Adviescommissie C&F 20-03-2025

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

20 maart 2025, 09.00-10.45 uur Burgemeesterskamer Stadhuis

Adviescommissie: Jantine Zwinkels (vz.), Sjaak van Bemmel, Bina Chirino, Fred Claasen, Raphaël Klijn, Ruud Maas, Charlotte Passier, Ralph Peters, Margreet Ramaker, Ruben Snijder, Rick van der Zweth en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit)

Overige deelnemers: Johan Dorst (Griffie), Jasmin Grundauer (manager concernaudit), Annemieke Jutte (adviseur

hervormingsbezuinigingen en risicomanagement), Rachid Saghraoui (concerncontroller en directeur financiën a.i.),

Paul Venhoeven en Gerth Molenaar (Rekenkamer), Hanneke Zeevalkink (programmamanager hervormingsbezuinigingen), Bob Leeuwenkamp en Rein-Aart van Vugt (Deloitte)

Niet aanwezig: Derk van Bergen, Cees Bos, Gert Dijkstra, Stevie Nolten, Victor Paalman, Titus Stam. Notulen: Rosenbaum Select, notulisten & verslaggevers

1. a. Opening en mededelingen

De voorzitter heet allen welkom, de heer Klijn in het bijzonder, want hij is er voor het eerst bij. b. Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (13-02-2025) Geen bijzonderheden; het verslag wordt vastgesteld. 3. Ingekomen stukken •

Advies van de deskundigencommissie Van Ark, betreft de hervormingsagenda jeugd

Toelichting door de heer Saghraoui. De commissie Van Ark kwam tot de conclusie dat

gemeenten over de jaren 2022 en 2023 in totaal € 1,6 miljard te weinig hebben gekregen voor jeugdzorg. Ook voor 2025 wordt een te lage rijksbijdrage verwacht. De commissie Van Ark adviseert om dit deels met geld en deels met gewijzigd beleid op te lossen. De VNG voert

overleg met de rijksoverheid over het naderende ravijnjaar 2026, de adviezen van de commissie Van Ark en indexering van de rijksbijdrage. De gemeente Utrecht zet in op het binnenhalen van middelen. Tijdens het Overhedenoverleg, eerder deze week, werd duidelijk dat de rijksoverheid stuurt op een integrale afweging bij de (rijks-)voorjaarsnota.

Vragen, reacties en discussie

Desgevraagd geeft de heer Saghraoui aan dat het voorgaande uiteraard wordt betrokken bij de voorbereidingen op de voorjaarsnota. Intern wordt afgewogen hoeveel risico de gemeente

hierbij wil nemen. Het is lastig om dit onder controle te krijgen, want pas ná de behandeling van de voorjaarsnota komt de meicirculaire. De gemeente moet dus eigenlijk anticiperen op iets waarvan de omvang volstrekt nog niet duidelijk is.

1 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Betekent dit dat de gemeente Utrecht de komende jaren extra geld moet reserveren voor jeugdzorg? De heer Saghraoui verduidelijkt dat de commissie Van Ark reageert op de

hervormingsagenda jeugd. Daarin staat dat inzet om de kosten voor jeugdzorg te verlagen een

gezamenlijke verantwoordelijkheid is, maar veel gemeenten – waaronder Utrecht – hadden daar al maatregelen voor genomen. De commissie Van Ark doet de aanbeveling om de

inspanningsverplichting niet als vrijblijvend te beschouwen, en dringt ook aan op maatregelen aan de voorkant van het rijksbeleid. Verlaging van de kosten voor jeugdzorg heeft een onwenselijk gevolg, namelijk oplopende wachtlijsten. •

Jaarverslag 2024 van de Rekenkamer

Het jaarverslag laat zien dat 2024 een productief jaar was voor de Rekenkamer. De heer

Venhoeven wijst op het eerste hoofdstuk, de bestuurlijke terugblik, waarin de Rekenkamer

enkele belangrijke constateringen en aanbevelingen doet. Sturen en verantwoorden zal nóg

belangrijker worden dan het al was, zegt de heer Venhoeven. Hier is de afgelopen twee jaar veel aandacht voor geweest, maar wat in beleidsnota’s staat, moet nog wel worden ingevoerd. De goede intenties zijn echter duidelijk.

Over de organisatie van de Rekenkamer zelf geeft de heer Venhoeven aan dat de formatie

achterblijft bij die van de gemeente. Een voorstel tot uitbreiding werd om begrijpelijke redenen afgewezen; de gemeenteraad kan de komende tijd een nieuw verzoek verwachten. 4. Monitoring hervormingsbezuinigingen

Zie de presentatie Proces VJN/hervormingsbezuinigingen en monitor bezuinigingen, bij

vergaderstukken; toelichting door mevrouw Zeevalkink. De gemeenteraad heeft vorig jaar een besluit genomen over hervormingsbezuinigingen: vanaf 2026 € 20 miljoen, stapsgewijs

oplopend tot € 25 miljoen in 2029. De raad heeft aangegeven dat dit zoveel mogelijk gevonden moet worden in de gemeentelijke organisatie, om de stad te ontzien. Dit betekent dat werkprocessen waar mogelijk moeten worden aangepast.

Proces

Op blz. 6 van de presentatie is het proces op een tijdlijn weergegeven. In week 13 ontvangt de

raad een raadsbrief. In april en mei organiseert de griffie technische sessies. Op 10 juli a.s. staat de voorjaarsnota ter besluitvorming bij de raad op de agenda.

De Adviescommissie veronderstelt dat slimmer en/of anders werken de intentie is van de

hervormingsbezuinigingen. Hoe kan de raad zeker weten dat het niet om platte bezuinigingen

gaat? Hierop geeft de heer Saghraoui aan dat de begrippen hervorming en bezuiniging nog niet geheel zijn uitgekristalliseerd, vandaar dat hieraan in de raadsbrief nog geen kwalificatie wordt gegeven. De Adviescommissie verwacht dat er bij de voorjaarsnota wordt aangegeven of het is

2 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

gelukt om de gewenste besparing van € 25 miljoen te realiseren met hervormingen – dus met slimmer en/of anders werken.

‘Hetzelfde werk doen met minder geld’- wordt dat als bezuiniging of als hervorming gezien?

Volgens de heer Saghraoui gaat het vooral om slimmer werken. Met hetzelfde geld zal ánders worden gewerkt om hetzelfde te bereiken. De ambtelijke organisatie wordt hier deels door

externen bij begeleid. Er wordt afgesproken dat hierover wordt doorgepraat tijdens de eerste technische sessie.

In de raadsbrief zal een beeld worden gegeven van de verwachtingen voor de personele

gevolgen (in de ambtelijke organisatie). Welke taken en werkzaamheden gaan er wegvallen? Mevrouw Zeevalkink geeft aan dat hierover bij de behandeling van de voorjaarsnota wordt besloten. Over het niveau waarop de veranderingen zichtbaar zullen zijn, zal worden

doorgepraat tijdens de tweede technische sessie. In de monitor zal het niveau beter zichtbaar zijn.

Monitor bezuinigingen

De monitor is een tijdelijke aanvulling op de P&C-producten, en geeft een integraal overzicht

van de voortgang van de bezuinigingen. Daarmee wordt de bij de voorjaarsnota 2024 gemaakte afspraak nagekomen. Voor de inhoud van de monitor wordt verwezen naar blz. 10 van de

presentatie. De afdeling Financiën is van plan om de reserves, behorend bij de bezuinigingen, ook op te nemen. De raad ontvangt gedurende twee jaar tweemaal per jaar een ‘stoplichtrapportage’ waarin afwijkingen inhoudelijk worden toegelicht.

Er wordt opgemerkt dat de raad veelal totaaloverzichten van personeelskosten krijgt. Men wil

deze graag gespecificeerd per programma zien, zodat kan worden gevolgd welke effecten een financiële maatregel heeft op een beleidsterrein. Mevrouw Zeevalkink legt uit dat de monitor niet voorziet in personele gegevens; het abstractieniveau van de monitor sluit aan bij het

abstractieniveau van de voorjaarsnota. De effecten worden inzichtelijk via de beleidscyclus.

Mevrouw Ramaker wijst erop dat de raad daar niet op kan sturen. De raad wil zien in cijfers zien hoe de bezuiniging op personeelskosten doorwerkt in de organisatie. Er is behoefte aan inzicht in de gevolgen voor de personele capaciteit.

In het rapport van de Rekenkamer werd melding gemaakt van hoge ambities – waar geen geld

voor is. Houdt de monitor rekening met die hoge ambities, en wordt daarop bijgestuurd? Dat er investeringswensen zijn, is bekend, zegt de heer Saghraoui. Bij de hervormingsbezuinigingen zal het realiteitsgehalte daarvan worden beoordeeld. De Adviescommissie merkt op dat een monitor op begrotingsniveau de raad zou helpen.

Desgevraagd geeft de heer Saghraoui aan dat de bezuinigingen inzichtelijk worden gemaakt op

programmaniveau. Mevrouw Jutte vult aan dat de monitor over vastgestelde bezuinigingen gaat. 3 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Effecten komen aan de orde bij besluitvorming over de voorjaarsnota. De impact voor de stad is niet terug te vinden in de monitor.

Zo’n proces kost geld, wordt gezegd, is daar een overzicht van? Denk aan inzet medewerkers, een onderzoeksbureau en zo meer. Volgens de heer Saghraoui doet de ambtelijke organisatie zelf het meeste werk. Vanzelfsprekend kan inzicht worden gegeven in de kosten voor inhuur van externen. De kosten worden betaald uit de reserve hervormingsbezuinigingen; ook die wordt gemonitord.

De heer Dijkstra (vandaag niet aanwezig) heeft gevraagd of er inzicht is in eerder doorgevoerde bezuinigingen, bijvoorbeeld op de Wmo, leerlingenvervoer en jeugdhulp. Mevrouw Zeevalkink geeft aan dat dit onderdeel is van de hervormingen Sociaal domein. 5. Nota risicomanagement

Zie de presentatie, bij vergaderstukken; toelichting door mevrouw Jutte. Er wordt gewerkt aan een nieuwe nota risicomanagement, want de huidige nota is verouderd. De accountant heeft

geadviseerd om het risicomanagement in lijn te brengen met de kaders. Bij het ontwikkelen van

risicobeleid is het de kunst om van tevoren te bedenken waar een plan op kan stagneren, en om daarop te anticiperen.

Er zijn drie soorten risico’s: (a) ‘traditionele risico’s’; deze zijn intern en beheersbaar: het

budget mag niet worden overschreden, het moet aan kwaliteitseisen voldoen, er mogen geen data lekken, en zo meer. Als dit soort risico’s optreedt, komt dat in de krant. (b) Risico’s die men bewust neemt, bijvoorbeeld omdat de gemeente samenwerkingsverbanden aangaat.

Voorbeeld: Overvecht-Noord Aardgasvrij, waarvoor de gemeente een samenwerkingsverband met Eneco aanging. (c) Externe risico’s, waarop men geen invloed heeft. Voorbeelden:

prijsstijgingen, nieuwe bezuinigingen, door de rijksoverheid opgelegd, een natuurramp. Op blz. 8 van de presentatie staat kort weergegeven hoe de gemeente Utrecht met elk van deze risico’s omgaat.

Mevrouw Jutte legt uit dat het nu niet gaat over details zoals het klimaat of de netcongestie – dergelijke risico’s moeten organisatiebreed worden aangepakt. De nieuwe nota gaat over de aanpak van risico’s in het algemeen.

Het aanhouden van financiële reserves is een maatregel. De heer Van der Zweth merkt op dat de gemeente redelijk wat reserves had en nog heeft. Wordt stapeling ervan aangemerkt als risico? Mevrouw Jutte legt uit dat de huidige beleidsnota sterk financieel gericht is. De nieuwe nota

wordt wat breder, echter met behoud van financiële afspraken. Het gaat dan ook over hoe de

gemeente met reserves wil omgaan. Dit kan wat uitvoeriger worden besproken in de technische sessie van 17 april a.s.

4 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Sommige risico’s hebben financiële gevolgen; die worden in kaart gebracht voor het financieel risicoprofiel, waar uiteindelijk de financiële gezondheid van de organisatie aan kan worden

afgelezen. Ten slotte vraagt mevrouw Jutte nog aandacht voor de regeling risicovolle projecten (zie presentatie, blz. 15 e.v.).

Reacties en vragen

Hoe worden onvoorziene omstandigheden gesignaleerd? Door het er veel met elkaar over te

hebben, zegt mevrouw Jutte, door regelmatig risicosessies te organiseren, want daardoor groeit

het risicobewustzijn in de organisatie. Voortgangsrapportages zijn ook belangrijk, als onderdeel van projectbeheersing. Aan de hand van een voortgangsrapportage worden alle risicofactoren nagelopen, waardoor duidelijk wordt waar het stagneert.

Over politieke aspecten is het niet gegaan, terwijl dat ook risico’s kunnen zijn. Projecten kunnen bijvoorbeeld politiek gevoelig liggen. De raad zou projecten zelf willen aanmerken als risicovol, maar daarvoor lijkt de wethouder niet veel ruimte te bieden. Volgens mevrouw Jutte is daar wel aandacht voor in de aanpak.

De heer Claasen stelt dat zaken ook wel eens tot risico worden gemáákt. Voorbeeld: ‘het klimaat is een risico’ vs. ‘klimaatverandering is een zekerheid’. In het laatste geval wordt daar rekening mee gehouden, wat een project duurder kan maken. Dit zou in de beleidsnota meegenomen moeten worden.

Desgevraagd bevestigt mevrouw Jutte dat er wordt gewerkt met het model three lines of

defense. Mevrouw Grundauer vult aan dat dit ook terugkomt in het jaarplan Concernaudit, dat zij in de volgende vergadering zal presenteren.

Aan de regeling risicovolle projecten ligt een puntentelling ten grondslag. Kan de raad daar gebruik van maken om begrotingsrisico’s te identificeren? Mevrouw Jutte licht toe dat de

puntentelling een hulpmiddel is; dit is voor de belangrijkste risico’s eigenlijk niet nodig –

behalve voor het in beeld brengen van de financiële gevolgen. In de rapportage aan de raad

worden de belangrijkste risico’s opgenomen, inclusief (kwalitatieve) toelichting. Risico’s met een lage puntenscore – die de ambtelijke organisatie beheersbaar vindt – worden niet vermeld. 6. Prioritering lopende onderwerpen

Dit onderwerp wordt verplaatst naar de volgende vergadering (17 april a.s.). 7. Vooruitblik jaarplan 2025

Zie het overzicht in de vergaderagenda.

Schorsing

De ambtenaren verlaten de vergadering. 5 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

8. Stand van zaken controle jaarrekening 2024

Het controleteam is op 3 maart jl. begonnen, maar deed eerder ook al wat voorbereidend werk. Het viel al op dat er relatief veel eindejaarsboekingen zijn, wat tot extra werk leidt, zowel voor het controleteam als voor de ambtelijke organisatie. Het gaat om 63 boekingen met een

resultaateffect van ongeveer € 10 miljoen. Hierin zijn vier of vijf boekingen op Grondexploitatie begrepen, maar daarover waren vooraf afspraken gemaakt. De heer Leeuwenkamp memoreert

dat ongeveer drie jaar geleden het project ‘Versterkte accountantscontrole’ liep. Daarna liep het aantal eindejaarsboekingen sterk terug, maar sinds vorig jaar loopt het weer op. Dit heeft de aandacht.

De vele SiSa-regelingen kosten zowel het controleteam als de ambtelijke organisatie ook dit jaar weer veel tijd. Over de grondexploitatie herstructurering Leidsche Rijn was al in een vroegtijdig stadium contact. Hier wordt extra tijd aan besteed, in goede samenwerking. Het totale controleproces loopt op schema.

De jaarrekeningcontrole staat op 5 juni a.s. bij de Adviescommissie op de agenda. Daar wordt dan ruim tijd voor genomen. 9. Rondvraag en sluiting

Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De voorzitter sluit de vergadering.

6 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl