Adviescommissie C&F 16-01-2025

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

16 januari 2025, 09.00-10.30 uur Burgemeesterskamer Stadhuis

Adviescommissie: Jantine Zwinkels (vz.), Derk van Bergen, Fred Claasen, Ruud Maas, Charlotte Passier, Margreet Ramaker, Nadia Stylianou en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit)

Overige deelnemers: Johan Dorst (Griffie), Jasmin Grundauer (manager concernaudit), Rachid Saghraoui

(concerncontroller), Annemarie Koolenbrander, Agnes Scholte (concerncontrol), Gerth Molenaar (Rekenkamer), Rein-Aart van Vugt (Deloitte)

Niet aanwezig: Cees Bos, David Bosch, Gert Dijkstra, Stevie Nolten, Victor Paalman, Rick van der Zweth,Ruben Snijder, Titus Stam, Ralph Peters, Rob Sijm (directeur a.i. financiën, inkoop en juridische zaken) en Paul Venhoeven. (NB: veel afwezigen ivm technishe sessie die gelijktijdig is gepland).

Notulen: Rosenbaum Select, notulisten & verslaggevers

1. a. Opening en mededelingen

De voorzitter heet allen welkom en opent de vergadering. Mevrouw Stylianou is er vandaag voor het eerst bij; zij volgt de heer Peters op. Mevrouw Passier sluit aan uit belangstelling. b. Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (05-12-2024)

Zie blz. 1, laatste alinea. De eerste zin wordt als volgt aangepast: Het verslag bevat ook nog

enkele reeds bekende verbeterpunten; daar wordt aan gewerkt. 3. Ingekomen stukken

Er is niets binnengekomen dat de Adviescommissie moet behandelen. Het onderwerp brede welvaart komt in de vergadering van 13 februari a.s. op de agenda.

4. Sturen en verantwoorden – hoe gaat het met de nieuwe beleidscyclus?

Zie de presentatie, bij vergaderstukken; toelichting door mevrouw Koolenbrander. De gemeente Utrecht kent drie beleidsproducten, namelijk de visie (een globaal stuk op ambitieniveau), de

beleidsnota (waarin beschreven wordt wat er gedaan gaat worden om de ambitie te realiseren) en het uitvoeringsprogramma (uitvoering in detail). De documenten hebben een eenduidig format: samenvatting, omschrijving en monitoring. De ambtelijke organisatie heeft hier

inmiddels ervaring mee opgedaan; bijna iedereen is nu gewend aan het nieuwe format, al blijft de toepassing in het omgevingsbeleid lastig, want dit kent een beleidshorizon van tientallen

jaren, en de kosten zijn afhankelijk van de ontwikkelingen. Vooraf is niet precies aan te geven

welke kosten door welke partij zullen worden genomen. Plannen komen pas tot ontwikkeling als een initiatiefnemer erin wil investeren; dit is niet te voorspellen, en ook is van tevoren niet aan

1 van 4

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

te geven of de gemeente dan ‘werk met werk kan maken’. Als voorbeeld noemt mevrouw

Koolenbrander de beleidsnota Omgevingsvisie Overvecht. Voor de korte termijn (circa vier jaar) worden er financiën opgenomen.

De Adviescommissie complimenteert de organisatie met de goede voortgang, en heeft begrip

voor het knelpunt dat het complete financiële beeld niet altijd te geven is. Dit betekent dat de raad dit uit handen moet geven aan het college, want daar wordt het uitvoeringsplan

vastgesteld. Waarmee stemt de raad dan precies in? Voorbeeld: de Sportnota. Mevrouw

Koolenbrander erkent dit; dit is inherent aan het ontwerp van de beleidscyclus. Een beleidsnota beschrijft wat wenselijk is, en in hoeverre dat al dan niet te realiseren is. De Adviescommissie zou in zo’n geval graag willen dat over die nu nog niet te realiseren delen nadere afspraken

worden gemaakt bij de behandeling van de volgende voorjaarsnota. In de financiële paragraaf

zou duidelijk vermeld moeten worden wat een plan in zijn geheel kost, waar nu dekking voor is, en dat uitsluitend wordt uitgevoerd waar dekking voor is.

Het inzicht is al wel verbeterd, want de raad kan zien wat er wel en niet gaat gebeuren. Het zou

nog duidelijker zijn als de afweging in de voorjaarsnota wordt gegeven: zó is het vastgesteld, en over die-en-die open eindjes beslissen we nu nog niet. Dan houdt de raad overzicht over wat er nog moet gebeuren, en kan dan dus een betere afweging maken. Bovendien geeft het stof voor een interessanter debat. Mevrouw Koolenbrander is het daarmee eens.

De ambtelijke organisatie heeft het wel eens moeilijk met de hoge ambities, bijvoorbeeld inzake openbaar groen, gezondheid, en overlastbestrijding in de openbare ruimte. De plannen zijn

meestal wel concreet, maar uitvoering hangt af van de beschikbare middelen. Het is best een

vraagstuk hoe de raad zo in positie kan worden gebracht dat zij de risico’s goed kan afwegen.

De moeilijke boodschap ‘we willen dit wel, maar er is helaas (nog) geen geld’ zou voorafgaand aan een politiek debat al moeten worden gebracht. Een uitvoeringstoets zou nadrukkelijker onderdeel van het proces moeten zijn.

Er werd al opgemerkt dat de raad in principe geen rol heeft bij het uitvoeringsplan. Aan de raad

wordt eigenlijk gevraagd om een beleidsnota goed te keuren waarvan op voorhand niet duidelijk is of de inhoud wel realistisch is. Vervolgens moet de begroting (of een bijgestelde begroting) worden goedgekeurd, terwijl niet bekend is of de planning wel realistisch is. Een

uitvoeringstoets is daar misschien niet het juiste instrument voor, maar een inschatting zou er zeker wel moeten zijn.

Het duidelijke onderscheid tussen visie en beleidsnota gaat verloren als een beleidsnota voor tien jaar geldt, want beleid maken voor zo’n lange periode is niet eenvoudig. Het is sommige

fracties opgevallen dat beleidsnota’s wel eens worden gepresenteerd als visie. De raad wil juist

graag weten wat dit voor de huidige periode betekent – daarom zijn er vaak zoveel kritische en

technische raadsvragen. Beleidsnota’s zouden over een beperkte periode moeten gaan, dus over 2 van 4

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

vier jaar. Een document dat over een periode van tien jaar gaat, is een visie, vindt de

Adviescommissie. De organisatie zou zuinig met beleidsnota’s moeten zijn, en zou er in

voorkomend geval ook duidelijk over moeten zijn dat de gemeente het resultaat niet in eigen hand heeft.

De heer Van Vugt sluit zich bij de complimenten van de Adviescommissie aan, maar

complimenteert de Adviescommissie zelf ook met de scherpe blik. Ook de accountant heeft

gesignaleerd dat er ambities zijn waar geen geld voor is, bijvoorbeeld met betrekking tot de nota Grondbeleid. De vraag is dan wanneer er keuzes worden gemaakt. Dit zou bij de

behandeling van de voorjaarsnota moeten gebeuren; dan zou moeten worden aangegeven dat de keuzes nog niet voorliggen – en wanneer dan wel.

Beleidsnota’s bevatten niet altijd aan doelstellingen gekoppelde indicatoren; die worden dan

doorgeschoven naar het uitvoeringsplan. Dit is een punt van aandacht voor de evaluatie van het beleidskader, komende zomer.

5. Stand van zaken evaluatie Regeling Risicovolle projecten

Zie de presentatie, bij vergaderstukken; toelichting door mevrouw Scholte. In juni 2021 werd de

regeling vastgesteld, met de afspraak voor een evaluatie na drie jaar. Hiervoor werd een enquête onder betrokkenen – waaronder de gemeenteraad – gehouden, en er werden ambtelijke en bestuurlijke gesprekken gevoerd. Op zes projecten is de regeling van toepassing. Er wordt

regelmatig getoetst of dit nog geldt, en er worden naar bevind van zaken ook projecten aan de lijst toegevoegd.

Uit de evaluatie is gebleken dat men in grote lijnen tevreden is over de werking van de regeling, en dat er ook een paar verbeterpunten zijn. Voor een overzicht wordt verwezen naar de

presentatie. Daarin zijn ook de aanbevelingen opgenomen. De Adviescommissie adviseert om in het kennismakingsprogramma voor nieuwe raadsleden nadrukkelijk te vermelden dat de Regeling een belangrijk sturingsinstrument is.

Zie blz. 10 van de presentatie. Bij de tweede bullet wordt gesproken van gebundelde

aanbieding, maar bij de vierde bullet gaat het over tussenrapportages. Mevrouw Scholte

verduidelijkt dat er eenmaal per jaar een overzicht van de belangrijkste risico’s in de betreffende projecten wordt gegeven, met daarbij de voortgang en de risico’s per project. Als de

omstandigheden wijzigen waardoor bijsturen aan de orde is, kan er voor een tussenrapportage per project worden gekozen. In de meeste projecten is er per half jaar of een paar maanden

nauwelijks nieuws te melden. De raad wordt dan toch graag even kort, per brief bijvoorbeeld, geïnformeerd.

Er wordt opgemerkt dat de regeling in het leven is geroepen voor projecten; er worden echter in toenemende mate programma’s in geschoven. Die programma’s kennen geen einddatum, maar

3 van 4

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

worden wel steeds bijgestuurd. Wellicht is de regeling daar niet het meest geschikte instrument voor.

Mevrouw Grundauer geeft aan dat ‘Informatie op orde’, een programma, is benoemd als

risicovol project. Dit heeft bijgedragen aan bewustzijn in de ambtelijke organisatie en aan

verbeteringen. Concernaudit heeft hiervoor onlangs een audit afgerond; de Adviescommissie ontvangt het rapport in maart a.s., samen met de voortgangsrapportage.

De raad is blij met de Regeling Risicovolle projecten, wordt gezegd, want deze werkt goed, mits op de goede manier ingezet. Discussie over deze regeling zou gevoerd moeten worden vanuit

een groter perspectief, het totale bestuurlijke risicomanagement: welke positie heeft de regeling in het totale ambtelijke, bestuurlijke en politieke risicomanagement?

Er is een raadsvoorstel in voorbereiding, zie blz. 11 van de presentatie. 6. Vooruitblik jaarplan 2025

Zie het overzicht in de vergaderagenda. Naast de te behandelen onderwerpen per vergadering is er ook een lijstje van ‘lopende onderwerpen’. Als er voldoende tijd en capaciteit is, worden die

ook op de agenda gezet. Wat betreft de Hervormingsbezuinigingen meldt mevrouw Rijnders dat dit onderwerp in maart a.s. actueel wordt. Er wordt een technische sessie georganiseerd, datum wordt met de griffie afgestemd. In de Adviescommissie wordt besproken hoe de raad de bezuinigingen kan monitoren en wanneer politieke keuzes aan de orde zijn.

In de volgende vergadering komt de griffier en commissiegriffier van de gemeente Venray als toehoorder aansluiten (wordt mee ingestemd).

Schorsing

De ambtenaren verlaten de vergadering. 7. Stand van zaken aanbesteding externe accountant Van dit agendapunt wordt separaat verslag gedaan. 8. Rondvraag en sluiting

Mevrouw Passier vraagt of zij vaker mag aansluiten. De Adviescomissie heeft er geen bezwaar tegen.

Er wordt verder geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De voorzitter sluit de vergadering.

4 van 4

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl