestart. De adviescommissie Controle & Financiën zal conform de werkwijze in het verleden de inhoudelijke documenten, zoals het programma van eisen en de gunningscriteria, vaststellen in Q3 2024 namens de raad. Deze documenten worden voorbereid door het verwervingsteam waar 4 leden van de adviescommissie Controle & Financiën aan deelnemen, naast de commissiegriffier en ambtenaren van de afdelingen FIJ, Concerncontrol en Concernaudit. Indien gewenst zal een technische sessie hierover worden georganiseerd begin Q2 2024 om input mee te geven. Het gunningsvoorstel zal in Q1 2025 aan de raad ter besluitvorming worden voorgelegd. Dit raadsvoorstel is conform de ervaringen in het verleden een hamerstuk omdat de aanbesteding dan is afgerond. Kanttekeningen/Risico’s 2. Een nieuwe overeenkomst kan financiële consequenties hebben voor de begroting 2025 en verder.

Financiën Dit voorstel heeft geen financiële consequenties voor de begroting 2024.

Vervolg De aanbesteding heeft globaal de volgende planning: • Q1/2024: Algemene voorbereiding (marktverkenning, bepalen aanbestedings- en inkoopstrategie, planning); • Q2/2024: Uitwerking programma van eisen/ gunningscriteria en eventueel technische sessie; • September 2024: Vaststellen programma van eisen en gunningscriteria door de adviescommissie Controle & Financiën en de gemeenteraad informeren d.m.v. een raadsbrief. • Q4/2024: Europese aanbestedingstraject doorlopen inclusief het beoordelen van de inschrijvingen door het verwervingsteam; • Q1/2025: Voorlopige gunning en Raadsvoorstel gunning aanbesteding accountantscontrole.

Communicatie -

Niet-Referendabel De Verordening raadgevend referendum is niet van toepassing. Het betreft een raadsvoorstel ter uitvoering van een besluit van een hoger bestuursorgaan of de wetgever waaromtrent de raad geen beleidsvrijheid heeft (artikel 1:2 lid 2 onder k Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht).

Bijlagen Geen bijlagen

2

Voorstel aan de gemeenteraad

Wijzigingsbesluiten Financiële verordening en Controleverordening Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Referendabel Geheim

Financiën Bedrijfsvoerings- en Strategienetwerk Stefanie Smith 12086976 Volgt Nee (artikel 1:2 lid 2 onder k Verordening raadgevend referendum) Nee

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor te besluiten: 1. Het wijzigingsbesluit Financiële verordening vast te stellen, met als belangrijkste wijziging het toevoegen van hoofdstuk 6 Rechtmatigheidsverantwoording. 2. Het wijzigingsbesluit Controleverordening vast te stellen, met als belangrijkste wijziging het vervallen van de controlewerkzaamheden door de accountant ten aanzien van de rechtmatigheid.

Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

Samenvatting Door veranderde wetgeving is de verantwoordelijkheid voor het rapporteren over de rechtmatigheid van de jaarrekening verschoven van de accountant naar het college. Vanaf verslagjaar 2023 dient het college daarom een rechtmatigheidsverantwoording op te stellen, die door de accountant beoordeeld wordt op getrouwheid. Om dit mogelijk te maken is aanpassing van de Financiële verordening en Controleverordening op korte termijn noodzakelijk. Aanvullend op de nu voorgestelde wijzigingen, zal de Financiële verordening later dit jaar integraal geactualiseerd worden.

Context Aanleiding De gemeente hoort te voldoen aan wet- en regelgeving, oftewel dient rechtmatig te handelen. Daarom gaf de accountant jaarlijks bij de jaarstukken van de gemeente een verklaring over het getrouw beeld én over de rechtmatigheid. Door verandering van de Gemeentewet verschuift vanaf verslagjaar 2023 de verantwoordelijkheid voor de rapportage over de rechtmatigheid van de jaarrekening van de accountant naar het college. Het college is nu verplicht om zelf een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening op te nemen ten aanzien van de financiële beheershandelingen, waarin de overeenstemming met wet- en regelgeving wordt bevestigd. De accountant controleert vervolgens de getrouwheid van deze verantwoording. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is bedoeld om het gesprek tussen de raad en het college over de (financiële) rechtmatigheid te ondersteunen. Het doel hiervan is om de kaderstellende en controlerende rol van de raad op dit vlak te versterken. Daarnaast is het de verwachting dat dit een kwaliteitsimpuls zal geven aan de interne processen en beheersing, zodat het college kan steunen op een adequaat functionerend systeem. Ook is de verwachting dat er meer vooruitgekeken gaat worden naar het oplossen van onrechtmatigheden, omdat het college ook beheersmaatregelen moet formuleren.

De nadere uitwerking van de rechtmatigheidsverantwoording zal nog opgenomen worden in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Vooruitlopend op deze uitwerking, heeft de commissie BBV alvast een modeltekst en toelichting vastgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast heeft zij de Kadernota Rechtmatigheid geactualiseerd (november 2023), aangevuld met de publicatie van een nadere toelichting begrotingsonrechtmatigheid en Q&A rechtmatigheidsverantwoording (november 2023). De Notitie Rechtmatigheidsverantwoording van de commissie BADO is ook herzien (december 2023) en dient als handreiking over de gevolgen van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording voor gemeentes. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft naar aanleiding van de wetswijziging nieuwe modelverordening opgesteld voor de financiële verordening en de controleverordening. Door de wetswijziging is het noodzakelijk dat de Financiële verordening en Controleverordening worden aangepast voor de jaarrekeningcontrole 2023 is vastgesteld. De voorgestelde wijzigingen van deze verordeningen zijn gebaseerd op bovengenoemde informatie en zijn afgestemd met de controlerend accountant. Aansluitend op deze wettelijk vereiste aanpassingen, zal de Financiële verordening dit jaar ook nog verder integraal geactualiseerd worden.

De nieuwe modelverordening van de VNG zal hierbij als uitgangspunt dienen. Juridische context Op 1 januari 2023 is de Wet versterking Decentrale Rekenkamers in werking getreden. Onderdeel van deze wet is een wijziging van de Gemeentewet met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening. Dit heeft effect op zowel de Financiële Verordening als de Controleverordening van de gemeente. Het vaststellen van deze verordeningen is een raadsbevoegdheid, conform respectievelijk artikel 212 lid 1 en artikel 213 lid 1 Gemeentewet.

2

De voorgestelde wijzigingen treden met terugwerkende kracht in werking vanaf 1 januari 2024. Zo wordt afdoende uitvoering gegeven aan de gewijzigde wetgeving en zijn de aangepaste verordeningen van toepassing vanaf de jaarstukken 2023. De voorgestelde wijzigingen hebben geen nadelige gevolgen voor burgers of bedrijven, waardoor inwerkingtreding met terugwerkende kracht toelaatbaar is. Beslistermijn Door de wetswijziging is het noodzakelijk dat de Financiële verordening en Controleverordening worden aangepast voor de jaarrekeningcontrole 2023 is vastgesteld. Beoogd effect Met de vaststelling van de wijzigingsbesluiten wordt in de Financiële verordening en de Controleverordening invulling gegeven aan de wettelijk vereiste rechtmatigheidsverantwoording zodat deze toegepast kan worden vanaf verslagjaar 2023. Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad - 23 november 2023, Raadsbrief Reactie op Managementletter 2023; - 9 november 2023, Tweede Bestuursrapportage 2023: vaststelling van de verantwoordingsgrens voor 2023 op 1,5%; - 17 juni 2021, Regeling Risicovolle Projecten: wijziging Financiële verordening; - 21 januari 2021, Verantwoordingsgrens rechtmatigheid: vaststelling van de rapportagegrens op € 500.000; - 6 juni 2019, Vaststelling Controleverordening gemeente Utrecht; en - 8 december 2016, Actualisatie Financiële verordening gemeente Utrecht.

Tevens is de adviescommissie Controle & Financiën op 12 oktober 2023 geïnformeerd over de stand van zaken van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording.

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1

Het wijzigingsbesluit Financiële verordening vast te stellen, met als belangrijkste wijziging het toevoegen van hoofdstuk 6 Rechtmatigheidsverantwoording.

Argumenten 1.1

Hiermee sluit de Financiële verordening aan op aanpassingen in externe regelgeving. Met ingang van 1 januari 2023 is de Wet versterking Decentrale Rekenkamers van kracht geworden. Onderdeel van deze wet is een wijzing van de Gemeentewet waardoor het college vanaf verslagjaar 2023 in de jaarrekening verplicht is zelf te rapporteren over de rechtmatigheid in plaats van de controlerende accountant. De Financiële verordening moet worden aangepast om de afspraken tussen raad en college met betrekking tot deze rechtmatigheidsverantwoording vast te leggen.

1.2

De voorgestelde wijzigingen sluiten aan op de modelverordening 212 van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). In 2022 heeft de VNG een geüpdatete versie van het Model Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) gepubliceerd. Het model is aangepast met aspecten die relevant zijn in het kader van rapporteren in de rechtmatigheidsverantwoording. De betreffende artikelen uit het model vormen de leidraad voor de voorgestelde wijzigingen van de Financiële verordening.

1.3

De voorgestelde wijzigingen sluiten aan op de richtlijnen van de commissie BBV.

3

De Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV is de afgelopen periode meerdere malen herzien; de laatste aanpassingen zijn in november 2023 doorgevoerd. Daarnaast zijn een nadere toelichting begrotingsrechtmatigheid en een Q&A rechtmatigheidsverantwoording gepubliceerd (november 2023). Om aan te sluiten bij de meest recente richtlijnen is daarom in overleg met de accountant de modelverordening van de VNG op sommige punten aangevuld. Beslispunt 2

Het wijzigingsbesluit Controleverordening vast te stellen, met als belangrijkste wijziging het vervallen van de controlewerkzaamheden door de accountant ten aanzien van de rechtmatigheid.

Argumenten 2.1

Hiermee sluit de Controleverordening aan op aanpassingen in externe regelgeving. Met de vaststelling van de Wet versterking Decentrale Rekenkamers is artikel 213 van de Gemeentewet aangepast, waarin het getrouwheidsoordeel van de accountant centraal is komen te staan. Vanaf verslagjaar 2023 rapporteert het college hierover in de jaarstukken en zal de externe accountant dit niet meer doen. De accountant geeft dan alleen nog een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Om deze reden is artikel 213 van de Gemeentewet aangepast, waarmee het getrouwheidsoordeel van de accountant centraal is komen te staan. Dit heeft gevolgen voor de controle door de accountant en daarmee op de bepalingen in de controleverordening. De gemeenteraad is de opdrachtgever van de accountant en is belast met de selectie en de aansturing middels een door haar vastgesteld controleprogramma.

Financiën Het eerste jaar van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening vergt extra ambtelijke inspanning. Bij de Voorjaarsnota 2022 zijn middelen beschikbaar gesteld voor uitbreiding van de formatie. De additionele kosten van de benodigde werkzaamheden kunnen hierdoor binnen de begroting opgevangen worden.

Vervolg Na vaststelling zijn de aangepaste Financiële verordening en Controleverordening van toepassing vanaf de jaarstukken 2023 en de daarbij behorende rechtmatigheidsverantwoording. De rol van de raad met betrekking tot het normenkader Rechtmatigheid wijzigt ook. Het normenkader bestaat uit een overzicht van alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Het normenkader voor 2022 is nog door het college vastgesteld en ter informatie met de raad gedeeld. Het normenkader voor 2023 dient de raad vast te stellen, zoals voorgesteld in het wijzigingsbesluit Financiële verordening. Hiervoor ontvangt u separaat een voorstel.

Participatie Er heeft geen participatie plaatsgevonden over dit voorstel.

Communicatie Er is geen aanvullende communicatie voorzien.

(Niet)Referendabel De Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht is niet van toepassing omdat dit een raadsvoorstel betreft ter uitvoering van een besluit van een hoger bestuursorgaan of de wetgever waaromtrent de raad geen beleidsvrijheid heeft (artikel 1:2 lid 2 onder k Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht).

4

Bijlagen Bijlagen besluitvorming - Wijzigingsbesluit Financiële verordening gemeente Utrecht - Wijzigingsbesluit Controleverordening gemeente Utrecht Bijlagen informatief - Financiële verordening gemeente Utrecht – met wijzigingen zichtbaar - Was-wordt-lijst Financiële verordening gemeente Utrecht - Controleverordening gemeente Utrecht – met wijzigingen zichtbaar - Was-wordt-lijst Controleverordening gemeente Utrecht

5

Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan de gemeenteraad

Behandeld door

Stefanie Smith

Datum

6 februari 2024

Doorkiesnummer

030 - 29 88 46 40

Kenmerk

12086976

E-mail

stefanie.smith@utrecht.nl

Onderwerp

Rechtmatigheidsverantwoording en actualisatie Financiële verordening

Bijlage(n)

2 (aangehecht)

Beleidsveld

Financiën

Geachte leden van de raad, Gelijktijdig met deze brief ontvangt u een raadsvoorstel om afspraken over de rechtmatigheidsverantwoording te verankeren in de Financiële verordening en Controleverordening, zoals aangekondigd in de Raadsbrief Reactie op Managementletter 2023. Door middel van deze brief informeren wij u hierover en geven aanvullend een toelichting op de verdere actualisatie van de Financiële verordening die later dit jaar zal volgen. Hierbij beantwoorden wij ook de openstaande toezeggingen 535 en 415 die gedaan zijn tijdens de vergaderingen van de commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën van respectievelijk 25 oktober 2023 en 8 juni 2023. Rechtmatigheidsverantwoording Achtergrond Uw raad is eerder over de diverse ontwikkelingen omtrent de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording geïnformeerd, onder andere in de Notitie Rechtmatigheidsverantwoording – Voorstel voor een verantwoordingsgrens (d.d. 6 november 2020), in verschillende managementletters en in het raadsvoorstel bij de Tweede Bestuursrapportage. Door de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording veranderen de rollen van de raad, het college en de controlerend accountant. Ter informatie is vanuit de bovengenoemde notitie een overzicht van de verschillende rollen in de oude en nieuwe situatie als bijlage opgenomen.

In het kort betekent de wetswijziging dat vanaf nu het college rapporteert over de rechtmatige totstandkoming van de jaarrekening ten aanzien van de financiële beheershandelingen in plaats van de controlerend accountant. Hierbij zijn drie specifieke rechtmatigheidscriteria van belang: • Voorwaardencriterium: zijn de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand gekomen? Het jaarlijks door uw raad vast te stellen Normenkader Rechtmatigheid vormt hiervoor het uitgangspunt. Hiervoor heeft u ook een separaat voorstel ontvangen.

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

• •

6 februari 2024 12086976

Begrotingscriterium: handelt het college binnen de door u beschikbaar gestelde budgetten en kredieten? Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium: zijn in (de uitvoering van) het beleid voldoende waarborgen opgenomen om misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen of tegen te gaan?

Gevolgen Jaarstukken 2023 Bij de jaarstukken 2023 zullen wij een rechtmatigheidsverantwoording opstellen op basis van een standaardmodel van de commissie BBV. Ook wordt in het jaarverslag een toelichting geven op de rechtmatigheidsverantwoording in de paragraaf Bedrijfsvoering. Daarnaast worden de geconstateerde fouten en onduidelijkheden die de rapportagegrens1 overschrijden in deze paragraaf opgenomen en voorzien van maatregelen om dit in de toekomst te voorkomen. De accountant zal deze rechtmatigheidsverantwoording beoordelen op getrouwheid. Dit betekent dat de accountant controleert of de verantwoording van het college klopt en voldoende is onderbouwd. Uw raad gaat vervolgens over de bevindingen in gesprek met het college en kan zo uw controlerende rol beter vervullen. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vereist aanpassing van de huidige Financiële verordening en de Controleverordening voordat de jaarrekeningcontrole 2023 is vastgesteld. Voor deze (technische) wijzigingen heeft u nu een voorstel ontvangen. Bredere actualisatie Financiële verordening later dit jaar Het aanbieden van de wettelijk vereiste wijzigingen van de Financiële verordening is een eerste stap geweest in een integrale herziening van de gehele Financiële verordening. Hieronder informeren wij u over het vervolg van deze verdere actualisatie.

Door middel van de Financiële verordening regelt uw raad op hoofdlijnen de spelregels voor het financieel beleid, de financiële organisatie en het financieel beheer. Het is een kaderstellend document en, hoewel het een belangrijke basis biedt, is het gebruikelijk dat niet alle spelregels met betrekking tot financiën letterlijk in de verordening staan (maar bijvoorbeeld in onderliggende voorgeschreven beleidsnota’s). Ter informatie vindt u daarom in de bijlage een weergave van het financieel kader, aangevuld met de belangrijkste financiële uitgangspunten behorende bij de documenten uit de begrotingscyclus. Hiermee beantwoorden wij de eerdergenoemde toezegging 535 met betrekking tot de financiële spelregels. Deze informatie wordt uiteraard betrokken in de actualisatie, waarbij wij een voorstel zullen doen of en in hoeverre een deel van deze spelregels worden vastgelegd in de financiële verordening. Het uitgangspunt voor de actualisatie is de nieuwe modelverordening van de VNG, die ook gebruikt is voor de wijzigingen met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording. Hierop zullen aanpassingen gedaan worden die op de eigenheid en gebruiken van de gemeente Utrecht zijn toegesneden.

In de komende herziening zullen wij, in lijn met gesprekken met uw raad de afgelopen periode, in ieder geval de volgende onderdelen afwegen: - Voorgestelde wijzigingen financiële spelregels zoals geformuleerd in het ‘Overdrachtsdossier gemeente Utrecht 2022’ (17 maart 2022);

1 De huidige rapportagegrens is in 2021 vastgesteld op € 500.000, de verantwoordingsgrens voor 2023 is vastgesteld op 1,5%.

2/8

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

-

-

6 februari 2024 12086976

Wijzigingen naar aanleiding van de indeling Programmabegroting 2024 (o.a. noodzakelijk in relatie tot het autorisatieniveau2); Investeringen (o.a. in relatie tot het autorisatieniveau en ramingen van jaarschijven); Informatievoorziening omtrent wijziging bestemming Rijksmiddelen/corresponderende posten3; Raamwerk ‘Sturen en verantwoorden’; Werkwijze integrale afweging Voorjaarsnota m.b.t. dekkingstekorten volgend uit de financiële paragraaf beleidsnota’s (toezegging 415, commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën 8 juni 2023, zie bijlage voor nadere uitwerking bij de Voorjaarsnota); Werkwijze financiële wensen bij moties en amendementen4; Aanvullende aandachtspunten die uit overleg met uw raad volgen.

De werkzaamheden verwachten we dit verslagjaar te kunnen afronden, zodat de herziene verordening van toepassing zal zijn op de rechtmatigheidsverantwoording over 2024.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

2 Amendement A42 Financieel sturen op huidige programma’s 3 Motie M397 Samen keuzes maken en verantwoordelijkheid delen leidt tot betere resultaten 4 Coalitieakkoord 2022 Investeren in Utrecht – financiën, pagina 8.

3/8

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

6 februari 2024 12086976

Bijlage: Wijziging rollen rechtmatigheidsverantwoording 1) Oude situatie5

2) Nieuwe situatie (vanaf verslagjaar 2023)

5 Erratum: In de oude situatie werd het normenkader vastgesteld door het college en ter informatie met de raad gedeeld.

4/8

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

6 februari 2024 12086976

Bijlage: Overzicht financieel kader Het stelsel van financiële regels binnen de Gemeente Utrecht wordt gevormd door landelijke wet- en regelgeving die in de Financiële verordening worden vertaald naar Utrechtse praktijk. Dit financieel kader kan als volgt worden weergegeven:

Gemeentewet en BBV De Gemeentewet geeft de belangrijkste kaders voor de gemeentelijke financiën. In titel IV van deze wet staan de algemene wettelijke bepalingen over de begroting, de jaarrekening, de administratie en controle en de gemeentelijke belastingen. Deze bepalingen worden uitgewerkt in het Besluit Begroting en verantwoording gemeentes en provincies (BBV). Om een eenduidige uitvoering en toepassing van het BBV te bevorderen is er een commissie ingesteld. De stellige uitspraken in de notities van de commissie BBV moeten door gemeenten opgevolgd worden. Financiële verordening Naast de wettelijke eisen heeft de gemeente ook ruimte om zelf keuzes te maken bij de inrichting van het eigen financieel beleid, beheer en organisatie. De Financiële Verordening bevat op hoofdlijnen deze aanvullende regels. Binnen de Gemeente Utrecht gaat het hierbij over de begroting en verantwoording (begrotingscyclus), het financieel beleid, de paragrafen, de financiële organisatie en financieel beheer en sinds dit jaar de rechtmatigheidsverantwoording. De raad maakt door middel van deze verordening over al deze onderwerpen afspraken met het college en stelt deze vast. Verplichte beleidsnota’s Financiële verordening In aanvulling op de hoofdlijnen uit de Financiële verordening, worden voor specifieke onderwerpen de (financiële) regels in afzonderlijke beleidsnota’s uitgewerkt.

Deze beleidsnota’s worden ook door de raad vastgesteld. In de Gemeente Utrecht zijn de onderstaande nota’s opgenomen in de Financiële verordening: - Beleidsnota Grondbeleid - Beleidsnota Beheer Openbare Ruimte - Beleidsnota Kapitaalgoederen

5/8

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

-

6 februari 2024 12086976

Beleidsnota Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA) Beleidsnota Reserves Beleidsnota Lokale heffingen Financieringsstatuut Beleidsnota Risicomanagement en weerstandsvermogen Beleidsnota Publieke geldverstrekkingen Regeling Risicovolle projecten

Uitvoering De raad stelt door middel van de Financiële verordening het financieel beleidskader vast. Het college is vervolgens verantwoordelijk voor de uitvoering van het (financiële) beleid binnen deze kaders. De uitwerking van het kader door het college is onder andere vastgelegd in uitvoeringsregelingen, maar ook in het Coalitieakkoord 2022 Investeren in Utrecht6. De verdere vertaling naar praktische toepassingen in de ambtelijke organisatie is geregeld in het Handboek Financiën. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste spelregels met betrekking tot de documenten uit de begrotingscyclus. Voorjaarsnota Heroverweging van de vastgestelde begroting, inclusief investeringen, reserves en voorzieningen, vindt plaats bij de Voorjaarsnota. Hier ligt het zwaartepunt van de integrale afweging. Het college stelt hierbij het maatschappelijk effect van financiële ontwikkelingen voorop, bijvoorbeeld als er extra rijksmiddelen komen. Daarom verwerken we deze ontwikkelingen zo snel mogelijk in de begroting, op een cyclusmoment zoals vastgelegd in de Financiële verordening6. Op een aantal financiële ontwikkelingen hebben wij geen invloed; we noemen dat knelpunten. Dit zijn significante autonome ontwikkeling (> €0,1 mln.) die beleidsmatig niet bijgestuurd kunnen worden.

Knelpunten worden alleen in de Voorjaarsnota opgenomen indien deze voldoen aan drie criteria: o Onvermijdbaar: de activiteit is een wettelijke taak of verplichting; o Onoplosbaar: binnen doelstelling of programma; o Onuitstelbaar: de activiteit moet starten in 2024/2025 Eventuele resterende voordelen uit de Resultaatbestemming (zie hieronder) worden ingezet bij de integrale afweging. Zoals is toegezegd bij het raadsvoorstel Aanpassing beleidscyclus en programmabegroting (toezegging 415) zullen nog ongedekte beleidsvoornemens uit vastgestelde beleidsnota’s worden meegewogen bij de integrale afweging en prioritering in de Voorjaarnota. Hiervoor zal een overzicht worden verstrekt. Programmabegroting Ieder jaar presenteert het college de Programmabegroting, waarin de keuzes die gemaakt zijn bij de integrale afweging in de Voorjaarsnota worden uitgewerkt voor het komende verslagjaar. De begroting sluit: inkomsten en uitgaven zijn structureel in evenwicht6. We kiezen voor een nieuwe norm voor de netto schuldquote, in lijn met het financieel toezichtkader van de provincie6. Eerste en Tweede bestuursrapportage Door middel van de bestuursrapportages wordt de raad geïnformeerd over majeure ontwikkelingen met betrekking tot de laatst door de raad vastgestelde begroting en de voortgang van de uitvoering van het coalitieakkoord.

Daarnaast worden budgetneutrale bijstellingen (inclusief actualisatie investeringskredieten), technische bijstellingen en corresponderende posten in de Programmabegroting verwerkt. Majeure afwijkingen kunnen worden gevoegd door politiek-bestuurlijke overwegingen.

6

Coalitieakkoord 2022 Investeren in Utrecht – financiën, pagina 8

6/8

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

6 februari 2024 12086976

Voor majeure financiële afwijkingen gelden de volgende richtlijnen: 1) Majeure ontwikkelingen

Majeure ontwikkelingen zijn niet budgetneutraal en leiden niet automatisch tot een begrotingswijziging. Het betreft: - financiële afwijkingen van meer dan 10% van de lasten/baten per programma; - en/of een afwijking groter dan € 500.000 ten opzichte van de begrote lasten of baten per programma; - en/of een afwijking groter dan € 100.000 per doelstelling; - én is het onvermijdbaar, onoplosbaar en onuitstelbaar (drie O’s); - óf het voldoet niet aan bovenstaande spelregels maar is politiek-bestuurlijk relevant (bv. beleidswijzigingen). 2) Budgetneutrale bijstellingen

Dit zijn wijzigingen die budgetneutraal zijn en leiden tot een begrotingswijziging: - financiële afwijkingen van meer dan 10% van de lasten/baten per programma; - en/of een afwijking groter dan € 500.000 ten opzichte van de begrote lasten of baten per programma; - en/of een afwijking groter dan € 100.000 per doelstelling; - én bij verhoging baten en lasten een directe samenhang tussen beiden; - én overheveling alleen voor incidentele budgetten; - én reservemutaties conform doel reserve; - óf het voldoet niet aan bovenstaande spelregels maar is politiek-bestuurlijk relevant of een SPUK (bv. beleidswijzigingen). 3) Technische bijstellingen

Dit zijn wijzigingen die zijn budgetneutraal en leiden tot een begrotingswijziging. Het betreft een technische aanpassing of een verwerking van een reeds genomen raadsbesluit. Er zijn twee niveaus van autorisatie mogelijk: - College: mutatie binnen het programma en/of cluster, maar tussen doelstellingen en/of producten. - Raad: een programma en/of clusteroverstijgende mutatie. Aanvullend gelden de volgende uitgangspunten: • Het College neemt geen besluiten zonder dat de financiële consequenties en risico’s volledig in beeld zijn gebracht en gedekt. • Het verwachte rekeningresultaat dat in een bestuursrapportage wordt vermeld, is een prognose. Pas als het definitieve rekeningresultaat bekend is, is resultaatbestemming aan de orde. Zie hieronder bij ‘Jaarstukken – Resultaatbestemming’. • Tegenvallers in de exploitatie worden in beginsel gecompenseerd in het begrotingsprogramma (of doelstelling) waar het tekort is ontstaan. Zoveel mogelijk door vermindering aan de lastenkant van de begroting. Dat wil zeggen het vertragen, verminderen of stoppen van ambities, dan wel vergroten van doeltreffendheid en doelmatigheid. • In principe worden de risico’s binnen een project opgevangen binnen het project en de desbetreffende opgave. • Meevallers door extra rijksinkomsten voor een specifiek doel beoordelen we in relatie tot de gemeentelijke inzet voor dat doel7.

Jaarstukken - Resultaatbestemming Jaarlijks wordt na afloop van het jaar, gelijktijdig met het opstellen van de jaarstukken, de bestemming van het rekeningresultaat voorbereid. De resultaatbestemming wordt gevoed vanuit organisatieonderdelen door zogenaamde resultaatbestemmingsvoorstellen (ook wel bestedings- en dekkingsvoorstellen). 7 Coalitieakkoord 2022 Investeren in Utrecht – financiën, pagina 8

7/8

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

6 februari 2024 12086976

Als er een positief resultaat blijkt uit de jaarstukken ná toekenning aan resultaatbestemmingsvoorstellen, wordt dit in de eerste plaats ingezet voor aanvulling van het weerstandsvermogen tot 18. Eventueel resterend positief saldo, wordt betrokken bij de integrale afweging bij de Voorjaarsnota. Een resultaatbestemmingsvoorstel moet in (minstens) één van de drie onderstaande categorieën vallen9: 1) Resterende incidentele budgetten Budgetten voor incidentele programma’s of projecten kennen niet altijd een voorspelbaar kostenverloop. Indien project- of programmadoelstellingen nog niet zijn gerealiseerd en er resteert nog budget dan kan dit via een resultaatbestemmingsvoorstel worden doorgeschoven naar het volgende begrotingsjaar. Indien project- of programmadoelstellingen sneller zijn gerealiseerd kan een dekkingsvoorstel worden ingediend vanuit het volgende jaar. Hierbij wordt in de toelichting aangegeven uit welk raadsbesluit blijkt dat het budget incidenteel beschikbaar is gesteld voor een bepaalde activiteit waarvan de uitvoering nog niet is afgerond of sneller is afgerond in het afgelopen begrotingsjaar.

2) Stortingen in reserves conform het vastgestelde doel van de reserve Reserves worden gevormd om te sparen voor een specifiek doel, om bepaalde kosten en opbrengsten over jaren heen te egaliseren of om eenmalige bijdragen ten behoeve van investeringen die afgeschreven dienen te worden meerjarig beschikbaar te houden (vaste activa reserve). Het doel van de reserves staat toegelicht in de begroting en de jaarstukken. 3) Onttrekkingen aan reserves conform het doel van de reserve Er wordt onttrokken aan een reserve als er uitgaven zijn gedaan in de exploitatie waar geen exploitatiebudget voor is maar waar wel een bestemmingsreserve/egalisatiereserve met ruimte voor aanwezig is. Het doel van de reserves staat toegelicht in de begroting en de jaarstukken.

8 Coalitieakkoord 2022 Investeren in Utrecht – financiën, pagina 8

Tot en met de Resultaatbestemming 2022 werd gebruik gemaakt van een tweedeling in A. Beleidsrelevante bestedings- en dekkingsvoorstellen en B. Technische bestedings- en dekkingsvoorstellen*. Door het instellen van de reserve gemeentefonds en de systeemafspraak voor diverse reserves zijn de voorstellen nog vooral beleidsmatig van aard. Het onderscheid in beleidsrelevant en technisch wordt daarom vanaf 2023 niet meer gemaakt. 9

8/8

Besluit tot wijziging van Financiële verordening gemeente Utrecht De raad van de gemeente Utrecht -

Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van <datum >

-

Gezien het advies van de adviescommissie Controle & Financiën;

-

Gelet op 212 van de Gemeentewet;

Overwegende dat door de inwerkingtreding van de Wet versterking decentrale rekenkamers het college

met ingang van verslagjaar 2023 over de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen aan de raad verslag uitbrengen en niet meer de externe accountant;

Besluit de Financiële verordening gemeente Utrecht als volgt te wijzigen:

Artikel I De Financiële verordening gemeente Utrecht wordt als volgt gewijzigd:

A. In artikel 1 Definities wordt na de definitie van ‘Administratieve organisatie’ de volgende definitie ingevoegd: Begrotingsonrechtmatigheid: er is sprake van begrotingsonrechtmatigheid -

als het college bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten de door de gemeenteraad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringskredieten overschrijdt;

-

bij toevoegingen of onttrekkingen aan reserves die niet door de gemeenteraad zijn vastgesteld;

-

als bij onderschrijdingen van lasten of investeringskredieten en/of lagere of hogere baten dan begroot de begroting niet tijdig met begrotingswijzigingen is aangepast of deze niet tijdig aan de raad zijn gemeld.

B. In artikel 1 Definities wordt na de definitie van ‘Rechtmatigheid’ de volgende definitie ingevoegd: Rechtmatigheidsverantwoording:

de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

C. Artikel 6 Jaarlijkse verantwoording derde lid, komt te luiden: 3. In het financiële deel van de verantwoording geeft het college een overzicht van: -

de balans;

-

de staat van baten en lasten per programma;

-

een toelichting op de hiervoor vermelde onderdelen; en

-

de rechtmatigheidsverantwoording.

D. Aan artikel 22 Paragraaf Bedrijfsvoering wordt een nieuw lid toegevoegd, luidende: 3. Het college neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken een toelichting op van alle afwijkingen in rechtmatigheid die niet als acceptabel zijn aangemerkt voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 29a lid 3, overschrijden en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

E. Aan artikel 25 Interne controle wordt een nieuw lid toegevoegd, luidende: 3. Het college stelt een controleplan vast waarin is beschreven op welke manier de jaarlijkse rechtmatigheidsverantwoording is geoperationaliseerd.

F. Na hoofdstuk 5 wordt een hoofdstuk toegevoegd, luidende: Hoofdstuk 6 Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 29a Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording 1. De raad stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid. 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het college aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van een door de raad vastgesteld percentage van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.

3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan een door de raad vastgesteld bedrag nader toegelicht.

Artikel 29b Voorwaardencriterium 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. 2. Het college biedt de raad jaarlijks vóór 1 maart ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 29c Begrotingscriterium 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen; 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 4. 3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. 4. Uitgangspunt is dat overschrijding van de door de gemeenteraad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringskredieten als onrechtmatig wordt beschouwd. Deze overschrijdingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties: a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. b.

Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage. 5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad en niet eerder bij de raad gemeld hadden kunnen worden, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

6. Overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten, investeringskredieten en baten zijn onrechtmatig als deze niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of niet tijdig aan de raad zijn gemeld. Deze zijn tijdig gemeld als deze zijn opgenomen in een tussentijdse rapportage of begrotingswijziging gedurende het begrotingsjaar danwel toereikend zijn toegelicht in de jaarrekening over het betreffende begrotingsjaar.

Artikel 29d Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium 1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen. 2. Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel II Dit besluit treedt in werking in werking vijf weken na bekendmaking in het gemeenteblad en werkt terug tot en met 1 januari 2024, met dien verstande dat het tevens van toepassing is op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van <datum>

De burgemeester Sharon A.M. Dijksma

De griffier, Merel van Hall

Wijziging: Toelichting bij Financiële verordening gemeente Utrecht

Artikel 22 Paragraaf Bedrijfsvoering Het domein van de ambtelijke organisatie is de verantwoordelijkheid van het college. Beleid op dit gebied wordt in de eerste plaats vormgegeven door het college. Bedrijfsvoering is echter van belang voor de raad omdat het welslagen van de programma’s afhankelijk is van de resultaatgerichtheid en effectiviteit van de ambtelijke organisatie.

De raad kan invulling geven aan zijn eigen informatiebehoefte over de middelen en de bedrijfsvoering. Deze informatiebehoefte dient vooraf kenbaar gemaakt te worden aan het college.

Derde lid In verband met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft de paragraaf Bedrijfsvoering van de jaarstukken ook een grotere rol gekregen. De Commissie BBV doet hierover een aantal stellige uitspraken: -

Het college geeft in de paragraaf Bedrijfsvoering een toelichting op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Indien de normen uit de gids proportionaliteit veelvuldig niet nageleefd worden of slecht gedocumenteerd en/of gemotiveerd zijn, dan moet het college hierover rapporteren via de paragraaf bedrijfsvoering. Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet fido en de bijbehorende ministeriële regelingen moeten worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Het college moet in de paragraaf Bedrijfsvoering een nadere toelichting geven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en die niet als acceptabel zijn aangemerkt, voor zover deze de rapportagegrens overschrijden.

Artikel 29 Financiële organisatie In dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie gegeven, waaraan het college bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moet geven. De uitgangspunten vormen kaders voor het college, waaraan hij zich moet houden.

In de onderdelen a. en b. worden eisen gesteld aan de toedeling van taken aan organisatieonderdelen van de gemeente en de toewijzing van functies aan functionarissen. Voor de eisen van interne controle (artikel 24, onder b.) geldt de toelichting van artikel 6.

In de onderdelen c. t/m f. worden eisen gesteld aan de budgettoedeling en de verantwoording daarover.

Artikel 29a Uitgangspunten rechtmatigheidsverantwoording Bij de verantwoording over rechtmatigheid wordt gekeken naar negen criteria. Het college legt verantwoording af over alle negen criteria in de jaarrekening. Zie Kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV voor de criteria en bijbehorende toelichting. De eerste zes criteria zijn niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Deze betreffen verantwoording met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid. Ze komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. Dit zijn het calculatiecriterium, valuteringcriterium, adresseringscriterium, volledigheidscriterium, aanvaardbaarheidscriterium en leveringscriterium.