Adviescommissie CF 19-09-2024

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

19 september 2024, 09.15-10.30 uur Burgemeesterskamer Stadhuis

Adviescommissie: Ruud Maas (wnd. vz.), Derk van Bergen, Fred Claasen, Ralph Peters, Margreet Ramaker, Ruben Snijder, Rick van der Zweth en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit)

Overige deelnemers: Laura van Bergen (adviseur Inkoop), Jasmin Grundauer (manager concernaudit), Rachid Saghraoui (concerncontroller), Arjen Schrijver (senior controller), Rob Sijm (directeur a.i. financiën, inkoop en juridische zaken), Gerth Molenaar en Paul Venhoeven (Rekenkamer)

Niet aanwezig: Cees Bos, David Bosch, Gert Dijkstra, Stevie Nolten, Bert van Steeg, Victor Paalman en Jantine Zwinkels Notulen: Rosenbaum Select, notulisten & verslaggevers

1. a. Opening en mededelingen

De waarnemend voorzitter heet allen welkom – de heer Saghraoui in het bijzonder, want hij is er voor het eerst bij – en opent de vergadering.

De heer Sijm meldt voor de goede orde dat er een wervingsprocedure loopt voor een directeur financiën, inkoop en juridische zaken.

Mevrouw Rijnders meldt dat de Partij voor de Dieren overweegt om toe te treden tot de Adviescommissie. Om die reden sluit Sjaak van Bemmel aan bij de heidag. b. Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (30-05-2024) Geen opmerkingen; de notulen worden vastgesteld. 3. Ingekomen stukken en verzonden stukken

Jaarverslag Concernaudit 2023-2024

De afdeling Concernaudit is een intern adviesorgaan – een trusted advisor – voor de directieraad en het college. De afdeling monitort de gang en stand van zaken in de organisatie, en koppelt

terug over wat goed gaat en wat beter zou kunnen. De afdeling zelf heeft de afgelopen twee jaar een aanzienlijke professionaliseringsslag gemaakt. De managementsamenvatting bevat een

overzicht van de belangrijkste activiteiten in het verslagjaar, lopend van april 2023 tot en met maart 2024.

1 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Follow-up proces

Een nieuw product, dat ongeveer 1,5 jaar geleden werd geïmplementeerd; sindsdien is

Concernaudit actief aanjager van verbeteracties. Voor de gemeente Utrecht was dit nieuw; de implementatie heeft enige moeite gekost, maar leidde uiteindelijk tot tevredenheid over de nieuwe aanpak.

Governance

Concernaudit vindt dat de huidige governance in de organisatieonderdelen, in processen en bij projecten niet passend meer is, gezien de omvang en complexiteit van de gemeentelijke

organisatie. De gemeentesecretaris heeft dit opgepakt, en heeft al enige veranderingen in gang gezet die tot een algehele structuurverandering moeten leiden.

Datagebruik

De databestanden van de gemeente kunnen veel beter worden benut, stelt mevrouw Grundauer; hier valt onder andere te denken aan systematisch gebruik van data bij procesbewaking, bij de

allocatie van werk, prioriteren van werkzaamheden en zo meer. Concernaudit heeft ten aanzien van de inzet van data veel expertise verzameld, en heeft bovendien veel ervaring met

veranderingsprocessen. De Adviescommissie is benieuwd in hoeverre de gemeente Utrecht

hierin verschilt van andere gemeenten. Volgens mevrouw Grundauer loopt de gemeente Utrecht voorop in de G4; het bedrijfsleven is echter al een stuk verder. Zij benadrukt dat het

noodzakelijk is om te focussen op datagericht werken en nieuwe technologie, onder andere om een aantrekkelijke werkgever te blijven voor nieuwe generaties. Concernaudit neemt graag de rol van change agent op zich.

Zie blz. 10 van het jaarverslag, voortgang cloudtransitie. In de voorlaatste alinea wordt

gewaarschuwd voor overschrijding van de oorspronkelijke doelwaarde in mei 2025. Hoe groot is dat risico? Het antwoord is ter vergadering niet paraat; mevrouw Grundauer komt erop terug. Desgevraagd geeft mevrouw Grundauer aan dat de twee auditopdrachten uit het jaarplan

inmiddels zijn afgerond. Hierover wordt in het eerstvolgende halfjaarverslag gerapporteerd. Zie blz. 11, programma Wervengebied. De Auditcommissie is blij met het duidelijke signaal dat

de aansluiting tussen begroting en uitvoering niet goed te volgen was. Het is juist zo belangrijk dat rapportages een aansluiting laten zien met de programmabegroting, want dan is het voor raadsleden een stuk duidelijker.

Er zijn verder geen vragen. Namens allen bedankt de voorzitter mevrouw Grundauer en haar team voor het mooie en complete jaarverslag.

2 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

4. Aanbesteding externe accountant

Mevrouw Rijnders memoreert dat er twee teams bij de selectie betrokken zijn, namelijk een

ambtelijk team en een verwervingsteam (dames Zwinkels en Ramaker, heren Vasters en Maas).

Zij hebben vier documenten samengesteld die de Adviescommissie inmiddels ontvangen heeft. Aan de Adviescommissie wordt gevraagd om ze vast te stellen, zodat ze aan het eind van deze maand gepubliceerd kunnen worden.

Uitgangspunt voor de aanbesteding was het proces zoals dat voor de vorige aanbesteding werd doorlopen. De beide teams hebben dit op punten aangescherpt, onder andere ten aanzien van

de adviesrol van de accountant. Dit is nu een apart gunningscriterium geworden. Voor de raad is duurzaamheid een belangrijk punt van aandacht, maar dat bleek moeilijk in te passen in de

procedure, want accountantsorganisaties hebben eigen beleid op dat gebied. Er is gekeken naar aanbestedingen bij andere gemeenten – hoe zij duurzaamheid daarin hebben opgenomen. Ook is het innovatief vermogen van de aanbieders beoordeeld, dit in aansluiting op de wens om beter gebruik te gaan maken van databestanden.

De teams hebben veel tijd en aandacht besteed aan de gunningscriteria. Ook SiSa (single

information, single audit) is een belangrijk aandachtspunt geweest, want de controle van de SiSa-regelingen is een extra taak. Dit kost het controleteam elk jaar veel tijd omdat de

regelingen nogal eens veranderen en omdat er door het jaar heen vaak regelingen bij komen. Intussen lijkt het erop dat de regelingen gaan verdwijnen en dat het Gemeentefonds anders ingericht gaat worden. Daarom is ervoor gekozen om voor SiSa een staffel op te nemen. Accountants moeten op die staffel inschrijven, zodat de kosten vooraf bekend zijn.

Mevrouw Van Bergen vult aan dat een presentatie onderdeel is van de gunningcriteria, want de

gemeente gaat intensieve samenwerking aan met het controleteam. Er moet dus wel een match zijn. De presentatie wordt beoordeeld als toelichting op de schriftelijke stukken.

Reacties en vragen

Wat betreft de duurzaamheidseis in aanbestedingen pleit de Adviescommissie ervoor om er samen met andere gemeenten over na te denken hoe dit op een goede manier kan worden

opgenomen – bijvoorbeeld via een projectgroep vanuit de VNG. Mevrouw Rijnders twijfelt eraan of dit haalbaar is. Aan aanbestedingen van de gemeente Utrecht willen grote

accountantskantoren wel meedoen; kleine gemeenten hebben die luxe niet, zij voelen zich al spekkoper als zij een accountantskantoor kunnen vinden. Desalniettemin hechten

gemeenteraden – niet alleen die van Utrecht – veel waarde aan duurzaamheid, wordt gezegd, en er wordt voor gepleit om de suggestie nog niet los te laten. Mevrouw Van Bergen merkt op dat

alle accountantskantoren ambitieus duurzaamheidsbeleid hebben, maar dat verschillend hebben ingevuld. Dat maakt het moeilijk om inspanningen op duurzaamheid als eis te stellen, want er is wat dat betreft geen gelijk speelveld. De Adviescommissie dringt erop aan om in het

3 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

raadsvoorstel zo duidelijk mogelijk toe te lichten hoe ermee is omgegaan in het aanbestedingsproces.

Conclusie

Er zijn verder geen vragen over de documenten; de Adviescommissie stelt ze unaniem vast, met veel dank aan allen die het voorbereidende werk deden.

Vervolg

Mevrouw Rijnders zet de documenten online voor de raad; dan kan het proces gaan lopen. Op 11 december a.s. voert het ambtelijk team gesprekken met de inschrijvers. Daarna bereidt

mevrouw Rijnders samen met mevrouw Van Bergen een raadsvoorstel voor en stemt dat af met het verwervingsteam. Het raadsvoorstel wordt ter becommentariëring aan de leden van de

Adviescommissie gestuurd vóór het in januari a.s. aan de commissie VBF en aan de raad wordt aangeboden. Hiermee gaan allen akkoord. 5. Vooruitblik jaarplan 2024

Voor de zomersessie op 11 oktober a.s. – die eigenlijk meer een ‘herfstsessie’ wordt – heeft mevrouw Rijnders tien aanmeldingen ontvangen. Wie onverhoopt toch verhinderd is, wordt

verzocht om een vervanger te sturen. De heer Peters stelt voor om naast de reeds geplande onderwerpen ook aandacht te besteden aan sturen en verantwoorden op de

hervormingsbezuiniging. Uit de reacties blijkt dat de Adviescommissie meer voelt voor een technische discussie in een van de volgende vergaderingen. Dan kan daarna de politieke

discussie worden gevoerd in de commissie VBF. Mevrouw Rijnders meldt dat zij binnenkort de

collega’s spreekt die dit onderwerp voorbereiden. Zij komt hier in de volgende vergadering op terug, want op 11 oktober a.s. zijn de voorbereidingen nog niet afgerond.

De heer Sijm vult aan dat er veel hervormingen komen en dat de organisatie nog niet goed weet hoe daarmee om te gaan. De financiële verordening schrijft de wijze van budgetbeheer voor, en de wijze van allocatie van middelen. Onder andere ten behoeve van de hervormingen in het

sociaal domein lijkt het wenselijk om af te wijken van de financiële verordening. Er wordt een

beroep op de raad gedaan om wat meer schuiven toe te staan, zodat de ambtelijke organisatie kan handelen, en niet hoeft te wachten op de reguliere P&C-momenten. De heer Sijm

concludeert dat de regels wat uitvoeriger moeten worden toegelicht, zodat de raad de context beter begrijpt.

De raad wil begrijpen voor welk dilemma de ambtelijke organisatie precies staat. Dit kan worden toegelicht aan de hand van een paar scenario’s, maar die zullen op 11 oktober a.s. nog niet klaar zijn. Aan het budgetrecht van de raad verandert in elk geval niets.

Na enige gedachtewisseling wordt afgesproken dat mevrouw Rijnders voor de vergadering van 17 oktober a.s. de collega’s uitnodigt om een toelichting te geven.

4 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Op 17 oktober a.s. staat in elk geval de programmabegroting op de agenda, met een aparte

toelichting van de accountant op de solvabiliteitsgrens. De Adviescommissie wil graag weten

hoe die grens is bepaald, en wat het gevolg is als de organisatie eronder komt. De heer Van der

Zweth vraagt ook om een nadere toelichting op het voornemen om met een investeringsplafond te gaan werken en om een analyse van de in de programmabegroting opgenomen reserves. Hierop merkt de heer Sijm op dat er bij het maken van de analyse wel is gekeken naar het

gevolg van afwijken van de Nota reserves, dus afwijking van staand beleid. De Adviescommissie zou daar op 17 oktober a.s. graag meer over horen. Daarom schuift Sturen & Verantwoorden,

dat eenmaal per half jaar bij de Adviescommissie op de agenda staat, door naar een volgende vergadering.

Vervolgens stelt de Adviescommissie het jaarplan voor de laatste maanden van 2024 vast, met inachtneming van de opmerkingen. 6. Overige onderwerpen

a. Meerwerk accountant

De heer Sijm meldt dat de accountant meerwerk in rekening brengt voor de

jaarrekeningcontrole, en daarvoor een correcte onderbouwing heeft gegeven. Het gaat om een

overschrijding van circa € 70.000 (ten laste van het organisatiebudget), waarmee de ambtelijke

organisatie akkoord kan gaan. Een en ander wordt in de volgende vergadering nader toegelicht.

b. Raadstoetsen

De onderwerpen voor de raadstoetsen van dit jaar zijn Wonen en Economische zaken. Eén

daarvan gaat al bij de behandeling van de programmabegroting van start, de andere begint bij de behandeling van de jaarrekening. Mevrouw Rijnders maakt een poll in de commissie-app, waarin de leden hun voorkeur voor de volgorde kunnen aangeven.

c. Nieuwe concerncontroller

De heer Saghraoui werkt sinds drie weken bij de gemeente als concerncontroller. Hij heeft de

titel registercontroller (RC) en geeft incidenteel les aan de Bestuursacademie. Hij is bestuurslid van het netwerk voor directeuren concerncontrol. De nieuwe concerncontroller is tot het eind

van dit jaar nog bezig met het afronden van een project bij de gemeente Haarlemmermeer (1,5 dag per week).

In zijn eerste weken bij de gemeente Utrecht heeft de heer Saghraoui met verschillende

afdelingen kennisgemaakt. Hij heeft de indruk dat de organisatie hier en daar onnodig complex is. Daar wil hij zich na 1 januari a.s. wat meer in gaan verdiepen.

7. Rondvraag en sluiting 5 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

De heer Van der Zweth meldt dat een van zijn fractieleden zich graag wat meer op financiële

zaken wil oriënteren. Mag hij bij de Adviescommissie aansluiten? Aansluiten wel, wordt gezegd, als toehoorder zonder stemrecht en mits het dan niet te vol wordt in de Burgemeesterskamer, maar lid worden niet. Er kan per fractie één persoon lid van de Adviescommissie zijn. Er zijn verder geen vragen. De vergadering wordt gesloten.

6 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl