Adviescommissie CF 30-05-2024

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

30 mei 2024, 09.00-10.30 uur Burgemeesterskamer Stadhuis

Adviescommissie: Jantine Zwinkels (vz.), Derk van Bergen, Fred Claasen, Gert Dijkstra, Ruud Maas, Ralph Peters, Margreet Ramaker, Rick van der Zweth en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit)

Overige deelnemers: Cora Bakker (adviseur financiën), Jasmin Grundauer (manager concernaudit), Annemarie

Koolenbrander (adviseur Financiën en Control, Barbara Siebelink (P&C-coördinator jaarstukken), Rob Sijm (directeur a.i. financiën, inkoop en juridische zaken), Pieter van der Straaten (programmamanager Ruimtelijke investeringsstrategie), Auke Timmerman (concerncontroller), Johan van Dorst (Griffie), Gerth Molenaar (Rekenkamer), en Niels Fritz en ReinAart van Vugt (Deloitte)

Niet aanwezig: Cees Bos, David Bosch, Stevie Nolten, Ruben Snijder, Bert van Steeg en Victor Paalman Notulen: Rosenbaum Select, notulisten & verslaggevers

1. a. Opening en mededelingen

De voorzitter heet allen welkom en opent de vergadering. b. Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (18-04-2024)

Zie blz. 1, agendapunt 3b, Jaarplan concernaudit. De laatste zin van de pagina wordt als volgt aangepast: ‘Daarom is bij de follow-up audit – in 2024 uitgevoerd – besloten dat er naast de status van de verbeteractie ook ruimte is voor een beperkte nieuwe scope in deze audit’. Met inachtneming van de wijziging wordt het verslag vastgesteld. 3. Ingekomen stukken en verzonden stukken

Er is geen post binnengekomen of verstuurd die in de vergadering behandeld moet worden. 4. Jaarstukken 2023

Zie de presentatie van de heer Van Vugt, waarin de essentie van de accountantscontrole is samengevat. Nieuw is de vorm van de accountantsverklaring: deze betreft uitsluitend de

getrouwheid van de rapportage. Het college geeft zelf een rechtmatigheidsverklaring, en de accountant stelt vast of deze klopt. Bij de verklaring omtrent getrouwheid wordt een

goedkeuringstolerantie van 1% van de totale lasten in acht genomen, en voor onzekerheden 3% (resp. € 20,5 miljoen en € 61,5 miljoen). Onzekerheden zijn posten die niet volledig

geadministreerd zijn, waarvan het controleteam dus niet kan aangeven of ze juist zijn. Met

ingang van 2025 worden de fouten en onzekerheden samen genomen, en geldt een marge van

1 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

2% voor afwijkingen. De raad kan, indien gewenst, een lager percentage kiezen. De heer Van Vugt adviseert om het percentage nog dit jaar, dus vóór 01-01-2025, vast te stellen.

De heer Van Vugt geeft aan dat de tolerantiegrenzen bij de controle 2023 niet werden bereikt, zelfs niet bij benadering. Zie bijlage A1 – fouten € 1,8 miljoen (onjuist geboekte overlopende posten), onzekerheden € 4,3 miljoen (stelposten grondexploitaties).

Het proces in de aanloop naar de rechtmatigheidsverantwoording is in Utrecht vlot verlopen dankzij de uitstekende voorbereiding en de goede interne samenwerking. De heer Van Vugt

wijst erop dat er voor € 51,5 miljoen aan onrechtmatigheden is opgenomen, wat de door de raad vastgestelde grens (€ 30,9 miljoen) overschrijdt. Echter, € 45,9 miljoen betreft

onrechtmatigheden die samenhangen met de begroting, dus budgetoverschrijdingen. Deze zijn deels acceptabel. De post bijstandsuitkeringen laat de grootste overschrijding zien, wat te verklaren is, want dat is een open-einderegeling. Een andere overschrijding, namelijk

€ 10,7 miljoen, is als niet-acceptabel aangemerkt; dat bedrag is uitgegeven zonder akkoord van de raad. Voor budgetoverschrijdingen moet formeel een begrotingswijziging aan de raad worden voorgelegd.

Juridische kosten, samenhangend met bezwaarprocedures, moeten in het budget passen, en er kan op programmaniveau compensatie tegenover staan. Als dit echter toch leidt tot een overschrijding op programmaniveau, zou dat onrechtmatig kunnen zijn. In dit verband benadrukt de heer Van Vugt het belang van het budgetrecht.

Het viel het controleteam op dat leesbaarheid van de jaarstukken 2023 sterk is verbeterd. De

heer Van Vugt heeft de wethouder de suggestie gedaan om in het vervolg ook een hoofdstuk op te nemen met wat er niet of anders werd uitgevoerd. Voor wat de heer Van Vugt nog meer

opviel bij het lezen van de jaarrekening wordt verwezen naar de e-mail van mevrouw Rijnders d.d. 22 mei jl.

Er zijn inmiddels 78 SISA-regelingen, maar het ziet ernaar uit dat het nieuwe kabinet ze

allemaal wil afschaffen (zie het hoofdlijnenakkoord) en de specifieke uitkeringen wil toevoegen aan de algemene uitkeringen. Er wordt echter wel ruim € 600 miljoen op gekort. Voor de

gemeente Utrecht blijft het spanningsveld tussen centraal en decentraal een belangrijk punt van aandacht. Het aanleveren van informatie vanuit de decentrale structuur naar concern blijft

moeizaam gaan. Zie de managementletter voor details, waarin ook de capaciteit ten opzichte van de realisatiekracht aan de orde wordt gesteld, en waarbij de financiële kant een extra uitdaging vormt.

De jaarrekening laat zien dat de totalen redelijk overeenkomen met de begroting, maar dat er

zowel aan de baten- als aan de lastenkant belangrijke verschuivingen zijn. Gedurende het jaar zijn de uitgaven met 10% toegenomen. De begroting is daarvoor wel bijgesteld, maar de

2 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

mutaties van primaire begroting naar resultaat zijn niet goed te volgen. Bij de behandeling zou de raad kunnen vragen of er ideeën zijn hoe dit een volgende keer beter en duidelijker kan. De

heer Van Vugt veronderstelt dat de tussentijds bijgestelde ambities deels de oorzaak zijn van de verschillen, maar het feit dat de rijksoverheid tussentijds meer taken delegeert speelt ook mee. Eigenlijk laten alle programma’s een zekere mate van groei zien, stelt de heer Van Vugt, maar

Werk & Inkomen (€ 48 miljoen) en Ondersteuning op maat (€ 72 miljoen) spannen de kroon. De

heer Van Vugt adviseert de raad om het traject van primaire begroting naar definitieve begroting naar realisatie kritisch te volgen. Voor een realistische aansluiting tussen beschikbare capaciteit en beschikbare middelen adviseert de heer Van Vugt om te blijven inzetten op de uitvoeringstoets.

De gemeente teert enigszins in op de reservepositie; in 2023 (primaire begroting) was de inzet uit de reserve € 28 miljoen, maar door alle tussentijdse aanpassingen is dit opgelopen naar € 67 miljoen, met goedkeuring van de raad. Uiteindelijk werd er in 2023 72 miljoen aan de

reserve onttrokken. De voorjaarsnota vermeldt een extra onttrekking van € 150 miljoen in 2024 en 2025. De gemeente heeft in de reserve grondexploitatie een bedrag van € 143 miljoen,

bedoeld voor het voltooien van Leidsche Rijn. De heer Van Vugt adviseert om bij de behandeling

van de voorjaarsnota en in de aanloop naar de begroting 2025 veel aandacht te besteden aan de reserves, en om zo scherp mogelijk te krijgen wat de positie van de raad daarbij is.

Er staat een bedrag van € 237 miljoen op de balans voor ‘nog te besteden, specifieke

uitkeringen’. Dit geld komt van de rijksoverheid; een groot deel is bedoeld voor versnelling

woningbouw. Dit moet vroeg of laat worden uitgegeven, wat de capaciteit van de gemeentelijke organisatie nog eens extra onder druk zet.

Bij de controle is fraude een belangrijk thema; de heer Van Vugt vindt dat de ambtelijke

organisatie daar veel aandacht voor heeft. Meldingen van mogelijke onrechtmatigheid worden

altijd zorgvuldig onderzocht. Vervolgens beoordeelt het controleteam of een onrechtmatigheid de jaarrekening beïnvloedt. Bij een recente melding bleek dat niet het geval te zijn; de

goedkeurende verklaring kon dus volgens plan worden gegeven. Het onderzoek naar de

betreffende melding loopt nog. Als er aanleiding voor is, zal de raad onder geheimhouding worden geïnformeerd.

Over het door de accountant verrichte meerwerk neemt de Adviescommissie in

september/oktober a.s. een besluit na afstemming met F&I door de accountant. 5. Meerjarenperspectief Ruimte (MPR)

Voor de behandeling van dit onderwerp komen mevrouw Koolenbrander en de heer Van der

Straaten in de vergadering. Zie de presentatie van de heer Van der Straaten. Het MPR komt uit de Ruimtelijke Strategie Utrecht (RSU), op basis waarvan de Ontwikkelorganisatie Ruimte

inhoudelijke voorstellen doet voor het bijstellen van het investeringsprogramma. Ook voor de 3 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

actualisatie van grondexploitaties is het MPR de basis. Bij de behandeling van de voorjaarsnota stelt de gemeenteraad de budgettaire kaders vast. Soms is het wenselijk om aan het ene doel wat meer te besteden dan aan het andere; dat leidt dan tot een wijziging in het

begrotingsprogramma dat in de voorjaarsnota wordt opgenomen. In de voorjaarsnota wordt vastgelegd hoeveel geld er beschikbaar is voor ruimtelijke investeringen.

Actualisatie van het meerjarenprogramma bereikbaarheid, parkeerzaken, betaalbaar wonen en

zo meer zijn jaarlijks terugkerende onderwerpen in het MPR, maar de raad hoeft er niet elk jaar

een besluit over te nemen. Als er wél een besluit wordt gevraagd, dan loopt dat via het MPR. Dit jaar staat het MPR in het teken van bezuinigingen; er worden een paar voorstellen voor

aanpassing van het investeringsprogramma gedaan. Voor raadsleden is dit buitengewoon interessante informatie.

Mevrouw Koolenbrander memoreert dat er al eerder verbeteringen in de meerjarenprogramma’s werden gepresenteerd; daaruit kan worden geconcludeerd dat er aanzienlijke voortgang is

geboekt met betrekking tot de beleidscyclus MPR: de ruimtelijke investeringen staan op de

kaart, de aanpak is meer integraal en de samenhang met de voorjaarsnota is duidelijker. Aan verbetering van de financiële informatie wordt nog gewerkt.

De Adviescommissie is benieuwd naar de effecten van de bezuinigingen op het MPR; de

overzichten bieden daar geen inzicht in. De heer Van der Straaten bevestigt dit, en verwijst bij

wijze van voorbeeld naar de sportvoorzieningen: de veronderstelling was dat daarvoor budget zou zijn voor de komende jaren. Op een aparte pagina wordt aangegeven wat er voor de beschikbare middelen gerealiseerd kan worden, maar een volledige calculatie voor alle

thematische opgaven in de komende jaren is er nog niet. Het zou dus kunnen dat niet alle

plannen gerealiseerd kunnen worden. Er zijn een paar structurele budgetten waarmee één à

twee jaar vooruit kan worden geprogrammeerd. Als die budgetten na drie of vier jaar worden

verlaagd, is het gevolg dat er minder kan worden geïnvesteerd. Op voorhand is echter niet aan te geven welke projecten er dan moeten sneuvelen.

De heer Van der Straaten adviseert de raadsleden die een ruimtelijke portefeuille hebben om het

hoofdstuk Koers goed te bestuderen en de informatie per gebied en per thema. Voor raadsleden die in grondzaken geïnteresseerd zijn, is hoofdstuk 5 belangrijk. Over de

bezuinigingsvoorstellen mobiliteit en groen is naar de mening van de heer Van der Straaten wel een zinvol debat te voeren. Over de bandbreedte van bezuinigingen heeft de raad in april jl. informatie gekregen; die kan natuurlijk worden benut. 6. Vooruitblik jaarplan 2024

Vandaag is de laatste vergadering van de Adviescommissie vóór het zomerreces. De volgende vergadering is op 19 september a.s., met vaststelling van de aanbestedingsdocumenten als belangrijkste onderwerp.

4 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Voor de jaarlijkse zomersessie is vrijdag 27 september gekozen, maar die datum blijkt niet

goed uit te komen. Mevrouw Rijnders zal een ander datumvoorstel sturen. De heer Dijkstra pleit ervoor om het tijdens de zomersessie ook te hebben over de investeringen – en hoe de raad daar meer grip op kan krijgen.

Schorsing

De ambtenaren verlaten de vergadering. 7. Voortgang accountantscontrole

De controle is afgerond! De heer Van Vugt adviseert om bij de behandeling in het bijzonder de discussie over het budgetrecht bij investeringen op te pakken, want daarin is nog geen voortgang. De raad moet het erover eens worden op welk niveau zij budgetrecht op

investeringen wil hebben en hoeveel ruimte zij het college wil geven. Voorafgaand daaraan is het belangrijk om meer inzicht te verzamelen en om te bepalen waarop zij wil sturen. In dit

verband wijst mevrouw Rijnders erop dat de raad eerder duidelijk heeft aangegeven dat zij niet op programmaniveau wil sturen; zo staat het echter wél in de Financiële verordening. 8. Rondvraag en sluiting

Nota’s die nu worden gepresenteerd gaan over de komende tien jaar, wat best lang is. De heer Snijder vraagt of de Adviescommissie daar een keer aandacht aan kan besteden. Mevrouw Rijnders adviseert om dit aan de orde te stellen in een volgende vergadering van de

Adviescommissie, want dan staat de voortgang Sturen & Verantwoorden op de agenda. Een tweede punt van de heer Snijder is de suggestie om als gemeente meer synchroon met Den Haag te werken. De gemeente behandelt nu de voorjaarsnota, terwijl men daar al bezig is met Prinsjesdag.

De heer Claasen merkt op dat de raad de voorjaarsnota en het jaarverslag in één document

aangeboden kreeg, maar dat er aan het aspect ‘verantwoording afleggen’ nauwelijks aandacht wordt besteed. In aansluiting hierop meldt de heer Claasen dat het niet zeker is dat hij na de zomer de portefeuille Financiën blijft houden, maar dat hij tot nader order toch graag de relevante stukken blijft ontvangen.

Op 11 juni a.s. verschijnt het Rekenkamerrapport Openbaar Groen. De heer Van der Zweth memoreert dat het tijdens een informatiesessie over de voorjaarsnota

ging over de activareserve die in 2024 vrijvalt. Hij vraagt zich af of de accountant betrokken is bij de analyse van de reserves. De heer Van Vugt geeft aan dat dit niet het geval is.

De heer Dijkstra geeft aan dat zijn fractie zich verdiept in de reserves, en dat de ambtelijke organisatie hem heeft uitgelegd dat daar niet veel mee mogelijk is vanwege de

5 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

solvabiliteitsgrens. Hierop verduidelijkt de heer Van Vugt dat de VNG hier een norm voor heeft

aangegeven – dus geen voorschrift. De raad bepaalt de solvabiliteitsgrens, en moet er daarbij op letten dat de risico’s gedekt zijn. Dit is een goed punt om in te brengen bij de behandeling van de Financiële verordening.

Er zijn hierna geen vragen meer. De voorzitter sluit de vergadering.

6 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl