Adviescommissie CF 07-10-2021.docx

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

23 september 2021 van 18.00-19.00 uur Grote Trouwzaal, Stadhuis

Adviescommissie: Dimitri Gilissen (voorzitter), Janneke Admiraal, Has Bakker, David Bosch, Henk van Deún, Floor de Koning, Julia van Ophem, Ruurt Wiegant, Rick van der Zweth en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit)

Overige deelnemers: Paul Venhoeven en Gerth Molenaar (Rekenkamer), Antoine van Vlodorp (manager concernaudit), Edwin Westphal (concernmanager financiën, inkoop en juridische zaken) en Niels Fritz (Deloitte)

Niet aanwezig: Cees Bos, Bert van Steeg en Tessa Sturkenboom (commissie) en Rein-Aart van Vugt (Deloitte)

1. a. Opening en mededelingen

De voorzitter opent de vergadering. Er zijn geen mededelingen. b. Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Verslag vorige vergadering (23-09-2021)

Geen opmerkingen; het verslag wordt vastgesteld. 3. Ingekomen en verzonden stukken

Er is geen post die door de Adviescommissie behandeld moet worden. 4. Programmabegroting 2022 en tweede bestuursrapportage 2021

Er ligt een min of meer reguliere programmabegroting voor, stelt de heer Westphal. De

meicirculaire is verwerkt. Uit de tweede bestuursrapportage blijkt dat de ambtelijke organisatie zo goed mogelijk tussentijds probeert bij te sturen.

De analyse van de accountant is nog niet met de ambtelijke organisatie gedeeld. De heer Fritz licht toe dat Deloitte enkele opvallende zaken in de begroting heeft aangegeven, en heeft

vermeld wat opviel, in positieve dan wel negatieve zin. De belangrijkste opmerkingen betreffen

de opvallend grote hoeveelheid tekst en het hoge ambitieniveau; de accountant vraagt zich af of dat wel haalbaar is. De impact van de coronamaatregelen is niet goed te volgen, vindt de

accountant, welke meevallers en welke tegenvallers zijn er? Wat betekenen deze voor het totaalbeeld?

De heer Van Deún had in de begroting graag meer willen lezen over investeringen in

maatschappelijk rendement. Er wordt afgesproken dat zowel de accountant als de ambtelijke organisatie hierop per e-mail terugkomen.

Pagina 1 van 3

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Het is de heer Bakker opgevallen dat de schuldquote in 2024 boven 100% zal uitkomen. Is dat een trendbreuk? Volgens de heer Westphal lag de netto schuldquote vorig jaar ook al boven 100%; het beeld is vergelijkbaar met dat van de G4. Bovendien wordt het afwegingsmoment

(Voorjaarsnota) naar september verschoven; dit heeft effect op de omvang van de schuldquote. Het is de Rekenkamer opgevallen dat er een positief verschil van € 29 miljoen is ten opzichte

van de begroting. De heer Westphal licht toe dat de oorspronkelijke raming is bijgesteld naar aanleiding van de meicirculaire.

Vervolgens wordt afgesproken dat de ambtelijke organisatie de technische vragen vóór de

commissievergadering van eind oktober a.s. beantwoordt, waaronder ook de vragen van de

accountant. De heer Westphal acht dit haalbaar. Mevrouw Rijnders wijst erop dat raadsleden ook nog gelegenheid hebben om technische vragen te stellen tijdens de technische briefing op 12 oktober a.s.

5. Vooruitblik jaarplan 2021/2022

Zie het overzicht in de vergaderagenda. Er worden dit kalenderjaar nog twee vergaderingen gehouden, namelijk op 4 november en 9 december.

Op 4 november wordt de Regeling Risicovolle Projecten behandeld; Ook de businesscontrollers van de betreffende projecten zullen worden uitgenodigd door concern.

Eveneens op 4 november zal er aandacht worden besteed aan de raadstoets van ná de

gemeenteraadsverkiezingen, de planning voor 2022 en de door de wethouder toegezegde

analyse van de verschillen tussen begroting en realisatie. Hierover is een raadsbrief met bijlage toegezegd. Omdat de termijnen aan de krappe kant zijn, lukt het misschien niet om deze brief op tijd aan de Adviescommissie voor te leggen. Bespreking moet echter wel vóór 11 november

plaatsvinden, want dan vindt het slotdebat plaats. De Adviescommissie verleent de voorzitter en de secretaris mandaat, voor het geval bespreking op 4 november a.s. niet mogelijk is.

Schorsing

De ambtenaren verlaten de vergadering. 6. Plan van aanpak accountantscontrole

Zie het conceptplan, bij vergaderstukken. De Adviescommissie stemt ermee in. De heer Fritz merkt op dat er bij de controle 2020 erg veel extra overleg nodig was, in het bijzonder over

grondexploitaties. Deloitte neemt een deel van de daaraan verbonden meerkosten voor eigen

rekening. Mevrouw De Koning stelt dat de accountant elk jaar meerkosten in rekening brengt; zij vraagt zich af of daar misschien aanvullende afspraken over moeten worden gemaakt bij

aanbesteding. De heer Fritz geeft aan dat berekenen van meerkosten in principe niet nodig is

omdat er bij aanvang goede afspraken zijn gemaakt. De kostenoverschrijding hing samen met Pagina 2 van 3

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

posten waarmee bij de aanbesteding geen rekening was gehouden, bijvoorbeeld de vele coronaregelingen.

7. Advies inzake programmabegroting 2022 en bijbehorend raadsvoorstel Hierover zijn eerder al afspraken gemaakt. 8. Rondvraag en sluiting

Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De voorzitter sluit de vergadering.

Pagina 3 van 3

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl