Adviescommissie C&F 20-01-2022.docx

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

20 januari 2022 van 20.00-21.30 uur online vergadering

Adviescommissie: Dimitri Gilissen (voorzitter), Janneke Admiraal, Has Bakker, Henk van Déun, Julia van Ophem, Bert van Steeg, Rick van der Zweth en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit)

Overige deelnemers: Cora Bakker (strategisch adviseur financiën), Annemarie Koolenbrander (adviseur Financiën en Control), Claire Leijs (Informatiemanagement), Ankie Reijnen (strategisch adviseur financiën), Paul Venhoeven

(Rekenkamer), Antoine van Vlodorp (manager concernaudit), Edwin Westphal (concernmanager financiën, inkoop en juridische zaken), Katie Zwetsloot (CFO), en Rein-Aart van Vugt en Niels Fritz (Deloitte)

1. a. Opening en mededelingen

De voorzitter opent de vergadering. De heer Van Déun is vandaag voor het laatst aanwezig bij de vergadering, want hij verhuist

eerdaags en woont dan niet meer in Utrecht. De heer Van Vlodorp neemt eveneens afscheid,

want hij treedt per februari a.s. uit dienst. Mevrouw Reijnen is voor het eerst aanwezig; zij werkt

sinds 1 september jl. bij de gemeente Utrecht – daarvóór gedurende meer dan twintig jaar bij de gemeente 's-Hertogenbosch. b. Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Verslag vorige vergadering (09-12-2021)

Geen bijzonderheden; het verslag wordt vastgesteld. 3. Ingekomen en verzonden stukken

Beoordeling begroting 2022 door de provincie. Zie blz. 2, paragraaf Bepaling structureel en

reëel begrotingsevenwicht. De heer Van Déun wijst erop dat de provincie het structureel saldo en het overzicht van incidentele baten en lasten graag gepresenteerd ziet volgens de

aanbevelingen van de commissie BBV. Hierop meldt de heer Westphal dat de aanbeveling wordt overgenomen; dit is al met de provincie overlegd. De volgende begroting zal aan de richtlijnen voldoen, en dat zal dan aan de Adviescommissie bevestigd worden. 4. Update leesbaarheid / begroting van de toekomst

Zie de presentatie 'Utrecht gaat het anders doen!' bij vergaderstukken. De heer Westphal licht toe dat de inbreng van de Adviescommissie is verwerkt, en grotendeels al is toegepast in de begroting voor 2022. De raad stelt prijs op een beter leesbare, en vooral ook minder omvangrijke begroting; over de suggesties van de ambtelijke organisatie wordt de Adviescommissie vanavond als eerste geïnformeerd.

Pagina 1 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

De raad heeft het college bij motie opgedragen om te zorgen voor een beter leesbare begroting en jaarstukken. Daarnaast wil de raad meer sturen vanuit de strategische doelstellingen van de

gemeente. Aan de hand van de verzamelde informatie, onder andere bij de Adviescommissie, wil de ambtelijke organisatie stap voor stap tot een nieuwe opbouw van de programmabegroting

komen. Voor een paar voorbeelden wordt verwezen naar de presentatie. Per programma worden de doelen en effectindicatoren weergegeven. De sub- of prestatiedoelstellingen, die in de huidige begroting nog wél staan, worden losgelaten.

Vragen en reacties

De commissie geeft de ambtelijke organisatie een compliment voor de prettige leesbaarheid en overzichtelijkheid van de bijgevoegde notitie.

De vermelding van de mate van beïnvloedbaarheid spreekt de commissie aan. Wat is daar het

criterium voor? Mevrouw Bakker legt uit dat dit ambtelijk en objectief wordt bepaald, afhankelijk van het soort budget. Voorbeeld: de kosten voor het Stadskantoor zijn niet beïnvloedbaar, advieskosten wel. Een ander voorbeeld is de bijzondere bijstand: de gemeente zou ervoor

kunnen kiezen om 5% keuzevrijheid te bieden boven het wettelijk minimum. Dat deel is dan beïnvloedbaar. Middelen die op korte termijn worden ingezet, zijn over het algemeen beïnvloedbaar, wat al is vastgelegd in visies en langetermijndoelen niet. Wettelijke

verplichtingen zijn ook niet beïnvloedbaar, evenmin als verplichtingen waar al contracten voor afgesloten zijn.

De heer Bakker vindt dat het overzicht nog beter zou kunnen, evenals de opmaak; zie

bijvoorbeeld de begroting van de gemeente Amsterdam. De heer Bakker merkt op dat de

jaarstukken niet aan de orde zijn geweest, noch in de notitie, noch in de presentatie. Worden die op soortgelijke wijze aangepakt? Er werd niets gemeld over digitale vormgeving; in de online

versie ontbreekt vaak het overzicht omdat je er zo veel in moet doorklikken. Mevrouw Reijnen meldt dat digitale vormgeving wel de aandacht heeft, maar inderdaad niet in de presentatie is vermeld. Hiervoor moeten andere, kortere teksten worden gemaakt omdat er minder ruimte voor is dan op papier. Het voordeel is dat digitale documenten op smartphones en tablets

gelezen kunnen worden, en dat mensen ze gemakkelijk kunnen delen, bijvoorbeeld via social media. Digitale documenten zijn ook beter doorzoekbaar.

De jaarstukken volgen op de begroting; de jaarstukken 2023 zullen op dezelfde manier worden aangeboden als de begroting 2023, met dezelfde opzet en volgens dezelfde criteria – dus ook een flink stuk dunner.

Op een vraag van de heer Gilissen legt mevrouw Reijnen uit dat er veel verschillende soorten indicatoren zijn. In de nieuwe begroting wordt onderscheid gemaakt: doelen, volgend uit

ambities, moeten een beeld gaan geven van de resultaten van het gevoerde beleid. Dit zijn

effectindicatoren, en ze zijn niet gemakkelijk te meten, want ze hangen uitsluitend samen met Pagina 2 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

het gemeentelijke beleid. In het programma Duurzaamheid bijvoorbeeld, is energie besparen de hoofddoelstelling; de effectindicator is dat 20% van de daken zonnepanelen heeft. Dit geeft dus

aan wat het college meetbaar gaat doen om de door de raad geformuleerde doelen te realiseren. In de begroting worden focuspunten benoemd, ongeveer vijftien per jaar. Meer informatie en

verdieping is te vinden in onderliggende beleidsstukken. In het digitale document wordt een link naar die documenten opgenomen.

Er wordt bekeken of het de leesbaarheid niet verstoort als bij indicatoren ook de

langetermijndoelstelling wordt vermeld, inclusief indicatoren uit de afgelopen jaren en doelstellingen voor het komende jaar en voor het einde van de coalitieperiode.

Hoe wordt voorkomen dat er elke drie jaar een heel nieuwe set indicatoren moet komen? Hoe zorg je dat je, los van politieke grillen en collegewisselingen, de vinger aan de pols kunt

houden? Mevrouw Reijnen verduidelijkt dat de ambities zijn ontleend aan Gezond Stedelijk

Leven voor iedereen, een langetermijnvisie. De doelen die daarvan afgeleid worden, blijven in

principe hetzelfde gedurende de coalitieperiode. Op hoofdlijnen blijft 't hetzelfde, maar op de focuspunten kan worden bijgestuurd.

Zou het zinvol zijn om meerjarige patronen te beschrijven in de begroting? Volgens mevrouw Reijnen geeft een financieel beeld en een beeld van het beleid op hoofdlijnen daar inzicht in. 'Wat hebben we gedaan en waar gaan we naartoe' wordt beschreven in de hoofdlijn van het beleid.

Mevrouw Leijs wijst erop dat de gemeente Rotterdam de financiële hoofdlijnen apart bij de

begroting levert (tien pagina's pdf). Uitsluitend op de hoofdlijnen van de begroting worden

wijzigingen en bijstellingen aangegeven. Een ander voorbeeld is de rijksbegroting: daar zijn duidelijke, interactieve visualisaties bijgevoegd, waardoor verschillende jaarlagen kunnen

worden vergeleken. Ook de presentatie van de begroting van de gemeente 's-Hertogenbosch is inspirerend.

Raadsleden hebben laten weten dat zij hun weg niet goed kunnen vinden in de digitale versie van de begroting. Mevrouw Reijnen erkent dat het de eerste keren inderdaad lastig is, zowel

voor raadsleden als voor de ambtelijke organisatie. In 's-Hertogenbosch werd een 'instructie' georganiseerd voor raadsleden die digitaal wat minder handig waren. Eigenlijk is er veel

mogelijk: je kunt aantekeningen maken in de digitale versie en er is een zoekfunctie. In de

digitale versie past minder tekst, dus er zal met minder indicatoren gewerkt moeten worden – terwijl de volksvertegenwoordigers het allemaal nog wel aan de burgers willen kunnen

uitleggen. Gelukkig hoeft niet alle uitleg in de begroting te worden gegeven; er zijn ook andere documenten zoals beleidsstukken en beleidskaders, zoals al werd aangegeven.

Pagina 3 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

De heer Venhoeven merkt op dat tijdens een eerdere presentatie onderscheid werd gemaakt tussen going concern en niet-going concern. Mevrouw Reijnen bevestigt dit; de ambtelijke organisatie probeert zoveel mogelijk in de nieuwe opzet onder te brengen, maar niet alles

tegelijk. De begroting 2023 wordt misschien nog niet helemaal perfect; het is een groeiproces dat de ambtelijke organisatie graag samen met de Adviescommissie doorloopt. De provincie

maakt onderscheid tussen incidenteel en structureel. Gemeenten zijn niet verplicht om dat ook te doen, maar op verzoek van de raad gaat de gemeente Utrecht het wél doen.

De Rekenkamercommissie heeft behoefte aan inzicht in de mutaties in reserves en

voorzieningen, voor zover voor de begroting relevant. Mevrouw Reijnen licht toe dat die niet allemaal meer in een programma staan. Reserves en voorzieningen staan in een (verplichte) bijlage bij de begroting.

Goed dat hier werk van wordt gemaakt, vindt de heer Van Vugt, dit is echt een stap in de goede richting waarin hij zich als accountant goed kan vinden. Extra aandachtspunt: de

Adviescommissie blijkt de trends graag te willen volgen, zowel wat betreft exploitatie als wat

betreft investeringen. De heer Van Vugt adviseert om in begrotingen niet alleen de jaarschijf van het voorgaande jaar op te nemen, maar om iets verder terug te kijken. De begroting 2022 gaf al inzicht in de investeringen per programma, maar het is raadzaam om die investeringen in een

context te plaatsen: wat is er al gedaan en wat zijn de plannen voor de komende jaren? De heer Van Vugt ondersteunt het voornemen van harte om minstens driekwart van alle tekst te schrappen.

Wat betreft het onderscheid tussen incidentele en structurele uitgaven wijst de heer Van Vugt erop dat het vanaf de begroting voor 2023 verplicht is om in begrotingen en jaarrekeningen overzichten op te nemen van incidentele baten en lasten per programma. De brief van de provincie, eerder besproken, bevat daar nadere richtlijnen voor.

De heer Westphal neemt zich voor om in de laatste vergadering van de Adviescommissie in deze samenstelling een update van de stand van zaken te geven, mits dat haalbaar is voor de

ambtelijke organisatie, want er moet nu veel tijd worden besteed aan de samenstelling van overdrachtsdossiers voor de nieuwe raad. De uitgangs- en speerpunten voor de nieuwe begroting worden daarin in elk geval opgenomen. 5. Vooruitblik jaarplan 2022

De laatste vergadering van de Adviescommissie vóór de verkiezingen is op 17 februari a.s. Allen hebben voorkeur voor een fysieke bijeenkomst, maar hebben er begrip voor als dat niet

mogelijk is. Zie de te behandelen onderwerpen (vergaderagenda): geen van de leden heeft vragen, opmerkingen of aanvullingen.

Pagina 4 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Schorsing

De ambtenaren verlaten de vergadering. 6. Overdrachtsdocument

Het overdrachtsdocument bevat een introductie van de Adviescommissie en een overzicht van onderwerpen die de afgelopen vier jaar op de agenda stonden. De heer Van Vlodorp heeft de

suggestie gedaan om hieraan nog twee onderwerpen uit de periode 2018-2022 op te nemen, namelijk de voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording inclusief de door de raad

vastgestelde verantwoordingsgrens, en een korte verwijzing naar Concernaudit, het jaarplan, het jaarverslag en het Audit Charter.

Een duidelijke beschrijving, wordt gezegd, en het zou voor de commissie in nieuwe

samenstelling handig zijn als er een 'top drie' van regelmatig terugkerende onderwerpen zou worden benoemd. Suggesties: leesbaarheid van de begroting, grondexploitaties, WAAVA,

onderbesteding, misbruik en oneigenlijk gebruik, fraude. Het zou informatief zijn, zeker voor beginnende raadsleden, als presentaties over die onderwerpen toegevoegd zouden kunnen worden.

De heer Van Vugt adviseert om ook iets op te nemen over inzicht in het begrotingsrecht van de raad; daar zijn al wel stappen in gezet, maar er moeten er nog meer volgen. De

Adviescommissie neemt deel aan de pilot van de kwartiermakers, dat moet ook worden vermeld. De heer Van Vugt adviseert om ook een paragraaf toe te voegen over de sfeer in de

Adviescommissie, en hoe men met elkaar omgaat. De constructieve samenwerking is er immers niet vanzelf gekomen.

De inbreng wordt verwerkt, ook aanvullingen of suggesties die de commissieleden mogelijk na de vergadering nog te binnen schieten. Mevrouw Rijnders ontvangt die graag per e-mail. In de volgende vergadering wordt het overdrachtsdocument ter vaststelling geagendeerd. 7. Rondvraag en sluiting

De heer Van Vugt meldt dat de Tweede Kamer de wet rechtmatigheidsverantwoording behandelt in week 6 (begin februari) – althans, zo staat het nu op de agenda. Ook de wetswijziging versterking decentrale Rekenkamers wordt dan behandeld.

Er wordt verder geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De vergadering wordt gesloten.

Pagina 5 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl