Adviescommissie CF 07-01-2021.docx

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

7 januari 2021 van 18.00-19.00 uur, digitale vergadering via MS Teams Subcommissie: Dimitri Gilissen (voorzitter), Janneke Admiraal, Has Bakker, David Bosch, Henk van Deún, Floor de Koning, Julia van Ophem, Bert van Steeg, Rick van der Zweth en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit)

Overige deelnemers: Fred van Es (projectleider a.i. Rechtmatigheidsverantwoording), Annemarie Koolenbrander

(strategisch adviseur), Gerth Molenaar (secretaris Rekenkamer), Gloria Sundermann (trainee), Paul Venhoeven (Antoine van Vlodorp (manager Concernaudit), Edwin Westphal (concernmanager Financiën, Inkoop en Juridische zaken), Katie Zwetsloot (Concerncontroller), Niels Fritz en Rein-Aart van Vugt (Deloitte)

Niet aanwezig: Ruurt Wiegant

1a. Opening en mededelingen

De voorzitter heet allen welkom en opent de vergadering. Er wordt een korte voorstelronde

gehouden omdat Gloria Sundermann, Paul Venhoeven en Bert van Steeg voor het eerst aanwezig zijn.

1b. Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Verslag vorige vergadering (27-10-2020)

Geen bijzonderheden; het verslag wordt vastgesteld. 3. Ingekomen en verzonden stukken

a. Financiële informatie in Excel door ambtelijke organisatie

Mevrouw Koolenbrander licht toe dat de informatie die op verschillende plekken in de begroting en in de jaarstukken staat in voorliggend document bijeen is gebracht. Het zijn uitsluitend

gegevens en getallen; deze kunnen gemakkelijk naar een Exceldocument worden gekopieerd om er bewerkingen mee te doen. Enkele commissieleden hebben behoefte aan praktische instructie. Daar maken zij een afspraak voor met mevrouw Koolenbrander.

b. Beleidsveld Personeel en Organisatie – Raadsbrief Verbetering bedrijfsvoering en sturingsmodel gemeente Utrecht Geen opmerkingen.

c. Brief van de provincie Utrecht, betreft repressief toezicht

De Provincie geeft erin aan dat het tempo van investeringen achterblijft bij de ramingen,

hetgeen betekent dat de cijfers over de schuldquote in de afgelopen jaren lager zijn dan de

begroting vermeldt. Er wordt afgesproken dat de brief in de volgende vergadering op de agenda wordt gezet voor een korte, technische bespreking. De commissie vraagt de accountant en de ambtelijke organisatie om dan een reactie op de brief te geven.

Pagina 1 van 4

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

4. Raadsvoorstel Grenswaarden rechtmatigheidsverantwoording en aanpassing controleverordening

De heer Van Es meldt dat er een wijziging is doorgevoerd: de grenswaarde is op 1,5% blijven staan, maar de rapportagetolerantie is verlaagd naar een vast bedrag van € 500.000, wat aansluit op de rapportagetolerantie die de externe accountant aanhoudt.

Geen van de commissieleden heeft vragen of opmerkingen over het raadsvoorstel. Mevrouw Rijnders geeft aan dat de bijgevoegde Controleverordening eveneens moet worden aangepast; dat kan zodra definitief is vastgesteld dat de Rechtmatigheidsverantwoording in 2021 wordt ingevoerd. Op basis van die wetgeving zal de Controleverordening worden

aangepast. Vooruitlopend daarop heeft de ambtelijke organisatie daar een voorstel voor gedaan. De heer Van Es verduidelijkt dat er werkzaamheden verschuiven van de externe accountant naar de gemeentelijke organisatie zelf. De heer Van Vugt vult aan dat het voorstel vóór de

verkiezingen bij de Tweede Kamer op de agenda komt. Hij kan zich goed vinden in de bij het

raadsvoorstel behorende notitie – een helder stuk waarin heldere keuzes worden voorgelegd. In de Controleverordening zelf, Art. 1 in het bijzonder, zal naar verwachting nog het een en ander

gewijzigd moeten worden, want daarin wordt verwezen naar artikelen van de Gemeentewet – die eveneens op punten wordt gewijzigd. De heer Van Vugt adviseert om met aanpassen van de Controleverordening te wachten tot na de parlementaire behandeling.

De commissieleden zijn het erover eens dat het raadsvoorstel bij de Commissie Mens & Samenleving geagendeerd kan worden.

5. Board letter accountant en reactie college

De heer Van Deún merkt op dat er tijdens digitale vergadering geen geheime stukken kunnen

worden besproken. De brief is een openbaar stuk; er is echter ook een vertrouwelijke bijlage bij. De vragen van de commissieleden betreffen hoofdzakelijk de bijlage. Mevrouw Zwetsloot licht

toe dat het college voor de gehele managementletter geheimhouding heeft opgelegd omdat erin wordt vermeld op welke punten de interne beheersing moet worden verbeterd. Dit legt kwetsbaarheden bloot waar externen misbruik van zouden kunnen maken.

Desgevraagd geeft de heer Van Vugt aan dat de meeste gemeenten geen geheimhouding

opleggen ten aanzien van de managementletter, omdat deze bij WOB-verzoeken toch moet worden vrijgegeven. De kwetsbaarheden in voorliggend stuk betreffen hoofdzakelijk aan IT gerelateerde zaken.

Na enige gedachtewisseling stelt de voorzitter voor om het agendapunt niet te behandelen, en om daarvoor een aparte, fysieke vergadering te plannen. Bij uitzondering is dat wel mogelijk, mits de coronamaatregelen in acht worden genomen. Daarmee gaan allen akkoord. Het agendapunt wordt afgevoerd.

Pagina 2 van 4

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

6. Vooruitblik jaarplan 2021

De brief van de Provincie Utrecht, betreft repressief toezicht, wordt aan het jaarplan toegevoegd, evenals behandeling van de managementletter. Mevrouw Rijnders vult aan dat er tijdens de volgende vergadering aandacht wordt besteed aan de raadstoets, onderwerpen:

maatschappelijke ondersteuning en bereikbaarheid. De voorzitter roept de raadsleden op alvast te bespreken binnen de fractie wie kan deelnemen als raadsrapporteur. Er zijn geen opmerkingen of aanvullingen.

Schorsing

De ambtenaren verlaten de vergadering. 7. Voortgang controle accountant met Adviescommissie Controle & Financiën

De heer Van Vugt komt een moment terug op de brief van de Provincie (zie 3.c.), die in de

volgende vergadering aan de orde zal komen. De Adviescommissie heeft de voorspellende

waarde van de begroting en van investeringsbudgetten zelf ook al als speerpunt aangemerkt. De interim-controle is goed verlopen; het is de accountant opgevallen dat de organisatie al heel veel bevindingen en adviezen uit de controle 2019 heeft opgepakt. Als gevolg van de

coronamaatregelen kosten sommige acties helaas meer tijd. Desalniettemin ziet de accountant de controle met vertrouwen tegemoet, gezien het feit dat de organisatie de accountant zeer proactief informeert en raadpleegt.

In de controle zal de verantwoording van COVID-gelden veel tijd en aandacht vragen, in het

bijzonder wat betreft de TOZO-regeling en de steunmaatregelen voor de zorgsector en de Wmo. De rijksoverheid heeft een verantwoordingsproces ingesteld voor meerwerk en voor facturen

waarvoor geen of geen volledige prestatie is verricht tijdens de lockdowns. Het rijk compenseert de gemeente daarvoor, maar wil een uitvoerige verantwoording in de Jaarrekening 2020. De

SiSa-bijlage vermeldde eerder dertien regelingen – in 2020 waren het er 31. De gemeente heeft daar processen voor opgezet, en goed vormgegeven volgens de accountant. Op korte termijn

volgt er overleg met de ambtelijke organisatie over de planning van de jaarrekening, en hoe de Adviescommissie daarbij betrokken wordt. Het gaat hier niet om een specifiek Utrechts

vraagstuk, stelt de heer Van Vugt; het speelt landelijk. In elk geval zal de Utrechtse raad goed op de hoogte worden gehouden van de gang van zaken.

Desgevraagd antwoordt de heer Van Vugt dat er mogelijk meerkosten te verwachten zijn voor

aanvullende werkzaamheden – niet in verband met constateringen uit het voorgaande jaar, maar vanwege de nieuwe geldstromen die gecontroleerd moeten worden. De TOZO-regeling

bijvoorbeeld, is nieuw. Ook de toegevoegde regelingen (SiSa-bijlage) vragen extra controlewerk. Deze kosten worden gedeeltelijk vergoed vanuit het Rijk. Er wordt afgesproken dat de

Pagina 3 van 4

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

accountant de Adviescommissie informeert zodra er zicht komt op de extra controles en de impact daarvan.

De commissie is benieuwd hoe de accountant terugkijkt op de interim-controle, nu deze voor

de tweede keer is gedaan. De organisatie pakt de zaken goed op, vindt de heer Van Vugt; veel bevindingen worden erkend en vaak zelfs omarmd. Daar is men voortvarend mee aan de slag gegaan, ondanks de coronacrisis.

Eerder werd aandacht gevraagd voor de verschillen tussen begroting en jaarrekening. De heer Van Vugt verwacht dat er over het boekjaar 2020 opnieuw van die verschillen zullen zijn. Het

rijk heeft de eerste en tweede tranche uitbetaald (ongeveer € 1,6 miljard). Dat bedrag moet in de jaarrekening als opbrengst worden verantwoord, echter, de kosten aan corona gerelateerd die daar tegenover staan, zijn lager, al schuift een deel door naar 2021. Al met al leidt dit tot een positief resultaat. Daar komt bij dat ambtenaren het afgelopen jaar veel met COVID-19

bezig zijn geweest, ten koste van reguliere activiteiten. Het gevolg is dat een redelijk aantal

budgetten onderbesteding laten zien. Er blijft dus geld over, echter niet alleen in Utrecht. Dit speelt bij alle gemeenten.

Zal de onderbesteding vergelijkbaar zijn met die van vorig jaar? Volgens de heer Van Vugt is het lastig om daar nu al een indicatie van te geven. Hij veronderstelt dat het meer zal zijn dan vorig jaar; de jaarrekening moet dus vergezeld gaan van een heldere analyse. Hij adviseert om de grondexploitatie apart te houden en afzonderlijk inzichtelijk te maken. 8. Rondvraag en sluiting

Mevrouw Rijnders meldt dat zij een afspraak heeft met de heer Westphal, om te praten over de

investeringen, zoals ook de leesbaarheid en begrijpelijkheid van het raadsvoorstel van de MPR. In de volgende vergadering komt zij erop terug.

De heer Venhoeven bedankt de commissie voor de uitnodiging, en geeft aan dat hij graag nog eens aansluit. De heer Van Steeg sluit zich daarbij aan.

Er wordt verder geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De voorzitter sluit de vergadering.

Pagina 4 van 4

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl