Agenda advies-cie CF 4-3-2021 def.doc

AGENDA Adviescommissie Controle en Financiën

4 maart 2021 van 18.00-19.30 uur (digitaal)

Agendapunt 1 t/m 8 worden behandeld in aanwezigheid van de (medewerkers van) de afdeling Concernmanagement Financiën, Inkoop en Juridische Zaken/Concern Control, de voorzitter/secretaris van de Rekenkamer en de accountant.

Agendapunt 9 t/m 11 worden behandeld in aanwezigheid van de accountant. (2 min)

1. a. Opening en mededelingen. b. Vaststellen agenda.

Behandelvoorstel: Aangeven of u nog wijzigingen op de conceptagenda heeft en vaststellen agenda. (3 min)

2. Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst

Behandelvoorstel: Aangeven of u vragen, opmerkingen of correcties heeft bij het

conceptverslag (reeds rondgestuurd). Wanneer u geen vragen of opmerkingen heeft, kunt u het verslag vaststellen en zal deze worden toegevoegd aan de volgende commissie M&S. (10 min)

3. Ingekomen en verzonden stukken.

Ter kennisname:   

Raadsbrief Stand van zaken herijking gemeentefonds + ledenbrief VNG Raadsbrief Kritisch op claims van verbonden partijen

Presidiumflits omtrent werkwijze Procedure raadsreacties maatregelenpakketten



Verzoek aan (db) presidium omtrent gewijzigde planning jaarstukken 2020 (zie memo en bijlage I). Hierop is het vergaderschema aangepast.

Behandelvoorstel: 

Reactie op de Raadsbrief Stand van zaken herijking gemeentefonds door de ambtelijke organisatie en gelegenheid tot het stellen van vragen.



Gewijzigde planning jaarstukken 2020: korte toelichting door ambtelijke organisatie en gelegenheid tot het stellen van vragen.

1

Commissiegriffier financiën  danielle.rijnders@utrecht.nl



Is de adviescommissie akkoord op de vergadering van 29 april door te

schuiven naar 27 mei i.v.m. uitgestelde publicatie jaarstukken? NB: wellicht

VJN/JS omdraaien op de jaarplanning.



Overige stukken: ter kennisname waarbij leden van de adviescommissie kunnen aangeven of ze dit onderwerp nader willen bespreken.

(15 min)

4. 1e technische begrotingswijziging 2021

Behandelvoorstel: toelichting door de ambtelijke organisatie en gelegenheid tot het stellen van vragen.

NB: mogelijkheid tot het vooraf stellen van technische vragen voorafgaand aan de adviescommissie reeds uitgezet.

Vervolg: doorgeleiding naar commissie M&S (bsp: wellicht A-punt als er weinig opmerkingen zijn) Achtergrond: we streven als adviescie C&F naar het beter leesbaar maken van de begrotingswijzigingen. Hoe ziet de adviescommissie (en de accountant) dit nu? (15 min)

5. Voorstel beter inzichtelijk maken van de investeringen in de P&C cyclus

Behandelvoorstel: Presentatie door ambtelijke organisatie en de mogelijkheid tot het stellen van vragen .

Achtergrond: we streven als adviescie naar meer inzicht omtrent de investeringen, zie hiervoor de eerdere adviezen van de adviescie C&F. (15 min)

6.

Voorstel om de leesbaarheid van de (lopende) begroting te verbeteren

Behandelvoorstel: Toelichting door ambtelijke organisatie en mogelijkheid tot het stellen van vragen hierover.

Achtergrond: we streven als adviescie naar een betere leesbaarheid van de begroting, zie hiervoor de eerdere adviezen van de adviescie C&F. (15 min)

7. Aanpak voor de toekomstige opzet van de programmabegroting

Behandelvoorstel: Toelichting door ambtelijke organisatie en mogelijkheid tot het stellen van vragen hierover. Op 1 april zal dit onderwerp wederom op de agenda terugkomen op verzoek van het SK (voorstel 20 minuten).

2

Commissiegriffier financiën  danielle.rijnders@utrecht.nl

(5 min)

8. Vooruitblik jaarplan 2021

Behandelvoorstel: Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd.

Wijzigingen ten opzichte van de vorige versie zullen zichtbaar worden weergegeven. Do. 1 april

Vergadering adviescommissie (90 minuten)

18.00-19.30



Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)



Voortgang accountantscontrole (30 minuten)



Toekomstige begroting (20 minuten)

 

Jaarverslag/jaarplan Rekenkamer en Concernaudit (loopt van april tot en met maart) --> verschoven naar 10 juni IT rapportage deloitte (15 minuten) --> denk aan geheimhouding, kan pas weer besproken worden als we fysiek bij elkaar kunnen komen



Invulling technische briefing op 8 juni (JS/VJN) i.a.m. ambtelijke organisatie



Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)



Afsluiting (5 minuten)

Vraag aan ambtelijke organisatie: Welke onderwerpen van de veeglijst (zie jaarplan) kunnen aan de agenda worden toegevoegd?: 

Uitkomsten onderzoek cederen kasstromen erfpachtcontracten, adviescie 20-1-2020 (voor VJN 2021



Afronden onderzoek WAAVA (incl aandacht circulair op activeren/afschrijven) (bron: LTA: Q2 2021)

Vraag aan adviescie: welke andere onderwerpen kunnen aan de agenda worden toegevoegd?

****************************************************************************************

NB: 5 minuten wissel pauze, zodat we het laatste deel van de vergadering gebruiken om een advies richting de commissies te formuleren dan wel met elkaar in gesprek te gaan over voorliggende onderwerpen. Voor afsluiting een korte rondvraag richting ambtelijke organisatie door de voorzitter. (5 min)

9. Voortgang controle accountant met adviescie C&F

Behandelvoorstel: toelichting door de accountant.

(3 min)

10.Wvttk

3

Commissiegriffier financiën  danielle.rijnders@utrecht.nl

Behandelvoorstel: Dit agendapunt creëert de vrije ruimte voor het behandelen van onderwerpen die niet zijn aangemeld. U kunt naar eigen inschatting onderwerpen inbrengen. (2 min)

11. Rondvraag en sluiting.

4

Commissiegriffier financiën  danielle.rijnders@utrecht.nl

Bijlage 1: Proces Jaarrekening 2020 en aanpassen Vergaderschema 2021 (bijlage) De gemeentelijke organisatie bereidt momenteel de Jaarstukken 2020 voor. Een belangrijk onderdeel hiervan is de accountantscontrole op deze stukken. Met name als gevolg van de virusuitbraak Covid-19 zijn dit jaar extra inspanningen noodzakelijk voor zowel de gemeentelijke organisatie als de controle van de accountant. De accountant heeft aangegeven te koersen op het afronden van haar controle op 9 april. Aansluitend zal de organisatie de eventuele laatste correcties kunnen doorvoeren om de Jaarstukken 2020 definitief af te kunnen ronden. Bijgaande memo bevat een voorstel om de planning van de behandeling van de jaarstukken als volgt aan te passen:     

Publicatiedatum en verzending JS - 29-april Deadline indienen schriftelijke vragen JS - 19-mei Beantwoording schriftelijke vragen JS - 4-juni CIE M&S en S&R (Combi CIE) - 29-juni Raad JS (ongewijzigd) - 8-jul

Dit voorstel is verwerkt in bijgaand vergaderschema. Door de wijzigingen moeten ook een aantal andere vergaderingen verplaatst worden, te weten: - Adviescommissie C&F: van 29 april naar 27 mei. De adviescommissie besluit zelf over haar vergaderdata, deze wijziging is dus nog onder voorbehoud maar voor de compleetheid van het vergaderschema is de datum wel alvast opgenomen. - Technische briefing JS & VJN (a) (optie), RIB’s (besloten) over raadstoets (a): juni.

van 1 juni naar 8

Voorstel: bijgaand vergaderschema conform vast te stellen. In de loop van maart ontvangt de raad de LTA van het college. Het college zal dan ook een inschatting maken of er voldoende ruimte in het vergaderschema is om naast de behandeling van de JS en de VJN ook de onderwerpen die voor de zomer behandeld moeten worden, te behandelen. Op basis van de analyse van het college die middels een brief naar u verstuurd wordt, spreekt de griffier dan nogmaals met u over het vergaderschema in relatie tot de voorraad tot de zomer.

5

Commissiegriffier financiën  danielle.rijnders@utrecht.nl