Adviescommissie CF 15-12-2022.docx

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

15 december 2022 van 10.00-12.00 uur Burgemeesterskamer Stadhuis

Adviescommissie: Jantine Zwinkels (voorzitter), Linda Bode, Gert Dijkstra, Rik van der Graaf, Meike Hellevoort, Margreet Ramaker, Joost Vasters en Daniëlle Rijnders en collega (raadsadviseur Control & Audit)

Overige deelnemers: Jurjen Bakker (strategisch adviseur Financiën), Jasmin Grundauer (manager concernaudit), Gerth Molenaar en Paul Venhoeven (Rekenkamer), Jan van Veen (coördinator P&C-cyclus), Edwin Westphal

(concernmanager financiën, inkoop en juridische zaken), Rein-Aart van Vugt en Rob Leeuwenkamp (Deloitte)

Niet aanwezig: Cees Bos, David Bosch, Esma Kendir en Rick van der Zweth

1. a. Opening en mededelingen

De voorzitter heet allen welkom en opent de vergadering. b. Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (17-11-2022)

Het verslag kan met positief advies aan de Commissie VBF worden gestuurd. 3. Ingekomen en verzonden stukken

Halfjaarverslag Concernaudit

De eerste editie van het halfjaarverslag, meldt mevrouw Grundauer, en de commissie kan dit voortaan elk half jaar verwachten. De afdeling maakt ook andere rapporten, bedoeld voor

concern- en afdelingsmanagers en de directie; deze worden voor de raad samengevat in het

halfjaarverslag. Daarmee volgt de afdeling de richtlijnen van de beroepsorganisatie IIA, aan de hand waarvan ook het auditplan is samengesteld. Gedurende het proces voert de afdeling

inputgesprekken met stakeholders, en kijkt ook naar het auditplan van de Rekenkamer en naar de auditprogramma’s van de G4. Dan komen er nog aanvullende aanbevelingen van de

beroepsorganisatie IIA inzake risicomanagement; die worden in overleg met de afdeling

Risicomanagement ook meegenomen. Dit alles leidt tot een auditplan dat uiteindelijk door het college wordt vastgesteld en dat de raad ter informatie ontvangt.

Zie blz. 9 van het halfjaarverslag, 213a-onderzoek Thuis voor iedereen. Waarom wordt hierover geen rapport uitgebracht? Mevrouw Grundauer memoreert dat de samenstelling van haar team de afgelopen tijd sterk heeft gefluctueerd; dit heeft zij in een vorige vergadering gemeld. De beide medewerkers die het 213a-onderzoek Thuis voor iedereen hebben opgezet, zijn niet

meer in dienst. Het deel dat al gereed was, bood onvoldoende aanknopingspunten voor vervolg; eigenlijk zou het onderzoek helemaal opnieuw gedaan moeten worden, maar het auditteam focust nu liever op andere onderwerpen. Het onderzoek is daarmee zeker niet van de baan, want Wonen is een belangrijk onderwerp. Er zal een andere scope worden gekozen.

Pagina 1 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Zie blz. 7, hoofdstuk 3, Schadeclaims. Desgevraagd geeft mevrouw Grundauer aan dat dit

onderzoek niet over de claim van € 1 miljoen ging, maar over preventie voor schadeclaims inzake onrechtmatig handelen van de overheid.

Zie blz. 20, planning Cameratoezicht. Mevrouw Grundauer bevestigt dat dit onderzoek omstreeks eind maart a.s. afgerond zal zijn. De raad wordt erover geïnformeerd in het jaarverslag.

Omdat er redelijk wat vragen zijn over het halfjaarverslag wordt afgesproken dat hiervoor een

volgende keer wat meer tijd wordt gereserveerd en dat er dan een toelichting bij wordt gevoegd waarin wordt aangegeven hoe de raad het moet lezen.

4. Raadsbrief managementletter accountant en reactie college

Zie de presentatie van Deloitte, bij vergaderstukken, betreft de interim-controle 2022, toetsing van de financiële bedrijfsvoering. De accountant verstrekt een goedkeurende verklaring als de foutmarge beneden € 15,5 miljoen (1% van de gemeentelijke begroting) blijft. De interim-

controle is een stuk beter verlopen dan die van vorig jaar, meldt de heer Van Vugt, onder andere omdat er geen rekening meer gehouden hoefde te worden met coronabeperkingen. Echter, ook

de kwaliteit van de bedrijfsvoering is naar zijn inzicht verbeterd. Nieuwe bevindingen werden er niet geconstateerd. Thema’s uit voorgaande jaren zijn goed opgepakt.

Zoals in de vorige vergadering werd gemeld, wordt er een proef gedaan met het

intermediairmodel, waarin bij enkele gemeenten en bedrijven wordt bekeken of de kwaliteit van de accountantscontrole kan worden verbeterd. De samenwerking met de intermediair (externe

deskundige) loopt goed en heeft niet tot aanpassingen in de rapportages geleid. De intermediair komt na de jaarrekeningcontrole met zijn bevindingen. De heer Van Vugt veronderstelt dat hij deze zal delen met de Adviescommissie.

Er zijn drie risicothema’s benoemd, te weten grondexploitatie, Europese aanbestedingen en de SISA-controles, die ten opzichte van vorig jaar aanzienlijk zijn toegenomen. Dat komt doordat de Tweede Kamer veel vaker specifieke onderwerpen noemt die bij de gemeenten worden neergelegd – waarover die gemeenten dan dus verantwoording moeten afleggen. In

tegenstelling tot voorgaande jaren heeft de accountant deze keer geen diepgaand IT-onderzoek gedaan, wat de organisatie tijd geeft om de eerder aangegeven adviespunten te implementeren. Volgend jaar wordt er weer een uitvoerige IT-audit gepland.

De voorzitter merkt op dat het domein Ruimtelijke ontwikkeling in vorige jaren een belangrijk aandachtspunt was – hoe is dat nu? De heer Van Vugt geeft aan dat hem is opgevallen dat

daarover open gesprekken gevoerd kunnen worden met de organisatie. Ruimtelijke ontwikkeling

Pagina 2 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

kent zeer veel ambities en prioriteiten, maar had niet altijd voldoende capaciteit. Er moeten dus prioriteiten worden gesteld; dat gaat gelukkig steeds beter.

Ten aanzien van rechtmatigheid legt de heer Van Vugt uit dat het college daarover straks

verantwoording aflegt – niet meer de accountant. Voorheen werd er bij de accountantscontrole een rechtmatigheidsverklaring gegeven, dus over zaken waarvoor het college verantwoordelijk

is. In de huidige, nieuwe werkwijze toetst de accountant de verklaring van het college. Dit vraagt om goede dossiervorming in de organisatie. Voorbeeld: het college kan verklaren dat de

Europese aanbestedingsregels voor een bedrag van € 30 miljoen niet zijn nageleefd; als de

accountant het daarmee eens is, kan hij toch een goedkeurende accountantsverklaring geven. Wel zal hij de raad dan op de verklaring van het college wijzen.

Ten slotte meldt de heer Van Vugt dat de jaarrekening twee grote posten zal bevatten waarover het college nog geen voorspellingen kon doen, namelijk het verlofsparen en

wethouderspensioenen. Er is een nieuwe regeling Verlofsparen per 1 januari 2023, waarbij voor al het bovenwettelijk verlof in de organisatie een voorziening moet worden getroffen. Dit kan het resultaat aanzienlijk drukken. De wethouderspensioenen zijn gekoppeld aan het ABP-

pensioen, waarover onlangs is besloten dat dit met bijna 12% omhoog gaat – wat dus ook voor de wethouderspensioenen geldt. Daar zal de voorziening dus op aangepast moeten worden.

Er is een geheime bijlage die niet bij de vergaderstukken is gevoegd. Mevrouw Rijnders zal de commissieleden een link sturen naar ibabs, zodat zij kennis kunnen nemen van de bijlage. 5. Raadsvoorstel tweede/derde begrotingswijziging 2022

De heer Westphal licht toe dat het om technische wijzigingen gaat. Volgens afspraak is er een raadsvoorstel voor gemaakt, maar het zou ook in de tweede bestuursrapportage passen. De raad heeft de wijzigingen al vastgesteld; de stukken zijn ter informatie bijgevoegd, in het bijzonder voor de nieuwe raadsleden. Mevrouw Rijnders vult aan dat de tweede/derde

begrotingswijziging een paar jaar geleden al eens is verbeterd en vereenvoudigd, maar dat zij liever zou zien dat de informatie wordt verwerkt in een reguliere P&C-cyclus. Volgens de heer

Van Veen wordt daar al aan gewerkt: er komt in 2023 nog een eerste technische wijziging, maar

daarna zal de vormgeving anders zijn. Daarvoor zal de financiële verordening aangepast moeten worden.

De heer Van Vugt verduidelijkt dat er voorheen niet voor alle onderwerpen een duidelijke koppeling was tussen geld en inhoud. Op initiatief van de Adviescommissie streeft de

organisatie er nu naar om die koppeling duidelijker zichtbaar te maken. De suggestie wordt

gedaan om de Adviescommissie hierbij te betrekken; de leden kunnen aangeven hoe zij beter

gestroomlijnde besluitvorming voor zich zien – waarbij de verantwoordelijkheden duidelijker bij het college worden neergelegd. Een strikt ambtelijke exercitie is dit immers niet.

Pagina 3 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

6. Vooruitblik Jaarplan 2023

Studenten

De heer Westphal meldt dat er 25 studenten Publiek management gedurende twee weken aan

een opdracht werken: ‘Hoe zou de begroting er over tien of vijftien jaar uitzien?’ De gemeente

werkt daar graag aan mee, want er zitten ongetwijfeld potentiële nieuwe medewerkers bij. Er zal op 26 januari a.s. een grote groep commissieleden deelnemen aan de bijeenkomst met de studenten.

Wintersessie

Het vervolg op de Zomersessie vindt plaats op 3 februari a.s. van 10.00-15.00 uur. Het zal

tijdens de Wintersessie onder andere over sturen & verantwoorden gaan, maar dat staat later in het jaar niet meer in de planning valt de heer Dijkstra op. Mevrouw Rijnders geeft aan dat zij wacht op informatie vanuit de ambtelijke organisatie. De eerste vergadering in 2023 is op 26 januari.

Schorsing

De ambtenaren verlaten de vergadering. 7. Voortgang controle accountant

De heer Van Vugt herhaalt zijn eerder gedane mededeling: de samenwerking met de organisatie

loopt goed, er wordt voortgang geboekt en hij heeft alle vertrouwen in een goed verloop van het proces, ook wat betreft de grondexploitaties. Hij is blij met de open en welwillende opstelling

van de directie, al weet het controleteam ook wel dat een andere manier van werken niet van de ene op de andere dag gerealiseerd is.

Het is de Adviescommissie opgevallen dat de kwaliteit van raadsvoorstellen niet altijd hetzelfde is en regelmatig zelfs onder de maat. De heer Van Vugt bevestigt deze indruk; vooral met

betrekking tot het budgetrecht van de raad is men het er in de organisatie wel over eens dat het anders moet; stappen worden er ook gezet, maar er moet in het bijzonder nog (veel) aandacht

worden besteed over de relatie tussen inhoud en middelen. Desgevraagd geeft de heer Van Vugt aan dat de gemeentesecretaris de regie heeft, samen met haar directie. Interne

meningsverschillen zijn er naar zijn inzicht niet; de organisatie moet simpelweg wennen aan de nieuwe manier. Jarenlange gewoonten moeten worden losgelaten.

Er wordt afgesproken dat de gemeentesecretaris voor een van de volgende vergaderingen wordt uitgenodigd. Voorafgaand daaraan inventariseert de Adviescommissie onderwerpen ter bespreking.

Pagina 4 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Rekenkamer

Het werkplan 2023 van de Rekenkamer is klaar, meldt de heer Venhoeven, met ‘samenwerking’ als een van de mogelijke onderzoeksonderwerpen. De Adviescommissie is er vrij in om daar

suggesties voor te doen, bijvoorbeeld onderzoek bij samenwerkingspartners van de gemeente.

Zelf zou de heer Venhoeven het interessant vinden om te onderzoeken of, en zo ja in hoeverre,

de gemeente in control is, en hoe de accountant, Concernaudit en de Rekenkamer samenwerken om de raad in staat te stellen haar controlerende taak goed uit te voeren.

De heer Molenaar stelt voor om het jaarplan van Concernaudit en dat van de Rekenkamer samen te behandelen in een volgende vergadering. De Rekenkamer wil in elk geval een technische bijeenkomst voor raadsleden organiseren. 8. Rondvraag en sluiting

De verbeterpunten die de heer Dijkstra eerder heeft gestuurd, zijn in de teams-omgeving gezet. Mevrouw Rijnders stuurt de commissieleden een link, en vraagt allen om uiterlijk in de eerste week van januari a.s. aan te geven hoe zij over elk verbeterpunt denken, liefst zo concreet mogelijk.

Vergaderen in de Burgemeesterskamer is de Adviescommissie goed bevallen. Er wordt afgesproken dat dit de vaste vergaderlocatie wordt en dat er naar de raadszaal wordt uitgeweken als er behoefte is aan een meer formele discussie.

Mevrouw Rijnders vraagt aandacht voor de brief van de wehouder Schilderman van 14 december jl., over besturen & verantwoorden. Deze brief bevat eigenlijk alleen een procesvoorstel en wordt verder weinig concreet. Begin februari a.s. zal de Adviescommissie een

uitgangspuntennotitie ontvangen, die de wethouder van financiën graag op 23 februari a.s. zou

willen agenderen bij de commissie VBF. Dit geeft de Adviescommissie maar weinig tijd voor een advies. De Adviescommissie zou kunnen aandringen op agendering op 30 maart a.s., maar zou

de wethouder ook kunnen vragen om op korte termijn een eerste schets te sturen. Dat biedt dan de gelegenheid om nog punten mee te geven. De voorzitter concludeert dat de

Adviescommissie de raadsbrief in elk geval wil bespreken. De heer Van Vugt geeft de

Adviescommissie ook in overweging om de brief eind maart te agenderen, zodat er vier à vijf

weken tijd is om tot een gedegen standpunt te komen. Er moet immers worden besloten over

een proces voor de komende jaren. Zie het traject Risicovolle projecten, dat ook getrapt verliep. Wellicht kan dat in dit geval als voorbeeld dienen. Uiteindelijk stelt de voorzitter dat de

commissie VBF met de inbreng van de Adviescommissie ongetwijfeld tot een beslissing kan komen.

De voorzitter bedankt allen voor hun aanwezigheid en inbreng, en sluit de vergadering.

Pagina 5 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl