Adviescie C&F RMV 12 oktober 2023

Stand van zaken invoering RMV

12 oktober 2023 Arjen Schrijver

Doel presentatie Doel van deze presentatie is om de leden van de adviescommissie Controle & Financiën bij te praten over de stand van zaken met betrekking tot de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording (RMV)

Inhoud 1) Wat is rechtmatigheid? 2) Wat verandert er? 3) Wat zijn de bevoegdheden van de raad en college? 4) Wat heeft de raad al besloten? 5) Waar staat GU met invoering RMV?

1) Wat is rechtmatigheid? (1/4) • Rechtmatigheid in juridische zin is het handelen in overeenstemming met alle wetten en regels • Ihkv RMV is rechtmatigheid een minder omvattend begrip; relatie met het financiële beheer: college moet verantwoorden dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen • Financiële rechtmatigheid = het voldoen aan wet- en regelgeving bij het uitvoeren van financiële beheershandelingen (handelingen die een financieel effect hebben) • Ook mbt bepalingen in gemeentelijke verordeningen, raad- en collegebesluiten

1) Wat is rechtmatigheid? (2/4) • Bij getrouwheid gaat het erom of de informatie juist en toereikend/volledig is, oftewel dat de jaarrekening een getrouwe weergave geeft van de financiële positie en resultaten van de gemeente • 9 rechtmatigheidscriteria (zie volgende slide) (afkomstig van commissie BBV)

1) Wat is rechtmatigheid? (3/4)

1) Wat is rechtmatigheid? (4/4) • Bij de RMV gaat het om de criteria 7, 8 en 9 • Begrotingsrechtmatigheid: uitvoering binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s, budgetrecht van de raad • Voorwaardencriterium: heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen, aspecten zoals: doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur • Misbruik & Oneigenlijk gebruik (‘M&O’): kort aangeduid met “externe fraude” • Voor oordeel accountant over jaarrekening: als het college de rechtmatigheidsfouten getrouw rapporteert in de rechtmatigheidsverantwoording zal de accountant een goedkeurende verklaring afgeven • Accountant kijkt naar alle punten tav getrouwheid en geeft daar oordeel over

2) Wat verandert er? (1/2) • M.i.v. boekjaar 2023 geeft het college een verantwoording over rechtmatigheid af in plaats van de accountant • Invoering was eerst voorzien over 2021, toen 2022 en nu dus definitief over 2023 (na vaststelling relevante wetgeving in Eerste Kamer op 27 september 2022 (Wet op de invoering van de decentrale rekenkamers)) • Aanleiding was rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten’ van de commissie Depla • Reeds in 2016 aangekondigd door Rijk aan Tweede Kamer • Doel: bevorderen gesprek tussen college en raad over rechtmatigheid, grotere bewustwording in organisatie en passend in trend om organisatie zelf aan te spreken over rechtmatigheid • Over 2022: accountant heeft oordeel gegeven over rechtmatigheid & getrouwheid van de jaarrekening • Vanaf verslagjaar 2023: zie volgende slide (afkomstig uit notitie Rechtmatigheidsverantwoording, commissie BADO, 21 juli 2020)

2) Wat verandert er? (2/2) t/m 2022

vanaf 2023

3) Wat zijn de bevoegdheden van raad en college? (1/2) De gemeenteraad is verantwoordelijk voor: ü Het vaststellen van de financiële verordening en de controleverordening –› in Q1 2024 volgt voorstel met aanpassingen, oa agv invoering RMV; ü Het vaststellen van de verantwoordingsgrens en grenswaarde –› aanpassen verantwoordingsgrens in 2e berap 2023, november 2023 in de raad; ü Het vaststellen van het normenkader rechtmatigheid (= inventarisatie van relevante regelgeving, waaronder die van de gemeente zelf (zoals verordeningen)) –› jaarlijkse vaststelling, januari / februari in de raad; ü Het expliciet behandelen van de rechtmatigheidsverantwoording en de toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering bij het behandelen van de jaarstukken –› in juni / juli in de raad (jaarlijks)

3) Wat zijn de bevoegdheden van raad en college? (2/2) Het college is verantwoordelijk voor: ü Het voorstellen van aanpassingen aan de financiële verordening en de controleverordening; ü Het indienen van een raadsvoorstel voor de verantwoordingsgrens waarboven afwijkingen in de RMV moeten worden opgenomen en een raadsvoorstel voor de te hanteren grenswaarde waarbij afwijkingen moeten worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering; ü Het opstellen van het normenkader rechtmatigheid en deze ter vaststelling voorleggen aan de raad; ü Het vaststellen van het Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) beleid en de vaststelling hiervan; ü Het inrichten van de administratieve organisatie en interne beheersing; ü Het monitoren van de voortgang van de rechtmatigheidscontroles; ü Het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en de toelichting op te nemen in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken; ü Het vaststelling van het Controleplan RMV (jaarlijks).

4) Wat heeft de raad besloten? (1/3) • Raad stelt verantwoordings- en rapporteringsgrens vast • Met deze grenzen stelt de raad vast vanaf welke bedragen aan onrechtmatigheden moet worden gerapporteerd • Raad heeft in 2020 de verantwoordingsgrens over 2023 op 1% van de totale lasten vastgesteld en de rapporteringsgrens op € 500.000:

4) Wat heeft de raad besloten? (2/3) • Die 1% voor 2023 is voorgesteld ervan uitgaande dat de RMV al eerder zou zijn ingegaan • Vanwege uitgestelde invoering stelt het college bij de 2e berap 2023 voor om de grens op 1,5% te houden (conform 2022), omdat deze was bedoeld als ingroeipad voor de lerende organisatie in het uitvoeren van de interne controles

• Is ook conform advies van accountant (bij managementletter 2022)

4) Wat heeft de raad besloten? (3/3) • Actualiteit: recentelijk is in consultatie (internet) gegaan de bijgestelde versie van het BADO (= Besluit accountantscontrole decentrale overheden) • Met daarin het voorstel dat de accountant (over de getrouwheid) een grens gaat hanteren vanaf verslagjaar 2024 van 2% over fouten en onzekerheden gezamenlijk:

• Nu is dit nog 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden. • De verantwoordingsgrens RMV waar we naartoe groeien van 1%, is gebaseerd op de materialiteit voor fouten van 1% in de accountantscontrole. • Indien voorstel doorgaat, heeft dit mogelijk ook gevolgen voor de verantwoordingsgrens ihkv de RMV

5) Waar staat GU met invoering RMV? (1/4) Ambtelijke organisatie is ingericht conform het ‘three lines of defense-model’ ü 1e lijn / primaire proces -> IRM’ers / CM’ers zijn verantwoordelijk voor het beheersen van de risico’s en uitvoeren van interne beheersmaatregelen van de werkzaamheden van het primaire proces ü 2e lijn -> businesscontrollers stellen de (verbijzonderde interne) controle plannen op (VIC) die de RMV onderbouwen en voeren de werkzaamheden daarin uit. Concerncontrol stelt controleplan RMV op en bewaakt voortgang van de uitvoering daarvan. ü 3e lijn -> concernaudit beoordeelt de kwaliteit van de VIC’s en reviewt deze plannen en de uitgevoerde VICwerkzaamheden. Tevens voert concernaudit de VIC uit op de OO overstijgende processen inkoop & aanbesteden en subsidies.

Waar staat GU met invoering RMV? (2/4)?

5) Waar staat GU met invoering RMV? (3/4) • 2022 is (intern / ambtelijk) proefjaar geweest • Ambtelijke stuurgroep o.l.v. concerndirecteur Bedrijfsvoering • Kernteam met FIJ, Concernaudit en Concerncontrol • Conclusie over 2022: nog niet goed genoeg om hierover te rapporteren • Start in 2023 is tot nu toe beter: - voortzetting ambtelijke stuurgroep - werken met standaard templates - vragenuurtjes voor betrokken collega’s - verbeterslag op de plannen tbv uitvoering RMV - integratie in planning reguliere (begrotings)cyclus - bezetting VIC rollen op orde • College heeft Controleplan RMV 2023 vastgesteld

5) Waar staat GU met invoering RMV? (4/4) • Stand van zaken medio oktober 2023: ü VIC-plannen zijn opgeleverd en gereviewd door Concernaudit –› alle plannen zijn van voldoende kwaliteit; ü Controleplan Rechtmatigheidsverantwoording 2023 is besproken met accountant ü VIC-werkzaamheden over 1e helft 2023 zijn uitgevoerd en worden momenteel gereviewd door Concernaudit ü Met accountant vindt periodiek overleg plaats over afstemming en samenloop met interimcontroles en werkzaamheden ihkv de jaarrekening

Bijlage: Nadere informatie op internet • VNG-handreiking Invoering Rechtmatigheidsverantwoording – Adviezen en best practices (2020) wordt geupdate, mmv gemeente Utrecht • Notitie Rechtmatigheidsverantwoording van de commissie BADO (2020) • Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de commissie BBV

Vragen?