Adviescommissie C&F 18-04-2024

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

18 april 2024, 09.00-10.30 uur Burgemeesterskamer Stadhuis

Adviescommissie: Ruud Maas (wnd. vz.), Derk van Bergen, Fred Claasen, Ralph Peters, Margreet Ramaker, Ruben Snijder, Bert van Steeg, Rick van der Zweth en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit)

Overige deelnemers: Cora Bakker (adviseur financiën), Marcel Goorhuis (adviseur financiën, inkoop en juridische zaken), Jasmin Grundauer (manager concernaudit), Agnes Scholte (strategisch adviseur bedrijfsvoering), Rob Sijm (directeur a.i. financiën, inkoop en juridische zaken), Auke Timmerman (concerncontroller), Johan van Dorst (Griffie), Gerth Molenaar en Paul Venhoeven (Rekenkamer), en Niels Fritz en Rein-Aart van Vugt (Deloitte)

Niet aanwezig: Cees Bos, David Bosch, Gert Dijkstra, Stevie Nolten, Victor Paalman en Jantine Zwinkels Notulen: Rosenbaum Select, notulisten & verslaggevers

1. a. Opening en mededelingen

De waarnemend voorzitter heet allen welkom, in het bijzonder de heer Goorhuis, want hij is er vandaag voor het eerst bij. Er zijn berichten van verhindering volgens bovenstaand overzicht. b. Vaststellen agenda

Er zijn geen aanvullingen voor de agenda. 2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (21-03-2024)

Er zijn voorafgaand aan de vergadering geen wijzigingsvoorstellen binnengekomen, en die zijn er ter vergadering ook niet. Het verslag wordt vastgesteld. 3. Ingekomen stukken

a. Jaarverslag Rekenkamer

De heer Venhoeven licht toe dat de Rekenkamer tot nu toe gewend was om in het jaarverslag

een samenvatting te geven van de onderzoeken die gedurende het jaar zijn gedaan. Deze keer is in het voorwoord de samenhang beschreven. Sommige onderzoeksuitslagen zijn alweer

achterhaald door nieuw onderzoek. Er zijn geen vragen of opmerkingen over het jaarverslag.

b. Jaarplan concernaudit

Namens allen bedankt de voorzitter mevrouw Grundauer voor het informatieve jaarplan.

Mevrouw Grundauer geeft aan dat haar afdeling onderwerpen heeft gekozen die goed aansluiten

op belangrijke risico’s en actualiteiten in de organisatie en in de stad. Het plan is afgestemd met de Rekenkamer. In 2022 deed concernaudit onderzoek naar onderwijshuisvesting. Er is

geconstateerd dat de implementatie van verbeteracties niet opschiet. Daarom is besloten om

opnieuw prioriteiten te stellen; er zullen dus onderwerpen afvallen, waardoor er enige ruimte ontstaat voor een nieuwe scope.

1 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Zie blz. 12, hoofdstuk 9, verbonden partijen. Een heel actueel onderwerp, vindt de

Adviescommissie, temeer daar er ook wordt gewerkt aan actualisatie van de Nota Verbonden partijen. Het zou bijzonder zinvol zijn als de resultaten van het onderzoek daarbij gebruikt kunnen worden, daarom is goede afstemming geboden. Mevrouw Grundauer meldt dat concernaudit de te onderzoeken verbonden partij nog niet gekozen heeft.

c. Invulling technische sessies jaarstukken en voorjaarsnota

De raad heeft al een lijst met mogelijke besparingsmaatregelen gekregen die in de

voorjaarsnota opgenomen kunnen worden. Op 28 mei a.s. zijn hiervoor technische

(vragen-)sessies gepland. De ambtelijke organisatie zou graag nu al horen welke onderwerpen dan beslist aan de orde moeten komen. Er wordt opgemerkt dat de landelijke voorjaarsnota

besluiten over de opschalingskorting bevat; daar wordt echter voortdurend mee geschoven. De Adviescommissie is benieuwd of (landelijke) onderwerpen zoals Jeugd en de Wmo ook in de

Utrechtse voorjaarsnota terecht zullen komen. Daarnaast is het voor de raad belangrijk om te weten welke onzekerheden er spelen bij de rijksoverheid en welke tekorten al zeker zijn. De ambtelijke organisatie neemt dit mee voor de technische sessies.

De technische sessies op 28 mei a.s. zijn bedoeld voor alle raadsleden, niet alleen voor de

woordvoerders financiën. Er komt ook nog een avond voor de woordvoerders sociaal domein (4 juni a.s.). De suggestie wordt gedaan om de technische sessies in te richten naar thema.

Commissieleden kunnen suggesties voor te behandelen thema’s aan mevrouw Rijnders en de heer Timmerman mailen. Mevrouw Rijnders geeft aan dat de ambtelijke organisatie zoveel

mogelijk technische informatie wil geven, in de hoop dat dit leidt tot wat minder schriftelijke vragen.

d. Begrotingscirculaire 2025 van de provincie Utrecht

Ter informatie; er zijn geen vragen of opmerkingen over.

e. Raadsbrief Verbeterplan Uthiek

Ter informatie; er is geen behoefte aan bespreking. 4. Stand van zaken Verbeterplan financiën en aanpassing technische spelregels

Zie de presentatie, bij vergaderstukken. De heer Sijm wijst erop dat dit een concept is voor een gemeentebreed plan. Een deel van de financiële functie (concernfinanciën) behoort tot de

verantwoordelijkheid van de heer Sijm. Financiële functies zijn er ook bij de afzonderlijke organisatieonderdelen; die worden ook in dit plan omvat.

Een onjuiste raming van de inkomsten uit het Gemeentefonds en enkele fouten bij

doorrekeningen vormen de aanleiding voor het plan. De financiële functie zal in zijn geheel 2 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

worden doorgelicht. Dit project zal een jaar duren, en indien mogelijk worden er direct maatregelen getroffen. De afdeling concerncontrol is bij de aanpak betrokken. Ook de

accountant (van de gemeentelijke organisatie) kijkt mee, evenals concernaudit. Mevrouw

Grundauer vult aan dat de gemeente de meeste inkomsten ontvangt uit het Gemeentefonds.

Concernaudit ziet hierop toe en doet hier onafhankelijk onderzoek naar. Salarissen en sociale

lasten vormen de grootste kostenpost; ook hiernaar doet concernaudit onafhankelijk onderzoek.

Reacties en vragen

Desgevraagd geeft de heer Sijm aan dat er voor het doorlichten van alle in- en uitgaande

geldstromen samenwerking wordt gezocht met een externe partij. Alle accountantskantoren zijn nu echter bezig met jaarrekeningcontroles; velen hebben aangegeven dat zij wel een deel op

zich kunnen nemen, niet het geheel. De gemeente vindt dit onwenselijk, want er moet gewerkt worden volgens een eenduidige systematiek. Er wordt nu bekeken of de ambtelijke organisatie het niet tóch zelf kan oppakken, en dan de bevindingen kan laten reviewen door een externe partij.

Overal is aan gedacht, vindt de Adviescommissie, het plan is zeer volledig. Het risico bestaat echter dat alles tegelijk wordt aangepakt. Hoe wordt ervoor gezorgd dat het geheel in een

beperkt tijdsbestek wordt doorgelicht? Hoe weet je zeker dat er wordt gefocust op de juiste

plekken, namelijk daar waar de aanleiding vandaan kwam? De heer Sijm verduidelijkt dat alle geldstromen gestandaardiseerd worden nagelopen aan de hand van een vragenlijst, die een indicatie op hoofdlijnen geeft van de stand van zaken, en laat zien op welke onderdelen

verdieping nodig is. De doorlichting kan ook zicht bieden op kwetsbaarheden die nog niet gesignaleerd waren; dat moet de raad dan ook weten, vindt de heer Sijm.

Op welke formele momenten krijgt de raad dit plan voorgelegd? Hierop geeft de heer Sijm aan dat hij daarover nog in overleg is met de wethouder. Hoe zij sturing aan dit programma wil

geven, staat nog niet vast. Politieke bespreking hoort in principe thuis in de commissie VBF.

Vanuit de Adviescommissie wordt aangegeven dat men graag wil meedenken als de zaken wat meer uitgekristalliseerd zijn. In elk geval wordt de Adviescommissie graag op de hoogte gehouden. Er wordt ook aangedrongen op een heldere koppeling tussen P&C- en begrotingscyclus. De suggestie wordt gedaan om een ‘mijlpalenplanning’ met de Adviescommissie te bespreken.

De doorlooptijd van dit project is erg lang, gezien de actuele urgentie. Zou de doorlooptijd ingekort kunnen worden? De heer Sijm wijst erop dat precies daarvoor drie actielijnen zijn ontworpen. De eerste actielijn is: direct maatregelen treffen waar nodig.

Desgevraagd bevestigt de heer Sijm dat het verbeterplan financieel wordt opgenomen in de

voorjaarsnota. De kostenclaim zal betrekking hebben op het direct versterken van de financiële functie (concern en ruimte); dit zijn structurele kosten. Er worden ook incidentele middelen

3 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

gereserveerd voor de uitvoering van het programma. Bij de doorlichting zal duidelijk worden

hoeveel geld er precies nodig is. Dit moet dan wel iets opleveren, vindt de Adviescommissie. Dat is de bedoeling, antwoordt de heer Sijm, het doel van deze hele operatie is verbetering van

kwaliteit, minder fouten en mogelijk meer geld voor maatschappelijke doelen. Nadrukkelijk wijst hij erop dat het plan nog niet is vastgesteld! 5. Evaluatie regeling risicovolle projecten

Zie de presentatie, bij vergaderstukken. Toelichting door mevrouw Scholte. De raad stelde de regeling vast in juni 2021, met de afspraak dat deze na drie jaar geëvalueerd zou worden. Er wordt nu een vragenlijst samengesteld die aan de raadsleden zal worden voorgelegd, en aan ambtenaren die met de regeling werken. Met de uitkomsten daarvan worden dan een paar interviews gepland. Het doel van de evaluatie is om tot een verbeterde regeling te komen.

Vanuit de Adviescommissie wordt erop gewezen dat mei een zeer drukke maand is voor alle raadsleden. Het is onhaalbaar om vóór de zomer al interviews af te nemen.

De regeling risicovolle projecten vraagt veel van de organisatie; het is veel werk. Dit mag wat de Adviescommissie betreft tot uitdrukking komen in de evaluatie, maar het is ook interessant om

aan te geven hoe vaak de raad betere informatie kreeg dan wanneer het college aan zijn actieve

informatieplicht had voldaan – en of de inbreng van de raad tot materieel bijsturen heeft geleid. En heeft de griffie zitting in het projectteam, gezien het feit dat de evaluatie wordt aangestuurd door de wethouder van financiën? De griffie zou beter als adviseur kunnen aansluiten, wordt gezegd, zonder verantwoordelijkheid voor het resultaat, want de griffie kan niet onder de verantwoordelijkheid van de wethouder vallen. 6. Vooruitblik jaarplan 2024

In de volgende vergadering staan de jaarstukken 2023 op de agenda; de accountant acht dit

haalbaar. Het jaarverslag van concernaudit kan worden verschoven naar de eerste vergadering na het zomerreces. De Adviescommissie wil in de volgende vergadering graag de MPR

bespreken; voor de B-rap wordt een apart online overleg ingepland voor belangstellenden.

Schorsing

De ambtenaren verlaten de vergadering. 7. Voortgang accountantscontrole

De heer Fritz meldt dat de controle op schema is. Eerder deze maand zijn de gesignaleerde

correcties met de gemeente besproken; deze worden nu verwerkt. De SISA-controle is nog niet afgerond, maar dit leidt niet tot vertraging. Het accountantsverslag is in concept gereed, en wordt een dezer dagen met de ambtelijke organisatie en het college besproken. Het

controleteam wacht nog op de tekst van de rechtmatigheidsverantwoording; vooruitlopend

daarop meldt de heer Fritz dat er al wel naar de EU-aanbestedingen is gekeken. Zijn indruk is 4 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

dat er slechts beperkt fouten in zitten. De heer Van Vugt vult aan dat enkele posten nog een

risico kunnen opleveren bij de controle; als dat het geval is, informeert hij de Adviescommissie direct.

Ten aanzien van het verbeterplan financiële functies (zie agendapunt 4), stelt de heer Van Vugt dat daarmee een dieper liggend probleem breed wordt aangepakt, namelijk het feit dat de

kaderstelling richting afdelingen en directies onvoldoende is. De naleving van afspraken wordt

onvoldoende gemonitord. De heer Van Vugt geeft aan dat de accountant geen rol speelt bij het verbeterprogramma, en dat ook niet wil met het oog op diens onafhankelijkheid. Het

controleteam kijkt wel mee vanuit het perspectief van de raad en in afstemming met de

Adviescommissie. Dit roept bij de Adviescommissie de vraag op of het verbeterprogramma

wordt ingegeven door een financieel vraagstuk of door een organisatievraagstuk. Het is een

sturingsvraagstuk, stelt de heer Van Vugt, het gaat om de balans tussen autonomie en kadering, en dat is primair een punt van aandacht voor het college. De raad kan de voortgang echter wel monitoren, en bezien of er werkelijk resultaten worden geboekt – dus of het leidt tot

veranderingen. Om die reden lijkt het de accountant toch zinvol om het voorlopig als vast onderwerp op de agenda van de Adviescommissie te zetten.

Mevrouw Rijnders geeft aan dat zij met de heer Dorst zal overleggen over de betrokkenheid van de Adviescommissie bij het verbeterplan als zij meer informatie heeft over de mijlpalen van het verbeterplan en de rapportages richting de gemeenteraad. Hiervoor komt in de volgende vergadering een voorstel.

8. Rondvraag en sluiting

Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De vergadering wordt gesloten.

5 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl