Adviescommissie C&F 17-11-2022.docx

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

17 november 2022 van 21.00-22.00 uur Burgemeesterskamer Stadhuis

Adviescommissie: Jantine Zwinkels (voorzitter), Bina Chirino, Gert Dijkstra, Julia Kleinrensink, Esma Kendir, Ruud Maas, Margreet Ramaker, Joost Vasters, Rick van der Zweth en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit)

Overige deelnemers: Jasmin Grundauer (manager concernaudit), Joric van der Kolk (beleidsadviseur), Gerth Molenaar en Paul Venhoeven (Rekenkamer), Katie Zwetsloot (CFO), Rein-Aart van Vugt en Niels Fritz (Deloitte)

Niet aanwezig: Cees Bos en David Bosch

1. a. Opening en mededelingen

De voorzitter heet allen welkom en opent de vergadering die aansluitend aan de informatiebijeenkomst over de WAAVA plaatsvindt. b. Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (29-09-2022)

De vooraf ontvangen opmerkingen worden verwerkt. Met inachtneming daarvan wordt het

verslag goedgekeurd en aan de Commissie VBF gestuurd met het advies om het vast te stellen. 3. Ingekomen en verzonden stukken

Het definitieve Auditplan van Deloitte en de Raadsbrief Concernaudit zijn ter informatie bij de stukken gevoegd.

De heer Dijkstra heeft schriftelijk enige verbetervoorstellen ten aanzien van de

programmabegroting gedaan. Mevrouw Rijnders stelt voor om de notitie begin 2023 op de agenda te zetten, en om vooraf de meningen van de commissieleden te peilen via Teams.

Hiermee stemmen allen in. De heer Van Vugt adviseert om in het bijzonder de voor- en nadelen van de suggesties te beoordelen, en om ook te letten op de mogelijke consequenties. Vervolgens kan elke fractie een politieke afweging maken.

De Rekenkamer heeft een schriftelijke reactie gegeven op de Raadsbrief Uitvoeringsbrief

coalitieakkoord. De heer Venhoeven licht toe dat de Rekenkamer de raad ermee attent wil

maken op de controle op de uitvoering, en om in het bijzonder te letten op de doelstellingen

van het coalitieakkoord; dit geeft namelijk nauwelijks aan hoe doelstellingen gemeten kunnen worden. Uitvoering en nadere uitwerking zijn wel opgenomen in de P&C-cyclus, maar dat betekent niet per definitie dat de raad dan goed overzicht heeft. Daar moet de

uitvoeringsagenda concreter in zijn, vindt de Rekenkamer. Volgens mevrouw Zwetsloot is dit niet alleen de behoefte van de raad, maar ook van het college.

Pagina 1 van 4

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

4. Evaluatie nieuwe opzet Programmabegroting 2023

Voor de behandeling van dit onderwerp komt Joric van der Kolk in de vergadering; zie de

presentatie ‘Evaluatie Programmabegroting 2023’, bij vergaderstukken. Tijdens de zomersessie (26 augustus jl.) werd de samenhang van sturen en verantwoorden in de organisatie toegelicht en werd van gedachten gewisseld over de slag die de organisatie nog wil maken in de samenstelling van de begroting en de vormgeving van de beleidscyclus.

Uit de verzamelde feedback heeft de organisatie onder andere geconcludeerd dat de raadsleden bij voorkeur het pdf-document raadplegen vanwege de gemakkelijke doorzoekbaarheid en dat de programmadoelstellingen wel wat minder uitgebreid mogen. Daarnaast heeft de raad

behoefte aan inzicht in de oorzaak van verschillen tussen begroting en realisatie. In het proces

voor de programmabegroting 2024 zal een volgende stap worden gemaakt; er wordt goed gelet op betere leesbaarheid. Voorgenomen verbeteringen in de beleidscyclus komen steeds bij de Adviescommissie op de agenda.

Wat betreft de definities van doelstellingen merkt de heer Dijkstra op dat de discussie eigenlijk moet gaan over het niveau waar we naar streven. Het college denkt na over wat haalbaar is, en verwoordt dat in een doelstelling. Maar streven we naar ‘haalbaar’ of naar ‘wenselijk?’ Nemen

we genoegen met een 6,5 of richten we ons op een 8? Als je het streven naast het oordeel van de burger legt, wordt duidelijk waar nog werk te doen is.

Een paar weken geleden hebben de leden een evaluatieformulier toegestuurd gekregen; drie personen gaven een reactie. De heer Van der Kolk ontvangt de ontbrekende reacties graag alsnog.

a. Welk onderdeel van de Programmabegroting 2023 raadpleegt u het meest?

Velen bekijken als eerste de hoofdlijnen (blz. 5-15) en de tabellen (vanaf blz. 400). De tabellen

worden als inzichtelijk ervaren. Anderen kijken eerst naar de hoofdlijnen, daarna naar de doelen en ten slotte naar de uitwerkingen en de tabellen. Voor de nieuwe raadsleden was de begroting

een ontmoedigend dik pak papier; zij waren blij met de leeswijzer van de accountant. Sommige raadsleden zijn vanuit hun werk gewend om eerst naar de cijfers te kijken; in de gemeentelijke programmabegroting krijgt de beleidscyclus een te prominente plaats naar hun smaak. Velen

vonden het ook zinvol om nu eens een compleet overzicht te hebben van alles wat er in de stad gebeurt en wat dat kost.

Wat langer zittende raadsleden kregen ooit advies om vooral de tweede bestuursrapportage

goed te bestuderen; deze bevat meer feitelijke informatie. Een vergelijking van de Voorjaarsnota en de tweede bestuursrapportage levert veel inzicht op.

Pagina 2 van 4

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

b. Welke (financiële) informatie uit de Programmabegroting 2023 helpt u het meest om te sturen?

Een van de leden noemt de afwijkingen bruikbaar in dit verband, hoewel de onderbouwing niet altijd even duidelijk was. Dit riep veel vragen op. Opnieuw bewezen de tabellen die de

hoofdlijnen aangeven hun nut. Vanwege het aantreden van een nieuwe coalitie had de raad

toegang tot informatie over de coalitieonderhandelingen. Dit gaf een beeld van keuzes die juist niet werden gemaakt, en waarom niet; de programmabegroting bevat die informatie doorgaans niet.

Het is nieuwe raadsleden opgevallen dat de algemene toelichtingen nogal wat informatie

bevatten over trends, maar dat het verband met bijbehorende uitgaven niet altijd gemakkelijk te leggen was. Het zou duidelijker zijn als er een verwijzing naar de cijfers opgenomen zou

worden in de tekst, maar ook informatie over behoeften in de stad waarin de gemeente niet kan voorzien.

c. Wat vindt u van de balans in de Programmabegroting 2023 tussen financiële informatie en inhoudelijke informatie over de programma’s?

Wat betreft informatie over afwijkingen en risico’s geven de tabellen meer inzicht dan de tekst. Voor de meeste leden lijkt het logischer als de toelichtende teksten ná de tabellen worden

gezet. De programmabegroting bevat veel tekst op hoofdlijnen, maar dat was dan zó algemeen dat daar nauwelijks iets uit te halen was. Wat dat betreft bieden de inhoudelijke brieven meer houvast. Wat de leden betreft kan de inleidende tekst beperkt blijven; de korte toelichtingen worden gewaardeerd.

d. Wat vindt u van de inhoudelijke toelichting op de programma’s (ambitie, doelstellingen, activiteiten?

Die inhoudelijke toelichtingen bieden toegevoegde waarde. De definitie van ‘doelstelling’ is nog

niet duidelijk genoeg, waardoor de juistheid van de doelstelling of indicator niet beoordeeld kan worden.

e. Welke informatie mist u in de Programmabegroting 2023?

De leden missen vooral informatie over wat niet kan, of welke pijnlijke keuzes er werden

gemaakt. Er is behoefte aan meer informatie over de politieke afwegingen. Daarnaast wil men meer informatie hebben over de uitvoeringskracht van de gemeente, met het oog op de

onderbestedingen. Historische informatie wordt ook gemist (hoe heeft een programma zich de laatste jaren ontwikkeld).

f.

Hoe leest u de begroting, via de website of de pdf?

Er is voorkeur voor het pdf-document vanwege de betere doorzoekbaarheid.

Pagina 3 van 4

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Vervolg

In december a.s. kan de raad de Raadsbrief Sturen & Verantwoorden verwachten. Het onderwerp

komt in de vergadering van 26 januari a.s. opnieuw op de agenda. De inbreng wordt gebruikt bij de samenstelling van de programmabegroting 2024; hierover wil de afdeling graag met de

Adviescommissie doorpraten in een ‘wintersessie’. Daarvoor wordt een extra bijeenkomst op een vrijdag ingepland.

5. Volgende vergadering en vooruitblik jaarplan 2023

De vergadering van 15 december a.s. wordt verplaatst van 20.00 uur naar 10.00 uur. Leden die dan verhinderd zijn, mogen een vervanger sturen. In de vergadering van januari a.s. staat de MPR op de agenda.

6. Rondvraag en sluiting

Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De voorzitter sluit de vergadering.

Pagina 4 van 4

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl