Adviescommissie CF 11-01-2024

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

11 januari 2024, 09.00-10.30 uur Burgemeesterskamer Stadhuis

Adviescommissie: Jantine Zwinkels (vz.) Derk van Bergen, Ruud Maas, Fred Claasen, Gert Dijkstra, Margreet Ramaker, Ruben Snijder, Joost Vasters, Rick van der Zweth en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit)

Overige deelnemers: Jurjen Bakker (strategisch adviseur financiën), Jasmin Grundauer (manager concernaudit),

Gerth Molenaar (Rekenkamer), Ankie Reijnen (strategisch adviseur financiën), Stefanie Smith (strategisch adviseur), Katie Zwetsloot (concerncontroller), Niels Fritz en Bob Leeuwenkamp (Deloitte)

Toehoorder: Merel Diemont, griffie gemeente Amsterdam Niet aanwezig: Rob Sym (hoofd financiën a.i.) en Cees Bos, David Bosch, Bert van Steeg en Stevie Nolten (adviescommissie)

Notulen: Rosenbaum Select, notulisten & verslaggevers

1. a. Opening en mededelingen

De voorzitter opent de vergadering en heet allen welkom. De Adviescommissie feliciteert

mevrouw Zwetsloot met haar benoeming tot concerndirecteur bedrijfsvoering (per 1 februari a.s.).

b. Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (30-11-2023)

Zie blz. 1, agendapunt 3, ingekomen stukken. Wat daar staat is niet juist. Mevrouw Grundauer benadrukt dat het jaarrapport Concernaudit niet binnenkort gereed is, want het verslagjaar loopt tot en met 31 maart. Het jaarrapport wordt pas daarna samengesteld. In de vorige

vergadering ging het over het risicovolle project Wervengebied. Mevrouw Grundauer meldde toen dat het rapport dáárvan in de afrondende fase was.

Allen kunnen zich vinden in het verslag, met inachtneming van de opmerking. 3. Ingekomen en verzonden stukken Geen bijzonderheden.

4. Aanbevelingen P&C-cyclus en evaluatie programmabegroting 2024

Mevrouw Rijnders licht toe dat het DB de adviescie heeft verzocht verbeteringen te doen voor de de P&C-cyclus zoals opgenomen in het vergaderschema voor 2024. Daarvoor heeft zij een

presentatie en notitie gemaakt o.b.v. input vanuit de werkwijzebijeenkomst op 24 augustus en de evaluatie bij de programmabegroting. Het is dus de bedoeling dat de Adviescommissie van

1 van 4

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

gedachten wisselt over de inrichting van het proces, niet over inhoudelijke zaken. Het

onderwerp komt in de volgende vergadering (15 februari a.s.) nogmaals op de agenda; daarna formuleert de Adviescommissie een advies aan het DB. Vervolgens beslist het DB.

Kennisniveau

Tijdens de werkwijzebijeenkomst en tijdens de evaluatie kwam vaak ter sprake dat het het

kennisniveau in de raad niet op gelijk peil is, wat het lastig maakt om te zinvol te debatteren over financiële zaken. Welke verbeteringen zijn denkbaar? Hierop wordt opgemerkt dat de

ontbijtsessies als plezierig zijn ervaren, al bleven deze wel wat algemeen. Meer verdieping zou

fijn zijn geweest al is het ook een verantwoordelijkheid van de fractie zelf wordt aangegeven. De behoefte daaraan wordt herkend; de suggestie wordt gedaan om het kennisniveau te

verbeteren, bijvoorbeeld door middel van een paar bijeenkomsten over dossiers met een grote

financiële component. De te bespreken onderwerpen zouden per fase in de P&C-cyclus door de Adviescommissie vastgesteld kunnen worden aan de hand van vooraf per fractie geïnventariseerde vragen/thema’s.

De suggestie wordt gedaan om de griffie te vragen om voor beginnende raadsleden een

introductieprogramma samen te stellen. Daar wordt al aan gewerkt, zegt mevrouw Rijnders, en er wordt aan gedacht om dat ook via webinars te doen, zodat men ze nóg eens kan bekijken.

Overigens kunnen nieuwe fracties de griffie altijd om ondersteuning en toelichting vragen. De

heer Claasen wijst op de website van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden; daar is veel interessants te vinden.

Vergaderschema jaarstukken

Tijdens de werkwijzebijeenkomst hebben raadsleden aangegeven dat zij meer betrokken wil zijn bij de behandeling van de jaarstukken. De suggestie werd toen gedaan om het beleidsmatige

deel voortaan ter bespreking bij de raadscommissies op de agenda te zetten. Een lastig punt is

dat de jaarstukken en de voorjaarsnota tegenwoordig tegelijk komen, wat voor alle betrokkenen een zware belasting is. Het is een beetje jammer, wordt gezegd, dat bespreking van de

jaarrekening zo financieel gericht is; er zijn ook wel andere aspecten waar iets over te zeggen valt, maar daar komen we nu te weinig aan toe. Allen zijn het erover eens dat het de moeite waard is om dit eens te proberen, ook al heeft het consequenties voor de werkdruk van de

reguliere cie’s. Aan de andere kant: er is ook wel iets voor te zeggen om gedurende enkele cycli

ervaring op te doen met een nieuwe aanpak, en deze naar bevind van zaken te optimaliseren. Bij de bespreking kan duidelijk onderscheid worden gemaakt: eerst de terugblik (jaarrekening), daarna de vooruitblik (voorjaarsnota). Er kan ook worden gekozen voor strikt financiële

bespreking in aanwezigheid van de portefeuillehouder Financiën, maar dan kunnen er geen inhoudelijke vragen worden gesteld over andere portfeuilles. Anderen vinden juist dat de effectiviteit van beleid te weinig aan bod komt, maar als dat erbij moet is één avond

waarschijnlijk te krap. Na enige discussie wordt de Adviescommissie erover eens dat de terugblik over de programma’s het beste kan plaatsvinden in de reguliere commissies.

2 van 4

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Vergaderschema voorjaarsnota en programmabegroting

Er worden nu zeven dagdelen besteed aan de voorjaarsnota, en vijf dagdelen aan de

programmabegroting in de cie’s. Mevrouw Zwetsloot merkt op dat de voorjaarsnota een

integraal stuk is, terwijl de ambtelijke organisatie de programmabegroting ziet als ‘technische weergave’ van de voorjaarsnota. Zij adviseert om als raad ook het zwaartepunt bij de

voorjaarsnota te leggen, en in mindere mate bij de programmabegroting. Enkele aanwezigen

zouden wel graag een raadsvoorstel voor de programmabegroting willen blijven ontvangen. De voorjaarsnota moet zodanig van samenstelling zijn dat het nog wel mogelijk is om

veranderingen voor te stellen. Er is behoefte aan meer duidelijkheid over waarop de raad kan

sturen. Allen zijn het erover eens dat het wel wenselijk is om aparte dagdelen te plannen voor

de programmabegroting, maar dat mogen er minder zijn dan nu als de PB een echte technische uitwerking is van de VJN. Paralel vergaderen is voor wethouders en voor kleine fracties wel lastig.

Schriftelijke vragen

Er is niet veel tijd om schriftelijke vragen in te dienen. Dit leidt tot nogal wat stress, zowel bij de politici als bij de ambtelijke organisatie. Kan het anders? Bijvoorbeeld via telefonische

spreekuren met ambtenaren? De Adviescommissie vindt het belangrijk om te weten welke

vragen andere fracties hebben gesteld; dan liggen schriftelijke vragen toch het meest voor de

hand. Misschien moeten er wat aanvullende afspraken gemaakt: we houden het aantal vragen beperkt, en we brengen geen ‘als vraag vermomde’ mededelingen in. Er worden altijd veel

technische vragen gesteld; die kunnen zonder meer ambtelijk worden afgedaan en worden

gepubliceerd, zodat alle raadsleden er kennis van kunnen nemen. Politieke vragen kunnen dan evengoed wel schriftelijk worden gesteld, eventueel door de betreffende wethouder in de commissievergadering te beantwoorden.

Desgevraagd geeft mevrouw Reijnen aan dat het in korte tijd niet mogelijk is om

binnenkomende vragen te ordenen naar onderwerp, want niet alle fracties sturen hun vragen

tegelijk in. De beantwoording gaat teveel tijd kosten als de ambtelijke organisatie moet wachten tot de sluiting van de indieningstermijn. Dit kan wel naderhand.

Algemene beschouwingen

Het is nu gebruikelijk om de partijen in volgorde van omvang aan het woord te laten – de

oppositie eerst. Meestal neemt de aandacht en energie gedurende de ochtend af, waar vooral de kleine fracties last van hebben. Bovendien krijgen zij maar zo weinig spreektijd dat zij hun

punten niet kunnen maken. Mevrouw Rijnders doet de suggestie om na te denken over een

andere vorm. Aan de fracties zou gevraagd kunnen worden om hun belangrijkste onderwerpen

te pitchen, allen zouden gelijke spreektijd kunnen krijgen of de afspraak zou kunnen zijn dat we anders omgaan met interrupties. Al met al is er voorkeur om het voorlopig te laten zoals het is, al wordt het idee om het anders te gaan doen niet afgewezen.

3 van 4

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Het zou fijn zijn als het college meer inhoudelijk reageert op de bijdragen van de partijen, wordt gezegd, maar dit wordt niet breed gedeeld. Het college is goedbeschouwd toeschouwer bij de algemene beschouwingen; het is ’t enige debat tussen de fracties onderling.

Overige onderwerpen

Aan de leesbaarheid van de financiële stukken wordt al een paar jaar veel aandacht besteed, en dat moet zo blijven. Mevrouw Rijnders stelt voor om na te gaan hoe dit bij andere gemeenten

wordt gedaan, of om eens op bezoek gaan bij een auditcommissie in een andere stad. Er wordt opgemerkt dat er op de leesbaarheid van raadsvoorstellen nog (veel) winst te behalen is. Deze

worden nog niet geformuleerd volgens de afspraken uit Sturen en verantwoorden. De heer Maas stelt voor om het hier met elkaar over te hebben, zowel in de Adviescommissie als met ambtenaren: wat is er nog nodig om de gewenste verbeterslag te maken? Ook zou de

Adviescommissie een brief kunnen opstellen waarin de afspraken worden gememoreerd. De raadstoets wordt als instrument gewaardeerd, maar meestal wordt het stil als de

aanbevelingen eenmaal zijn aangenomen. De bevindingen zouden standaard geagendeerd

kunnen worden in de desbetreffende commissie, zoals bij de Rekenkamer gebruikelijker is. En het zou ook gewaardeerd worden als de raadsrapporteurs een advies formuleren. In elk geval

vindt de Adviescommissie het belangrijk dat er wordt teruggekoppeld over de voortgang van de aanbevelingen van een raadstoets. 5. Jaarplan 2024

Zie het overzicht in de vergaderagenda; hierin kunnen allen zich vinden. De wintersessie vindt plaats op 1 maart a.s., van 10.00-16.00 uur. SCHORSING

De beide accountants verlaten de vergadering. 6. Raadsvoorstel verlenging accountant boekjaar 2024 en aanbesteding 2025 Van dit agendapunt wordt separaat verslag gedaan. 7. Rondvraag en sluiting

Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De vergadering wordt gesloten.

4 van 4

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl