Adviescommissie CF 28-01-2021.docx

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

28 januari 2021 van 18.00-19.30 uur, digitale vergadering via MS Teams Adviescommissie: Dimitri Gilissen (voorzitter), Janneke Admiraal, Has Bakker, Cees Bos, David Bosch (tot 19.00), Henk

van Deún (vanaf 19.00), Floor de Koning, Julia van Ophem (vanaf 19.00), Bert van Steeg, Tessa Sturkenboom (tot 19.00), Rick van der Zweth en Daniëlle Rijnders (commissiegriffier)

Overige deelnemers: Sebastiaan van den Boogaard (strategisch adviseur), Sandra Emsbroek (strategisch adviseur bedrijfsvoering), Gerth Molenaar (secretaris Rekenkamer), Gloria Sundermann (adviseur Financiën en Control), Paul Venhoeven (voorzitter Rekenkamer), Antoine van Vlodorp (manager Concernaudit), Edwin Westphal (concernmanager Financiën, Inkoop en Juridische zaken), Niels Fritz en Rein-Aart van Vugt (Deloitte)

Niet aanwezig: Ruurt Wiegant (commissie), Katie Zwetsloot (CFO)

1a. Opening en mededelingen

De voorzitter heet allen welkom en opent de vergadering; in het bijzonder verwelkomt hij

mevrouw Emsbroek, die de ontwikkelingen rond de de Jaarrekening 2020 volgt. Er zijn berichten van verhindering volgens bovenstaand overzicht. 1b. Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Verslag vorige vergadering (07-01-2021)

Geen opmerkingen; het verslag wordt vastgesteld. 3. Ingekomen en verzonden stukken

a. DB Presidium flits

Betreft de behandeling van de programmabegroting, ter informatie bij de stukken gevoegd. Binnenkort beslist het presidium of er bij de behandeling van P&C-stukken voortaan met spreektijden per commissie gewerkt gaat worden.

b. Raadsbrief Uitspraak hoger beroep REMU NV vs. Eneco

Omdat de inhoud van de brief financiële impact kan hebben, is deze ter informatie bij de stukken gevoegd, inclusief het Arrest van het Gerechtshof Amsterdam d.d. 08-12-2020.

Desgevraagd geeft de heer Westphal aan dat de gemeente waarschijnlijk binnen twee weken beslist of zij een cassatieverzoek indient, in overleg met de provincie Utrecht. 4. Brief van de provincie Utrecht over de beoordeling van de begroting 2021

De provincie heeft de gemeente gecomplimenteerd met het coronabeleid, de begroting en de inzichtelijkheid daarvan, maar wijst ook op de smalle financiële marges, maar, stelt de heer

Westphal, dat speelt bij alle gemeenten. De provincie vraagt daar nadrukkelijk aandacht voor bij de rijksoverheid. De heer Van den Boogaard vult aan dat er in overleg met de raad maatwerkafspraken met de provincie zijn gemaakt.

Pagina 1 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

In de brief wordt ook aandacht besteed aan de schuldquote van de gemeente. De heer Westphal

licht toe dat de gemeente al enige jaren een groeiende schuldquote begroot, terwijl de realisatie juist een dalende schuldquote laat zien: de investeringsuitgaven blijven iets achter, terwijl de gemeente veel incidentele bijdragen van de rijksoverheid ontvangt, voor zaken zoals een woningbouwimpuls of moeilijk te begroten regionale afspraken.

Vorig jaar heeft Deloitte geadviseerd om een analyse te maken van de baten en lasten in de

voorgaande drie jaren. Deze wordt waarschijnlijk eind februari a.s. afgerond. Voorts houdt de

gemeente bij het aangaan van leningen rekening met onderuitputting, en wordt er gewerkt aan versterking van projectbeheersing en control, waarvoor de raad extra middelen beschikbaar

heeft gesteld. Belangrijk om te vermelden is de centrale investeringsmodule waaraan nu gewerkt wordt.

De heer Van Vugt is blij met de positieve brief van de provincie, die eerdere constateringen van de accountant bevestigt: de toenemende schuldquote en het beheersbaar houden van risico's – precies de onderwerpen die de Adviescommissie ook al had genoemd tijdens de zomersessie (september jl.).

De Adviescommissie wijst erop dat de investeringen (corona-steunpakketten) fors zijn

opgeschaald. De heer Westphal bevestigt dit; het gaat in het bijzonder om pakket 4. In de eerste tranche werden er investeringen gedaan die al volledig waren voorbereid. De tweede tranche zal aan de orde komen bij de behandeling van de Voorjaarsnota. In de eerste tranche is snelle uitvoerbaarheid een belangrijk criterium geweest; die investeringen zijn volgens de heer Westphal niet de oorzaak van de onderuitputting.

De provincie vraagt bij de rijksoverheid aandacht voor de smalle financiële marges; hoe lopen

de gesprekken daarover? De heer Westphal geeft aan dat het domein Jeugd de meeste aandacht krijgt. In gesprekken met het Kabinet in de komende weken wordt bekeken of daarin nog

incidentele maatregelen kunnen worden genomen. De VNG en de G4 richten zich nu het meest op de Kabinetsformatie, want het Kabinet is immers demissionair. Voor Gemeentefinanciën

wordt een aparte gesprekstafel ingericht, waaraan de gemeente Utrecht vertegenwoordigd zal zijn.

5. Board letter accountant & reactie college

Tijdens de vorige vergadering kon dit onderwerp niet behandeld worden omdat het college

integrale geheimhouding had opgelegd. Deze is inmiddels opgeheven, met uitzondering van de bevindingen ten aanzien van de ICT. Deloitte heeft deze in overleg met het college in een

geheime bijlage gezet. Met het college is ook afgesproken dat Deloitte er bij het opstellen van de managementletter voortaan rekening mee houdt dat deze in een openbare vergadering behandeld moet kunnen worden.

Pagina 2 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Voor de belangrijkste aandachtsgebieden en speerpunten wordt verwezen naar blz. 4 van de managementletter.

De samenwerking met de gemeentelijke organisatie tijdens de interim-controle verliep goed, meldt de heer Van Vugt, zeker gezien het feit dat er grotendeels 'op afstand' moest worden

gewerkt. Overleg, ook over de moeilijke dossiers, liep goed. Vanuit de organisatie werden de accountants pro-actief van informatie voorzien.

Het is de accountant opgevallen dat er goede vorderingen worden gemaakt op de meeste bevindingen uit de interim-rapportage 2019. Er is een plan van aanpak gemaakt voor de doorontwikkeling van risicomanagement, er worden voortvarende stappen gezet bij de grondexploitaties en er wordt aandacht besteed aan het budgetrecht van de raad. De organisatie heeft de eerste stappen gezet ten aanzien van het begrotingsrecht bij

(vervangings-)investeringen. Andere onderwerpen zijn nog niet opgepakt, maar dat heeft te

maken met de coronamaatregelen en andere prioriteiten van de organisatie. Er is nog werk te doen, stelt de heer Van Vugt, bijvoorbeeld wat betreft de centrale kaderstelling in processen zoals subsidies, debiteuren, ondersteuning bij kredieten en projectbeheersing en zo meer.

Bij de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording worden goede vorderingen gemaakt. Op 27 januari jl. heeft de Tweede Kamer de daarmee verband houdende wetgeving niet als

controversieel verklaard; dat betekent dat de wet zo goed als zeker in 2021 ingevoerd zal worden.

De Jaarrekening 2020 zal grotendeels in het teken van COVID-19 staan, verwacht de heer Van Vugt, met de TOZO-regeling als prominent onderdeel. Een arbeidsintensieve regeling, zowel voor de organisatie zelf als voor de controlerend accountant. Ook de SISA-regeling (single

information, single audit) zal veel aandacht vragen. In 2019 waren er dertien SISA-regels; dit jaar zijn het er 31.

Vragen en reacties

Het is enkele leden van de Adviescommissie opgevallen dat niet alle bevindingen uit 2019 zijn

afgehandeld. De heer Van Vugt bevestigt dit, maar, zo voegt hij daaraan toe, dat wordt ook niet verwacht. De accountant gaat na of de bevindingen worden (h)erkend en of er acties voor

worden gepland. In het tweede halfjaar 2020 is dit voor veel bevindingen uit 2019 gebeurd, al

moest er ook veel werk worden gedaan voor de bijzondere steunmaatregelen (corona). De heer Westphal vult aan dat nu de acties worden uitgevoerd die noodzakelijk zijn voor de

samenstelling van de jaarrekening. Alle acties die samenhangen met kaderstelling worden gepland voor het tweede halfjaar.

Er wordt een begin gemaakt met het verbeteren van het begrotingsrecht van de raad bij

investeringen, wordt opgemerkt, terwijl daar al enkele jaren om wordt gevraagd. Waarom nu Pagina 3 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

pas? Dit onderwerp lijkt steeds te worden doorgeschoven: bij de begrotingsbehandeling, omdat

er er dan wordt aangegeven dat investeringen met de A-status uit de programma's volgen, maar bij de behandeling van de programma's wordt er niet over gesproken 'omdat we dat bij de

begrotingsbehandeling of bij de behandeling van de kadernota al hebben gedaan.' Zodoende heeft de raad het nooit over (zeer) grote investeringen.

De heer Westphal licht toe dat er de afgelopen tijd vooral is gewerkt aan het verbeteren van de verwijzingen naar investeringen, als eerste stap. Veel méér was niet mogelijk, gezien de

werkdruk. Er is toegezegd dat de investeringen inzichtelijker zullen zijn bij de behandeling van de begroting 2022. Een eerste opzet zou de heer Westphal graag in maart a.s. met de Adviescommissie willen bespreken. De Adviescommissie kan zich hierin vinden.

De heer Van der Zweth memoreert dat de accountant de Adviescommissie er wel eens op attent

heeft gemaakt dat de raad maar weinig informatie krijgt over winstneming bij grondexploitaties. Hierop geeft de heer Van Vugt aan dat de accountant van plan is om daar expliciet aandacht aan te besteden in de rapportages.

6. Evaluatie Programmabegroting 2020

Het slotdebat over de programmabegroting 2020 vond plaats in december jl. De heer Van den

Boogaard heeft vernomen dat de ervaringen met de 'technische avond' wisselend zijn geweest.

Hij memoreert ook het grote aantal raadsvragen: het waren er ongeveer 530, een flinke opgave voor de ambtelijke organisatie. De heer Van den Boogaard is benieuwd of de Adviescommissie suggesties ter verbetering/vermindering heeft. De ambtelijke organisatie signaleerde dat de

algemene beschouwingen werden gemist bij het debat. De heer Westphal doet de suggestie om de technische toelichting voortaan vóór de gelegenheid tot het indienen van vragen te geven. Vanuit de Adviescommissie wordt opgemerkt dat er wel wat 'last minute stress' was vanwege onzekerheid over de spreektijd. Er werd ook enigszins getobd met de vele verschillende

onderwerpblokjes, waardoor het bijna niet mogelijk was om debat te voeren. Lastig was het dat moties en amendementen niet werden aangekondigd, waardoor er in het slotdebat alsnog veel werden ingediend. De 'technische briefing' werd op prijs gesteld; jammer dat daar maar zo

weinig raadsleden aan deelnamen, mogelijk omdat deze direct na de installatie van de nieuwe burgemeester was gepland. Sommige raadsleden ontvangen de antwoorden op de technische vragen graag schriftelijk; om die reden maken zij liever gebruik van de schriftelijke

vragenronde. De technische vragen waren weergegeven op een Excel-sheet, maar daar stonden

de antwoorden niet bij. Het zou handig zijn als dit een volgende keer gecombineerd zou kunnen worden.

Dat de vele raadsvragen de ambtelijke organisatie veel (extra) werk bezorgen wordt niet

ontkend, maar, wordt gezegd, dit is het enige moment om vragen te stellen over een begroting van zo'n € 1,5 miljard.

Pagina 4 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

De raadsleden moeten niet worden beperkt in het aantal vragen dat zij willen stellen, vindt de Adviescommissie, maar hun voorbereiding kan wellicht beter. Er zijn deze keer echter ook vragen gesteld die niet gesteld hadden hoeven worden als er een volledige toelichting op investeringen (pakket 4) opgenomen was geweest.

Wellicht is het een volgende keer mogelijk om de vragen niet naar fractie maar naar thema te

rangschikken; mogelijk scheelt dat de ambtelijke organisatie werk. De bespreking van de motie 'Markt' verliep tamelijk rommelig.

Voor de griffie is de behandeling van de programmabegroting een omvangrijke opgave; de griffiemedewerkers denken regelmatig na over de vraag of het efficiënter en mogelijk ook

minder intensief kan. Met het oog op de coronamaatregelen is de behandeling deze keer zo regulier mogelijk gehouden. 7. Vooruitblik jaarplan 2021

De heer Westphal meldt dat de ambtelijke organisatie al wat verder vooruit kijkt, bijvoorbeeld

naar de begroting 2022. Er wordt in het bijzonder ingezet op verbetering van leesbaarheid en

verduidelijking van investeringen. Een eerste opzet zou in de volgende vergadering voorgelegd kunnen worden. De heer Westphal zou ook graag een keer aandacht willen besteden aan de

wijze van begroten voor de toekomst. Er wordt afgesproken dat dit onderwerp op de agenda van 4 maart a.s. wordt gezet. Op 4 maart a.s. krijgt de Adviescommissie ook de planning van de jaarstukken 2020 voorgelegd.

De heer Van den Boogaard wijst erop dat de ambtelijke organisatie bezig is met de behandeling van de Voorjaarsnota. Hij verwacht dat dat dit jaar weer een 'echte' nota wordt, en geen

kaderbrief zoals het afgelopen jaar. De heer Bos vraagt of het mogelijk is om twee versies te krijgen, namelijk inclusief en exclusief coronamaatregelen. Doel is om een helder beeld te

kunnen vormen van de financiële koers van de gemeente. De heer Van den Boogaard erkent dat een groot deel van de Voorjaarsnota over de coronamaatregelen zal gaan, want ze zijn nu

eenmaal verweven met het primaire proces. Er wordt gewerkt met scenario's, die regelmatig

worden geactualiseerd. De steunpakketten worden apart vermeld en verantwoord. De heer Bos stelt in dat geval prijs op een uitvoeriger toelichting, zodat de raad een beter beeld krijgt van

'going concern' en 'incidentele regelingen.' Volgens de heer Van den Boogaard gaat de tweede bestuursrapportage daar uitgebreid op in. Bij de Voorjaarsnota gaat het om de integrale afweging.

De derde technische begrotingswijziging (december 2020) werd schriftelijk afgedaan; dat was

een noodoplossing. Mevrouw Rijnders wijst erop dat de eerste technische begrotingswijziging

op 4 maart a.s. bij de Adviescommissie op de agenda staat. Het is gebruikelijk dat leden van de Adviescommissie haar vooraf hun vragen toesturen.

Pagina 5 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Er zijn geen vragen of opmerkingen over de jaarplanning 2021.

Schorsing

De ambtenaren verlaten de vergadering. 8. Raadstoets

Mobiliteit en Maatschappelijke Ondersteuning zijn gekozen als onderwerpen voor de raadstoets. Hiervoor zijn al vier raadsrapporteurs aangemeld, er zijn er nog twee nodig. Geïnteresseerden

kunnen zich tot 1 februari a.s nog melden. In de voorgestelde aanpak (zie bijlage) kunnen allen zich vinden.

9. Voortgang controle accountant met Adviescommissie Controle & Financiën

Aan hetgeen eerder al ter sprake kwam, heeft de heer Van Vugt niets toe te voegen. In aansluiting op de vragen van de heer Bos bij agendapunt 7 wijst de heer Van Vugt erop dat de verschillen tussen de jaarrekening en de begroting heel duidelijk moeten worden gemaakt, en dat de impact van de coronamaatregelen duidelijk moet worden. Daarmee zal een deel van de vraag van de heer Bos beantwoord worden. Wellicht helpt dat als 'doorkijkje' naar de

Voorjaarsnota 2021, en kan aan de hand daarvan worden vastgesteld wat de oorzaak van de onderuitputting is, als gevolg van het feit dat ambtenaren zich met andere dan de reguliere taken moesten bezighouden.

Mevrouw Rijnders merkt op dat de IT-rapportage niet in een digitale bijeenkomst kan worden

besproken. Indien nodig moet daar een aparte fysieke bijeenkomst voor worden georganiseerd – of de bespreking moet op een later moment plaatsvinden. Mevrouw Rijnders zal hierover overleggen met de voorzitter en de heer Van Vugt. 10. Rondvraag en sluiting

Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De voorzitter sluit de vergadering.

Pagina 6 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl