Agendabundel
Tekst van het document
Uw controleteam
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2024
Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2024
drs. R.M.J. van Vugt RA Innovatie
Bijlagen
© 2024 Deloitte Nederland
Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is een zogenoemde affiliate van Deloitte NSE LLP en maakt onderdeel uit van het internationale netwerk van Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
2 241129ED0E/RR/2
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 19 Nov 2024
Aanbiedingsbrief auditplan 2024
Het auditplan in één oogopslag Opnieuw intensief, constructief en oplossingsgericht samenwerken met gemeente Utrecht zodat we met elkaar een efficiënte controle met meerwaarde voor Utrecht blijven realiseren.
Materialiteit
Doelstelling van de controle
De materialiteit voor de jaarrekeningcontrole is 1% van de lasten inclusief toevoegingen aan reserves. Voor onzekerheden bedraagt de materialiteit 3% van de lasten. Op basis van de begroting 2024 is dit voorlopig berekend op:
Het verstrekken van een controleverklaring over de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording) over het boekjaar eindigend op 31 december 2024.
2024 Materialiteit voor fouten
€ 20.724.390,-
Materialiteit voor onzekerheden
€ 62.173.170,-
Rapportagedrempel
€ 500.000,-
Speerpunten van de adviescommissie De volgende speerpunten heeft u ons meegegeven bij bespreking van ons auditplan 2024: • Inzicht in de financiële positie. • Grip op investeringen: realisatiekracht, terugdringen van planningsoptimisme en voortgang op dit thema. • Budgetrecht van de gemeenteraad (MPR, investeringen, reserves en verbonden partijen).
© 2024 Deloitte Nederland
Fraude en compliance In lijn met de verwachtingen van het maatschappelijk verkeer hebben wij verhoogde aandacht voor (indicaties van) fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving. Wij zullen hier (verplicht) over rapporteren in de controleverklaring. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het management, het college en de gemeenteraad. Een actuele frauderisicoanalyse van Utrecht is daarvoor de basis.
Het auditplan in één oogopslag
Overzicht belangrijkste aandachtspunten
Uw controleteam
Waardering bouwgrond in exploitatie Verhoogde aandacht bij verantwoording en controle van grondexploitaties.
De planning-encontrolcyclus
Management override of controls Management of college doorbreekt interne beheersingsmaatregelen. Dit betreft een verondersteld frauderisico vanuit de geldende beroepsregels. Rechtmatigheidsverantwoording Aandacht voor de naleving van Europese aanbestedingsregels en begrotingsrechtmatigheid. IT-omgeving Betrouwbaarheid en continuïteit geautomatiseerde gegevensverwerking waaronder de migratie naar SAP4HANA.
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2024
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2024
Innovatie
Single information Single audit (SiSa) Aandacht voor de verantwoording en dossieropbouw van de SiSa-bijlage.
Bijlagen
3 241129ED0E/RR/3
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 19 Nov 2024
Aanbiedingsbrief auditplan 2024
Uw controleteam
Het auditplan in één oogopslag
De accountantscontrole van het boekjaar 2024 voeren wij uit onder leiding van Rein-Aart van Vugt en Bob Leeuwenkamp. Zoals u van ons gewend bent, zetten wij een voor en met uw gemeente bekend, ervaren en gedreven controleteam in (waar nodig aangevuld met specialisten, zoals IT-auditors).
Uw controleteam
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Rein-Aart van Vugt Partner Deloitte Accountants B.V. Tel: 06 1100 2353 rvanvugt@deloitte.nl
Bob Leeuwenkamp Director Deloitte Accountants B.V. Tel: 06 1201 1643 bleeuwenkamp@deloitte.nl
Danny Graus Director IT Audit Deloitte Accountants B.V. Tel: 06 5311 9327 dgraus@deloitte.nl
Maurice Heuer Senior Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: 06 8333 0192 maheuer@deloitte.nl
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2024
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024
Monique van Doornum- van Duist Senior Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: 06 1234 2787 mvanduist@deloitte.nl
Rohini Garib Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: 06 2965 3107 rgarib@deloitte.nl
Niels van den Akker Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: 06 3102 4071 nivandenakker@deloitte.nl
Bart de Nijs Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: 06 1210 4989 bdenijs@deloitte.nl
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2024
Innovatie
Bijlagen
© 2024 Deloitte Nederland
4 241129ED0E/RR/4
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 19 Nov 2024
Aanbiedingsbrief auditplan 2024
De planning-en-controlcyclus
Het auditplan in één oogopslag
Kadernota, begroting en jaarrekening horen bij elkaar
Uw controleteam
De gemeenteraad legt in de kadernota de beleidsdoelstellingen vast, wat vervolgens uitwerking krijgt in de begroting. De begroting bevat de financiële kaders waarmee het college aan de slag gaat. Hiermee geeft u invulling aan uw kaderstellende rol. Het is van belang vast te stellen of de realisatie van de afgesproken doelstellingen plaatsvindt binnen de in de begroting opgenomen financiële afspraken. Het college legt hierover verantwoording af aan de hand van tussentijdse bestuursrapportages en na afloop van het jaar in de jaarstukken (het jaarverslag en de jaarrekening). Deze (tussentijdse) verantwoordingsstukken zijn van belang voor uw controlerende taak. De jaarstukken volgen daarin de begroting.
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Eerste bestuursrapportage
Kadernota
Begroting
Tweede bestuursrapportage
Begrotingswijzigingen gedurende het jaar
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2024
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024
Jaarstukken Tijdpad jaarrekeningcontrole 2024
Innovatie
Bijlagen
© 2024 Deloitte Nederland
5 241129ED0E/RR/5
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 19 Nov 2024
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Aanbiedingsbrief auditplan 2024
Het auditplan in één oogopslag
Relevante aspecten bij onze accountantscontrole zijn onder andere:
Uw controleteam
• De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. • De accountant controleert de jaarrekening en verstrekt de volgende rapportages: – Auditplan;
De planning-encontrolcyclus
– Managementletter (ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders); – Verslag van bevindingen;
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
– Controleverklaring. • De controleverklaring geeft een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening. Uw college legt verantwoording af over de rechtmatigheid van de bestedingen via de rechtmatigheidsverantwoording die is opgenomen in de jaarrekening. Nadere toelichting vindt plaats in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken. • Net als voorgaand boekjaar zullen wij in de controleverklaring rapporteren over onze controleaanpak frauderisico’s, naleving wet- en regelgeving en veronderstellingen inzake financiële risico’s in relatie tot de financiële positie. • De uitgangspunten voor de accountantscontrole zijn het Besluit begroting en verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). • De accountantscontrole is op grond van de Wet toezicht accountantscontrole (Wta) een wettelijke controle. Dit betekent een stevig toezichtregime van de Autoriteit Financiële markten (AFM) op de naleving van de voor accountants geldende ‘Nadere voorschriften controle- en overige standaarden’ (NV COS). • Verbinding tussen gemeenteraad, adviescommissie Controle en Financiën en accountant: – adviescommissie Controle en Financiën is ‘linking pin’ tussen gemeenteraad als opdrachtgever en accountant als opdrachtnemer; – Overleggen in ieder geval over inrichting van de controle, uitkomsten interim- en jaarrekeningcontrole alsook actuele ontwikkelingen.
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2024
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2024
Innovatie
Bijlagen
© 2024 Deloitte Nederland
6 241129ED0E/RR/6
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 19 Nov 2024
Doelstelling van de accountantscontrole
Aanbiedingsbrief auditplan 2024
Het auditplan in één oogopslag
Doelstelling De primaire doelstelling van de accountantscontrole is een onafhankelijke controleverklaring te verstrekken over de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording) over het boekjaar eindigend op 31 december 2024. Daarbij rapporteren wij aan het college en de gemeenteraad over onze controlebevindingen.
Uw controleteam
De planning-encontrolcyclus
Het college is primair verantwoordelijk voor het (bij)houden van een goede financiële administratie en voor betrouwbare en tijdige (tussentijdse) bestuursrapportages aan de gemeenteraad. De verantwoordelijkheid voor het toezicht op de bedrijfsvoering en de handelingen van de gemeente ligt bij de gemeenteraad. De rol en de verantwoordelijkheden van het college en de gemeenteraad zijn van groot belang. Onze controlewerkzaamheden geven een onafhankelijke kijk op de financiële verslagleggingsrisico’s en -processen, en andere gebieden en ontwikkelingen die voor hen relevant zijn. Overige rapportagedoelstellingen
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Onze rapportagedoelstellingen zijn de volgende: • Het college en de gemeenteraad informeren over significante aangelegenheden. Dit is gericht op bijvoorbeeld belangrijke schattingen, grondslagen voor financiële verslaggeving, nieuwe rapportagevereisten en significante tekortkomingen in de interne beheersing. • Het tijdig verstrekken van een constructieve managementletter aan het college en de gemeenteraad. Hierin nemen wij onze belangrijkste aanbevelingen op voor mogelijke en/of noodzakelijke verbeteringen in de bedrijfsprocessen, en indien van toepassing geconstateerde significante tekortkomingen in de interne beheersing die wij tijdens de controle hebben geïdentificeerd. Aansluiting met uw ontwikkelingen Onze controleaanpak voor uw gemeente is gebaseerd op ons inzicht in de strategische prioriteiten van uw gemeente. Hiertoe verkrijgen wij inzicht in de (significante) ontwikkelingen voor zover deze relevant zijn voor de controleaanpak van de jaarrekening. Ook leggen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, focus op actuele ontwikkelingen voor en bij de gemeente die zich vertalen in onze risicoanalyse en in specifieke aandachtsgebieden bij onze werkzaamheden en in onze rapportages.
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2024
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2024
Innovatie
Bijlagen
© 2024 Deloitte Nederland
7 241129ED0E/RR/7
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 19 Nov 2024
Aanbiedingsbrief auditplan 2024
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2024
Het auditplan in één oogopslag
Wij brengen bij de start van de controle een auditplan uit met de belangrijkste onderwerpen voor de accountantscontrole. Hierbij onderkennen wij voor de controle van boekjaar 2024 de volgende aandachtsgebieden bij onze controle voor uw gemeente:
Uw controleteam
Interne beheersing •
Management override of controls (vanuit de controlestandaarden ingegeven).
•
Waardering voorraad bouwgronden in exploitatie (actief grondbeleid).
•
Verhoogde aandacht voor aandachtspunten bij verantwoording en controle van grondexploitatie, SiSa, juridische claims en geschillen.
•
Rechtmatigheidsverantwoording, waaronder blijvende aandacht voor de naleving van Europese aanbestedingsregels en begrotingsrechtmatigheid.
•
Aandacht voor de prestatielevering van inkopen die de gemeente doet.
•
Blijvende aandacht voor een adequate wisselwerking tussen de centrale en de decentrale organisatie.
•
Betrouwbaarheid en continuïteit geautomatiseerde gegevensverwerking (IT-omgeving, migratie SAP en cyber security).
•
Actualisatie van voorzieningen, waaronder de voorzieningen onderhoud en verlofsparen.
•
Opvolging (overige) aanbevelingen managementletter en accountantsverslag 2023.
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2024
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024
Speerpunten adviescommissie Controle en Financiën De volgende speerpunten heeft u ons meegegeven bij bespreking van ons auditplan 2024: • Inzicht in de financiële positie. • Grip op investeringen: realisatiekracht, terugdringen van planningsoptimisme en voortgang op dit thema. • Budgetrecht van de gemeenteraad (MPR, investeringen, reserves en verbonden partijen).
© 2024 Deloitte Nederland
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2024
Speerpunten adviescommissie Controle en Financiën De adviescommissie Controle en Financiën kan – als vertegenwoordiging van de gemeenteraad – ter ondersteuning van de controlerende rol specifiek aandacht vragen voor bepaalde posten van de programma’s, gemeentelijke producten, specifieke projecten en/of organisatieonderdelen.
Innovatie
Bijlagen
8 241129ED0E/RR/8
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 19 Nov 2024
Aanbiedingsbrief auditplan 2024
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024
Het auditplan in één oogopslag
Bij de risicoanalyse en als uitvloeisel hiervan het bepalen van de benodigde aard, omvang en diepgang van onze controlewerkzaamheden hanteren wij een materialiteit (‘foutmarge’). De materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024 bepalen wij in overeenstemming met het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) op basis van 1% van de lasten inclusief toevoegingen aan reserves. Voor de jaarrekeningcontrole 2024 gaan wij vooralsnog uit van de begroting 2024 en komen wij tot de volgende (afgeronde) bedragen:
Uw controleteam
De planning-encontrolcyclus
Goedkeuringstoleranties Fouten
1% van het totaal van de lasten ad € 2.072.439.000,- =
€ 20.724.390,-
Onzekerheden
3% van het totaal van de lasten ad € 2.072.439.000,- =
€ 62.173.170,-
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Rapporteringstolerantie Fouten en onzekerheden
€ 500.000
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2024
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2024
Innovatie
Bijlagen
© 2024 Deloitte Nederland
9 241129ED0E/RR/9
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 19 Nov 2024
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2024
Aanbiedingsbrief auditplan 2024
Het auditplan in één oogopslag
Voor de jaarrekeningcontrole 2024 hanteren wij een vooraf met uw gemeente afgestemde planning, die naadloos aansluit op de agenda van de adviescommissie Controle en Financiën/gemeenteraad en de planning-en-controlcyclus van de gemeente Utrecht.
Uw controleteam
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2024
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2024
Innovatie
Bijlagen
© 2024 Deloitte Nederland
10 241129ED0E/RR/10
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 19 Nov 2024
Innovatie
Aanbiedingsbrief auditplan 2024
Het auditplan in één oogopslag
Wij maken bij onze controle gebruik van innovatieve tools: •
Advanced risk sensing tool – Met gebruik van AI verzamelen en analyseren van relevante nieuwsberichten uit wereldwijde bronnen.
•
Spotlight – Data-analyse en dashboarding - Volledige data-extractie uit uw financiële administratie om boekingen te kunnen analyseren voor onze controle, waaronder de controle op memoriaalboekingen. Inzicht in de data d.m.v. dashboarding voor het opzetten van een robuuste risicoanalyse.
•
i-Confirm – Bevestigingen van derden - Proces van opvragen en monitoren van bevestigingen van derden, zoals: standaardbankverklaringen, uitgezette leningen, opgenomen leningen, derivaten, advocatenbrieven.
•
Deloitte Connect - Managen van op te leveren controle-informatie voor de jaarrekeningcontrole.
•
Payroll analytics – Data-analyse ten aanzien van salarisadministratie en loonaangifte.
•
Headstart - AI toepassing waar eenvoudig bestanden mee geanalyseerd worden en welke gebaseerd is op een large language model (LLM).
Komende controle richten wij ons samen met uw organisatie op het verder inbedden en uitbreiden van innovatieve toepassingen. Ook maken wij optimal gebruik van uw interne data-analyses bij onze controle.
Uw controleteam
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2024
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2024
Innovatie
Bijlagen
© 2024 Deloitte Nederland
11 241129ED0E/RR/11
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 19 Nov 2024
Bijlagen Bijlage A - Planning en onderwerpen adviescommissie Controle en Financiën boekjaar 2024 Frequent overleg met alle relevante gremia is een kritische succesfactor in onze aanpak en afspraken. De planning voor de overleggen en een opzet voor de te bespreken onderwerpen met de adviescommissie Controle en Financiën – als afvaardiging van de gemeenteraad vanuit het opdrachtgeverschap aan ons als controlerend accountant – hebben wij hieronder opgenomen. Gedurende de controle van het boekjaar 2024 vullen wij de planning en de onderwerpen in overleg met de adviescommissie Controle en Financiën nader in. Maand
Onderwerp
September
Evaluatie controleproces boekjaar 2023 en concept auditplan 2024
Oktober
Definitief auditplan 2024
November
Managementletter 2024
Mei
Verloop controleproces jaarrekening 2024
Mei – juni
Toelichting accountant op jaarstukken en (concept) accountantsverslag 2024
Aanbiedingsbrief auditplan 2024
Het auditplan in één oogopslag Uw controleteam
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2024 Rapportage
Tijdstip
Auditplan
Voor aanvang van de interim-controle
Bestuurlijke samenvatting managementletter voor de adviescommissie Controle en Financiën / gemeenteraad
Na afronding van de interim-controle
Managementletter voor het college en de directie
Na afronding van de interim-controle
Accountantsverslag voor de adviescommissie Controle en Financiën / gemeenteraad
Na afronding van de controle van de jaarstukken
Controleverklaring voor de adviescommissie Controle en Financiën / gemeenteraad
Na afronding van de controle van de jaarstukken
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2024
Innovatie
Bijlagen
© 2024 Deloitte Nederland
12 241129ED0E/RR/12
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 19 Nov 2024
Bijlagen Bijlage B – ‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse De ‘Tone at the Top’ is een essentieel onderdeel van de soft controls in een organisatie en ziet voornamelijk toe op gedrag. Het hoogste management dient hierbij het goede voorbeeld te geven. Als onderdeel van onze controle verkrijgen wij relevante informatie, indrukken en standpunten over de ‘Tone at the Top’ bij de gemeente Utrecht. Het stelt ons in staat waar nodig waarnemingen te delen met het college en de gemeenteraad. Uw verantwoordelijkheden De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college en de raad en betreft ook het onderhouden van interne beheersing om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of van fouten. Deze verantwoordelijkheid omvat tevens het uitvoeren, vastleggen en actualiseren van de frauderisicoanalyse als geïntegreerd onderdeel van de interne beheersing, een evaluatie van de mogelijke impact en waarschijnlijkheid van frauderisico's en de ondernomen acties om frauderisico's te beperken, inclusief de risico's van omkoping, corruptie en cybersecurity.
Daarnaast zijn het college en de raad verantwoordelijk voor het monitoren van het risico op managementfraude, het bepalen of de interne beheersingsmaatregelen voldoende zijn om frauderisico's te identificeren en de beoordeling van de competentie en integriteit van het management. Onze verantwoordelijkheden Wij dienen een fraudediscussie te voeren en bevestigingen te verkrijgen van uw management en anderen binnen de gemeente ten aanzien van de interne beheersing, risicoinschattingen (inclusief de processen om de risico's op fraude te identificeren en erop in te spelen), en eventuele kennis met betrekking tot (vermoede) fraude. Verder zijn wij verplicht het management te verzoeken om informatie die zij eventueel aan het college en de raad heeft meegedeeld over de processen om de risico's op fraude te identificeren en erop in te spelen, en om informatie die het management eventueel aan zijn werknemers heeft meegedeeld over zijn visie op bedrijfsvoering en ethisch gedrag. Daarnaast dienen wij inzicht te krijgen in de wijze waarop het college en de raad toezicht uitoefenen op de door het management gevolgde processen om de risico's op fraude in de stichting te identificeren en hierop in te spelen.
Als accountants verkrijgen wij in dit kader een redelijke, maar geen absolute, mate van zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat door fraude of fouten. Kenmerken van fraude Afwijkingen in de jaarrekening kunnen het gevolg zijn van fraude of fouten. De onderscheidende factor tussen fraude en fouten is of de onderliggende actie die leidt tot een afwijking in de jaarrekening al dan niet opzettelijk is. Voor accountants zijn 2 soorten opzettelijke afwijkingen relevant: afwijkingen als gevolg van frauduleuze financiële verslaggeving en afwijkingen als gevolg van oneigenlijke toe-eigening van activa.
Aanbiedingsbrief auditplan 2024
Het auditplan in één oogopslag Uw controleteam
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2024
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2024
Innovatie
Bijlagen
© 2024 Deloitte Nederland
13 241129ED0E/RR/13
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 19 Nov 2024
Bijlagen Bijlage C – Onafhankelijkheidsbeleid en -procedures Het handhaven van en toezicht houden op onze onafhankelijkheid vergt een gezamenlijke inspanning van ons als accountant alsook het college en de gemeenteraad van de gemeente Utrecht. Onze onafhankelijkheid bevestigen wij schriftelijk in de opdrachtbevestiging alsook het verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en identificeren eventuele zaken waarvan naar onze mening redelijkerwijs is te veronderstellen dat deze van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Onafhankelijkheidsmaatregelen Onderdelen van onze onafhankelijkheidsmaatregelen zijn onder andere: • Een cultuur waarin wij het belang van onafhankelijkheid benadrukken. • Diepgaande monitoringprocessen. • Strikt beleid dat Deloitte duidelijk communiceert. • Training voor alle partners, directors en professionals. • Een ‘restricted entity list’ en toezicht op persoonlijke financiële belangen. • Jaarlijkse onafhankelijkheidsverklaringen door partners, directors en werknemers. • Beleid ten aanzien van het rouleren van partners, langdurige betrokkenheid van seniorleden van het controleteam, goedkeuring vooraf van aanvullende/overige dienstverlening en zakelijke relaties alsook geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid. • Openbaar maken van de fees. • Besprekingen van het controleteam.
Specifieke waarborgen en procedures Deloitte heeft belangrijke waarborgen en procedures om (veronderstelde) bedreigingen voor onze onafhankelijkheid en objectiviteit tegen te gaan. Hieronder bevinden zich de volgende punten: • Deloitte voert vóór afgifte van de controleverklaring een onafhankelijke kwaliteitsbeoordeling uit op het controledossier van de eindverantwoordelijke accountant. • Een onafhankelijke partner beoordeelt in dit kader tevens de belangrijkste besluiten waarmee de objectiviteit van ons oordeel is gewaarborgd. • Jaarlijks rapporteren wij onze beoordeling van de objectiviteit en onafhankelijkheid aan de gemeenteraad. • Voorafgaand aan het aanvaarden van een verzoek tot aanvullende dienstverlening of een herbenoeming voor de controleopdracht, vindt een formele overweging en beoordeling plaats om te zien of aanvaarding van deze diensten dan wel voortzetting van de controleopdracht gepast is.
Aanbiedingsbrief auditplan 2024
Het auditplan in één oogopslag Uw controleteam
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2024
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2024
Innovatie
Bijlagen
© 2024 Deloitte Nederland
14 241129ED0E/RR/14
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 19 Nov 2024
Bijlagen Bijlage D – Onze kwaliteitsbelofte De voordelen van onze kwaliteitsbelofte voor de gemeente Utrecht. Dienen van het publiek belang in de rol van extern accountant past naadloos in de global purpose van Deloitte: to make an impact that matters. Deloitte en haar medewerkers streven dagelijks met volle overtuiging naar het maken van een relevante en betekenisvolle impact op de maatschappij. Dit doen zij met een professioneel-kritische instelling. Niet alleen op het gebied van accountancy, maar ook op werkvelden als IT, cybersecurity en door de inzet van data analytics als onderdeel van onze controleaanpak, evenals de opname in het controleteam van experts op het gebied van bijvoorbeeld corruptie, belastingen, waarderingen en pensioenen. Onze professionals zijn zich er terdege van bewust dat het leveren van een consistent hoge kwaliteit hierbij van essentieel belang is. Deloitte streeft continu naar de hoogste kwaliteit van dienstverlening. Ons robuuste beleid, procedures en controlemethodiek worden aangevuld met een strakke organisatie van kwaliteitscontrole, een sterke overlegcultuur, een gedegen beoordelingsproces en risicomanagementsysteem, en ons voornaamste goed: de kwaliteit van onze professionals en de reputatie die daarop is gebouwd. Kwaliteit is de kern van de strategie die Deloitte volgt en wij zijn trots op ons stelsel van kwaliteitsbeheersing.
Uw opdrachtteam is verantwoordelijk voor alle ten aanzien van de opdracht genomen beslissingen. Onze aanpak gaat uit van sterke partnerbetrokkenheid: wij onderscheiden ons door de tijd die onze partners aan de controle besteden en aan de dienstverlening aan de cliënt gedurende het hele jaar. De goede naam en ons vermogen om onze reputatie, die van onze cliënten en van onze professionals te beschermen vormen de kern van de kwaliteit van onze professionele dienstverlening.
De kernpunten van onze kwaliteitsbeheersing zijn: • Leiderschap - Ervoor zorgen dat onze mensen zich houden aan de hoogste integriteitsstandaarden en hen stimuleren de juiste beslissingen te nemen. • Standaarden - Onze mensen informeren over onze gedragscode, professionele standaarden en standaarden voor dienstverlening. • Onafhankelijkheid - Monitoringproces om naleving van onafhankelijkheidsregels vast te stellen. • Consultatie - Stimuleren van consultatie over complexe interpretaties van wet- en regelgeving en procedures op het gebied van controle, onafhankelijkheid en verslaggeving. • Professionele ontwikkeling - Investeren in diverse programma's die zijn gericht op persoonlijke groei en ontwikkeling. • Continu veranderingsproces - Leren van het verleden zodat wij ons beleid, procedures en controleaanpak verder kunnen versterken om zo aan de behoeften van onze cliënten en de voortdurend veranderende omgeving te kunnen voldoen.
Aanbiedingsbrief auditplan 2024
Het auditplan in één oogopslag Uw controleteam
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2024
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2024
Verdere details van onze kwaliteitsagenda zijn toegelicht in ons transparantieverslag.
Innovatie
Wij zetten altijd de beste professionals in op alle niveaus. Al onze professionals volgen sectorspecifieke trainingen, om hun sectorkennis te vergroten en ervoor te zorgen dat onze professionals diepgaande kennis hebben van de gemeentesector. Zo is de kwaliteit van onze dienstverlening aan de gemeente Utrecht geborgd.
Bijlagen
© 2024 Deloitte Nederland
15 241129ED0E/RR/15
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 19 Nov 2024
Onder Deloitte wordt verstaan één of meer van Deloitte Touche Tohmatsu Limited (“DTTL’’ of ‘’Deloitte Global’’), haar wereldwijde netwerk van member firms en aan hen verbonden entiteiten (tezamen, de “Deloitte-organisatie”). DTTL en haar wereldwijde netwerk van member firms en aan hen verbonden entiteiten zijn juridisch gescheiden en onafhankelijke entiteiten, die elkaar niet kunnen verplichten of binden ten aanzien van derden. DTTL en iedere DTTL member firm en aan hen verbonden entiteiten zijn aansprakelijk voor hun eigen handelen en nalaten, en niet voor het handelen of nalaten van een andere entiteit. DTTL verleent geen diensten aan cliënten. Raadpleeg www.deloitte.com/about voor meer informatie. Deloitte levert toonaangevende audit- en assurance-, belastingadvies- en juridische diensten, en diensten op het gebied van consulting, financial advisory, en risk advisory aan bijna 90% van de Fortune Global 500® en duizenden particuliere bedrijven. Onze professionals leveren meetbare en blijvende resultaten die het vertrouwen van het publiek in kapitaalmarkten helpen versterken, klanten in staat stellen te transformeren en bloeien, en de weg wijzen naar een sterkere economie, een meer rechtvaardige samenleving en een duurzame wereld. Voortbouwend op haar meer dan 175-jarige geschiedenis, omvat het bereik van Deloitte meer dan 150 landen en gebieden.
Ontdek hoe de meer dan 415.000 mensen van Deloitte wereldwijd een impact maken die ertoe doet op www.deloitte.com. Deze communicatie bevat louter algemene informatie en noch DTTL, noch haar wereldwijde netwerk van member firms of aan hen verbonden entiteiten verleent door middel van deze communicatie professioneel advies of diensten. Voordat u een beslissing neemt of actie onderneemt die van invloed kan zijn op uw financiën of uw bedrijf, dient u een gekwalificeerde professionele adviseur te raadplegen. Geen enkele entiteit in de Deloitte-organisatie is verantwoordelijk voor enig verlies dat wordt geleden door een persoon die op deze communicatie vertrouwt. © 2024. Neem voor informatie contact op met Deloitte Nederland.
Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl
Aan de gemeenteraad
Behandeld door
J. Bakker, I.W. Nieuwenhout
Datum
19 november 2024
Doorkiesnummer
14030
Kenmerk
12869653
jurjen.bakker@utrecht.nl ieke.wally.nieuwenhout@utrecht.nl
Onderwerp
Jaarstukken 2024: Managementletter
Bijlage(n)
1
Beleidsveld
Financiën
Geachte leden van de raad, Graag reageren wij met deze brief op de Managementletter 2024 die de accountant heeft opgesteld. In de Managementletter rapporteert de accountant over zijn bevindingen en aanbevelingen op basis van de door hem uitgevoerde interim-controlewerkzaamheden. Bij deze controle kijkt de accountant naar onze werkprocessen en beheersingsmaatregelen. De Managementletter 2024 is als bijlage bij deze brief opgenomen. Onze reactie volgt de onderwerpen van het onderdeel ‘Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interimcontrole’. Overall beeld interne beheersing en organisatieontwikkeling In navolging van de Managementletter 2023 en het Accountantsverslag 2023 stelt de accountant dat het prioriteren van ambities gelet op de vele uitdagingen van belang is. Mede met het oog op het maken van scherpe keuzes om niet alleen nu, maar ook op de langere termijn de gemeente financieel gezond te houden. De accountant signaleert dat in de Voorjaarsnota al concrete bezuinigingsmaatregelen zijn getroffen. Om deze maatregelen uit te voeren ziet hij een cruciale rol weggelegd voor de centrale informatievoorziening. In het afgelopen jaar is door ons een verbeterprogramma voor de gemeentebrede financiële functie in gang gezet.
Daarbij zetten we in op (1) verbeteringen intern binnen de afdeling financiën en het onderlinge samenspel tussen de clusters en (2) het gemeentebrede samenspel met de organisatieonderdelen en concerncontrol. Inmiddels is een start gemaakt met het programma Versterking financiële functie, waarvoor een programmamanager is aangetrokken. Deze programmamanager heeft in samenspel met de organisatie de volledige focus om de versterking van de financiële functie te realiseren. Van openstaande accountantsadviezen uit voorgaande jaren zijn er op dit moment zeven (nagenoeg) geheel en veertien gedeeltelijk opgelost. Met de invoering van het nieuwe financiële systeem in 2025
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
19 november 2024 12869653
zullen de meeste aandachtpunten opgelost zijn. Wij treffen maatregelen om de mogelijke risico’s voor de Jaarrekening 2024 te beperken. Specifieke aandachtspunten De accountant constateert dat de interne beheersing in de basis overall gezien op orde is in relatie tot de financiële verantwoording in de jaarrekening. Aandachtspunten van de accountant zijn herkenbaar en wij pakken de aangedragen aanbevelingen op om een volgende verbeterslag te realiseren. Zo hebben we in nauw contact met de accountant blijvend aandacht voor de waardering van de grondexploitaties, zijn frauderisico’s en bijbehorende interne beheersmaatregelen in 2024 gefaseerd opgenomen in de bestaande verbijzonderde interne controles en zijn afspraken gemaakt met de zorgaanbieders om in januari een prognose op het totaalresultaat op te leveren. Rechtmatigheidsverantwoording en EU-aanbestedingen Over het verslagjaar 2023 heeft ons college voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording afgegeven, ondanks het feit dat dit nog niet verplicht was over dat jaar. Van de accountant hebben we complimenten ontvangen over de manier waarop we deze verantwoording hebben uitgevoerd en aan uw raad hebben voorgelegd in de jaarstukken 2023. Ook op moment van schrijven is de wetgeving hieromtrent nog niet definitief vastgesteld.
We zijn reeds gestart met het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording over het huidige verslagjaar conform de Kadernota rechtmatigheid 2024 van de commissie BBV. Ten aanzien van de Europese aanbestedingen en het inkoopbeleid, constateren wij, op basis van de bevindingen in het eerste halfjaar van 2024, dat de ingezette verbeteringen voortduren, in lijn met de inspanningen van vorig jaar. Bij inkoopprocessen zijn, met name op het gebied van rechtmatigheid, verdere verbeteringen zichtbaar. Wij zullen ons blijven inzetten om deze positieve ontwikkeling in de komende periode te continueren. Om de uitdagingen rondom datakwaliteit en het juiste instrumentarium voor centrale sturing te adresseren, wordt momenteel gewerkt aan een visiedocument op het gebied van inkoopdata. Dit document gaat inzicht bieden in de noodzakelijke maatregelen om datakwaliteit te waarborgen en de centrale inkooporganisatie te versterken in haar rol van advisering, monitoring en interventie. Investeringsagenda De accountant constateert dat de organisatie met zijn aanbevelingen over de uitdagingen in de investeringsbegroting aan de slag is gegaan om tot een realistische (meerjaren) raming te komen. Zo is de investeringsplanning aangepast en meer gelijkmatig verdeeld over de komende jaren. Vervolgstappen blijven nodig.
Aandacht voor de kwaliteit van de ramingen helpt om de grip op investeringen te vergroten, maar voor een stad met zo’n grote investeringsopgave als Utrecht is dat nog niet voldoende. Grip op investeringen vergt óók dat we het totaalpakket aan investeringsambities tegen de lat leggen van betaalbaarheid (begrote kapitaallasten en kapitaallastenreserves), financierbaarheid (de impact op de balans en de financiële ratio’s die daaruit volgen zoals netto schuldquote, solvabiliteit en weerstandsvermogen) en uitvoerbaarheid (beschikbare uitvoeringscapaciteit). In onze raadsbrief ten behoeve van het slotdebat over de Programmabegroting 2025 van 5 november 2024 hebben wij het proces voor de vervolgstappen nader uitgewerkt. Het streven naar grip op investeringen vergt veel van onze organisatie. De samenloop met andere programma’s, zoals de doorontwikkeling van de financiële functie en de implementatie van bezuinigingsmaatregelen, maakt dat we niet van de ene op de andere dag alle verbeteringen kunnen doorvoeren die nodig zijn. We werken daarom aan een meerjarige programmatische aanpak van ons investeringsstelsel, waarmee we stapsgewijs grip op investeringen vergroten.
2/3
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
19 november 2024 12869653
Controle SiSa-regelingen Het aantal SiSa-regelingen waar de gemeente over moet verantwoorden neemt ook dit jaar onverminderd toe. Dit is een blijvend aandachtspunt voor de jaarrekeningcontrole zowel voor de ambtelijke organisatie als de accountant. Ook de capaciteit binnen de verantwoordingsketen van de gemeente brengt de accountant onder de aandacht. Gezamenlijk is een aantal maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat deze controle binnen de termijn gerealiseerd zal worden. Naar verwachting neemt het aantal SiSa-regelingen naar de toekomst toe af, aangezien het Rijk heeft aangekondigd de specifieke uitkeringen (SPUK's) te gaan afbouwen. Ten slotte Wij blijven de komende maanden hard werken om het jaarrekeningproces zo goed mogelijk te laten verlopen en verdere verbeteringen te realiseren. Wij zijn blijvend in gesprek met de accountant om de kwaliteit van de jaarcontrole te kunnen borgen.
Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,
de secretaris,
de burgemeester,
3/3
Managementletter 2024 Gemeente Utrecht, 18 november 2024
Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9830 www.deloitte.nl
Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht Postbus 16200 3500 CE UTRECHT
Geacht college,
Onderwerp Managementletter 2024
Wij benadrukken dat de interim-controle primair is bedoeld om de interne-beheersingsmaatregelen in uw organisatie te beoordelen en te toetsen, als basis om te komen tot een oordeel over de betrouwbaarheid van de in de jaarrekening 2024 opgenomen informatie. Het voorgaande impliceert dat onze werkzaamheden niet de hele interne-beheersingsomgeving van de gemeente Utrecht omvatten. Tevens heeft de interim-controle als doel om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2024 te signaleren en onder uw aandacht te brengen.
Datum 11 november 2024 Ons kenmerk Definitief
Hierbij brengen wij verslag uit van de bevindingen naar aanleiding van de recentelijk afgesloten interim-controle. De aanpak en de aandachtspunten van deze tussentijdse controle, die wij hebben uitgevoerd in opmaat naar de controle van de jaarrekening 2024 van de gemeente Utrecht, zijn vastgelegd in het auditplan 2024.
Wij merken op dat deze managementletter is opgesteld ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht en niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt. Wij hebben deze rapportage ambtelijk en bestuurlijk (met o.a. uw gemeentesecretaris, concerndirectie en portefeuillehouder financiën) besproken. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en danken u en uw medewerkers voor de samenwerking tijdens de interim-controle en bij de totstandkoming van deze managementletter. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.
drs. R.M.J. van Vugt RA
B. Leeuwenkamp MSc RA
Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
Inhoudsopgave Managementsamenvatting | Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle
5
Speerpunten Adviescommissie Controle en Financiën
16
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024
18
Bijlage | Detailbevindingen interim-controle
21
Bijlage | Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren
23
Bijlage | Reikwijdte van onze werkzaamheden
32
© 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
3
Uw controleteam
Wij beantwoorden graag uw vragen over deze managementletter:
Rein-Aart van Vugt Partner Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 1100 2353 rvanvugt@deloitte.nl
Bob Leeuwenkamp Director Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 1201 1643 bleeuwenkamp@deloitte.nl
Danny Graus Director IT Audit Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 5311 9327 dgraus@deloitte.nl
Maurice Heuer Senior Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 8333 0192 maheuer@deloitte.nl
Monique van Doornum- van Duist Senior Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 12342787 mvanduist@deloitte.nl
Rohini Garib Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 29653107 rgarib@deloitte.nl
Niels van den Akker Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 31024071 nivandenakker@deloitte.nl
Bart de Nijs Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 12104989 bdenijs@deloitte.nl
© 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
4
Managementsamenvatting Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle
© 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
5
Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp
Boodschap
Overall beeld interne beheersing en organisatieontwikkeling
Uw gemeente wordt geconfronteerd met belangrijke uitdagingen, zoals: •
Het realiseren van een toenemend aantal opgaven in een omgeving van vacatures, dynamisch personeelsbestand, complexe procedures en bij diverse taken ook een disbalans met geld (tekorten).
•
Versterken van de financiële functie en het organisatie Financiën en Inkoop.
•
Het verder uitvoeren van de (grondexploitatie)projecten en de uitdagingen op het gebied van netcongestie, juridische procedures en macro-economische ontwikkelingen alsmede het daaraan gekoppelde investeringsplafond.
•
De gevolgen van macro-economische ontwikkelingen en de effecten (druk) daarvan op de rijks- en gemeentelijke begrotingen.
•
Het in balans houden van de begroting met inachtneming de ontwikkeling van de Algemene Uitkering vanaf 2026 en de politiek-bestuurlijke ambities.
•
Grip op risico’s en geldstromen bij en van verbonden partijen en deelnemingen.
•
De implementatie van uw nieuwe financieel systeem.
•
Toenemende digitalisering.
Deze uitdagingen vragen veel van uw gemeenteraad, het college en van de ambtelijke organisatie, en maken ook het prioriteren van ambities blijvend van belang. Het is daarbij van belang om bewuste keuzes te maken rekening houdend met de realisatiekracht, door een uitvoeringstoets te doen en deze af te zetten tegen (politieke) ambities. Wij concluderen ten aanzien van uw interne beheersing dat de basis ‘overall-gezien’ op orde is om tot de financiële verantwoording in de jaarrekening 2024 te komen. Daarbij constateren wij dat uw gemeente veel belang hecht aan het verder verbeteren van haar interne beheersing en haar processen, en dat wij alle onderwerpen open kunnen bespreken en dat de samenwerking goed is. Onze adviezen worden ter harte genomen. Wel signaleren wij dat, om uw gemeente op lange termijn financieel en organisatorisch gezond te houden, scherpe keuzes gemaakt (moeten) worden waarbij u in uw voorjaarsnota 2024 al concrete bezuinigingsmaatregelen heeft genomen en het project versterking financiële functie is ingezet. Om de bezuinigingsmaatregelen tot een succes te brengen zien wij een cruciale rol weggelegd voor de centrale informatievoorziening. De informatievoorziening van decentraal naar centraal is op onderdelen ontoereikend om centraal te kunnen sturen en monitoren en tijdig beslissingen te nemen.
Dit betreft een breed thema en wij hebben dit de afgelopen jaren geconstateerd bij bijvoorbeeld onderbouwingen voor de jaarrekening, verantwoording over specifieke uitkeringen, de jaarafsluiting, maar ook risicomanagement, juridische geschillen, verbonden partijen, beheersing investeringen. Daarnaast speelt informatievoorziening een belangrijke rol voor de invulling van het budgetrecht van de gemeenteraad en keuzes ten aanzien van de investeringsagenda. Op het punt van centrale kaderstelling, sturing, monitoring en informatievoorziening is de interne beheersing nog niet op orde. In onze voorgaande rapportages hebben wij dit uitgebreid onder de aandacht gebracht, maar benadrukken nogmaals met meer nadruk komende periode stappen te zetten en resultaten te boeken. Ook is het vergroten en borgen van kennis en kwaliteit in de organisatie van belang. Het proces van versterken van de financiële functie en het plan dat wordt opgesteld om de investeringsagenda beter te beheersen onderschrijven wij en zullen wij als speerpunt volgen. Voor een overzicht van speerpunten bij onze controle verwijzen wij naar: Speerpunten Adviescommissie Controle en Financiën. Versterken financiële functie Als belangrijk aandachtspunt signaleren wij dat uw beschikbare capaciteit en ambities uit balans zijn.
Uit onder andere de gesprekken constateren wij dat dit in de praktijk leidt tot een hoge werkdruk en dat dit de kans op fouten vergroot. De mobiliteit (instroom en uitstroom) van de ambtelijke organisatie is hoog, waardoor ambtenaren vaker van functie of project wisselen wat kan leiden tot kennisachterstand en inefficiency. Dit werkt het risico in de hand dat er, omwille van het “winnen” van tijd, steeds meer belangrijke informatie in de hoofden en “eigen vastleggingen” (in bijvoorbeeld excel) van medewerkers zit en er minder vastgelegd c.q. geborgd wordt binnen de processen/systemen. Uw college schrijft in de jaarrekening 2023 dat de krappe arbeidsmarkt, het relatief hoge ziekteverzuim en extra taken voor de gemeentelijke organisatie het noodzakelijk maakten om meer in te huren dan vooraf verwacht. Op basis van de toelichting in de jaarstukken heeft deze noodzaak ertoe geleid dat in 2023 voor € 88,4 miljoen euro (16,2% van het totaal aan loon-en inhuurkosten) is ingehuurd om de benodigde capaciteit te kunnen verkrijgen. Dit is voor de continuïteit van uw bedrijfsvoering een blijvend belangrijk en urgent aandachtspunt. Wij achten het van belang om scherpe keuzes te maken in de prioritering van werkzaamheden. Dit geldt zowel voor het bestuur als de ambtelijke organisatie.
© 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Managementsamenvatting
Speerpunten Adviescommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024
Bijlage
6
Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp
Boodschap
Overall beeld interne beheersing en organisatieontwikkeling
Uit interviews in het kader van onze controle en bespreking van bevindingen begrijpen wij dat door het hoge personeelsverloop in uw organisatie kwetsbaarheden ontstaan. Bijvoorbeeld doordat kennis vanuit uw organisatie verloren gaat. Afgelopen jaar zagen wij dit specifiek terug bij het organisatieonderdeel Financiën en Inkoop (F&I) en Ontwikkelorganisatie Ruimte, waardoor risico’s bestaan voor het jaarrekening controleproces. Inmiddels zijn ook al diverse maatregelen genomen en zullen er nog volgen om de capaciteit, sturing, beheersing en cultuur te versterken. Nieuw personeel beschikt vaak niet over een achtergrond in de gemeentefinanciën. Het up to speed krijgen van de nieuwe medewerkers vergt veel investeringstijd. Hierbij helpt het niet dat de processen en belangrijke dossiers niet centraal vastliggen. Daarnaast is een aantal activiteiten van de financiële functie op een aantal organisatieonderdelen decentraal georganiseerd. Hierdoor is zowel F&I als concerncontrol niet op alle onderwerpen (centraal) betrokken. Een voorbeeld hiervan betreft de sturing en beheersing van verbonden partijen, risicomanagement, juridische geschillen en investeringen. Ook blijven werkzaamheden liggen, zoals de actualisering van verordeningen en centraal inhoudelijk toezicht vanuit de eigenarenrol op verbonden partijen.
Een ander gevolg is dat de werving van nieuwe medewerkers voor dezelfde type activiteiten en werkzaamheden voor verschillende organisatieonderdelen afzonderlijk van elkaar gebeurt, waardoor het voorkomt dat functieprofielen en waardering niet consistent worden toegepast voor de gemeente brede bedrijfsvoeringsfuncties. Ook constateert u dat het belangrijk is om consistentie te bereiken in bijvoorbeeld trainingen en werkwijzen. Aandacht voor cultuur, leiderschap en structuur is nodig, zodra de capaciteit in de organisatie (verder) onder druk komt te staan. Wat zijn gedragingen en houdingen bij dilemma’s en durven medewerkers de hulpvraag (tijdig) te stellen? Naar de jaarrekening 2024 toe signaleren wij dat de organisatieonderdelen op basis van hun integrale verantwoordelijkheid op dit moment te weinig expliciet en zichtbaar de (eind)verantwoordelijkheid (kunnen) nemen voor hun (aan)deel in het samen- en controleproces van de jaarrekening. Ook hier is de sturing en informatievoorziening van decentraal naar centraal op onderdelen ontoereikend om centraal te kunnen monitoren en tijdig beslissingen te nemen. In onze voorgaande rapportages hebben wij dit uitgebreid onder de aandacht gebracht. Ook dit versterkt ons standpunt dat het nu de tijd is om daadwerkelijk besluiten te nemen en acties te nemen.
Hier ligt een belangrijke rol en verantwoordelijkheid voor de directie en de decentrale organisatie, 1e en 2e lijn. Wij constateren dat ambtelijk breed wordt onderschreven dat de versterking van de financiële functie, centrale kaderstelling, sturing en monitoring en warme verzakelijking van de cultuur essentieel zijn voor een toekomstbestendige bedrijfsvoering en dat de eerste maatregelen in 2024 zijn genomen. De eerste maatregelen volgen uit het recentelijk door het college vastgestelde verbeterprogramma voor de gemeentebrede financiële functie. Daarbij wordt ingezet op (1) verbeteringen intern binnen de afdeling financiën en het onderlinge samenspel tussen de clusters en (2) het gemeentebrede samenspel met de organisatieonderdelen en concerncontrol. Voor de leiding van dit programma Versterking financiële functie is een programmamanager aangetrokken. Deze programmamanager heeft in samenspel met de organisatie de volledige focus om de versterking van de financiële functie te realiseren. Binnen het programma is ook aandacht voor de voorwaarden voor grip: • (centrale) kaderstelling; • organisatie en werkprocessen; • besturing en beheersing; • informatievoorziening en systemen; en • mensen en cultuur. Wij zijn blij om te constateren dat na een aantal jaren van signalen, de organisatie nu in het traject van besluiten en acties zit.
Het grootste aandachtspunt is hierbij dat ook deze werkzaamheden erbij komen, terwijl de balans tussen benodigde en beschikbare capaciteit moeilijk is en dat het ook de cultuur in sturing betreft. Dit vraagt derhalve ook strakke sturing, monitoring en prioritering. Hierbij zullen wij bij onze werkzaamheden en in onze advisering ondersteunen. Wij helpen de Adviescommissie bij de prioritering, onder meer door prioritering van detailbevindingen.
© 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Managementsamenvatting
Speerpunten Adviescommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024
Bijlage
7
Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp
Boodschap
Overall beeld interne beheersing en organisatieontwikkeling
De jaarrekeningcontrole 2023 hebben wij met uw organisatie geëvalueerd, waarbij er best practices en concrete acties zijn benoemd voor een gestroomlijnd verantwoordings- en controleproces. Wat betreft de jaarrekeningcontrole hebben wij samen met uw ambtelijke organisatie specifiek aandacht voor de volgende onderwerpen: •
Het aantal regelingen dat uw gemeente moet verantwoorden in de SiSa-bijlage en het aantal overige inkomende subsidiebaten is de afgelopen jaren toegenomen(2019: 12 regelingen, 2023: 79 regelingen). Het is belangrijk de interne controle op de getrouwe verantwoording in de SiSa-bijlage en op overige inkomende subsidies en de rechtmatigheid van de bestedingen (dit valt binnen de rechtmatigheidsverantwoording van het college van B&W) tijdig uit te voeren en adequaat te documenteren. Wij hebben dan ook reeds in vroegtijdig stadium afstemming met uw organisatie over de documentatie en interne controle, waaronder de te hanteren formats. Tevens brengen wij onder de aandacht dat de als gevolg van personeelsverloop binnen de verantwoordingsketen van de Sisa-verantwoordingen binnen uw organisatie er mogelijk kwetsbaarheden ontstaan in het verantwoordingsproces t.b.v. de jaarrekening 2024. Wij vragen uw organisatie dan ook passende maatregelen te nemen om de impact hiervan te minimaliseren.
•
Het beschikbaar hebben van een toereikende onderbouwing van de waardering van het onderhanden werk (voorraad) inzake de grondexploitaties, inclusief position papers. Specifiek aandachtspunten hierbij zijn: een actuele onderbouwing van de voor 2024 e.v. verwachte inflatie, een kosten- en opbrengstenindexatie, de (potentiële) effecten van de stikstofproblematiek en netcongestie op de grondexploitaties van de gemeente Utrecht (programma en planning) alsmede nieuw geopende en geherstructureerde grondexploitatieprojecten. Vorig jaar zijn de verantwoording en de controle soepel verlopen. Wij zullen, in lijn met vorig jaar, met het organisatieonderdeel Ruimte afspraken maken over de voor de controle benodigde stukken en onderbouwingen.
•
Het beperken van de ‘periode 14 en 15’ boekingen, oftewel correctieboekingen op de eerste conceptjaarrekening. Voorgaand jaar hebben wij de suggestie gedaan om periodiek een zogenoemde ‘balance sheet review’ te implementeren, op zowel concern- als decentraal niveau. Hierbij wordt door een functionaris van de gemeente (bij voorkeur een medewerker buiten het decentrale organisatieonderdeel) periodiek een controle uitgevoerd op de balansrekeningen (al dan niet onderverdeeld naar organisatieonderdeel), waarbij de juistheid en de onderbouwing van de individuele balansposten worden beoordeeld. Hiermee heeft de gemeente de mogelijkheid de ‘periode 14 en 15’ boekingen te reduceren.
•
Het actualiseren, onderbouwen en bespreken van de ‘robuuste posten’ met betrekking tot de grondexploitatie Leidsche Rijn, voorafgaand aan de start van de jaarrekeningcontrole 2024.
© 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Managementsamenvatting
Speerpunten Adviescommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024
Bijlage
8
Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp
Boodschap
Interne beheersing | Frauderisicomanagement
Fraude Wij hebben in de afgelopen jaren tijdens onze frauderisicoanalyse en in de gesprekken over fraude gebruikgemaakt van onze interne forensisch specialisten. Dit heeft bijgedragen aan een robuuste frauderisicoanalyse en heeft ons ondersteund bij de advisering over uw interne frauderisicoanalyse en de werkzaamheden op het gebied van fraudepreventie. Fraude blijft een actueel en belangrijk thema. Wij informeren u daarom jaarlijks over uw aandacht voor fraude, en over onze zienswijze en evaluatie daarbij. In uw Jaarplan Concernaudit 2024-25 komt het onderwerp fraude nadrukkelijk aan bod. Op basis van de benodigde competenties en capaciteiten is het eigenaarschap van de frauderisicoanalyse belegd bij Concernaudit. Aan onze aanbevelingen uit de managementletters over 2022 en 2023 wordt in uw jaarplan uitgebreid aandacht besteed. Wij constateren dat u zichtbaar een kwaliteitsimpuls heeft gegeven aan uw (proces van) frauderisicoanalyse en de verdere inbedding hiervan in de organisatie. U heeft hierbij expliciet rekening gehouden met onze adviespunten uit voorgaande jaren. Zie hiervoor eveneens de opvolging aanbevelingen voorgaande jaren. Op basis van uw frauderisicoanalyse adviseren wij u in lijn met ons accountantsverslag 2023 om:
•
de frauderisico’s en beschreven interne beheersmaatregelen te betrekken in uw verbijzonderde interne controles (VIC-plannen en VIC’s) om bestaan en werking van beheersmaatregelen te kunnen toetsen;
•
aandacht te besteden aan financiële verslaggevingsrisico’s, waaronder (fraude)mogelijkheden ten aanzien van resultaatsturing;
In ons accountantsverslag bij de jaarrekening 2023 rapporteerden wij over een mogelijke onregelmatigheid die door uw eigen organisatie is onderkend. Bij afgifte van onze controleverklaring bij de jaarrekening 2023 werden de feitelijkheden en omstandigheden nader onderzocht. Wij vragen u nadrukkelijk om de ontwikkelingen te monitoren en ons hierover actief te informeren.
© 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Managementsamenvatting
Speerpunten Adviescommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024
Bijlage
9
Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp
Boodschap
Interne beheersing | Grondexploitaties
Belangrijke uitdagingen hebben een raakvlak met c.q. impact op de ruimtelijke ontwikkeling binnen uw gemeente, zoals de versnelling van de woningbouwopgave en de klimaattransitie (verduurzaming, stikstofproblematiek en netcongestie). Gezien de omvang van de ‘voorraad bouwgronden in exploitatie’ in de jaarrekening, dienen deze (macro-economische) ontwikkelingen centraal te staan bij het actualiseren van de grondexploitatieramingen ten behoeve van de jaarrekening 2024. Specifiek benoemen wij hierin de uitdagingen die de gemeente heeft in het kader van netcongestie. Netbeheer Nederland classificeert de situatie binnen uw gemeente als zijnde “Rood”, waarbij geconstateerd is dat er geen transportcapaciteit is voor nieuwe aansluitingsverzoeken en er op dit moment een wachtrij is. Deze netcongestie kan een (aanzienlijke) impact hebben op de planning zoals deze nu is opgenomen binnen de verschillende grondexploitaties. Wij vragen uw aandacht voor de evaluatie van dit schattingselement, alsmede voor de impact daarvan op de opbrengstenraming als geheel. Het is daarbij van belang dat u de opbrengstenramingen en overige schattingselementen kritisch blijft volgen en deze waar mogelijk in lijn brengt met de marktontwikkelingen. Net als voorgaande jaren zullen wij nauw contact houden met uw organisatie over de belangrijke ontwikkelingen binnen de verschillende projecten.
Er worden, ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole, tussentijdse gesprekken gepland voor de (deel)projecten Leidsche Rijn – Centrum, Haarrijn, Strijkviertel, Groenewoud en de Deelplan overstijgende complexen, evenals het project Merwedekanaalzone OPG, Beurskwartier en Lombokplein. Daarnaast worden wij graag (indien van toepassing) geïnformeerd over in het boekjaar nieuw geopende en te openen grondexploitaties. Het spreekt voor zich dat het belangrijk is om de ontwikkelingen en de voortgang ter zake gezamenlijk nauwgezet te monitoren en tijdig met elkaar te overleggen indien er zich situaties voordoen die (mogelijk) een wezenlijke impact hebben op het controleproces. Over onze uiteindelijke bevindingen inzake de beheersing en waardering van de grondexploitatie rapporteren wij in het accountantsverslag bij de jaarrekening 2024. Verder merken wij op dat uw organisatie het afgelopen jaar druk bezig is geweest met het vormgeven van de nieuwe nota grondbeleid. Hierin wordt nadrukkelijk voorgesorteerd op de aanstaande wijzigingen van de verslaggevingsvereisten die voortkomen uit de aangepaste notitie grondbeleid van de commissie BBV (2024). Dit zien wij als een positief punt.
Interne beheersing | Rechtmatigheidsverantwoording en Europese aanbestedingen
Sinds december 2022 maakt uw organisatie gebruik van een nieuw inkoopsysteem, waarin het beheersen van de verschillende aanbestedingstrajecten beter te borgen zou moeten zijn. Echter is de organisatie op dit moment (tijdelijk) gestopt met het gebruik van het nieuwe inkoop systeem op het gebied van het stroomlijnen van de documentenstroom voor EU-aanbestedingen. Wij begrijpen dat deze beslissing volgt op frequente storingen en tijdelijke onbeschikbaarheid van documenten. Uw organisatie geeft aan dat gesprekken met de leverancier worden gevoerd om de prestaties te verbeteren, met de intentie om terug te keren zodra de betrouwbaarheid en adequate werking van het systeem gegarandeerd zijn. Tot die tijd worden documenten via MS Teams beheerd en real-time gedeeld om continuïteit en toegankelijkheid te borgen. Dit geldt eveneens voor de inkoopkalender. Handmatige invoer door decentrale medewerkers kan met deze “work around” in potentie leiden tot variabiliteit in datakwaliteit en onvolledigheid. Wij adviseren omtrent de datakwaliteit aanvullende waarborgen te treffen.