Adviescommissie C&F 17-04-2025

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

17 april 2025, 09.00-10.45 uur Burgemeesterskamer Stadhuis

Adviescommissie: Jantine Zwinkels (vz.), Sjaak van Bemmel, Fred Claasen, Gert Dijkstra, Raphaël Klijn, Ruud Maas, Charlotte Passier, Ralph Peters, Margreet Ramaker, Bert van Steeg, Rick van der Zweth en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit)

Overige deelnemers: Jurjen Bakker (strategisch adviseur financiën), Johan Dorst (Griffie), Jasmin Grundauer (manager concernaudit), Annemieke Jutte (adviseur hervormingsbezuinigingen en risicomanagement), Rachid Saghraoui

(concerncontroller en directeur financiën a.i.), Thomas van Thiel (strategisch adviseur financiën), Paul Venhoeven en Gerth Molenaar (Rekenkamer) en Bob Leeuwenkamp (Deloitte)

Niet aanwezig: Derk van Bergen, Cees Bos, Stevie Nolten, Victor Paalman, Ruben Snijder Notulen: Rosenbaum Select, notulisten & verslaggevers

1. a. Opening en mededelingen

De voorzitter heet allen welkom en opent de vergadering. b. Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (20-03-2025) Geen bijzonderheden; het verslag wordt vastgesteld.

Naar aanleiding van het verslag meldt mevrouw Rijnders dat er onlangs een eindgesprek is

geweest met het accountantskantoor dat niet werd geselecteerd. De selectiecommissie lichtte de reden van afwijzing toe, wat door de andere partij op prijs werd gesteld. Daarmee werd het proces ordentelijk afgehandeld.

Deloitte heeft de Adviescommissie uitgenodigd voor een bezoek aan hun vestiging, waar dan

een interessant programma (met spreker en lunch) voor wordt samengesteld – om het nieuwe contract te vieren. Dit zal i.o.m. de griffie worden gepland. 3. Ingekomen stukken •

Raadsbrief Voortgang verbeterprogramma versterken financiële functie

De raadsbrief is voor de Adviescommissie ter informatie, en ter bespreking voor de commissie VBF. In aansluiting hierop meldt de heer Molenaar dat de Vereniging van Rekenkamers in

samenwerking met de Radboud Universiteit een DoeMee-onderzoek doet naar onderbesteding. Er doen 80 à 90 Rekenkamers aan mee, waaronder de Utrechtse. Wanneer er een rapport verschijnt is nu nog niet bekend, maar als de inhoud relevant is, zal het t.z.t. bij de Adviescommissie op de agenda komen.

1 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

4. Jaarplan Concernaudit

Zie het plan, bij vergaderstukken. Mevrouw Grundauer licht toe dat de managementletter van de accountant altijd een bron van inspiratie is voor de afdeling. Al sinds 2018 wordt hierin

aandacht gevraagd voor het organisatieonderdeel Ruimte; dat is dit jaar in het auditplan

opgenomen. Naleving van wet- en regelgeving behoort tot de vaste thema’s. Dit jaar in het bijzonder wordt ondermeer gefocust op inhuur, de Wet DBA, de Wet politiegegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Integriteit is een ander vast onderwerp; de afdeling heeft een integriteitscoördinator die een onderzoeksprotocol heeft gemaakt.

De heer Saghraoui meldt desgevraagd dat de implementatie van het nieuwe financiële systeem

in Utrecht goed is verlopen en dat er – in tegenstelling tot in Amsterdam – bijna geen storingen zijn geweest. Aan het eind van het jaar wordt de implementatie geëvalueerd.

In het organisatieonderdeel Ruimte wordt aandacht besteed aan de erfpachtinkomsten, een

aanbeveling uit de managementletter. Er zal worden onderzocht of alle kosten correct worden

gefactureerd, en of die facturen ook worden betaald. Dit staat los van de erfpachtdiscussie die nu speelt.

Zie blz. 11 van het plan, gemeentebrede uurtarieven. Mevrouw Grundauer licht toe dat dit onderzoek plaatsvindt bij het Projectmanagementbureau, waar organisatieonderdelen

medewerkers voor projecten kunnen inhuren – tegen betaling. Afdelingen maken over en weer ook gebruik van elkaars medewerkers, en belasten dit intern door. Er wordt opgemerkt dat afdelingen ook wel afzien van het aantrekken van expertise als dit ten laste komt van hun project. Precies daarom, stelt mevrouw Grundauer, moeten er heldere, organisatiebrede afspraken over worden gemaakt die geen ruimte bieden voor individuele interpretaties.

Zie blz. 9 van het plan, cloudcontracten. In het plan wordt aangegeven dat de resultaten

zorgwekkend zijn. Ligt het dan niet meer voor de hand om actie te ondernemen in plaats van

een audit te doen? Mevrouw Grundauer geeft aan dat dit onderwerp in juni a.s. begint, en dat

daar dan een beslissing over wordt genomen. De gemeente moet de regie naar zich toetrekken, maar is daar nog onvoldoende voor toegerust. Er worden al wel veranderingen doorgevoerd; de audit heeft als doel het bewaken van voortgang en het steviger voeren van regie. Hiervoor zijn in het jaarverslag enige aanbevelingen gedaan aan de concerndirectie.

Zie blz. 7 van het plan, kleine subsidies (tot € 125.000). Van deze subsidies wordt de

doelmatigheid en doeltreffendheid getoetst. Volgens mevrouw Grundauer worden er vijf tot tien van die subsidies getoetst.

2 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

5. Financiële kengetallen (o.a. motie 415)

Zie de bijlage ‘Financiële gezondheid van een gemeente’, bij vergaderstukken, toelichting door de heer Van Thiel. Het beoordelen van de financiële positie vraagt om overleg, rekening houdend met de context, de ambities en de risico’s. Dat een gemeente een complexe

organisatie is, maakt dit niet gemakkelijk. Daar komt bij dat gemeenten sterk afhankelijk zijn van de rijksoverheid en dat er begrotingsregels zijn: de gemeentelijke begroting moet structureel in evenwicht zijn.

Desgevraagd geeft de heer Van Thiel aan dat het voor de meeste gemeenten een uitdaging is

om tot een sluitende begroting te komen, bijvoorbeeld als de rijksoverheid taken delegeert aan lagere overheden, en daar geen middelen voor beschikbaar stelt. In elk geval adviseert de VNG om voor 2026 een sluitende begroting te presenteren. Gemeenten – waaronder de gemeente Utrecht – nemen dat advies ter harte, maar soms zit er niets anders op dan met een niet-

sluitende begroting te komen. Het college neemt hier op 6 mei a.s. een besluit over. De heer Saghraoui vult aan dat er in het eerste jaar een structureel sluitende begroting moet worden

opgesteld. Als dat niet lukt, moet de begroting in het laatste jaar sluiten, dus in dit geval moet

de begroting óf in 2026, óf in 2027 sluiten. Als er veel financiële risico’s zijn, vraagt dat om een zorgvuldige beschouwing van het weerstandsvermogen; er moet geld zijn om tegenvallers op te vangen.

Financiële gezondheid wordt beoordeeld aan de hand van vier indicatoren, namelijk

weerbaarheid, houdbaarheid, wendbaarheid en realiteit (zie blz. 4 van de presentatie). In dit

verband wordt verwezen naar de ‘beïnvloedbare ruimte’ waarmee sinds twee jaar wordt gewerkt. Hierop stelt de heer Van Thiel dat snel bijsturen moeilijk is. Die beïnvloedbaarheid wordt aangegeven met een percentage, maar dat geeft de keuzeruimte aan. Het is niet zo dat

ombuigen van de ene op de andere dag mogelijk is. De raad zou kunnen besluiten om een volgend jaar gebruik te maken van die ruimte.

Welke van de vier indicatoren is voor de ambtelijke organisatie het meest uitdagend?

Weerbaarheid (solvabiliteit) springt eruit, zegt de heer Van Thiel, al is de betekenis voor een gemeente relatief. Realistisch ramen is ook een uitdaging, maar uiteindelijk gaat het om de samenhang, en dat begint met een goed gesprek over de getallen.

De ambtelijke organisatie is van plan om vijf jaar terug en vijf jaar vooruit te kijken. Betekent dit

dat de gemeente anders gaat begroten? Ja, zegt de heer Saghraoui, in het bijzonder met het oog op de solvabiliteit. Er is de afgelopen jaren een te groot planningsoptimisme geweest.

Investeringen zullen dan ook worden beoordeeld op haalbaarheid; er is een investeringsplafond van € 110 miljoen ingesteld, maar dit kan misschien nog worden bijgesteld.

Is het mogelijk om een bandbreedte voor solvabiliteit te geven? De heer Saghraoui geeft aan dat dit voor kengetallen overwogen wordt. Voor de begroting is dit niet wenselijk; het is simpelweg

3 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

het meest inzichtelijk als er wordt geraamd wat er gerealiseerd gaat worden. Ten aanzien van exploitatie is dit evengoed nog wel te overwegen, maar voor investeringen niet. In hoeverre

heeft realistisch begroten iets te maken met het investeringsplafond? De heer Saghraoui legt uit

dat het investeringsplafond er is om realistischer te kunnen begroten dan voorheen. Het gebeurt echter wel eens dat de gemeenteraad meer krediet autoriseert dan er daadwerkelijk gerealiseerd wordt, om wat voor reden ook, en dan kan de overtollig geworden ruimte voor iets anders worden bestemd. Het gaat dan over het algemeen over langlopende kredieten.

Vervolgens wordt even van gedachten gewisseld over de belastingcapaciteit en over hoe de

belastingdruk in Utrecht zich verhoudt tot het landelijk gemiddelde. Het tarief houdt verband

met de ontwikkeling van de WOZ-waarde en kosten riool. Signaalwaarden bewegen mee met het landelijk gemiddelde; als alle gemeenten hun belastingen verhogen, zullen de signaalwaarden stijgen. Als de gemeente Utrecht ooit onder toezicht zou komen te staan, wordt als eerste de belastingcapaciteit op 120% gebracht.

Wordt bij de voorjaarsnota het effect op de kengetallen duidelijk? Volgens de heer Saghraoui

moet dit bij de begroting zichtbaar worden gemaakt. Vorig jaar werd er bij de behandeling van de voorjaarsnota ook aandacht aan besteed; dat wordt dit jaar ook gedaan. Bij de begroting

2025 werden de investeringsvolumes afgetopt. Er is nu een nieuwe inschatting gemaakt, aan de

hand waarvan iets te zeggen is over de ontwikkeling van de solvabiliteit en de schuldquote in de komende jaren.

Is het mogelijk om twee varianten van de begroting te maken, ‘scherp aan de wind’ en

risicomijdend, eventueel op hoofdlijnen? De heer Saghroui licht toe dat de ‘lucht’ zich aan de

lastenkant bevindt. Voor de inkomstenkant moet de gemeente de regels van het rijk opvolgen. Bij de voorjaarsnota wordt wel bekeken wat er in de voorgaande drie jaren overbleef uit

beleidsprogramma’s – en of dit kan terugvloeien. De ambtelijke organisatie kan hier op verzoek wel een overzicht van leveren, plus de uitleg waarom die middelen drie jaar overbleven.

De Adviescommissie zou het behulpzaam vinden als de kengetallen voorafgaand aan de

programmabegroting opnieuw op de agenda kunnen komen. Dan graag met bespreking van

bandbreedtes, want daarover is het vandaag niet gegaan. In het vierde kwartaal verschijnt de nota Risicomanagement; die ziet de Adviescommissie t.z.t. ook graag op de agenda. 6. Prioritering lopende onderwerpen

Zie presentatie, bij vergaderstukken; toelichting door de heer Leeuwenkamp. De accountant

heeft een prioriteringsvoorstel gedaan voor de behandeling van financiële onderwerpen. Hoe wil de Adviescommissie hiermee verder? Welke onderwerpen vindt de Adviescommissie het

belangrijkst? De reserves mogen hoger op de lijst komen, wordt gezegd, want daar is de

afgelopen tijd zóveel discussie over geweest. Ook het versterken van realisatiekracht zou hoger mogen worden geplaatst. Vervolgens wordt opgemerkt dat er eigenlijk maar één ding echt

4 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

belangrijk is, namelijk wat het meeste bijdraagt aan grip op de gemeentelijke middelen. Dat moet dan bovenaan! Inzicht in de schuifruimte wordt ook nog genoemd, en informatievoorziening.

Hoe krijgt de raad grip op de gemeentelijke middelen? Volgens de heer Leeuwenkamp zijn concernsturing en –monitoring daar randvoorwaarden voor. Die staan al hoog op de prioriteitenlijst.

De raad in control, dat is de doelstelling, vindt de heer Saghraoui. Een van de randvoorwaarden daarvoor is concernsturing. De gemeente is een grote organisatie; er is altijd risico op

versnippering van informatie. AI en innovatie zijn belangrijke onderwerpen waar de gemeente iets mee moet doen, maar eerst moeten alle medewerkers precies weten wat hun taak is – de heer Saghraoui noemt dit de fase van ‘rust, reinheid en regelmaat’. Wat hem betreft wordt er een prioriteit afgevoerd als er naar de mening van de raad iets bij moet.

Na enige gedachtewisseling concludeert de voorzitter dat de Adviescommissie het eens is over

de prioriteiten a, b en c, en dat er wordt getwijfeld over de prioriteiten d en e. Daarnaast wordt er belang gehecht aan prioriteit h, reserves.

7. Invulling technische bijeenkomst jaarstukken en voorjaarsnota – 27 mei a.s.

Welke onderwerpen ziet de Adviescommissie graag behandeld? Mevrouw Rijnders wijst erop dat (nieuwe) raads- en commissieleden altijd een instructie krijgen over hoe zij de voorjaarsnota

kunnen lezen, dit jaar voorafgaand aan de technische bijeenkomst. Als onderwerpen voor de

technische bijeenkomst worden genoemd: een vooruitblik op het ravijnjaar, de kengetallen, het MPR, de onderhoudsbegroting (openbare ruimte en vastgoed), de afvalstoffenheffing en wat daarvan wordt betaald en een toelichting op het al dan niet inrekenen van tekorten.

Over de carrousselvorm zijn niet alle commissieleden enthousiast, want mensen gaan weg als

de avond vordert. Liever een paar parallelle sessies met wat meer diepgang. Mevrouw Rijnders meldt dat de bijeenkomst maximaal twee uur duurt.

Op 19 juni a.s. zullen de jaarstukken worden behandeld in een ochtend-, middag- en

avondprogramma, in aanwezigheid van de wethouders. Volgens de Adviescommissie is het niet nodig om dan ook de accountant uit te nodigen.

8. Vooruitblik volgende vergadering – 5 juni a.s.

De vergadering is de volgende keer op een ander tijdstip, namelijk van 18.00-19.45 uur. De

jaarstukken komen op de agenda, inclusief bevindingen accountant. Ook de voorjaarsnota zal worden besproken als er voldoende tijd is. 9. Voortgang accountantscontrole 5 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

De heer Leeuwenkamp meldt dat de controle in de afrondende fase is. Het concept-

accountantsverslag is bij de ambtelijke organisatie ter becommentariëring. Het streven is om op 15 mei a.s. een controleverklaring te verstrekken.

Het meekijken met de herstructurering van de grondexploitaties heeft veel tijd gekost, en het

controleteam heeft veel afsluitende boekingen moeten controleren. Hier worden mogelijk meeruren voor in rekening gebracht, mits deugdelijk onderbouwd natuurlijk. 10. Rondvraag en sluiting

Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De vergadering wordt gesloten.

6 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl