Afwegingskader IJking en herijking.docx

IJking en herijking van projecten Afwegingskader om het risicoprofiel van projecten te bepalen en ijking

13 april 2021 Kenmerk 8687761

Colofon

uitgave Bedrijfsvoerings- en Strategienetwerk Concerncontrol

Gemeente Utrecht 030 - 286 00 00 info@utrecht.nl

informatie

(Her-)ijking projecten

2

Inhoud 1.

Inleiding

4

2.

IJking nieuwe projecten

5

3.

Herijking en rapportage

7

4.

De ijking van lopende projecten

9

Bijlage 1. Vragenlijst

11

Bijlage 2. Scoring van projecten

13

(Her-)ijking projecten

3

1. Inleiding 1.1. Projecten onder de Regeling In 2021 treedt de Regeling Risicovolle Projecten (RRP) in werking. Als hulpmiddel om te bepalen of een project een zodanig risicoprofiel heeft dat deze onder de Regeling zou moeten vallen, is een lijst met criteria opgesteld. In de RRP staat deze beoordeling beschreven als de ijking van projecten. Ook is opgenomen dat wordt nagegaan of risicovolle projecten onder de Regeling moeten blijven vallen. Hoe deze ijking en herijking in zijn werk gaat, is opgenomen in hoofdstuk 2 en 3 van dit afwegingskader. Bij het maken van de RRP, is een eerste ijking uitgevoerd van lopende projecten van de gemeente Utrecht aan de hand van dit afwegingskader. De daaruit voortkomende lijst van projecten is opgenomen in hoofdstuk 4 van deze rapportage.

1.2. Bestuurlijke verantwoordelijkheden Alle portefeuillehouders die projecten uitvoeren kunnen te maken krijgen met het ijken van projecten en het herijken ervan. Dit betekent dat ook vele organisatieonderdelen met de RRP te maken kunnen krijgen. De verantwoordelijkheden van de portefeuillehouder control, worden ambtelijk voorbereid door de afdeling Concerncontrol. In paragraaf 2.3 worden de verantwoordelijkheden van de ambtelijke betrokkenen verder toegelicht. Het collegelid in wiens portefeuille het betreffende risicovolle project valt is verantwoordelijk voor: 

de eerste ijking van de projecten



de herijking ervan.

De portefeuillehouder control is namens het college verantwoordelijk voor: 

de organisatie van de ijking en herijking van risicovolle projecten.

(Her-)ijking projecten

4

2. IJking nieuwe projecten 2.1. Samenvatting Wat

Wie

Wanneer

Onderkennen welke nieuw te

Portefeuillehouders in het

Voorafgaand aan het moment

starten projecten zodanige

college, uitvoerende

dat het college met een eerste

risico’s hebben dat zij mogelijk

organisatieonderdelen en

financieel of inhoudelijk kader

onder de Regeling moeten vallen

eenheden businesscontrol

naar de gemeenteraad gaat

Bepalen welke risico’s zich in

Uitvoerende

Voorafgaand aan het moment

een project voordoen met

organisatieonderdelen en

dat het college met een eerste

behulp van de vragenlijst in

Concerncontrol

financieel of inhoudelijk kader

bijlage 1 Het toekennen van risicopunten

naar de gemeenteraad gaat Control in overleg met project

aan verschillende aspecten van het project zoals opgenomen in bijlage 2 Collegebesluit over de vraag of

College, voorbereiding door

Voorafgaand aan het moment

het project aan de raad wordt

uitvoerende

dat het college met een eerste

voorgedragen om onder de

organisatieonderdelen en

financieel of inhoudelijk kader

Regeling te vallen

Concerncontrol

naar de gemeenteraad gaat

2.2. IJking: onderkennen risicovolle projecten Uitvoerende organisatieonderdelen: Het onderkennen welke projecten onder de RRP kunnen vallen, is primair een verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder in het college en de organisatieonderdelen die projecten uitvoeren. Zij maken de inschatting of hun project dermate omvangrijk, complex, innovatief of betekenisvol is voor de stad dat hierop het bijzondere informatieregime van toepassing zou moeten zijn zoals dat is vastgelegd in de RRP. Hierbij is ook een rol weggelegd voor de eenheden businesscontrol van de organisatieonderdelen. Bij de start van nieuwe projecten, bij faseovergangen in projecten of andere wijzigingen in of rond lopende projecten is de vraag of het project wel of niet (meer) onder de RRP zou moeten vallen, een punt van aandacht. Voor de portefeuillehouder en de organisatieonderdelen is het eerste moment om af te wegen of het

project onder de RRP zou moeten vallen, het eerste moment dat een financieel en inhoudelijk kader ter

besluitvorming aan de gemeenteraad wordt aangeboden. Het kan hierbij gaan bij besluitvorming over een programma van eisen, een functioneel ontwerp of een ander document waarin een initiatief voor het eerst in de gemeenteraad wordt besproken.

(Her-)ijking projecten

5

Projecten kunnen een zeer lange looptijd hebben. Het is niet vanzelfsprekend dat de projecten, als zij

eenmaal onder de regeling vallen, daar permanent onder blijven vallen. Immers, als projecten naar een andere fase gaan, kunnen de uitvoeringsrisico’s weer anders ingeschat worden.

Concerncontrol: Het is de taak van Concerncontrol om het bestaan en verdere gebruik van de RRP onder de aandacht te brengen van de belanghebbenden bij de organisatieonderdelen en speciaal bij de eenheden businesscontrol. Er heeft bij het opstellen van de regeling een eerste ijking van projecten plaatsgevonden; het al dan niet toevoegen van projecten onder het regime is een continu aandachtspunt voor zowel de organisatieonderdelen als voor Concerncontrol.

2.3. Beoordeling project aan de hand van criteria Uitvoerende organisatieonderdelen: Aan de hand van tien criteria kan worden bepaald of een project zodanige kenmerken heeft dat de RRP van toepassing is. Deze criteria zijn opgenomen in bijlage 2. Op basis van deze criteria is een vragenlijst opgesteld om een afweging te maken of een project aan de criteria voldoet. Deze vragenlijst is opgenomen in bijlage 1. De beoordeling van de vragenlijst en de weging van de criteria door het uitvoerend organisatieonderdeel en concerncontrol zal worden voorgelegd aan de voor het project verantwoordelijke portefeuillehouder om het betreffende project wel of niet onder de RRP te brengen. Hierover wordt gerapporteerd in het overzicht van (her-)ijkingen .

2.4. Bestuurlijke besluitvorming De uitvoerende organisatieonderdelen en concerncontrol leggen gezamenlijk de bevindingen uit de ijking voor aan het college. De portefeuillehouders van de projecten in het college zijn verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de informatie.

(Her-)ijking projecten

6

3. Herijking en rapportage 3.1. Samenvatting

Wat

Wie

Wanneer

Nagaan of lopende projecten

Portefeuillehouders, uitvoerende

De komende jaren is er sprake

onder de Regeling vallen

organisatieonderdelen en

van een overgangsperiode

businesscontrol

waarin ook lopende projecten onder de Regeling gebracht kunnen worden. Dit kan op alle momenten .

Nagaan of een risicovol project

Concerncontrol in

onder de Regeling moet blijven

samenwerking met de

vallen

uitvoerende

Bij fase-overgang

organisatieonderdelen Besluitvorming over het voorstel

College

tot het beëindigen dat projecten

Bij start (nieuwe projecten) en fase-overgang

onder de Regeling vallen of dat nieuwe projecten onder de Regeling zullen vallen Rapportage over de uitgevoerde

Concerncontrol

ijkingen en herijkingen in de

Vanaf de Bestuursrapportage bij de Voorjaarsnota 2022

Voorjaarsnota bij de Bestuursrapportage

3.2. Herijking Herijking van de projecten die zijn opgenomen onder de Regeling gebeurt door opnieuw na te gaan of de risico’s in het project, zoals onderkend bij een eerdere ijking, nog actueel zijn. Dit gebeurt aan de hand van de vragenlijst die is opgenomen in bijlage 1 en de scoring die is opgenomen in bijlage 2. Bij de gemeente zijn er tal van lopende projecten die in 2021 of eerder gestart zijn. Deze projecten zijn bij de start niet geijkt volgens de methode die beschreven is in hoofdstuk 2. Daarom is het mogelijk dat er risicovolle projecten lopen. In de beginjaren dat de Regeling van kracht is, zal ook bij lopende projecten een ijking uitgevoerd kunnen worden. Portefeuillehouders, eenheden businesscontrol en uitvoerende eenheden zullen zich daarvan bewust moeten zijn. Het is de taak van Concerncontrol om het bewustzijn hiervoor te vergroten of te behouden.

(Her-)ijking projecten

7

3.3. Besluitvorming en informatievoorziening Het College neemt een besluit over de uitgevoerde ijking en bepaalt of het betreffende project aan de gemeenteraad voorgesteld zal worden om onder de RRP te vallen. Het college rapporteert jaarlijks in de Bestuursrapportage bij de Voorjaarsnota over de in het afgelopen jaar uitgevoerde ijkingen en herijkingen. Namens de portefeuillehouder control bundelt Concerncontrol deze informatie en voert hierop een toets uit. De portefeuillehouders in het college en de uitvoerende eenheden zijn verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de informatie. Deze informatie wordt aangeboden aan de gemeenteraad. De raad besluit welke projecten onder de RRP vallen.

(Her-)ijking projecten

8

4. De ijking van lopende projecten 4.1. Onderzoeksmethode De RRP is ook van toepassing op lopende risicovolle projecten van de gemeente Utrecht. Om na te gaan welke grote projecten er bij de gemeente Utrecht in uitvoering zijn, hebben we stappen gezet, die hieronder zijn opgenomen. Omdat het voor het overgrote deel gaat om lopende projecten, is het onvermijdelijk dat zich wijzigingen voordoen in bijvoorbeeld de financiële gegevens of de beoogde afrondingsdatum. Om na te gaan welke lopende projecten onder de RRP zouden kunnen vallen, zijn de volgende stappen gezet: 1.

Inventarisatie investeringsprojecten. Hieruit zijn de projecten met een financieel belang van € 10 miljoen of meer geselecteerd.

2.

Van deze projecten is nagegaan of de beoogde afronding voor 2023 ligt in verband met de overgangsbepaling in de RRP dat de looptijd nog tenminste 2 jaar zou moeten zijn, te rekenen vanaf 2021.

3.

Op verzoek van de raadsleden in de werkgroep is ook nagegaan of Het Zandpad en WiGo4It toegevoegd zouden kunnen worden aan de risicovolle projecten. Vanuit het programma Energie is daarna nog het project Overvecht Noord Aardgasvrij aangemeld als potentieel risicovol.

4.

Voor de potentieel risicovolle projecten is een vragenlijst ingevuld door de projectmanagers.

5.

Na het gezamenlijk beoordelen aan de hand van dit afwegingskader, wordt voorgesteld om initieel vijf projecten onder de RRP te brengen.

(Her-)ijking projecten

9

4.2. Puntentoekenning In het onderstaande overzicht is de puntentoekenning opgenomen. Dit overzicht laat zien dat er op dit moment vijf projecten lopen die onder de RRP vallen als we de grens bij een puntentotaal van 30 aanhouden om een project wel of niet onder de regeling te laten vallen.

Bestuurlijk

Aardgasvrij

Noord

Overvecht

Berlijnplein

bied

Wervenge-

Programma

Domtoren

Restauratie

Utrecht

Randweg

Noordelijk

Overzicht puntentoekenning per project*

5

5

5

5

5

3

5

5

5

3

Bevoegdheden

5

5

3

3

3

Innovatief

0

3

3

5

3

Complexiteit

3

3

5

3

5

5

5

5

3

5

3

3

3

3

0

Budget

5

5

5

5

3

Risico’s

5

3

5

5

0

Doorlooptijd

5

5

5

5

5

Totaal

39

42

44

42

32

complex Organisatorisch complex

bij uitvoering Impact samenleving Impact bedrijfsvoering

4.3. Niet onder de RRP Bij de afweging van het project transitie van WiGo4It en WSB is geen puntentotaal van 30 of meer gehaald. Voor het Nieuwe Zandpad geldt dat de doorlooptijd vanaf ingaan van de regeling nog minder dan 2 jaar is, en valt daarmee onder de overgangsbepaling in de RRP.

4.4 Vervolg met de projecten Als besloten wordt over de invoering van de RRP, zal voor de vijf projecten die thans onder de regeling vallen, een startdocument worden opgesteld. In overleg met de projecten zal hiervoor een planning worden gemaakt. (Her-)ijking projecten

10

(Her-)ijking projecten

11

Bijlage 1. Vragenlijst 1.

BESTUURLIJKE COMPLEXITEIT:

b.

Hoeveel organisatieonderdelen van de gemeente Utrecht zijn betrokken bij dit project? Welke?

a. c.

Hoeveel externe organisaties (bedrijven of andere overheden) zijn betrokken bij het project? Welke? Zijn de externe organisaties overheden of private organisaties?

2.

ORGANISATORISCHE COMPLEXITEIT:

b.

Is hun rol cruciaal bij de uitvoering van het project?

a.

Welke rol spelen deze externe organisaties in het project?

3.

SUBSTANTIËLE GEMEENTELIJKE BEVOEGDHEDEN:

b.

Zijn er ook andere bestuursorganen die besluiten moeten nemen?

a. c.

d.

Wie kan besluiten nemen over het project?

Zijn er aspecten waarmee andere organisaties moeten instemmen?

Over welke aspecten in het project wordt door de gemeente Utrecht afgestemd met andere partijen?

4.

INNOVATIEF:

b.

Welke rol spelen die in het project?

a. c.

d.

Zijn er innovaties in het project?

Zijn dit technische of financiële innovaties?

Wordt de toepassing van de innovaties in de loop van het project steeds meer routine?

5.

COMPLEXE UITVOERING:

b.

Wordt het project uitgevoerd in de binnenstad?

a. c.

d. e.

6. a.

b. c.

Hoeveel raakvlakprojecten heb je geïdentificeerd? Zijn er ondergrondse werkzaamheden?

Wordt gewerkt aan of in de nabijheid van het cultureel erfgoed van de stad? Zijn er andere aspecten die de uitvoering van het project compliceren? IMPACT OP DE SAMENLEVING:

Heeft de uitvoering van het project te maken met een van de strategische uitgangspunten van het college?

Heeft het project impact op de samenleving?

Ligt de uitvoering van het project gevoelig bij de inwoners?

7.

IMPACT OP GEMEENTELIJKE BEDRIJFSVOERING:

b.

Welke?

a. c.

d.

Zijn er bedrijfsvoeringsonderdelen van de gemeente Utrecht betrokken bij het project? Wat is hun rol in het project?

Is de uitvoering van het project belastend voor de bedrijfsvoering van de gemeente?

(Her-)ijking projecten

12

8.

BUDGETTAIR BESLAG:

b.

In welke fase van het project zullen de meeste kosten gemaakt worden?

a. c.

Wat gaat de uitvoering van het project in totaliteit kosten? Wat zijn de kosten per fase, per onderdeel en per jaar?

9.

GROTE FINANCIËLE RISICO’S:

b.

Zijn er financiële risico’s voorzien bij de uitvoering van het project?

a.

Is er een risicoanalyse gemaakt en zijn de risico’s gekwantificeerd?

10. WAT IS DE TOTALE DOORLOOPTIJD VAN HET PROJECT, INCLUSIEF PLANFASE?

VIND JIJ DAT JOUW PROJECT ONDER DE REGELING RISICOVOLLE PROJECTEN ZOU MOETEN VALLEN?

(Her-)ijking projecten

13

Bijlage 2. Scoring van projecten Overzicht operationalisering van de criteria voor risicovolle projecten

Criterium

Hoog (5 punten)

Middel (3 punten)

Laag (0 punten)

1.Bestuurlijk complex

Tenminste drie overheden of

Een of twee andere

Er zijn geen andere

belangrijke rol in het project

organisaties spelen een

of hun rol is gering

private organisaties spelen een

overheden of private

belangrijke rol in het

organisaties betrokken

project 2.

Organisatorisch complex

Bij de uitvoering zijn tenminste

Bij de uitvoering zijn twee

Uitvoering ligt volledig

organisatieonderdelen

organisatieonderdelen

organisatieonderdeel.

drie organisaties of

betrokken. Hieronder kunnen ook aannemers en

organisaties of betrokken.

bij een

contractpartners vallen. 3.

Substantiële

gemeentelijke

bevoegdheden als

Besluitvorming is verdeeld over meerdere overheden

Andere organisaties

hebben instemmingsrecht

samengewerkt

Er is afstemming met andere partijen maar Utrecht beslist

wordt met meerdere partijen 4.

Innovatief in

technisch opzicht of contractvorm

Er wordt een nieuwe techniek

In de beginfase speelt

Een aspect is

blijft vernieuwing een rol spelen.

uitvoering wordt hiermee

overwegend

ingezet en in het hele project

Of er wordt een contractvorm

ingezet waarmee de gemeente

vernieuwing een rol, in de routine opgedaan

weinig ervaring heeft. 5.

Complexiteit bij uitvoering

Uitvoering met veel

Alleen raakvlakprojecten of

binnenstad, ondergronds of aan

risicovol gezien

raakvlakprojecten, in de cultureel erfgoed

6.

Impact op

samenleving/ omgeving/ bewoners

7.

Impact op

gemeentelijke

bedrijfsvoering 8. 9.

Budgettair beslag Financieel beslag risico’s

Grote impact, hoort bij opgaven

Grote impact, hoort bij

de samenleving

niet gevoelig in de

van het college, ligt gevoelig in

werkzaamheden Eenvoudige uitvoering en contractvorm

Lage impact

samenleving

Hoge belasting van twee

Hoge belasting van een

Hoger dan € 10 miljoen

Tussen € 2 en € 10

Minder dan € 2 miljoen

De (financiële) risico’s zijn ≥

(Financiële) risico’s liggen

Er zijn nauwelijks

meer dan € 5 miljoen of de

projectbudget of minder

drie bedrijfsvoeringstaken

20% van het projectbudget, of

kaart gebracht

(Her-)ijking projecten

opgaven van het college,

routinematige

Hoge belasting van tenminste

financiële risico’s zijn niet in 10. Doorlooptijd

contractvorm worden als

vernieuwend,

Langer dan 5 jaar

bedrijfsvoeringstaken

miljoen

onder de 20% van het

bedrijfsvoeringstaak

(financiële) risico’s

dan € 5 miljoen 2 tot 5 jaar

Minder dan 2 jaar

14