Adviescommissie CF 29-04-2021.docx

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

29 april 2021 van 18.00-19.30 uur, digitale vergadering via MS Teams Adviescommissie: Dimitri Gilissen (voorzitter), Janneke Admiraal, Has Bakker, Cees Bos, Henk van Deún,

Floor de Koning, Julia van Ophem, Bert van Steeg, Rick van der Zweth en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit), Gijs Corten (raadsadviseur Mobiliteit) en Jochim Schueler (raadsadviseur MO)

Overige deelnemers: Robbert Hoogeveen (stagiair financiën, inkoop en juridische zaken), Annemarie Koolenbrander (adviseur Financiën en Control), Gerth Molenaar (secretaris Rekenkamer), Agnes Scholte (strategisch adviseur

bedrijfsvoering), Gloria Sundermann (adviseur financiën en control), Paul Venhoeven (voorzitter Rekenkamer), Antoine van Vlodorp (manager concernaudit), Katie Zwetsloot (CFO), Niels Fritz en Rein-Aart van Vugt (Deloitte)

Niet aanwezig: Ruurt Wiegant (commissie) en Edwin Westphal (concernmanager financiën, inkoop en juridische zaken)

1. a. Opening en mededelingen

De voorzitter opent de vergadering. Er zijn geen mededelingen. b. Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld conform opgave. 2. Verslag vorige vergadering (01-04-2021)

Geen opmerkingen; het verslag wordt vastgesteld. 3. Ingekomen en verzonden stukken

Raadsvoorstel Zienswijze meerjarenbegroting 2022-2025 BghU

Het voorstel werd eerder vandaag besproken bij de Commissie Mens & Samenleving; de

wethouder zegde toe om de raad vóór de raadsbehandeling schriftelijk te informeren over het weerstandsvermogen.

Jaarstukken

Mevrouw Rijnders meldt dat de Adviescommissie het jaarverslag niet vandaag, maar op 20 of

27 mei a.s. zal worden toegestuurd. Het vergaderschema zal dan naar bevind van zaken worden aangepast.

De ingekomen stukken worden overigens voor kennisgeving aangenomen. 4. Risicovolle projecten

Zie het concept-raadsvoorstel met bijlagen, bij vergaderstukken. Doel van de regeling is om tot betere projectbeheersing te komen, naast de reeds ingezette versterking van control en de implementatie van het kader projectbeheersing in de ambtelijke organisatie. Het heeft wat

langer geduurd voor het voorstel klaar was, want conform een advies van de Adviescommissie werd er een (externe) second opinion uitgevoerd. Deze heeft tot enkele wijzigingen geleid: de

Pagina 1 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

fase-overgangen zijn duidelijker gemarkeerd en de rollen en verantwoordelijkheden zijn

duidelijker omschreven, waaronder de kaderstellende rol van de raad – naast de controlerende rol. Er is gekozen voor een regeling, te verankeren in de Financiële verordening.

Vragen, reacties en discussie

De wethouder Financiën is ook portefeuillehouder van een paar grote projecten, waaronder in elk geval één risicovol project. Mevrouw Koolenbrander geeft aan dat de 'control' rol wordt overgenomen door de wethouder Organisatie als de wethouder Financiën inhoudelijk portefeuillehouder is.

In de quickscan van TwynstraGudde wordt aangegeven dat er weerstand in de organisatie zou kunnen zijn tegen een gestandaardiseerde, opgelegde werkwijze. Hierop stelt mevrouw

Koolenbrander dat de basis is vastgelegd in een kader, niet in een handreiking. Vanuit Control wordt erop toegezien dat er volgens dat kader wordt gewerkt. Mevrouw Zwetsloot signaleert juist dat er behoefte is aan eenduidigheid in kaderstelling; zij herkent de opmerkingen over

mogelijke weerstand niet. Wél is haar bekend dat de organisatie beducht is voor extra werk,

maar als de beheersing goed wordt ingeregeld, hoeft dat niet tot extra werkbelasting te leiden. De organisatie moet zich de werkwijze simpelweg eigen maken.

Mevrouw Koolenbrander legt desgevraagd uit dat er aanvankelijk een startdocument was

gemaakt dat gedurende het hele project mee zou moeten gaan. TwynstraGudde heeft erop

gewezen dat er zaken in het risicoprofiel kunnen veranderen als het project in een andere fase komt: bij voortschrijding van het project nemen de risico's af, dus het is raadzaam om het

startdocument bij elke fase-overgang te herijken. Dat is nu vastgelegd. TwynstraGudde heeft ook aandacht gevraagd voor duidelijke RO-afbakening. Daarnaast is duidelijker onderscheid

gemaakt tussen de kaderstellende en controlerende rol van de raad en de uitvoerende taak van het college.

Er worden projecten in het ruimtelijk domein genoemd; wordt er ook breder gekeken, naar ICTprojecten bijvoorbeeld, of naar decentralisering in het domein van Werk & Inkomen? Mevrouw Koolenbrander geeft aan dat alle projecten in principe onder de regeling Risicovolle projecten kunnen vallen. Daarvoor is de hele projectenportefeuille nagelopen en beoordeeld; het ICT-

project Cloudtransitie paste niet bij de regeling, evenmin als 'We Go For It,' de IT-samenwerking tussen de G4. De risico's in deze projecten waren niet zodanig groot dat ze onder de regeling zouden moeten vallen. De grondexploitaties Leidsche Rijn zijn niet aan de kaders van de regeling getoetst, want deze worden apart aan de raad verantwoord.

Waarom 'We Go For It' niet in de regeling wordt ondergebracht, wordt nagegaan. Daar komt de afdeling Financiën nog op terug.

Pagina 2 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Waarom wordt er nog steeds gekozen voor een maximale eindrapportagetermijn van zes maanden? Volgens mevrouw Koolenbrander duurt het soms lang voor alle gegevens zijn

verzameld om de eindafrekening te kunnen opmaken. De regeling vermeldt tussenrapportages op vaste momenten in het jaar, namelijk wanneer er toch al wordt gerapporteerd in de P&C-

cyclus. De voorzitter wijst erop dat het rond rapportages vaak drukker is voor de raad, en dat raadsleden er dan dus extra op moeten letten dat zaken op de agenda komen.

De heer Van Vugt vindt dat de regeling goed is uitgewerkt, maar adviseert de raad om ook te

kijken naar projecten die erbuiten vallen, want de raad is bevoegd om desgewenst projecten toe te voegen. Daarnaast is het goed als de raad zich realiseert dat de eerste projectrapportage

omstreeks mei komt, maar de periode van augustus (voorgaande jaar) tot en met maart of april beslaat – dus een andere tijdspanne heeft dan de bestuursrapportage. De tweede

projectrapportage zal gaan over april tot augustus, wat een kortere periode is, en waarin ook de zomervakantie valt. Mevrouw Zwetsloot stelt dat een en ander niet in beton gegoten is; als de raad het liever anders wil, dan kan dat.

De heer Venhoeven is benieuwd of er leerpunten uit vorige jaren zijn verwerkt in de regeling

Risicovolle projecten; hij adviseert de raadsleden daar extra op te letten bij hun voorbereiding

op de commissiebehandeling. Volgens de heer Molenaar zijn er veel aandachtspunten verwerkt, conform de brief die de Rekenkamer indertijd samen met de Adviescommissie opstelde, ten aanzien van risicomanagement en projectselectie bijvoorbeeld. Hij kan zich vinden in het voornemen om over een jaar of drie een evaluatie te houden.

De heer Van Vlodorp wijst erop dat de Waterfall-methodiek wordt gevolgd, een tamelijk

traditionele vorm van projectmanagement. Op termijn wil men misschien een wat meer agile

benadering gaan kiezen voor projectbeheersing. Mevrouw De Koning merkt op dat in het project Berlijnplein met een andere projectstijl wordt gewerkt; hoe wordt de regeling daarop aangepast? Hierover ontvangt de raad binnenkort een brief.

Is het de bedoeling dat de raad ook de inleiding en de toelichting vaststelt? De heer Corten merkt op dat er enige verschillen zijn tussen de artikelsgewijze opbouw en de inleiding en toelichting, bijvoorbeeld de projectdefinities. Mevrouw Koolenbrander licht toe dat het de bedoeling is dat de regeling als één geheel wordt gezien, inclusief de artikelen plus de toelichting per artikel. Dit zou een consistent geheel moeten zijn.

Vervolg

De Adviescommissie stelt de raadscommissie Mens & Samenleving middels een adviesbrief op de hoogte van haar bevindingen, ter voorbereiding op de politieke behandeling. Er wordt

afgesproken dat mevrouw Rijnders een conceptbrief opstelt, en dat deze via de e-mail- of whatsapp-procedure wordt afgestemd.

Pagina 3 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

5. Voortgang begroting van de toekomst

Mevrouw Sundermann verduidelijkt dat er twee trajecten lopen: 'Leesbare begroting' gaat over de Begroting 2022. 'Begroting van de toekomst' betreft de begrotingscyclus voor de komende jaren. Hierover ontving de Adviescommissie op 4 maart jl. een schriftelijke toelichting. Er

worden binnenkort enkele bijeenkomsten georganiseerd met mevrouw De Koning en de heren Bos en Gilissen, Deloitte en de Rekenkamer.

Zie de bijlage 'Verbeteringen begroting,' blz. 4, Kern grondexploitaties. Daar wordt aangegeven dat er weinig informatie is, waarna wordt verwezen naar de MPR. Mevrouw Zwetsloot

verduidelijkt dat de hoofdpunten in de MPR zullen worden weergegeven. In het jaarverslag en in de begroting zal daar iets meer over worden vermeld dan de verwijzing alleen.

Het is de heer Van der Zweth opgevallen dat de bijlage niet vermeldt hoe aangenomen moties zijn terug te vinden in de begroting. Mevrouw Sundermann neemt dit punt mee in de eerder genoemde bijeenkomsten.

6. Stand van zaken WAAVA

Naar aanleiding van de discussie in de Adviescommissie, ongeveer een jaar geleden, zegde de wethouder toe dat enkele punten uit de Nota WAAVA zouden worden heroverwogen. De

Adviescommissie stelde daar een onderzoeksopzet voor vast. De oplevering van het onderzoek is vertraagd, hoofdzakelijk vanwege de coronamaatregelen. De notities over de restwaarde en over de componentenmethode zijn nu afgerond, voor een notitie over de ondergrens heeft de afdeling nog wat meer tijd nodig. De beide notities leiden tot het advies om het bestaande

beleid voort te zetten. Een punt van aandacht is circulair bouwen: dit zou op termijn tot een beleidswijziging kunnen leiden. De ambtelijke organisatie volgt de ontwikkelingen met belangstelling.

Mevrouw Koolenbrander herinnert de Adviescommissie eraan dat de wethouder een raadsbrief

heeft toegezegd, echter pas als ook de notitie over de ondergrens er is, die de Adviescommissie na de zomer kan verwachten.

De bijlagen bij dit agendapunt bevatten geen verrassingen, vindt de heer Bos, maar roepen wel extra vragen op. Hij dringt erop aan zowel het memo als de raadsbrief aan de raad te sturen,

zodat men er alvast op kan reageren en zonodig schriftelijke vragen kan stellen. De heer Bos is vooral benieuwd naar de aannames die hebben geleid tot de conclusies zoals verwoord in de

notitie Restwaarde; er lijkt geschreven te zijn in de richting van de keuze om restwaarde niet af te schrijven en vast te houden aan de bestaande situatie. Wellicht is een second opinion het overwegen waard.

Pagina 4 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Waarin verschilt de aanpak van Rotterdam en Groningen van de aanpak van Utrecht? Mevrouw

Koolenbrander geeft aan dat Utrecht vooral risico's ziet in het hanteren van restwaarde, want het is niet gemakkelijk om de waarde van een object over een langere periode te bepalen. De beide andere steden maken kennelijk een andere risico-afweging. De heer Van Vugt vult aan dat gemeenten met een grote woningvoorraad veelal voor de restwaardemethodiek kiezen.

Waarom wordt de componentenbenadering negatief gewaardeerd? De Adviescommissie heeft

behoefte aan verduidelijking van deze conclusie. Er wordt ook gevraagd om toevoeging van een ander element, namelijk de mogelijkheid om installaties in een kortere periode af te schrijven, wat de mogelijkheid biedt om meer te investeren in duurzaamheid. Handig zou zijn: een

overzichtje met voor- en nadelen van de huidige methode vs. de voor- en nadelen van de componentenmethode.

De heer Van Vugt merkt op dat de keuze voor restwaarde of de componentenbenadering

uiteindelijk een politieke zal zijn. Hij verwacht dat het de raad zal helpen als het gesuggereerde

overzicht van voor- en nadelen wordt toegevoegd. De accountant kijkt graag met de organisatie mee om te beoordelen of een en ander voldoende objectief en evenwichtig wordt beschreven.

De Adviescommissie roept de organisatie op om zo snel mogelijk na de zomer een raadsbrief te sturen, zodat deze geagendeerd kan worden, eventueel voor een technische

raadsinformatiebijeenkomst. Leden die nu al verdiepende vragen hebben over de bijlagen, geven die aan de ambtelijke organisatie mee. 7. Vooruitblik Jaarplan 2021

Er zijn nog twee bijeenkomsten vóór het zomerreces, namelijk op 27 mei en 10 juni a.s.

Mevrouw Rijnders stelt voor om de programmering voor beide vergaderingen om te ruilen

omdat de planning voor de jaarstukken is gewijzigd. Het jaarplan kan op de agenda van 27 mei a.s. op de agenda worden gezet. Hiermee gaan allen akkoord.

Suggesties voor het programma van de zomerbijeenkomst zijn welkom bij mevrouw Rijnders.

Schorsing

De ambtenaren verlaten de vergadering. 8. Voortgang controle

De controle is hervat, vertelt de heer Van Vugt, alle informatie die nog ontbrak is aangeleverd.

Nu bereidt de organisatie het bestuurlijke proces voor terwijl Deloitte de controle afrondt. Eind

mei a.s. kan de Adviescommissie de rapportage verwachten. In het bijzonder vraagt de heer Van Vugt aandacht voor de post die is opgenomen om de onzekerheid Leidsche Rijn weg te nemen; deze leidt tot een mutatie van ongeveer € 200 miljoen in de reservepositie van de gemeente.

Pagina 5 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Deze complexe ingreep zal de Adviescommissie nog uitvoerig worden toegelicht, inclusief consequenties.

De accountant geeft de raadsleden een compliment voor hun aandachtige en zorgvuldige

bestudering van de documentatie; hij kan zich goed vinden in hun kritische vragen over de

regeling Risicovolle projecten en is het met hen eens dat de notities bij de Nota WAAVA nog niet voldragen zijn. Op verzoek van de Adviescommissie zal de accountant adviseren hoe de vooren nadelen kunnen worden gewogen.

De heer Van Vugt dringt er nogmaals op aan om ook te kijken naar projecten die volgens het afwegingskader buiten de regeling Risicovolle projecten vallen, want de raad zit 'aan de

handrem.' De raad zou bij de projectrapportage bijvoorbeeld kunnen vragen naar de projecten

die het voorgaande half jaar werden getoetst aan de kaderstelling, en op grond daarvan niet in de regeling werden opgenomen.

Desgevraagd geeft de heer Van Vugt aan dat hij niet verwacht dat de accountantsverklaring veel beperkingen of bevindingen zal bevatten; het grootste risico voor de strekking van de

accountantsverklaring wordt ondervangen met de mutatie die de onzekerheid in Leidsche Rijn wegneemt.

De heer Bos herinnert de Adviescommissie eraan dat de gemeente al eens een verlies van

€ 60 miljoen (Leidsche Rijn) heeft genomen. Moet er een extra reservering worden gemaakt?

Volgens de heer Van Vugt is dit niet nodig; Leidsche Rijn is een winstgevende exploitatie. Vorig jaar werd er in de kosten een bedrag van € 200 miljoen meegenomen dat het karakter van een

stelpost had. Die kosten zijn eruit gehaald, met als gevolg een stijging in de grondexploitatie.

Dat geld wordt nu ondergebracht in een bestemmingsreserve. Zou dat niet voldoende zijn, moet er geld bij – maar daarover beslist de raad.

Ten aanzien van de jaarstukken vraagt de heer Corten of de zwaardere accountantscontrole tot onverwachte vertraging heeft geleid. De heer Van Vugt erkent dat Deloitte gewend is om

diepgaand te controleren en er een tamelijk streng afsprakenmanagement op nahoudt. Bij de

evaluatie van vorig jaar werden de nodige afspraken ter verbetering gemaakt; de organisatie is niet aan alle punten toegekomen. Daarnaast zijn de ambities hoog, en is er veel ziekteverzuim geweest. Ook door het werken op afstand heeft de uitwisseling van informatie wat meer tijd gekost.

9. Rondvraag en sluiting

Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De voorzitter sluit de vergadering.

Pagina 6 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl