Adviescommissie CF 30-11-2023

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

30 november 2023, 20.00-21.45 uur Burgemeesterskamer Stadhuis

Adviescommissie: Ruud Maas (waarnemend voorzitter), Fred Claasen, Gert Dijkstra, Margreet Ramaker, Bert van Steeg, Joost Vasters en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit)

Overige deelnemers: Jurjen Bakker (strategisch adviseur financiën), Jasmin Grundauer (manager concernaudit),

Katie Zwetsloot (concerncontroller), Gerth Molenaar en Paul Venhoeven (Rekenkamer), Rein-Aart van Vugt en Niels Fritz (Deloitte)

Niet aanwezig: Cees Bos, David Bosch, Ruben Snijder, Stevie Nolten, Rick van der Zweth en Jantine Zwinkels Notulen: Rosenbaum Select, notulisten & verslaggevers

1. a. Opening en mededelingen

De waarnemend voorzitter opent de vergadering en heet allen welkom. Er zijn geen mededelingen.

b. Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (12-10-2023) Geen bijzonderheden; de notulen worden vastgesteld. 3. Ingekomen en verzonden stukken

De commissie heeft het halfjaarverslag van Concernaudit 2023/2024 ontvangen. 4. Raadsbrief managementletter accountant en reactie college

Toelichting door de heer Van Vugt. Er zijn het afgelopen jaar echt stappen gezet, vinden de accountants. Zo is – onder andere op initiatief van de Adviescommissie – de begroting

verbeterd. De heer Van Vugt adviseert om de aanpak bij gelegenheid te evalueren, en te bezien

welke verbeteringen er nog meer mogelijk zijn. Verder hebben de accountants gesignaleerd dat de organisatie meer dan voorheen alert is op fraude. De financiële processen zijn op orde; het controleteam heeft geen omissies of tekortkomingen aangetroffen.

De interim-controle heeft de indruk bevestigd dat er nog altijd een mismatch is tussen

beleidsambities en opgaven, waaronder de vele taken die de rijksoverheid de gemeente oplegt. Hiervoor schiet de capaciteit regelmatig tekort als gevolg van ziekteverzuim, de vele vacatures en het aanzienlijke personeelsverloop. In enkele organisatieonderdelen lukt het niet om

documentatie tijdig aan te leveren. Dit is een risico, vindt de heer Van Vugt. De ambtelijke organisatie en de portefeuillehouder financiën weten hiervan.

Het benaderen van opgaven vanuit de beschikbare capaciteit is een van de belangrijkste adviezen van de accountant; voor uitvoering is immers niet alleen geld nodig, maar ook

1 van 4

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

uitvoeringscapaciteit. Het college en de ambtelijke organisatie zijn aan zet in dezen, maar van de raad mag worden verwacht dat zij nadenkt over hoe zij hieraan kunnen bijdragen en er mogelijk ook in kunnen sturen.

De rijksoverheid is de afgelopen jaren zo’n 20 à 25% meer capaciteit van gemeenten gaan

claimen. Een jaar of vier gelegen waren er ongeveer 30 specifieke uitkeringen (spuks); dat zijn

er nu ruim honderd meer. Dit kan op den duur ten koste gaan van de eigen ambities en opgaven van de gemeente. De toename van werk vraagt om gelijke groei van de organisatie: méér werk

betekent ook dat er meer inkopers nodig zijn, meer controllers en zo meer. Dit kan ernstig gaan knellen, en daarom is het belangrijk dat er keuzes worden gemaakt en prioriteiten worden gesteld.

Wat betreft de inzet op innovatie geeft de heer Van Vugt aan het aanbeveling verdient om te bezien hoe terugkerende taken verder kunnen worden geautomatiseerd, en het is ook wel zinnig om eens na te gaan of alle registraties wel noodzakelijk zijn.

Zie blz. 13, investeringen. Het staafdiagram geeft een onrealistisch beeld, stelt de heer Van

Vugt. Er zijn opgaven voor zo’n € 2 miljard – die met de huidige beschikbare capaciteit niet te

realiseren zijn. Hierover wordt even doorgepraat. Het heeft er alle schijn van, wordt gezegd, dat de zaken uit balans gaan raken. Is dit nog wel verantwoord? De heer Van Vugt is het hier ten

dele mee eens, maar, zo voegt hij daaraan toe, het raakt de accountantscontrole nog niet. De financiële bedrijfsvoering is nog steeds op orde, maar alertheid is geboden. Het is een

organisatievraagstuk dat vooral deskundigheid van de specialisten in de organisatie vraagt. Mevrouw Zwetsloot bevestigt dat dit een belangrijk punt van aandacht is voor de

concerndirectie. Het is een feit dat de werkdruk in de organisatie sterk oploopt als gevolg van de vele ambities, met daartegenover een uiterst krappe arbeidsmarkt. Dit vraagt om politieke keuzes waarbij de raad kan helpen, bijvoorbeeld door prioriteiten aan te geven.

Hoe heeft het college en/of de ambtelijke organisatie gereageerd op het advies om een

uitvoeringstoets in te voeren? De heer Van Vugt geeft aan dat dit een recente ingeving was, die nog niet met het college is besproken. Enkele ministeries werken er al mee.

Op 29 november jl. organiseerde het controleteam een elevation lab, een bijeenkomst met de

ambtelijke organisatie waarin van gedachten werd gewisseld over de samenwerking tussen het controleteam en het gemeentelijke team dat de jaarrekening samenstelt. De

rechtmatigheidsverantwoording, de vele specifieke uitkeringen, Leidsche Rijn en boekingen na afloop van het boekjaar passeerden de revue. Over de aanpak van de

rechtmatigheidsverantwoording is de accountant tevreden; dat was geen punt van kritiek, maar

punt van bespreking omdat de financiële verordening erop moet worden aangepast. Zodra dit in concept gereed is, zal het aan de Adviescommissie worden voorgelegd. Mevrouw Zwetsloot vult aan dat dit in twee stappen gaat omdat er formeel nog geen besluitvorming is geweest over de

2 van 4

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

wet. De Adviescommissie kan eerst technische aanpassingen verwachten. De Gemeentewet is er al wel op aangepast, en een juridisch kader is er ook. De besluiten Begroting & Verantwoording en Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) worden waarschijnlijk pas in het

eerste kwartaal 2024 door de Tweede Kamer behandeld. De financiële verantwoording gaat dan met terugwerkende kracht gelden.

Zie blz. 25, bevindingen interim-controle 2023. Wat betreft de subsidieverstrekkingen legt de

heer Van Vugt uit dat er na een subsidieaanvraag regelmatig een voorlopige toekenning volgt.

Op grond van de jaarrekening van de subsidieontvanger wordt de definitieve subsidie bepaald.

Dit moet binnen een vastgestelde termijn gebeuren; als dat om wat voor reden ook niet gebeurt, kan de subsidieontvanger vragen om ambtshalve vaststelling. De bedoelde termijnen worden regelmatig overschreden. De gemeente Utrecht heeft een centraal subsidiebureau; mevrouw Ramaker pleit ervoor om beleid en uitvoering te scheiden.

In de volgende alinea geeft de accountant het advies om te zorgen voor een betere aansluiting met de systemen van BghU (betreft naheffingsaanslagen/parkeerboetes). Hierop vult de heer Fritz aan dat het hier niet gaat om een materieel bedrag, maar dat het belangrijk is dat de organisatie zich bewust is van dit systeem.

Het allerbelangrijkste punt van zorg is het capaciteitsvraagstuk, zegt de heer Van Vugt, en de concerndirectie deelt die zorg. Het is nadrukkelijk op de agenda gezet, waarbij onder andere wordt gedacht aan een heroverweging of herijking van (delen van) de organisatie (centraal /

decentraal). Waarschijnlijk kan het effectiever, maar dat vergt een proces van bewustwording, in

het bijzonder in de niveaus onder de concerndirectie. Mevrouw Zwetsloot bevestigt dit, en voegt daaraan toe dat het meespeelt in het traject in de richting van de Voorjaarsnota. In korte tijd zal dit niet opgelost kunnen zijn.

Zie blz. 7, de zes aanbevelingen van de accountant. De heer Dijkstra veronderstelt dat het

tweede tot en met het zesde punt voor de ambtelijke organisatie bedoeld zijn. Alleen het eerste punt verwijst naar een uitvoeringstoets. Dat klopt, zegt de heer Van Vugt, voor veel punten zijn het college en/of de ambtelijke organisatie als eerste aan zet. De volgende alinea is echter ook tot de raad gericht: keuzes maken en prioriteiten stellen. Een uitvoeringstoets zou een behulpzaam instrument kunnen zijn. 5. Derde begrotingswijziging 2023

Er zijn vooraf geen schriftelijke vragen gesteld. Ook ter vergadering zijn er geen vragen.

6. Vooruitblik jaarplan 2024 3 van 4

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

a. Wintersessie

De wintersessie vindt plaats op 1 maart a.s. Programma: Leesbaarheid Meerjarenperspectief

Ruimte (MPR) en/of investeringen, gesprek met VNG over inkomsten vanuit de rijksoverheid en

gesprek met de accountant over verdieping van het budgetrecht van de raad. De heer Van Vugt adviseert om voor het tweede onderwerp contact te leggen met het ministerie van BZK, want men is daar bezig met een stelselherziening (specifieke uitkeringen en decentralisatie-

uitkeringen). Desgevraagd geeft mevrouw Zwetsloot aan dat de scenario’s voor bezuinigingen in maart zeker nog niet klaar zullen zijn.

b. Raadstoets

Mevrouw Rijnders stelt voor om als tweede onderwerp Samenleven & Sport te kiezen in plaats

van Economie. Hiermee gaan allen akkoord, en allen zullen in de eigen fractie vragen wie er aan de raadstoets wil deelnemen.

c. Volgende vergadering

De volgende vergadering is op 11 januari a.s., aanvang 09.00 uur. Met de voorgestelde onderwerpen (zie Jaarplan) gaan allen akkoord. SCHORSING

De beide accountants verlaten de vergadering. 7. Aanbesteding externe accountant

Van dit agendapunt wordt separaat verslag gedaan. 8. Rondvraag en sluiting

De gemeente Utrecht heeft meegedaan aan een pilotproject van de Beroepsorganisatie van Accountants, waarbij de heer Meuleman als kwartiermaker voor de Commissie Toekomst

Accountancysector een paar keer als toehoorder bij de vergadering van de Adviescommissie

aanwezig was. Mevrouw Rijnders wijst erop dat het eindrapport onlangs is uitgekomen; zij was er zelfs bij toen het officieel aan mevrouw Kaag (demissionair minister van Financiën) werd overhandigd.

Er wordt verder geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De voorzitter sluit de vergadering.

4 van 4

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl