Adviescommissie C&F 09-12-2021.docx

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

9 december 2021 van 20.00-21.30 uur online vergadering

Adviescommissie: Dimitri Gilissen (voorzitter), Janneke Admiraal, Floor de Koning, Julia van Ophem, Bert van Steeg, Rick van der Zweth en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit)

Overige deelnemers: Cora Bakker (strategisch adviseur financiën), Äge van Beest (senior vastgoedadviseur grondzaken), Sandra Emsbroek (strategisch adviseur bedrijfsvoering), Annemarie Koolenbrander (adviseur Financiën en Control), Paul Venhoeven en Gerth Molenaar (Rekenkamer), Richard Sessink (adviseur grondexploitaties), Edwin Westphal

(concernmanager financiën, inkoop en juridische zaken), Katie Zwetsloot (CFO), en Rein-Aart van Vugt en Niels Fritz (Deloitte)

1. a. Opening en mededelingen

De voorzitter opent de vergadering. Er zijn geen mededelingen. b. Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Verslag vorige vergadering (04-11-2021)

Geen bijzonderheden; het verslag wordt vastgesteld. 3. Ingekomen en verzonden stukken

Er is geen post die door de Adviescommissie behandeld moet worden. 4. Uitkomsten evaluatie accountant (niet in aanwezigheid van de accountant)

De gemeente heeft een overeenkomst met Deloitte voor de controle van de boekjaren 2019, 2020 en 2021, met een verlengingsmogelijkheid van drie jaar, dus voor de boekjaren 2022,

2023 en 2024. Op grond van verzamelde inbreng van de Adviescommissie en ambtenaren wordt voorgesteld om de samenwerking met een jaar te verlengen.

De heer Westphal bevestigt de uitstekende samenwerking met de accountants; ook de Adviescommissie kan zich vinden in de verzamelde inbreng, en adviseert positief.

Mevrouw Rijnders licht toe dat de Adviescommissie kan volstaan met een raadsbrief, omdat de overeenkomst in verlenging voorziet. Zij zal een conceptbrief opstellen waarin de raad wordt geïnformeerd. Deze wordt ter accordering aan de commissieleden voorgelegd. 5. Derde technische begrotingswijziging

Mevrouw Bakker licht toe dat de derde begrotingswijziging hoofdzakelijk technische mutaties vermeldt, zoals herschikkingen tussen programmabudgetten en reserves.

Pagina 1 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Wordt de begrotingswijziging tegelijk met het raadsvoorstel behandeld? Dat is wel het streven, meldt de heer Westphal. Wijzigingen in P&C-documenten worden zoveel mogelijk direct

verwerkt; daarom neemt het aantal mutaties in technische begrotingswijzigingen af. Beter

inzichtelijk maken van de financiële consequenties is een volgende stap. De heer Westphal verwacht deze het komende jaar te kunnen doorvoeren.

Zie mutatie 12, verwerking noodsteun Cultuur en Erfgoed 2021. Is de huurkorting geen

onderdeel van de coronapakketten? Mevrouw Koolenbrander licht toe dat de noodsteun voor de organisaties die huurder van de gemeente Utrecht zijn niet als subsidie is betaald, maar als

huurkorting is toegekend. Voor die organisaties is dat gunstiger, omdat het bedrag dan niet meetelt als omzet voor de NOW-regeling.

Er zijn verder geen vragen of opmerkingen over de derde technische begrotingswijziging. Deze kan worden doorgeleid naar de agenda van de commissie VBF. 6. Managementletter 2021

Vanaf dit agendapunt zijn de heren Van Vugt en Fritz aanwezig. De heer Van Vugt licht de hoofdpunten uit de managementletter toe. De accountant is enthousiast over de goede

samenwerking met de Adviescommissie en met de ambtelijke organisatie en het college. Het is duidelijk dat allen dezelfde doelen voor ogen hebben, waardoor er vrijwel geen discussie ontstaat over de bevindingen van de accountant. Er wordt gewerkt aan een gezamenlijke

verbeteragenda, al werken de coronamaatregelen wel eens vertragend op de uitvoering van

verbeterstappen. De organisatie heeft een interne stuurgroep Versterken Accountantscontrole opgezet met als doel de aanbevelingen van Deloitte in de praktijk te brengen, waardoor de

bedrijfsvoering verbetert en de accountantscontrole en het opstellen van de jaarrekening vlotter verloopt.

Zie blz. 5, de zes aandachtsgebieden uit voorgaande controles. De Adviescommissie heeft het eerste punt, het spanningsveld tussen 'druk en ambitie' en 'capaciteit' nadrukkelijk op de

agenda gezet. De heer Van Vugt noemt dit een van de belangrijkste onderwerpen voor de

gemeente Utrecht in de komende tijd. De doorontwikkeling van de IT-omgeving blijft aandacht vragen; Deloitte zal het komende jaar weer een IT-audit uitvoeren, waarover de Adviescommissie t.z.t. wordt geïnformeerd.

Het is de accountant opgevallen dat de gemeente Utrecht veel aandacht heeft voor fraude, frauderisico en integriteitsbeleid. Er is goed inzicht in alles wat er op dat gebied gebeurt.

De kadernota van de Commissie BBV maakt onderscheid tussen misbruik/oneigenlijk gebruik en fraude. Voorbeeld: formeel is het misbruik als iemand ten onrechte bijstand heeft aangevraagd

en gekregen, al wordt het in de wandelgang vaak bijstandsfraude genoemd. Als iemand gebruik maakt van een regeling van de overheid en daarvoor onjuiste informatie aanlevert, is dat

Pagina 2 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

misbruik. Van fraude is sprake als er een medewerker of bestuurder van de gemeente bij

betrokken is. Aan misbruik/oneigenlijk gebruik moet nadrukkelijk aandacht worden besteed in de rechtmatigheidsverantwoording. De gemeente moet het misbruikbeleid toelichten, en

aangeven hoe het wordt toegepast. De heer Van Vugt veronderstelt dat dit een gevolg is van de toeslagenaffaire. Met betrekking tot fraude adviseert de Commissie BBV om in de paragraaf

Bedrijfsvoering iets op te nemen over het aantal gevallen van fraude en fraudepreventie. Vanaf 2022 moeten accountants informatie hierover opnemen in hun controleverklaring. Voor de

gemeente Utrecht experimenteert Deloitte hier al mee in de verklaring over 2021; bij het verslag van de jaarrekeningcontrole wordt de Adviescommissie daarover geïnformeerd.

De Tweede Kamer behandelt het wetsvoorstel Invoering rechtmatigheidsverantwoording in week 4/2022, in combinatie met de Wet versterking decentrale Rekenkamers.

Het aantal SiSa-regelingen is opnieuw toegenomen, een extra aandachtspunt voor de organisatie zelf, maar ook voor de accountant.

Vragen en reacties

Moet de gemeente op korte termijn iets ondernemen op het gebied van fraudebeleid? Volgens de heer Van Vugt is de gemeente Utrecht hier al heel actief in. Punt van aandacht: de

frauderisicoanalyse kan nog wat worden verbreed en zou vaker dan eenmaal per vier jaar

geactualiseerd kunnen worden. Misbruik/oneigenlijk gebruik vraagt nog wel wat aandacht, in het bijzonder hoe de raad daarover wordt geïnformeerd. De heer Van Vugt is van mening dat Utrecht zich geen zorgen hoeft te maken; signalen van fraude zijn er niet. De interne integriteitsonderzoeken zijn van goed niveau.

Een van de zes thema's in de managementletter is verbetering van het budgetrecht; wordt

hiermee bedoeld dat de raad meer inzicht in de begroting en meer financiële informatie krijgt? Volgens de heer Van Steeg is er in het amenderen van begrotingen nog wel ruimte voor

verbetering; hoort dat er ook bij? De heer Van Vugt licht toe dat de genoemde onderwerpen wél met elkaar te maken hebben. Over het budgetrecht van de raad is echter altijd apart

gerapporteerd, gezien het grote belang ervan. Hij is het met de heer Van Steeg eens dat er ruimte voor verbetering is – wat hem betreft een van de hoofdthema's in de nieuwe

raadsperiode. De kwaliteit van bestuurlijke informatie moet in een wat breder kader worden

gezien. Er loopt al een project rond verbetering van de informatiewaarde van de begroting, wat breder is dan het budgetrecht, maar niet minder belangrijk.

Een belangrijk instrument hiervoor is de financiële verordening; daarin wordt de beschikking

van budget tussen college en raad geregeld. De heer Van Vugt adviseert de Adviescommissie om de financiële verordening uitvoerig te bespreken.

Pagina 3 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Wanneer wordt de financiële verordening aangepast? De heer Westphal meldt dat dit vóór de verkiezingen niet lukt, maar wel in 2022. De heer Van Vugt adviseert om dit samen met de nieuwe gemeenteraad op te pakken, en dan kunnen meteen zaken die met de rechtmatigheidsverantwoording te maken hebben, worden verwerkt. 7. Vooruitblik jaarplan 2022

Mevrouw Rijnders heeft een planning gemaakt voor de vergaderingen van 20 januari en

17 februari a.s. Zij werkt aan een overdrachtsdocument voor de Adviescommissie ná de gemeenteraadsverkiezingen. Met de planning gaan allen akkoord. 8. Technische toelichting grondexploitaties

Zie de presentatie van de heer Van Beest. De grondexploitatie Leidsche Rijn is ter sprake geweest tijdens de vorige vergadering, in het bijzonder in relatie tot de P&C-cyclus.

In de tweede bestuursrapportage wordt een overzicht gegeven van de ontwikkelingen ten

opzichte van de in het voorjaar vastgestelde grondexploitatie en wordt bekeken welk saldo er

mogelijk kan worden verwacht in het jaar daarop. Feitelijk wordt de analyse van een periode die al voorbij is 'vertaald' naar een periode die nog komt. Voor Leidsche Rijn is dat de periode

2022-2039, want dat is de looptijd van de grondexploitatie. Gestegen grondprijzen in 2021

worden dus doorgerekend naar de prognoses 2022-2039. Na actualisatie (voorjaar) wordt er winst genomen volgens de PoC-methode (Percentage of Completion) – als er winst is. Deze

wordt in de reserve grondexploitaties gestort. De stand van de reserve bepaalt of er ruimte is.

Hierover wordt bij de behandeling van de Voorjaarsnota een besluit genomen. Daarna begint het proces van voren af aan met de 'peilstok.'

Uit de discussie tijdens de vorige vergadering kwam naar voren dat de Adviescommissie wil

weten wanneer er resultaat uit de grondexploitatie komt, en hoe de raad dat bij de afwegingen moet betrekken. De heer Van Beest legt uit dat daarvoor de stap moet worden gemaakt van actualisatie 2021 naar verantwoording, waarbij het resultaat in de reserve grondexploitatie

wordt gestort. Is er politieke beoordelingsruimte in dat proces? Die ruimte is beperkt, zegt de heer Sessink, want grondprijzen en indexeringen zijn al vastgesteld, zie Parameterbrief. De

Grondprijzenbrief is het uitgangspunt voor grondprijzen die nog niet in contracten zijn belegd. Voor programmering geldt de stedelijke programmering voor kantoren, bedrijventerreinen en wonen. De kosten voor het bouwrijp maken worden getoetst door een externe partij. Voor

andere onderdelen is niet gemakkelijk een inschatting te maken, Archeologie bijvoorbeeld, al is van bepaalde locaties wel bekend dat daar archeologische resten aangetroffen kunnen worden.

Wát precies, is moeilijk te ramen. In overleg met de accountant wordt voor dergelijke kosten een grove raming gemaakt.

De heer Van Vugt vult aan dat de invloed van de raad bij grondexploitaties het grootst is aan het begin. Dus bij de eerste vaststelling van een grondexploitatie moet de raad alert zijn: wordt

Pagina 4 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

voldaan aan de doelen die we willen bereiken? Is aan de gewenste activiteiten gedacht? Zijn we tevreden over het financiële plaatje? Naarmate een plan vordert, neemt de invloed van de raad af. In Leidsche Rijn is de voortgang nu ongeveer 70%; de invloed is dus nog maar beperkt. Mutaties zijn vaak het gevolg van marktomstandigheden. Het MPR 2021 is een belangrijk

document, want áls er nog beïnvloedbare ruimte is, dan is het daarin te vinden. Verder kan de

raad enige invloed uitoefenen bij de behandeling van de Voorjaarsnota, bij de behandeling van de begroting 2022 en bij de inzet van reserves. In deelplannen worden delen van de grondexploitatie 'als nieuw' voorgelegd. Ook daar is de invloed van de raad groot.

De heer Van Zweth merkt op dat er tot nu toe elk jaar winst kon worden genomen. Biedt dat dan geen politieke ruimte? De heer Sessink geeft aan dat er het afgelopen jaar werd gedacht dat er

een stikstofprobleem was in Haarrijn, waardoor er geen 600 woningen gebouwd zouden kunnen worden. Dat zou dan geleid hebben tot een tekort van € 17 à € 18 miljoen op de

grondexploitatie. Dankzij maatregelen kon de bouw doorgaan, waarmee een groot risico

wegviel en waarbij de winstneming over 2020 aanzienlijk was. In het algemeen kan worden gesteld dat het resultaat beter zal zijn dan verwacht als er grote risico's wegvallen. Dit jaar

stijgen zowel de grondprijzen als de bouwkosten, waardoor de winstverwachting bescheiden

blijft. Maatschappelijke ontwikkelingen hebben dus effect, maar raadsbesluiten hebben dat ook. In Papendorp-Noord bijvoorbeeld, worden 1.500 woningen toegevoegd aan het oorspronkelijke plan. Als de raad daarmee instemt, komen de opbrengsten van die extra woningen erbij.

De Adviescommissie moet zich bezinnen op het inzetten van reserves, stelt de heer Van Vugt,

waar deels al bestemmingen voor zijn. 'Waar besteden we de reserve aan?' is echt een politieke vraag. En als de werkelijke winstneming afwijkt van de begrote winstneming is het interessant om na te gaan wat daar de oorzaak van is – en wat dat betekent voor winstnemingen in de toekomst.

Worden hogere grond- en kavelprijzen meerjarig doorberekend, of gebeurt het eenmalig

waardoor er sprake is van jaarlijks oplopend voordeel? Volgens de heer Sessink wordt gekeken

naar de in het afgelopen jaar gerealiseerde grondprijs. Deze wordt 'vertaald' tot en met 2039 en wordt conform de Parameterbrief geïndexeerd.

In de vorige vergadering werd doorgepraat over verschillen ten opzichte van de begroting. Is het mogelijk daar een overzicht van te sturen? Hoe zijn baten, lasten, reserves en afwijkingen in de begroting verwerkt? De heer Sessink zal het overzicht aan de presentatie toevoegen.

Welke punten zijn nieuw in de MPR? De heer Van Beest licht toe dat in het MPR de beslispunten voor de raad worden geformuleerd op de onderdelen waarover een besluit genomen moet

worden omdat het een wijziging is. Er wordt afgesproken dat dit opnieuw wordt besproken als het MPR er is.

Pagina 5 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

9. Rondvraag en sluiting

Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De vergadering wordt gesloten.

Pagina 6 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl