Document · PDF

Agendabundel

Adviescommissie Controle en Financiën 27 mei 2021, gemeente Utrecht26.775 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 4

Bundel van de Adviescommissie Controle en Financiën van 27 mei 2021

Agenda bijlagen Agenda advies-cie CF 27-5-2021 (1).doc 1

Opening en mededelingen G. Molenaar is verhinderd. Behandelvoorstel: Aangeven of u nog wijzigingen op de conceptagenda heeft en vaststellen agenda. Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst Behandelvoorstel: Aangeven of u vragen, opmerkingen of correcties heeft bij het conceptverslag (reeds rondgestuurd). Wanneer u geen vragen of opmerkingen heeft, kunt u het verslag vaststellen en zal deze worden toegevoegd aan de volgende commissie M&S. Update: de papieren versies van de JS 2020 komen op 3 juni beschikbaar. Adviescommissie CF 29-04-2021.docx Ingekomen en verzonden stukken Ter kennisname: •Beleidsveld Financiën - Raadsbrief Plan van aanpak uitvoering aanbevelingen opvolgingsonderzoek •Beleidsveld Financiën - Raadsbrief Maartcirculaire 2021 Behandelvoorstel: wenst u deze stukken te bespreken? Raadsbrief Plan van aanpak uitvoering aanbevelingen opvolgingsonderzoek rekenkamer.pdf Ambtelijke Handreiking Werkproces Rekenkamer.pdf Raadsbrief Maartcirculaire 2021.pdf

Jaarplan Concernaudit Behandelvoorstel: toelichting door de ambtelijke organisatie en gelegenheid tot het stellen van vragen. Jaarplan Concernaudit 2021-2022 (definitief).pdf

Raadsvoorstel VJN 2021 en bijbehorende documenten (Berap, MPR etc.) Behandelvoorstel: toelichting door de ambtelijke organisatie en gelegenheid tot het stellen van vragen. Kan er een advies worden opgesteld t.b.v. commissiebehandeling? NB: deze documenten zijn op 20 mei gepubliceerd. Raadsbrief Utrecht Monitor 2021.pdf

5.1

Voorjaarsnota 2021 en 1e Bestuursrapportage 2021 Dossier 1763 voorblad Raadsvoorstel Voorjaarsnota en Eerste Bestuursrapportage 2021.docx Voorjaarsnota 2021 en Eerste Bestuursrapportage 2021.pdf Subsidiestaat 2021.pdf Subsidiestaat 2022 .pdf Advies van de Taskforce Maatschappelijke Effecten Corona (mei 2021).pdf Infographic Voorjaarsnota 2021.pdf

5.2

Raadsvoorstel Meerjarenperspectief Ruimte 2021 Dossier 1793 voorblad Raadsvoorstel Meerjarenperspectief Ruimte 2021.pdf Meerjaren Perspectief Ruimte 2021.pdf Bijlage Voortgang woningbouwprojecten 250+.pdf Bijlage MGP Ruimte voor Groen uitvoeringsprogramma 2021-2025.pdf Bijlage Programmatabel Stationsgebied.pdf Relatie actualisatie MPB 2021 met eerste bestuursrapportage.pdf Bijlage Parkeergegevens per rayon.pdf Bijlage Wijziging gebiedsindeling invoeren betaald parkeren.pdf Bijlage Leeswijzer Programmering en autorisatie investeringen MPR.pdf

5.3

Meerjarenperspectief Utrechts Vastgoed (MPUV) 2021

Dossier 1802 voorblad Raadsvoorstel Meerjarenperspectief Utrechts Vastgoed (MPUV) 2021.docx Meerjarenperspectief Utrechts Vastgoed 2021.pdf 6

Voortgang leesbaarheid van de begroting Behandelvoorstel: Toelichting door ambtelijke organisatie en mogelijkheid tot het stellen van vragen hierover. Achtergrond: Dit is een vervolg van eerdere bespreking op 4 maart en 1 april Voorbeeld PB 2022 - Bereikbaarheid.docx Voorbeeld PB 2023 - Voorbeeld Utrecht Leert.docx

Vooruitblik jaarplan 2021 & vooruitblik zomersessie Behandelvoorstel: •Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt ingestemd met deze onderwerpen? •De accountant zal op 10 juni een presentatie geven omdat verslag nog niet beschikbaar is. Kunt u daarmee instemmen? •Aanvullende wensen voor zomersessie 2021? Do. 10 juni 18.00-19.30 Vergadering adviescommissie (90 minuten) Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten) Jaarstukken (beschikbaar 20 mei) --> cie op 29 juni (concept) Accountantsrapport van bevindingen, incl. accountantsverklaring over de Jaarstukken Concept Reactie van het college op het accountantsrapport Update voortgang leesbaarheid investeringen (10-15 minuten) Advies aan commissie M&S en S&R n.a.v. de jaarstukken en het accountantsrapport.

Bevindingen Raadstoets --> 8 juni presentatie Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten) Afsluiting (5 minuten) Zomersessie adviescie C&F Vrijdag 3 september van 10.00-16.00 Nader in te vullen: * Jaarplan 2021-2022 van de rekenkamer (voor de zomer) * Jaarverslag concernaudit * Update financiële positie door de accountant (jaarlijks) * Digitale audit Deloitte (veeglijst) * IT ML (geheim) * Risicomanagement (Annemieke Jutte) * Leesbaarheid investeringen (vervolg) \*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\* \*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\* NB: 5 minuten wissel pauze, zodat we het laatste deel van de vergadering gebruiken om een advies richting de commissies te formuleren dan wel met elkaar in gesprek te gaan over voorliggende onderwerpen. Voor afsluiting een korte rondvraag richting ambtelijke organisatie door de voorzitter. Jaarplan adviescommissie C&F 2021 versie mei 2021.docx

8 9

Voortgang controle accountant met adviescie C&F Behandelvoorstel: toelichting door de accountant. Wvttk Behandelvoorstel: Dit agendapunt creëert de vrije ruimte voor het behandelen van onderwerpen die niet zijn aangemeld. U kunt naar eigen inschatting onderwerpen inbrengen. •Update raadstoets 2020 •Advies n.a.v. VJN 2021 Rondvraag en sluiting

AGENDA Adviescommissie Controle en Financiën

27 mei 2021 van 18.00-19.30 uur (digitaal)

Agendapunt 1 t/m 7 worden behandeld in aanwezigheid van de (medewerkers van) de afdeling Concernmanagement Financiën, Inkoop en Juridische Zaken/Concern Control, de voorzitter/secretaris van de Rekenkamer en de accountant.

Agendapunt 8 t/m 10 worden behandeld in aanwezigheid van de accountant. (2 min)

1. a. Opening en mededelingen.

G. Molenaar is verhinderd. b. Vaststellen agenda.

Behandelvoorstel: Aangeven of u nog wijzigingen op de conceptagenda heeft en vaststellen agenda. (3 min)

2. Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst

Behandelvoorstel: Aangeven of u vragen, opmerkingen of correcties heeft bij het

conceptverslag (reeds rondgestuurd). Wanneer u geen vragen of opmerkingen heeft, kunt u het verslag vaststellen en zal deze worden toegevoegd aan de volgende commissie M&S.

Update: de papieren versies van de JS 2020 komen op 3 juni beschikbaar. (5 min)

3. Ingekomen en verzonden stukken.

Ter kennisname: 

Beleidsveld Financiën - Raadsbrief Plan van aanpak uitvoering aanbevelingen opvolgingsonderzoek



Beleidsveld Financiën - Raadsbrief Maartcirculaire 2021

Behandelvoorstel: wenst u deze stukken te bespreken? (10 min)

4. Jaarplan Concernaudit

Behandelvoorstel: toelichting door de ambtelijke organisatie en gelegenheid tot het stellen van vragen.

Commissiegriffier financiën  danielle.rijnders@utrecht.nl

(45 min)

5. Raadsvoorstel VJN 2021 en bijbehorende documenten (Berap, MPR etc.)

Behandelvoorstel: toelichting door de ambtelijke organisatie en gelegenheid tot het stellen van vragen. Kan er een advies worden opgesteld t.b.v. commissiebehandeling?

NB: deze documenten zijn op 20 mei gepubliceerd. (10-15 min)

Voortgang leesbaarheid van de begroting

Behandelvoorstel: Toelichting door ambtelijke organisatie en mogelijkheid tot het stellen van vragen hierover.

Achtergrond: Dit is een vervolg van eerdere bespreking op 4 maart en 1 april. (5 min)

7. Vooruitblik jaarplan 2021 & vooruitblik zomersessie

Behandelvoorstel: 

Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt ingestemd met deze onderwerpen?



De accountant zal op 10 juni een presentatie geven omdat verslag nog niet beschikbaar is. Kunt u daarmee instemmen?



Aanvullende wensen voor zomersessie 2021?

Dinsdag 8 juni

Technische briefing 

Raadstoetsen (19.30-20.30)



Technische briefing VJN en JS (20.45-max. 22.30)

NB: er staan momenteel ook 4 rib’s in optie. Do. 10 juni

Vergadering adviescommissie (90 minuten)

18.00-19.30



Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)



Jaarstukken (beschikbaar 20 mei) --> cie op 29 juni



(concept) Accountantsrapport van bevindingen, incl.



Concept Reactie van het college op het accountantsrapport

accountantsverklaring over de Jaarstukken 

Update voortgang leesbaarheid investeringen (10-15 minuten)



Advies aan commissie M&S en S&R n.a.v. de jaarstukken en het



Bevindingen Raadstoets --> 8 juni presentatie



Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)



Afsluiting (5 minuten)

accountantsrapport.

Commissiegriffier financiën  danielle.rijnders@utrecht.nl

Zomersessie adviescie

Nader in te vullen:

C&F

Jaarplan 2021-2022 van de rekenkamer (voor de zomer)

Jaarverslag concernaudit

Update financiële positie door de accountant (jaarlijks)

Digitale audit Deloitte (veeglijst)

IT ML (geheim)

Risicomanagement (Annemieke Jutte)

Leesbaarheid investeringen (vervolg)

Vrijdag 3 september van 10.00-16.00

****************************************************************************************

NB: 5 minuten wissel pauze, zodat we het laatste deel van de vergadering gebruiken om een advies richting de commissies te formuleren dan wel met elkaar in gesprek te gaan over voorliggende onderwerpen. Voor afsluiting een korte rondvraag richting ambtelijke organisatie door de voorzitter. (5-10 min)

8. Voortgang controle accountant met adviescie C&F

Behandelvoorstel: toelichting door de accountant.

(3 min)

9. Wvttk

Behandelvoorstel: Dit agendapunt creëert de vrije ruimte voor het behandelen van onderwerpen die niet zijn aangemeld. U kunt naar eigen inschatting onderwerpen inbrengen.  

Update raadstoets 2020 Advies n.a.v. VJN 2021

(2 min)

10. Rondvraag en sluiting.

Commissiegriffier financiën  danielle.rijnders@utrecht.nl

2 Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst 1 Adviescommissie CF 29-04-2021.docx

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

29 april 2021 van 18.00-19.30 uur, digitale vergadering via MS Teams Adviescommissie: Dimitri Gilissen (voorzitter), Janneke Admiraal, Has Bakker, Cees Bos, Henk van Deún,

Floor de Koning, Julia van Ophem, Bert van Steeg, Rick van der Zweth en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit), Gijs Corten (raadsadviseur Mobiliteit) en Jochim Schueler (raadsadviseur MO)

Overige deelnemers: Robbert Hoogeveen (stagiair financiën, inkoop en juridische zaken), Annemarie Koolenbrander (adviseur Financiën en Control), Gerth Molenaar (secretaris Rekenkamer), Agnes Scholte (strategisch adviseur

bedrijfsvoering), Gloria Sundermann (adviseur financiën en control), Paul Venhoeven (voorzitter Rekenkamer), Antoine van Vlodorp (manager concernaudit), Katie Zwetsloot (CFO), Niels Fritz en Rein-Aart van Vugt (Deloitte)

Niet aanwezig: Ruurt Wiegant (commissie) en Edwin Westphal (concernmanager financiën, inkoop en juridische zaken)

1. a. Opening en mededelingen

De voorzitter opent de vergadering. Er zijn geen mededelingen. b. Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld conform opgave. 2. Verslag vorige vergadering (01-04-2021)

Geen opmerkingen; het verslag wordt vastgesteld. 3. Ingekomen en verzonden stukken

Raadsvoorstel Zienswijze meerjarenbegroting 2022-2025 BghU

Het voorstel werd eerder vandaag besproken bij de Commissie Mens & Samenleving; de

wethouder zegde toe om de raad vóór de raadsbehandeling schriftelijk te informeren over het weerstandsvermogen.

Jaarstukken

Mevrouw Rijnders meldt dat de Adviescommissie het jaarverslag niet vandaag, maar op 20 of

27 mei a.s. zal worden toegestuurd. Het vergaderschema zal dan naar bevind van zaken worden aangepast.

De ingekomen stukken worden overigens voor kennisgeving aangenomen. 4. Risicovolle projecten

Zie het concept-raadsvoorstel met bijlagen, bij vergaderstukken. Doel van de regeling is om tot betere projectbeheersing te komen, naast de reeds ingezette versterking van control en de implementatie van het kader projectbeheersing in de ambtelijke organisatie. Het heeft wat

langer geduurd voor het voorstel klaar was, want conform een advies van de Adviescommissie werd er een (externe) second opinion uitgevoerd. Deze heeft tot enkele wijzigingen geleid: de

Pagina 1 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

fase-overgangen zijn duidelijker gemarkeerd en de rollen en verantwoordelijkheden zijn

duidelijker omschreven, waaronder de kaderstellende rol van de raad – naast de controlerende rol. Er is gekozen voor een regeling, te verankeren in de Financiële verordening.

Vragen, reacties en discussie

De wethouder Financiën is ook portefeuillehouder van een paar grote projecten, waaronder in elk geval één risicovol project. Mevrouw Koolenbrander geeft aan dat de 'control' rol wordt overgenomen door de wethouder Organisatie als de wethouder Financiën inhoudelijk portefeuillehouder is.

In de quickscan van TwynstraGudde wordt aangegeven dat er weerstand in de organisatie zou kunnen zijn tegen een gestandaardiseerde, opgelegde werkwijze. Hierop stelt mevrouw

Koolenbrander dat de basis is vastgelegd in een kader, niet in een handreiking. Vanuit Control wordt erop toegezien dat er volgens dat kader wordt gewerkt. Mevrouw Zwetsloot signaleert juist dat er behoefte is aan eenduidigheid in kaderstelling; zij herkent de opmerkingen over

mogelijke weerstand niet. Wél is haar bekend dat de organisatie beducht is voor extra werk,

maar als de beheersing goed wordt ingeregeld, hoeft dat niet tot extra werkbelasting te leiden. De organisatie moet zich de werkwijze simpelweg eigen maken.

Mevrouw Koolenbrander legt desgevraagd uit dat er aanvankelijk een startdocument was

gemaakt dat gedurende het hele project mee zou moeten gaan. TwynstraGudde heeft erop

gewezen dat er zaken in het risicoprofiel kunnen veranderen als het project in een andere fase komt: bij voortschrijding van het project nemen de risico's af, dus het is raadzaam om het

startdocument bij elke fase-overgang te herijken. Dat is nu vastgelegd. TwynstraGudde heeft ook aandacht gevraagd voor duidelijke RO-afbakening. Daarnaast is duidelijker onderscheid

gemaakt tussen de kaderstellende en controlerende rol van de raad en de uitvoerende taak van het college.

Er worden projecten in het ruimtelijk domein genoemd; wordt er ook breder gekeken, naar ICTprojecten bijvoorbeeld, of naar decentralisering in het domein van Werk & Inkomen? Mevrouw Koolenbrander geeft aan dat alle projecten in principe onder de regeling Risicovolle projecten kunnen vallen. Daarvoor is de hele projectenportefeuille nagelopen en beoordeeld; het ICT-

project Cloudtransitie paste niet bij de regeling, evenmin als 'We Go For It,' de IT-samenwerking tussen de G4. De risico's in deze projecten waren niet zodanig groot dat ze onder de regeling zouden moeten vallen. De grondexploitaties Leidsche Rijn zijn niet aan de kaders van de regeling getoetst, want deze worden apart aan de raad verantwoord.

Waarom 'We Go For It' niet in de regeling wordt ondergebracht, wordt nagegaan. Daar komt de afdeling Financiën nog op terug.

Pagina 2 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Waarom wordt er nog steeds gekozen voor een maximale eindrapportagetermijn van zes maanden? Volgens mevrouw Koolenbrander duurt het soms lang voor alle gegevens zijn

verzameld om de eindafrekening te kunnen opmaken. De regeling vermeldt tussenrapportages op vaste momenten in het jaar, namelijk wanneer er toch al wordt gerapporteerd in de P&C-

cyclus. De voorzitter wijst erop dat het rond rapportages vaak drukker is voor de raad, en dat raadsleden er dan dus extra op moeten letten dat zaken op de agenda komen.

De heer Van Vugt vindt dat de regeling goed is uitgewerkt, maar adviseert de raad om ook te

kijken naar projecten die erbuiten vallen, want de raad is bevoegd om desgewenst projecten toe te voegen. Daarnaast is het goed als de raad zich realiseert dat de eerste projectrapportage

omstreeks mei komt, maar de periode van augustus (voorgaande jaar) tot en met maart of april beslaat – dus een andere tijdspanne heeft dan de bestuursrapportage. De tweede

projectrapportage zal gaan over april tot augustus, wat een kortere periode is, en waarin ook de zomervakantie valt. Mevrouw Zwetsloot stelt dat een en ander niet in beton gegoten is; als de raad het liever anders wil, dan kan dat.

De heer Venhoeven is benieuwd of er leerpunten uit vorige jaren zijn verwerkt in de regeling

Risicovolle projecten; hij adviseert de raadsleden daar extra op te letten bij hun voorbereiding

op de commissiebehandeling. Volgens de heer Molenaar zijn er veel aandachtspunten verwerkt, conform de brief die de Rekenkamer indertijd samen met de Adviescommissie opstelde, ten aanzien van risicomanagement en projectselectie bijvoorbeeld. Hij kan zich vinden in het voornemen om over een jaar of drie een evaluatie te houden.

De heer Van Vlodorp wijst erop dat de Waterfall-methodiek wordt gevolgd, een tamelijk

traditionele vorm van projectmanagement. Op termijn wil men misschien een wat meer agile

benadering gaan kiezen voor projectbeheersing. Mevrouw De Koning merkt op dat in het project Berlijnplein met een andere projectstijl wordt gewerkt; hoe wordt de regeling daarop aangepast? Hierover ontvangt de raad binnenkort een brief.

Is het de bedoeling dat de raad ook de inleiding en de toelichting vaststelt? De heer Corten merkt op dat er enige verschillen zijn tussen de artikelsgewijze opbouw en de inleiding en toelichting, bijvoorbeeld de projectdefinities. Mevrouw Koolenbrander licht toe dat het de bedoeling is dat de regeling als één geheel wordt gezien, inclusief de artikelen plus de toelichting per artikel. Dit zou een consistent geheel moeten zijn.

Vervolg

De Adviescommissie stelt de raadscommissie Mens & Samenleving middels een adviesbrief op de hoogte van haar bevindingen, ter voorbereiding op de politieke behandeling. Er wordt

afgesproken dat mevrouw Rijnders een conceptbrief opstelt, en dat deze via de e-mail- of whatsapp-procedure wordt afgestemd.

Pagina 3 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

5. Voortgang begroting van de toekomst

Mevrouw Sundermann verduidelijkt dat er twee trajecten lopen: 'Leesbare begroting' gaat over de Begroting 2022. 'Begroting van de toekomst' betreft de begrotingscyclus voor de komende jaren. Hierover ontving de Adviescommissie op 4 maart jl. een schriftelijke toelichting. Er

worden binnenkort enkele bijeenkomsten georganiseerd met mevrouw De Koning en de heren Bos en Gilissen, Deloitte en de Rekenkamer.

Zie de bijlage 'Verbeteringen begroting,' blz. 4, Kern grondexploitaties. Daar wordt aangegeven dat er weinig informatie is, waarna wordt verwezen naar de MPR. Mevrouw Zwetsloot

verduidelijkt dat de hoofdpunten in de MPR zullen worden weergegeven. In het jaarverslag en in de begroting zal daar iets meer over worden vermeld dan de verwijzing alleen.

Het is de heer Van der Zweth opgevallen dat de bijlage niet vermeldt hoe aangenomen moties zijn terug te vinden in de begroting. Mevrouw Sundermann neemt dit punt mee in de eerder genoemde bijeenkomsten.

6. Stand van zaken WAAVA

Naar aanleiding van de discussie in de Adviescommissie, ongeveer een jaar geleden, zegde de wethouder toe dat enkele punten uit de Nota WAAVA zouden worden heroverwogen. De

Adviescommissie stelde daar een onderzoeksopzet voor vast. De oplevering van het onderzoek is vertraagd, hoofdzakelijk vanwege de coronamaatregelen. De notities over de restwaarde en over de componentenmethode zijn nu afgerond, voor een notitie over de ondergrens heeft de afdeling nog wat meer tijd nodig. De beide notities leiden tot het advies om het bestaande

beleid voort te zetten. Een punt van aandacht is circulair bouwen: dit zou op termijn tot een beleidswijziging kunnen leiden. De ambtelijke organisatie volgt de ontwikkelingen met belangstelling.

Mevrouw Koolenbrander herinnert de Adviescommissie eraan dat de wethouder een raadsbrief

heeft toegezegd, echter pas als ook de notitie over de ondergrens er is, die de Adviescommissie na de zomer kan verwachten.

De bijlagen bij dit agendapunt bevatten geen verrassingen, vindt de heer Bos, maar roepen wel extra vragen op. Hij dringt erop aan zowel het memo als de raadsbrief aan de raad te sturen,

zodat men er alvast op kan reageren en zonodig schriftelijke vragen kan stellen. De heer Bos is vooral benieuwd naar de aannames die hebben geleid tot de conclusies zoals verwoord in de

notitie Restwaarde; er lijkt geschreven te zijn in de richting van de keuze om restwaarde niet af te schrijven en vast te houden aan de bestaande situatie. Wellicht is een second opinion het overwegen waard.

Pagina 4 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Waarin verschilt de aanpak van Rotterdam en Groningen van de aanpak van Utrecht? Mevrouw

Koolenbrander geeft aan dat Utrecht vooral risico's ziet in het hanteren van restwaarde, want het is niet gemakkelijk om de waarde van een object over een langere periode te bepalen. De beide andere steden maken kennelijk een andere risico-afweging. De heer Van Vugt vult aan dat gemeenten met een grote woningvoorraad veelal voor de restwaardemethodiek kiezen.

Waarom wordt de componentenbenadering negatief gewaardeerd? De Adviescommissie heeft

behoefte aan verduidelijking van deze conclusie. Er wordt ook gevraagd om toevoeging van een ander element, namelijk de mogelijkheid om installaties in een kortere periode af te schrijven, wat de mogelijkheid biedt om meer te investeren in duurzaamheid. Handig zou zijn: een

overzichtje met voor- en nadelen van de huidige methode vs. de voor- en nadelen van de componentenmethode.

De heer Van Vugt merkt op dat de keuze voor restwaarde of de componentenbenadering

uiteindelijk een politieke zal zijn. Hij verwacht dat het de raad zal helpen als het gesuggereerde

overzicht van voor- en nadelen wordt toegevoegd. De accountant kijkt graag met de organisatie mee om te beoordelen of een en ander voldoende objectief en evenwichtig wordt beschreven.

De Adviescommissie roept de organisatie op om zo snel mogelijk na de zomer een raadsbrief te sturen, zodat deze geagendeerd kan worden, eventueel voor een technische

raadsinformatiebijeenkomst. Leden die nu al verdiepende vragen hebben over de bijlagen, geven die aan de ambtelijke organisatie mee. 7. Vooruitblik Jaarplan 2021

Er zijn nog twee bijeenkomsten vóór het zomerreces, namelijk op 27 mei en 10 juni a.s.

Mevrouw Rijnders stelt voor om de programmering voor beide vergaderingen om te ruilen

omdat de planning voor de jaarstukken is gewijzigd. Het jaarplan kan op de agenda van 27 mei a.s. op de agenda worden gezet. Hiermee gaan allen akkoord.

Suggesties voor het programma van de zomerbijeenkomst zijn welkom bij mevrouw Rijnders.

Schorsing

De ambtenaren verlaten de vergadering. 8. Voortgang controle

De controle is hervat, vertelt de heer Van Vugt, alle informatie die nog ontbrak is aangeleverd.

Nu bereidt de organisatie het bestuurlijke proces voor terwijl Deloitte de controle afrondt. Eind

mei a.s. kan de Adviescommissie de rapportage verwachten. In het bijzonder vraagt de heer Van Vugt aandacht voor de post die is opgenomen om de onzekerheid Leidsche Rijn weg te nemen; deze leidt tot een mutatie van ongeveer € 200 miljoen in de reservepositie van de gemeente.

Pagina 5 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Deze complexe ingreep zal de Adviescommissie nog uitvoerig worden toegelicht, inclusief consequenties.

De accountant geeft de raadsleden een compliment voor hun aandachtige en zorgvuldige

bestudering van de documentatie; hij kan zich goed vinden in hun kritische vragen over de

regeling Risicovolle projecten en is het met hen eens dat de notities bij de Nota WAAVA nog niet voldragen zijn. Op verzoek van de Adviescommissie zal de accountant adviseren hoe de vooren nadelen kunnen worden gewogen.

De heer Van Vugt dringt er nogmaals op aan om ook te kijken naar projecten die volgens het afwegingskader buiten de regeling Risicovolle projecten vallen, want de raad zit 'aan de

handrem.' De raad zou bij de projectrapportage bijvoorbeeld kunnen vragen naar de projecten

die het voorgaande half jaar werden getoetst aan de kaderstelling, en op grond daarvan niet in de regeling werden opgenomen.

Desgevraagd geeft de heer Van Vugt aan dat hij niet verwacht dat de accountantsverklaring veel beperkingen of bevindingen zal bevatten; het grootste risico voor de strekking van de

accountantsverklaring wordt ondervangen met de mutatie die de onzekerheid in Leidsche Rijn wegneemt.

De heer Bos herinnert de Adviescommissie eraan dat de gemeente al eens een verlies van

€ 60 miljoen (Leidsche Rijn) heeft genomen. Moet er een extra reservering worden gemaakt?

Volgens de heer Van Vugt is dit niet nodig; Leidsche Rijn is een winstgevende exploitatie. Vorig jaar werd er in de kosten een bedrag van € 200 miljoen meegenomen dat het karakter van een

stelpost had. Die kosten zijn eruit gehaald, met als gevolg een stijging in de grondexploitatie.

Dat geld wordt nu ondergebracht in een bestemmingsreserve. Zou dat niet voldoende zijn, moet er geld bij – maar daarover beslist de raad.

Ten aanzien van de jaarstukken vraagt de heer Corten of de zwaardere accountantscontrole tot onverwachte vertraging heeft geleid. De heer Van Vugt erkent dat Deloitte gewend is om

diepgaand te controleren en er een tamelijk streng afsprakenmanagement op nahoudt. Bij de

evaluatie van vorig jaar werden de nodige afspraken ter verbetering gemaakt; de organisatie is niet aan alle punten toegekomen. Daarnaast zijn de ambities hoog, en is er veel ziekteverzuim geweest. Ook door het werken op afstand heeft de uitwisseling van informatie wat meer tijd gekost.

9. Rondvraag en sluiting

Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De voorzitter sluit de vergadering.

Pagina 6 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

3 Ingekomen en verzonden stukken 1 Raadsbrief Plan van aanpak uitvoering aanbevelingen opvolgingsonderzoek rekenkamer.pdf

Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan de gemeenteraad

Behandeld door

E.M. Scholten

Datum

28 april 2021

Doorkiesnummer

030 - 28 60414

Kenmerk

8793968

E-mail

e.scholten@utrecht.nl

Onderwerp

Plan van aanpak uitvoering aanbevelingen opvolgingsonderzoek rekenkamer

Bijlage(n)

Beleidsveld

Financiën

Geachte leden van de raad, Inleiding Bij besluit van 15 oktober 2020 heeft uw raad ingestemd met het raadsvoorstel Rekenkamerrapport: ‘Opvolgingsonderzoek rekenkamerrapporten 2014-2018. Inzicht in de doorwerking van rekenkameronderzoek en de opvolging van raadsbesluiten’. Het Rekenkamerrapport bevat aanbevelingen aan ons college over de opvolging van raadsbesluiten naar aanleiding van rekenkameronderzoeken. In de bestuurlijke reactie op het rapport hebben wij al aangegeven deze aanbevelingen over te nemen. Tijdens de raadsbehandeling hebben wij nogmaals onderstreept de bevindingen van de Rekenkamer te delen en hieraan opvolging te geven. De Verordening Rekenkamer Utrecht schrijft voor dat wij uw raad, nadat u hebt besloten over een rekenkamerrapport, een plan van aanpak sturen. Deze brief behelst het Plan van Aanpak voor het ‘Opvolgingsonderzoek rekenkamerrapporten 2014-2018’. Wij zullen per beslispunt uit het raadsvoorstel aangeven hoe dit wordt opgepakt. Beslispunten en acties 1. In de bestuurlijke reactie op rekenkamerrapporten systematischer en duidelijker per conclusie en aanbeveling aan te geven wat zijn opvatting is over de aanbevelingen en of het college de conclusies en aanbevelingen al dan niet onderschrijft. In onze bestuurlijke reactie bij nieuwe rekenkamerrapporten zullen wij steeds per aanbeveling duiden of wij deze onderschrijven.

Om dit te borgen is dit punt in de ‘Handreiking werkwijze Rekenkameronderzoek’ vastgelegd. Deze ambtelijke handreiking wordt gebruikt om het proces van een rekenkameronderzoek en het samenspel tussen college, ambtelijke organisatie en Rekenkamer te stroomlijnen. Het betreft een ambtelijke werkwijze. Het is een dynamisch document. Dat betekent dat de werkinstructie wordt gewijzigd wordt zodra daartoe aanleiding bestaat. De huidige versie van de ambtelijke handreiking is ter informatie als bijlage bij deze brief gevoegd.

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

28 april 2021 8793968

2. In het plan van aanpak systematisch per beslispunt uit het raadsbesluit inzicht te geven in de werkwijze(n), doorlooptijd en de momenten waarop de raad wordt geïnformeerd over de voortgang. Beschouw de termijn van zes weken waarbinnen een plan van aanpak moet worden vastgesteld als een standaardtermijn, waar indien nuttig van afgeweken kan worden door het college. Bij voorkeur wordt dit al aangegeven in de bestuurlijke reactie en na bespreking in de raad in het raadsvoorstel opgenomen. Ook dit beslispunt nemen wij mee bij toekomstige rekenkamerrapporten. In de ‘Handreiking werkwijze Rekenkameronderzoek’ is deze aanbeveling inmiddels geborgd. Voorts is in deze ambtelijke werkinstructie vastgelegd dat bij de bestuurlijke reactie aandacht wordt besteed aan de termijn die nodig is om tot een Plan van Aanpak te komen. 3. De raad in de Jaarstukken te informeren over de uitvoering van raadsbesluiten over rekenkameronderzoeken, zolang er actief aan de uitvoering van beslispunten van het raadsbesluit gewerkt wordt. Zorg dat de informatie over de verschillende raadsbesluiten op meer uniforme wijze wordt aangeboden. Daarbij kan verwezen worden naar raadsbrieven of rapportages, maar er dient wel in de afgesproken bijlage beknopt de stand van zaken over de opvolging van beslispunten te worden weergegeven. Doe dat voor de rekenkamerrapporten van de drie voorafgaande jaren.

Uw raad heeft de aanbeveling van de Rekenkamer overgenomen om de Verordening Rekenkamer Utrecht aan te passen om deze aanbeveling te borgen. Uw raad heeft de nieuwe verordening inmiddels vastgesteld. In onze bestuurlijke reactie gaven wij reeds aan, dat wij in de jaarlijkse verantwoording consequent zullen aangeven waar onze rapportage over de opvolging van de aanbevelingen te vinden is. Daar zullen we naar verwijzen en ons in de verantwoording beperken tot informatie op hoofdlijnen. Hieraan geven wij vorm in de jaarstukken 2020 en daarna. 4. Met oog op het achterliggende maatschappelijke probleem na te gaan welke vervolgacties nodig zijn voor een meer volledige opvolging van de raadsbesluiten. Voer deze acties uit en rapporteer hierover aan de raad. De onderzoeken van de Rekenkamer hebben betrekking op uiteenlopende onderwerpen en beleidsterreinen. Uit het opvolgonderzoek blijkt, dat de verbetermaatregelen die worden getroffen op basis van rekenkamerrapporten bijdragen aan de verschillende achterliggende maatschappelijke vraagstukken. Deze aanbeveling strekt ertoe om nog grondiger na te denken over de vraag welke vervolgacties nodig zijn om een maatschappelijk vraagstuk aan te pakken. Gelet op de diversiteit aan onderzoeken is dit maatwerk. Er zal per maatschappelijk vraagstuk moeten worden gekeken naar de specifieke kansen en mogelijkheden.

Wij geven handen en voeten aan deze aanbeveling door bij onze bestuurlijke reactie over een nieuw rekenkamerrapport al te kijken in hoeverre verbeterpunten breed kunnen worden opgepakt. Dit kan vervolgens een plaats krijgen in het Plan van Aanpak, dat wordt opgesteld na besluitvorming door uw raad over een rekenkamerrapport. Het helpt daarbij, dat het maken van een Plan van Aanpak meer tijd mag kosten dan de standaard zes weken, als het onderwerp daarom vraagt. In het verleden is deze tijdsperiode als knelpunt ervaren bij de meer complexe plannen van aanpak. Om goede opvolging van rekenkameronderzoek te bewerkstelligen is meer nodig dan alleen de uitvoering van het Plan van Aanpak. De aanbevelingen moeten beklijven, zodat ze ingebed raken in de aanpak van het achterliggende maatschappelijke probleem. Hier is geen eenvoudige standaard

2/3

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

28 april 2021 8793968

voor. Het is immers sterk afhankelijk van de beleidsthema’s. Door het rekenkameronderzoek en de overgenomen aanbeveling breed te delen en duidelijk te beleggen in de organisatie kan hieraan een bijdrage worden geleverd. Ook zullen wij, waar mogelijk, in onze communicatie met en voorstellen aan uw raad verwijzen en teruggrijpen naar de relevante rekenkameronderzoeken. 5. Binnen de gemeentelijke organisatie de taak en bevoegdheden van de rekenkamer en de afgesproken procesgang rond rekenkamerrapporten te verhelderen. Dit kan door met behulp van het bureau gemeentesecretaris de kennis op dit terrein binnen de ambtelijke organisatie verder te vergroten en door in de bestaande handreiking werkwijze rekenkameronderzoek het informatierecht en de bevoegdheden van de rekenkamer uitgebreider toe te lichten. Dit helpt om het proces van informatieverschaffing aan de rekenkamer te faciliteren. In samenspraak met de Rekenkamer is dit punt opgepakt en is de Handreiking werkwijze Rekenkameronderzoek ook op dit punt aangepast. Rekenkamer en ambtelijke organisatie houden elkaar op de hoogte van actuele ontwikkelingen. Bij het maken van werkafspraken vindt afstemming plaats. Van de zijde van de Rekenkamer is input gegeven op de aanpassingen in de Handreiking.

Afronding Met de nieuwe Rekenkamerverordening en de aangescherpte ambtelijke handreiking is het raamwerk gegeven om de aanbevelingen uit het opvolgonderzoek van de Rekenkamer op te volgen. Bij nieuwe rekenkameronderzoeken zijn wij duidelijk en scherp in onze bestuurlijke reactie. Daarnaast geven wij verder uitvoering aan dit plan van aanpak, zodat de opvolging van de onderzoeken en de informatievoorziening hierover aan uw raad nog steviger op de kaart staat. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

3/3

1 Ambtelijke Handreiking Werkproces Rekenkamer.pdf

Handreiking Werkwijze Rekenkameronderzoek

April 2021

Utrecht.nl

Colofon

uitgave Gemeente Utrecht 030 - 286 00 00 info@utrecht.nl

in opdracht van Concerncontrol

Gemeente Utrecht

internet www.utrecht.nl

informatie Stafbureau Gemeentesecretaris sg@utrecht.nl

Handreiking Werkwijze Rekenkameronderzoek | april 2021

2/22

Inhoud 1

Inleiding

1.1

Taken en doel

1.2

Onderzoeksbevoegdheden

1.3

Samenstelling

(Juridisch) kader

2.3

Overige documenten

Het onderzoek

3.1

Melding start onderzoek

3.2

Aanwijzen contactpersoon/aanspreekpunt voor Rekenkamer8

3.3

Kernteam (begeleidingsgroep)

Ambtelijk wederhoor

4.1

Inleiding

4.2

Controle op feitelijke (on)juistheden

Bestuurlijk wederhoor

5.1

Inleiding

5.2

Ambtelijke voorbereiding, staf en college

Raadsbehandeling

6.1

Procedurele stappen

6.2

Ambtelijke voorbereiding en ondersteuning

Na de raadsbehandeling

7.1

Inleiding

7.2

Plan van aanpak binnen zes weken

7.3

Jaarlijkse rapporteren bij de Jaarstukken

7.4

Rekenkamer houdt vinger aan de pols

Handreiking Werkwijze Rekenkameronderzoek | april 2021

3/22

De rekenkamerbrief

8.1

Inleiding

8.2

Lichte procedure (geen verplicht bestuurlijk wederhoor)

8.3

Raadsbehandeling

Vragen en ondersteuning

Stroomschema

Handreiking Werkwijze Rekenkameronderzoek | april 2021

4/22

1 Inleiding De Rekenkamer doet onafhankelijk onderzoek naar het functioneren van de gemeentelijke organisatie. In dit kader staat beschreven hoe de ambtelijke

organisatie bijdraagt aan een rekenkameronderzoek. Daarnaast wordt uitleg gegeven over de functie en taken van de Rekenkamer.

Het concernkader is van toepassing op alle rekenkameronderzoeken.

Uitgangspunt is dat wordt gehandeld overeenkomstig dit kader en dat slechts gemotiveerd kan worden afgeweken. 1.1 Taken en doel De Rekenkamer is door de raad ingesteld en doet onderzoek naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en/of rechtmatigheid van het functioneren van de gemeente Utrecht. Het doel van de Rekenkamer is bij te dragen aan het verbeteren van de gemeentelijke bedrijfs- en beleidsvoering en het versterken van de controlerende rol van de gemeenteraad.

1.2 Onderzoeksbevoegdheden De Rekenkamer heeft de bevoegdheid bij de gemeente alle informatie op te vragen die zij nodig heeft voor haar onderzoek, maar ook bij instellingen met een financiële binding met de gemeente. Deze bevoegdheden zijn vastgelegd in Hoofdstuk XIa Gemeentewet (artikelen 182 t/m 185). In deze handreiking wordt uitgelegd hoe de ambtelijke organisatie handelt bij een rekenkameronderzoek. In het bijzonder wordt gewezen op de regels rondom geheime stukken. De Rekenkamer heeft recht op toegang van deze stukken, maar kan ze niet openbaar gebruiken. Ook heeft de Rekenkamer niet zelf de bevoegdheid om geheimhouding op te leggen. Wel staat het de Rekenkamer vrij om te verzoeken om de geheimhouding van stukken op te heffen. Dit vergt zorgvuldige voorbereiding en besluitvorming. Dit vraagt (procedure)tijd.

1.3 Samenstelling De Rekenkamer bestaat uit drie leden. De leden zijn onafhankelijk van het bestuur van de gemeente Utrecht. De Rekenkamer wordt ondersteund door een kleine (ambtelijke) staf van onderzoekers.

Handreiking Werkwijze Rekenkameronderzoek | april 2021

5/22

2 (Juridisch) kader 2.1

Gemeentewet en de Verordening Rekenkamer Utrecht

De taken en bevoegdheden van de Rekenkamer volgen uit de Gemeentewet en de Verordening Rekenkamer Utrecht. De huidige verordening kan worden geraadpleegd op https://www.utrecht.nl/fileadmin/uploads/documenten/7.extern/Rekenkamer/20210126_Verordening_R ekenkamer_Utrecht_gmb-2021-Nr._23412.pdf. Via https://www.overheid.nl/lokale-wet-en-regelgeving kun je de actuele regelgeving vinden. In de handreiking wordt uitgegaan van de verordening zoals die geldt in 2021: Verordening rekenkamer gemeente Utrecht (overheid.nl).

2.2

Spelregel behandeling rekenkamerrapporten en rekenkamerbrieven

Het Presidium van de Gemeenteraad heeft een spelregel vastgesteld, die van belang is voor het verloop van het rekenkameronderzoek. Deze spelregel is te raadplegen via deze link: https://www.utrecht.nl/fileadmin/uploads/documenten/7.extern/Rekenkamer/Spelregel_behandeling_re kenkamerrapporten_vastgesteld_Presidium_11_januari_2021.pdf De spelregel beschrijft de procedure voor behandeling van rekenkamerrapporten in de raad. Ook bevat het bepalingen over hoor- en wederhoor. Voor een rekenkamerbrief geldt een kortere en eenvoudiger procedure. In hoofdstuk 6 komt dit nader aan de orde.

2.3

Overige documenten

Daarnaast zijn er bepalingen over de werkwijze van de Rekenkamer opgenomen in het Reglement van orde voor de vergadering, de Gedragscode voor de leden van de rekenkamer, en het Kwaliteitshandvest G4+1 Rekenkamers. Deze documenten zijn te raadplegen op de website van de Rekenkamer.

Handreiking Werkwijze Rekenkameronderzoek | april 2021

6/22

3 Het onderzoek 3.1 Melding start onderzoek De Rekenkamer meldt bij de betrokken IRM en de Gemeentesecretaris dat een onderzoek wordt gestart. Het Stafbureau Gemeentesecretaris wordt ook in kennis gesteld door de Rekenkamer en deelt deze Handreiking met alle betrokken collega’s zodat de werkwijze en -proces helder zijn. In het jaarverslag / jaarplan van de rekenkamer wordt verslag gedaan van het uitgevoerde, lopende en voorgenomen onderzoek. Ten behoeve van mogelijke onderwerpen voor het onderzoeksprogramma worden de raadsfracties geconsulteerd. Al enige tijd voordat daadwerkelijk met een onderzoek wordt gestart, is bekend dat de rekenkamer desbetreffend onderwerp heeft geprogrammeerd.

3.2 Aanwijzen contactpersoon/aanspreekpunt voor Rekenkamer Om het onderzoek soepel te laten verlopen wijst de IRM één contactpersoon aan voor de Rekenkamer. De contactpersoon: -

Fungeert als eerste aanspreekpunt voor de Rekenkamer.

Houdt regie op alle contacten met de Rekenkamer

Is verantwoordelijk voor de dossiervorming (en houdt overzicht van alle stukken die aan Rekenkamer zijn verstrekt en alle vragen die zijn beantwoord)

Bewaakt de kwaliteit van antwoorden en stukken die aan Rekenkamer worden toegezonden

Escaleert tijdig bij gesignaleerde knelpunten

Houdt verantwoordelijk IRM en/of Gemeentesecretaris op de hoogte van verloop van het onderzoek

Bij de keuze voor een contactpersoon kan worden gedacht aan een ‘bestuurlijk contactpersoon’ of iemand met een vergelijkbaar profiel. Ervaring met politiek-bestuurlijke processen en gevoeligheden is vereist. Daarnaast heeft de contactpersoon voldoende kennis van het inhoudelijke onderwerp om als aanspreekpunt voor de Rekenkamer te dienen.

3.3 Kernteam (begeleidingsgroep) Aan de hand van de onderzoeksvraag van de Rekenkamer (aard en omvang van het onderzoek) stelt de IRM een kernteam (begeleidingsgroep) samen. Het team wordt samengesteld uit die personen, die – naar verwachting – vanuit hun expertise vragen van de Rekenkamer snel en zorgvuldig kunnen beantwoorden. Het samenstellen van een team zorgt ervoor dat eenduidige en juiste informatie aan de Rekenkamer wordt verstrekt. Het voorkomt bovendien dat vragen en informatieverzoeken tussen wal en schip raken.

Handreiking Werkwijze Rekenkameronderzoek | april 2021

7/22

Bij het samenstellen kan gedacht worden aan de volgende personen -

Aangewezen contactpersoon/aanspreekpunt voor Rekenkamer

Business control organisatieonderdeel (eventueel aangevuld met kennis Concern Control)

Verantwoordelijk manager

Verantwoordelijk projectmanager/programmaregisseur

Jurist

Sleutelfiguren voor specifieke onderzoeksvraag (beleidsadviseurs/specialisten)

(administratieve) ondersteuning

Uiteraard moet het team aansluiten bij de complexiteit en omvang van het onderzoek. Bij kleinere onderzoeken of vervolgonderzoek kan een team uit slechts enkele personen bestaan. In ieder geval moet zijn geborgd, dat in het team medewerkers zitten die in staat zijn te reflecteren en met een meer onafhankelijke blik te kijken. Zij moeten op enige afstand staan van het onderwerp. Business control of Concern Control kunnen over het algemeen een dergelijke rol invullen.

3.4

Dossiervorming

In de regel vraagt de Rekenkamer stukken en informatie op bij de start van het onderzoek. Het samenstellen van een toegankelijk, volledig en correct dossier is belangrijk. Dit zorgt ervoor dat een onderzoek voortvarend kan verlopen. Bovendien komt het de samenwerking tussen de onderzoekers van de Rekenkamer en de ambtelijke organisatie ten goede. Het voorkomt onnodige vragen, ruis en onduidelijkheden. Informeer de rekenkamer ook actief en tijdig over nieuwe documenten die gedurende de looptijd van het onderzoek beschikbaar komen, geplande bijeenkomsten etc. die relevant zijn voor het rekenkameronderzoek. De aangewezen contactpersoon draagt zorg voor de verstrekking van het dossier. Het kernteam bepaalt gezamenlijk de opbouw van het dossier. Bovendien zien zij toe op de correctheid en volledigheid van het dossier. Een goed dossier komt het onderzoek van de Rekenkamer ten goede. Bovendien stelt het de organisatie in staat om in de fase van hoor- en wederhoor snel te reageren. Hierbij kan immers worden geput uit het eigen dossier.

Handreiking Werkwijze Rekenkameronderzoek | april 2021

8/22

3.5 -

Stroomlijnen en bewaken proces Houd de onderzoeksvraag van de Rekenkamer goed voor ogen, dit helpt bij het geven van informatie en beantwoorden van vragen

Handel niet vanuit zuiver je geheugen of aan de hand van aannames (baseer je op documenten, verslagen, feiten)

Geef context mee als je vragen uitzet in de organisatie dit brengt scherpte in de antwoorden

Escaleer tijdig als je knelpunten signaleert

Vraag om de planning van de Rekenkamer en baseer hierop je eigen planning en bewaak acties en toezeggingen

De Rekenkamer houdt interviews. Je krijgt de gespreksonderwerpen en/of -vragen vooraf toegestuurd. Zo niet, vraag daar dan om. Bereid je goed voor en antwoord aan de hand van dossier. De rekenkamer maakt een interviewverslag en stuurt je dit in concept toe om het te controleren, aan te vullen en er akkoord op te geven. Nadat de rekenkamer je reactie heeft verwerkt, ontvang je de definitieve versie van het gespreksverslag.

Er vinden interviews plaats met betrokken bestuurder(s). De gesprekspunten en/of -vragen worden doorgaans vooraf toegestuurd. Als dit niet gebeurt vraag erom. Stel hiervoor een goed dossier samen.

Zorg voor een voorbespreking met de bestuurders.

Handreiking Werkwijze Rekenkameronderzoek | april 2021

9/22

4 Ambtelijk wederhoor 4.1 Inleiding De bevindingen van de Rekenkamer worden vastgelegd in een rapportage. Voorafgaand aan de openbaarmaking van de rapportage vindt wederhoor plaats aan de hand van de concept-rapportage van de rekenkamer. Dit gebeurt eerst ambtelijk en daarna bestuurlijk. De rekenkamer legt (formeel) het rapport voor aan respectievelijk de gemeentesecretaris (de nota van bevindingen voor ambtelijk wederhoor) en het college (de bestuurlijke nota voor bestuurlijk wederhoor). De IRM is verantwoordelijk voor het proces van het ambtelijk wederhoor.

4.2 Controle op feitelijke (on)juistheden Het ambtelijk wederhoor is een controle van de tekst op feitelijke onjuistheden. In deze fase van wederhoor is geen ruimte om kanttekening te plaatsen bij de weging van feiten, conclusies of aanbevelingen. Veelal zijn de aanbevelingen en conclusies van de Rekenkamer nog niet in de conceptrapportage opgenomen. Uiteraard worden correcties onderbouwd. Het helpt om onjuistheden zo concreet mogelijk tekstueel te corrigeren. In de Verordening (artikel 11 lid 2 en 3) is over het ambtelijk wederhoor het volgende bepaald:

De rekenkamer stelt de algemeen directeur/gemeentesecretaris en het verantwoordelijk management van de betrokken organisatieonderdelen schriftelijk op de hoogte van het (nog niet gepubliceerde) conceptrapport. De rekenkamer stelt de betrokken organisatieonderdelen in de gelegenheid om binnen twee weken schriftelijk te reageren op het conceptrapport. De IRM is verantwoordelijk voor de voorbereiding van het ambtelijke wederhoor. De IRM legt een voorstel voor aan de gemeentesecretaris. Zodra duidelijk is wanneer de fase van ambtelijk wederhoor start wordt een afspraak in de agenda gepland tussen IRM en Gemeentesecretaris om de concept-reactie af te stemmen. Het ambtelijk wederhoor heeft de vorm van een brief van de Gemeentesecretaris aan de Rekenkamer. De brief begin je met een algemene inleidende alinea. Het is gebruikelijk om voorgestelde correcties te onderbouwen en een tekstvoorstel te doen. Dit kan door een drie kolommen stuk te maken: Tekst in rapport met paginanummer

Voorgestelde wijziging

Handreiking Werkwijze Rekenkameronderzoek | april 2021

Onderbouwing

10/22

Daarbij kan een wordversie van het concept-rapport met daarin ‘wijzigingen bijhouden’ worden gevoegd. Als de Gemeentesecretaris akkoord is met het ambtelijk wederhoor, dan wordt de ambtelijke reactie (per mail) aan de Rekenkamer gestuurd. Na beoordeling van het ambtelijk wederhoor stelt de rekenkamer het concept-rapport vast.

Handreiking Werkwijze Rekenkameronderzoek | april 2021

11/22

5 Bestuurlijk wederhoor 5.1 Inleiding Na het ambtelijk wederhoor vindt bestuurlijk wederhoor plaats. Dit bestuurlijk wederhoor heeft betrekking op zowel: -

het concept-rapport, zoals dat na ambtelijk wederhoor door de Rekenkamer is vastgesteld

en de conclusies en aanbevelingen die de rekenkamer ten aanzien van het rapport heeft opgesteld.

De IRM is verantwoordelijk voor de brief (inclusief bestuursadvies) die aan het college wordt voorgelegd.

5.2 Ambtelijke voorbereiding, staf en college Het bestuurlijk rapport met conclusies en aanbevelingen wordt door de Rekenkamer aan het college gestuurd voor een schriftelijke reactie binnen drie weken. Deze korte termijn vraagt om een strakke planning. De bestuurlijke reactie wordt door het college (en dus niet in mandaat en ook niet door de portefeuillehouder) vastgesteld. Dit proces bestaat uit de volgende stappen: -

Ambtelijke voorbereiding (bestuursadvies/collegevoorstel en brief)

Afstemming met verantwoordelijk portefeuillehouder(s) in staf of separaat overleg

Agendering en besluitvorming in het college

Stafbureau Gemeentesecretaris zorgt voor ondertekening en verzending aan de Rekenkamer

De Verordening op de Rekenkamer schrijft voor dat het college in de bestuurlijke reactie aangeeft: 1.

welke conclusies en aanbevelingen worden gedeeld;

de motivering indien conclusies en aanbevelingen niet worden gedeeld.

Meer concreet betekent dit, dat bij elke conclusie expliciet wordt vermeld of deze wel of niet wordt onderschreven. Er wordt niet om de hete brij heen gedraaid. Bij elke aanbeveling wordt op vergelijkbare wijze gehandeld. Per aanbeveling geeft het college aan of de aanbeveling wel, niet of slechts gedeeltelijk wordt overgenomen. Het standpunt van het college wordt uiteraard onderbouwd.1 Als een aanbeveling gedeeltelijk wordt overgenomen, dan wordt duidelijk verwoord op welke punten wordt afgeweken. Doordat het college reeds in het kader van bestuurlijk wederhoor een helder standpunt inneemt over de conclusies en aanbeveling krijgt de latere behandeling in commissie en raad scherpte. Er is immers op voorhand duidelijk over welke punten Rekenkamer en college het eens zijn en over welke punten de meningen uit elkaar lopen.

1 Deze verplichting volgt uit het raadsbesluit van 15 oktober 2020 over het Rekenkamerrapport:

‘Opvolgingsonderzoek rekenkamerrapporten 2014-2018. Inzicht in de doorwerking van rekenkameronderzoek en de opvolging van raadsbesluiten’

Handreiking Werkwijze Rekenkameronderzoek | april 2021

12/22

De Rekenkamerverordening schrijft voor dat binnen zes weken na de besluitvorming in de raad een Plan van Aanpak aan de raad wordt gestuurd. In dit Plan van Aanpak geeft het college aan op welke wijze hij opvolging wil geven aan de conclusies en aanbevelingen: systematisch wordt per beslispunt uit het raadsbesluit inzicht gegeven in de werkwijze(n), doorlooptijd en de momenten waarop de raad wordt geïnformeerd over de voortgang. In de bestuurlijke reactie kan alvast een doorkijk worden gegeven naar dit Plan van Aanpak. De termijn van zes weken is relatief kort. Als op voorhand duidelijk is, dat deze zes weken – gelet op de aard en de complexiteit van het onderwerp – niet mogelijk is dan kan dit worden benoemd. Het college kan er dan voor kiezen een andere termijn als richting mee te geven. Wanneer bij het opstellen van een Plan van Aanpak samenwerking met externe partijen nodig is of nader onderzoek dan wel de aard of de complexiteit daarom vraagt kan een dergelijke alternatieve termijn worden voorgesteld. Uitgangspunt is zes weken. Een afwijking wordt dan ook concreet en stevig onderbouwd. Daarnaast kan het college onder meer ingaan op de volgende punten: -

punten uit het ambtelijk wederhoor die de Rekenkamer niet heeft aangepast

geven van context en duiding bij bevindingen/feiten en conclusies

bevindingen in perspectief plaatsen

aanbevelingen beoordelen op praktische uitvoerbaarheid

beoordelen van de reikwijdte van de aanbeveling (op welke (toekomstige) gevallen heeft de aanbeveling betrekking)

Wees je ervan bewust dat: -

de bestuurlijke reactie integraal wordt overgenomen in het Rekenkamerrapport

de juiste balans heeft tussen kritische zelfreflectie en de politieke context van gemaakte keuzes

de toonzetting van de brief

zorg voor meelezers/input door collega’s met enige afstand van het onderzoek die goed kunnen reflecteren op het onderzoek en de reactie.

Het college in de bestuurlijke reactie voldoende concreet en ‘to the point’ is en per conclusie en aanbeveling aangeeft of het wel of niet wordt onderschreven.

Handreiking Werkwijze Rekenkameronderzoek | april 2021

13/22

6 Raadsbehandeling 6.1 Procedurele stappen In de Spelregel Behandeling rekenkamerrapporten – die is vastgesteld in het presidium van de gemeenteraad Utrecht op 11 januari 2021 – is vastgelegd hoe het proces van raadsbehandeling verloopt. Het startpunt voor de raadsbehandeling is de publicatie van de eindrapportage met daarin bestuurlijke reactie van het college. De Rekenkamer reageert op deze reactie met een nawoord in het rapport. In de regel gaat er tegelijkertijd met de publicatie ook een persbericht uit. En zoekt de Rekenkamer mediaaandacht. De belangrijkste procedurele stappen zijn voorts (zie ook het stroomschema op p.18): 1.

De rekenkamer stuurt haar rapportage vergezeld van een raadsvoorstel naar alle raadsleden.

De procedurecommissie agendeert de rapportage en het raadsvoorstel van de rekenkamer voor een raadsinformatiebijeenkomst

De rekenkamer kan voorafgaand aan commissiebehandeling een technische bijeenkomst (in de praktijk zal dit de raadsinformatiebijeenkomst zijn) organiseren waarin de rekenkamer een presentatie geeft over haar rapport en het raadsvoorstel en vragen van raadsleden kan beantwoorden. De invulling en vormgeving deze bijeenkomst is een verantwoordelijkheid van de rekenkamer. Na afsluiting van de presentatie en het gesprek tussen rekenkamer en raad kan het college van B&W zijn bestuurlijke reactie toelichten en vragen van raadsleden beantwoorden.

Tijdens de commissiebehandeling kan de voorzitter van de rekenkamer (of een andere vertegenwoordiger van de rekenkamer) - als portefeuillehouder van het raadsvoorstel - door de voorzitter van de commissie worden uitgenodigd om technische vragen te beantwoorden over het onderzoek, de rapportage en/of het raadsvoorstel. Daarna spreekt de commissie over de rapportage en het raadsvoorstel van de rekenkamer. Hierbij is natuurlijk ook de portefeuillehouder uit het college aanwezig (en ambtelijk voorbereid).

In de raadsvergadering volgt (het eventuele verdere debat en) de besluitvorming over het raadsvoorstel van de rekenkamer. De rekenkamer is bij de raadsvergadering aanwezig en kan op verzoek van de raad nog resterende vragen beantwoorden. De raad kan het raadsvoorstel per amendement aanpassen. Bij de raadsvergadering is natuurlijk ook (de portefeuillehouder uit) het college aanwezig (en ambtelijk voorbereid).

Handreiking Werkwijze Rekenkameronderzoek | april 2021

14/22

6.2 Ambtelijke voorbereiding en ondersteuning De publicatie van het Rekenkamerrapport levert over het algemeen media-aandacht op. Dat betekent dat de betrokken portefeuillehouder en communicatie op dat moment beschikken over: -

woordvoeringslijn

‘Q en A’ voor persvragen

Beide producten zijn in lijn met de bestuurlijke reactie, zoals die in het college is vastgesteld. Een goed dossier helpt de betrokken portefeuillehouder bij de raadsbehandeling. Denk daarbij aan: -

Een tijdslijn

Focus je niet alleen op het rapport maar ook op het raadsvoorstel

Zorg voor goede ambtelijke ondersteuning door het kernteam

Handreiking Werkwijze Rekenkameronderzoek | april 2021

15/22

7 Na de raadsbehandeling 7.1 Inleiding Na besluitvorming door de raad is het traject nog niet afgelopen. Toezeggingen en aanbevelingen moet worden opgevolgd. De IRM is verantwoordelijk voor deze opvolging.

7.2 Plan van aanpak binnen zes weken In artikel 11 lid 9 van de Verordening op de Rekenkamer is bepaald, dat het college binnen zes weken na besluitvorming door de raad over de aanbevelingen van de rekenkamer een plan van aanpak op over de implementatie van de raadsbesluiten opstelt. Afwijken van de standaardtermijn van zes weken is mogelijk als daar gegronde redenen voor zijn. Bij voorkeur wordt dit reeds in de bestuurlijke reactie aangegeven (zie ook 5.2). Een afwijkende termijn voor het plan van aanpak neemt de raad op in het raadsbesluit over het rekenkamerrapport. Het plan van aanpak van het college dient systematisch per beslispunt uit het raadsbesluit inzicht te geven in de werkwijze(n), doorlooptijd en de momenten waarop de raad wordt geïnformeerd over de voortgang. De IRM is verantwoordelijk voor het plan van aanpak én de besluitvorming daarover. Hij betrekt bij het opstellen van het plan van aanpak de concernmanager binnen wiens portefeuille het onderzoek valt. De ervaring leert dat deze tijdsperiode erg kort is zeker omdat besluitvorming door het college noodzakelijk is. Het is dan ook aan te bevelen om zodra de conclusies en aanbeveling bekend zijn hier al een start mee te maken. Zeker omdat het Plan van Aanpak door het college moet worden vastgesteld. Het Plan wordt naar de raad gestuurd.

Dat betekent, dat het reguliere proces voor agendering en besluitvorming door het college wordt doorlopen.

7.3 Jaarlijks rapporteren bij de Jaarstukken In artikel 11 lid 10 van de Verordening op de Rekenkamer is verder vastgelegd, dat het college jaarlijks,

bij de jaarstukken, aan de raad rapporteert over de stand van zaken van de uitvoering van de raadsbesluiten die genomen zijn naar aanleiding van rekenkameronderzoeken. De informatie over verschillende raadsbesluiten dient per beslispunt van een raadsbesluit op een overzichtelijke en uniforme wijze te worden aangeboden. Dit gebeurt zo lang er actief aan de uitvoering van beslispunten van een raadsbesluit wordt gewerkt. Het is belangrijk bovenstaande verplichting in de organisatie te borgen. Jaarlijks wordt bij elk organisatieonderdeel de uitvraag gedaan hierover te rapporteren. Bij de jaarstukken wordt een bijlage opgenomen Handreiking Werkwijze Rekenkameronderzoek | april 2021

16/22

getiteld “Uitvoering raadsbesluiten over rekenkameronderzoeken”. Hierin wordt beknopt de stand van zaken over de opvolging van de beslispunten uit het raadsbesluit over de rekenkameronderzoeken weergegeven. Voorts wordt verwezen naar raadsbrieven of rapportages. Dit kan met hyperlinks naar de juiste documenten (zoals raadsbrieven en -voorstellen).

7.4 Verlies het Rekenkameronderzoek en de aanbeveling niet uit het oog Het Plan van Aanpak en de jaarlijkse rapportage bij de raadsstukken zijn instrumenten om ervoor te zorgen dat besluiten van de raad over een rekenkameronderzoek daadwerkelijk opvolging krijgen. Om goede opvolging te bewerkstelligen is in de regel meer nodig. Wat dit vraagt, kan verschillen. Het is goed om erover na te denken op welke wijze de opvolging voldoende wordt geborgd en de raad dit ook ziet. Denk hierbij aan de volgende manieren: -

Deel het Rekenkameronderzoek en het raadsbesluit breed binnen de organisatie;

Beleg de opvolging bij een medewerker of team, maak het onderdeel van een werkpakket

Probeer in brieven, voorstellen, informatiebijeenkomsten voor de raad over het onderwerp waarop een Rekenkameronderzoek betrekking hierop terug te grijpen

Kijk of de stand van zaken rondom de opvolging een logisch element kan zijn in al bestaande rapportagemomenten

7.5 Rekenkamer houdt vinger aan de pols De Rekenkamer heeft de mogelijkheid om de opvolging van haar aanbevelingen te onderzoeken. Zij kan de raad hierover een brief sturen. In artikel 11 lid 11 van de Verordening op de Rekenkamer is hierover het volgende opgenomen:

De rekenkamer kan besluiten zich over een bepaald onderwerp, veelal in het verlengde van eerder uitgevoerd onderzoek, tot de raad te richten in de vorm van een brief.

Handreiking Werkwijze Rekenkameronderzoek | april 2021

17/22

8 De rekenkamerbrief 8.1 Inleiding De Rekenkamer heeft de mogelijkheid om onderwerpen bij de raad onder de aandacht te brengen door middel van een brief. In artikel 11 lid 10 van de Verordening op de Rekenkamer is hierover het volgende opgenomen.

De rekenkamer kan besluiten zich over een bepaald onderwerp, veelal in het verlengde van eerder uitgevoerd onderzoek, tot de raad te richten in de vorm van een brief. Dat betekent in de praktijk, dat de Rekenkamer monitort of het college zich houdt aan het opgestelde Plan van Aanpak na een eerder volwaardig rekenkameronderzoek en besluiten en aanbeveling opvolgt. Het is ook mogelijk dat de Rekenkamer los van een eerder onderzoek door middel van brief aandacht vraagt voor een specifiek onderwerp.

8.2 Lichte procedure (geen verplicht bestuurlijk wederhoor) Ook als de rekenkamer kiest voor een brief dan stelt zij de betrokken IRM en Gemeentesecretaris (alsmede het Stafbureau Gemeentesecretaris) hiervan in kennis. Bij deze kennisgeving wordt in de regel al een tijdsplanning gegeven. Als dit niet het geval is, vraag dan om deze planning. Bij iedere brief maakt de Rekenkamer vooraf een afweging of ambtelijk en bestuurlijk wederhoor noodzakelijk is en hoe dit zal worden ingericht. Het college is niet verplicht om een bestuurlijke wederhoorreactie te sturen. Vanwege de korte doorlooptijd en beperkte wederhoor stelt de IRM direct een contactpersoon aan voor de Rekenkamer (zie paragraaf 3.2). Aan de hand van het onderwerp en de reikwijdte van de brief wordt ook hier een (klein) kernteam aangewezen. De betrokken portefeuillehouder wordt geïnformeerd. Net als bij een volwaardig onderzoek gelden de volgende punten -

Houd de onderzoeksvraag van de Rekenkamer goed voor ogen, dit helpt bij het geven van informatie en beantwoorden van vragen

Handel niet vanuit zuiver je geheugen of aan de hand van aannames (baseer je op documenten, verslagen, feiten)

Geef context mee als je vragen uitzet in de organisatie dit brengt scherpte in de antwoorden

Escaleer tijdig als je knelpunten signaleert

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Utrecht&id=91fe10d2-6b05-49a5-b01d-5177bdd3057b