Adviescommissie C&F 05-12-2024

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

5 december 2024, 09.00-10.30 uur Burgemeesterskamer Stadhuis

Adviescommissie: Jantine Zwinkels (vz.), Derk van Bergen, Fred Claasen, Gert Dijkstra, Ruud Maas, Ralph Peters, Margreet Ramaker, Ruben Snijder, Titus Stam en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit)

Overige deelnemers: Jasmin Grundauer (manager concernaudit), Ieke Wally Nieuwenhout (bedrijfsvoerings- en

strategienetwerk), Rachid Saghraoui (concerncontroller), Barbara Siebelink (coördinator P&C jaarstukken), Rob Sijm (directeur a.i. financiën, inkoop en juridische zaken), Gerth Molenaar en Paul Venhoeven (Rekenkamer), Bob Leeuwenkamp en Rein-Aart van Vugt (Deloitte)

Niet aanwezig: Cees Bos, David Bosch, Stevie Nolten, Victor Paalman en Rick van der Zweth Johan van Dorst (Griffie)

Notulen: Rosenbaum Select, notulisten & verslaggevers

1. a. Opening en mededelingen

De voorzitter heet allen welkom en opent de vergadering. De heer Van Vugt meldt dat de heer Fritz tot nader order rust houdt, om gezondheidsredenen. De Adviescommissie laat hem hartelijk groeten.

De heer Van Dorst zag geen kans om de vergadering bij te wonen; hij laat zich via een videoboodschap-op-rijm verontschuldigen. b. Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (17-10-2024) Geen opmerkingen; de notulen worden vastgesteld. 3. Ingekomen stukken en verzonden stukken

a. Halfjaarverslag 2024/2025 van Concernaudit

Mevrouw Grundauer is blij met de gemeentebrede aandacht en prioritering voor de

implementatie van de aanbevolen verbeteracties, en ook met de gesignaleerde afname van

financiële onrechtmatigheden, in het bijzonder ten aanzien van inhuur en aanbestedingen. Ter indicatie: in 2022 werden er onrechtmatigheden geïdentificeerd voor € 11 miljoen; tot en met september 2024 was dat slechts € 1 miljoen, dankzij verbeterde samenwerking tussen de verschillende organisatieonderdelen.

Het verslag bevat ook nog enkele reeds bekende verbeterpunten, hieraan wordt gewerkt. In het bijzonder vraagt mevrouw Grundauer aandacht voor de verbeterpunten Financiën; die zijn nog

1 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

niet gerealiseerd, onder andere omdat de afdeling in verschillende lagen (noodgedwongen) veel derden inzet. Een tweede punt van aandacht is Bewustzijn cyberweerbaarheid. Het bewustzijn

bij medewerkers is nog niet op het gewenste niveau. Er is de afgelopen tijd veel aan gedaan om medewerkers uit te nodigen om de e-learning gegevensbestemming te volgen, met goede resultaten.

De Adviescommissie heeft de indruk dat er geen uitgesproken ‘leercultuur’ heerst in de

gemeentelijke organisatie, mogelijk door het grote aantal ingehuurde medewerkers. De heer

Sijm bevestigt dit, maar voegt daaraan toe dat het in de huidige arbeidsmarkt bijzonder moeilijk is om vast personeel te werven. Voor posities waarvoor acuut iemand nodig is, lukt dat zeker niet, want werving en selectie kost al snel drie à vier maanden. Veelal wordt er dan toch

gekozen voor acute externe inhuur voor een langere periode, wat het er voor Concernaudit niet eenvoudiger op maakt ten aanzien van bestendige samenwerking.

Desgevraagd geeft mevrouw Grundauer aan dat de jaarrapportage, aangevuld met de

onderzoeken van oktober 2024 tot en met maart 2025, kan worden verwacht in mei 2025. Het auditjaar loopt niet synchroon met het kalenderjaar.

b. Meerwerk jaarrekening 2023

De schriftelijke toelichting staat op iBabs, achter een inlogscherm. Ter vergadering licht de heer Van Vugt toe dat er de afgelopen jaren gemiddeld circa € 20.000 voor meerwerk in rekening moest worden gebracht. De jaarrekeningcontrole 2023 is een uitzondering; er werd veel tijd

besteed aan de controles op afsluitende boekingen (periode 13, 14 en 15), en in de eindfase van de controle werd er een onregelmatigheid bij het factureren gesignaleerd die nader onderzoek vergde. Uiteindelijk kon worden vastgesteld dat de onregelmatigheid niet tot materiële

afwijkingen zou leiden, maar dit heeft veel extra tijd gekost, niet alleen van het controleteam

maar ook van de gemeentelijke organisatie zelf. De meerkosten voor de controles op afsluitende boekingen bedragen € 27.000, en het onderzoek naar de onregelmatigheid leidt tot € 15.000

aan meerkosten. De heer Van Vugt geeft aan dat Deloitte een deel van het meerwerk voor eigen

rekening heeft genomen. Omdat de Adviescommissie opdrachtgever van de accountant is, moet zij hiervan weten.

Mevrouw Rijnders vult aan dat in de opdracht aan de accountant is opgenomen dat er geen

sprake kan zijn van meerwerk, maar dat er in dit geval wel goede redenen waren om daarvan af te wijken. Een en ander is besproken met de heer Sijm en voldoende onderbouwd, waarna de

ambtelijke organisatie akkoord is gegaan. Het meerwerk wordt overigens door het Stadskantoor betaald, niet door de griffie. De Adviescommissie neemt genoegen met de toelichting.

c. Definitief auditplan

Het definitieve plan is ter informatie bij de stukken gevoegd. Er zijn geen vragen of opmerkingen over.

2 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

4. Raadsbrief managementletter accountant en reactie college

Zie de presentatie Managementletter 2024, bij de vergaderstukken. Vooraf benadrukt de heer Van Vugt dat de samenwerking met de gemeentelijke organisatie als heel goed en plezierig wordt ervaren. Er wordt regelmatig proactief gevraagd hoe men met bepaalde posten in de jaarrekening moet omgaan, en het controleteam heeft ook gemerkt dat de gemeentelijke organisatie sterk gericht is op verbetering van processen. Zorgen zijn er echter ook wel,

bijvoorbeeld ten aanzien van concernsturing en de financiële functies in de organisatie. De Adviescommissie zou daar bij gelegenheid wat dieper op in kunnen gaan.

Voorbeeld: het stapelen van opgaven en de vele wensen tot verbetering. De heer Van Vugt

adviseert om daarvoor een werkbare volgorde te bepalen en daar een acceptabele periode voor

te plannen. Dit geldt in het bijzonder voor de investeringsagenda, waar zowel de accountant, de organisatie zelf als de Adviescommissie veel belang aan hechten.

In de raadsbrief wordt aangegeven dat het college niet op korte termijn wil ingrijpen in de investeringsagenda, maar streeft naar een meerjarige, programmatische en stapsgewijze

aanpak. Wat betekent dit? Hierop legt de heer Saghraoui dat op korte termijn de ‘lucht’ uit de begroting wordt gehaald, en dat middelen die niet worden gebruikt, worden vrijgemaakt.

Daarvoor wordt een plafond ingesteld, dat wordt doorgerekend. Daarbij is het belangrijk om

helder te hebben welk model Utrecht toepast, hoe er wordt geraamd en wie er beslist over die investeringsramingen. Dit kost tijd.

Vragen, reacties en discussie

Over de uitvoeringstoets werd ook al gesproken bij de behandeling van de Voorjaarsnota; de wethouder gaf toen aan dat een uitvoeringstoets niet nodig is. Nu is hierover toch iets bij de aanbevelingen opgenomen. Hierop geeft de heer Van Vugt aan dat hij het instellen van een

plafond ziet als een ‘stutmaatregel’, dus ter versteviging op korte termijn. Het geeft Concern goed inzicht in de lopende investeringen, waardoor men kan beoordelen of die financieel en met de huidige capaciteit wel haalbaar zijn. Wat dat betreft vindt de heer Van Vugt de

investeringsagenda een cruciaal document, evenals de vraag of alle plannen wel uitvoerbaar zijn – dus de uitvoeringstoets.

Er wordt opgemerkt dat het investeringsbedrag € 110 miljoen in een voetnoot is vermeld, terwijl ook € 200 miljoen is genoemd. Hoe zit het nu precies? De heer Saghraoui licht toe dat er

feitelijk overprogrammering wordt toegestaan. Door een afslag te nemen wordt er wel rekening mee gehouden dat de planning misschien toch iets te optimistisch is. Dat is die € 110 miljoen. De voorzitter vraagt om hierover een toelichting op te nemen bij de financiële stukken,

bijvoorbeeld in de vorm van een grafiek met een lijn zonder ingrijpen en een lijn met ingrijpen. De wisselwerking tussen financiële techniek en lange termijn is politiek interessant, wordt gezegd, omdat het ook gaat over de keuzes die het college maakt.

3 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Er wordt vervolgens aandacht gevraagd voor de mobiliteitshub, een groot project. Hiervoor zou een uitvoeringstoets gepast zijn, want er is een enorm bedrag mee gemoeid.

Terug naar de managementletter: de heer Leeuwenkamp wijst erop dat de druk op de

organisatie ten aanzien van de SiSa-verantwoording hoog is. De SiSa-coördinatoren zijn

afhankelijk van de businesscontrollers; zij hadden gehoopt dat zij de organisatieonderdelen

meer decentrale ondersteuning hadden kunnen bieden, maar dat is met de huidige capaciteit niet mogelijk. Hierover houdt het controleteam goed contact met de organisatie, en er zijn

afspraken gemaakt over overlegstructuren, in het bijzonder voor Grondexploitatie en de SiSa-

controle. De heer Van Vugt vult desgevraagd aan dat hij niet verwacht dat het aantal SPUKs het

komende jaar sterk zal afnemen. Er waren er 16 in 2019; het zijn er nu 153. Dit komt door ‘Den Haag’, waar men wel specifieke gelden wil toekennen aan lokale overheden, maar daar ook nogal gedetailleerde rapportages voor verlangt.

Voor overige aandachtspunten wordt verwezen naar de presentatie. 5. 3e begrotingswijziging 2024

Zie het overzicht van wijzigingen, bij vergaderstukken. Mevrouw Nieuwenhout licht toe dat het

om een beperkt aantal technische wijzigingen gaat. Deze hebben geen budgettaire effecten, en

ook geen invloed op het beleid. Geen van de aanwezigen heeft hier vragen of opmerkingen over. 6. Normenkader 2024

Zie het document Normenkader Rechtmatigheid 2024, bij vergaderstukken. Dit is samengesteld in samenwerking met medewerkers van verschillende organisatieonderdelen, waaronder de juridisch adviseur van de griffie. Het kernteam Rechtmatigheid bestaat uit collega’s van Concernaudit en Concerncontrol. Mevrouw Siebelink is coördinator.

Het normenkader is een bundeling van interne en externe wet- en regelgeving die directe

invloed heeft op financiële beheershandelingen. Wet- en regelgeving die geen financiële impact heeft, is niet opgenomen. Op verzoek van de commissie BBV wordt het de raad nog dit jaar ter vaststelling aangeboden; dit is een verandering, want het normenkader 2023 werd pas in februari 2024 vastgesteld, kort vóór aanvang van de jaarrekeningcontrole.

De Adviescommissie is blij met het heldere overzicht, maar wil graag weten waar de

mandaatregelingen over gaan. Gaat dit over één of over meerdere onderwerpen? Mevrouw

Siebelink licht toe dat dit verschillende regelingen onder Interne regelgeving zijn. Die waren niet onder één noemer te vatten.

Zie blz. 12, Verbonden partijen. Daar worden de gemeenschappelijke regelingen genoemd – maar is er geen regeling over gemeenschappelijke regelingen? Dit is mevrouw Siebelink niet

4 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

bekend. Volgens de heer Van Vugt bestaat er niet zoiets als een centrale of overkoepelende

regeling, wél de Nota Verbonden partijen, maar dat is een intern beleidsdocument. Allen zijn het erover eens dat het raadsvoorstel als A-punt naar de commissie VBF kan worden gestuurd. 7. Vooruitblik jaarplan 2025

Zie het overzicht in de vergaderagenda. De monitor Brede welvaart komt t.z.t. als ingekomen

stuk op de agenda. Mevrouw Rijnders wijst erop dat er de komende maanden nog wat ruimte is voor een enkel extra onderwerp; commissieleden kunnen daar suggesties voor doen. Ter

vergadering wordt de uitvoeringstoets genoemd, het proces rondom de investeringsagenda en de route richting voorjaarsnota – in hoeverre de raad daar invloed op kan uitoefenen.

Verder wordt gevraagd om een nadere specificatie van de begroting. De programma’s

vermelden nu totale budgetten, maar er is niet te zien welke onderdelen er worden uitbesteed

en wat de ambtelijke organisatie zelf doet. Dat onderscheid zou interessant zijn, omdat er dan misschien ook wel taken naar voren komen die de gemeente aan bewoners kan overlaten. Dit

verzoek werd eerder gedaan, maar daarop heeft de wethouder aangegeven dat dit de ambtelijke organisatie zeer veel tijd (en geld) kost. Het onderscheid valt kennelijk niet gemakkelijk uit de systemen te halen. Het is inderdaad niet eenvoudig, stelt de heer Sijm, en bovendien is de werkdruk nu al zeer hoog. Na enige gedachtewisseling wordt afgesproken dat de

Adviescommissie het gevraagde inzicht kan krijgen, en dat dit ter bespreking op de agenda kan worden gezet. Over eventuele vervolgstappen, bijvoorbeeld het inzichtelijk verwerken in

begroting en jaarstukken, kan en wil de ambtelijke organisatie geen toezeggingen doen.

Voortgang raadstoets

Voor de raadstoets Economische zaken hebben zich een raadslid en een commissielid

aangemeld. Er is nog plaats voor een raadslid van de coalitie; als deze niet wordt ingevuld, kan

de raadstoets niet doorgaan. Er wordt opgemerkt dat de aandacht en het enthousiasme voor de

raadstoetsen wat lijkt te zijn verslapt, mogelijk omdat er maar zo weinig belangstelling was voor de eindpresentatie.

Schorsing

De ambtenaren verlaten de vergadering. 8. Stand van zaken aanbesteding accountant

Van dit agendapunt wordt separaat verslag gedaan. 9. Rondvraag en sluiting

Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De voorzitter sluit de vergadering.

5 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl