Adviescommissie CF 02-06-2022 (verslag).docx

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

2 juni 2022 van 20.00-22.00 uur Stadskantoor

Adviescommissie: Has Bakker (voorzitter a.i.), David Bosch, Gert Dijkstra, Meike Hellevoort, Ruud Maas, Stevie Nolten, Annemarijn Oudejans, Margreet Ramaker, Rick van der Zweth, Jantine Zwinkels en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Financien, Control & Audit)

Overige deelnemers: Jasmin Grundauer (manager concernaudit), Annemarie Koolenbrander (concerncontrol),

Agnes Scholte (concerncontrol), Paul Venhoeven (Rekenkamer), Edwin Westphal (concernmanager financiën, inkoop en juridische zaken), Katie Zwetsloot (Concerncontroller), en Rein-Aart van Vugt en Niels Fritz (Deloitte)

Niet aanwezig: Cees Bos en Bina Chirino

1. a. Opening

De voorzitter a.i. heet allen welkom in het Stadskantoor, waar de vergadering eenmalig wordt gehouden omdat in de binnenstad de 900e verjaardag van Utrecht wordt gevierd. De heer

Bakker neemt het voorzitterschap waar voor mevrouw Schilderman; zij wordt voorgedragen voor een wethoudersfunctie.

Mevrouw Zwinkels wordt voorgedragen als opvolgster van mevrouw Schilderman. Geen van de leden heeft hier bezwaar tegen; mevrouw Zwinkels zal in de eerstvolgende raadsvergadering officieel worden benoemd tot voorzitter van de Adviescommissie Controle & Financiën. b. Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (21-04-2022)

Geen opmerkingen; het verslag wordt goedgekeurd en zal aan de Commissie VBF worden gestuurd met het advies om het vast te stellen. 3. Ingekomen en verzonden stukken

Antwoord op vragen bibliotheek

Het antwoord is de commissieleden toegestuurd. De heer Westphal geeft aan dat het document geen vertrouwelijke informatie bevat; het kan bij de commissiestukken in iBabs worden gezet. Mevrouw Zwinkels meldt dat haar fractie nadenkt over mogelijke vervolgstappen; zij nodigt anderen uit zich daarbij aan te sluiten.

Er zijn geen vragen of opmerkingen over de overige ingekomen en verzonden stukken. 4. Jaarstukken 2021

Het DB heeft besloten de Jaarrekening 2021 op 9 juni a.s. ter vaststelling te agenderen. De heer Van Vugt geeft een toelichting; zie de presentatie ‘Controle jaarrekening 2021.’ De

Pagina 1 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

accountantscontrole werd op 25 mei jl. afgerond met een goedkeurende controleverklaring,

zowel wat betreft de rechtmatigheid als het getrouwe beeld. Dit betekent dat er geen fouten of

onzekerheden zijn aangetroffen die de bandbreedte overschrijden. De accountant is te spreken over de aandacht die de gemeente besteedt aan fraude en integriteit; hiermee loopt Utrecht

landelijk echt voorop. Ook de manier waarop de effecten van COVID-19 werden verwerkt, heeft de instemming van de accountant. Gedurende het controleproces zijn er goede en open

gesprekken geweest met directie en college. De heer Van Vugt signaleert dat de organisatie vooruit wil. Er wordt niets achtergehouden. De samenwerking tussen controleteam en organisatie verliep naar tevredenheid, waardoor er geen vertraging optrad.

Een punt van aandacht is de SiSa-regeling (Single information, single audit). Dit betreft gelden die de gemeente van andere overheden krijgt om specifieke doelen mee te realiseren, te verantwoorden in de SiSa-bijlage. De gemeente Utrecht kent meer dan veertig van die

regelingen, wat zowel voor de organisatie als voor het controleteam voor zware administratieve last zorgt. De SiSa-regeling is niet nieuw, maar het aantal regelingen is in twee jaar tijd verdrievoudigd.

De heer Van Vugt doet de suggestie om de volgorde waarin bestuurlijke stukken worden

behandeld nog eens kritisch na te lopen; misschien helpt een iets andere planning de druk wat te verlichten.

De gemeentelijke organisatie legt de lat hoog: er zijn veel ambities en doelstellingen

geformuleerd, maar dit vraagt om voldoende capaciteit. Wat dat betreft werkt de huidige

arbeidsmarkt niet erg mee; er zijn veel vacatures, waardoor gereserveerd geld niet besteed kan worden. Met name in het onderdelen Ruimte en Mobiliteit pleit de accountant voor een meer integrale aanpak.

Er is een rechtmatigheidsfout van ongeveer € 3,5 miljoen gemaakt, betreft zes contracten.

Concernaudit heeft de fout zelf ontdekt, helaas achteraf. Het wordt als een incident beschouwd. Volgens de begroting zou het eigen vermogen in 2021 met € 56 miljoen afnemen, maar het

nam toe met € 33 miljoen. Dit leidt tot andere kengetallen inzake solvabiliteit. De heer Van Vugt concludeert dat er geld niet is uitgegeven, wat bij meer gemeenten wordt gezien. Ook bij de provincies is dit een punt van aandacht. N.B.: het gaat over het algemeen om incidentele

middelen; de gemeente komt structureel geld tekort, maar ziet onvoldoende kans om het

incidentele geld te besteden. De accountant verwacht dat dit niet binnen enkele jaren opgelost wordt, want het hangt samen met de krapte op de arbeidsmarkt.

Zie de twee ongecorrigeerde fouten (effect € 1,8 miljoen). De heer Van Vugt licht toe dat dit

deels te maken heeft met de stelposten die in de grondexploitatieramingen Merwedekanaalzone waren opgenomen. Het is niet toegestaan om stelposten op te nemen in een raming, omdat er

Pagina 2 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

dan geen goede schatting van de uitkomst te maken is. Met een integrale aanpak zou dit eerder gesignaleerd en gecorrigeerd zijn. Voor de raad is niet gemakkelijk te controleren of de

administratieve verwerking ook voldoet aan het Besluit Begroting & Verantwoording (BBV). Desgevraagd legt de heer Westphal uit dat elk programma in de jaarstukken wordt toegelicht; elk programma heeft een voorlegger. Er verschijnen twee bestuursrapportages per jaar. In de

tweede bestuursrapportage wordt de stand per 1 juli gepeild. Wijzigingen ná 1 juli, inclusief de septembercirculaire, zitten daar dan dus niet bij. Bij de gemeente wordt gesignaleerd dat

besluitvormingsmomenten van de rijksoverheid lijken te verschuiven van het voorjaar naar het najaar; daar hebben de gemeenten redelijk wat last van.

Controleert de accountant de bestedings- en dekkingsvoorstellen? Worden er overschotten

doorgeschoven naar het volgende boekjaar? Volgens de heer Van Vugt wordt daar niet in het

bijzonder aandacht aan besteed, al is het een politiek interessante kwestie, en een goed punt van aandacht voor de raad.

Overige vragen en reacties

Er is een ernstige poging gedaan om een wat minder omvangrijke jaarrekening samen te stellen, maar dat is niet helemaal gelukt. Kan de Adviescommissie daar aanbevelingen voor doen?

Volgens de voorzitter is dit in de vorige raadsperiode een belangrijk punt van aandacht geweest; er wordt aan gewerkt. De heer Van Vugt vult aan dat dit begint met verbeteren van de

begroting. Dit zal uiteindelijk leiden tot minder omvangrijke stukken. De heer Westphal geeft aan dat er ook wordt gestreefd naar meer uniformiteit in de programma’s.

Waarom is de accountant zo uitvoerig ingegaan op het Rachmaninoffplantsoen? De heer Van

Vugt verduidelijkt dat de accountant moet letten op wat de gemeente doet aan het voorkómen van fraude, en welke processen er worden gevolgd als er signalen van fraude zijn. Om na te

gaan of er potentiële gevallen van fraude zijn, neemt de accountant de integriteitsmeldingen

door. Zou dit het geval zijn, dan moet dat aan de raad worden gerapporteerd en moet worden aangegeven of de procedures correct gevolgd werden. In het geval van het

Rachmaninoffplantsoen rees het vermoeden dat er een fraudesignaal was – waarop alle wettelijke stappen zijn gevolgd.

Er zijn verder geen vragen over de jaarstukken. De Adviescommissie voelt zich voldoende geïnformeerd.

5. Raadsvoorstel Voorjaarsnota 2022 en bijbehorende documenten

Op 31 mei jl. werd de Voorjaarsnota uitvoerig toegelicht. Er zijn ter vergadering geen

aanvullende vragen. Mevrouw Rijnders is benieuwd wat de commissieleden vonden van de

leesbaarheid, in het bijzonder van het Maarjarenperspectief Ruimte (MPR). De heer Van Vugt

vindt dat de leesbaarheid over het algemeen beter en duidelijker kan. Bovendien is het lastig om Pagina 3 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

de beslispunten uit het raadsvoorstel te relateren aan het document. Het geheel kan een

kwaliteitsslag gebruiken, en daar zou de Adviescommissie concrete suggesties voor kunnen

doen. Er wordt afgesproken dat dit onderwerp in een volgende vergadering op de agenda wordt gezet.

6. Jaarplan Concernaudit

Toelichting door mevrouw Grundauer. De samenstelling van het team Concernaudit wordt

toegelicht aan de hand van een presentatie (zie bij vergaderstukken). Het team bestaat uit

12 fte, waaronder twee data-analisten. Zij houden zich hoofdzakelijk bezig met de toepassing

van technologie en helpen organisatieonderdelen op het gebied van automatisering. Zij zijn nu bezig met een pilotproject bij Publiekszaken: een chatbot. Dit werkt met kunstmatige intelligentie en wordt onder andere gebruikt bij het aanvragen van reisdocumenten.

Het jaarprogramma van het team Concernaudit is gekoppeld aan tien strategische doelstellingen van de gemeente. Dit jaar wordt in het bijzonder gefocust op IT en informatieveiligheid.

Er wordt opgemerkt dat het team ook evaluaties houdt. Wat gebeurt er met de uitkomsten?

Mevrouw Grundauer geeft aan dat rapportages naar de opdrachtgever gaan. De opdrachtgever van de evaluatie zorgpartners Wmo/JZ bijvoorbeeld, is de manager Maatschappelijke

Ondersteuning. Het college ontvangt tweemaal per jaar een rapportage op hoofdlijnen. Het programma vermeldt optionele audits. Die worden uitgevoerd als er tijd over is.

Hoe verloopt zo’n audit, bijvoorbeeld die voor Onderwijshuisvesting? Mevrouw Grundauer legt uit dat dit in samenwerking met het schoolbestuur wordt gedaan; dit staat later in het jaar op het programma. De afdeling is nu bezig met Werken 3.0 – het nieuwe (hybride) werken. Voorafgaand aan het onderzoek is uitvoerig met het management overlegd over de

aandachtspunten. Wie bepaalt wat er onderzocht gaat worden? Volgens mevrouw Grundauer vragen afdelingsmanagers er soms zelf om, maar Concernaudit gaat ook aan de slag als er

risico’s worden gezien. Desgevraagd vult zij aan dat de onderbesteding in het sociaal domein nu geen aanleiding voor onderzoek is, maar dat dit wel opgepakt kan worden.

In de volgende vergadering van de Adviescommissie wordt het rapport van Concernaudit geagendeerd (periode 1 april 2021 tot en met 31 maart 2022). 7. Vooruitblik jaarplan 2022

Zie het overzicht in de vergaderagenda. Tijdens het ochtendprogramma van de zomersessie zijn er medewerkers van het Stadskantoor aanwezig. Het middagprogramma is met de Adviescommissie ‘onder elkaar,’ in aanwezigheid van de accountant.

Het is jammer dat het onderdeel Aanbesteden en subsidies is geschrapt, wordt gezegd, jammer dat daar geen tijd voor is. Als er toch nog tijd is, zou het leuk zijn om te horen hoe andere

Pagina 4 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

gemeenten omgaan met dekking voor moties en amendementen. Mevrouw Rijnders wijst erop dat de Adviescommissie daarover binnenkort een notitie krijgt.

Voor de nieuwe opzet van de begroting is 1,5 uur gereserveerd – is dat wel genoeg? Er wordt

afgesproken dat de heer Westphal hierop terugkomt; als hij meer tijd nodig heeft, dan kan dat. Omdat de Zomersessie op 26 augustus a.s. is, komt de geplande vergadering van 1 september a.s. te vervallen.

Schorsing

De ambtenaren verlaten de vergadering. 8. Voortgang controle accountant

De heer Van Vugt heeft geen aanvullingen op hetgeen eerder vanavond aan de orde kwam. Hij benadrukt nogmaals dat de belangrijkste vraagstukken op directie- en collegeniveau worden onderkend; de accountant is tevreden over de manier waarop ze worden aangepakt.

De heer Venhoeven vraagt aandacht voor de samenhang tussen resultaat en beschikbare

capaciteit. Zijn alle ambities wel uitvoerbaar? De heer Van Vugt veronderstelt dat het nieuwe

coalitieprogramma nieuwe ambities zal bevatten. Deze zullen opnieuw moeten worden bekeken in relatie tot de realisatiekracht in de organisatie. Naar de inschatting van de accountant wordt hier goede aandacht aan besteed. De domeinen Ruimte en Mobiliteit vragen de meeste

aandacht. Betekent dit dat er meer ambtenaren bij moeten komen, en zou dat gaan helpen? Zou de Adviescommissie hier bij gelegenheid meer informatie over kunnen krijgen? In dit verband verwijst mevrouw Rijnders naar het visitatierapport. De heer Van Vugt vult aan dat de

begrotingsbehandeling een belangrijk moment zal zijn: het coalitieprogramma moet worden

verwerkt in een begroting; raadsleden zouden kunnen vragen naar de ambities zoals verwoord in de begroting, in relatie tot de beschikbare capaciteit. Bij overheden is sturing, anders dan in het bedrijfsleven, sterk op taken gericht. Personeelskosten zijn versleuteld in de taken. 9. Wat verder ter tafel komt

De voorzitter geeft aan dat het gebruikelijk is dat de voorzitter van de Adviescommissie de raad op de hoogte stelt van de bevindingen, voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken. Mevrouw Zwinkels stemt dit met mevrouw Rijnders af.

De Adviescommissie besluit, gezien de korte termijnen en de beleidsarme Voorjaarsnota, om geen aparte adviesbrief aan de Commissie VBF te sturen.

Mevrouw Rijnders vertelt dat zij zo nu en dan contact opneemt met de griffie van andere gemeenteraden, om ervaringen uit te wisselen. De adviescommissies van de gemeenten

Amersfoort en Nieuwegein zouden graag eens horen hoe de Utrechtse Adviescommissie werkt. Pagina 5 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

De leden vinden het een goed idee om daarvoor een afspraak te maken, maar zij willen zich eerst wat beter in de materie inwerken. 10. Rondvraag en sluiting

Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De vergadering wordt gesloten.

Pagina 6 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl