Adviescommissie CF 27-05-2021.docx

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

27 mei 2021 van 18.00-19.30 uur, digitale vergadering via MS Teams

Adviescommissie: Dimitri Gilissen (voorzitter), Janneke Admiraal, Has Bakker, Henk van Deún, Julia van Ophem, Bert van Steeg, Tessa Sturkenboom, Rick van der Zweth en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit)

Overige deelnemers: Sebastiaan van den Bogaard (strategisch adviseur), Sanne van den Broek (hoofd strategie),

Agnes Scholte (strategisch adviseur bedrijfsvoering), Gloria Sundermann (adviseur financiën en control), Paul Venhoeven (voorzitter Rekenkamer), Antoine van Vlodorp (manager concernaudit), Edwin Westphal (concernmanager financiën, inkoop en juridische zaken), Katie Zwetsloot (CFO), Niels Fritz en Rein-Aart van Vugt (Deloitte)

Niet aanwezig: Cees Box, Floor de Koning en Ruurt Wiegant (commissie) en Gerth Molenaar (secretaris Rekenkamer)

1. a. Opening en mededelingen

De voorzitter opent de vergadering. Er zijn berichten van verhindering volgens bovenstaand overzicht.

b. Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld conform opgave. 2. Verslag vorige vergadering (29-04-2021)

Geen opmerkingen; het verslag wordt vastgesteld.

Stand van zaken jaarstukken

De heer Westphal meldt dat de jaarstukken op 28 mei a.s. zullen uitkomen. De accountant

bespreekt ze in week 22 met de ambtelijke organisatie en de portefeuillehouder, en stelt daarna

het accountantsverslag samen. In de volgende vergadering (10 juni a.s.) zal de heer Van Vugt de bevindingen met de Adviescommissie delen.

Mevrouw Rijnders vult aan dat de raadsleden een schema en een infographic ontvangen voor het aanleveren van schriftelijke vragen, zowel voor de Voorjaarsnota als voor de jaarstukken. 3. Ingekomen en verzonden stukken

Geen bijzonderheden; de Adviescommissie neemt de ingekomen stukken voor kennisgeving aan.

4. Jaarplan concernaudit

Zie het jaarplan, bij vergaderstukken, voorbereid in overleg met stakeholders in de ambtelijke

organisatie en met de portefeuillehouder, afgestemd met de concerndirectie en vastgesteld door het college. Ook met Deloitte en de Rekenkamer is afgestemd. Geen van de leden heeft vragen

Pagina 1 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

of opmerkingen over het plan; namens allen wenst de voorzitter de organisatie succes met de uitvoering ervan.

5. Raadvoorstel Voorjaarsnota 2021 en bijbehorende documenten

Er wordt opgemerkt dat de Adviescommissie de Voorjaarsnota nog maar een week geleden toegestuurd kreeg; velen hebben nog geen tijd gehad deze te bestuderen. Het is de heer

Venhoeven opgevallen dat er een tekort van ongeveer € 20 miljoen dreigt en dat het voorstel

om de OZB te verhogen iets meer dan € 10 miljoen per jaar oplevert. Dat klopt in grote lijnen

wel, stelt mevrouw Zwetsloot. Utrecht kampt met een structureel tekort, onder andere omdat de stad minder uit het Gemeentefonds krijgt en er enkele wettelijke taken bij krijgt. Verhogen van

de inkomsten is een van de oplossingen; daarnaast zijn er versoberingen benoemd met zo min

mogelijk impact voor de stad, en worden er meer inkomsten vanuit het rijk verwacht. Dat laatste is echter nog niet zeker. Investeren wil de stad ook: in het investeringshoofdstuk wordt

aangegeven dat de gemeente met incidentele inkomsten uit grondexploitaties blijvend wil investeren in de opgaven op het gebied van wonen, klimaat en mobiliteit.

Er is advies ingewonnen voor de Voorjaarsnota, door een taskforce met een daarbij behorend

review panel. Hoe ging dat in zijn werk? Mevrouw Van den Broek licht toe dat er een ambtelijke taskforce was samengesteld. Het review panel, bestaande uit externen, stelde kritische vragen en bracht kennis uit de regio in; zie het rapport 'Advies van de Taskforce Maatschappelijke Effecten Corona.'

Er wordt geconstateerd dat de gemeente op onderdelen iets meer risico neemt omdat er voor de tekorten nog rijksbijdragen worden verwacht. Welke overwegingen speelden daarbij? Mevrouw

Zwetsloot geeft aan dat de gemeente niet 'voorbarig' wilde bezuinigen omdat op enig moment het geld vanuit het rijk wordt toegekend. Er is een behoedzame afweging gemaakt: ten eerste

het accres, het bedrag waarmee de bijdrage aan het gemeentefonds jaarlijks wordt aangepast.

Dit was de afgelopen jaren ongeveer 1,5%; de gemeente is veiligheidshalve uitgegaan van 1% à 1,2%. Er is ook gerekend met compensatie van de incidentele kosten, samenhangend met de coronacrisis. Over 2020 is Utrecht ruim gecompenseerd; die compensatie wordt dit jaar ook

verwacht, al moet dit vanuit de rijksoverheid nog wel schriftelijk worden bevestigd. Mevrouw

Zwetsloot vindt het een verantwoord risico, gezien de uitzonderlijke situatie. Zij is niet van plan om deze strategie jaarlijks te herhalen.

Hoe gaan andere gemeenten hiermee om, zijn daar voorbeelden van? Volgens de heer Westphal

rekent de gemeente Rotterdam dit jaar ook met accres; de gemeente Amsterdam deed dat vorig jaar ook al, als onderdeel van een lobbystrategie. Andere gemeenten kiezen ervoor om de tekorten in de jeugdzorg af te dekken met nog te ontvangen bedragen.

Mevrouw Van den Broek geeft desgevraagd aan dat het review panel geen schriftelijk advies heeft gegeven bij het product van de taskforce, maar dat de leden hebben meegekeken en

Pagina 2 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

hebben gesproken vanuit hun eigen vakgebied. De taskforce heeft geadviseerd voor de

middellange termijn en heeft daar handelingsperspectief voor aangegeven; het review panel heeft wat breder kunnen kijken en voor een wat langere termijn, maar heeft niet apart

geadviseerd. De Adviescommissie is benieuwd naar de inbreng van het review panel en vraagt of het alsnog mogelijk is om daarover iets op papier te krijgen. Wellicht kunnen wij dat het panel vragen, zegt mevrouw Van den Broek, maar de voorzitter is tot nader order niet bereikbaar.

Echter, in principe zou de inbreng uit het rapport van de taskforce te halen moeten zijn. Van de leden van het review panel is daarnaast (openbaar) wetenschappelijk werk te vinden, onder andere van Otto Raspe (Rabobank).

Heeft Utrecht – net als de gemeenten Amsterdam en Rotterdam – ook een lobbystrategie? Dat is het geval, zegt de heer Westphal, zowel ambtelijk als bestuurlijk, op meerdere financiële

dossiers en ook in G4 en G40 verband. Er wordt frequent met de rijksoverheid onderhandeld. De heer Van Vugt geeft aan dat hij zich kan vinden in de gekozen lijn om te voorkomen dat er

nodeloos bezuinigd gaat worden. Richting rijksoverheid vindt hij dat een goed argument – om aan te dringen op extra geld voor bepaalde thema's. De accountant is echter ook van mening dat de gemeente Utrecht zich moet afvragen of de opgaven die de begroting vermeldt ook uitgevoerd kunnen worden. Dit speelt bij veel gemeenten: de jaarrekeningen laten grote

overschotten zien, wat deels door de coronacrisis komt en de ruime compensatie vanuit het rijk. Dus 'op weg naar de begroting' moet de raad ook het realiteitsgehalte van de ambities

beoordelen. Het is wellicht zinvol, stelt de heer Van Vugt, als de raad op enig moment nog eens naar de reserves kijkt: wat is de functie ervan en hoe wordt er in Utrecht mee omgegaan? Lopen er veel inkomsten en uitgaven via reserves?

Zie het Meerjarenperspectief Ruimte (MPR), blz. 70, derde alinea (Financiële techniek). Is het verlagen van het kasritme een nieuwe techniek? Kennelijk zit er 'lucht' in de ruimtelijke portefeuille; waarom wordt nu hiervoor gekozen? Mevrouw Zwetsloot legt uit dat dit

samenhangt met hetgeen de accountant zojuist aangaf: de organisatie kijkt steeds kritischer of de begrote ambities kunnen worden uitgevoerd. Vooral in de mobiliteitsplanning liep de

organisatie regelmatig achter, waardoor er geld overbleef. Om die reden werden de percentages bijgesteld. Omdat er daarna nog steeds geld overbleef, werd er nog iets meer bijgesteld. Op die manier wordt het 'planningsoptimisme' bijgestuurd. Het gekozen percentage is gebaseerd op ervaringscijfers, waarbij ook de plannen en risico's voor de komende jaren worden

meegenomen. De financiële afdeling is van plan om dit jaarlijks te bekijken. Het doel is zo realistisch mogelijk begroten – creëren van financiële ruimte is niet de opzet.

Wordt de Eerste Bestuursrapportage verwerkt in een begrotingswijziging? Ja, antwoordt

mevrouw Zwetsloot; voorheen werden wijzigingen aan de hand van bestuursrapportages

zichtbaar in de eerstvolgende technische begrotingswijzigingen, nu worden vastgestelde

Pagina 3 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

bestuursrapportages direct verwerkt. Ook kosten die met de coronacrisis samenhangen worden op aanwijzing van de accountant direct verwerkt.

Wordt er rekening gehouden met de effecten van de verhoging van lokale heffingen? Hierop

verduidelijkt mevrouw Zwetsloot dat wel wordt berekend wat de verhoging voor huishoudens betekent; vervolgens is de afweging aan de politiek. Er wordt ook gekeken waar Utrecht dan terecht komt in de COELO-lijst.

Mevrouw Zwetsloot wijst erop dat er een technische sessie wordt gepland. Commissieleden die meer informatie willen hebben over een bepaald onderwerp, kunnen dat bij mevrouw Rijnders melden.

Planning

Op 8 juni a.s. worden de raadstoetsen gepresenteerd, aanvang 19.30 uur. Om 21.00 uur begint

de technische briefing Voorjaarsnota en Jaarstukken. Er wordt afgesproken dat de briefing wordt opgenomen, zodat deze ook naderhand nog te bekijken is. 6. Voortgang leesbaarheid van de begroting

De inbreng tijdens eerdere vergaderingen van de Adviescommissie is verwerkt; zie de beide

voorbeelden, bij vergaderstukken, toelichting door mevrouw Sundermann. Duidelijk, vindt de

Adviescommissie, gemakkelijk leesbaar en hier en daar een visualisatie. Er wordt een duidelijke link met beleidsstukken gelegd, en het is goed te volgen hoe deze worden 'vertaald' in de begroting en andere P&C-documenten.

Mevrouw Sundermann wijst erop dat het document een stuk langer wordt als alle visualisaties worden toegevoegd. De raad kan er ook voor kiezen om een selectie op te nemen. Aan de

andere kant: grafiekjes geven wel snel een goed beeld, wat de doorloopsnelheid weer bekort. 7. Vooruitblik Jaarplan 2021 en vooruitblik Zomersessie

Op 10 juni a.s. is de laatste bijeenkomst van de Adviescommissie van dit seizoen, met een tamelijk volle agenda.

De Zomersessie wordt gehouden op 3 september a.s. Het programma is in grote lijnen

weergegeven in de agenda. Aanvullende suggesties kunnen bij mevrouw Rijnders worden gemeld.

Schorsing

De ambtenaren verlaten de vergadering.

Pagina 4 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

8. Voortgang controle

De heer Van Vugt meldt dat de afgelopen maanden in het bijzonder zijn besteed aan nog aan te leveren documentatie. Knelpunten waren er nog op te lossen bij de materiële vaste activa (investeringen) en grondexploitaties (Leidsche Rijn). Door de coronamaatregelen en

bijbehorende bijzondere regelingen moest er meer worden gecontroleerd, maar dat is goed

verlopen. De organisatie heeft nu alle informatie aangeleverd. Wél is Deloitte van plan om de organisatie te adviseren inzake de inzichtelijkheid van de boekhouding, want dat kan

transparanter, vindt de heer Van Vugt. Ook het realiteitsgehalte van de begroting is een

belangrijk punt van aandacht, ook in het politieke debat. Het bijstellen van het kasritme, zoals eerder vanavond werd besproken, verdient naar de mening van de heer Van Vugt niet de

schoonheidsprijs; liever zou hij een structurele aanpak zien, namelijk een scherpere en meer realistische planning op de afdelingen; dan is de 'afslag' aan het eind niet nodig. Op

directieniveau wordt dit erkend; op de afdelingen is wat dit betreft nog werk te doen. De heer Van Deún memoreert dat dit onderwerp aan de orde is geweest tijdens de Zomersessie, en dat er toen een Excel-document was van opeenvolgende jaren. Kan dat document worden

aangevuld met cijfers van dit jaar? Dat kan, zegt de heer Van Vugt; hij heeft er al afspraken over

gemaakt met mevrouw Rijnders. In de komende Zomersessie komt het document opnieuw op de agenda.

Met het college en de ambtelijke organisatie is de accountant nog in overleg over de geraamde € 80 miljoen aan extra opbrengsten, betreft toekomstige verkoop van grondkavels in Leidsche

Rijn. De accountant wacht nog op de onderbouwing voor de omvang en prijs ervan: waarop zijn de inschattingen van vierkante meters en verkoopprijzen gebaseerd? De onzekerheden aan de kostenkant zijn opgelost; daarop zal de heer Van Vugt op 10 juni a.s. wat uitvoeriger ingaan. In week 22 bespreekt Deloitte de controlebevindingen met de ambtelijke organisatie en het

college; daarna zal de heer Van Vugt de Adviescommissie informeren. Hij benadrukt dat er op nogal wat afdelingen sprake was van capaciteitsgebrek, waardoor het moeite heeft gekost om informatie tijdig aan te leveren. Dit speelde in het bijzonder bij Grondzaken en Vastgoed. 9. Rondvraag en sluiting

Er wordt afgesproken dat mevrouw Rijnders met het opstellen van een adviesbrief voor de

commissie wacht tot na de presentaties van de raadstoets. Als er voor een adviesbrief wordt gekozen, dan wordt deze via de e-mailprocedure afgestemd.

Er wordt verder geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De voorzitter sluit de vergadering.

Pagina 5 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl