Adviescommissie CF 08-06-2023

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

8 juni 2023 van 20.00-21.30 uur Burgemeesterskamer Stadhuis

Adviescommissie: Ruud Maas (waarnemend voorzitter), Fred Claasen, Esma Kendir, Stevie Nolten, Margreet Ramaker, Bert van Steeg, Rick van der Zweth en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit) en Johan Dorst (plv. griffier commissie C&F)

Overige deelnemers: Jasmin Grundauer (manager concernaudit), Edwin Westphal (concernmanager financiën, inkoop en juridische zaken), Paul Venhoeven (Rekenkamer), Gert Meuleman (intermediair), Rein-Aart van Vugt en Niels Fritz (Deloitte)

Niet aanwezig: Cees Bos, David Bosch, Gert Dijkstra en Joost Vasters Notulen: Rosenbaum Select, notulisten & verslaggevers

1. a. Opening en mededelingen

De waarnemend voorzitter opent de vergadering en heet allen welkom. Er zijn berichten van verhindering volgens bovenstaand overzicht. b. Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (11-05-2023)

Geen bijzonderheden; omdat de notulen pas een paar dagen geleden beschikbaar kwamen,

kunnen de commissieleden hun opmerkingen nog per e-mail aan mevrouw Rijnders sturen. 3. Ingekomen en verzonden stukken

Er is geen post binnengekomen of verstuurd die de commissie moet behandelen. 4. Jaarstukken 2022

De controle is nagenoeg afgerond; de Adviescommissie heeft het rapport met de bevindingen

van de accountant toegezonden gekregen. De accountant is voornemens om een goedkeurende controleverklaring te verstrekken. Met de uitspraak over de rechtmatigheid van financiële

beheershandelingen bevestigt de accountant dat het college de wetgeving die betrekking heeft op financiële zaken voldoende heeft nageleefd.

De heer Van Vugt memoreert dat de grondexploitaties vorig jaar werden genoemd als bijzonder aandachtspunt. De gemeentelijke organisatie heeft de aanbevelingen goed verwerkt; de

grondexploitaties konden dit jaar vlot worden gecontroleerd. Ingewikkelder was de SiSa-

controle – de controle van specifieke uitkeringen die de gemeente van het rijk heeft gekregen. Er zijn nu al ongeveer 66 regelingen, terwijl dat er in 2019 nog geen twintig waren. Sommige regelingen kennen een ruime bestedingsruimte; als daarin geld overblijft, mag het worden

1 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

besteed aan soortgelijke doelen. In andere regelingen is dat niet het geval, daar moet geld dat overblijft worden terugbetaald. Elke regeling kent verschillende voorwaarden, verduidelijkt de heer Van Vugt, waardoor de controle zeer bewerkelijk is. Dit, in combinatie met enig

capaciteitsgebrek door de krapte op de arbeidsmarkt, heeft tot nogal wat vertraging geleid. De jaarstukken dienen in toenemende mate als verantwoording aan veel instanties, waaronder de

ministeries, het Centraal Bureau voor de Statistiek, en natuurlijk de Utrechtse gemeenteraad en de burgers van Utrecht. Dit maakt het proces van samenstellen complex.

Het verschil tussen begroting en realisatie is groot, namelijk ongeveer € 200 miljoen, zowel aan de lasten- als aan de batenkant. Dit heeft twee grote oorzaken: de rijksoverheid belegt steeds

meer activiteiten bij de gemeente, ook gedurende het jaar, wat veel ambtelijke capaciteit vraagt en wat ten koste van ander werk gaat. Krapte op de arbeidsmarkt is de tweede belangrijke

oorzaak, waardoor niet altijd kan worden gerealiseerd wat vooraf werd gepland. Daarnaast werd er zo’n € 190 miljoen begroot voor investeringen, waarvan ongeveer € 90 miljoen werd

gerealiseerd. Hierover wordt even doorgepraat; de heer Van Vugt legt uit dat het verschil te beïnvloeden is door scherper te begroten en door een duidelijker verband te leggen tussen beschikbare capaciteit en uit te voeren werk.

In het bijzonder wijst de heer Van Vugt erop dat het controleteam heeft vastgesteld dat het

aantal fouten in EU-aanbestedingen toeneemt. Hierop stelt de heer Meuleman dat de naleving van Europese aanbestedingsregels als een van de thema’s van de

rechtmatigheidsverantwoording 2023 is gekozen. Hij is benieuwd of de Adviescommissie de organisatie wat dat betreft aandachtspunten wil meegeven. De heer Van Vugt stelt dat de

gemeente Utrecht al enigszins aan de rechtmatigheidsverantwoording is gewend, want men is er in 2020 al mee begonnen. Ook in 2023 legt het college rechtmatigheidsverantwoording af, die

vervolgens door de accountant wordt bevestigd. Vervolgens is het aan de raad wat hij ermee wil doen en hoe de verantwoording behandeld wordt. Vanzelfsprekend biedt de accountant hier begeleiding bij aan.

Ten aanzien van de robuuste posten in de grondexploitatie Leidsche Rijn is afgesproken dat

daaraan na het zomerreces wat uitvoeriger aandacht zal worden besteed. Wat is het geval: in 2020 waren er bij de kosten Leidsche Rijn een paar stelposten opgenomen. Die zijn eruit

gehaald, waardoor de winst aanzienlijk toenam. Die winst is als robuuste post ondergebracht in de reserve grondexploitaties, met de afspraak dat een stelpost met goede onderbouwing weer in de grondexploitatie teruggebracht zou mogen worden. Daardoor daalt de winst. Dat is in

2022 voor het eerst gedaan, wat de accountant een goede beslissing vindt, want het betekent dat de stelposten Leidsche Rijn beter zijn onderbouwd. De heer Meuleman geeft aan dat hij hierover uitvoerig met de accountant van gedachten heeft gewisseld.

De Adviescommissie vindt dat het voorgaande niet eenvoudig uit de jaarrekening is af te leiden, en is blij met de toelichting.

2 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Na wijziging vermeldde de begroting een nadelig saldo van baten en lasten van € 31 miljoen, dus een afname van de reservepositie. In werkelijkheid is de reservepositie met € 21 miljoen

afgenomen, waaronder begrepen de robuuste posten, zoals zojuist toegelicht. De accountant noemt de reservepositie van de gemeente solide. Desgewenst kan hij hierop tijdens de zomersessie wat dieper ingaan.

Wat betreft de reserve grondexploitaties verwijst de heer Van Vugt naar de MPR-bijlage. De reserve grondexploitatie bevat de nodige gelabelde posten, plus een risicoreservering van

€ 22 miljoen. Als alle bestedingen in 2023 worden gedaan, volstaat de reserve niet. Daar staat tegenover dat er ruimte komt als er bestemmingen worden gewijzigd of niet uitgevoerd, en er zich ook geen risico’s voordoen. De accountant geeft het advies om hier goed op te letten. Desgevraagd geeft de heer Van Vugt aan dat het controleteam de onderkende risico’s niet

diepgaand heeft onderzocht. Het weerstandsvermogen is onderdeel van het jaarverslag, niet van de controleverklaring. Er is uitsluitend getoetst of de inhoud van het jaarverslag niet strijdig is met de jaarrekening.

Reacties en vragen

De Adviescommissie doet de suggestie om een andere keer, bijvoorbeeld komend najaar, wat dieper in te gaan op de rechtmatigheid. Mevrouw Rijnders zal dit inplannen.

De heer Westphal meldt dat de accountant de bevindingen van het controleteam met hem heeft besproken; de toelichting bevatte geen verrassingen. Hij wijst er vervolgens op dat de

organisatie ten aanzien van de Europese aanbestedingen en inkoop regelmatig voor dilemma’s wordt gesteld. Voorbeeld: Europese aanbestedingen kennen strenge termijnen. In een bepaald geval was het contractmanagement niet op orde, en werd de termijn overschreden. Er zou

opnieuw aanbesteed moeten worden, maar daarmee kwam het project stil te liggen – waar kosten aan verbonden zijn.

5. Raadsvoorstel Voorjaarsnota 2023 en bijbehorende documenten

Aan dit onderwerp werd een technische sessie gewijd die als verhelderend werd ervaren. De Adviescommissie is positief over de leesbaarheid, al kan het nog beter, en bij voorkeur ook minder omvangrijk.

6. Jaarverslag Concernaudit

Zie de presentatie (bij vergaderstukken). De afdeling Concernaudit heeft het afgelopen jaar een grote professionaliseringsslag gemaakt, vertelt mevrouw Grundauer. Het streven is om de

dienstverlening continu te verbeteren; daarom wordt sinds september jl. na elke afgeronde

opdracht middels een enquête om feedback gevraagd. Mevrouw Grundauer is blij met de goede scores.

3 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Er zijn geen vragen of opmerkingen over het jaarverslag. 7. Vooruitblik jaarplan 2023

Mevrouw Rijnders heeft onderwerpen voor de zomersessie verzameld (vr. 08-09 van 10.0016.00 uur). Elk commissielid mag twee onderwerpen kiezen. De ‘top vier’ gaat mee naar de

zomersessie. De heer Westphal adviseert om het investeringsbeleid te kiezen; er zijn naar zijn

mening onderwerpen bij die ook in een reguliere vergadering geagendeerd kunnen worden, of een keer informeel.

Mevrouw Rijnders stelt voor om de geplande bijeenkomst van 14 september a.s. te laten vervallen. Hiermee gaan allen akkoord.

Schorsing

De ambtenaren verlaten de vergadering. 8. Voortgang controle

De heer Van Vugt meldt dat de controleverklaring kan worden verwacht op 12 juni a.s. Wat betreft de grondexploitaties meldt hij dat er eerder vandaag een zinvolle technische

bijeenkomst werd gehouden. Er konden veel vragen worden gesteld – én beantwoord. Hij

adviseert de Adviescommissie om het thema niet los te laten, maar om te bezien hoe de positie van de raad nog verstevigd kan worden. Mevrouw Rijnders vult aan dat dit ook de wens van de wethouder is.

De accountant kijkt terug op een intensief controleproces; er is hard gewerkt om alle informatie tijdig gereed te hebben. De samenwerking met de organisatie verloopt steeds beter, vindt de

heer Van Vugt, en er zijn goede, constructieve en open gesprekken gevoerd met de directie en het college. Men was het over het algemeen eens over de onderwerpen die anders en beter kunnen. Discussies over de bevindingen van het controleteam zijn er niet geweest. 9. Overige onderwerpen

Er wordt afgesproken dat er een paar aandachtspunten worden genoteerd, die mevrouw

Zwinkels dan kan inbrengen in het debat van 20 juni a.s. Allen zijn het erover eens dat een formeel advies aan de commissie VBF achterwege kan blijven.

Raadstoets Bewoners & Bestuur

De raadsrapporteurs Maas, Dekkers en Dijkstra hebben geadviseerd om meer aandacht te besteden aan participatie, en om daar meer proactief op in te zetten.

Debat jaarstukken

4 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Het DB van de raad heeft het advies van de Adviescommissie inzake de behandeling in twee

delen overgenomen: het eerste deel gaat over het jaarverslag (beleid), het tweede deel gaat over de jaarrekening en de financiële positie van de gemeente. Namens de Adviescommissie zal er tweemaal inbreng worden geleverd. 10. Rondvraag en sluiting

Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De vergadering wordt gesloten.

5 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl